sáng kiến công tác quản lý lưu trữ hồ sơ kế toán

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thị Trấn, ngày 16 tháng 03 năm 2020 BÁO CÁO SÁNG KIẾN HOẶC ĐỀ TÀI, ĐỀ ÁN, GIẢI PHÁP CÔNG TÁC, GIẢI PHÁP TÁC NGHIỆP - Tên sáng kiến: Công tác quản lý lưu trữ hồ sơ kế toán - Họ tên: Nguyễn Kim Tiến - Đơn vị công tác: Trường Tiểu học Phan Ngọc Hiển - Thời gian triển khai thực hiện: Từ ngày: 01/01/2019 đến ngày: 31/12 /2019 I ĐẶT VẤN ĐỀ: Tên sáng kiến: Công tác quản lý lưu trữ hồ sơ kế toán Sự cần thiết: Qua thời gian làm kế toán trường học nhận thấy việc bảo quản lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán trường học vấn đề quan trọng minh chứng cho tồn hoạt động tài nhà trường Khi cần số liệu để làm báo cáo q trình thực sử dụng kinh phí cần phải có hồ sơ lưu trữ Để giúp đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí Nhà nước cấp, đảm bảo cho việc chi tiêu mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm sốt thuận lợi cần phải có biện pháp phải làm với nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát Trong lĩnh vực loại hình hoạt động Cơng tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu cơng tác quản lý tài đơn vị Thực trạng với phát triển khoa học tiên tiến phần lớn hồ sơ quản lý công nghệ tin học, song vấn đề thiếu công tác xếp quản lý hồ sơ phương pháp thủ cơng Như kế tốn thường có nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng liên quan mật thiết với nhau, ta làm hay thất lạc loại cơng việc khơng thuận lợi gặp nhiều khó khăn Để tránh thất lạc sử dụng chúng q trình giải cơng việc tốn, báo cáo tốn đầy đủ xác kịp thời loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học Vì tơi mạnh dạn chọn đề tài II NỘI DUNG SÁNG KIẾN HOẶC ĐỀ TÀI, ĐỀ ÁN, GIẢI PHÁP CÔNG TÁC, GIẢI PHÁP TÁC NGHIỆP: Để công tác quản lý lưu trữ hồ sơ kế tốn mang lại hiệu cần phải có biện pháp thiết thực sau: Các loại chứng từ liên quan đến cơng việc kế tốn: - Quyết đinh phân bổ kinh phí: Thường vào tháng năm Phòng Giáo dục Đào tạo có Quyết định phân bổ dự tốn kinh phí năm giao cho đơn vị Tôi tiến hành xây dựng Quy chế chi tiêu nội theo năm ( đóng cuốn) định việc công bố, công khai dự toán chi nhân sách Nhà nước theo năm, lập dự tốn kinh phí chi theo tháng, theo qúy tổng hợp lên năm Trong năm có thêm Quyết định bổ sung điều chỉnh kinh phí tơi in xếp theo thứ tự đóng thành lưu theo năm tài + Chứng từ thu đơn vị: Trong đơn vị tơi thường có rút tiền từ nguồn kinh phí Ngân sách Nhà nước nguồn chi phí học tập Khi có hồ sơ đủ để nhập lên phần mềm làm liên cho thủ quỹ rút tiền từ Kho Bạc tiến hành phiếu thu đưa cho Thủ trưởng đơn vị phận có liên quan ký, đóng dấu Tơi kẹp liên với phiếu thu lưu theo thứ tự tăng dần theo quý, theo năm Sau kết thúc q năm tơi đóng lưu hồ sơ + Chứng từ chi đơn vị: Đơn vị tơi có hình thức chi: Chi tiền mặt chi chuyển khoản a) Chi tiền mặt: Khi có đầy đủ chứng từ chi tơi lập phiếu chi đưa phận có kiên quan ký tập hợp phiếu chi theo thứ tự theo quý, theo năm lưu lại b) Chi chuyển khoản: Ngoại hình thức rút lương tiền mặt trường tơi rút lương hình thức chuyển khoản tiện lợi nhanh chóng, tránh sai sót nhầm lẫn Trường tơi cịn chi chuyển khoản qua tài khoản cho nhiều hoạt động sau: Chi mua sắm, chi sữa chữa, chi tiện điện, internet chi nội dung khác…có đồng ý thống Hiệu trưởng Khi làm liên chuyển có xác nhận Kho bạc xong kèm theo đầy đủ hồ sơ theo quy định lưu lại theo số thứ tự ngày tháng theo quý, năm Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, kế toán trưởng người đại diện theo pháp luật Mỗi đơn vị kế toán có hệ thống sổ sách kế tốn cho kỳ kế toán năm Hồ sơ sổ sách kế toán phải ghi sổ phản ánh rõ ràng đầy đủ, xác khoa học lưu trữ bảo quản theo quy định chung Nhà nước Ý nghĩa tác dụng công tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: - Việc quản lý hồ sơ đóng góp vai trị quan trọng đơn vị trường học - Lập hồ sơ kế tốn khâu quan trọng Từ làm sở thu chi tài chính, tốn, làm để theo dõi phát sinh lương khoản chi hoạt động đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho nhà trường - Lập hồ sơ tốt giúp cho cấp yên tâm việc quản lý điều hành - Lập hồ sơ tốt lưu trữ đầy đủ xác văn bản, chứng từ xử lý - Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt giúp cho việc kế thừa kinh nghiệm hay, cách làm sáng tạo khắc phục tránh sai sót khơng đáng có, từ nâng cao chất lượng hiệu cơng tác Các biện pháp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: Muốn quản lý hồ sơ tốt trước tiên kế tốn phải người có tính động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, lề lối làm việc tốt, phải xây dựng kế hoạch bảo quản hồ sơ chứng từ Để quản lý tốt hồ sơ kế tốn khơng phải đơn nghiệp vụ phát sinh có chung số liệu song hồ sơ lại phản ánh khác phải hiểu nắm nguyên tắc đặc trưng bản, tuân theo quy định cụ thể hình thức sổ kế toán - Ghi sổ kế toán - Hàng ngày kế toán vào chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, có vào NK-SC Mỗi loại chứng từ nghiệp vụ phát sinh ghi dòng, đồng thời NK-SC bảng tổng hợp chứng từ lập theo chứng từ loại phát sinh nhiều lần ngày (như phiếu thu, chi, xuất, nhập,…) - Chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ sau dùng ghi vào NK-SC phải ghi vào sổ quỹ sổ khác có liên quan - Cuối tháng sau phản ánh tồn chứng từ kế tốn phát sinh tháng vào NK-SC sổ khác có liên quan, tiến hành cộng khoá sổ - Từ NK-SC lên bảng tổng hợp kiểm tra đối chiếu khớp đầy đủ, xác ta tiến hành lập bảng cân đối tài khoản báo cáo tài b Trình hồ sơ lưu Chứng từ kế toán Thuyết minh báo cáo toán Báo cáo toán Báo cáo chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài Sổ kế toán chi tiết Đối chiếu c Phân loại chứng từ: Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp thơng tin kế tốn cần thiết thuận lợi cho vịêc kiểm tra, kiểm soát khoản thu – chi quản lý tài đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời đầy đủ xác khoa học Chẳng hạn ta tổng hợp chứng từ để báo cáo tốn q, ngồi việc cập nhật ghi chép vào sổ có liên quan cần xác định rõ nội dung mục chi để tổng hợp mục chi có nhiều nghiệp vụ tốn khác phải theo luật ngân sách Nhà nước cụ thể mục (7000) Chi phí nghiệp vụ chun mơn chi tiết sau: Mục 7000: Chi phí nghiệp vụ chun mơn Tiểu mục 7001: Chi mua hàng hóa, vật tư dành cho chuyên môn Tiểu mục 7004: Đồng phục, trang phục, bảo hộ lao động Tiểu mục 7049: Chi khác Tiểu mục 7053: Mua, bảo trì phần mềm công nghệ thông tin Tiểu mục 7099: Chi khác Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách tiểu mục dùng kẹp phần đầu góc trái chứng từ mục chi tổng hợp Làm giúp kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ -> lên biểu mẫu báo cáo tốn khơng bị bỏ sót chứng từ, sau báo cáo toán duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo quý, năm Tủ hồ sơ cần có ngăn, phân loại, xếp theo thứ tự hàng quý, hàng năm gọn gàng, ngăn nắp dùng ký hiệu cho ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào dễ nhận biết, nhanh chóng lấy hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, không thời gian tìm kiếm d Cơng tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế toán: Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế tốn phần đa cơng nghệ khoa học đại song khơng hẳn vẹn tồn phải thường xun diệt virus để khơng phá huỷ hồ sơ…Công tác cần thiết bỏ qua công tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế tốn thủ cơng Nếu xếp quản lý hồ sơ tốt khơng chưa đủ mà cần phải giữ gìn cho hồ sơ ln mới, sạch, khoa học ta phải thường xuyên vệ sinh hồ sơ như: Lau chùi bụi bẩn sẽ, chứng từ quý sau báo cáo toán duyệt cho vào sơ mi kẹp lại theo quý, năm Ngoài tháng, quý phải xịt thuốc mối, kiến, dán để hồ sơ không bị hư, mục nát III ĐÁNH GIÁ VỀ TÍNH MỚI, TÍNH HIỆU QUẢ VÀ KHẢ THI, PHẠM VI ÁP DỤNG: Tính mới: Từ sáng kiến áp dụng vào q trình cơng tác, cơng việc thực nhanh chóng, xác, khoa học mang lại hiệu cao hơn, cơng tác tìm kiếm chứng từ, sổ sách lưu trữ tốn thời gian Vì từ thực tế sáng kiến áp dụng vào thân, tơi khẳng định sáng kiến nhân rộng thực tốt cho cán kế tốn địa bàn tỉnh Tính hiệu khả thi: Qua thời gian áp dụng phương pháp làm việc trên, thân nhận thấy đạt số kết sau: - Trong công việc hàng ngày thân hình thành thói quen ngăn nắp, khoa học nên chứng từ sổ sách không bị mối mọt, không bị rách, dơ, không bị thất lạc - Chứng từ, sổ sách lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi công việc hàng ngày - Giúp cho lãnh đạo giải công việc nhanh chóng, kịp thời - Bản thân ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Phạm vi áp dụng: Thời gian nghiên cứu có hạn nên tơi vận dụng Trường tiểu học Phan Ngọc Hiển từ 01/01/2019 đến 31/12/2019 IV KẾT LUẬN: Công việc trọng tâm kế toán đơn vị bảo quản lưu trữ xếp chứng từ sổ sách kế toán cho khoa học hợp lý để chứng từ bảo quản lâu Qua thời gian làm cơng tác kế tốn đút kết kinh nghiêm sau: Với nhiệm vụ kế tốn trường học tơi xây dựng kế hoạch thường xuyên nắm bắt văn tiêu chuẩn định mức chi tiêu cách tìm hiểu thơng tin mạng cơng văn mà văn thư cung cấp văn liên quan đến tài để thuận lợi việc cơng tác quản lý hồ sơ kế toán đơn vị quan XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Người báo cáo TRỰC TIẾP Nguyễn Kim Tiến ... sách kế toán cho kỳ kế toán năm Hồ sơ sổ sách kế toán phải ghi sổ phản ánh rõ ràng đầy đủ, xác khoa học lưu trữ bảo quản theo quy định chung Nhà nước Ý nghĩa tác dụng công tác xếp quản lý hồ sơ kế. .. virus để khơng phá huỷ hồ sơ? ? ?Công tác cần thiết bỏ qua công tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế tốn thủ cơng Nếu xếp quản lý hồ sơ tốt không chưa đủ mà cần phải giữ gìn cho hồ sơ ln mới, sạch, khoa... nhà trường - Lập hồ sơ tốt giúp cho cấp yên tâm việc quản lý điều hành - Lập hồ sơ tốt lưu trữ đầy đủ xác văn bản, chứng từ xử lý - Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt giúp cho việc kế thừa kinh nghiệm