skkn sắp xếp quản lý lưu trữ chưng từ kế toán tại trường THPT

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU Mã số: (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi) SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM SẮP XẾP, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học môn:  - Lĩnh vực khác: Kế toán  Có đính kèm: Các sản phẩm in SKKN Mô hình Đĩa CD (DVD) Phim ảnh Năm học: 2016-2017 Hiện vật khác SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên: Lương Thị Thanh Thúy Ngày tháng năm sinh: 04/05/1986 Giới tính: Nữ Địa quan: Ấp 1, xã Thạnh phú, huyện Vĩnh Cửu, tỉnh Đồng Nai Điện thoại quan: Địa mail: thanhthuy.thpt1986@gmail.com Chức vụ: Kế toán Nhiệm vụ đươc giao: Công việc hành Đơn vị công tác: Trường THPT Vĩnh Cửu II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị cao nhất: Đại học - Năm nhận bằng: 2011 - Chuyên nghành đào tạo: Kế toán - Kiểm toán III KINH NGHIỆM CÔNG TÁC - Lĩnh vực chuyên môn: Kế toán - Số năm công tác: 09 năm - Có sáng kiến kinh nghiệm có năm gần đây: Không MỤC LỤC Trang I ĐẶT VẤN ĐỀ: II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Cơ sở lý luận: Cơ sở thực tiễn: III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP CÁC KHÁI NIỆM : 1.1 Khái niệm quản lý: 1.2 Khái niệm chứng từ sổ sách kế toán: .6 NỘI DUNG THỰC HIỆN: .7 IV HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN: .19 V ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ : 19 SẮP XẾP, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT I ĐẶT VẤN ĐỀ: Chứng từ sổ sách kế toán thành phần thiếu trình toán, toán, làm sở để chứng minh cho việc thu - chi tài đơn vị, nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta biết thực trạng hoạt động đơn vị yếu tố tác động đến trình thu – chi đơn vị, góp phần định hiệu khách quan trung thực đơn vị, điều kiện thiết yếu người làm công tác kế toán đơn vị, phương tiện, điều kiện làm sở để tính tiền lương khoản phụ cấp, khoản toán cho cá nhân tập thể hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn đầy đủ kịp thời qui định.Chứng từ sổ sách kế toán chứng để chứng minh cho việc thu - Chi tài đơn vị Đồng thời góp phần thúc đẩy cho hoạt động đơn vị quản lý Nhà nước giáo dục đào tạo địa phương Qua nhiều năm thực tế làm công tác kế toán trường trung học phổ thông việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán đơn vị nhận thấy chứng từ, sổ sách kế toán vấn đề mà thân quan tâm tìm hiểu nghiên cứu đề giải pháp thúc đẩy để công việc hoàn thành tốt phát huy hiệu Đồng thời đưa giải pháp khắc phục hạn chế việc nhằm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán có hiệu cao Từ suy nghĩ thân định chọn đề tài “Sắp xếp,quản lý chứng từ, sổ sách kế toán Trường THPT Vĩnh Cửu” Sắp xếp, quản lý chứng từ kế toán với kế toán quan trọng tình hình có số đơn vị trường học gần hết niên độ kế toán năm chưa toán ngân sách năm trước việc luân chuyển kế toán đơn vị Kế toán không làm việc liên tục đơn vị người kế nhiệm khó khăn việc tìm kiếm chứng từ kế toán cũ việc xếp khoa học Vì việc lưu trữ hố sơ kế toán cho khoa học dễ tìm việc quan trọng công tác kế toán Sắp xếp, quản lý chứng từ sổ sách kế toán gồm bước: Lập chứng từ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán Ghi sổ kế toán Lập báo cáo tài Lưu trữ hồ sơ kế toán Từ thực tiễn cho thấy việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán lâu dài quan trọng Và công việc quan trọng trình quản lý việc phối hợp thông tin phận hệ thống Qua thiết lập số liệu chứng từ kế toán, vị trí lưu trữ thông tin chứng từ Giúp cho việc kiểm tra tài cách thuận lợi việc báo cáo tài cần thiết Đồng thời việc xếp , quản lý khoa học sở minh bạch vấn đề thu - chi tài đơn vị cho thân người phụ trách công tác kế toán Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Cơ sở lý luận: - Căn Thông tư số 155/2013/TT – BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 trưởng Bộ tài quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động ngành tài - Căn định số 218/2000/QĐ-BTC trưởng tài ngày 29/12/2000 việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán “Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định chế độ tài liệu kế toán ghi chép giấy có giá trị pháp lý kế toán bao gồm: Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc chứng từ ghi sổ Sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết sổ kế toán tổng hợp Báo cáo tài chính: Báo cáo tài tháng, báo cáo tài quý, báo cáo tài năm Tài liệu khác liên quan đến kế toán: tài liệu tài liệu nói dùng làm để lập chứng từ kế toán; tài liệu khác có liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước, tài liệu liên quan đến kiểm kê, biên định giá tài liệu liên quan đến vấn đề kiểm tra, kiểm toán, tra; tài liệu chương trình kế toán máy vi tính, tài liệu liên quan đến việc tiêu huỷ tài liệu kế toán Và thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán tối thiểu năm, 10 năm, 20 năm vĩnh viễn tuỳ thuộc vào loại chứng từ, tài liệu kế toán Cơ sở thực tiễn: Tại đơn vị trường học có ban tra nhân dân, họ làm việc theo tinh thần trách nhiệm, quyền hạn kế hoạch hàng năm đề ra, tổ chức kiểm tra tài chính, nhân , chế độ sách thực hiện… năm từ đến lần, cán chuyên quản Phòng kế hoạch tài Sở giáo dục đào tạo cán chuyên quản Sở tài chính, quản lý tài nhiều đơn vị mà công tác kiểm tra toán năm có cán bộ, Sở Giáo Dục Đào Tạo năm tổ chức nhiều đoàn tra đơn vị để tra toàn diện, tra tài Đoàn kiểm toán năm kiểm tra đột xuất tài đơn vị Nếu đơn vị trường học mà không làm tốt việc lưu trữ hồ sơ kế toán khó khăn việc kiểm tra đánh giá vấn đề tài đơn vị kiểm tra Việc lưu trữ hồ sơ kế toán giúp cho cán quản lý kế toán đơn vị trường học công tác lãnh đạo, đạo, điều hành quản lý tài đạt chất lượng Nó phản ánh đầy đủ kết quản lý công tác tài quan, đơn vị xếp, quản lý lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, đạo, điều hành công tác tài có hiệu lực, hiệu Ngược lại làm không tốt hạn chế hiệu hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành ngân sách, ảnh hưởng đến hiệu công tác tài quan tổ chức máy nhà nước nói chung Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT Với điều kiện kinh tế nước ta việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán quan đơn vị, huyện vùng sâu, vùng xa gặp nhiều khó khăn sở vật chất Nhưng việc quản lý sử dụng bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế toán đơn vị có ý nghĩa to lớn thiết thực vừa thực tốt công việc người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo yên tâm công tác điều hành quản lý Công việc có tầm quan trọng khác nhau, coi trọng việc mà đánh giá thấp việc Cũng người phụ trách kế toán đơn vị trường THPT nhiều năm nhận thấy có kế hoạch làm việc khoa học giúp ích nhiều cho công tác lâu dài, giống biết cách “Sắp xếp , quản lý lưu trữ chứng từ kế toán” cách hợp lý khoa học công việc hiệu lâu dài Đó lý chọn đề tài này, hi vọng gợi mở , giúp cho đồng nghiệp hệ thống vấn đề phát sinh tài đơn vị III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP CÁC KHÁI NIỆM : 1.1 Khái niệm quản lý: Quản lý tác động có định hướng, có chủ đích chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành đạt mục đích đề 1.2 Khái niệm chứng từ sổ sách kế toán: Chứng từ, sổ sách kế toán loại giấy có giá trị tiền, phản ánh tình hình thu - chi đơn vị Đồng thời điều kiện, phương tiện để lưu trữ, làm sở toán, toán với quan tài Chứng từ, sổ sách kế toán thành phần thiếu quan đơn vị Là yếu tố cần thiết để làm sở toán với quan tài chính, điều kiện thiết yếu trình thu - chi tài Đồng thời tác động đến hoạt động cán bộ, giáo viên, nhân viên, yếu tố tác động đến chất lượng giáo dục đào tạo địa phương Tầm quan trọng yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán: Chứng từ, sổ sách kế toán yếu tố quan trọng quan, đơn vị Từ làm sở thu - chi tài chính, toán, để theo dõi phát sinh tiền lương khoản chi hoạt động đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy địa phương Qua nhằm thúc đẩy cho trình hoạt động đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục địa phương hoạt động có hiệu liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh xã hội công dân chủ văn minh Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT NỘI DUNG THỰC HIỆN: Việc lưu trữ hồ sơ kế toán có nguyên tắc chung Nếu việc lưu trữ hồ sơ kế toán không khoa học nhớ hết tất nghiệp vụ phát sinh năm trước A Phân loại hồ sơ cần lưu trữ: Thường kế toán không phân loại mà lưu trữ hồ sơ chung, ví dụ chi hoạt động quý I có học phí, ngân sách lưu chung chi hoạt động quý I khó khăn việc phân tích nguồn, niên độ kế toán qua Căn quy định lưu trữ theo kinh nghiệm thân đưa ra, phân loại hồ sơ cần lưu trữ kế toán theo nhóm sau: Nhóm chứng từ kế toán: - Gồm chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, định phân bổ liên quan trực tiếp đến vấn đề hạch toán kế toán Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn tài chính, bảng tổng hợp chứng từ, nhóm có khối lượng lưu trữ lớn Nhóm sổ sách: - Gồm sổ sách kế toán: Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết theo nguồn, sổ tài sản, sổ theo dõi rút dự toán, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ theo chứng từ ghi sổ, sổ theo dõi tiền gửi Nhóm báo cáo tài chính: (trong có loại đối chiếu qua kho bạc, bảo hiểm xã hội,tờ khai phí lệ phí…) Tất nhiên hồ sơ kế toán nói phải kiểm tra đầy đủ mang tính hợp pháp, hợp lệ cuối điều kiện tiên cho chương trình kế toán máy chứng từ phải in có chữ ký, đóng dấu trước lưu trữ Có số trường hợp đơn vị lưu sổ sách phần mềm máy tính chưa B Sắp xếp , quản lý lưu trữ: Nhóm chứng từ: a Các định phân bổ dự toán: tập hợp định phân bổ dự toán đầu năm định bổ sung dự toán năm theo thứ tự tổng hợp theo quý đến cuối năm có bảng tổng hợp chứng từ theo nguồn theo mẫu sau: Đơn vị: ngàn đồng Quyết định số Ngày, tháng, năm Nội dung Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Số tiền Tài khoản Tính chất nguồn kinh phí Ghi Trang Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT 1052/QĐ - 31/12/2014 SGDĐT Giao dự toán năm 2015 8.253.000 0081 Tự chủ Từ đầu năm 1052/QĐ - 31/12/2014 SGDĐT Giao dự toán năm 2015 4.490 0082 Không Tự chủ Từ đầu năm,hỗ trợ CPHT Bổ sung dự toán tăng 65.378 0081 Tự chủ Nhập dự toán vào quý IV 1046/QĐ SGDĐT 09/12/2015 Sau đó, xếp theo thứ tự ngày tháng năm tăng dần ( tháng đến tháng 12) bảng tổng hợp lên định phân bổ, đăng ký chứng từ ghi sổ cuối làm bìa cứng theo mẫu: CHỨNG TỪ- HỒ SƠ LƯU QUYẾT ĐỊNH PHÂN BỔ DỰ TOÁN NĂM 20 Nguồn: ………… Đóng tập lưu hộp hồ sơ số 01- năm tài để lưu trữ b Các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách (gọi chứng từ thu): Hằng tháng có chứng từ rút dự toán từ ngân sách xếp theo thứ tự tăng dần theo ngày tháng phát sinh Kết thúc quý, lập bảng kê chứng từ gốc loại theo quý I, II, III, IV Sở GD & ĐT Đồng Nai TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC Số:01 Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT QUÝ I NĂM 2015 ĐVT: đồng Ngày CT Số CT Nội dung Nợ Có Số tiền 10/01/2015 GRDT01 Rút tiền mặt 1111NS 2015 nhập quỹ chi hoạt đồng tháng 01 46121NS 25.000.00 15/03/2015 GRDT09 Rút tiền mặt 1111NS 2015 nhập quỹ chi hoạt đồng tháng 03 46121NS 15.000.00 Cộng Ghi 40.000.00 Kèm theo chứng từ gốc:…………………………………………………………… Vĩnh Cửu,ngày….tháng….năm Người lập Phụ trách kế toán ( ký , ghi rõ họ tên) ( ký , ghi rõ họ tên) Cuối năm tổng hợp lên bảng tổng hợp rút số tiền Tôi làm bìa cứng theo mẫu: CHỨNG TỪ GIAO DỊCH KBNN NGUỒN: NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC( NSNN)- TIỀN MẶT NĂM: 201 Đóng tập lưu hồ sơ hộp số 02 – năm tài tiến hành cất trữ c Chi lương: Quý I (Chi lương từ tháng 1-3) khoản truy lĩnh lương Quý II (Chi lương từ tháng 4-6) khoản truy lĩnh lương Quý III (Chi lương từ tháng 7-9) khoản truy lĩnh lương Quý IV (Chi lương từ tháng 10-12) khoản truy lĩnh lương Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT Sở GD & ĐT Đồng Nai TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC Số:02 Chi tiền lương khoản phụ cấp lương ĐVT: đồng Ngày Số CT Nội dung Số tiền Ghi 10/01/2015 Bảng lương tháng 01 Chi tiền lương 452.916.91 khoản phụ cấp lương NS 10/02/2015 Bảng lương tháng 02 Chi tiền lương 452.916.91 khoản phụ cấp lương HP Cộng Kèm theo chứng từ gốc:…………………………………………………………… Vĩnh Cửu,ngày….tháng….năm Người lập Phụ trách kế toán ( ký , ghi rõ họ tên) ( ký , ghi rõ họ tên) Cuối năm tổng hợp chi lương bao nhiêu, từ nguồn Nếu chi lương từ nhiều nguồn khác CHỨNG TỪ CHI LƯƠNG NGUỒN: NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC( NSNN) NĂM: 201 Đóng bìa chứng từ chi lương phát sinh năm hộp số 03 – năm tài để lưu trữ d Chuyển khoản đóng góp bảo hiểm theo lương: Quý I: tập hợp chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn Quý II: tập hợp chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn Quý III: tập hợp chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 10 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT Quý IV: tập hợp chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn Sở GD & ĐT Đồng Nai TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC Số:03 Chi tiền lương khoản phụ cấp lương ĐVT: đồng Ngày Số CT Nội dung Số tiền 10/01/2015 GRDT 032015 Chuyển toán khỏan đóng góp BHXH,BHYT, BHTN,KPCĐ tháng 01 10/02/2015 GRDT 042015 Chuyển toán khỏan đóng góp BHXH,BHYT, BHTN,KPCĐ tháng 02 Cộng Ghi 130.520.00 130.520.00 Kèm theo chứng từ gốc:…………………………………………………………… Vĩnh Cửu,ngày….tháng….năm Người lập Phụ trách kế toán Cuối năm, tiền hành lập bảng tổng hợp chuyển BHXH, BHYT, BHTN Sau làm bìa cứng theo mẫu: CHỨNG TỪ GIAO DỊCH KBNN CHUYỂN BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Năm: 201 Đóng bìa cứng chứng từ phát sinh vào hộp số 04 – năm tài để lưu trữ e Chi hoạt động chuyển khoản: Trong năm có chứng từ chi hoạt động chuyển khoản : - Chuyển tiền điện thoại, internet, báo chí Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 11 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT - Chuyển tiền sửa chữa, nâng cấp - Chuyển tiền mua sắm - Chuyển tiền hoạt động khác Từng quý tập hợp toàn chứng từ phát sinh tuỳ theo loại hoạt động phân tích, tách nguồn lập bảng kê chứng từ theo loại Sở GD & ĐT Đồng Nai TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC Số:04 Chi hoạt động chuyển khoản - Tiểu mục ………… ĐVT: đồng Ngày Số CT Nội dung Số tiền Ghi 10/01/2015 GRDT 052015 Chuyển toán tiền điện 6.570.0000 tháng 01/2015 Cộng Kèm theo chứng từ gốc:…………………………………………………………… Vĩnh Cửu,ngày….tháng….năm Người lập Phụ trách kế toán ( ký , ghi rõ họ tên) ( ký , ghi rõ họ tên) Cuối năm tổng hợp chi hoạt động Trong gồm mục chi nào? Bảng tổng hợp gồm cột: TT - Ngày tháng - Nội dung - Đơn vị chuyển - số tiền - Ghi chú, cuối dòng có cột tổng cộng Đóng bìa cứng theo mẫu: CHỨNG TỪ GIAO DỊCH KBNN CHI HOẠT ĐỘNG CHUYỂN KHOẢN – NGUỒN ………… NĂM 201 Đóng bìa chứng từ phát sinh chi hoạt động theo nguồn vào hộp số 05 –năm tài lưu trữ f Chi hoạt động tiền mặt Tập hợp chứng từ chi hoạt động tiền mặt theo quý, tuỳ theo quý có nhiều nguồn hay không? Ví dụ quý phát sinh nguồn; nguồn tự Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 12 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT chủ, nguồn không tự chủ, nguồn học phí, nguồn Hội CMHS … ghi rõ bảng kê chứng từ gốc Quý I: tập hợp tất chứng từ phát sinh quý theo nguồn kinh phí sử dụng chi lập bảng kê tổng hợp phát sinh quý Quý II: tập hợp tất chứng từ phát sinh quý theo nguồn kinh phí sử dụng chi lập bảng kê tổng hợp phát sinh quý Quý III: tập hợp tất chứng từ phát sinh quý theo nguồn kinh phí sử dụng chi lập bảng kê tổng hợp phát sinh quý Quý IV: tập hợp tất chứng từ phát sinh quý theo nguồn kinh phí sử dụng chi lập bảng kê tổng hợp phát sinh quý Sở GD & ĐT Đồng Nai TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU BẢNG KÊ TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC Số:04 Chi hoạt động tiền mặt - Tiểu mục ………… ĐVT: đồng Ngày Số CT Nội dung Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Số tiền Người nhận tiền Ghi Trang 13 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT 10/01/2015 PC01NS Chi toán tiền mua 1.500.000 VPP Cộng Kèm theo chứng từ gốc:…………………………………………………………… Vĩnh Cửu,ngày….tháng….năm Người lập Phụ trách kế toán ( ký , ghi rõ họ tên) ( ký , ghi rõ họ tên) Cuối năm, Tôi tổng hợp chi hoạt động bao nhiêu, theo loại nguồn kinh phí Đóng tập lưu trữ hồ sơ vào hộp số 06 – NS- năm tài tiến hành lưu trữ Tương tự hộp số 07 – HP – năm tài , … Mẫu bìa sau : CHỨNG TỪ CHI HOẠT ĐỘNG TIỀN MẶT NGUỒN : …………… NĂM ………… g Chứng từ thu nghiệp: Đơn vị trường học đơn vị hành nghiệp, kinh phí hoạt động đảm bảo phần từ nguồn ngân sách nhà nước, thu nghiệp chủ yếu nguồn thu học phí Để quản lý tài khoản thu nghiệp trước hết người phụ trách công tác thu phải có hồ sơ sau: + Hồ sơ miễn giảm: - Danh sách miễn giảm tiền Chúng ta nên xếp hồ sơ miễn giảm theo lớp, khối để thuận lợi công tác tìm kiếm, kiểm tra theo dõi nguồn thu Để theo dõi chặt chẽ vấn đề sau Hội đồng xét duyệt đơn miễn, giảm học phí xét duyệt xong lập danh sách học sinh miễn giảm theo lớp,theo khối ví dụ : Danh sách miễn giảm tiền lớp 10A Năm học : 201 201… STT Họ tên Đối tượng Miễn Nguyễn Văn A TB 2/4 100% Phan Văn B Nghèo 100% Nguyễn Văn C Cận nghèo Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Giảm Ghi 50% Trang 14 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT Sau danh sách đơn miễn giảm học sinh thứ tự em A trước em B sau , xếp từ lớp 10 lớp 12 cuối Sau lập bảng tổng hợp miễn giảm học phí theo mẫu: BẢNG TỔNG HỢP MIỄN GIẢM TIỀN NĂM HỌC :201… 201 TT Tên lớp Miễn Số lượng Giảm Số tiền Số lượng Số tiền Cộng M-G Số lượng Ghi Số tiền Cộng Đóng bảng tổng hợp lên chứng từ miễn giảm tiền sau làm bìa cứng theo mẫu sau đưa vào lưu trữ hộp số 08- năm tài HỒ SƠ MIỄN GIẢM TIỀN Năm học: + Danh sách theo dõi thu: Đầu năm học làm sổ theo dõi thu cách lập danh sách học sinh lớp gồm cột : TT - Họ tên - số tiền phải thu - Miễn - Giảm - số tiền phải thu miễn giảm - Thực thu - Thất thu - Ghi (cột để ghi rõ nguyên nhân thất thu Trong năm thu đưa vào cột thực thu (Viết phiếu thu để làm chứng từ toán với quan thuế) cuối năm có bảng tổng hợp thu gồm cột: TT - Tên lớp - Phải thu - Miễn - Giảm - Phải thu trừ miễn giảm - thực thu - Thất thu - Nguyên nhân thất thu - Đạt tỉ lệ Sau đóng bảng tổng hợp lên danh sách học sinh nộp tiền (có phiếu thu kèm theo) Làm bìa cứng theo mẫu HỒ SƠ THU NĂM HỌC: 201… 201 Đóng bìa cứng danh sách học sinh thu thành tập để đưa vào lưu trữ hộp số – năm tài + Chứng từ nộp vào kho bạc: Tất giấy nộp tiền vào kho bạc quý Cuối năm có bảng tổng hợp nộp tiền vào kho bạc gồm cột: TT - ngày tháng - Số tiền nộp - Ghi chú, cuối dòng có cột tổng cộng, cột tổng cộng tổng tiền nộp tiền vào kho bạc năm Sau niên độ kế toán xếp thẳng chứng từ đưa vào kẹp hồ sơ lưu trữ kẹp gáy kẹp làm nhãn tên hồ sơ lưu trữ hộp số 10- năm tài Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 15 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT CHỨNG TỪ GIAO DỊCH KBNN NGUỒN: NĂM Nhóm sổ sách: Đối với kế toán trường cần mở loại sổ sau: - Nhật ký - Sổ - Sổ quỹ tiền mặt - Số kế toán chi tiết quỹ tiền mặt - Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc - Sổ tài sản cố định - Sổ theo dõi TSCĐ công cụ, dụng cụ nơi sử dụng - Sổ chi tiết tài khoản - Sổ theo dõi dự toán - Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí - Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí - Sổ chi tiết khoản thu - Sổ chi tiết chi hoạt động - Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh - Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí Kho bạc Tất loại sổ làm tay đầu năm trình thủ trưởng đơn vị ký chuyển văn thư đóng dấu giáp lai, Kế toán đánh số trang từ trang trang cuối Trường hợp ghi sổ máy cuối kỳ kế toán phải tiến hành in giấy toàn bộ, đóng thành sau làm thủ tục pháp lý sổ tay đưa vào lưu trữ sau: Sau niên độ kế toán làm thủ tục khoá sổ tập hợp loại sổ xếp thẳng, đóng tập cho vào hộp hồ sơ lưu trữ làm nhãn tên hồ sơ dán lên bìa gáy hồ sơ: SỔ SÁCH KẾ TOÁN NĂM: Nhóm báo cáo tài chính: Báo cáo tài lập định kỳ theo quý, có luỹ kế năm, báo cáo toán thường cuối niên độ kế toán Báo cáo tài lập với mục đích sau đây: Tổng hợp trình bày cách khái quát tài sản, tình hình cấp phát kinh phí Nhà nước Ngoài trường có hoạt động nghiệp có thu phải báo cáo tài có bảng tổng hợp tình hình thu kết nghiệp có thu kỳ Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 16 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT Cung cấp thông tin cần thiết, tin cậy kinh tế, tài phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát khoản chi tình hình quản lý tài sản Nhà nước Cung cấp thông tin cho việc phân tích đánh giá tình hình thực dự toán thu chi, tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch kinh phí thực chế khoán chi Nhà trường Để đạt mục đích báo cáo tài hay toán cần thực yêu cầu bản: Báo cáo tài phải lập theo mẫu quy định, đầy đủ tiêu thức đảm bảo tuân thủ phương pháp lập tiêu báo cáo Các số liệu báo cáo phải phản ảnh đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu trung thực Số liệu tiêu giống báo cáo phải đảm bảo thống Báo cáo toán theo trình tự sau: * Bảng cân đối tài khoản * Tổng hợp tình hình kinh phí toán kinh phí sử dụng * Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động * Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán KBNN * Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng toán tạm ứng kinh phí ngân sách KBNN * Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi * Báo cáo thu, chi hoạt động nghiệp hoạt động sản xuất, kinh doanh * Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ * Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng toán năm trước chuyển sang * Thuyết minh báo cáo tài * Đối chiếu BHXH (qua thông báo BHXH việc nộp tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp BHXH) * Biên kiểm kê quỹ tiền mặt * Biên kiểm kê tài sản cuối năm * Biên lý tài sản * Bảng tính hao mòn tài sản * Bảng tổng hợp theo dõi tài sản năm Tất báo cáo đóng thành tập in bìa trang trí cho thẩm mỹ bìa ghi: Tên quan chủ quản - Tên đơn vị - Tên báo cáo toán năm Ghi trình tự hồ sơ gồm có (như trình tự báo cáo toán nói trên) Như Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 17 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT cuối năm tập hợp loại báo cáo tài đưa vào có nhãn tên (Hồ sơ báo cáo tài - năm ) để lưu trữ Ví dụ 1: Tìm Quyết định giao dự toán nguồn kinh phí thừa năm 2015 Trước hết mở hộp số 01 – 2015 mở tập hồ sơ thấy bảng tổng hợp biết số QĐ ngày cấp kinh phí, số tiền tính chất nguồn kinh phí.Tiếp theo mở theo thứ tự ngày lấy đinh giao dự toán nguồn kinh phí thừa năm 2015 Ví dụ 2: Kiểm tra đối chiếu số tiền nộp học phí vào tiền gửi tại khoản KBNN tháng năm 2015 tiến hành mở hộp số 10- 2015 Mở hộp thứ tự xếp theo trình tự thời gian diễn trước thi xếp trước Ví dụ 3: Phụ huynh đến thắc mắc vấn đề đơn xin miễn giảm học phí năm học: 2015 -2016 Trước hết mở kẹp chứng từ năm 2015 Tìm kẹp hồ sơ miễn giảm năm học 2015 - 2016 Tiến hành thu thập thông tin xem học sinh thuộc khối lớp mấy, thuộc lớp cụ thể Tiếp theo kiểm tra danh sách lớp xem tên học sinh số danh sách tìm đơn xin miễn giảm số để xem nội dung ghi để giải thích cho phụ huynh tránh thời gian phụ huynhvà người phụ trách Ví dụ 4: Phòng kế hoạch tài Sở giáo dục khảo sát tình hình tài số trường năm 2015 chi mục 6700 (Tiền công tác phí) bao nhiêu, Sau đưa vào chế khoán chi bắt đầu năm 2016 mục tiết kiệm bao nhiêu: Trước hết ta mở hộp hồ sơ số ….năm 2015 hồ sơ báo báo tài năm 2015 tìm báo cáo toán quý năm 2015và hộp hồ sơ báo báo tài năm 2016 tìm báo cáo toán quý năm 2016 Sau xem báo chi tiết tình hình kinh phí sử dụng hai năm so sánh mức tiết kiệm Ví dụ 4: Sở Giáo Dục Đào Tạo Đồng Nai tra toàn diện trường, kiểm tra lấy số liệu hai năm: Ngân sách 2012, Ngân sách 20113, khoản thu học phí Nhìn vào hồ sơ lưu trữ ta rút hộp hồ sơ chứng từ năm 20102, 20113, Kẹp hộp hồ sơ sổ sách năm 2012, 2013; hộp hồ sơ báo cáo tài năm 2012, 2013 đem trình bày cho đoàn kiểm tra có tất vừa chứng từ số liệu có bảng tổng hợp rõ ràng Không cần phải tìm kiếm thời gian mà gây ấn tượng không tốt vấn đề tài đơn vị Với cách xếp đơn vị hồ sơ kế toán lưu trữ cẩn thận, ngăn nắp, thứ tự rõ ràng tìm nhanh lãnh đạo cần, số liệu có bảng tổng hợp tạo điều kiện thuận lợi việc so sánh, báo cáo số liệu kế toán qua năm Nếu có thay đổi kế toán kế toán kế nhiệm đỡ vất vả khó khăn việc tìm kiếm chứng từ việc bàn giao từ kế toán cũ sang kế toán Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 18 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT IV HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN: Qua nhiều năm làm công tác kế toán Trường THPT Vĩnh Cửu thân tìm tòi nghiên cứu, đúc kết, rút vài kinh nghiệm việc xếp ,quản lý, lưu trữ bảo quản hồ sơ kế toán trình bày Từ kinh nghiệm đem lại số kết định - Ban tra nhân dân thấy rõ nguồn chi qua việc phân loại chứng từ theo nguồn Số liệu chặt chẽ xác báo cáo tạo nguyên tắc dân chủ công khai tài đơn vị Qua cán bộ, công chức, viên chức tin tưởng khả xây dựng tài đơn vị yên tâm công tác - Phòng kế hoạch tài Sở Giáo dục Sở tài kiểm tra báo cáo toán năm tiết kiệm thời gian với nhân khiêm tốn đánh giá xác công tác tổ chức tài đơn vị Nhiều năm liền đơn vị đánh cao việc xếp lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học tạo điều kiện thuận lợi việc kiểm tra báo cáo toán năm - Khi đoàn tra toàn diện trường kiểm tra vấn đề tài năm chứng từ số liệu xếp lưu trữ khoa học việc kiểm tra đánh giá chặt chẽ, xác Trung tâm Sở Giáo Dục Đào Tạo đánh giá cao công tác tổ chức tài đơn vị - Bản thân đỡ vất vả việc tìm kiếm lãnh đạo cần chứng từ kế toán để tra cứu việc chi hoạt động năm năm khác, cán giáo viên thắc mắc vấn đề lương, khoản phụ cấp lương, khoản đóng góp Bảo hiểm năm Quản lý chứng từ, sổ sách kế toán quan đơn vị quan trọng người kế toán nhằm tạo điều kiện thiết yếu cho việc lập kế hoạch thu - chi tài có hiệu quả, tiết kiệm, không lãng phí, tạo điều kiện cho quan đơn vị thực tốt nhiệm vụ mà cấp giao phó Từ áp dụng phương pháp yên tâm việc tìm kiếm tự tin Số liệu luôn sẵn sàng bảng tổng hợp lưu trữ thuận lợi việc báo cáo cần Trên số chia sẻ công tác bảo quản hồ sơ kế toán đơn vị , áp dụng mang lại hiêu cho công tác nghiệp vụ riêng muốn chia sẻ Mong nhận đóng góp ý kiến để ngày tiến hơn, kiện toàn công việc phụ trách tài trường THPT V ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ : Công tác lưu trữ hồ sơ kế toán đơn vị quan trọng - Vì đề nghị lãnh đạo đơn vị thuộc Sở Giáo Dục Đào Tạo nhắc nhở để kế toán làm tốt công tác Nếu làm tốt công tác việc luân chuyển kế toán không rắc rối bàn giao công tác hết niên độ kế toán mà có số trường chưa toán ngân sách năm trước - Khi thực tế kiểm tra tài đơn vị trường đề nghị Sở Giáo Dục Đào Tạo đưa mục vào để góp ý thêm công tác đạo tài đơn vị Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 19 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT Đây số phương pháp vô số phương pháp người làm công tác kế toán Qua đề tài mong muốn góp vài chia sẻ nhỏ với mong muốn đồng nghiệp thực tốt Quyết định số: 218/2000/QĐ-BTC Bộ trưởng Bộ tài việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán Đề tài chắn không tránh khỏi thiếu sót, mong hội đồng khoa học cấp đồng nghiệp góp ý trao đổi để thân có thêm nhiều kinh nghiệm tốt việc lưu trữ hồ sơ kế toán Tôi xin chân thành cảm ơn! Vĩnh Cửu, ngày 10 tháng 05 năm 2017 Người thực Lương Thị Thanh Thúy BM01b-CĐCN SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI Trường THPT Vĩnh Cửu ––––––––––– CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Thạnh Phú, ngày 10 tháng 05 năm 2017 PHIẾU ĐÁNH GIÁ, CHẤM ĐIỂM, XẾP LOẠI SÁNG KIẾN Năm học: 2016 - 2017 Phiếu đánh giá giám khảo thứ ––––––––––––––––– Tên sáng kiến: SĂP XẾP, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG Họ tên tác giả: Lương Thị Thanh Thúy Chức vụ: kế toán Đơn vị: Trường THPT Vĩnh Cửu Họ tên giám khảo 1: Lê Thị Út Chức vụ: Hiệu trưởng Đơn vị: Trường THPT Vĩnh Cửu Số điện thoại giám khảo: 090.4444.828 Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 20 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT * Nhận xét, đánh giá, cho điểm xếp loại sáng kiến: Tính Điểm: …………./6,0 Hiệu Điểm: …………./8,0 Khả áp dụng Điểm: …………./6,0 Nhận xét khác (nếu có): Tổng số điểm: 19.5/20 Xếp loại: GIÁM KHẢO BM01b-CĐCN SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI Trường THPT Vĩnh Cửu ––––––––––– CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Thạnh phú, ngày 10 tháng 05 năm 2017 PHIẾU ĐÁNH GIÁ, CHẤM ĐIỂM, XẾP LOẠI SÁNG KIẾN Năm học: 2016 - 2017 Phiếu đánh giá giám khảo thứ ––––––––––––––––– Tên sáng kiến: SĂP XẾP, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG Họ tên tác giả: Lương Thị Thanh Thúy Chức vụ: kế toán Đơn vị: Trường THPT Vĩnh Cửu Họ tên giám khảo 2: Mai Quốc Định Chức vụ: P Hiệu trưởng Đơn vị: Trường THPT Vĩnh Cửu Số điện thoại giám khảo: 0916.251.708 * Nhận xét, đánh giá, cho điểm xếp loại sáng kiến: Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 21 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT Tính Điểm: …………./6,0 Hiệu Điểm: …………./8,0 Khả áp dụng Điểm: …………./6,0 Nhận xét khác (nếu có): Tổng số điểm: 19.5/20 Xếp loại: GIÁM KHẢO BM04-NXĐGSK SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI Trường THPT Vĩnh Cửu ––––––––––– CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Thạnh Phú, ngày 10 tháng 05 năm 2017 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN Năm học: 2016 - 2017 ––––––––––––––––– Tên sáng kiến: SẮP XẾP, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THỒNG Họ tên tác giả: Lương Thị Thanh Thúy Chức vụ: nhân viên kế toán Đơn vị: Trường THPT Vĩnh Cửu Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào ô tương ứng, ghi rõ tên môn lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục - Phương pháp dạy học môn: - Phương pháp giáo dục - Lĩnh vực khác: Kế toán Sáng kiến triển khai áp dụng: Tại đơn vị Trong ngành 1 Tính (Đánh dấu X vào ô đây) - Chỉ lập lại, chép từ giải pháp, đề xuất có - Chỉ thay phần giải pháp, đề xuất có với mức độ trung bình lần đầu áp dụng giải pháp ứng dụng tiến kỹ thuật có đơn vị khắc phục hạn chế thực tế đơn vị - Chỉ thay phần giải pháp, đề xuất có với mức độ - Chỉ thay phần giải pháp, đề xuất có với mức độ tốt giải pháp, đề xuất thay hoàn toàn so với giải pháp, đề xuất có Hiệu (Đánh dấu X vào ô đây) Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Trang 22 Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT - Không có minh chứng thực tế minh chứng thực tế chưa đủ độ tin cậy, độ giá trị - Có minh chứng thực tế đủ độ tin cậy, độ giá trị để thấy sáng kiến có thay phần giải pháp, đề xuất có lần đầu áp dụng giải pháp ứng dụng tiến kỹ thuật đơn vị - Có minh chứng thực tế đủ độ tin cậy, độ giá trị để thấy hiệu giải pháp, đề xuất tác giả thay hoàn toàn giải pháp, đề xuất có triển khai thực đơn vị - Có minh chứng thực tế đủ độ tin cậy, độ giá trị để thấy sáng kiến thay phần giải pháp, đề xuất có toàn ngành; Phòng GD&ĐT Sở GD&ĐT triển khai thực - Có minh chứng thực tế đủ độ tin cậy, độ giá trị để thấy sáng kiến thay hoàn toàn giải pháp, đề xuất có toàn ngành; Phòng GD&ĐT Sở GD&ĐT triển khai thực Khả áp dụng (Đánh dấu X vào ô dòng đây) - Sáng kiến khả áp dụng - Sáng kiến có khả áp dụng riêng cho Tổ/Khối/Phòng/Ban đơn vị - Sáng kiến có khả áp dụng riêng cho đơn vị - Sáng kiến có khả áp dụng cho toàn ngành sáng kiến có khả áp dụng tốt cho sở giáo dục chuyên biệt Xếp loại chung: Xuất sắc Khá Đạt Không xếp loại Cá nhân viết sáng kiến cam kết chịu trách nhiệm không chép tài liệu người khác chép lại nội dung sáng kiến cũ đánh giá công nhận Lãnh đạo Tổ/Phòng/Ban Thủ trưởng đơn vị xác nhận sáng kiến tác giả tổ chức thực hiện, Hội đồng thẩm định sáng kiến Ban Tổ chức Hội thi giáo viên giỏi đơn vị xem xét, đánh giá, cho điểm, xếp loại theo quy định NGƯỜI THỰC HIỆN SÁNG KIẾN XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ TỔ/PHÒNG/BAN Lương Thị Thanh Thúy Người thực hiện: Lương Thị Thanh Thúy Lê Thị Út Trang 23 ... việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán có hiệu cao Từ suy nghĩ thân định chọn đề tài Sắp xếp, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán Trường THPT Vĩnh Cửu” Sắp xếp, quản lý chứng từ kế toán với kế toán. .. xếp khoa học Vì việc lưu trữ hố sơ kế toán cho khoa học dễ tìm việc quan trọng công tác kế toán Sắp xếp, quản lý chứng từ sổ sách kế toán gồm bước: Lập chứng từ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán. .. Sáng kiến kinh nghiệm Sắp xếp, quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán trường THPT NỘI DUNG THỰC HIỆN: Việc lưu trữ hồ sơ kế toán có nguyên tắc chung Nếu việc lưu trữ hồ sơ kế toán không khoa học nhớ