skkn sắp xếp quản lý lưu trữ chưng từ kế toán tại trường THPT

ĐẶT VẤN ĐỀ: Chứng từ sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong quá trìnhthanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - chi tài chính củađơn vị, chúng ta ch

TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU

Mã số:

(Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM SẮP XẾP, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI

TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG

Người thực hiện: Lương Thị Thanh ThúyLĩnh vực nghiên cứu:

- Phương pháp dạy học bộ môn: 

Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN

1 Mô hình 1 Đĩa CD (DVD) 1 Phim ảnh 1 Hiện vật khác

Năm học: 2016-2017

I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN

1 Họ và tên: Lương Thị Thanh Thúy

2 Ngày tháng năm sinh: 04/05/1986

3 Giới tính: Nữ

4 Địa chỉ cơ quan: Ấp 1, xã Thạnh phú, huyện Vĩnh Cửu, tỉnh Đồng Nai

5 Điện thoại cơ quan:

6 Địa chỉ mail: thanhthuy.thpt1986@gmail.com

7 Chức vụ: Kế toán

8 Nhiệm vụ đươc giao: Công việc hành chính

9 Đơn vị công tác: Trường THPT Vĩnh Cửu

II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO

- Học vị cao nhất: Đại học

- Năm nhận bằng: 2011

- Chuyên nghành đào tạo: Kế toán - Kiểm toán

III KINH NGHIỆM CÔNG TÁC

- Lĩnh vực chuyên môn: Kế toán

- Số năm công tác: 09 năm

- Có sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: Không

I ĐẶT VẤN ĐỀ: 4

II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 5

1 Cơ sở lý luận: 5

2 Cơ sở thực tiễn: 5

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP 6

1 CÁC KHÁI NIỆM : 6

1.1 Khái niệm về quản lý: 6

1.2 Khái niệm về chứng từ và sổ sách kế toán: 6

2 NỘI DUNG THỰC HIỆN: 7

IV HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN: 19

V ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ : 19

SẮP XẾP, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI

TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG

I ĐẶT VẤN ĐỀ:

Chứng từ sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong quá trìnhthanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - chi tài chính củađơn vị, chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạnghoạt động của đơn vị là yếu tố tác động đến quá trình thu – chi của đơn vị, nó gópphần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị, là điều kiệnthiết yếu của một người làm công tác kế toán của một đơn vị, đó là phương tiện, làđiều kiện làm cơ sở để tính tiền lương và các khoản phụ cấp, các khoản thanh toáncho cá nhân tập thể và các hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, cơ sởvật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được đầy đủ kịp thời và đúng quiđịnh.Chứng từ sổ sách kế toán là một bằng chứng để chứng minh cho việc thu - Chitài chính của đơn vị Đồng thời nó còn góp phần thúc đẩy cho mọi hoạt động củađơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo ở địa phương

Qua nhiều năm thực tế làm công tác kế toán tại trường trung học phổ thôngviệc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị tôi nhận thấy chứng từ, sổ sách kếtoán là một vấn đề mà bản thân tôi hết sức quan tâm tìm hiểu và nghiên cứu đề ranhững giải pháp thúc đẩy để công việc được hoàn thành tốt và phát huy hiệu quảcủa nó Đồng thời đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế của sự việcnhằm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán có hiệu quả caonhất Từ những suy nghĩ trên bản thân tôi quyết định chọn đề tài “Sắp xếp,quản lýchứng từ, sổ sách kế toán ở Trường THPT Vĩnh Cửu”

Sắp xếp, quản lý chứng từ kế toán với một kế toán rất quan trọng nhất là tìnhhình hiện nay có một số đơn vị trường học gần hết niên độ kế toán năm nay nhưngvẫn chưa quyết toán được ngân sách năm trước cũng như việc luân chuyển kế toántrong các đơn vị Kế toán không làm việc liên tục trong một đơn vị thì người kếnhiệm rất khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ kế toán cũ nếu như việc sắp xếpkhông có khoa học Vì vậy việc lưu trữ hố sơ kế toán sao cho khoa học và dễ tìm làmột việc rất quan trọng trong công tác kế toán

Sắp xếp, quản lý chứng từ sổ sách kế toán gồm các bước:

1 Lập chứng từ kế toán

2 Kiểm tra chứng từ kế toán

3 Ghi sổ kế toán

4 Lập báo cáo tài chính

5 Lưu trữ hồ sơ kế toán

Từ thực tiễn trên cho chúng ta thấy việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán làlâu dài và rất quan trọng Và công việc hết sức quan trọng trong quá trình quản lýnày là việc phối hợp thông tin giữa các bộ phận trong hệ thống Qua đó thiết lập sốliệu chứng từ kế toán, vị trí lưu trữ các thông tin và các chứng từ Giúp cho việckiểm tra tài chính một cách thuận lợi cũng như việc báo cáo tài chính khi cần thiết.Đồng thời việc sắp xếp , quản lý khoa học sẽ là cơ sở minh bạch vấn đề thu - chitài chính ở đơn vị và cho bản thân của người phụ trách công tác kế toán

II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN

1 Cơ sở lý luận:

- Căn cứ Thông tư số 155/2013/TT – BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của bộtrưởng Bộ tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổbiến trong hoạt động của ngành tài chính

- Căn cứ quyết định số 218/2000/QĐ-BTC của bộ trưởng bộ tài chính ngày29/12/2000 về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán “Tài liệu kế toán phảibảo quản, lưu trữ theo quy định của chế độ này là bản chính các tài liệu kế toánđược ghi chép trên giấy có giá trị pháp lý về kế toán bao gồm:

1 Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ

2 Sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết sổ kế toán tổng hợp

3 Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáotài chính năm

4 Tài liệu khác liên quan đến kế toán: là các tài liệu ngoài các tài liệu nóitrên được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài liệu khác có liên quanđến nghĩa vụ thuế với Nhà nước, các tài liệu liên quan đến kiểm kê, biên bản địnhgiá các tài liệu liên quan đến vấn đề kiểm tra, kiểm toán, thanh tra; tài liệu vềchương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến việc tiêu huỷ tài liệu kếtoán

Và thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán là tối thiểu 5 năm, 10 năm, 20 năm và vĩnhviễn tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ, tài liệu kế toán

2 Cơ sở thực tiễn:

Tại các đơn vị trường học chúng ta có ban thanh tra nhân dân, họ làm việctheo đúng tinh thần trách nhiệm, quyền hạn và kế hoạch hàng năm đề ra, tổ chứckiểm tra tài chính, nhân sự , chế độ chính sách thực hiện… trong năm từ 2 đến 3lần, cán bộ chuyên quản Phòng kế hoạch tài chính Sở giáo dục đào tạo và cán bộchuyên quản Sở tài chính, quản lý tài chính rất nhiều đơn vị mà công tác kiểm traquyết toán hằng năm chỉ có 2 cán bộ, Sở Giáo Dục Đào Tạo hằng năm tổ chứcnhiều đoàn thanh tra về các đơn vị để thanh tra toàn diện, thanh tra tài chính Đoànkiểm toán hằng năm có thể đi kiểm tra đột xuất về tài chính ở bất kể một đơn vịnào Nếu như ở các đơn vị trường học mà không làm tốt việc lưu trữ hồ sơ kế toánthì rất khó khăn trong việc kiểm tra đánh giá vấn đề tài chính tại đơn vị được kiểmtra

Việc lưu trữ hồ sơ kế toán giúp cho cán bộ quản lý và kế toán tại đơn vị trườnghọc trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành quản lý về tài chính đạt chất lượng

Nó phản ánh đầy đủ kết quả quản lý về công tác tài chính của một cơ quan, đơn

vị sắp xếp, quản lý và lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học sẽ phục vụ kịp thời cho sựlãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công tác tài chính có hiệu lực, hiệu quả Ngược lại làmkhông tốt sẽ hạn chế hiệu quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điềuhành ngân sách, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác tài chính của cơ quan tổ chức bộmáy nhà nước nói chung

Với điều kiện kinh tế của nước ta hiện nay thì việc bảo quản chứng từ, sổsách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các huyện vùng sâu, vùng xa còn gặpnhiều khó khăn về cơ sở vật chất Nhưng việc quản lý và sử dụng bảo quản tốtchứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa to lớn và thiết thực vừa thực hiệnđược tốt công việc của người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo được yên tâm hơntrong công tác điều hành và quản lý.

Công việc nào nó cũng có tầm quan trọng khác nhau, không thể coi trọng việcnày mà đánh giá thấp việc kia Cũng như đối với một người phụ trách kế toán tạiđơn vị trường THPT nhiều năm tôi nhận thấy nếu có kế hoạch làm việc khoa học sẽgiúp ích rất nhiều cho công tác hiện tại và về lâu dài, giống như nếu biết cách “Sắpxếp , quản lý và lưu trữ chứng từ kế toán” một cách hợp lý khoa học thì công việc

sẽ hiệu quả hơn về lâu về dài Đó là lý do tôi chọn đề tài này, hi vọng sẽ gợi mở ,giúp cho các đồng nghiệp hệ thống được các vấn đề phát sinh tài chính tại đơn vịmình

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP

1 CÁC KHÁI NIỆM :

1.1 Khái niệm về quản lý:

Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đếnđối tượng quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó vận hành và đạt đượcmục đích đề ra

1.2 Khái niệm về chứng từ và sổ sách kế toán:

Chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản ánh tìnhhình thu - chi của đơn vị Đồng thời nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ,làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính Chứng từ, sổ sách kế toán làthành phần không thể thiếu được trong một cơ quan đơn vị Là yếu tố cần thiết đểlàm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài chính, là điều kiện thiết yếu của quátrình thu - chi tài chính Đồng thời còn tác động đến mọi hoạt động của cán bộ, giáoviên, nhân viên, là yếu tố tác động đến chất lượng giáo dục và đào tạo ở địaphương

3 Tầm quan trọng và những yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán:

Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng trong một cơ quan,đơn vị Từ đó làm cơ sở thu - chi tài chính, thanh quyết toán, là căn cứ để theo dõinhững phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động và đầu tư mua sắm, sửachữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy của địaphương Qua đó nhằm thúc đẩy cho quá trình hoạt động của đội ngũ cán bộ, giáoviên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục ở địa phương hoạt động

có hiệu quả và liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh xã hội công bằngdân chủ văn minh

2 NỘI DUNG THỰC HIỆN:

Việc lưu trữ hồ sơ kế toán có nguyên tắc chung của nó Nếu việc lưu trữ hồ sơ

kế toán không khoa học chúng ta không thể nào nhớ hết tất cả các nghiệp vụ phátsinh của những năm trước

A Phân loại hồ sơ cần lưu trữ:

Thường là kế toán không phân loại mà lưu trữ hồ sơ chung, ví dụ như chihoạt động quý I trong đó có học phí, ngân sách thì lưu chung là chi hoạt động quý Inhư vậy sẽ rất khó khăn trong việc phân tích nguồn, nhất là khi niên độ kế toán đãqua Căn cứ quy định lưu trữ và theo kinh nghiệm của bản thân đưa ra, tôi phân loại

hồ sơ cần lưu trữ về kế toán theo các nhóm sau:

1 Nhóm chứng từ kế toán: - Gồm chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, các quyết

định phân bổ liên quan trực tiếp đến vấn đề hạch toán kế toán Ví dụ: Phiếu thu,phiếu chi, hoá đơn tài chính, bảng tổng hợp chứng từ, đây là nhóm có khối lượnglưu trữ lớn

2 Nhóm sổ sách:

- Gồm sổ sách kế toán: Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết theo từng nguồn, sổ tàisản, sổ theo dõi rút dự toán, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái theo chứng từ ghi sổ,

sổ theo dõi tiền gửi

3 Nhóm báo cáo tài chính: (trong đó có các loại đối chiếu qua kho bạc, bảo

hiểm xã hội,tờ khai phí lệ phí…)

Tất nhiên các hồ sơ kế toán nói trên phải được kiểm tra đầy đủ mang tính hợppháp, hợp lệ và cuối cùng điều kiện tiên quyết cho chương trình kế toán bằng máy

là các chứng từ đều phải in ra có chữ ký, đóng dấu trước khi lưu trữ Có một sốtrường hợp ở các đơn vị lưu sổ sách ở trong phần mềm máy tính như vậy là chưađúng

B Sắp xếp , quản lý và lưu trữ:

1 Nhóm chứng từ:

a Các quyết định phân bổ dự toán: tôi tập hợp các quyết định phân bổ dự

toán đầu năm và các quyết định bổ sung dự toán trong năm theo thứ tự và tổng hợptheo từng quý đến cuối năm có bảng tổng hợp chứng từ theo từng nguồn theo mẫusau:

Tài khoản

Tính chất nguồn kinh phí

Ghi chú

CHỨNG TỪ- HỒ SƠ LƯU QUYẾT ĐỊNH PHÂN BỔ DỰ TOÁN NĂM 20

Nguồn: …………

Đóng tập lưu hộp hồ sơ số 01- năm tài chính để lưu trữ

b Các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách (gọi là chứng từ thu):

Hằng tháng có bao nhiêu chứng từ rút dự toán từ ngân sách tôi sắp xếp theothứ tự tăng dần theo ngày tháng phát sinh Kết thúc quý, tôi lập bảng kê chứng từ

gốc cùng loại theo từng quý I, II, III, IV.

Sở GD & ĐT Đồng Nai

TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC

Số:01

1111NS 46121NS 15.000.00

0

0Kèm theo chứng từ gốc:………

Vĩnh Cửu,ngày….tháng….năm

Cuối năm tổng hợp lên một bảng tổng hợp rút số tiền bao nhiêu

Tôi làm bìa cứng theo mẫu:

CHỨNG TỪ GIAO DỊCH KBNN NGUỒN: NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC( NSNN)- TIỀN MẶT

NĂM: 201

Đóng tập lưu hồ sơ hộp số 02 – năm tài chính và tiến hành cất trữ

c Chi lương:

Quý I (Chi lương từ tháng 1-3) và các khoản truy lĩnh lương

Quý II (Chi lương từ tháng 4-6) và các khoản truy lĩnh lương

Quý III (Chi lương từ tháng 7-9) và các khoản truy lĩnh lương

Quý IV (Chi lương từ tháng 10-12) và các khoản truy lĩnh lương

Sở GD & ĐT Đồng Nai

TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC

Số:02 Chi tiền lương và các khoản phụ cấp lương

NS

10/02/2015 Bảng lương tháng 02 Chi tiền lương và các

khoản phụ cấp lương

452.916.918

Cuối năm tổng hợp chi lương là bao nhiêu, từ nguồn nào Nếu chi lương từnhiều nguồn khác nhau

CHỨNG TỪ CHI LƯƠNG NGUỒN: NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC( NSNN)

NĂM: 201

Đóng bìa này trên chứng từ chi lương phát sinh trong năm hộp số 03 – nămtài chính để lưu trữ

d Chuyển các khoản đóng góp bảo hiểm theo lương:

Quý I: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảohiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn

Quý II: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảohiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn

Quý III: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểmthất nghiệp, kinh phí công đoàn

Quý IV: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểmthất nghiệp, kinh phí công đoàn.

Sở GD & ĐT Đồng Nai

TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC

Số:03 Chi tiền lương và các khoản phụ cấp lương

130.520.000

10/02/2015 GRDT 042015 Chuyển thanh toán các khỏan

đóng góp BHXH,BHYT,BHTN,KPCĐ tháng 02

130.520.000

e Chi hoạt động bằng chuyển khoản:

Trong năm có các chứng từ chi hoạt động bằng chuyển khoản như :

- Chuyển tiền điện thoại, internet, báo chí

- Chuyển tiền sửa chữa, nâng cấp.

- Chuyển tiền mua sắm

- Chuyển tiền hoạt động khác

Từng quý tôi tập hợp toàn bộ chứng từ phát sinh tuỳ theo loại hoạt động nhưtrên tôi đã phân tích, tách nguồn và lập bảng kê chứng từ theo từng loại

Sở GD & ĐT Đồng Nai

TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC

Số:04 Chi hoạt động bằng chuyển khoản - Tiểu mục ………….

Cuối năm tổng hợp chi hoạt động là bao nhiêu Trong đó gồm các mục chinào? Bảng tổng hợp gồm các cột: TT - Ngày tháng - Nội dung - Đơn vị đượcchuyển - số tiền - Ghi chú, cuối dòng có cột tổng cộng Đóng bìa cứng theo mẫu:

CHỨNG TỪ GIAO DỊCH KBNN CHI HOẠT ĐỘNG CHUYỂN KHOẢN – NGUỒN …………

NĂM 201

Đóng bìa này trên chứng từ phát sinh chi hoạt động theo từng nguồn vào hộp

số 05 –năm tài chính rồi lưu trữ

f Chi hoạt động bằng tiền mặt

Tập hợp các chứng từ chi hoạt động bằng tiền mặt theo từng quý, tuỳ theoquý đó có nhiều nguồn hay không? Ví dụ trong quý phát sinh các nguồn; nguồn tự

chủ, nguồn không tự chủ, nguồn học phí, nguồn Hội CMHS … ghi rõ trên mỗibảng kê chứng từ gốc.

Quý I: tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh trong quý theo nguồn kinh phí sửdụng chi lập bảng kê tổng hợp phát sinh quý

Quý II: tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh trong quý theo nguồn kinh phí

sử dụng chi lập bảng kê tổng hợp phát sinh quý

Quý III: tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh trong quý theo nguồn kinh phí

sử dụng chi lập bảng kê tổng hợp phát sinh quý

Quý IV: tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh trong quý theo nguồn kinh phí

sử dụng chi lập bảng kê tổng hợp phát sinh quý

Sở GD & ĐT Đồng Nai

TRƯỜNG THPT VĨNH CỬU

BẢNG KÊ TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC

Số:04 Chi hoạt động bằng tiền mặt - Tiểu mục ………….

ĐVT: đồng

nhận tiền

Ghi chú