Quản lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản công chứng

Trang 1

Bài 18 QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ, VĂN BẢN CÔNG CHỨNG

Trang 2

NỘI DUNG BÀI GIẢNG

1 Khái niệm và vai trò của công tác lưu trữ

về công chứng.

1 Khái niệm và vai trò của công tác lưu trữ

về công chứng.

2 Sự phát triển của công tác lưu trữ

3 Tổ chức và thực hiện quản lý hồ sơ lưu trữ

4 Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ công chứng

5 Bảo quản hồ sơ lưu trữ công chứng

6 Ý nghĩa của công tác lưu trữ

Trang 3

1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA

CÔNG TÁC LƯU TRỮ VỀ CÔNG CHỨNG

1.1 Khái niệm

1.2 Vị trí, vai trò

Trang 4

• Là công tác nghiệp vụ về tổ chức, quản lý các văn bản, hồ sơ lưu trữ trong hoạt động công chứng theo những phương pháp và kỹ thuật chuyên môn;

• Mục đích: nhằm sử dụng, khai thác những văn bản,

hồ sơ được lưu trữ , phục vụ cho lợi ích của nhà nước và nhân dân

1.1 Khái niệm

Trang 5

• Bất kỳ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực gì cũng đều cần đến tài liệu lưu trữ dùng vào những mục đích khác nhau.

• Đối với họat động công chứng, việc tổ chức quản lý, giữ gìn hồ sơ công chứng là hết sức quan trọng cần được đề cao.

1.2 Vị trí, vai trò

Trang 6

• Thông tư 858/QLTPK ngày 15/10/87 quy định rõ:

+ Trách nhiệm lưu trữ giấy tờ đã được công chứng;+ Trách nhiệm lưu trữ giấy tờ theo đề nghị của nhân dân (VD: di chúc,…)

• Nghị định 45/HĐBT ngày 27/02/91 quy định

+ Trách nhiệm;

+ Yêu cầu đối với hoạt động lưu trữ

• Nghị định 31/CP ngày 18/5/96 quy định rõ nhưng lại được hướng dẫn trong Thông tư 1411/TT - CC

2 SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG QUA CÁC THỜI KỲ

2 SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TÁC LƯU

TRỮ CÔNG CHỨNG QUA CÁC THỜI KỲ

Trang 7

• Thông tư 1411/TT – CC hướng dẫn Nghị định 31 quy định rõ tráh nhiệm, thủ tục và yêu cầu đối với hoạt động lưu trữ.

• Nghị định 75/2000/NĐ – CP: quy định rõ ràng, cụ thể

về hoạt động lưu trữ trong các điều 60,61,62;

• LCC cũng quy định rất rõ ràng, chi tiết

2 SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG QUA CÁC THỜI KỲ

Trang 8

3 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG

3.1 Đối với hồ sơ nội bộ

3.2 Đối với văn bản công chứng

Trang 9

• Các loại hồ sơ nội bộ lưu trữ:

Trang 10

 Các loại văn bản lưu trữ.

 Nghiệp vụ lưu trữ.

3.2.Đối với văn bản công chứng

Trang 11

• Hợp đồng mua bán, tặng cho, thuê nhà;

• Hợp đồng trao đổi, mua bán tài sản;

• Hợp đồng ủy quyền và hủy bỏ ủy quyền;

• Văn bản bán đấu giá tài sản; thanh lý hợp đồng;

• Hợp đồng dân sự có yếu tố nước ngoài;

• Hợp đồng bảo lãnh, cầm cố, thế chấp;

• Các văn bản về thừa kế;

• Các văn bản liên quan đến chế độ tài sản vợ chồng;

• Các loại văn bản khác

 Các loại văn bản lưu trữ

Trang 12

 Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

Thu thập văn bản, hồ sơ lưu trữ

Chỉnh lý hồ sư công chứng lưu trữ

Viết phiếu lưu trữ

Nhập dữ liệu vào máy; sắp xếp hồ sơ lê giá, tủ

Đánh giá hồ sơ lưu trữ

Tiêu hủy hồ sơ công chứng

Trang 13

4.3 Tổ chức khai thác.

4 TỔ CHỨC SỬ DỤNG, KHAI THÁC

TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG

4 TỔ CHỨC SỬ DỤNG, KHAI THÁC

TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG

4.2 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử

dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

4.1 Tính chất của công tác khai thác hồ sơ

Trang 14

• Tính chất chính trị: phải quán triệt tính Đảng, tính giai cấp sâu sắc;

• Tính bảo mật: phải tuân theo các quy định về bảo vệ

bí mật nhà nước Nghiêm cấm mọi hành vi thu thập, làm lộ, làm mất hồ sơ lưu trữ

4.1 Tính chất của công tác khai thác

Trang 15

• Pháp lệnh lưu trữ quốc gia: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức là người có thẩm quyền.

• Đối với phòng công chứng: Trrưởng phòng là người cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

4.2 Thẩm quyền cho phép khai thác,

sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

4.2 Thẩm quyền cho phép khai thác,

sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Trang 16

• Phải theo trình tự, quy trình nghiêm ngặt và chặt chẽ;

• Trình tự này do Trưởng phòng quyết định;

• Đối tượng khai thác:

+ Công chứng viên khai thác đối với các hồ sơ mìn công chứng;

+ Cơ quan, cá nhân khác theo qui định của pháp luật

4.3 Tổ chức khai thác

Trang 17

5.2 Hỗ trợ cơ sở vật chất và các phương tiện khoa học kỹ thuật.

5 BẢO QUẢN HỒ SƠ LƯU TRỮ

5.1 Bảo quản hồ sư lưu trữ;

Trang 18

• Là việc dùng các phương pháp khoa học để giữ hồ

sơ, tài liệu cho lâu bền, phù hợp với giá trị của nó;

• Ngoài ý nghiã quản lý còn có ý nghĩa bảo quản tuổi thọ của hồ sơ, tài liệu

5.1 Bảo quản hồ sơ lưu trữ

Trang 19

• Là yêu cầu rất cần thiết cho công tác lưu trữ.

• Trách nhiệm của Trưởng phòng công chứng: chỉ đạo công tác lưu trữ và việc ứng dụng khoa học, công nghệ để hiện đại hóa công tác lưu trữ; nâng cao hiệu quả của công tác này

5.2 Hỗ trợ cơ sở vật chất và các phương tiện khoa học kỹ thuật

Trang 20

• Ý nghĩa lịch sử: thể hiện lịch sử phát triển của họat động công chứng.

• Ý nghĩa thực iễn: có tác dụng phục vụ đời sống chính trị xã hội của chính cơ quan, tổ chức có hồ sơ lưu trữ.

6 Ý NGHĨA CÔNG TÁC CC LƯU TRỮ

Trang 21

• DIEM TUA VANG CO., LTD

Address: 308/9A Cach Mang Thang Tam, Ward 10, District 3, HCM City Tel: 08.35 262 008 - 35 262 068 Hotline: 094 6666 749 – 094 6666 748

Email: info@diemtuavang.com – Web:

www.diemtuavang.com

Đi m t a vàng – Đi m t a thành công! ểm tựa vàng – Điểm tựa thành công! ựa vàng – Điểm tựa thành công! ểm tựa vàng – Điểm tựa thành công! ựa vàng – Điểm tựa thành công!

Định dạng
Số trang	21
Dung lượng	402 KB