Nghiên cứu một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng cung cấp xuc tác cho phân xưởng cracking xúc tác tầng sôi tại công ty tnhh mtv lọc hoá dầu bình sơn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT LÊ THỊ HẢO NGHIÊN CỨU MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP XÚC TÁC CHO PHÂN XƯỞNG CRACKING XÚC TÁC TẦNG SƠI TẠI CƠNG TY TNHH MTV LỌC HĨA DẦU BÌNH SƠN LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ HÀ NỘI- 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT LÊ THỊ HẢO NGHIÊN CỨU MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP XÚC TÁC CHO PHÂN XƯỞNG CRACKING XÚC TÁC TẦNG SƠI TẠI CƠNG TY TNHH MTV LỌC HĨA DẦU BÌNH SƠN Ngành : Quản lý kinh tế Mã số : 60340410 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS Nguyễn Minh Duệ HÀ NỘI- 2013 LỜI CAM ĐOAN Luận văn thạc sĩ “Nghiên cứu số biện pháp nâng cao hiệu quản lý hợp dồng cung cấp xúc tác cho phân xưởng cracking xúc tác tầng sôi Công ty TNHH MTV Lọc- Hóa dầu Bình Sơn” ngành Quản lý kinh tế cơng trình riêng tác giả Tác giả xin cam đoan số liệu kết nghiên cứu luận văn trung thực không trùng lặp với cơng trình nghiên cứu, luận văn, luận án công bố, bảo vệ Tác giả xin cam đoan chịu trách nhiệm cá nhân trước Nhà trường lời cam đoan Hà Nội, ngày 04 tháng 10 năm 2013 Tác giả Lê Thị Hảo MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục chữ viết tắt Danh mục bảng Danh mục hình MỞ ĐẦU Chương 1: TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG 1.1.1 Khái quát quản lý doanh nghiệp hiệu quản lý: .5 1.1.2 Cơ sở lý luận hợp đồng kinh tế quản lý hợp đồng kinh tế 1.1.3 Quan điểm nâng cao hiệu quản lý hợp đồng tiêu hiệu quản lý hợp đồng: 22 1.3 Tổng quan cơng trình nghiên cứu có liên quan: 24 Kết luận chương 24 Chương 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP XÚC TÁC CHO PHÂN XƯỞNG RFCC TRONG GIAI ĐOẠN 2009-2012 26 2.1 Khái quát chung ề Công ty TNHH MTV Lọc-Hóa dầu Bình Sơn: 26 2.1.1 Tóm tắt bước phát triển quan trọng Cơng ty: 26 2.1.2 Giới thiệu sơ lược Cơng ty TNHH MTV Lọc hố dầu Bình Sơn 26 2.2 Đánh giá thực trạng quản lý hợp đồng nói chung quản lý hợp đồng cung cấp xúc tác phân xưởng RFCC Công ty: 29 2.2.1 Giới thiệu phân xưởng RFCC: 29 2.2.2 Đánh giá thực trạng quản lý hợp đồng nói chung quản lý hợp đồng cung cấp xúc tác phân xưởng RFCC Công ty 31 Tóm tắt chương 60 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP XÚC TÁC CHO PHÂN XƯỞNG RFCC 61 3.1 Định hướng chung nhằm nâng cao hiệu qủa quản lý hợp đồng cung cấp xúc tác cho phân xưởng RFCC: 61 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý hợp đồng cung cấp xúc tác cho phân xưởng RFCC: 62 3.2.1 Giải pháp1: Hồn thiện mơ hình quản lý phịng Thương mại dịch vụ nâng cao trình độ cán quản lý hợp đồng: 62 3.2.2 Giải pháp 2: Ứng dụng hệ thống CMMS công tác quản lý hợp đồng 66 3.2.3 Giải pháp 3: Lựa chọn nhà thầu cung cấp xúc tác RFCC theo hình thức chào hàng cạnh tranh quốc tế 70 3.2.4 Giải pháp 4: Phối hợp chặt chẻ phận kế hoạch sản xuất, phận kho nhằm quản lý tốt chi phí lưu kho lưu bãi 73 Tóm tắt chương 3: 75 KẾT LUẬN 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ AL Trưởng khu vực (Area Leader) ATMT An toàn mơi trường BSR Cơng ty TNHH MTV Lọc hóa dầu Bình Sơn CDU Phân xưởng chưng cất dầu thơ CMMS Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý bảo trì (Computerized Maintenance Management System) CO Nguồn gốc xuất xứ (Country of orgiginal) GL Nhóm trưởng (Group Leader) HĐKT Hợp đồng kinh tế KPI Chỉ số đánh giá KTKH Kinh tế Kế hoạch LC Thư tín dụng (Letter Credit) MTV Một thành viên NM LD Nhà máy lọc dầu PO Đơn đặt hàng (Purchase Order) PR Yêu cầu mua sắm (Purchase Request) RFCC Phân xưởng cracking xúc tác tầng sơi TCKT Tài kế tốn TMTT Thương mại Thị trường TNHH Trách nhiệm hữu hạn VT Phòng Vật tư DANH MỤC CÁC BẢNG STT Tên bảng Trang Bảng 1.1: Nội dung Intercom 2000 17 Bảng 2.1: Số lượng PO thực so với PO ký kết 37 Bảng 2.2: Giá trị PO thực 38 Bảng 2.3 : Bảng theo dõi Hồ sơ toán 40 Bảng 3.1: Bảng so sánh hiệu KPI thời gian phát hành PO sau áp dụng hệ thống CMMS việc quản lý hợp đồng 70 Bảng 3.2: Bảng so sánh hiệu KPI giá hợp đồng số KPI khác sau áp dụng hệ thống CMMS việc quản lý hợp đồng 73 Bảng 3.3: Bảng so sánh tiêu KPI Chi phí lưu kho lưu bãi phí giam giữ xe tải / năm trước sau áp dụng giải pháp 75 DANH MỤC CÁC HÌNH STT Tên hình Trang Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức Công ty 28 Hình 2.2 Lưu đồ quy chế mua sắm hàng hóa 42 Hình 2.3 Sơ đồ quy trình quản lý đơn hàng 56 Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức phịng thương mại dịch vụ 65 Hình 3.2 Sơ đồ ứng dụng hệ thống CMMS việc quản lý hợp đồng 68 Hình 3.3 Giao diện Hệ thống CMMS sau: 69 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Một hợp đồng coi khởi đầu phi vụ kinh doanh yếu tố định đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp sau Sở dĩ quản lý hợp đồng hiệu thể cam kết ràng buộc chặt chẽ đối tượng hợp đồng, quyền, nghĩa vụ bên Trong thời điểm doanh nghiệp thường phải ký kết thực nhiều hợp đồng, vấn đề nội dung thoả thuận hợp đồng vấn đề thực nội dung địi hỏi phải có xếp quản lý cách có hiệu Nhà máy lọc dầu Dung Quất có cơng suất chế biến 6.5 triệu tấn/năm sản xuất khoảng 6.1 triệu sản phẩm loại: Khí hóa lỏng LPG, PolyPropylene (PP), nhiên liệu cho máy bay (Jet A1), Xăng Mogas 90/92/95, Nhiêu liệu tơ (DO), nhiên liệu đốt lị (FO) đóng góp 30% nhu cầu xăng dầu nước Trong sản phẩm nêu trên, phân xưởng cracking xúc tác tầng sơi (RFCC) đóng góp đến 50% sản lượng loại sản phẩm ví “Trái tim Nhà máy lọc dầu” Cặn từ trình chưng cất dầu thô (Residue) bao gồm Hydrocabon mạch dài có giá trị kinh tế thấp Phân xưởng RFCC có chức bẻ gãy Hydrocacbon mạch dài thành Hydrocabon mạch ngắn để pha trộn thành cấu tử Khí hóa lỏng LPG, PolyPropylene (PP), nhiên liệu cho máy bay (Jet A1), Xăng Mogas 90/92/95, Nhiêu liệu ô tô (DO) mang lại hiệu kinh tế cao với tham gia xúc tác (gọi tắt xúc tác RFCC) Nếu xúc tác không đủ khối lượng chất lượng ảnh hưởng đến độ ổn định vận hành phân xưởng RFCC, Nhà máy nhu cầu cung cấp xăng dầu cho nước ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu sản xuất kinh doanh Công ty Lượng xúc tác RFCC sử dụng lớn khoảng 30 ngày (bao gồm khoảng 15 xúc tác 15 xúc tác cân bằng), đơn giá xúc tác ước tính 4450 USD/Metric Như chi phí để mua xúc tác khoảng 22 triệu USD/năm chiếm 70% chi phí để mua xúc tác hóa phẩm cho tồn Nhà máy việc tối ưu mua sắm xúc tác tiết kiệm chi phí đáng kể mang lại hiệu kinh doanh cho Công ty BSR Theo đề xuất Nhà cung cấp quyền phân xưởng RFCC xúc tác RFCC cung cấp Nhà sản xuất sau: Grace Dvison (Mỹ); Albamate (Mỹ); BASF (Mỹ); JGC (Nhật Bản) Các Nhà cung cấp xúc tác nước ngồi có rủi ro việc đặt hàng, vận chuyển ảnh hưởng đến vận hành hiệu sản xuất kinh doanh Nhà máy lọc dầu biện pháp kiểm sốt Hợp đồng tốt Như việc cung cấp xúc tác cho phân xưởng RFCC vấn đề quan trọng trình sản xuất kinh doanh Công ty TNHH MTV lọc hóa dầu Bình Sơn Quản lý hiệu Hợp đồng cung cấp xúc tác cho phân xưởng RFCC giúp cho phân xưởng RFCC Nhà máy lọc dầu Dung Quất vận hành ổn định, tối ưu hóa tồn kho xúc tác nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh giảm thiểu rủi ro vận hành cần thiết Mục đích nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu đề tài luận văn sở nghiên cứu lý luận quản lý hợp đồng phân tích thực trạng quản lý Hợp đồng cung cấp xúc tác RFCC Công ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn đưa giải pháp có khoa học nhằm phát huy mặt mạnh khắc phục hạn chế công tác quản lý Hợp đồng cung cấp xúc tác RFCC Việc nâng cao hiệu công tác góp phần vận hành ổn định Nhà máy hiệu sản xuất kinh doanh chung Công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: vấn đề liên quan đến quản lý Hợp đồng doanh nghiệp Phạm vi nghiên cứu: công tác quản lý Hợp đồng cung cấp xúc tác cho phân xưởng RFCC Công ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn giai đoạn 20092012 thời gian tới Nhiệm vụ nghiên cứu: - Nghiên cứu tổng quan lý luận thực tiễn quản lý Hợp đồng doanh nghiệp phù hợp với yêu cầu luật pháp 64 - Cung cấp kịp thời đầy đủ thông tin cần thiết cho hoạt động kinh doanh hàng ngày hoạch định kế hoạch kinh doanh dài hạn hay trung hạn Công ty lĩnh vực phân công - Đề xuất giải pháp cải tiến để nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Công ty, tạo khác biệt sách marketing nhằm đáp ứng tốt yêu cầu khách hàng - Tìm kiếm hội hợp tác đầu tư, mở rộng loại hình sản xuất kinh doanh, thiết lập trì mối quan hệ đối ngoại, hợp tác quốc tế Mặt khác: Trong kế hoạch đào tạo đội ngủ chuyên gia, cán quản lý hợp đồng quy hoạch có chức danh thi tuyển nghiêm ngặt theo quy trình cử đào tạo nước lĩnh vực đàm phán hợp đồng ngoại có chức danh thuộc lĩnh vực cung ứng hóa phẩm xúc tác Tất cán quản lý hợp đồng cơng ty có kế hoạch đào tạo định kỳ hàng năm, đào tạo chuyên sâu luật đấu thầu khóa học hữu ích khác liên quan quản lý hợp đồng Những quy định luật đấu thầu bổ biến kịp thời Những thơng tư hướng dẫn, tình q trình đấu thầu chuyên gia chia kinh nghiệm Đối với cán tuyển dụng đào tạo bãn hệ thống quản lý công ty quy chế quản lý phòng quản lý hợp đồng Kỳ vọng kết quả: Với chức nhiệm vụ trên, định hướng công ty tất hợp đồng cơng ty tập trung đầu mối Phó tổng giám đốc Thương mại phụ trách phòng Thương mại dịch vụ quản lý hợp đồng liên quan đến chi phí đầu vào, chi phí vận hành, sản xuất bảo dưỡng Với định hướng trên, Phòng thương mại dịch vụ chia nhóm để quản lý chuyên biệt hóa lĩnh vực để nhằm quản lý tốt hợp đồng liên quan đến lĩnh vực phụ trách 65 Trưởng phịng (01) Phó Trưởng phịng phụ trách Spare part (01) Tổ Cung cấp Vật tư Tổ Cung cấp vật tư Phó Trưởng phịng phụ trách Dịch vụ, Xúc tác hóa phẩm (01) Tổ Logistic Tổ Tổng hợp Tổ Cung ứng dịch vụ Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức phòng thương mại dịch vụ Tổ Cung ứng hóa phẩm, xúc tác 66 Trên sở cơng việc chun biệt hóa Nhân phân cơng theo lĩnh vực phụ trách chuyên môn theo sơ đồ phòng Thương mại dịch vụ, Tổ cung ứng hóa phẩm xúc tác chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ đáp ứng tiến độ nhu cầu tiêu thụ hóa phẩm xúc tác Nhà máy Như vậy, Công ty xác định rõ nhân phụ trách quản lý hợp đồng cung cấp xúc tác cho phân xưởng RFCC Chuyên viên quản lý hợp đồng thuộc tổ cung ứng hóa phẩm xúc tác, chịu trách nhiệm từ khâu ký kết hợp đồng PO; mở LC, toán, giải khiếu nại Mặt khác, dù vị trí nào, trình độ, lực nhân quan trọng Nhân phòng đào tạo chuyên sau, trình độ, kinh nghiệm quản lý nâng cao hiệu quản lý hợp đồng, kinh nghiệm làm việc, khả đàm phán xử lý tranh chấp nâng lên rõ rệt 3.2.2 Giải pháp 2: Ứng dụng hệ thống CMMS công tác quản lý hợp đồng Sự cần thiết giải pháp: Trước ký lãnh đạo Cơng ty nhiều Phịng ban phải ký nháy vào văn liên quan Do khối lượng phạm vi công việc Công ty Lọc Hóa dầu Bình Sơn lớn q trình xem xét Phịng/Ban lãnh đạo công ty ký nhiều thời gian phải làm Báo cáo/giải trình văn bản, nguồn thông tin xếp chưa khoa học Tuy nhiên, việc triển khai mua sắm thông qua hệ thống CMMS giải tồn nêu Tất thông tin như: Số lượng hàng tồn kho, nhu cầu sử dung/ngày, danh sách Nhà cung cấp, đơn giá… có sẳn hệ thống Điều giúp ích cho người khởi tạo, có đầy đủ thơng tin để lập đơn hàng xác (ngay máy tính), người phê duyệt truy cập vào máy tính để kiểm tra thơng tin đơn hàng, kế hoạch đấu thầu, đơn giá, danh sách Nhà cung cấp tiềm cách dễ dàng từ hỗ trợ người định cách nhanh chóng xác Việc ứng dụng CMMS để triển khai mua sắm hàng hóa giúp ích cho việc giảm thiểu thời gian đường đơn hàng dự kiến 67 Ngoài việc ứng dụng CMMS hỗ trợ việc giảm tải khối lượng công việc cho Phòng ban, tiết kiệm giấy tờ để in ấn việc lưu giữ hồ sơ cách khoa học gọn nhẹ Nội dung giải pháp: - Giới thiệu Hệ thống CMMS: CMMS tên viết tắt từ tiếng anh Computerized Maintenance Management System có nghĩa ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý bảo trì CMMS hiểu hệ thống phần mềm ứng dụng nhằm giúp Doanh nghiệp quản lý thiết bị, tài sản; lập kế hoạch, điều độ giám sát bảo trì; thu thập, xử lý báo cáo liệu, lịch sử liên quan đến chi phí, vật tư/phụ tùng, nhân sự, dụng cụ, thiết bị bảo trì CMMS tích hợp với hệ thống điều độ sản xuất, kế toán chi phí, quản lý kho, quản lý nhân sự, quản lý cung ứng v.v hệ thống ERP nhằm nâng cao hiệu quản lý Doanh nghiệp qua hệ thống mạng máy tính Đầu vào hệ thống CMMS thơng tin xác thiết bị cần bảo trì, phụ tùng u cầu điều độ sản xuất máy Các nguồn lực quỹ thời gian bảo trì phải sẵn sàng phù hợp với điều độ sản xuất Vật tư, phụ tùng bảo trì phải mua chuẩn bị trước theo kế hoạch để hoàn thành bảo trì lúc thời hạn - Ứng dụng: Thực tế hệ thống CMMS có nhiều chức (module) khác trình bày trên, chức ứng dụng vào quy trình quản lý đơn hàng phần Quy chế mua sắm hàng hóa quy chế mua sắm hàng hóa giai đoạn đấu thầu ký hợp đồng phải thực văn theo luật định Khi sử dụng CMMS việc mua sắm hàng hóa, tất công đoạn Khởi tạo nhu cầu, phê duyệt kế hoạch sử dụng/đấu thầu, phê duyệt kết chấm thầu thực hệ thống máy tính Sau thực đấu thầu ký hợp đồng xong tồn liệu q trình thực đưa vào hệ thống để lưu liệu, phục vụ cho cơng đoạn khác Q trình thực CMMS mua sắm hàng hóa thể sơ đồ sau: 68 Trách nhiệm Bộ phận sử dụng Bộ phận lập kế hoạch Lưu đồ Nhu cầu hàng hóa Lập kế hoạch mua sắm Lãnh đạo cơng ty Phê duyệt nhu cầu sử dụng Phòng mua sắm Lập kế hoạch mua sắm Lãnh đạo cơng ty Phịng mua sắm Lãnh đạo cơng ty Phịng mua sắm Hỗ trợ Hệ thống CMMS Phê duyệt kế hoạch Hệ thống CMMS hỗ trợ việc xác định hàng tồn kho, nhu cầu sử dụng Hệ thống CMMS hỗ trợ việc xác định Danh sách Nhà thầu tiềm năng, dự tốn, thời gian q trình lựa chọn Nhà thầu Triển khai lựa chọn Nhà thầu Phê duyệt kết chọn Nhà thầu Hệ thống CMMS hỗ trợ việc xác định danh sách Nhà cung cấp, đơn giá đơn hàng Đàm phán soạn thảo Hợp Tổng giám đốc Ký kết hợp đồng Phòng mua sắm Triển khai Hợp đồng Hệ thống CMMS hỗ trợ việc lưu giữ Hợp đồng Hình 3.2 Sơ đồ ứng dụng hệ thống CMMS việc quản lý hợp đồng 69 Trong lưu đồ mua sắm hàng hóa Cơng ty BSR có bước để phê duyệt cấp lãnh đạo Công ty bao gồm: - Bước phê duyệt nhu cầu sử dụng; - Bước phê duyệt kế hoạch đấu thầu; - Bước phê duyệt kết lựa chọn Nhà thầu; - Bước Ký kết hợp đồng Các bước phê duyệt hệ thống đối tượng thao tác hệ thống Người phê duyệt truy cập vào máy tính để kiểm tra thông tin đơn hàng, kế hoạch đấu thầu, đơn giá, danh sách Nhà cung cấp tiềm cách dễ dàng từ hỗ trợ người định cách nhanh chóng xác Hình 3.3 Giao diện Hệ thống CMMS sau: Kỳ vọng kết quả: Sau áp dụng CMMS vào quản lý hợp đồng nói chung hợp đồng cung cấp xúc tác RFCC nói riêng,chỉ tiêu (KPI) thời gian tối thiểu để phát hành PO từ ngày trước áp dụng giải pháp lại ngày sau áp dụng giải pháp Như vậy, trường hợp nhu cầu tiêu thụ xúc tác tăng mạnh điều vận chuyển hàng sớm tuần Ứng dụng hiệu rõ rệt mà lượng tồn kho ảnh hưởng đến an toàn vận hành nhà máy Mặt khác, nhân viên quản lý hợp đồng giảm tải cơng việc phải nhiều thời gian mang văn trình ký Các thơng tin quản lý đầy đủ, truy cập dễ dàngcho 70 người trực tiếp quản lý hợp đồng cấp Lãnh đạo cần truy cập thông tin liên quan để định Bảng 3.1: Bảng so sánh hiệu KPI thời gian phát hành PO sau áp dụng hệ thống CMMS việc quản lý hợp đồng KPI Quản lý hợp đồng phương pháp theo dõi thủ công phát ngày Thời gian hành PO Khả tìm Khó khăn, tìm khơng thấy liệu Đánh giá hiệu Thấp Ứng dụng hệ thống CMMS quản lý hợp đồng ngày Dễ dàng truy cập tìm thơng tin liên quan Cao 3.2.3 Giải pháp 3: Lựa chọn nhà thầu cung cấp xúc tác RFCC theo hình thức chào hàng cạnh tranh quốc tế Sự cần thiết giải pháp: Thực tế, Nhà thầu cung cấp xúc tác cho phân xưởng RFCC Grace Davison Grace chọn lựa chọn dựa đề xuất nhà thầu TPC Nhà cung cấp quyền cơng nghệ RFCC Axens Vì vậy, toàn xúc tác tiêu thụ phân xưởng mua trực tiếp từ nhà sản xuất Trong thời gian qua, Grace áp dụng chế độ độc quyền, giá không cạnh tranh, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật Do đó, giải pháp chào hàng cạnh tranh hạn chế quốc tế để lựa chọn nhà cung cấp xúc tác cho phân xưởng sau giai đoạn kết thúc bảo hành nhà thầu TPC hợp lý nhằm loại bỏ yếu tố độc quyền giá Nội dung giải pháp: Gửi hồ sơ Mời thầu đến nhà cung cấp phê duyệt nhà cung cấp quyền công nghệ Axen yêu cầu chàoloại xúc tác tốt nhất, phù hợp với nguồn nguyên liệu nhà máy mang lại hiệu kinh tế cao Nhà thầu có loại xúc tác đạt yêu cầu, có giá cạnh tranh chọn tham gia thử nghiệm.Sau thử nghiệm ký hợp đồng cung cấp xúc tác dài hạn năm Danh sách nhà thầu mời chào hàng cạnh tranh hạn chế quốc tế là: 71 - Grace Davison; - Albamare; - BASF; - JGC; Tuy áp dụng theo phương thức chào hàng cạnh tranh quốc tế hạn chế quy định bước chào hàng cạnh tranh quốc tế rộng rãi nhằm nâng cao tính cạnh tranh giá đồng thời lựa chọn nhà thầu có lực, cung cấp loại xúc tác tương thích với ngun liệu dầu thơ tại, lựa chọn loại xúc tác vừa cho hiệu kinh tế (Gross Margin) cao Tuy gói thầu phức tạp, mang tính chất yếu tố kỹ thuật cao đánh giá giải pháp đột phá nhằm chọn lựa loại xúc tác tốt nhất, nhà thầu cung cấp dịch vụ tốt hiệu quản lý hợp đồng cung cấp xúc tác RFCC cao Quá trình đấu thầu tuân theo bước quy định quy chế mua sắm hàng hóa Cơng ty Mặt khác, Gói thầu phức tạp, q trình thử nghiệm xúc tác chứa đựng nhiều rủi cho trình vận hành ổn định nhà máy xét đến hiệu mang lại nên Cơng ty phải chấp nhận rủi ro thử thách Lập Hồ sơ mời thầu phê duyệt Hồ sơ mời thầu: Hồ sơ mời thầu tổ chuyên gia nhân liên quan phòng ban Phòng Kỹ thuật, Thương mại dịch vụ, Điều độ sản xuất, sản xuất, kế toán lập nhằm quy định yêu cầu cần thiết nhằm phục vụ việc lựa chọn nhà thầu đạt yêu cầu theo luật định theo yêu cầu đặt để chọn lựa nhà cung cấp xúc tác có lực, loại xúc tác cung cấp phù hợp nhất, có giá cạnh tranh Đây gói thầu quan trọng ảnh hưởng lớn đến hiệu quản lý hợp đồng ảnh hưởng đến hiệu sản xuất kinh doanh Công ty Vì gói thầu mang tính chất yếu tố kỹ thuật cao nên quy định 80% điểm điểm kỹ thuật 20% điểm vấn đề thương mại Danh sách nhà thầu tham gia chào thầu nhà thầu chấp thuận nhà cung cấp quyền công nghệ RFCC Axens Phát hành Hồ sơ mời thầu: Hồ sơ mời thầu phê duyệt Tổng giám đốc Công ty BSR gửi đến nhà cung cấp phê duyệt để yêu cầu chào thầu 72 Mở thầu: Nhà thầu BSR gửi yêu cầu chào thầu tham dự mở thầu thành viên tổ chuyên gia Hồ sơ chào thầu mở công khai theo thời gian quy định Hồ sơ yêu cầu Đồng thời nhà thầu tham gia gửi đến BSR 20 kg loại xúc tác để thử nghiệm Đánh giá hồ sơ mời thầu: Xúc tác nhà thầu tham gia chào thầu gửi đến Trung tâm phân tích Cơng nghệ hóa dầu Hy lạp Kết phân tích gửi đến Nhà cung cấp quyền cơng nghệ Axens để xin ý kiến tư vấn Tổ chuyên gia vào hồ sơ chào thầu nhà cung cấp để đánh giá cho điểm xếp loại theo Hồ sơ yêu cầu quy định Thông báo kết đấu thầu: Tổng điểm 80% điểm kỹ thuật 20% điểm thương mại nhà thầu cao BSR thông báo mời tham gia thử nghiệm xúc tác Mời nhà thầu đạt yêu cầu tham gia đàm phán: Nhà thầu thông báo trúng thầu BSR mời tham gia đàm phán chi tiết kế hoạch thử nghiệm, điều khoản ràng buộc hợp đồng cung cấp xúc tác RFCC cho trình thử nghiệm Sau trình thử nghiệm, loại xúc tác nhà thầu tham gia chào đạt yêu cầu cao kiểm nghiệm thực tế Ký kết hợp đồng: Sau trình thử nghiệm, nhà thầu trúng thầu đạt yêu cầu ký kết hợp đồng cung cấp xúc tác dài hạn năm Nếu nhà thầu trúng thầu tham gia thử nghiệm không thành công, nhà thầu có tổng điểm 80% điểm kỹ thuật 20% điểm xếp thứ BSR mời vào tham gia thử nghiệm để chọn lựa so sánh để đàm phán ký kết Kỳ vọng kết quả: Sau chào hàng cạnh tranh hạn chế quốc tế, tác giả kỳ vọng giá xúc tác chọn 4200 USD/tấn (giao hàng theo điều kiện DDU) Giá giảm so với giá 250 USD/ Mỗi năm tiết giảm 4.343.500 USD cho chi phí mua xúc tác RFCC Mặt khác, loại bỏ yếu tố độc quyền nhà sản xuất Gói thầu mang tính chất kỹ thuật cao, xúc tác phải tương thích với hệ thống nguồn nguyên liệu, BSR có khả để yêu cầu chào hàng cạnh tranh nhằm mang lại hiệu tốt cho BSR 73 Bảng 3.2: Bảng so sánh hiệu KPI giá hợp đồng số KPI khác sau áp dụng hệ thống CMMS việc quản lý hợp đồng KPI Đơn giá xúc Hình thức lựa chọn nhà Hình thức lựa chọn nhà thầu thầu cung cấp xúc tác cung cấp xúc tác RFCC theo RFCC theo hình thức hình thức chào hàng cạnh định thầu tranh hạn chế quốc tế tác 4.450 4.200 (USD) Lượng xúc tác nạp vào (Tỷ lệ make up) 14 xúc tác tái sinh 12 xúc tác tái sinh Khả hỗ trợ kỹ thuật Kém Tốt Tổng chi phí trung 22.739.500 bình năm (USD) 18.396.000 Đánh giá hiệu Cao Thấp 3.2.4 Giải pháp 4: Phối hợp chặt chẻ phận kế hoạch sản xuất, phận kho nhằm quản lý tốt chi phí lưu kho lưu bãi (DEMURRAGE &DETENTION, TRUCKING COST): Sự cần thiết giải pháp: Theo hợp đồng ký với nhà cung cấp phí phạt giam container ghi hoá đơn cho bên mua riêng rẽ theo thực thực chi, container giử 13 ngày, giá thuê xe tải bị giử 24 từ ngày đến kho nhà máy việc giữ gây bên mua (chỉ áp dụng cho hình thức vận chuyển DDU) Trong thời gian qua, phát sinh lượng chi phí khơng nhỏ chưa có phối hợp chặt chẽ phận liên quan Thực tiễn, chi phí phát sinh trình cung cấp xúc tác Vấn đề đặt hạn chế tối thiểu việc phát sinh chi phí Để đạt mục đích đó, trách nhiệm không riêng cho nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển mà phối hợp chặt chẽ tất bên bao gồm BSR Grace Giải pháp thực nhằm phân tích nguyên nhân dẫn đến việc phát sinh nhiều chi phí kiểm sốt chi phí mức thấp 74 Nội dung giải pháp: Tổ chức họp bao gồm bên: Nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển xúc tác, Nhà cung cấp xúc tác phận Công ty liên quan đến cơng tác điều độ nhận hàng như: Phịng Thương mại dịch vụ, Kho hóa phẩm, họp làm rõ ngun nhân phát sinh chi phí có kế hoạch khắc phục nguyên nhân đồng thời biện pháp khắc phục trì giám sát chặt chẽ bên Chi phí lưu kho lưu bãi, chi phí giam giữ xe tải phát sinh nhiều nguyên nhân cụ thể sau: - Kế hoạch giao nhận (logistic) không thực tốt - Thiết bị nạp xúc tác chưa lắp đặt, tốc độ nạp xúc tác vào hopper chứa xúc chậm tồn yếu tố lỗi kỹ thuật chưa khắc phục xong - Phân xưởngvận hành không ổn định, lần tạm dừng nhà máy không thông báo kịp thời nên dẫn đến nhà cung cấp bị động công tác điều độ giao nhận hàng Một số lô hàng, container đến kho nhà máy thiếu xe cẩu để dỡ hàng Như vậy, kế hoạch giao nhận không thực tốt dẫn đến xe tải bị gửi lại 24 Từ tồn cụ thể trên, giải pháp sau đề xuất áp dụng: PO phát hành theo kế hoạch, theo tính tốn tồn kho an tồn cho tháng vận hành (100- 105% công suất), lượng tồn kho tính lượng tiêu thụ phân xưởng khoảng thời gian tháng với thời gian tối thiểu vận chuyển xúc tác Lượng container chứa xúc tác nhà cung cấp vận chuyển theo kế hoạch sẵn Tuy nhiên, vấn đề đặt lượng tiêu thụ xúc tác phụ thuộc vào ổn định phân xưởng Thực tế phân xưởng vận hành không ổn định, việc cập nhật kịp thời cho bên liên quan lượng tiêu thụ xúc tác để điều độ kế hoạch nhận hàng biện pháp hiệu để quản lý chi phí Trước đưa lô hàng nhà máy phận quản lý hợp đồng thực công việc sau: - Thông báo kịp thời cho nhà cung cấp tình hình khả tiêu thụ phân xưởng: Thực phận kế hoạch sản xuất phịng thương mại dịch vụ BSR; 75 Thơng báo lượng container rỗng để nhà cung cấp phối hợp với đơn vị - vận chuyển có kế hoạch đưa container có hàng vào nhà máy sẵn sàng có container rỗng để chở cảng Đà Nẵng tránh trường hợp xe chở hàng vào nhà máy xe xe tải không, không tiết kiệm chi phí: có phối hợp chặt chẽ phận kế hoạch, phận thương mại dịch vụ BSR, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển nhà sản xuất xúc tác Trước điều động container có hàng vào nhà máy BSR cần có kế - hoạch bố trí xe cẩu để giở hàng xuống kịp thời: bước thực phận nhận hàng kho BSR; Kỳ vọng kết quả: Sau có phối hợp tốt hơn, nguyên nhân khắc phục bên liên quan phí giảm rõ rệt cụ thể năm công ty tiết giảm 325.934 USD Bảng 3.3: Bảng so sánh tiêu KPI Chi phí lưu kho lưu bãi phí giam giữ xe tải / năm trước sau áp dụng giải pháp Chi phí lưu kho lưu bãi Chi phí lưu kho lưu bãi và phí giam giữ xe tải / phí giam giưữ xe tải / 1 năm trước chưa năm sau áp dụng giải áp dụng giải pháp pháp 151.312 4.218 Chi phí giữ xe tải (USD) 181.216 2.376 Tổng loại chi phí lưu 332.528 6.594 Thấp Cao KPI Chi phí lưu kho lưu bãi (USD) kho lưu bãi giam giữ xe tải/ năm Đánh giá hiệu Tóm tắt Chương 3: Trên sở tồn nêu chương 2, chương tác giả đưa giải pháp để nâng cao hiệu quản lý Hợp đồng cung cấp xúc tác cho phân xưởng RFCC nhằm khắc phục tồn đó, bao gồm: 76 i) Hồn thiện mơ hình quản lý Phịng thương mại dịch vụ nhằm chun biệt hóa phận quản lý Hợp đồng ii)Ứng dụng hệ thống CMMS công tác quản lý hợp đồng iii)Lựa chọn nhà thầu cung cấp xúc tác RFCC theo hình thức chào hàng cạnh tranh quốc tế iiii)Phối hợp chặt chẻ phận kế hoạch sản xuất, phận kho quản lý tốt chi phí lưu kho lưu bãi Với số đề xuất, tác giả kỳ vọng thực tốt giảm tiền chi phí lưu kho lưu bãi, chi phí giữ xe tải khoảng 300.000 USD/năm 77 KẾT LUẬN Công ty TNHH MTV lọc hóa dầu Bình Sơn thành lập cách không lâu thu thành tựu số thành định, đồng thời góp phần nhỏ vào tiến trình cơng nghiệp hoá, đại hoá đất nước Hiệu quản lý hợp đồng cung cấp xúc tác cho phân xưởng có vai trò quan trọng việc ổn định vận hành phân xưởng ổn định vận hành nhà máy hiệu sản xuất, kinh doanh Công ty Tuy nhiên, thực tế quản lý hợp đồng cơng ty cịn số hạn chế định lỗi khách quan lỗi chủ quan Trên sở hoạt động thực tế thân phịng Thương mại dịch vụ Cơng ty, tác giả nhận thấy số vấn đề tồn Để khắc phục hạn chế nâng cao hiệu quản lý hợp đồng cung cấp xúc tác cho phân xưởng RFCC nói riêng hợp đồng khác mà công ty thực tác giả kiến nghị giải pháp sau.: - Hồn thiện mơ hình quản lý phịng Thương mại dịch vụ nâng cao trình độ cán quản lý hợp đồng - Ứng dụng hệ thống CMMS công tác quản lý hợp đồng - Lựa chọn nhà thầu cung cấp xúc tác RFCC theo hình thức chào hàng cạnh tranh quốc tế - Phối hợp chặt chẻ phận kế hoạch sản xuất, phận kho nhằm quản lý tốt chi phí lưu kho lưu bãi Tuy gải pháp chưa tối ưu tác giả hy vọng mang lại hiệu cao việc quản lý hợp đồng nói riêng hiệu kinh doanh nói chung Đề tài tác giả đúc kết kinh nghiệm thân thời gian công tác Phòng Thương mại Thị trường tác giả hy vọng tài liệu hửu ích việc quản lý hợp đồng Công ty TÀI LIỆU THAM KHẢO Cơng ty TNHH MTV lọc hóa dầu Bình Sơn, Quy chế quản lý đơn hàng Công ty Cơng ty TNHH MTV lọc hóa dầu Bình Sơn, Sổ tay vận hành phân xưởng RFCC Công ty TNHH MTV lọc hóa dầu Bình Sơn (2010), Hợp đồng cung cấp xúc tác RFCC ký ngày 31/10/2010 Công ty TNHH MTV lọc hóa dầu Bình Sơn Cơng ty Grace Davison Ltd Cơng ty TNHH MTV lọc hóa dầu Bình Sơn (2010), Quy chế mua sắm ban hành ngày 31/12/2010 Ngơ Đình Giao (1997), Giáo trình Quản trị Kinh doanh tổng hợp, NXB khoa học kỹ thuật Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2002), Giáo trình Khoa học Quản lý-Tập 1,NXB Khoa học kỹ thuật Trần Văn Nam, Trần Thị Hịa Bình (2005), Giáo trình luật thương mại quốc tế, trường Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội, NXB lao động- xã hội ... NGHIÊN CỨU MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP XÚC TÁC CHO PHÂN XƯỞNG CRACKING XÚC TÁC TẦNG SƠI TẠI CƠNG TY TNHH MTV LỌC HĨA DẦU BÌNH SƠN Ngành : Quản lý kinh tế Mã số. .. quản lý, quản lý hợp đồng, hiệu quản lý hợp đồng, hợp đồng, hợp đồng quốc tế, đo lường hiệu quản lý hợp đồng đặc biệt quan điểm tác giả hiệu quản lý hợp đồng RFCC nào? Nâng cao hiệu quản lý hợp. .. chung nhằm nâng cao hiệu qủa quản lý hợp đồng cung cấp xúc tác cho phân xưởng RFCC: 61 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý hợp đồng cung cấp xúc tác cho phân xưởng RFCC: