Nghiên cứu hoàn thiện công tác quản lý vật tư trong hoạt động bảo dưỡng sửa chữa tại công ty tnhh mtv lọc hoá dầu bình sơn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT CAO VĂN HIỆP NGHIÊN CỨU HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG HOẠT ĐỘNG BẢO DƯỠNG SỬA CHỮA TẠI CƠNG TY TNHH MTV LỌC HĨA DẦU BÌNH SƠN Ngành: Quản lý kinh tế Mã số: 60340410 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS Nguyễn Ái Đoàn HÀ NỘI - 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi tên Cao Văn Hiệp, tác giả luận văn tốt nghiệp cao học Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tôi, kết nghiên cứu luận văn trung thực chưa công bố cơng trình khoa học trước Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm với cam kết Hà Nội, ngày 02 tháng 10 năm 2013 Tác giả Cao Văn Hiệp LỜI CẢM ƠN Luận văn hoàn thành Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh Trường Đại học Mỏ - Địa chất hướng dẫn tận tình PGS.TS Nguyễn Ái Đồn Trong q trình làm luận văn, tác giả nhận giúp đỡ thầy cô giáo khoa ý kiến hướng dẫn quý báu PGS.TS Nguyễn Ái Đoàn, qua tác giả xin gửi tới PGS.TS Nguyễn Ái Đoàn lời cảm ơn sâu sắc Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới nhà khoa học, cán giảng dạy Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh, phòng Sau Đại học – Trường Đại học Mỏ - Địa Chất, tập thể lãnh đạo cán công nhân viên chức Công ty TNHH Một thành lọc hóa dầu Bình Sơn hướng dẫn bảo tận tình giúp đỡ tác giả hồn thành luận văn Tác giả MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Lời cảm ơn Mục lục Danh mục chữ viết tắt Danh mục bảng biểu Danh mục hình vẽ MỞ ĐẦU Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ VÀ PHÂN TÍCH CƠNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm vật tư quản lý vật tư doanh nghiệp 1.1.1 Vật tư phân loại vật tư 1.1.2 Khái niệm quản lý vật tư 1.2 Nội dung quản lý vật tư 1.2.1 Xác đinh nhu cầu lập kế hoạch nhu cầu vật tư 1.2.2 Dự trữ vật tư doanh nghiệp .13 1.2.3 Lập kế hoạch mua sắm vật tư 19 1.2.4 Tổ chức tiếp nhận, lưu kho cấp phát vật tư 21 1.2.5 Đánh giá tình hình cung ứng sử dụng vật tư 25 1.3 Nội dung phân tích cơng tác quản lý vật tư 28 1.3.1 Đánh giá khái quát công tác quản lý vật tư 28 1.3.2 Phân tích cơng tác quản lý vật tư theo nội dung cơng việc 29 1.3.3 Phân tích công tác quản lý vật tư theo yếu tố ảnh hưởng .31 Chương 2: PHÂN TÍCH CƠNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ PHỤC VỤ BẢO DƯỠNG SỬA CHỮA TẠI CƠNG TY TNHH MTV LỌC HĨA DẦU BÌNH SƠN GIAI ĐOẠN 2010 - 2012 33 2.1 Giới thiệu Cơng ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn 33 2.1.1 Lịch sử hình thành .33 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ sứ mệnh 35 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 35 2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Cơng ty tình hình hoạt động Công ty năm gần .42 2.2 Phân tích cơng tác quản lý vật tư hoạt động bảo dưỡng sửa chữa Cơng ty TNHH MTV Lọc hóa dầu Bình Sơn 45 2.2.1 Đánh giá khái quát công tác quản lý vật tư 45 2.2.2 Phân tích chung tình hình hoạt động quản lý vật tư Cơng ty TNHH MTV Lọc hóa dầu Bình Sơn thời gian qua 52 2.2.3 Phân tích cơng tác quản lý vật tư theo nội dung công việc 54 2.2.4 Phân tích cơng tác quản lý vật tư theo yếu tố ảnh hưởng .84 Kết luận chương 95 Chương 3: XÂY DỰNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG HOẠT ĐỘNG BẢO DƯỠNG SỬA CHỮA THIẾT BỊ Ở CƠNG TY TNHH MTV LỌC HĨA DẦU BÌNH SƠN 97 3.1 Mục tiêu phương phướng Công ty công tác quản lý vật tư phục vụ bảo dưỡng sửa chữa thời gian tới 97 3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác mua sắm vật tư phụ tùng thay sửa chữa 98 3.2.1 Cơng tác chuẩn hóa liệu vật tư 98 3.2.2 Tối ưu hóa công tác quản lý mua sắm phụ tùng thay 99 3.2.3 Tối ưu hóa cơng tác vật tư dự phòng, quản lý mua sắm quan lý phụ tùng thay 100 3.3 Giải pháp vật tư dự phòng cho hoạt động Bảo dưỡng sửa chữa 102 3.3.1 Giải pháp xây dựng định mức tối ưu cho vật tư phục vụ bảo dưỡng sửa chữa thiết bị Nhà máy 102 3.3.2 Xây dựng sách, tính tốn quản lý hàng tồn kho cho vật tư bảo dưỡng thiết bị 104 3.4 Giải pháp hoàn thiện hoạt động sử dụng vật tư hoạt động bảo dưỡng sửa chữa 107 3.4.1 Tổ chức nhóm giám sát tình trạng sử dụng vật tư hoạt động bảo dưỡng sửa chữa 108 3.4.2 Tổ chức hướng dẫn quy trình sử dụng vật tư hợp lý .108 KẾT LUẬN 110 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ CMMS Hệ thống quản lý bảo dưỡng ĐVĐH Đơn vị đặt hàng/hoặc đơn vị yêu cầu vật tư ĐVMH Đơn vị mua hàng ĐVVC Đơn vị vận chuyển KHO BP Kho vật tư nhà máy LAB Bộ phận Thí nghiệm thuộc Phòng Quản lý Chất lượng MAV Biên nghiệm thu hàng hoá MHV Biên giao nhận kiểm tra vật tư/HPXT MRV Phiếu nhận vật tư QĐCM Quản đốc chun mơn PR Phiếu mua sắm hàng hóa BDSC Bảo dưỡng Sửa chữa MSDS Bảng dẫn an tồn hố chất NCC Nhà cung cấp, nhà thầu, đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa, PO Đơn đặt hàng/Hợp đồng mua sắm QA/QC Phòng Quản lý Chất lượng TBGH Thông báo giao hàng TCCS Tiêu chuẩn sở UOSD Biên xác nhận vật tư sai khác CO Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) CQ Chứng chất lượng (Certificate of Quality) KHBD Kế hoạch bảo dưỡng WR Phiếu yêu cầu công việc BSR Công ty TNHH MTV Lọc hóa dầu Bình Sơn CC Chứng hợp qui hay đạt yêu cầu (Certificate of Compliance) WO Phiếu thực công việc DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT Tên bảng Trang Bảng 2.1 Tổng hợp tình hình sản xuất kinh Doanh 43 Bảng 2.2 Thay đổi khoản mục hang tồn kho năm 2011 so với 2010 44 Bảng 2.3 Vật tư dự phòng cho thiết bị Tĩnh (bao gồm xưởng khí) 57 Bảng 2.4 Vật tư dự phòng cho thiết bị Quay 58 Bảng 2.5 Vật tư dự phòng cho thiết bị Điện 59 Bảng 2.6 Định mức tiêu hao vật tư cho cơng tác bảo dưỡng định kỳ thiết bị nhà máy năm 60 Bảng 2.7 Vật tư dự phịng cho thiết bị ngồi biển (SPM and Marine/ Offshore facility) 65 Bảng 2.8 Vật tư dự phòng bảo hiểm (Insurance Spare parts) 65 Bảng 2.9 Bảng kế hoạch mua sắm vật tư năm 2012 68 Bảng 2.10 Số lượng tồn kho vật tư năm 2013 70 Bảng 2.11 Số lượng tồn kho vật tư năm 2012 71 Bảng 2.12 Tình hình sử dụng vật tư năm 2012 82 Bảng 2.13 Chi phí vật tư bảo dưỡng sửa chữa năm 2012 83 Bảng 2.14 Bảng liệt kê Nhà cung cấp vật tư phổ biến Nhà máy lọc dầuDung Quất 86 Bảng 2.15 Những vật tư chủ yếu hoạt động bảo dưỡng sửa chữa 90 Bảng 2.16 Trang thiết bị Kho vật tư Công ty BSR 93 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ STT Tên hình Trang Hình 1.1 Kết cấu nhu cầu vật tư doanh nghiệp Hình 1.2 Lượng vật tư thường xuyên 16 Hình 1.3 Dự trữ bảo hiểm 17 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Cơng ty TNHH MTV lọc hóa dầu Bình Sơn 37 Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức công ty 38 Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức chi tiết phòng bảo dưỡng sửa chữa 39 Hình 2.4 Sơ đồ tổ chức quản lý Phòng Vật tư 42 Hình 2.5 Sơ đồ vật tư dự phòng Nhà máy 46 Hình 2.6 Lưu đồ quản lý mua sắm vật tư phục vụ BDSC 48 Hình 2.7 Cơ sở định mức vật tư dự phịng q trình vận hành 56 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong xu nay, Việt Nam gia nhập vào Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) mơi trường cạnh tranh doanh nghiệp diễn sôi động Để tồn phát triển, doanh nghiệp buộc phải thay đổi phương thức quản lý để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm Các Doanh nghiệp Việt Nam có lợi tận dụng vốn kinh nghiệm thề giới, song gặp phải khơng khó khăn phải đương đầu với thách thức hoạt động hồn tồn mới, “ cạnh tranh hồn hảo” Doanh nghiệp muốn tồn phải bứt lên đọ sức đầy cam go Vấn đề đặt phải giải vấn đề cách để cạnh tranh Nhiều Doanh nghiệp khơng thích ứng với xu phát triển dẫn đến giải thể phá sản Bên cạnh đó, nhiều Doanh nghiệp chứng tỏ sức mạnh lên từ bước xuất phát thấp kinh tế cũ, trở Doanh nghiệp hùng mạnh so với công nghiệp nước ta Nguyên nhân dự thành cơng Doanh nghiệp nắm thực trạng nguyên nhân yếu kém, từ tận dụng sức mạnh tổng hợp để tiến hành hoạt động sản xuất kinh Doanh phù hợp với xu chung, đáp ứng đòi hỏi ngày cao thị trường mở Cơng ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn quản lý vận hành Nhà máy lọc dầu Dung Quất, Nhà máy nhựa Polypropylen với đặc thù công nghệ đại, phức tạp với hàng trăm ngàn thiết bị, sản phẩm đầu cần ổn định theo kế hoạch để đảm bảo an ninh lượng quốc gia, lần dừng Nhà máy chi phí lớn Do cơng tác quản lý, đánh giá, lập kế hoạch mua sắm, quản lý sử dụng vật tư hợp lý nhằm đảm bảo sẵn sàng vật tư cho công tác bảo dưỡng sửa chữa thiết bị xảy hỏng hóc quan trọng nhằm đảm bảo vận hành Nhà máy an toàn, ổn định hiệu Theo số liệu thống kê từ Nhà máy lọc dầu giới có khoảng 50% việc dừng sản xuất thiếu vật tư, chi phí vật tư hàng năm phục vụ công việc bảo dưỡng sửa chữa chiếm 50% chi phí bảo dưỡng Nhận thức tầm quan trọng công tác sau thời gian sáu năm cơng tác Phịng Bảo dưỡng Sửa chữa, Cơng ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn, tơi sau nghiên cứu đề tài “Nghiên cứu giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý vật tư hoạt động bảo dưỡng sửa chữa Nhà máy lọc dầu Dung Quất – Công ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn” làm đề tài để viết luận văn thạc sĩ kinh tế Xuất phát từ yêu cầu khách quan nêu trên, việc nghiên cứu đề tài luận văn có ý nghĩa khoa học, mang tính thực tiễn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn, nhà máy Việt Nam lĩnh vực lọc hóa dầu; đồng thời tài liệu góp phần nghiên cứu giải pháp để nâng cao hiệu công tác quản lý vật tư công ty sản xuất khác Việt Nam Mục đích đề tài (các kết cần đạt được) Mục đích nghiên cứu đề tài quản lý vật tư, phụ tùng thiết bị hoạt động bảo dưỡng sửa chữa Công ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn nhằm đảm bảo Nhà máy sản xuất liên tục ổn định Bao gồm từ việc đề xuất mua sắm vật tư sửa chữa, thay thế, dự trữ, vật tư tái sử dụng việc tổ chức quản lý sử dụng vật tư cách hợp lý, hiệu Trên sở vận dụng tổng hợp sở lý luận kết hợp với phân tích điều kiện thực tế Cơng ty Từ đánh giá điểm mạnh, điểm yếu nguyên nhân gây để đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu luận văn Cơng ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi, Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu luận văn vấn đề liên quan đến công tác quản lý vật tư phục vụ cho hoạt động bảo dưỡng sửa chữa thiết bị Công ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn giai đoạn 2010-2012 Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu hệ thống quản lý vật tư điều kiện Công ty, đánh giá thực trạng công tác quản lý vật tư xây dựng giải pháp để hoàn thiện 103 (i) Hoàn thiện phương pháp luận xây dựng định mức vật tư dự phòng chủng loại thiết bị sau năm đầu vận hành; (ii) Hoàn thiện danh mục chi tiết (Itemize) định mức vật tư dự phòng cho năm vận hành; (iii) Hoàn thiện định mức dựa kinh nghiệm bảo dưỡng liệu thống kê thực tế tình hình hỏng hóc thiết bị/vật tư * Với tình hình sở liệu, kinh nghiệm Nhà máy, giải pháp hoàn thành cơng việc sau:  Hồn thiện phương pháp luận xây dựng định mức vật tư dự phòng chủng loại thiết bị cho năm đầu vận hành,  Định mức vật tư chi tiết cho năm vận hành (theo 15 batches khuyến cáo nhà thầu EPC), gồm gần 20.000 danh mục vật tư (items) cho tất chuyên ngành (discipline) thiết bị có tag name (tag-item), với thông tin như: Tên vật tư; Mã vật tư (của nhà sản xuất, nhà cung cấp); Tên thiết bị; Mã thiết bị; Số lượng vật tư giống nhau; Phân loại thiết bị; Phân loại vật tư; Đặc tính vật tư; Tuổi thọ; Số lượng dự phịng theo khuyến cáo nhà thầu ,  Ngồi ra, báo cáo xây dựng Bảng số liệu thống kê tiêu hao vật tư (parts) cho SCBD từ tiếp nhận nhà máy nay, để làm sở đề xuất mức dự phòng tối thiểu * Công việc cần làm thời gian tới để hồn thiện định mức vật tư dự phịng tối thiểu:  Mã hóa danh mục vật tư đồng với danh mục vật tư mà BSR mua có kho Nhà máy để đưa lên hệ thống CMMS trở thành sở liệu ”sống” thực (cần làm sau BSR rà soát, phân loại, mã hóa lại vật tư có kho)  Bổ sung danh mục vật tư định mức dự phòng (xác định sở yếu tố đặc thù nhà máy tình hình thực tế sử dụng Nhà máy); tính tốn lại theo hướng dẫn đề xuất; tham khảo với số liệu thực tế sử dụng nhà máy; tham khảo số liệu khuyến cáo nhà thầu (đã đưa Phụ lục số 2) để đề xuất 104 danh mục chi tiết vật tư mức dự phòng tối thiểu, mục (iii) Đây nhiệm vụ khó, phức tạp với khối lượng thiết bị công việc phải thực lớn, yêu cầu phải có kinh nghiệm Do vậy, để làm việc này, có phận chuyên ngành BSR đủ khả làm với hướng dẫn chuyên gia am hiểu thiết bị có kinh nghiệm nhà máy lọc dầu GIẢI PHÁP: Việc xây dựng Bộ định mức vật tư dự phịng tối thiểu cho cơng tác sửa chữa bảo dưỡng Nhà máy Lọc dầu Dung Quất cần thiết Do đó, để sớm có định mức hồn thiện cần có giải pháp sau: Nhanh chóng hồn thiện cơng tác rà sốt, phân loại danh mục vật tư cho tránh trùng lặp, thể vật tư lắp lẫn cho nhau, theo chuyên ngành/loại nhóm vật tư, mã hóa lại vật tư cho khoa học… Sau tích lũy kinh nghiệm bảo dưỡng sửa chữa, cần rà soát lại việc phân loại mức độ quan trọng thiết bị dây chuyền hoạt động sản xuất Nhà máy mức độ quan trọng vật tư thiết bị Hoàn thiện sở liệu thống kê lịch sử hỏng hóc thiết bị/vật tư tồn Nhà máy; thông tin khả cung cấp vật tư thị trường nước (giá cả, nhà cung cấp/sản xuất, thời gian giao hàng ) Hợp tác với tư vấn nước có nhiều kinh nghiệm việc vận hành bảo dưỡng, sửa chữa NMLD để hoàn thiện định mức vật tư dự phòng tối thiểu cho Nhà máy 3.3.2 Xây dựng sách, tính tốn quản lý hàng tồn kho cho vật tư bảo dưỡng thiết bị Mục đích quản lý tồn kho đáp ứng yêu cầu sử dụng, cân cân chi phí lợi ích vật tư tồn kho Để thực tốt hiệu công tác quản lý vật tư việc đánh giá thường xuyên danh mục vật tư tổ hợp phương pháp cần thiết để có điều chỉnh kịp thời, hợp lý Một số phương pháp đánh giá cần nghiên cứu bước áp dụng sau: 3.3.2.1 Phân loại vật tư sở tần xuất sử dụng (FSN analysis): Áp dụng sau thời gian 02 năm quản lý, ví dụ định nghĩa sau: 105 Vật tư tiêu thụ nhiều (Fast Moving-F): Vật tư sử dụng thường xuyên, sử dụng nhiều 01 đơn vị/tháng Vật tư tiêu thụ (Slow Moving-S): Vật tư sử dụng 01 đơn vị/tháng Vật tư khơng sử dụng (Non-Moving-N): khơng có sử dụng 02 năm Phương pháp nhằm mục đích định hình thức quản lý phù hợp, vật tư tiêu thụ nhanh cần quy hoạch xếp gần cửa xuất hàng để tối ưu công tác nhập xuất Vật tư xuất dùng cần đánh giá nhu cầu sử dụng năm để có hình thức xử lý thích hợp, hiệu 3.3.2.2 Phân loại theo độ trễ mua sắm (SDE Analysis) Scare (S): vật tư nhập có thời gian mua hàng 06 tháng Difficult (D): vật tư có thời gian mua hàng từ 02 tuần đến 06 tháng Easily Available (E): vật tư dễ dàng mua thời gian nhỏ 02 tuần Phương pháp giúp Cơng ty có sách quản lý, thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp để giảm thời gian cung cấp vật tư quan trọng có thời gian cung cấp dài Phương pháp nhân tố quan trọng để giảm lượng hàng lưu kho đảm bảo tính sẵn sàng vật tư cần thiết Để rút ngắn thời gian mua sắm có hiệu Cơng ty phải cải tiến toàn khâu, kể khâu phê duyệt nội đơn hàng, hợp đồng, nghiệm thu 3.3.2.3 Phân loại theo độ tính chất quan trọng Vật tư (VED analysis) Vật tư quan trọng (Vital-V): bao gồm vật tư capital, vật tư bảo hiểm, vật tư cho thiết bị quay quan trọng, hệ thống điều khiển quan trọng vật tư mà thiết hụt ảnh gây tổn thất lớn vè chi phí, ảnh hưởng đến mơi trường phải dừng máy Vật tư cần thiết (Essential-E): vật tư thiếu hụt phải dừng máy gây tổn thất đáng kể, ví dụ ổ bi bơm phụ trợ Vật tư cần có (Desirable-D): vật tư thiếu hụt khơng có ảnh hưởng nhiều Hầu hết vật tư thuộc dạng này, ví dụ: gasket khớp nối đường ống 106 Việc phận loại sẽ giúp Công ty tập trung vào vật tư tối quan trọng đảm bảo sẵn sàng vật tư Các vật tư cần xem xét đánh giá lại định kỳ danh mục, số lượng để đảm bảo cố dừng máy có ảnh hưởng lớn giảm thiểu tối đa 3.3.2.4 Phân tích giá trị xuất dùng hàng năm (ABC analysis): Phương pháp sử dụng nguyên tắc PARETO bắt đầu áp dụng sau 03 năm vận hành để đảm bảo số liệu phân tích tương đối xác, ổn định, việc phận loại sau: Loại A: 10% tổng số vật tư chiếm 70% giá trị xuất dùng Loại B: 20% tổng số vật tư chiếm 20% giá trị xuất dùng Loại C: 70% tổng số vật tư chiếm 10% giá trị xuất dùng Đối với loại A số lượng nhỏ chiếm chi phí lớn cần kiểm sốt chặt về: Phân tích giá trị, xây dựng hệ thống nhiều nhà cung cấp, quản trị cấp cao Công ty/của phận quản lý vật tư Đối với loại B: Thực mua theo lô để hạn chế chi phí quản lý, tìm kiếm nhà cung cấp cung cấp nhiều đầu mục vật tư thuộc loại Số lần quay vòng năm loại vật tư quy định sau: Nhóm vật tư loại A: lần/năm Nhóm vật tư loại B: lần/năm Nhóm vật tư loại C: lần/năm Phương pháp áp dụng để phân loại theo giá vật tư, vật tư có giá trị cao cần xem xét kỹ trước đưa vào lưu kho cần tìm giải pháp để kéo dài thời gian sử dụng vật tư ví dụ sửa chữa để tái sử dụng Kết hợp phương pháp phân tích ABC FSN vật tư xem xét kỹ dạng phân loại tổng hợp: Loại AF: giá trị cao, tần suất sử dụng cao Loại AS: giá trị cao, tần suất sử dụng thấp Loại AN: giá trị cao, chưa có sử dụng Loại BF: giá trị trung bình, tần suất sử dụng cao 107 Loại BS: giá trị trung bình, tần suất sử dụng thấp Loại BN: giá trị trung bình, chưa có sử dụng Loại CF: giá trị thấp, tần suất sử dụng cao Loại CS: giá trị thấp, tần suất sử dụng thấp Loại CN: giá trị thấp, chưa có sử dụng Việc phân loại vật tư nêu cần cập nhật đưa vào đơn hàng mua sắm để phục vụ công tác mua sắm để hỗ trợ việc xem xét định: - Nhóm vật tư dạng BF, CF định giá trị thấp dùng nhiều, nên xem xét mua theo lô lớn để hạn chế chi phí liên quan đến việc triển khai thủ tục mua sắm, chi phí vận chuyển chi phí kiểm tra, nghiệm thu, thủ tục xuất nhập… - Nhóm vật tư AF dù cần phải mua để thay sửa chữa thường vật tư quan trọng, nhiên cần xem kỹ nguyên nhân hư hỏng, tìm giải pháp tái sử dụng vật tư Ngồi cải tiến phương thức mua sắm sang dạng thỏa thuận khung, dạng Consignment Stock Các nhóm phân loại phân tích để thực cơng tác quản trị, tối ưu hóa tồn kho, như: - Nhóm vật tư AS, BS đặc biệt nhóm AN, BN cần xem xét đánh giá số lượng lưu kho tối ưu có giải pháp xử lý số lượng loại nhiều Bộ phận quản lý kho cần định kỳ theo dõi vật tư có kế hoạch lưu trữ, bảo dưỡng phù hợp để đảm bảo chất lượng vật tư - Nhóm vật tư AF, BF cần kiểm kê chặt chẽ để đảm bảo độ xác liệu Bộ phận mua sắm cần có giải pháp tìm kiếm nguồn cung cấp ổn định, chất lượng tốt, thời gian giao hàng ngắn, giá cạnh tranh để tối ưu chi phí vật tư, chi phí lưu kho 3.4 Giải pháp hồn thiện hoạt động sử dụng vật tư hoạt động bảo dưỡng sửa chữa Theo số thống kê phịng Tài – kế tốn chi phí vật tư phục vụ Bảo dưỡng sửa chữa chiếm khoảng 40% chi phí sản xuất Điều cho thấy vai trò 108 quan trọng chiến lược sản xuất kinh doanh công ty Việc sử dụng hợp lý vật tư hoạt động BDSC cần phải quan đâm, đầu tư hợp lý Vấn đề cách nào, giải pháp để tiết kiệm vật tư hoạt động bảo dưỡng sửa chữa Nhà máy? Để giải vấn đề công ty nên tiến hành theo giải pháp sau: 3.4.1 Tổ chức nhóm giám sát tình trạng sử dụng vật tư hoạt động bảo dưỡng sửa chữa Với quy mô bảo dưỡng sửa chữa Nhà máy rộng lớn, tổ chức theo chuyên ngành Điện, Tự động hóa, Cơ khí, phận có 60-80 công nhân, kỹ sư Với tổ chức rộng lớn này, cơng ty cần xây dựng tổ kiểm tra tình trạng sử dụng vật tư hoạt động bảo dưỡng sửa chữa theo chuyên ngành cụ thể theo định mức vật tư yêu cầu với tâm hạn chế vật tư phế thải, sử dụng vật tư tiết kiệm Khi xây dựng tổ chức kiểm tra giám sát nàu đặt mục tiêu phân đấu trách nhiệm không phụ thuộc người quản lý mà công nhân BDSC lúc có trách nhiệm cơng tác quản lý vật tư 3.4.2 Tổ chức hướng dẫn quy trình sử dụng vật tư hợp lý Công ty áp dụng việc hướng dẫn qui trình bảo dưỡng sửa chữa cho cơng nhân theo mã vật tư cách dán tem bảng hướng dẫn vật tư dùng vị trí quy định quy trình bảo dưỡng sửa chữa Mỗi khu vực bảo dưỡng có kỹ sư giám sát hướng dẫn thực cơng việc theo quy trình Cách quản lý chưa thật chặt chẽ quy mô phân xưởng lớn Công ty BSR bởi: Với số lượng công nhân lớn 200 công nhân bảo dưỡng sửa chữa không tránh khỏi cá nhân thiếu ý thức trách nhiệm lao động gây hư hỏng, thất vật tư, lãng phí Để khắc phục tình trạng này, cơng ty nên tiến hành cơng tác quản lý sau: Trước tiến hành công việc bảo dưỡng sửa chữa, giám sát trưởng phải hướng dẫn chi tiết vật tư cần sử dụng cho công nhân cụ thề qui định thời gian cụ thể để công nhân nắm rõ Các giám sát tiến hành giám sát việc thực sử dụng vật tư công trường Cùng với biện pháp công ty cần tăng cường đội ngũ cán làm công tác theo dõi hướng dẫn thực quy trình sử dụng vật tư 109 hợp lý để phát đầy đủ, kịp thời vi phạm công nhân Song song với việc xây dựng biện pháp sử dụng vật tư nghiêm ngặc cơng ty cần có biện pháp khích lệ thúc đẩy cá nhân nâng cao ý thức trách nhiệm việc sử dụng hợp lý vật tư tạo hưng phấn nhiệt tình làm việc khen thưởng kịp thời tổ chức, cá nhân , tổ , tổ nhóm thực tốt cơng tác quản lý vật tư bảo dưỡng sửa chữa tạo bầu khơng khí làm việc khơng đố kị, kìm hãm mà phải quan tâm trợ giúp trường hợp yếu 110 KẾT LUẬN Qua q trình cơng tác tìm hiểu hoạt động thực tế cơng tác quản lý vật tư Công ty BSR, kết hợp với sở lý thuếtđược học trường; tơi mạnh dạn trình bày số đề xuất kiến nghị nhằm giải mặt cịn hạn chế cơng tác quản lý vật tư Công ty với hy vọng công tác hồn thiện Nội dung xây sựng gồm có: Các giải pháp - Chuẩn hóa liệu vật tư - Tối ưu hóa cơng tác quản lý mua sắm vật tư, phụ tùng thay - Tối ưu hóa cơng tác vật tư dự phịng, quản lý mua sắm quan lý phụ tùng thay - Xây dựng tối ưu định mức cho vật tư phục vụ bảo dưỡng sửa chữa thiết bị Nhà máy - Xây dựng sách cho vật tư dự phịng bảo dưỡng thiết bị - Giải pháp quản lý vật tư tồn kho công tác bảo dưỡng sửa chữa Với giải pháp đề cập trên, công tác quản lý vật tư tối ưu hóa vật tư phụ tùng thay Nhà máy Lọc dầu cần thiết, đáp ứng yêu cầu thực tế đề giai đoạn Nhà máy Các giải pháp góp phần vào cơng tìm kiếm lợi nhuận cho Cơng ty dựa vào sách quản lý vật tư, tồn kho định mức tối ưu phụ tùng thay Đề xuất Từ việc nhận thấy công tác sử dụng vật tư vượt theo định mức quy định làm hư hỏng sử dụng khơng quy trình, tơi đề xuất xây dựng hai giải pháp để giải vấn đề - Tổ chức nhóm giám sát tình trạng sử dụng vật tư hoạt động bảo dưỡng sửa chữa - Tổ chức hướng dẫn quy trình cơng nghệ sử dụng vật tư hợp lý Áp dụng hai đề xuất quản lý sử dụng vật tư theo phương thức QCS để 111 đảm bảo vật tư kiểm soát chặt chẽ khâu trình sử dụng, tiết kiệm chi phí tổn thất, đồng thời nâng cao lợi nhuận Công ty Vì điều kiện thời gian cơng tác Cơng ty cịn hạn chế chưa có kinh nghiệm nhiều công tác quản lý vật tư, đưa giải pháp đề xuất chủ yếu dựa vào hiểu biết lý thuyết học Vì nội dung chắn cịn sơ sài có điểm bất cập với thực tế hoạt động Công ty Tuy nhiên, hy vọng luận văn đóp góp phần tích cực vào cơng tác quản lý vật tư phục vụ hoạt động bảo dưỡng sửa chữa Nhà máy lọc dầu Dung Quất; giải tốt số khan mà cho chưa hợp lý; góp phần nâng cao cơng tác quản lý tiết kiệm chi phí vật tư Lời kết luận văn, người viết mong nhận góp ý thầy giáo tập thể cán cơng nhân viên cơng ty Lọc hóa dầu Bình Sơn bà bạn bè để có hiểu biết sâu sắc công tác quản lý vật tư Tác giả biết ơn giúp đỡ quý báu TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Thị Kiều An - Ngơ Thị Ánh, Nguyễn Hồng Kiệt, Đinh Phương Vương (1998), Quản Trị Chất lượng, NXB Giáo Dục Ngô Trần Ánh (2000), Kinh tế Quản lý doanh nghiệp, NXB Thống kê Hồ Tiến Dũng (2005), Hướng dẫn tập quản trị sản xuất điều hành doanh nghiệp, NXB Thống Kê, Tr 42-52 Đặng Đình Đào (2003), Những vấn đề hậu cần vật tư Doanh nghiệp, NXB Đại học kinh tế Quốc dân Đồng Thị Thanh Hương (2005), Giáo trình quản trị Doanh nghiệp, NXB Thống kê Đồng Thị Thanh Hương (2005), Quản trị sản xuất dịch vụ, NXB Thống kê Phạm Hữu Huy (1998), Kinh tế tổ chức sản xuất Doanh nghiệp, NXB Giáo Dục Quy chế lưu hành Quản lý vật tư ( Bộ Công nghiệp Việt Nam) Quy chế tổ chức hoạch toán vật tư ( TCTDL Việt Nam) 10 MATERIAL MANAGEMENT - PETRONAS TECHNICAL STANDARDS 11 www.bsr.com.vn 12 Tư liệu Cơng ty Lọc hóa dầu Bình Sơn PHỤ LỤC PHỤ LỤC PHIẾU YÊU CẦU MUA SẮM VẬT TƯ BINH SON REFINING AND PETROCHEMICAL CO., LTD MAINTENANCE DEPARTMENT PURCHASE REQUISITION PR No: Priority: Date: ROS Date: Title: Equipment Manufacturer: WR/WO: Equipment model: MATERIAL/ SPARE PART DATA Qty in Qty in Lead Current Qty to be Unit TOTAL Delivery UoM opened opened Purpose time Manufacturer (or Item Equipment Total Description Part Stock Ordered Price PRICE schedule PRs POs (week) No Drawing identical equivalent) of Material Number Code tag No parts DOCUMENTS AND DRAWINGS SUPPLY (mark with X): Certificate of Origin issued by chamber of commerce in Manufacturer's country Letter of Guarantee (Follow manufacturer but at least 12 months) COMMENTS/ REMARKS: Manufacturer certificate of conformance/ quality Follow Contractor Management Procedure Others: Requester Discipline Manager Material Manager Co-sign (by AM) BSR-MNT-PLA-008/F-001a, Rev 1, date 13/ /2013 Planning Manager PHỤ LỤC 2: BIÊN BẢN NGHIỆM THU HÀNG HÓA VÀ KIỂM TRA KỸ THUẬT Số:……./BB-{ĐVĐH}-NTHH BIÊN BẢN NGHIỆM THU VẬT TƯ/ HÀNG HOÁ Số MAV: …… Căn Hợp đồng số /2013 công ty PTSC Quảng Ngãi Công ty Technip Hôm ngày _/ _/2013, Kho vật tư công ty TNHH MTV Lọc Hóa Dầu Bình Sơn, hai bên thực cơng tác nghiệm thu bàn giao với thành phần sau: Bên giao: Công ty Cổ phần Dịch vụ Địa chỉ:……………………… Điện thoại: ………………… Đại diện: Chức vụ: Giám đốc Cơng ty Bên nhận: Cơng ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn (BSR) Địa chỉ: xã Bình Trị, huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi Đại diện: Ơng Đinh Văn Ngọc Điện thoại: 055-3.616.666 Chức vụ: Tổng Giám đốc Trên sở kết kiểm tra đối chiếu với quy định hợp đồng ký kết, hai bên thống xác nhận nghiệm thu bàn giao vật tư/ hàng hố với thơng tin chi tiết sau: - Danh mục vật tư/ hàng hoá nghiệm thu, bàn giao: Phụ lục đính kèm - Các hồ sơ, tài liệu bàn giao theo quy định Hợp đồng gồm có: CO, CQ, phiếu bảo hành Biên lập thành 04 có giá trị pháp lý nhau, Bên giao giữ 01 Bên nhận giữ 03 ĐẠI DIỆN BÊN GIAO Biên kiểm tra kỹ thuật ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN TUQ TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG DANH MỤC VẬT TƯ/ HÀNG HÓA NGHIỆM THU (Phụ lục đính kèm BBNT số …………/BB-{ĐVĐH}-NTHH ngày……/ ……/2013) Tham chiếu Hợp đồng số: ………………………./2013 Thơng tin giao nhận hàng hóa Kết kiểm tra nghiệm thu Mã Chứng vật TT tư/ Tên vật tư/ Xuất hàng hàng hoá xứ Đơn vị tính hóa Số Số Thời Chứng lượng lượng gian xuất đặt thực giao chất xứ mua giao hàng lượng nguồn Chứng Chứng chỉ vật kiểm liệu tra/thí nghiệm gốc 1 Bộ Số lượng Các giấy Kết đo chấp tờ kiểm tra kỹ thuật nhận nghiệm khác thu Tất thành viên tổ kiểm tra hàng hóa thống với kết kiểm tra trên, đồng ý ký tên sau đây: ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐƠN VỊ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG (Xác nhận tuân thủ (Xác nhận kiểm tra kỹ thuật/ Hợp đồng, đủ giấy tờ pháp lý) chất lượng nghiệm thu hàng hóa) Người kiểm tra Ngày: Ngày: / _/2013 / /2013 Ngày: / /2013 PHÒNG VẬT TƯ (Xác nhận số lượng nhập kho, quy cách đóng gói) Trưởng BP chuyên ngành Ngày: / /2013 Ngày: / /2013 Ghi PHỤ LỤC PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ MNT Ngày/date: PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ / THIẾT BỊ MATERIAL / EQUIPMENT RESERVATION VOUCHER (MRsV) Số/No: _ Mã thiết bị / Eqpt Tag No: Loại vật tư / Material category: (đánh dấu X vào ô tương ứng) Số Work Order/ WO No: PHỤ TÙNG THAY THẾ Mức độ ưu tiên/ Priority: TT No Mã vật tư CMMS Item No VẬT TƯ TIÊU HAO SPARE PARTS Tên vật tư Material Description (included P/N or equivalent) Vị trí lưu kho Bin location THIẾT BỊ CONSUMMABLES Đơn vị tính UOM EQUIPMENT Số lượng / Quantity Yêu cầu/ Reserved Tồn kho/ Stock Đơn giá Unit cost Bộ phận yêu cầu / Requested by Discipline or Area: Người yêu cầu / Requester Chữ ký/ Signature: Trưởng Nhóm / Group Leader Chữ ký/Signature: Tên/Name: Tên/Name: _ Ngày/Date: Ngày/Date: _ Trưởng phận phê duyệt/ Apporved by Discipline / Area Manager Chữ ký/Signature: Tên/Name: _ Ngày/Date: _ ... pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tư hoạt động bảo dưỡng sửa chữa thiết bị công ty TNHH MTV lọc hóa dầu Bình Sơn CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ VÀ PHÂN TÍCH CƠNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG. .. CƠNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG HOẠT ĐỘNG BẢO DƯỠNG SỬA CHỮA THIẾT BỊ Ở CƠNG TY TNHH MTV LỌC HĨA DẦU BÌNH SƠN 97 3.1 Mục tiêu phương phướng Công ty công tác quản lý vật tư phục vụ bảo dưỡng sửa. .. Lọc Hóa dầu Bình Sơn, tơi sau nghiên cứu đề tài ? ?Nghiên cứu giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý vật tư hoạt động bảo dưỡng sửa chữa Nhà máy lọc dầu Dung Quất – Công ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình