Công tác quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ mùa tuyển sinh đầu cấp cuối cấp trong đại dịch covid 19 năm 2021

SỞ GD&ĐT THANH HÓA TRƯỜNG THPT LAM KINH SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐỀ TÀI "CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VĂN THƯ, LƯU TRỮ MÙA TUYỂN SINH ĐẦU CẤP - CUỐI CẤP TRONG ĐẠI DỊCH COVID-19 NĂM 2021” TẠI TRƯỜNG THPT LAM KINH Người thực hiện: Lê Thị Hiền Chức vụ: Nhân viên Văn thư-Lưu trữ Đơn vị công tác: Trường THPT Lam Kinh SKKN thuộc lĩnh vực: Văn thư trường học Thanh Hóa, năm 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU .1 1.1 Lý chọn đề tài 1.2 Mục đích nghiên cứu 1.3 Đối tượng nghiên cứu .3 1.4 Phương pháp nghiên cứu 1.5 Những điểm sáng kiến kinh nghiệm NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 Cơ sở lý luận sáng kiến kinh nghiệm .3 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 13 2.3 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề 15 2.4 Hiệu SKKN hoạt động giáo dục, với thân đồng nghiệp nhà trường 16 KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 17 3.1 Kết luận 17 3.2 Kiến nghị 18 1 MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài Cả nước chung tay cơng tác phịng chống dịch bệnh Covid-19, thân tất cán giáo viên, học sinh trường THPT Lam Kinh nâng cao tinh thần phòng, chống dịch Covid-19 cách nghiêm túc chặt chẽ Trường THPT Lam Kinh thành lập năm 1977 đến 40 năm phát triển trưởng thành Tháng 11 năm 2017, trường công nhận trường Chuẩn Quốc gia, với bề dày kinh nghiệm đội ngũ cán bộ, giáo viên tâm huyết với nghề Về chất lượng tuyển sinh đầu cấp cuối cấp hàng năm tăng lên rõ dệt Bên cạnh thành tích đạt phải nói đến cơng tác quản lý hồ sơ từ khâu ban đầu mùa đại dịch covid -19 diễn phức tạp Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác quản lý hồ sơ văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quản lý, sử dụng dấu văn thư Với xu thư điện tử hội nhập phủ sóng cơng nghệ thơng tin tồn cầu, Sở GD&ĐT Thanh Hóa triển khai phần mềm Tdoffice đến đơn vị trường học, công việc quản lý hồ sơ từ tất khâu, quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, ký số, chuyển văn thư đơn vị, vào sổ, ký số, gửi Cơng tác văn thư thành quy trình đảm bảo mơi trường điện tử nhanh chóng, kịp thời, xác Việc thơng tin chiều trở nên nhanh chóng, kịp thời, xác, tiện lợi giúp văn thư đơn vị quản lý tốt công tác quản lý hồ sơ, lập hồ sơ công việc, quản lý cơng văn - đến cách nhanh chóng, kết cao Trên thực tế công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, công văn giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng Như vậy, thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan Từ đó, thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Mỗi quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Chính tơi chọn đề tài "Công tác quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ mùa tuyển sinh đầu cấp - Cuối cấp đại dịch covid -19 năm 2021" đề làm đề tài nghiên cứu viết sáng kiến kinh nghiệm Mong số kinh nghiệm phát huy bổ sung thêm công tác quản lý hồ sơ tuyển sinh đầu cấp cuối cấp quan khối THPT ngày nâng cao phát triển 1.2 Mục đích nghiên cứu Công tác quản lý hồ sơ khâu quan trọng công tác văn thư - Lưu trữ Trường THPT Lam Kinh, nhiệm vụ trọng tâm quản lý tốt hồ sơ tuyển sinh đầu cấp tuyển sinh cuối cấp đại dịch covid19 diễn phức tạp Để thuận tiện công tác quản lý hồ sơ dễ dàng công việc "Thu - Nhận- Nhập" hồ sơ tuyển sinh vào lớp 10 nhanh chóng, kịp thời, theo cách tơi tơi nhận hồ sơ từ trường THCS theo bó, lơ khơng nhận hồ sơ nhỏ lẻ học sinh đến nộp, công tác tuyển sinh cuối cấp lớp 12 Tương tự vậy, tơi nhận bó lớp, làm giúp trường THCS học sinh lớp 12 có thêm thời gian ơn tập chuẩn bị thi TN THPT năm 2021, không lo lắng công việc nộp hồ sơ, tiết kiệm thời gian phòng chống dịch covid-19 an tồn, chi phí tiết kiệm, khơng thời gian phải lại nhiều lần tránh tập trung nơi đông người 1.3 Đối tượng nghiên cứu - Công tác quản lý hồ sơ Trường THPT Lam Kinh - Địa điểm: Văn thư Trường THPT Lam Kinh - Thời gian: Từ tháng 01/2021 đến tháng 5/2021 1.4 Phương pháp nghiên cứu Trong suốt trình nghiên cứu đề tài "Công tác quản hồ sơ văn thư, lưu trữ tuyển sinh đầu cấp cuối cấp đại dịch covid-9 năm 2021” sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác như: Bám sát thực tế, quan sát, tổng hợp tài liệu liên quan đến đề tài, thống kê và phân tích, đánh giá số liệu thu thập thời gian nghiên cứu 1.5 Những điểm sáng kiến kinh nghiệm - Khắc phục nhược điểm tồn việc quản lý hồ sơ lưu trữ Trường THPT Lam Kinh - Cơng tác phịng chống dịch covid -19 mùa tuyển sinh - Thu thập tài liệu mới, đạt kết nhanh chóng, gọn nhẹ: Như hồ sơ tuyển sinh vào lớp 10 từ trường THCS, theo số lượng bó nhập lơ vào phần mềm thi tuyển sinh vào 10, việc tải file máy nhập hồ sơ theo lô, xong ốp file nhập lên phần mềm, tốn thời gian có 5-10 phút nhập xong đơn vị nộp hồ sơ (Hình 1) - Phần tuyển sinh thi TN THPT năm 2021 thu thập theo bó lớp nhập theo lơ, cơng việc đơn giản, gọn nhe, xác nhanh chóng: Cơ sở liệu nhiều khơng nhập theo lô thi nhiều thời gian, phần nhập phiếu xét tốt nghiệp - Nhập mã định danh sở liệu ngành điểm tổng kết trung bình mơn mơn học học bạ NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 Cơ sở lý luận sáng kiến kinh nghiệm + Công tác quản lý hồ sơ - Văn thư, lưu trữ Làm tốt công tác Quản lý hồ sơ - Văn thư, lưu trữ đảm bảo thông tin phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo u cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỷ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt cho công tác quản lý hồ sơ việc lưu trữ hồ sơ tốt Tôi mạnh dạn chọn đề tài "Công tác quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ mùa tuyển sinh đầu cấp cuối cấp đại dịch covid -19 năm 2021" Nhằm phục vụ công tác tuyển sinh đầu cấp cuối cấp thuận lợi nhanh chóng cơng tác văn thư, lưu trữ, thu thập tài liệu tốt bảo quản hồ sơ tốt * Ngồi cơng tác văn thư, lưu trữ cơng quản lý hồ sơ nhiệm vụ thiếu việc thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ Đề tài sáng kiến kinh nghiệm giúp công việc thu thập tài liệu nhanh chóng, gọn nhẹ: Thu nhận hồ sơ tuyển sinh vào lớp 10 từ trường THCS, theo số lượng bó Bên cạch tơi chuẩn bị cơng tác phịng, chống dịch covid - 19 phịng, trước có giáo viên THCS đến nộp thu nhận hồ sơ vào lớp 10 trường THCS địa bàn tuyển sinh: (Hình 1,2- GV trường THCS đến nộp hồ sơ) Hình 1: Phịng dịch Covid-19 cho GV THCS đến nộp hồ sơ vào 10 (Hình 2- GV trường THCS đến nộp hồ sơ sát khuẩn cửa phịng) (Hình 3- GV trường THCS đến nộp hồ sơ sát khuẩn cửa phịng) Hình 2: Thu hồ sơ theo bó tuyển sinh 10 Xong tiến hành nhập vào phần mềm thi tuyển sinh vào 10, tải file máy nhập theo lô, xong ốp file nhập lên phần mềm, tốn thời gian có - 10 phút nhập xong đơn vị nộp hồ sơ (Hình 4) Bước đầu tải file mẫu nhập hồ sơ theo lơ (Hình 4: File nhập theo lơ tuyển sinh 10) Đối với tuyển sinh cuối cấp lớp 12 thi TN THPT năm 2021 thu theo đơn vị lớp, đại diện lớp lên nộp theo bó, lơ (Hình 5,6,7,8) Bước Nhận hồ sơ theo bó- Đại diện đơn vị lớp đến nộp (Hình 5: Đại diện học sinh nộp hồ sơ theo đơn vị lớp) (Hình 6: Đại diện học sinh nộp hồ sơ theo đơn vị lớp) (Hình 7: Đại diện học sinh nộp hồ sơ theo đơn vị lớp) 10 (Hình 8: Đại diện học sinh nộp hồ sơ theo đơn vị lớp) Bước 2: Nhập hồ sơ theo lô đơn vị lớp ốp phần phiếu xét tốt nghiệp, tải file theo biểu mẫu phần mềm ốp mã định danh sở liệu 11 ngành vào file tạo xong ốp danh sách lô theo đơn vị lớp bó vào phần mềm thi TN THPT năm 2021 (Hình 9) (Hình 9: File nhập theo lô thi THPTQG 2021) Bước 3: Tải file nhập điểm học bạ phần mềm TN THPT năm 2021 danh sách có điểm tổng kết trung bình mơn môn học, lấy liệu vnEdu sau đơn vị hoàn thành điểm tổng kết cho khối 12 xong, tải file ốp lên (Hình 10) (Hình 10: File nhập theo lô học bạ thi THPTQG 2021) Trên bước thu thập hồ sơ quản lý hồ sơ, hoàn thiện hai phần mềm nhập liệu thời gian nhập liệu phần mềm song hành 12 thời điểm, làm theo cách trên, tạo thuận lợi cho cơng việc "ThuNhập" cách nhanh chóng, khơng bị trồng chéo mặt thời gian không làm ảnh hưởng chi phối công việc khác, quan trọng mùa đại dịch covid-9 diễn phúc tạp vậy, không làm ạt tập trung để tránh dịch bênh lây lan 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm +Thực trạng, thuận lợi khó khăn Đặc điểm tình hình chung Cả nước chung tay phòng chống dịch covid- 19, trường THPT Lam Kinh tuyên truyền, phổ biến đến CBGV, học sinh toàn trường biện pháp chống dịch Ban giám hiệu, Ban chuyên môn, Công đồn, Đồn TN, Ban thu hồ sơ ln nắm bắt tinh hình, bước chống dịch, từ buổi công tác thu hồ sơ: Chuẩn bị vận dụng cần thiết như: Kê bàn, nước sát khuẩn, máy đo nhiệt độ, trang y tế thiết bị cần thiết để phịng dịch cách tốt - Cơng tác quản lý hồ sơ: Thu thập nhập liệu nhanh chóng, gọn nhẹ, thuận lợi, hồ sơ để theo lơ, bó sau hồn tất xếp lên giá, tủ, khâu bảo quản tốt, thuận tiện Bên cạnh - Cơng tác văn thư đóng vai trò quan trọng, lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trị vậy, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian qua, công tác văn thư đạt kết định thể phương diện quản lý tổ chức thực sau: Nhận thức vai trị, ý nghĩa tác dụng cơng tác văn thư hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung quan tổ chức nói riêng Ban hành quy chế, quy định công tác văn thư, lưu trữ; Các quy định quản lý văn đến, quản lý văn đi; lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu quan Cùng với việc ban hành văn quản lý, đạo cơng tác văn thư tổ chức văn thư quan tâm kiện toàn ngành, cấp Tuy nhiên: Bên cạnh kết đạt được, việc thực công tác văn thư thời gian qua bộc lộ hạn chế cần quan tâm khắc phục, là: Về công tác quản lý hồ sơ - Văn thư trường nhìn chung phần lớn có chun mơm, nghiệp vụ, làm quy định nhà nước, song cịn hạn chế kỹ năng, chun mơn, phần lớn chưa biên chế 13 - Về đầu tư sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng u cầu đại hóa cơng tác văn thư Từ áp dụng NĐ số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ Ban hành Nghị định cơng tác văn thư công tác văn thư ngày thực tốt lên nhiều - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan thực cúng chưa đồng Thuận lợi, khó khăn + Thuận lợi: - Từ áp dụng phương pháp thu thập hồ sơ nhập theo lô công tác tuyển sinh đầu cấp tuyển sinh cuối cấp vây thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ tơi tốt - Cơng tác phịng chống dịch covid đảm bảo, khơng có giáo viên, học sinh đến nộp hồ sơ từ vùng dịch - Từ áp dụng phần mềm quản lý văn điện tử, công văn giấy tờ, từ văn - đến theo hệ thống định phần mềm Tdoffice, việc quản lý văn băn thuận lợi, theo dõi, đôn đốc, phần mềm giúp văn thư tất đơn vị làm quy trình, làm đồng có quy mơ hơn, theo dõi công văn đi- đến sát - Cơng tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử phần mềm Tdo ffice đơn vị Được quan tâm đạo trực tiếp Sở GD&ĐT Thanh Hóa Ban giám hiệu nhà trường Đảng, Chính quyền, ban ngành, đồn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đồn kết hợp tác với nhà trường Đội ngũ thầy cô giáo động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức vươn lên hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao - Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt động khác + Khó khăn: - Dịch bệnh covid-19 diễn phúc tạp, khó lường điều trường THPT Lam kinh bước theo dõi sát xao cơng tác phịng dịch tốt - Công tác quản lý hồ sơ - Trách vụ văn thư số đơn vị cịn chưa trọng, coi nhẹ đơi lúc làm sai quy trình dẫn đến cơng việc quản lý hồ sơ, cơng văn - đến cịn vướng 2.3 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề - Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc nâng cao chất lượng cơng tác quản lý hồ sơVăn thư, lưu trữ yêu cầu tất yếu Chính nhà trường xác định rõ: 14 - Nâng cao nhận thức Cán - Giáo viên - Nhân viên công tác quản lý hồ sơ - Văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu công tác văn thư giá trị tài liệu lưu trữ; - Tạo bước chuyển biến, đưa công tác Quản lý hồ sơ -Văn thư, lưu trữ vào nề nếp thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản lý nhà nước giai đoạn Để góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn thư, lưu trữ nhằm thực mục tiêu chung nhà trường theo xu hướng công cải cách hành chính, cần tập trung thực tốt số giải pháp sau: - Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực công tác văn thư, lưu trữ - Quản lý công tác văn thư, lưu trữ trách nhiệm không thủ trưởng quan mà trách nhiệm cá nhân quan, đơn vị Xác định tầm quan trọng việc xây dựng kế hoạch nói chung, kế hoạch cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng, nhà trường tiến hành xây dựng kế hoạch theo đạo cấp trên, phù hợp với điều kiện thực tế nhà trường, cụ thể tới phận, thành viên nhà trường Để xây dựng kế hoạch nhà trường dựa văn đạo cấp, ngành - Quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ bao gồm văn pháp lý có yêu cầu cán bộ, nhân viên văn thư đối tượng liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm túc nhằm đảm bảo tính thống hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ - Về quy định công tác văn thư lưu trữ bao gồm: Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 liên Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày vănbản; Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ Ban hành Nghị định công tác văn thư; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổchức; - Luật lưu trữ Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng năm 2012; Trên sở văn nhà nước, hàng năm nhà trường xây dựng kế hoạch ,ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế nhà trường 15 + Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức hoạt động công tác văn thư, lưu trữ 2.4 Hiệu SKKN hoạt động giáo dục, với thân đồng nghiệp nhà trường Đổi nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên công tác văn thư lưu trữ nhiều hình như: Phổ biến, trao đổi họp, hội nghị Qua giúp CBGVNV hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ từ có ý thức thực tốt quy định văn thư, lưu trữ Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự buổi tập huấn huyện, Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ + Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Hiện nay, cách mạng công nghệ thông tin diễn sôi động tác động sâu sắc trực tiếp đến mặt hoạt động: kinh tế, xã hội đất nước Phương hướng tin học hố cơng tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế khả phát triển tương lai Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao suất lao động nhân viên văn thư lên nhiều lần, đồng thời giảm nhẹ sức lao động nhân viên văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo định kịp thời, xác, đắn, góp phần phục vụ cơng cải cách hành 3.KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 3.1 Kết Luận: Qua 17 năm làm công tác văn thư Trường THPT, nhờ đưa số giải pháp cách quản lý hố sơ cách phòng, chống covid mùa tuyển sinh đầu cấp đến công tác tuyển sinh phần hoàn tất chưa phát trường hợp nhiễm covid- 19 lúc đến làm hồ sơ đến giao dịch công việc liên quan đến công tác tuyển sin Bản thân thực tốt rút số kết luận sau: - Qua đợt tuyển sinh đầu cấp vào lớp 10 tuyển sinh cuối cấp THPT đại dịch covid-19, sáng kiến cách làm quản lý hồ sơ cách nhanh chóng, gọn nhẹ, phù hợp với nhiều đơn vị, dễ làm, quản lý hồ sơ không bị trồng chéo 16 - Hồ sơ ngăn nắp, rõ dàng, giúp phát triển thêm công tác quản lý hồ sơ- công tác văn thư cách tốt - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu đề - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học - Việc lưu trữ văn dần vào nề nếp - Công việc hàng ngày giải nhanh, chủ động Các điều kiện sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ bổ sung kịp thời Hiện công tác quản lý hồ sơ - Văn thư trường vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt Cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ Văn thư nhà trường Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường để chia sẻ đồng nghiệp Là người làm công tác văn thư cần phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao, ln có tính kiên trì học hỏi nâng cao trình độ chun mơn Cơng tác văn thư mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… Áp lực cơng việc người làm cơng tác văn thư lớn nên địi hỏi người làm cơng tác phải bình tỉnh có phương pháp khoa học giải cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì Người làm cơng tác văn thư luôn trực tiếp xử lý công việc với thái độ phải hoà nhã, ân cần, siêng năng, khơng nóng nảy Phải thật u q cơng việc, xem việc làm tạo điều kiện cho lãnh đạo để quan hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học Trên đây, xin đưa vài kinh nghiệm nhỏ tơi.Tuy khơng hồn hảo lắm, giúp cho tơi hồn thành tốt cơng việc giao 17 3.2 Kiến nghị Đề nghị Hội đồng Nhà trường tăng cường cơng tác phịng, chống covid19 tốt Nâng cấp cấu hình hệ thống máy tính phịng văn thư, lưu trữ để tiếp bước thu- nhập, quản lý hồ sơ, phần mềm quản lý văn Tdoffice hoạt động hiệu tốt Do thời gian thực có hạn, cách quản lý hồ sơ thu thập hồ sơ đại dịch covid- 19 diễn phúc tạp phần sáng kiến tơi cịn hạn chế thiếu sót, mong năm khắc phục phát huy chun mơn, lực tốt XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHÓ HIỆU TRƯỞNG Thanh Hóa, ngày 20 tháng 05 năm 2021 Tơi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người khác Người viết sáng kiến Nguyễn Văn Nam Lê Thị Hiền TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ Ban hành Nghị định công tác văn thư; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổchức; 18 Luật lưu trữ Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng năm 19 ... tài "Công tác quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ mùa tuyển sinh đầu cấp cuối cấp đại dịch covid -19 năm 2021" Nhằm phục vụ công tác tuyển sinh đầu cấp cuối cấp thuận lợi nhanh chóng cơng tác văn thư,. .. công tác văn thư, lưu trữ; Các quy định quản lý văn đến, quản lý văn đi; lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu quan Cùng với việc ban hành văn quản lý, đạo công tác. .. cứu Cơng tác quản lý hồ sơ khâu quan trọng công tác văn thư - Lưu trữ Trường THPT Lam Kinh, nhiệm vụ trọng tâm quản lý tốt hồ sơ tuyển sinh đầu cấp tuyển sinh cuối cấp đại dịch covid1 9 diễn phức