skkn CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN TRONG TRUNG TÂM GDTX HUYỆN CẨM MỸ

BM 01 – Bìa SKKN SỞ GD VÀ ĐT TỈNH ĐỒNG NAI TRUNG TÂM GDTX HUYỆN CẨM MỸ  Mã số: SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN TRONG TRUNG TÂM GDTX HUYỆN CẨM MỸ Người thực hiện: NGÔ THỊ CẨM HƯỜNG Lĩnh vực nghiên cứu: Quản lý giáo dục: Phương pháp dạy học môn: Phương pháp giáo dục: Lĩnh vực khác: Có đính kèm: Mô hình Phần mềm Phim ảnh Hiện vật khác Năm học: 2011 – 2012 BM 02 - LLKHSKKN SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên: NGÔ THỊ CẨM HƯỜNG Ngày tháng năm sinh: 10/01/1977 Nam, nữ: Nữ Địa chỉ: Trung tâm GDTX huyện Cẩm Mỹ Điện thoại: (CQ)/0613.798704 Fax: 0613.798704 (NR); ĐTDĐ: 0917105969 E-mail: Chức vụ: Văn thư – Lưu trữ Đơn vị công tác: Trung tâm GDTX huyện Cẩm Mỹ II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân Cao đẳng - Năm nhận bằng: 1998 - Chuyên ngành đào tạo: Quản trị II KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Lưu trữ Số năm có kinh nghiệm: - Các sáng kiến kinh nghiệm có năm gần đây: Ứng dụng CNTT công tác lưu trữ ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN TRONG TRUNG TÂM GDTX HUYỆN CẨM MỸ I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: - Là đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực cần có phận tiếp nhận xử lý thông tin cấp ban hành đến đơn vị có nhiệm vụ phản hồi lại trình hoạt động Trung tâm - Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn … nhiều; nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng Trung tâm phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp Giám đốc kịp thời nắm bắt thông tin để có hướng giải công việc cách tốt nhằm giúp Trung tâm hoàn thành nhiệm vụ - Làm tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: suất, chất lượng hiệu Ngược lại, làm không tốt công tác quản lý lưu trữ văn hạn chế đến kết hoạt động, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác Trung tâm Do đó, nhận thấy công tác quản lý hồ sơ lưu trữ công tác hữu hiệu để khắc phục tồn tại, bảo đảm toàn vẹn hồ sơ lưu trữ II TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Cơ sở lý luận - Những năm trước nhiều trường học, trung tâm chưa nhận thức tầm quan trọng cùa công tác Văn thư nên hầu hết trường học, trung tâm chưa bố trí cán làm công tác Từ năm 2000 trở lại đây, yêu cầu đổi nhà nước nhiều mặt hoạt động hành giáo dục: chương trình Phổ cập giáo dục, chương trình đổi phương pháp dạy học, thay sách giáo khoa … nên từ văn đạo ngày nhiều nên vai trò công tác quản lý hồ sơ lưu trữ văn góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, đồng thời cung cấp thông tin khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý Trung tâm - Công tác quản lý hồ sơ lưu trữ văn có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập có khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi hoạt động Để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ nhiều loại Đối với loại hồ sơ, văn ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục thứ tự theo thời gian Nội dung đề tài a) Công văn đến: Bao gồm loại như: công văn đạo chuyên môn ngành, công văn đạo quản lý, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Tài chính, Bảo hiểm, Pháp luật,… ban ngành cấp nhiều loại văn khác  Trình tự theo dõi: - Khi nhận loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn để hiểu rõ nội dung yêu cầu văn - Đóng dấu công văn đến, đánh số thứ tự, ngày nhận vào góc trái bên dòng địa danh, ngày, tháng văn vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định) - Chuyển giao cho Giám đốc để xem xét đạo văn giao lại cho quản lý thực Ý kiến Giám đốc ghi góc trái văn - Sau có đạo Giám đốc, văn thư vào sổ theo dõi công văn theo tính chất cho người nhận ký vào sổ Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đến Ngày đến 16/4/2012 Số đến 14 Tác giả Sở GD & ĐT Đồng Nai Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi 536/SGDĐT 09/4/2012 Hướng dẫn Nguyễn -TCCB chế độ Văn A thỉnh giảng … … Như vậy, cần thiết có kiểm tra, Ban lãnh đạo cần loại văn nào, văn thư kiểm tra sổ biết nhận, phận lưu giữ văn Cuối năm học, văn hết hiệu lực thi hành, cần thu hồi lại ghi vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính chất, thời gian, ghi mục lục, lồng lên phía trước sau đóng thành tập đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ b) Công văn đi: Bao gồm nhiều loại như: Tờ trình, Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch… Các loại văn cần phải phân loại cẩn thận như: Tờ trình chuyên môn, tu sửa sở vật chất, xây dựng bản; Báo cáo hàng tháng, công tác thực chuyên môn, học nghị quyết, loại báo cáo khác; Quyết định kiểm tra định kỳ, nâng lương … Khi đánh máy văn chuyển đi, thiết phải in làm bản, gửi đi, để lưu đánh số theo văn bản, có ký hiệu riêng nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn (theo mẫu quy định) Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn Số, ký hiệu văn Ngày, tháng văn Tên loại Người Nơi trích yếu nội ký nhận dung văn văn Đơn vị, người nhận lưu 08/BCTTGDTX -VP 09/3/2012 Báo cáo công tác hoạt động quý I Giám đốc Giám đốc UBND huyện Số lượng Ghi … Khi chuyển giao công văn cho cá nhân đơn vị phải có sổ theo dõi ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn quan nhận công văn phải ký vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy  Trình tự lưu trữ: - Quy định mở sổ theo dõi theo năm Bắt đầu từ ngày 01/01/2012 đến hết 31/12/2012 Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … ngày 01/01/2013, tương tự thực năm - Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định, … theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào thùng hồ sơ, phía có ghi tờ mục lục - Cuối năm tất đóng lại thành tập đưa vào lưu trữ c) Học bạ, sổ đăng bộ: Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng Để quản lý tốt học bạ thiết phải có: - Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) - Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học)  Trình tự quản lý theo dõi: * Học bạ: - Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại - Học bạ cần bọc nhựa để bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học, tốt nghiệp THCS (bản sao), đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 10, văn thư phải ghi số đăng vào trang - Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo lớp, bỏ vào ngăn riêng để lưu trữ, bên cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng lớp có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện việc tra cứu thông tin kịp thời - Đối với học bạ học sinh nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm có học sinh nghỉ học, học sinh trường chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi Các học bạ nên xếp thứ tự A, B, C, … để cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh ký nhận * Sổ đăng bộ: - Sau hồ sơ tuyển sinh lớp 10 xong đuợc phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 10, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … giấy nháp sau mở trang sổ ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) - Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học - Khi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học phải có xác nhận giám đốc d) Việc lưu trữ hồ sơ, văn theo công nghệ thông tin: Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc làm cần thiết việc lưu trữ hồ sơ, văn máy vi tính Văn thư phải am hiểu sâu sát cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý ổ đĩa, biết sáng tạo không ngừng học tập để nâng cao tay nghề  Các bước thực lưu trữ quản lý: - Cài đặt riêng ổ đĩa, sau tạo New folder theo năm học để thuận tiện việc quản lý tra cứu thông tin - Cách trình bày văn áp dụng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ - Để quản lý văn bản, công văn hồ sơ cách chuyên nghiệp, Trung tâm tự thiết kế chương trình Quản lý văn đến Excel với hàm đơn giản Bước 1: Tạo thư mục quản lý văn thư mục chứa liệu - Tại ổ đĩa D, tạo thư mục có tên Quản lý văn - Tạo tiếp 02 thư mục công văn 2012 công văn đến 2012 thư mục Quản lý văn vừa tạo Bước 2: Tạo giao diện Sheet công văn đi, công văn đến Khởi động Excel tạo nội dung hình đây, lưu lại với tên Danh mục tra tìm thư mục Quản lý văn CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN CÔNG VĂN ĐI 2012 Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 CÔNG VĂN ĐẾN 2012 Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Bước 3: Tạo dấu định vị từ tháng đến tháng 12 cho Sheet Công văn Công văn đến - Tại ô có tọa độ A6, gõ T1 (ký hiệu dấu định vị Tháng 1) - Tại ô B6, đổ màu vào để nhớ ô bắt đầu tháng A B C D E Số công văn CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 2012 Ký hiệu Ngày tháng Số Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký văn văn T1 T2 10 F Nơi nhận văn - Tại ô có tọa độ A9, gõ T2(Ký hiệu dấu định vị tháng 2) - Tại ô B9, đổ màu vào để nhớ ô bắt đầu tháng 2, để cách vài ô tạo dấu định vị đổ màu đánh dấu cho tháng đến hết tháng 12 - Đặt trỏ vào ô 1001 gõ công thức =COUNTA(B6:B1000) nhấn Enter Hàm có tác dụng tự động đếm số văn nhập vào, áp dụng cho quan năm soạn thảo 1000 văn - Tại ô có tọa độ B2, gõ Số công văn … - Tại ô có tọa độ B3, gõ công thức =B1001 Hàm lấy kết ta biết số công văn để đỡ phải tìm.Tiếp theo, đặt tên cho dấu định vị từ T1 đến T12 cách sau: Đặt trỏ vào ô có tọa độ A6 có dấu định vị T1, nhấp vào Insert\Name\Define, ô Names in workbook, gõ T1a, nhấp vào Add nhấp OK + + Làm tương tự hết 12 tháng để tạo dấu định vị cho tháng Bước 4: Tạo liên kết từ Sheet Danh mục công văn đến dấu định vị tháng Sheet Công văn - Tại Sheet có tên Danh mục bôi đen ô tháng công văn đi, nhấp vào biểu tượng Insert Hyperlink ấn Ctrl + K - Tìm thư mục Quản lý văn bản, tìm tập tin Danh mục tra tìm.xls, nhấp vào mục Bookmark, tìm đến mục T1a, bấm Ok - Nếu muốn hiển thị dòng thông báo nhỏ đưa trỏ vào mục, nấp vào vào mục Screen Tip, gõ thông báo vào ô Screen Tip text - Làm tương tự hết 12 tháng Bước 5: Thiết lập siêu liên kết từ trích yếu nội dung cửa sổ để mở nội dung văn cụ thể - Sổ công văn cho phép tra tìm đến trích yếu văn Nếu muốn xem nội dung văn đó, phải copy văn vào thư mục Công văn 2012 tiến hành tạo siêu liên kết - Bôi đen phần nội dung Trích yếu nội dung văn sổ công văn - Nhấp vào biểu tượng Insert Hyperlink, mở ổ D\ Quản lý văn bản\Công văn 2012 sau tìm tập tin cần mở bấm OK Bước 6: Xóa bỏ chữ T1, T2 … T12 thiết lập hàm để chương trình tự động điền số công văn Sau tạo xong dấu định vị đặt tên cho dấu định vị, xóa bỏ chữ T1 đến T12 mà không ảnh hưởng đến dấu định vị - Tại cột A> ô A6, gõ =IF(B6=””,””,COUNTA($B$6:B6)) Hàm có tác dụng tự động đánh số văn bạn gõ ký hiệu văn cột B, chép công thức ô A6 đến ô 1000 cột A - Để chèn thời gian văn vào cột ngày tháng văn bản, nhấn Ctrl + dấu : * Đối với Sheet Công văn đến, làm tương tự, nhiên muốn mở nội dung văn đến bạn cần trang bị máy scan để quét trang văn lưu lại định dạng PDF III HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Qua năm làm công tác văn thư lưu trữ Trung tâm GDTX huyện Cẩm Mỹ, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học, thân đạt kết sau: - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu cấp đề - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học - Công việc giải hàng ngày, chủ động Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trung tâm công việc đòi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản có nhiều loại khác Trên đây, xin đưa vài kinh nghiệm nhỏ Tuy không hoàn hảo lắm, giúp cho hoàn thành tốt công việc giao IV ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG Các ban, ngành đoàn thể nên triển khai, áp dụng việc lưu trữ hồ sơ CNTT, chương trình Excel giúp cho việc truy tìm hồ sơ, công văn nhanh chóng, xác tiết kiệm thời gian; tránh thất lạc công văn, văn V TÀI LIỆU THAM KHẢO - Chương trình quản lý văn – Dương Mạnh Hùng - Lý luận phương pháp công tác văn thư – NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội - Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ NGƯỜI THỰC HIỆN Ngô Thị Cẩm Hường 10 SỞ GD VÀ ĐT ĐỒNG NAI TRUNG TÂM GDTX HUYỆNCẨM MỸ BM04-NXĐGSKKN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Cẩm Mỹ, ngày 23 tháng năm 2012 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2011 - 2012 Tên sáng kiến kinh nghiệm: Công tác quản lý hồ sơ lưu trữ văn Trung tâm GDTX huyện Cẩm Mỹ Họ tên tác giả: Ngô Thị Cẩm Hường Chức vụ: VTLT Đơn vị: Trung tâm Giáo dục thường xuyên huyện Cẩm Mỹ Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào ô tương ứng, ghi rõ tên môn lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học môn:  - Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác:  Sáng kiến kinh nghiệm triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong ngành  Tính (Đánh dấu X vào ô đây) - Có giải pháp hoàn toàn  - Có giải pháp cải tiến, đổi từ giải pháp có  Hiệu (Đánh dấu X vào ô đây) - Hoàn toàn triển khai áp dụng toàn ngành có hiệu cao  - Có tính cải tiến đổi từ giải pháp có triển khai áp dụng toàn ngành có hiệu cao  - Hoàn toàn triển khai áp dụng đơn vị có hiệu cao  - Có tính cải tiến đổi từ giải pháp có triển khai áp dụng đơn vị có hiệu  Khả áp dụng (Đánh dấu X vào ô dòng đây) - Cung cấp luận khoa học cho việc hoạch định đường lối, sách: Tốt  Khá  Đạt  - Đưa giải pháp khuyến nghị có khả ứng dụng thực tiễn, dễ thực dễ vào sống: Tốt  Khá  Đạt  - Đã áp dụng thực tế đạt hiệu có khả áp dụng đạt hiệu phạm vi rộng: Tốt  Khá  Đạt  Phiếu đánh dấu X đầy đủ ô tương ứng, có ký tên xác nhận người có thẩm quyền, đóng dấu đơn vị đóng kèm vào cuối sáng kiến kinh nghiệm XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN (Ký tên ghi rõ họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, ghi rõ họ tên đóng dấu) 11 12 [...]...SỞ GD VÀ ĐT ĐỒNG NAI TRUNG TÂM GDTX HUYỆNCẨM MỸ BM04-NXĐGSKKN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Cẩm Mỹ, ngày 23 tháng 5 năm 2012 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2011 - 2012 Tên sáng kiến kinh nghiệm: Công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ văn bản trong Trung tâm GDTX huyện Cẩm Mỹ Họ và tên tác giả: Ngô Thị Cẩm Hường Chức vụ: VTLT Đơn vị: Trung tâm Giáo... vụ: VTLT Đơn vị: Trung tâm Giáo dục thường xuyên huyện Cẩm Mỹ Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ môn:  - Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác:  Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong ngành  1 Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 2 ô dưới đây) - Có giải pháp hoàn toàn mới... có  2 Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây) - Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao  - Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao  - Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao  - Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tại... 3 Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây) - Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách: Tốt  Khá  Đạt  - Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và dễ đi vào cuộc sống: Tốt  Khá  Đạt  - Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng: Tốt  Khá ...  Khá  Đạt  Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của người có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinh nghiệm XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN (Ký tên và ghi rõ họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu) 11 12