SKKN CÔNG tác QUẢN lý hồ sơ và lưu TRỮ văn bản TRONG TRUNG tâm GDTX HUYỆN cẩm mỹ

- Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn … rất nhiều; nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong Trung tâm phải biết sắp xếp, xử

BM 01 – Bìa SKKN

SỞ GD VÀ ĐT TỈNH ĐỒNG NAI

TRUNG TÂM GDTX HUYỆN CẨM MỸ



Mã số:

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN TRONG TRUNG TÂM GDTX HUYỆN CẨM MỸ

Người thực hiện: NGÔ THỊ CẨM HƯỜNG

Lĩnh vực nghiên cứu:

Quản lý giáo dục:

Phương pháp dạy học bộ môn:

Phương pháp giáo dục:

Lĩnh vực khác:

Có đính kèm:

Mô hình Phần mềm Phim ảnh Hiện vật khác

Năm học: 2011 – 2012

BM 02 - LLKHSKKN

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC

I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN

1 Họ và tên: NGÔ THỊ CẨM HƯỜNG

2 Ngày tháng năm sinh: 10/01/1977

4 Địa chỉ: Trung tâm GDTX huyện Cẩm Mỹ

5 Điện thoại: (CQ)/0613.798704 (NR); ĐTDĐ: 0917105969

7 Chức vụ: Văn thư – Lưu trữ

8 Đơn vị công tác: Trung tâm GDTX huyện Cẩm Mỹ

II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO

- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân Cao đẳng

- Năm nhận bằng: 1998

- Chuyên ngành đào tạo: Quản trị

II KINH NGHIỆM KHOA HỌC

- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Lưu trữ

Số năm có kinh nghiệm: 6

- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:

Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ

ĐỀ TÀI:

CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN

TRONG TRUNG TÂM GDTX HUYỆN CẨM MỸ

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:

- Là một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở bất cứ lĩnh vực nào cũng cần có

bộ phận tiếp nhận và xử lý thông tin của các cấp ban hành đến đơn vị và có nhiệm

vụ phản hồi lại quá trình hoạt động của Trung tâm

- Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản,

công văn … rất nhiều; nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong Trung tâm phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Giám đốc kịp thời nắm bắt được những thông tin mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp Trung tâm hoàn thành nhiệm vụ

- Làm tốt công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt

ba mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng và hiệu quả Ngược lại, nếu làm không tốt công tác quản lý và lưu trữ văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của Trung tâm

Do đó, tôi nhận thấy rằng công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ là một công tác hữu hiệu để khắc phục những tồn tại, bảo đảm sự toàn vẹn của hồ sơ lưu trữ

II TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

1 Cơ sở lý luận

- Những năm trước đây nhiều trường học, trung tâm chưa nhận thức được

tầm quan trọng cùa công tác Văn thư nên hầu hết các trường học, trung tâm đều chưa bố trí cán bộ làm công tác này Từ năm 2000 trở lại đây, do yêu cầu đổi mới của nhà nước về nhiều mặt trong hoạt động hành chính cũng như trong giáo dục: chương trình Phổ cập giáo dục, chương trình đổi mới phương pháp dạy học, thay sách giáo khoa … nên từ đó các văn bản chỉ đạo ngày càng nhiều nên vai trò của công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ văn bản góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ phục vụ cho hoạt động quản lý của Trung tâm

- Công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ văn bản có ảnh hưởng quan trọng đến

việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lập có khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi trong mọi hoạt động

Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian

2 Nội dung đề tài

a) Công văn đến:

Bao gồm các loại như: công văn chỉ đạo chuyên môn của ngành, công văn chỉ đạo quản lý, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Tài chính, Bảo hiểm, Pháp luật,… của các ban ngành cấp trên và nhiều loại văn bản khác

 Trình tự theo dõi:

- Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung

và yêu cầu của văn bản

- Đóng dấu công văn đến, đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái hoặc

bên dưới dòng địa danh, ngày, tháng của văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến

(theo mẫu quy định).

- Chuyển giao cho Giám đốc để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao lại cho

ai quản lý và thực hiện Ý kiến của Giám đốc được ghi ở góc trái của văn bản

- Sau khi có sự chỉ đạo của Giám đốc, văn thư vào sổ theo dõi công văn theo

tính chất và cho người nhận ký vào sổ

Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đến

Ngày đến Số

đến Tác giả Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

16/4/2012 14 Sở GD &

ĐT Đồng Nai

536/

SGDĐT-TCCB

09/4/2012 Hướng dẫn

về chế độ thỉnh giảng

…

Nguyễn Văn A

…

Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban lãnh đạo cần bất cứ một loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào đang lưu giữ văn bản Cuối năm học, các văn bản hết hiệu lực thi hành, cần thu hồi lại ghi vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính chất, thời gian, ghi mục lục, lồng lên phía trước sau đó đóng thành tập và đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ

b) Công văn đi:

Bao gồm nhiều loại như: Tờ trình, Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch… Các loại văn bản này cần phải phân loại cẩn thận như: Tờ trình về chuyên môn, tu sửa

cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản; Báo cáo hàng tháng, công tác thực hiện chuyên môn, học nghị quyết, các loại báo cáo khác; Quyết định kiểm tra định kỳ, nâng lương …

Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản, 1 bản gửi

đi, 1 bản để lưu và đánh số theo từng văn bản, có ký hiệu riêng của nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn bản Tất cả các công văn chuyển đi phải được

ghi vào sổ công văn đi (theo mẫu quy định).

Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đi

Số, ký

hiệu văn

bản

Ngày, tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

08/BC-TTGDTX

-VP

09/3/2012 Báo cáo

công tác hoạt động quý I

Giám đốc

UBND huyện

Giám đốc

…

Khi chuyển giao công văn cho cá nhân hoặc đơn vị nào phải có sổ theo dõi

ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận công văn phải ký vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy ra

 Trình tự lưu trữ:

- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm Bắt đầu từ ngày 01/01/2012 đến

hết 31/12/2012 Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01/2013, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp

- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định, …

theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào thùng hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục

- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.

c) Học bạ, sổ đăng bộ:

Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có:

- Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).

- Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).

 Trình tự quản lý và theo dõi:

* Học bạ:

- Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học

bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại

- Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ Trang bên trong học bạ

nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học, bằng tốt nghiệp THCS (bản sao), đơn xin nhập học, … cần phải dùng

kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 10, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên

- Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp, bỏ

vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN,

số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin kịp thời

- Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng

năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để khi cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận

* Sổ đăng bộ:

- Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 10 xong và đuợc phân bổ theo lớp Văn thư

tập hợp danh sách của các lớp 10, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn

thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).

- Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi,

chuyển đến, bỏ học

- Khi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển

đến, bỏ học và phải có xác nhận của giám đốc

d) Việc lưu trữ hồ sơ, văn bản theo công nghệ thông tin:

Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước

và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ, văn bản trên máy vi

tính Văn thư phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý các ổ đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay nghề

 Các bước thực hiện lưu trữ và quản lý:

- Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New folder mới theo năm học để

thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu thông tin

- Cách trình bày văn bản áp dụng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày

19/01/2011 của Bộ Nội vụ

- Để quản lý văn bản, công văn và hồ sơ một cách chuyên nghiệp, Trung tâm

tự thiết kế chương trình Quản lý văn bản đi và đến bằng Excel với một hàm đơn giản

Bước 1: Tạo thư mục quản lý văn bản và thư mục chứa dữ liệu.

- Tại ổ đĩa D, tạo thư mục có tên là Quản lý văn bản.

- Tạo tiếp 02 thư mục con là công văn đi 2012 và công văn đến 2012 trong

thư mục Quản lý văn bản vừa tạo

Bước 2: Tạo giao diện và các Sheet công văn đi, công văn đến Khởi động

Excel và tạo nội dung như hình dưới đây, và lưu lại với tên Danh mục tra tìm trong thư mục Quản lý văn bản

Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3

Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6

Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9

Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12

CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN

Bước 3: Tạo các dấu định vị từ tháng 1 đến tháng 12 cho Sheet Công văn đi

và Công văn đến

- Tại ô có tọa độ A6, gõ T1 (ký hiệu của dấu định vị Tháng 1).

- Tại ô B6, đổ màu vào để nhớ ô này bắt đầu là tháng 1.

A B C D E F 1

2 Số công văn hiện là

3 CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 2012

4

5 Số Ký hiệu

văn bản

Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký

Nơi nhận văn bản

6 T1

7

8

9 T2

10

- Tại ô có tọa độ A9, gõ T2(Ký hiệu của dấu định vị tháng 2).

- Tại ô B9, đổ màu vào để nhớ ô này bắt đầu là tháng 2, để cách ra vài ô và

tạo dấu định vị rồi đổ màu đánh dấu cho các tháng tiếp theo đến hết tháng 12

- Đặt con trỏ vào ô 1001 và gõ công thức =COUNTA(B6:B1000) và nhấn

Enter Hàm này có tác dụng sẽ tự động đếm số văn bản nhập vào, áp dụng cho cơ quan trong một năm soạn thảo dưới 1000 văn bản

- Tại ô có tọa độ B2, gõ Số công văn hiện là …

- Tại ô có tọa độ B3, gõ công thức =B1001 Hàm này sẽ lấy kết quả để cho ta

biết số công văn đi hiện là bao nhiêu để đỡ phải tìm.Tiếp theo, đặt tên cho dấu định

vị từ T1 đến T12 bằng cách như sau:

+ Đặt con trỏ vào ô có tọa độ A6 có dấu định vị là T1, nhấp vào Insert\Name\ Define, trong ô Names in workbook, gõ T1a, nhấp vào Add và nhấp OK

+ Làm tương tự cho đến hết 12 tháng để tạo dấu định vị cho các tháng.

Bước 4: Tạo liên kết từ Sheet Danh mục chính của công văn đi đến dấu định

vị từng tháng của Sheet Công văn đi

- Tại Sheet có tên là Danh mục chính bôi đen ô tháng 1 của công văn đi,

nhấp vào biểu tượng Insert Hyperlink hoặc ấn Ctrl + K

- Tìm thư mục Quản lý văn bản, tìm tập tin Danh mục tra tìm.xls, nhấp vào

mục Bookmark, tìm đến mục T1a, rồi bấm Ok

- Nếu muốn hiển thị dòng thông báo nhỏ khi đưa con trỏ vào một mục, nấp

vào vào mục Screen Tip, gõ thông báo vào ô Screen Tip text

- Làm tương tự cho đến hết 12 tháng.

Bước 5: Thiết lập siêu liên kết từ trích yếu nội dung cửa sổ để mở nội dung

của văn bản cụ thể

- Sổ công văn đi chỉ cho phép tra tìm đến trích yếu của văn bản Nếu muốn

xem được nội dung của văn bản đó, phải copy văn bản vào thư mục Công văn đi

2012 và tiến hành tạo siêu liên kết

- Bôi đen phần nội dung của Trích yếu nội dung văn bản trong sổ công văn

đi

- Nhấp vào biểu tượng Insert Hyperlink, mở ổ D\ Quản lý văn bản\Công văn

đi 2012 sau đó tìm tập tin cần mở và bấm OK

Bước 6: Xóa bỏ các chữ T1, T2 … T12 và thiết lập hàm để chương trình tự

động điền số công văn đi

Sau khi đã tạo xong dấu định vị và đặt tên cho dấu định vị, có thể xóa bỏ các chữ T1 đến T12 mà không ảnh hưởng đến dấu định vị

- Tại cột A> ô A6, gõ =IF(B6=””,””,COUNTA($B$6:B6)) Hàm này có tác

dụng sẽ tự động đánh số văn bản khi bạn gõ ký hiệu văn bản ở cột B, sao chép công thức của ô A6 này đến ô 1000 của cột A

- Để chèn thời gian văn bản vào cột ngày tháng văn bản, nhấn Ctrl + dấu :

* Đối với Sheet Công văn đến, cũng làm tương tự, tuy nhiên nếu muốn mở nội dung văn bản đến bạn cần trang bị một máy scan để quét các trang văn bản và lưu lại ở định dạng PDF

III HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI

Qua 6 năm làm công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm GDTX huyện Cẩm

Mỹ, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt được một kết quả như sau:

- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được

các yêu cầu cấp trên đề ra

- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp

theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết

- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.

- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.

Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong Trung tâm là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp Ngoài những hồ

sơ văn thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa Trên đây, tôi chỉ

xin đưa ra một vài kinh nghiệm nhỏ của tôi Tuy không được hoàn hảo lắm, nhưng đã giúp cho tôi hoàn thành tốt mọi công việc được giao.

IV ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG

Các ban, ngành đoàn thể nên triển khai, áp dụng việc lưu trữ hồ sơ bằng CNTT, bằng chương trình Excel giúp cho việc truy tìm hồ sơ, công văn được nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian; tránh thất lạc công văn, văn bản

V TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Chương trình quản lý văn bản – Dương Mạnh Hùng

- Lý luận và phương pháp công tác văn thư – NXB Đại học Quốc gia, Hà

Nội

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

NGƯỜI THỰC HIỆN

Ngô Thị Cẩm Hường

SỞ GD VÀ ĐT ĐỒNG NAI

TRUNG TÂM GDTX HUYỆNCẨM MỸ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Cẩm Mỹ, ngày 23 tháng 5 năm 2012

BM04-NXĐGSKKN

PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Năm học: 2011 - 2012

Tên sáng kiến kinh nghiệm:

Công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ văn bản trong Trung tâm GDTX huyện Cẩm Mỹ

Họ và tên tác giả: Ngô Thị Cẩm Hường Chức vụ: VTLT

Đơn vị: Trung tâm Giáo dục thường xuyên huyện Cẩm Mỹ

Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác)

- Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ môn: 

- Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác:  Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong ngành 

1 Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 2 ô dưới đây)

- Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có 

2 Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây)

- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 

- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng

- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao 

- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng

3 Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây)

- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính

sách: Tốt  Khá  Đạt 

- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực

hiện và dễ đi vào cuộc sống: Tốt  Khá  Đạt 

- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu

quả trong phạm vi rộng: Tốt  Khá  Đạt 

Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của người có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinh nghiệm.

XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

(Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu)