Đang tải... (xem toàn văn)
2/ Công văn đi: Bao gồm nhiều loại như: Tờ trình đề nghị về các hoạt động; Quyết định; Báo cáo tình hình thực hiện; báo cáo hàng tháng, báo cáo quý - năm; Kế hoạch, Thi đua, … Các loại v[r]
(1)SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Đề tài: Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn trường học I- HOÀN CẢNH NẢY SINH Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn trường học là công tác quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp và phải khoa học Làm tốt công tác văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: suất, chất lượng và hiệu quan Ngược lại, làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu công tác quan, tổ chức và máy Nhà nước nói chung và trường học nói riêng Được điều động công tác Phòng Giáo dục và Đào tạo Ninh Hải, tôi trường Tiểu học Ninh Chữ nhận nhiệm vụ công tác văn thư đầu năm 2007 2008, với số lượng hồ sơ bàn giao không lớn chưa khoa học, khó khăn cho công tác tham khảo hồ sơ Cụ thể: Công văn - đến, học bạ, sổ đăng bộ, sổ điểm các năm, đề thi - bài thi, văn phòng phẩm,… Nguyên nhân: nhân Do trước đó nhà trường không có chuyên văn thư nên phân công cho cán thư viện kiêm công tác văn thư nên không có nghiệp vụ chuyên môn Chính vì mà việc lưu trữ hồ sơ không ngăn nắp, khó khăn việc tra cứu hồ sơ Ví dụ: Công văn - đến: Mẫu sổ theo dõi chưa áp dụng đúng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP việc: Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Các văn nhà trường trình bày còn chưa đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn không có, công văn không có sổ theo dõi nên khó khăn việc lưu trữ hồ sơ Do đó, tôi nhận thấy để công việc thu thập, tham khảo và lưu trữ hồ sơ thuận tiện, nhanh chóng cần tra cứu thông tin hồ sơ Từ đó, tôi đã áp dụng số biện pháp sau II- QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ nhiều loại Đối với loại hồ sơ, văn ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian 1/ Công văn đến: Bao gồm các loại như: công văn đạo chuyên môn ngành, công văn đạo quản lý, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Tài chính, Bảo hiểm, Pháp luật,… các ban ngành cấp trên và nhiều loại văn khác Trình tự theo dõi: Lop4.com (2) - Khi nhận các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn để hiểu rõ nội dung và yêu cầu văn - Đóng dấu công văn đến, đánh số thứ tự, ngày nhận vào góc trái văn và vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định) - Chuyển giao cho Hiệu trưởng để xem xét và đạo văn này giao lại cho quản lý và sử dụng Ý kiến Hiệu trưởng ghi góc trái văn - Sau có đạo Hiệu trưởng, văn thư vào sổ theo dõi công văn theo tính chất và cho người nhận ký vào sổ Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn theo tính chất: Loại: Chỉ đạo chuyên môn Số ký hiệu văn S tt Số Ngày 109/SGD&ĐT- GDTH Tác giả (nơi phát hành VB) 16/8/2008 Sở GD&ĐT Ninh Thuận Số lưu nội 133 Nội dung văn Hướng dẫn thực giáo dục địa phương môn học Tiểu học Người sử dụng Ký nhận PHT … Như vậy, cần thiết có kiểm tra, Ban giám hiệu cần loại văn nào, văn thư kiểm tra sổ biết nhận, phận nào lưu giữ văn Cuối năm học, các văn hết hiệu lực thi hành, cần thu hồi lại ghi vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính chất, thời gian, ghi mục lục, lồng lên phía trước sau đó đóng thành tập và đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ 2/ Công văn đi: Bao gồm nhiều loại như: Tờ trình đề nghị các hoạt động; Quyết định; Báo cáo tình hình thực hiện; báo cáo hàng tháng, báo cáo quý - năm; Kế hoạch, Thi đua, … Các loại văn này cần phải phân loại cẩn thận như: Tờ trình chuyên môn, tu sửa sở vật chất, xây dựng bản, xin diễn văn nghệ; Báo cáo hàng tháng, công tác thực chuyên môn, học nghị quyết, các loại báo cáo khác; Quyết định tổ chức các Hội thi, thi kiểm tra định kỳ, nâng lương, ; Khi đánh máy các văn chuyển đi, thiết phải in làm bản, gửi đi, để lưu và đánh số theo văn bản, có ký hiệu riêng nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn Tất các công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn (theo mẫu quy định) Mẫu: Số, ký hiệu Ngày Tên và trích yếu Người ký Bản văn nội dung văn văn lưu 16/BC-THNC 06/12/2007 Báo cáo thực vận động “Hai không” năm học 2007 - 2008 Hiệu trưởng HT … Lop4.com (3) Khi chuyển giao công văn cho cá nhân đơn vị nào phải có sổ theo dõi ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn và quan nhận công văn phải ký vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy Trình tự lưu trữ: - Quy định mở sổ theo dõi theo năm Bắt đầu từ ngày 01/01/2007 đến hết 31/12/2007 Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … ngày 01/01/2008, tương tự thực các năm - Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định, … theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào thùng hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục - Cuối năm tất đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ 3/ Học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển - đến (hồ sơ học sinh): Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là việc quan trọng Để quản lý tốt học bạ thiết phải có: - Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) - Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học) - Sổ theo dõi học bạ các lớp năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm các lớp năm học) - Sổ ký mượn - trả GVCN các lớp sử dụng học bạ cần thiết Trình tự quản lý và theo dõi: - Học bạ: + Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại + Học bạ cần bọc nhựa để bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ các hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 1, giấy chứng nhận học xong chương trình mẫu giáo (5 tuổi), đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 1, văn thư phải ghi số đăng vào trang đầu tiên + Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ các chi tiết học bạ, phải lập biên cụ thể Nhân viên văn thư xem xét và xử lý có gì thiếu xót mà thuộc lĩnh vực mình báo cáo cho các giáo viên nào có liên quan để xử lý + Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo lớp, bỏ vào ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện việc tra cứu thông tin kịp thời + Đối với các học bạ học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm có học sinh nghỉ học, học sinh đã trường chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận Lop4.com (4) - Sổ đăng bộ: + Sau hồ sơ tuyển sinh lớp xong và đuợc phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách các lớp 1, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ngoài giấy nháp sau đó mở trang sổ và ghi vào sổ đăng tuyệt đối chính xác, cẩn thận, và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) + Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học + Ghi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học và phải có xác nhận hiệu trưởng - Hồ sơ chuyển trường (chuyển - chuyển đến): + Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có đồng ý nơi tiếp nhận Nếu chuyển trường Tỉnh thì thuộc thẩm quyền nhà trường Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu và xác nhận Nếu chuyển trường ngoài tỉnh thì nhà trường phải viết giấy giới thiệu chuyển qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT Ninh Hải để xem xét và viết giấy giới thiệu chuyển Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụ huynh ký vào sổ + Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, các giấy tờ khác có liên quan Ngoài ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết học tập, chữ ký GVCN và xác nhận Hiệu trưởng trường cũ Nếu học bạ không đầy đủ thông tin thì phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ và hẹn thời gian để nộp 4/ Đánh máy đề thi - đáp án - niêm phong thi: Công tác văn thư việc đánh đề thi - đáp án theo kiểm tra định kỳ năm học quan trọng Nó đòi hỏi người làm công tác này phải cẩn thận, chính xác và bảo mật Các bước thực và lưu trữ: - Mở file word sau đó cài password để đảm bảo tính mật đề thi Văn thư cần phải kiểm tra kỹ độ chính xác, trình cho Ban giám hiệu trường để duyệt và đóng dấu - Đáp án đề thi tuyệt đối chính xác Đối với môn Toán cần chú ý biểu điểm các phép tính và bài giải, lời giải phải có biểu điểm rõ ràng tránh tình trạng thắc mắc không cần thiết xảy - Trước nhận bài thi để lưu trữ, văn thư cần phải cho GVCN các lớp ký nộp, kiểm tra số lượng bài thi, tên - chữ ký giám thị và chữ ký xác nhận GVCN Văn thư buộc bài thi theo lớp bên ngoài có ghi rõ: bài thi theo định kỳ, tên lớp, số lượng, môn thi Tuyệt đối không để xảy tình trạng sửa kết bài thi và điểm bài thi 5/ Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin: Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, đại hóa đất nước và là việc làm cần thiết việc lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính Lop4.com (5) Văn thư phải am hiểu sâu sát cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý các ổ đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay nghề Các bước thực lưu trữ và quản lý: - Cài đặt riêng ổ đĩa, sau đó tạo New folder theo năm học để thuận tiện việc quản lý và tra cứu thông tin Ví dụ: Vào explore Data (D:) THAO THI DUA NĂM 2008-2009 Sang kien kinh nghiem - Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng thông tin trên máy tính Luôn luôn truy cập Internet để nắm bắt các thông tin, tự nghiên cứu gì mình chưa rõ - Cách trình bày văn ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP; còn phải biết sáng tạo Ví dụ: văn mà nội dung quá ít không cân đối trên khổ giấy A4 thì tôi phải dùng Format Pargraph Spacing - Before - After để chọn khoảng cách sau cho phù hợp để văn hoàn mỉ hơn, nhìn đẹp mắt thu hút người đọc 6/ Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức: Năm 2008, Phòng GD&ĐT đã có công văn số: 36/PGDĐT - TC v/v: hướng dẫn thực quản lý hồ sơ viên chức; Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội Được ủy nhiệm Hiệu trưởng, tôi phụ trách mảng này Nó đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học, để quản lý đầy đủ và chính xác thông tin Hồ sơ quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật Nhà nước qui định Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: lý lịch, sơ yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, giấy khai sinh, chứng nhận sức khỏe, các định có liên quan, tự kiểm điểm, nhận xét; giấy giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật (nếu có);Các bìa kẹp: nghị - định nhân sự, nhận xét - đánh giá - đơn thư, bảng kê thành phần tài liệu hồ sơ Trình tự lưu trữ: - Các hồ sơ trên phải Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và chứng minh - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 v/v: Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; - Sắp xếp các hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo các nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ 6/ Văn phòng phẩm: Thực theo kinh phí tự chủ tự chịu trách nhiệm, năm nhà trường cấp văn phòng phẩm theo hai đợt Văn thư phải chịu trách nhiệm việc quản lý văn phòng phẩm Bao gồm các loại như: Giấy A4, giấy kẻ ngang, kim bấm, vở, viết, sổ da, keo dán, kéo, bọc nhựa, … để phục vụ cho công tác chuyên môn trường như: Sổ điểm, sổ GVCN, lịch báo giảng, sổ dự đặc biệt là công tác văn phòng Vì thế, người phụ trách công việc này đòi hỏi phải có khéo tay, tính thẩm mỹ và cẩn thận Lop4.com (6) Trình tự theo dõi: - Phải có sổ theo dõi văn phòng phẩm và ký nhận Hàng ngày phải liệt kê giấy A4 như: in ấn văn bản, đề thi hay sử dụng vào công việc khác có liên quan cần ghi vào sổ cụ thể để bảo quản chặt chẽ Mục đích chống lãng phí và tránh thất thoát - Kiểm tra văn phòng phẩm hàng tuần, văn phòng phẩm nào hết phải kịp thời báo cho Ban giám hiệu và xin ý kiến bổ sung để phục vụ công tác văn phòng tốt III- KẾT QUẢ Qua năm làm công tác văn thư trường Tiểu học Ninh Chữ, nhờ đưa số giải pháp và cách thực có khoa học, thân tôi đã đạt kết sau: - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng các yêu cầu Ban giám hiệu đề - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học - Tránh thất thoát các loại hồ sơ, tránh thắc mắc, cãi vã không cần thiết - Công việc giải hàng ngày, chủ động - Bài thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo đợt kiểm tra - Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Tuy là năm đầu tiên làm công tác này còn nhiều trở ngại tôi đã cập nhật các thông tin kịp thời theo năm và lưu trữ cẩn thận - Định kỳ hàng tháng đột xuất, tôi kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ không để xảy tình trạng bị mối mọt Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trường học là công việc đòi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác Trên đây, tôi xin đưa vài kinh nghiệm nhỏ tôi Tuy không hoàn hảo lắm, đã giúp cho tôi hoàn thành tốt công việc giao Rất mong đóng góp các đồng nghiệp để công việc chúng ta ngày càng hoàn thiện Theo kịp với công nghệ kỹ thuật tiên tiến xã hội Xin chân thành cảm ơn! Nhận xét Hội đồng khoa học Trường Tiểu học Ninh Chữ Khánh Hải, ngày 12 tháng năm 2009 Người viết ………… ……………………………… ………… ……………………………… ………… ……………………………… ………… ……………………………… ………… ……………………………… ………… ……………………………… ………… ……………………………… Nguyễn Thị Thu Thảo Lop4.com (7) Lop4.com (8)