Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản

Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn PHỤ LỤC A TÊN ĐỀ TÀI B PHẦN MỞ ĐẦU I Lý chọn đề tài II Mục đích nghiên cứu III Đối tượng nghiên cứu IV Đối tượng khảo sát thực nghiệm V Phương pháp nghiên cứu .3 VI Phạm vi nghiên cứu .3 C NỘI DUNG ĐỀ TÀI I Cơ sở lý luận vấn đề II Những biện pháp giải vấn đề .4 Công văn đến Công văn Quản lý sử dụng dấu 11 Quản lý học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển - chuyển đến 12 III Kết 11 D KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 11 Kết luận 11 Kiến nghị 12 Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn A TÊN ĐỀ TÀI “MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC.” B PHẦN MỞ ĐẦU I Lý chọn đề tài Cơ sở lý luận Với vai trò nơi tiếp nhận truyền đạt thơng tin, phận văn phịng phải truyền đạt đầy đủ xác thơng tin hoạt động nhà trường Hàng ngày phận văn phịng phải nhận chuyển khối lượng thơng tin khơng Do phải ghi nhớ đầy đủ xác vấn đề cần thiết, có góp phần giải cơng việc lúc, kịp thời Để việc theo dõi phối hợp tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban Giám hiệu cập nhật kịp thời điều cần thiết thông tin để thực nhiệm vụ nhà trường Yêu cầu chung việc tổ chức công tác thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ phải xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc thực nhanh xác Cơ sở thực tiễn Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước hoạt động quản lý nhà trường quan trọng Công tác Văn thư lưu trữ hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước lĩnh vực Giáo dục Đào tạo Nhằm cụ thể hóa quy định nhà nước công tác văn thư lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế sở giáo dục; giúp sở giáo dục thực thống hoạt động công tác văn thư lưu trữ; làm sở kiểm tra thực pháp luật việc ban hành, quản lý xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin quá khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trường II Mục đích nghiên cứu Với tính chất đặc thù ngành giáo dục Đào tạo, việc tiếp nhận loại văn bản, cơng văn…là nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phịng nhà trường phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải cơng việc cách tốt nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn Cơng tác văn phịng phận thực chức giúp việc, phục vụ cho nhà trường, địa điểm giao tiếp hoạt động khác nhà trường nhằm tìm biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn Từ đúc rút kinh nghiệm chia sẻ giải pháp thực phù hợp với nhà trường để tiếp tục thực năm học III Đối tượng nghiên cứu Đối tượng đề tài nghiên cứu phân tích, tổng hợp có dẫn chứng khoa học cơng tác văn phịng trường phổ thơng địa bàn huyện Hướng Hố Đối tượng cơng việc cụ thể thuộc phạm vi văn phòng nhà trường thực áp dụng rộng rãi IV Đối tượng khảo sát, thực nghiệm Cơng tác Văn phịng Trường Tiểu học Hướng Phùng V Phương pháp nghiên cứu Căn tình hình thực tiễn đơn vị Trên sở cơng việc thực hiện, từ phân tích, tổng hợp số liệu dùng phương pháp luận để diễn giải V Phạm vi kế hoạch nghiên cứu Nội dung đề tài đề cập đến công việc nảy sinh thực Trường Tiểu học Hướng Phùng, huyện Hướng Hoá tỉnh Quảng Trị Phạm vi nghiên cứu dừng lại phần công việc thuộc văn phòng trường Thời gian nghiên cứu từ đầu tháng 9/2016 đến tháng 3/2017 C PHẦN NỘI DUNG I Cơ sở lý luận vấn đề Căn sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm văn thư lưu trữ quan xây dựng sở văn chủ yếu sau đây: - Căn Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; - Căn Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; - Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Căn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; II Những biện pháp giải vấn đề Là nhân viên làm công tác văn thư dù tham gia học lớp chuyên môn nghiệp vụ hành văn phịng lúc ban đầu tơi gặp phải khó khăn cơng tác Từ tơi tìm tịi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua bạn đồng nghiệp học tập rút kinh nghiệm đơn vị trường bạn làm tốt áp dụng trường Qua thời gian tìm hiểu, tơi lên kế hoạch phân tích vấn đề cịn tồn đọng để từ có hướng giải cụ thể sau: Công văn đến 1.1 Trình tự theo dõi Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn a Khi tiếp nhận văn bưu điện cán đơn vị trực tiếp chuyển đến, cán văn thư người giao nhiệm vụ làm thay (kể trường hợp chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ) phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) trước ký nhận; đó, đặc biệt lưu ý văn có độ Hoả tốc, Khẩn, Mật b Nếu văn đến bị thiếu, bị rách, bị bóc, bị phong bì, văn bên khơng với ngồi bì số, nơi nhận văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với văn đóng dấu Hỏa tốc hẹn giờ), văn thư phải báo cáo với người phụ trách trực tiếp xử lý; trường hợp cần thiết phải lập biên có chữ ký người đưa văn đến c Đối với văn đến gửi qua fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng, số trang, nơi gửi, nơi nhận Nếu phát sai sót phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm giải 1.2 Phân loại văn đến a Loại khơng bóc bì: Văn thư khơng bóc loại phong bì sau: - Bì văn đến có đóng dấu ký hiệu độ Mật, văn thư không giao nhiệm vụ bóc bì văn Mật - Bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đồn thể gửi đích danh cho đơn vị, cá nhân có đóng dấu "Chỉ người có tên bóc bì", văn thư đăng ký vào Sổ giao nhận số ký hiệu ngồi bì, sau chuyển ngun bì đến đơn vị cá nhân có tên Đối với văn gửi cho cá nhân liên quan đến công việc chung cá nhân nhận văn phải có trách nhiệm chuyển đến văn thư để đăng ký b Loại bóc bì: Văn thư bóc bì đăng ký loại văn đến ngồi bì gửi chung tên đơn vị ghi chức danh người đứng đầu (kể bì có ký hiệu Mật Tối mật), thủ trưởng đơn vị giao nhiệm vụ 1.3 Bóc bì văn a Những bì có đóng dấu độ Hoả tốc, Khẩn cần bóc để giải kịp thời b Tránh làm hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, tên quan gửi; kiểm tra lại bì để tránh sót văn c Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Nếu phát sai sót cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải d Trường hợp văn đến có kèm phiếu gửi, văn thư phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận gửi trả lại cho nơi gửi đ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, văn cần kiểm tra, xác minh văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng ghi văn giữ lại phong bì đính kèm với văn để làm chứng 1.4 Đóng dấu "Đến", ghi số ngày đến a Văn đến đơn vị phải đóng dấu "Đến", ghi ngày đến văn thư, trừ số loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định khác như: hóa đơn, chứng từ kế tốn văn khơng bóc bì theo quy định b Những văn đến không thuộc diện đóng dấu "Đến" văn thư chuyển đến đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn c Dấu "Đến" phải đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trắng phía phần lề trái số ký hiệu văn (đối với văn có tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) 1.5 Đăng ký văn đến a Đăng ký văn đến việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn như: số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội dung; nơi gửi, nơi nhận; số lượng vào Sổ công văn đến sở liệu văn đến máy vi tính để quản lý tra tìm văn thuận lợi, khoa học b Căn vào số lượng văn đến hàng năm cấu tổ chức đơn vị để lập chung lập riêng Sổ cơng văn đến, lập chương trình phần mềm quản lý văn đến máy vi tính cho phù hợp c Đăng ký văn phải bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút đỏ (nếu đăng ký sổ); khơng viết tắt cụm từ không thông dụng Mẫu đăng ký theo dõi văn đến: Số/ngày Cơ quan văn Trích yếu V/v bình xét, đề xuất đồn viên Cơng Số: 01/CVđồn có hồn cảnh đặc biệt khó khăn đề CĐN nghị hỗ trợ, thăm hỏi dịp Tết Nguyên đán CĐGD Nhận: Đinh Dậu 2017 03/01/2017 https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox/ 15961f1ecf2fbdf9 Số: QĐ công nhận xã, thị trấn đạt chuẩn 4398/QĐUB Quốc gia PCGD UBND Huyện https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox/ Nhận: 159623f72d9c3d4f 03/01/2016 Số:01/ V/v Bảo đảm trật tự ATGT dịp tết PGD&ĐTvà Lễ hội xuân 2017 CTTT PGD https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox/ Nhận: 159635b182cfa48 03/01/2016 Dạng văn Văn Ebản Mail Xử lí Tải văn x x Lưu hồ sơ x Chuyển PHT Quang Minh 1.6 Trình, chuyển giao văn đến 1.6.1 Trình văn đến: a Bộ phận văn thư sau nhận văn đến phải kịp thời làm thủ tục đăng ký, trình Hiệu trưởng (Phó Hiệu trưởng Hiệu trưởng uỷ quyền) phê duyệt b Lãnh đạo quan sau nhận văn văn thư chuyển đến cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân giải cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân 1.6.2 Chuyển giao văn đến: Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn a Sau có ý kiến đạo Hiệu trưởng, phận văn thư có trách nhiệm theo dõi chuyển văn cho chuyên môn, cá nhân đơn vị trực thuộc giải b.Việc chuyển giao văn đến cho chuyên môn, cá nhân có trách nhiệm giải phải thực ngày, chậm vào đầu ngày làm việc c Khi chuyển giao văn phải chuyển người nhận; phải kiểm tra ký nhận đầy đủ Đối với văn đến có đóng dấu "Thượng khẩn","Hỏa tốc" phải ghi rõ thời gian giao nhận Đối với văn đến có đóng dấu độ Mật, văn thư phải chuyển giao trực tiếp cho người có tên có thẩm quyền xử lý phải đảm bảo bí mật nội dung văn 1.6.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: a Người có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách phối hợp với cá nhân khác giải kịp thời văn có liên quan Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải lãnh đạo quan) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Đối với văn có đóng dấu độ khẩn phải giải khẩn trương, không chậm trễ Các phịng chun mơn cá nhân sau nhận văn đến, có trách nhiệm nghiên cứu, giải kịp thời theo ý kiến đạo lãnh đạo Nếu nhận văn không thuộc chức phải trả lại phận Văn thư quan để chuyển tới đơn vị khác thời gian sớm b Sau nhận văn đến, Hiệu trưởng vào tính chất cơng việc, quy định thời hạn phải hoàn thành, giao cho cán thuộc quyền giải Nếu thời hạn mà chưa giải xong cán phụ trách cơng việc phải báo cáo Hiệu trưởng biết Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp Hiệu trưởng theo dõi, đơn đốc phịng chun mơn cá nhân việc giải văn đến d Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc giải văn đến Định kỳ báo cáo tổng hợp số liệu văn đến theo quy định Công văn 2.1 Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước thực phát hành văn bản, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát sai sót phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Mẫu trình bày loại văn Trường Tiểu học Hướng Phùng thực theo Thông tư 01/2011/TT-BNV- ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 2.2 Ghi số ngày, tháng văn a Tất văn Trường Tiểu học, sau người có thẩm quyền ký ban hành phải chuyển đến văn thư để đánh số theo hệ thống số chung Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường văn thư thống quản lý (trừ số loại văn chun ngành hóa đơn, chứng từ kế tốn …) b Việc đánh số ghi ký hiệu văn hành Trường Tiểu học Hướng Phùng thực theo quy định hành Nhà nước quy định Quy chế Ký hiệu Quyết định (cá biệt), hình thức văn có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn Ví dụ: Quyết định số:01/QĐ-TH Báo cáo số:02/BC-TH Thông báo số:03/TB-TH Kế hoạch số:04/KH-TH Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt chữ viết tắt tên quan chữ viết tắt tên phịng chun mơn soạn thảo chủ trì soạn thảo văn Số văn hành số thứ tự đăng ký đơn vị ban hành năm; ghi chữ số Ả rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; đánh riêng cho loại đánh chung cho số loại văn bản, tùy thuộc vào số lượng văn ban hành nhiều hay c Văn có độ Mật đánh số vào sổ riêng, bảo quản theo chế độ quy định d Ghi ngày, tháng, năm văn bản: Ngày, tháng, năm văn cá biệt văn hành ngày, tháng, năm văn ký ban hành lấy số vào Sổ chương trình phần mềm quản lý văn Ngày, tháng, năm văn ghi chữ Ả rập, ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước 2.3 Đóng dấu quan dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có) a Đóng dấu quan Văn đi, sau nhân theo số lượng định phải đóng dấu quan để xác nhận thủ tục pháp lý trước phát hành Dấu đóng phải chiều, ngắn, rõ ràng; đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Dùng mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định Việc đóng dấu treo lên văn bản, Đối với phụ lục kèm theo dấu đóng trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục Nếu phụ lục có nhiều trang ngồi việc đóng dấu treo trang đầu phải đóng dấu giáp lai cho phụ lục Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu Văn thư định; dấu đóng bên mép phải trùm lên phần chữ trang đầu văn Đối với tài liệu sổ sách, dấu giáp lai đóng quyển, trùm lên hai mép trang sổ Khi đóng dấu văn khơng có lưu văn thư (như hợp đồng, biên kiểm tra, nghiệm thu, loại giấy chứng nhận …) cán văn thư phải lập sổ theo dõi riêng b Đóng dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có) Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn Dấu mức độ Khẩn: Đối với văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ Khẩn theo mức: "Hỏa tốc", "Thượng khẩn" "Khẩn" Văn thư chịu trách nhiệm quản lý đóng loại dấu theo đạo thủ trưởng đơn vị (trừ đề thi, có quy định riêng) 2.4 Đăng ký văn gửi a Toàn văn gửi đơn vị phải đăng ký tập trung thống văn thư b Văn gửi theo dõi Sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính c Đối với văn có độ Mật phải lập sổ riêng theo quy định 2.5 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a Văn sau hoàn thành thủ tục, phận văn thư phải chuyển phát ngày, chậm vào đầu ngày làm việc kể từ ngày văn ký, ban hành Đối với văn có độ Khẩn phải chuyển phát sau ký ban hành b Chuyển phát văn nội bộ: Được thực văn thư văn thư chuyển trực tiếp đến đơn vị, cá nhân Khi chuyển giao văn nội đơn vị, văn thư yêu cầu người nhận ký vào sổ theo quy định c Chuyển phát trực tiếp giao liên thực hiện: Văn có độ Khẩn giao liên chuyển trực tiếp phải đăng ký vào Sổ chuyển phát văn hỏa tốc, có ký nhận, ghi rõ họ tên người nhận thời gian giao nhận d Chuyển phát văn qua mạng: Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn truyền qua mạng để kịp thời giải cơng việc Đối với văn có giá trị lưu trữ, văn thư phải gửi cho nơi nhận e Chuyển phát văn qua bưu điện: Tất văn gửi qua bưu điện phải hoàn thành thủ tục phát hành, đăng ký vào Sổ gửi văn tính cước phí theo quy định g Chuyển phát văn có độ Mật: Được thực theo quy định pháp luật Mọi trường hợp giao nhận văn có độ Mật phải ghi vào sổ, có ký nhận bên giao bên nhận Sổ chuyển phát văn có độ Mật phải ghi đầy đủ mục: Số thứ tự (đồng thời số văn gửi đi); ngày, tháng, năm ban hành văn bản; trích yếu nội dung; người ký văn bản; nơi nhận; độ Mật; độ Khẩn (nếu có); ký nhận; ghi Trường hợp văn có độ "Tuyệt mật" cột trích yếu nội dung ghi người có thẩm quyền đồng ý h Theo dõi việc chuyển phát văn đi: Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn Trường hợp văn bị thất lạc chậm trễ, văn thư có trách nhiệm làm việc với nơi nhận Bưu điện để xác định nguyên nhân, sau báo cáo người có thẩm quyền xem xét giải 2.6 Lưu văn a Lưu văn thư: Tất văn phải lưu văn thư - nơi lấy số văn Văn lưu văn thư gốc có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn Văn lưu xếp theo thứ tự đăng ký số hàng năm theo loại văn Cán văn thư có trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo dõi phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng lưu theo quy định Các tập văn lưu, Sổ lấy số văn bản, Sổ văn đi, Sổ chuyển giao văn đi, Sổ gửi văn lưu giữ văn thư vịng năm; sau giao nộp cho lưu trữ hành theo quy định b Lưu đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản: Văn lưu hồ sơ việc đơn vị cá nhân trực tiếp soạn thảo với gốc (nếu có) Đến thời hạn quy định, đơn vị làm thủ tục nộp vào lưu trữ hành c Lưu văn có độ Mật: Văn có độ Mật lưu văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước; xếp theo thứ tự số văn bản; bảo quản tủ, hịm két sắt, khơng mang khỏi quan Trường hợp cần khai thác, sử dụng, chụp lưu tài liệu có độ Mật phải đồng ý văn Thủ trưởng quan Văn thư giao nhiệm vụ lưu giữ tài liệu Mật phải mở sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng theo quy định Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn (theo mẫu quy định) Mẫu theo dõi công văn đi: Theo dõi nộp báo cáo Số văn Số: 13/KHTH Ngày văn Trích yếu Người sản Người Dạng văn xuất văn Người kí nộp Người gửi nhận người hay địa Văn nộp EE-Mail Mail PHT Kế hoạch tổ chức Ngày 3/01/2017 Quang TT nhà trường Minh Biên kiểm kê TV4/01/2017 TV-TB TB học kỳ Số: 14/BBTH Số: 15/KH04/01/2017 Kế hoạch tháng 01/2017 HT TH Số: 16/QĐQĐTL BTC Hội thi 04/01/2017 HT TH VHHĐ Phân công chuẩn bị ngày Số: 17/PChội giao lưu TV cho PHT Trần 04/01/2017 TH HSDT cụm Hướng Lài Phùng Số 18/KHKH tham gia Hội thi PHT Trần 06/01/2017 TH VHHĐ cấp huyện Lài Số: 19/BC11/01/2017 Báo cáo sơ kết học kỳ VP TH HT HT HT HT HT HT HT x VP Thầy Hiển Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn Văn thư quan chịu trách nhiệm quản lý sử dụng dấu quan Thủ trưởng đơn vị, cán văn thư giao nhiệm vụ quản lý dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý sử dụng dấu đơn vị Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở đơn vị Trong trường hợp bị dấu, đơn vị phải báo cho quan Công an nơi gần quan Công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; đồng thời phải thông báo hủy bỏ dấu bị Con dấu sử dụng bị mịn, hỏng có chuyển đổi tổ chức hay đổi tên tổ chức đơn vị phải làm thủ tục khắc lại dấu nộp dấu cũ cho quan Công an Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn người có thẩm quyền Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đơn vị Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký Khi chuyển giao cơng văn cho cá nhân đơn vị phải có sổ theo dõi ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn quan nhận công văn phải ký vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy Quản lý học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển đến (Hồ sơ học sinh) 4.1 Học bạ Trình tự quản lý theo dõi: Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn thư phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại Học bạ cần bọc nhựa để bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 1, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 1, văn thư phải ghi số đăng vào trang Đối với học bạ học sinh nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm có học sinh nghỉ học, học sinh trường chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi Các học bạ nên xếp thứ tự A, B, C, … để cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh ký nhận 4.2 Sổ đăng Trình tự quản lý theo dõi: Sau hồ sơ tuyển sinh lớp xong đuợc phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 1, mua học bạ theo tiêu tuyển sinh năm học phát cho giáo viên chủ nhiệm viết trình Hiệu trưởng ký trang đầu sau xếp 10 Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn theo thứ tự vần A, B, C, … ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học Ghi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học phải có xác nhận hiệu trưởng 4.3 Hồ sơ chuyển trường (chuyển - chuyển đến) Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có đồng ý nơi tiếp nhận Nếu chuyển trường Tỉnh thuộc thẩm quyền nhà trường Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu xác nhận Văn thư mở sổ theo dõi điền đầy đủ thông tin cần thiết sau cho phụ huynh ký vào sổ Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, giấy tờ khác có liên quan Ngồi ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết học tập, chữ ký GVCN xác nhận Hiệu trưởng trường cũ Nếu học bạ không đầy đủ thông tin phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ hẹn thời gian để nộp III KẾT QUẢ Qua nhiều năm thực nhiệm vụ văn thư lưu trữ, sở vận dụng biện pháp đề tài góp phần đưa cơng tác văn thư, lưu trữ nhà trường vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần đoàn kết, thống hợp tác cộng đồng trách nhiệm tất thành viên, phối hợp hỗ trợ tốt cho tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn công tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ Sau triển khai áp dụng công tác văn phòng trường Tiểu học Hướng Phùng, đến hầu hết phận chuyên trách có khả tự soạn thảo văn theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách để trình Ban giám hiệu ký duyệt; biết xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn cách ngăn nắp, khoa học, quy định Biết ứng dụng công nghệ thông tin công việc, cập nhật thông tin, văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ kịp thời Kết rõ rệt hoạt động nhà trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trương điều hành, đạo cấp D KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Công tác văn thư lưu trữ đóng góp vai trị quan trọng, nguồn cung cấp thơng tin xác có giá trị pháp lý việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo q trình để có thực tiễn ban hành định, tồn thông tin tài liệu lưu trữ qua khâu xử lý nghiệp vụ công tác lưu trữ: thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng…Hơn nữa, việc tra cứu tài liệu lưu trữ dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường học cơng việc địi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản cịn có nhiều loại khác 11 Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn Mặc dù công tác văn thư phức tạp khó khăn Song xác định mục tiêu yêu cầu cụ thể việc tiến hành thuận lợi có hiệu Điều cho thấy vấn đề tổ chức, thực hiện, đánh giá phải tiến hành có kế hoạch, quy mơ, thường xun khoa học trình thực dễ dàng Kiến nghị Các cấp Lãnh đạo cần quan tâm đầu tư sở vật chất, trang thiết bị nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ loại hồ sơ nhà trường ngày tốt Cần mở khóa đào tạo ngắn hạn cho cán văn thư, văn phòng trường huyện tập huấn học tập chun mơn nghiệp vụ Với sáng kiến kinh nghiệm mình, khơng hồn hảo lắm, giúp cho tơi hồn thành tốt cơng việc giao Rất mong đóng góp đồng nghiệp để cơng việc ngày hồn thiện Theo kịp với cơng nghệ kỹ thuật tiên tiến xã hội XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Nguyễn Mai Trọng Hướng Phùng, ngày 28 tháng năm 2017 Tôi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người khác (Ký ghi rõ họ tên) Đinh Thị Oanh 12 .. .Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn A TÊN ĐỀ TÀI “MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC.” B PHẦN MỞ ĐẦU... thư: Tất văn phải lưu văn thư - nơi lấy số văn Văn lưu văn thư gốc có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn Văn lưu xếp theo thứ tự đăng ký số hàng... để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường học cơng việc địi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản cịn có nhiều loại khác 11 Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ