Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN của Ngân hàng Nhà nước

Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN của Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng

QUYẾT ĐỊNH CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC SỐ 1789/2005/QĐ-NHNN NGÀY 12 THÁNG 12 NĂM 2005 VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC Căn Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12/12/1997 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 10/2003/QH11 ngày 17/6/2003; Căn Luật Tổ chức tín dụng số 02/1997/QH10 ngày 12/12/1997 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Tổ chức tín dụng số 20/2004/QH11 ngày 15/6/2004; Căn Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003; Căn Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; Căn Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 Chính Phủ quy định chi tiết hướng dẫn số điều Luật Kế toán áp dụng lĩnh vực kế toán nhà nước Căn Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 Chính Phủ quy định chi tiết hướng dẫn số điều Luật Kế toán áp dụng hoạt động kinh doanh; Sau Bộ Tài chấp thuận Cơng văn số 14015/BTC- CĐKT ngày 4/12/2005 Bộ Tài chính; Theo đề nghị Vụ trưởng Vụ Kế tốn - Tài chính, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định "Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng" Điều Quyết định có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo thay Quyết định số 321/QĐ-NH2 ngày 04/12/1996 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước việc ban hành Chế độ chứng từ kế tốn ngân hàng, tổ chức tín dụng Quyết định số 308/QĐ-NH2 ngày 16/9/1997 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước việc ban hành Quy chế lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản lưu trữ chứng từ điện tử Ngân hàng tổ chức tín dụng 2 Điều Chánh Văn phịng, Vụ trưởng Vụ Kế tốn - Tài chính, Thủ trưởng đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng, tổ chức khác khơng phải tổ chức tín dụng có hoạt động ngân hàng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định KT.Thống đốc Phó Thống đốc Đã ký: Vũ Thị Liên CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG (Ban hành kèm theo Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam) I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Chế độ quy định nội dung, phương pháp lập, ký, kiểm soát, luân chuyển, quản lý sử dụng chứng từ kế toán ngân hàng Chứng từ kế toán ngân hàng giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh hồn thành, làm ghi sổ kế toán ngân hàng Điều Đối tượng áp dụng Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng, tổ chức khơng phải tổ chức tín dụng có hoạt động ngân hàng (sau gọi chung ngân hàng) Các tổ chức cá nhân (sau gọi chung khách hàng) có sử dụng chứng từ kế toán ngân hàng quan hệ giao dịch với ngân hàng Điều Hình thức mẫu chứng từ kế toán ngân hàng Chứng từ kế tốn ngân hàng thể hình thức chứng từ giấy chứng từ điện tử Mẫu chứng từ kế toán ngân hàng bao gồm: a Các mẫu chứng từ kế tốn Bộ Tài quy định áp dụng chung cho đơn vị kế toán, cụ thể: - Các đơn vị thuộc ngân hàng nhà nước: thực theo mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị hành nghiệp - Các tổ chức tín dụng tổ chức khơng phải tổ chức tín dụng có hoạt động ngân hàng: thực theo mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp b Các mẫu chứng từ kế toán mang tính đặc thù ngành ngân hàng (chứng từ liên quan đến tốn, tín dụng nghiệp vụ thu chi tài thuộc hoạt động ngân hàng) Ngân hàng Nhà nước quy định Danh mục, biểu mẫu chứng từ kế tốn mang tính đặc thù ngành ngân hàng quy định văn khác Điều Chứng từ hợp pháp, hợp lệ Chứng từ kế toán ngân hàng hợp pháp, hợp lệ chứng từ lập theo quy định pháp luật kế toán quy định Điều 4, Điều Điều Chế độ Thông tin, số liệu chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ để ghi sổ kế toán ngân hàng 4 II NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều Nội dung chứng từ kế toán ngân hàng Chứng từ kế tốn Ngân hàng phải có nội dung chủ yếu sau đây: a Tên số hiệu chứng từ ; b Ngày, tháng, năm lập chứng từ ; c Tên, địa chỉ, số Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu, số hiệu tài khoản người trả (hoặc chuyển) tiền tên, địa ngân hàng phục vụ người trả (hoặc người chuyển) tiền; d Tên, địa chỉ, số Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu, số hiệu tài khoản người thụ hưởng số tiền chứng từ tên, địa ngân hàng phục vụ người thụ hưởng; đ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; e Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số; tổng số tiền chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền phải ghi số chữ; g Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt người liên quan đến chứng từ kế tốn Đối với chứng từ có liên quan đến xuất, nhập kho quỹ, toán chuyển khoản ngân hàng phải có chữ ký người kiểm sốt (Kế toán trưởng, phụ trách kế toán) người phê duyệt (Thủ trưởng đơn vị) người ủy quyền Ngoài nội dung chủ yếu chứng từ kế toán quy định khoản Điều này, ngân hàng bổ sung thêm yếu tố khác tùy theo loại chứng từ Trường hợp ngân hàng thực dịch vụ ngân hàng bán lẻ, giao dịch cửa… với chứng từ thu, chi tiền mặt có giá trị hạn mức giao dịch viên ủy quyền kiểm sốt cuối ngày làm việc giao dịch viên phải lập Bảng kê giao dịch phát sinh ngày, ghi rõ thông tin số lượng giao dịch phát sinh, số chứng từ, số tiền loại chứng từ tổng số tiền thực tế thu, chi Người kiểm sốt (Trưởng phịng kế tốn người ủy quyền) phải kiểm tra, đối chiếu khớp Bảng kê giao dịch phát sinh ngày với chứng từ phát sinh số tiền thực tế thu, chi Bảng kê giao dịch phát sinh ngày lập trình tự, thủ tục có đầy đủ chữ ký theo quy định coi chứng từ hợp pháp, hợp lệ dùng làm ghi sổ kế toán Chữ viết chữ số chứng từ kế toán ngân hàng thực theo quy định Luật Kế toán Chế độ này: a Chữ viết sử dụng chứng từ kế toán ngân hàng tiếng Việt, ký tự chữ Việt chứng từ điện tử phải tuân thủ tiêu chuẩn mã ký tự chữ Việt Nhà nước quy định Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngồi chứng từ kế tốn phải sử dụng đồng thời tiếng Việt tiếng nước ngồi Chứng từ kế tốn phát sinh ngồi lãnh thổ Việt Nam ghi tiếng nước ngoài, sử dụng để ghi sổ Việt Nam phải dịch tiếng Việt Các chứng từ phát sinh phải dịch toàn chứng từ Các chứng từ phát sinh nhiều lần phải dịch nội dung chủ yếu theo quy định Bộ Tài Bản dịch chứng từ tiếng Việt phải đính kèm với tiếng nước ngồi 5 b Chữ số sử dụng chứng từ kế toán ngân hàng chữ số ả-Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị Điều Chứng từ điện tử, điều kiện sử dụng chứng từ điện tử giá trị chứng từ điện tử Chứng từ điện tử dùng kế tốn ngân hàng phải có đủ nội dung quy định Điều Chế độ phải mã hóa bảo đảm an tồn liệu điện tử trình sử dụng, xử lý truyền tin lưu trữ Chứng từ điện tử chứa vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán thiết bị lưu trữ khác Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử: a Ngân hàng sử dụng chứng từ điện tử phải có điều kiện sau: - Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin thiết bị phù hợp đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng bảo quản lưu trữ chứng từ điện tử; - Có đội ngũ cán thực thi đủ trình độ, khả tương xứng với yêu cầu kỹ thuật để thực quy trình lập, xử lý, sử dụng, bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử theo quy trình kế toán toán - Đáp ứng điều kiện quy định tiết b tiết c khoản Điều b Tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ điện tử để thực giao dịch, tốn qua ngân hàng phải có văn đề nghị thỏa thuận với ngân hàng (nơi mở tài khoản) điều kiện: - Chữ ký điện tử người đại diện theo pháp luật, người ủy quyền người đại diện theo pháp luật tổ chức cá nhân sử dụng chứng từ điện tử giao dịch toán điện tử - Phương thức giao nhận chứng từ điện tử kỹ thuật vật mang tin - Cam kết hoạt động diễn chứng từ điện tử lập khớp, quy định phải chịu trách nhiệm thiệt hại xảy vơ tình hay cố ý để lộ chữ ký điện tử, dẫn đến bị kẻ gian lợi dụng c Ngân hàng khách hàng sử dụng chứng từ điện tử phải áp dụng biện pháp bảo mật bảo tồn liệu, thơng tin trình sử dụng lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, chép, đánh cắp sử dụng chứng từ điện tử không quy định Chứng từ điện tử bảo quản phải quản lý tài liệu kế toán dạng nguyên mà tạo ra, gửi nhận phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng cần thiết Việc chuyển đổi Chứng từ điện tử thành chứng từ giấy (hoặc ngược lại) để giao dịch, toán phải thực theo quy định lập, luân chuyển, kiểm soát, ký chứng từ kế toán ngân hàng; đảm bảo khớp chứng từ dùng làm chuyển đổi chứng từ chuyển đổi đảm bảo tính pháp lý chứng từ Trên chứng từ dùng làm để chuyển đổi phải ghi ký hiệu "ĐCH" (đã chuyển hoá) Chứng từ sau dùng làm để chuyển đổi giá trị lưu trữ để theo dõi, kiểm tra, khơng cịn hiệu lực để giao dịch, toán Điều Lập chứng từ kế toán ngân hàng Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh tiền tệ dịch vụ ngân hàng, tiếp nhận sử dụng nguồn vốn, kinh phí; khoản thu, chi, trích lập sử dụng quỹ ngân hàng v.v… phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán ngân hàng lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Tất chứng từ kế toán ngân hàng (bao gồm chứng từ ngân hàng lập chứng từ khách hàng lập) phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, xác theo nội dung quy định mẫu Đối với séc, bắt buộc khách hàng phải lập mẫu séc in sẵn nhận ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản tiền gửi Đối với chứng từ chuyển tiền đến Kho bạc Nhà nước để nộp thuế, nộp ngân sách phải ghi đầy đủ mã số thuế, mục lục ngân sách người nộp thuế, nộp ngân sách Chứng từ để xử lý nghiệp vụ liên quan đến nội ngân hàng, ngân hàng phải dùng mẫu chứng từ nội ngân hàng lập Phiếu chuyển khoản, Phiếu thu, Phiếu chi, v.v… không dùng chứng từ khách hàng lập Chứng từ kế toán giấy phải lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho nghiệp vụ kinh tế, tài nội dung liên phải giống lập lần với thực tế thời gian, địa điểm, nội dung số tiền nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai phải hủy bỏ cách gạch chéo (X) ghi chữ “hủy bỏ” vào tất liên sai hỏng Những liên chứng từ có in số sẵn (như Séc, Giấy báo liên hàng,v.v…) bị viết sai phải giữ lại đầy đủ cuống hay chứng từ trước làm thủ tục tiêu huỷ Khi tiêu huỷ chứng từ quan trọng viết sai, phải lập biên tiêu huỷ tiến hành tiêu huỷ theo quy định Các chứng từ kế toán giấy ngân hàng lập chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy để giao dịch, toán với tổ chức, cá nhân bên đơn vị ngân hàng liên gửi cho bên ngồi phải có dấu đơn vị ngân hàng (chi nhánh, sở giao dịch…) Việc sử dụng dấu để đóng chứng từ kế toán hạch toán, toán nội ngân hàng Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng quy định, phải đảm bảo tính pháp lý chứng từ phù hợp với quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chứng từ kế toán ngân hàng phải viết đủ câu, rõ nghĩa Đối với chứng từ giấy, viết phải dùng bút mực (màu mực tím, xanh, đen) số chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; không viết tắt, viết chữ không dấu, viết mờ nhoè chữ, không tẩy xố, sửa chữa, khơng viết mực đỏ (trừ phiếu kế tốn lập để điều chỉnh sai sót) Chứng từ bị tẩy xố, sửa chữa khơng có giá trị toán ghi sổ kế toán ngân hàng Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán ngân hàng ghi số Ngày lập chứng từ ghi ngày thực tế nộp vào ngân hàng (trừ chứng từ có quy định tách biệt ngày lập ngày giá trị ghi sổ hai nội dung khác nhau) 7 Trên chứng từ kế toán ngân hàng bắt buộc phải ghi số chứng từ, chứng từ có in số sẵn số chứng từ số in sẵn đó, chứng từ khách hàng lập khách hàng phải đánh số Đối với séc xêri số séc khách hàng phát hành phải phù hợp với xêri số séc mà ngân hàng (nơi khách hàng mở tài khoản) bán cho khách hàng Kế toán trưởng người phụ trách kế toán ngân hàng (sau gọi tắt trưởng kế toán) quy định cụ thể việc đánh số chứng từ đơn vị ngân hàng lập Số tiền chứng từ kế toán ngân hàng bắt buộc phải ghi số chữ Số tiền chữ phải viết rõ nghĩa, chữ đầu số tiền chữ phải viết hoa sát đầu dịng đầu tiên, khơng viết cách dịng, cách qng chữ, khơng viết thêm chữ (khác dòng) vào hai chữ viết liền chứng từ Người lập, người ký duyệt người khác ký chứng từ kế toán ngân hàng phải chịu trách nhiệm nội dung chứng từ kế toán Chứng từ kế toán ngân hàng lập dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định Điều 18, khoản khoản Điều 19 Luật Kế toán quy định Chế độ này: - Các chứng từ điện tử phải lập mẫu quy định, cấu trúc, định dạng, đầy đủ nội dung, bảo đảm tính pháp lý chứng từ kế tốn - Chứng từ điện tử ghi vật mang tin phải có dẫn cụ thể thời gian yếu tố kỹ thuật đảm bảo cho việc sử dụng, kiểm tra, kiểm soát chứng từ điện tử cần thiết - Các liệu, thông tin chứng từ phải phản ánh rõ ràng, trung thực, xác phải mã hóa theo quy định Trên chứng từ phải có đủ chữ ký điện tử người liên quan chịu trách nhiệm tính xác, an toàn liệu; chữ ký điện tử chứng từ phải khớp với chữ ký điện tử ngân hàng nơi mở tài khoản Trung tâm toán Ngân hàng cấp phát quản lý - Ngày, tháng, năm lập chứng từ điện tử ghi số ghi theo dạng: DD/MM/YYYY ( DD ngày; MM tháng; YYYY năm) - Việc hủy bỏ, sửa chữa chứng từ điện tử lập sai thực theo quy định pháp luật Ngân hàng Nhà nước xử lý sai sót giao dịch, tốn điện tử Điều Ký chứng từ kế toán ngân hàng Việc ký chứng từ kế toán ngân hàng phải thực theo quy định pháp luật Chế độ này: a Chứng từ kế tốn ngân hàng phải có đủ chữ ký Chữ ký chứng từ kế toán giấy phải ký bút mực Không ký mực đỏ đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống b Chữ ký chứng từ kế toán ngân hàng phải người có thẩm quyền ký người uỷ quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm người ký c Chứng từ kế toán chi tiền phải người có thẩm quyền ký duyệt chi người kiểm soát (trưởng kế toán người uỷ quyền) ký trước thực Chữ ký chứng từ kế toán ngân hàng dùng để chi tiền phải ký theo liên Trường hợp ngân hàng thực giao dịch cửa, với chứng từ chi tiền mặt có giá trị phạm vi hạn mức giao dịch viên ủy quyền kiểm sốt giao dịch viên ký chứng từ chi tiền cho khách hàng Chữ ký người kiểm soát, người phê duyệt thực sau vào cuối ngày Bảng kê giao dịch phát sinh ngày, phải đảm bảo kiểm soát chặt chẽ đối chiếu khớp Bảng kê giao dịch phát sinh ngày chứng từ kế toán thực d Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật Chữ ký điện tử chứng từ điện tử có giá trị chữ ký tay chứng từ giấy Chữ ký khách hàng chứng từ giao dịch với ngân hàng: a Đối với chứng từ giao dịch với khách hàng lập khách hàng cá nhân, tổ chức pháp luật quy định không bắt buộc phải bố trí kế tốn trưởng chứng từ phải có chữ ký chủ tài khoản người chủ tài khoản uỷ quyền ký thay b Đối với chứng từ lập để trích tiền từ tài khoản đồng chủ tài khoản chứng từ phải có đủ chữ ký tất người đồng chủ tài khoản người đồng chủ tài khoản uỷ quyền ký thay.Trường hợp đồng chủ tài khoản có thoả thuận với ngân hàng việc sử dụng chữ ký chữ ký đồng chủ tài khoản chứng từ giao dịch với ngân hàng việc thoả thuận phải thể văn có đầy đủ chữ ký đồng chủ tài khoản đồng chủ tài khỏan phải cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm rủi ro, tổn thất việc khơng ký tên chứng từ giao dịch với ngân hàng gây c Đối với chứng từ giao dịch với ngân hàng lập khách hàng đơn vị, tổ chức phải bố trí kế tốn trưởng theo quy định pháp luật chứng từ bắt buộc phải có đủ chữ ký chủ tài khoản, kế toán trưởng người uỷ quyền ký thay dấu đơn vị (nếu chứng từ giấy) d Chữ ký dấu (nếu có) khách hàng chứng từ giấy giao dịch với ngân hàng phải với chữ ký mẫu đăng ký ngân hàng (nơi mở tài khoản) Chữ ký điện tử chứng từ điện tử phải khớp với chữ ký ngân hàng nơi mở tài khoản (hoặc quan có thẩm quyền) cấp đ Việc uỷ quyền ký thay chứng từ kế toán ngân hàng phải tuân thủ theo quy định pháp luật uỷ quyền Chữ ký ngân hàng có liên quan đến chứng từ : a Tổng Giám đốc (Giám đốc) ngân hàng quy định việc phân cấp hạn mức giao dịch, phạm vi ủy quyền quyền hạn, trách nhiệm người ủy quyền ký chứng từ kế toán loại nghiệp vụ, đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật phải chịu trách nhiệm việc ủy quyền ký chứng từ kế tốn ngân hàng b Khi ký chứng từ kế toán, cán bộ, nhân viên ngân hàng ký phạm vi thẩm quyền quy định phải ký mẫu đăng ký (hoặc cấp chữ ký điện tử) Những cán bộ, nhân viên ngân hàng ký vào chứng từ không thẩm quyền, ký sai mẫu đăng ký ký mẫu thiếu trách nhiệm việc kiểm sốt trước ký tuỳ theo mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định pháp luật c Những cán bộ, nhân viên ngân hàng thực cơng việc có liên quan đến trách nhiệm ký chứng từ kế toán (như kế toán, tin học, thủ quỹ, tín dụng) phải lập mẫu chữ ký để đăng ký với trưởng kế toán mẫu chữ ký phải lãnh đạo đơn vị ngân hàng xác nhận trước thi hành Khi có thay đổi nhân sự, cán bộ, nhân viên phải lập mẫu chữ ký để thay mẫu chữ ký người làm công việc liên quan đến trách nhiệm ký chứng từ Bản mẫu chữ ký hết giá trị phận phải gạch chéo để huỷ bỏ, ghi ngày huỷ bỏ lưu vào tập hồ sơ riêng lưu trữ theo thời hạn quy định Tổng Giám đốc (Giám đốc) đơn vị ngân hàng có trách nhiệm quản lý, giám sát việc đăng ký, sử dụng hủy bỏ mẫu chữ ký đơn vị theo quy định pháp luật d Việc cấp, quản lý, sử dụng, hủy bỏ chữ ký điện tử ngân hàng thực theo pháp luật hành quy định Ngân hàng Nhà nước Điều Kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng Tất chứng từ kế toán ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ trước thực nghiệp vụ (hạch toán, toán, thu, chi…), nội dung việc kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng gồm: a Đối với chứng từ giấy: - Kiểm sốt tính rõ ràng, đầy đủ, trung thực nội dung ghi chứng từ; kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; kiểm sóat tính xác số liệu, thơng tin chứng từ - Kiểm sốt việc chấp hành quy chế quản lý nội người lập, kiểm tra, xét duyệt loại nghiệp vụ kinh tế Kiểm sốt, đối chiếu dấu (nếu có) chữ ký chứng từ (gồm chữ ký khách hàng chữ ký cán nhân viên có liên quan ngân hàng) đảm bảo dấu chữ ký chứng từ phù hợp với mẫu dấu chữ ký đăng ký ngân hàng - Kiểm soát ký hiệu mật (KHM) chứng từ quy định có KHM; b Đối với chứng từ điện tử: Việc kiểm soát chứng từ điện tử chia thành hai phần, phần kỹ thuật thông tin phải kiểm sốt trước, sau tiến hành kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ: - Kiểm soát kỹ thuật thông tin, bao gồm: + Mã nhận biết chứng từ phải với mã quy định; mật mã chứng từ phải với mật mã quy định + Tên tập tin phải lập tên mẫu thơng tin quy định; kiểm sốt đảm bảo khơng có trùng lắp nội dung thơng tin chứng từ + Nội dung chứng từ hợp lệ - Kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ: + Áp dụng biện pháp kiểm tra mắt kết hợp kiểm tra mắt với thiết bị chuyên dùng để xác định tính đắn liệu + Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật mã khoá bảo mật chứng từ + Kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, số dư tài khoản tiền gửi để chi trả số tiền chứng từ + Kiểm tra tồn dạng thức số vùng bắt buộc chứng từ 10 Khi kiểm soát chứng từ kế toán phát có hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm chế nhà nước ngành ngân hàng phải từ chối việc thực (thanh tốn, xuất quỹ, xuất kho…), đồng thời báo cáo cho lãnh đạo ngân hàng biết để có biện pháp xử lý kịp thời theo pháp luật hành Những chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung số liệu khơng rõ ràng, xác quyền trả lại khách hàng báo cho người lập chứng từ biết để lập lại điều chỉnh cho đúng, sau dùng làm ghi sổ kế toán Trường hợp chứng từ điện tử khách hàng chuyển đến có sai sót khơng hợp lệ, ngân hàng không xử lý phải trả lại cho người gửi để lập lại mở sổ theo dõi chứng từ Khách hàng gửi chứng từ điện tử phải có trách nhiệm tiếp nhận lại chứng từ phải lưu trữ 10 ngày kể từ ngày nhận để phục vụ yêu cầu đối chiếu, tra soát ngân hàng cần thiết Việc kiểm soát, xử lý chứng từ dùng để hạch toán, toán nội ngân hàng Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng quy định Điều 10 Luân chuyển chứng từ Các ngân hàng phải có quy định thơng báo cho khách hàng biết thời gian giao dịch với khách hàng, nhận chứng từ ngày làm việc ngân hàng Tất chứng từ kế toán nhận giao dịch, ngân hàng phải xử lý hạch toán hết ngày (trừ trường hợp cố kỹ thuật lý khách quan khác) Trường hợp đặc biệt có nhận chứng từ sau giao dịch xử lý hạch tốn vào ngày làm việc Thủ tục giao nhận, trình tự thời gian luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng Tổng Giám đốc (Giám đốc) ngân hàng quy định phải thực đầy đủ bước: tiếp nhận chứng từ khách hàng lập chứng từ (nếu nghiệp vụ phát sinh ngân hàng); kiểm soát chứng từ; thực thu, chi tiền mặt, xuất, nhập tài sản, hạch toán toán theo quy định cụ thể cho nghiệp vụ; tổng hợp chứng từ phát sinh ngày; xếp, đóng, bảo quản lưu trữ Khi tổ chức luân chuyển chứng từ phải đảm bảo nguyên tắc: a Đối với chứng từ liên quan đến việc nộp lĩnh tiền mặt: chứng từ nộp tiền mặt ngân hàng phải thu đủ tiền ghi sổ kế tốn; chứng từ lĩnh tiền mặt ngân hàng phải ghi sổ kế tốn trước sau chi trả tiền b Đối với chứng từ dùng tốn khơng dùng tiền mặt (chuyển khoản) ghi Có vào tài khoản người thụ hưởng tài khoản người trả tiền có đủ khả tốn (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) c Chứng từ luân chuyển phận đơn vị ngân hàng ngân hàng tự tổ chức luân chuyển, không luân chuyển qua tay khách hàng Chứng từ toán khác ngân hàng chuyển tiền, tốn bù trừ… ln chuyển qua mạng nội bộ, mạng liên ngân hàng, bưu điện giao nhận chứng từ trực tiếp ngân hàng có liên quan Điều 11 Quản lý in phát hành mẫu chứng từ kế toán ngân hàng Vụ trưởng Vụ Kế tốn - Tài chịu trách nhiệm hướng dẫn việc in phát hành mẫu chứng từ kế toán sử dụng đơn vị Ngân hàng Nhà nước 11 Tổng Giám đốc (Giám đốc) ngân hàng tổ chức việc in phát hành mẫu chứng từ kế toán ngân hàng sử dụng đơn vị phải bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật quy định Ngân hàng Nhà nước: - Đối với chứng từ kế toán Bộ Tài quy định việc in phát hành mẫu thực theo quy định hành Bộ Tài - Đối với chứng từ kế tốn mang tính đặc thù ngành ngân hàng thuộc danh mục chứng từ bắt buộc, Ngân hàng theo tiêu chuẩn, quy cách mẫu biểu, nội dung phản ánh Ngân hàng Nhà nước quy định để tổ chức in ấn đăng ký mẫu với Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế tốn -Tài chính) trước phát hành Các Sở giao dịch, chi nhánh tổ chức tín dụng có trách nhiệm gửi mẫu chứng từ toán đơn vị tới Ngân hàng Nhà nước (Sở giao dịch Ngân hàng nhà nước Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố) địa bàn để thông báo trước sử dụng Các chứng từ toán chưa đăng ký mẫu với Ngân hàng Nhà nước bị coi chứng từ không hợp lệ khơng chấp nhận tốn qua Ngân hàng Nhà nước - Đối với chứng từ kế toán mang tính đặc thù ngành ngân hàng thuộc danh mục chứng từ hướng dẫn chứng từ giao dịch khách hàng với ngân hàng, chứng từ dùng để hạch toán, toán nội ngân hàng…, ngân hàng chủ động thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với quy định pháp luật để tổ chức in phát hành Điều 12 Chứng từ kế toán chụp Chứng từ kế tốn chụp phải chụp từ phải có chữ ký dấu xác nhận người đại diện theo pháp luật đơn vị kế tốn lưu trữ quan nhà nước có thẩm quyền định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán chứng từ chụp Chứng từ kế toán chụp thực trường hợp sau đây: a Đơn vị ngân hàng có dự án vay nợ, viên trợ nước ngịai theo cam kết phải nộp chứng từ cho nhà tài trợ nước Trường hợp chứng từ chụp phải có chữ ký dấu xác nhận người đại diện theo pháp luật nhà tài trợ đơn vị ngân hàng b Đơn vị ngân hàng bị quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ tịch thu chứng từ kế tốn Trường hợp chứng từ chụp phải có chữ ký dấu xác nhận người đại diện quan nhà nước có thẩm quyền định tạm giữ tịch thu tài liệu kế toán c Chứng từ kế toán bị bị hủy hoại nguyên nhân khách quan thiên tai, hỏa hoạn.Trong trường hợp này, ngân hàng phải đến đơn vị mua đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ đơn vị khác có liên quan để xin chụp chứng từ kế toán bị Trên chứng từ chụp phải có chữ ký dấu xác nhận người đại diện theo pháp luật đơn vị mua , đơn vị bán đơn vị kế tóan khác có liên quan d Các trường hợp khác theo quy định pháp luật Điều 13 Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng 12 Bảo quản chứng từ kế toán ngân hàng a Chứng từ kế toán phải ngân hàng quản lý, bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng lưu trữ Người làm cơng tác kế tốn có trách nhiệm quản lý, bảo quản chứng từ kế toán trình sử dụng b Việc phân loại, xếp, đóng gói, bảo quản chứng từ kế toán ngân hàng Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng quy định, đảm bảo quản lý chặt chẽ thuận tiện cho việc tra cứu, lưu trữ: - Đối với chứng từ giấy: Hàng ngày, chứng từ kế toán sau sử dụng để ghi chép vào sổ kế toán đối chiếu khớp phần hành kế toán, phải tập hợp kịp thời, đầy đủ để phân loại, xếp, đánh số theo thứ tự lớn dần số tự nhiên liên tục từ số 01, 02,…, n, đóng thành tập Nhật ký chứng từ gọn gàng, chắn để bảo quản Nhật ký chứng từ kế toán đóng thành tập riêng theo ngày (trường hợp chứng từ ngày phát sinh q nhiều q tùy theo số lượng chứng từ để xác định số tập chứng từ cần đóng cho phù hợp) Ngồi bìa tập ghi: tên tập chứng từ; ngày, tháng, năm chứng từ; số lượng chứng từ tập; họ tên người đóng đánh số nhật ký chứng từ - Chứng từ điện tử phải bảo quản theo quy định Pháp luật c Các chứng từ kế toán sau sử dụng để ghi sổ kế tốn lưu phận kế tốn khơng q 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau phải chuyển vào kho lưu trữ, bảo quản theo quy định d Biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng phải bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng, mát Các ấn quan trọng có giá trị tiền phải quản lý tiền Lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng a Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng hướng dẫn việc tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế tốn đơn vị mình, đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật phải chịu trách nhiệm an toàn, đầy đủ, hợp pháp chứng từ kế toán lưu trữ b Chứng từ kế tốn lưu trữ phải Trường hợp chứng từ kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị bị hủy hoại ngân hàng phải có biên kèm theo chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị bị hủy hoại Đối với chứng từ kế toán có cần lưu trữ hai nơi hai nơi lưu trữ chứng từ chụp c Các nội dung khác lưu trữ chứng từ kế toán như: nơi lưu trữ, thời điểm thời hạn lưu trữ, tiêu hủy chứng từ kế toán hết thời hạn lưu trữ… thực theo quy định Luật Kế toán, Nghị định hướng dẫn Luật Kế toán quy định Ngân hàng Nhà nước lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán Điều 14 Cung cấp chứng từ kế toán ngân hàng Việc cung cấp chứng từ kế toán cho quan thẩm quyền để điều tra, đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định ngân hàng thực theo quy định pháp luật Ngân hàng Nhà nước Quá trình điều tra, đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định chứng từ kế tốn phải có chứng kiến thủ kho lưu trữ (nếu chứng từ bảo quản kho lưu trữ), trưởng kế toán ngân hàng người ủy quyền.Việc đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định chứng từ kế toán tiến hành 13 nơi quy định trụ sở làm việc ngân hàng có chứng từ liên quan Trong q trình điều tra, đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định chứng từ kế toán, làm hư hỏng, tẩy xố sửa chữa chứng từ gốc phải lập biên bản, làm rõ trách nhiệm xử lý theo pháp luật Chỉ có quan có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu niêm phong chứng từ kế toán ngân hàng Trường hợp tạm giữ tịch thu quan thẩm quyền phải chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu ký xác nhận chứng từ chụp; đồng thời lập biên ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ bị tịch thu ký tên, đóng dấu Trường hợp niêm phong quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế toán bị niêm phong ký tên, đóng dấu Điều 15 Chứng từ kế toán bị bị hủy hoại Khi phát chứng từ kế toán bị bị hủy hoại, người làm cơng tác kế tốn phải thực công việc sau: Kiểm tra, xác định lập biên số lượng, trạng, nguyên nhân chứng từ kế toán bị mất, bị hủy hoại thơng báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan quan nhà nước có thẩm quyền; Trường hợp séc trắng phải có văn báo quan công an địa phương số xêri, số lượng séc bị mất, hoàn cảnh để xác minh, xử lý theo pháp luật đồng thời phải thông báo phương tiện thông tin đại chúng ngân hàng khác để vơ hiệu hố tờ séc bị Tổ chức phục hồi lại chứng từ kế toán bị bị huỷ hoại Liên hệ với tổ chức, cá nhân mua bán hàng hóa, dịch vụ đơn vị khác có liên quan để chụp xác nhận lại tài liệu kế toán bị bị hủy hoại theo quy định pháp luật Đối với chứng từ kế tốn có liên quan đến tài sản bị bị huỷ hoại phục hồi biện pháp quy định khoản 1, 2, Điều phải kiểm kê tài sản để lập lại chứng từ kế toán bị bị hủy hoại III ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 16 Vụ trưởng Vụ Kế tốn - Tài có trách nhiệm triển khai kiểm tra việc thực chế độ hệ thống Ngân hàng Nhà nước Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc (Giám đốc) ngân hàng chịu trách nhiệm tổ chức thực Chế độ đơn vị Điều 17 Mọi hành vi vi phạm quy định Chế độ này, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định pháp luật KT.Thống đốc Phó thống đốc Đã ký : Vũ Thị Liên ... tới Ngân hàng Nhà nước (Sở giao dịch Ngân hàng nhà nước Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố) địa bàn để thông báo trước sử dụng Các chứng từ toán chưa đăng ký mẫu với Ngân hàng Nhà nước. .. vị Ngân hàng Nhà nước 11 Tổng Giám đốc (Giám đốc) ngân hàng tổ chức việc in phát hành mẫu chứng từ kế toán ngân hàng sử dụng đơn vị phải bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật quy định Ngân hàng. .. ngân hàng (chứng từ liên quan đến tốn, tín dụng nghiệp vụ thu chi tài thuộc hoạt động ngân hàng) Ngân hàng Nhà nước quy định Danh mục, biểu mẫu chứng từ kế toán mang tính đặc thù ngành ngân hàng