Bài giảng Tâm lý học quản lý: Chương V - Giao tiếp trong quản lý giúp người học nắm được những nội dung sau: Khái niệm giao tiếp và giao tiếp trong quản lý, các loại giao tiếp trong quản lý, các nguyên tắc giao tiếp trong quản lý, các kỹ năng giao tiếp trong quản lý và các hình thức giao tiếp trong quản lý.
BÀI GIẢNG TÂM LÝ HỌC QUẢN LÝ CHƯƠ CH ƯƠNG NG V: GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ I Khái niệm giao tiếp giao tiếp quản lý II Các loại giao tiếp quản lý III.Các nguyên tắc giao tiếp quản lý IV Các kỹ giao tiếp quản lý V Các hình thức giao tiếp quản lý CHƯƠ CH ƯƠNG NG V: GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ I Khái niệm giao tiếp giao tiếp quản lý:: Giao tiếp hình thức đặc trưng cho mối quan hệ người với người, qua nảy sinh tiếp xúc tâm lý, thể trao đổi thông tin, hiểu biết, rung cảm tác động qua lại lẫn Giao tiếp quản lý tiếp xúc nhà quản lý với người khác có liên quan hoạt động quản lý nhằm đạt tới mục tiêu quản lý đề II Các loại giao tiếp quản lý: Giao tiếp xã giao giao tiếp mang tính chất thơng cảm hình thức khơng gửi gắm lợi ích bên + Mục tiêu giao tiếp xã giao quản lý: - Để tạo cảm thông, hiểu biết - Để nắm bắt, tìm hiểu vấn đề người giao tiếp.(VD: Tìm tịi số thơng tin thân thơng qua người giao tiếp) Giao tiếp có mục tiêu xác định giao tiếp mà người quản lý phải thực với người giao tiếp để đạt tới hiệu cụ thể sau giao tiếp + Các loại giao tiếp có mục tiêu thường gặp là: - Giao tiếp với người nội hệ thống quản lý để giải vấn đề xảy giao nhiệm vụ, giải thích nhiệm vụ, xử lý xung đột, hiểu nhầm, tìm hiểu nguyện vọng, phát nhiễu, lấy ý kiến cho việc lựa chọn, định - Giao tiếp với người bên hệ thống với cấp để xin ý kiến, đề bạt nguyện vọng, tranh luận ; với quan, cá nhân, tổ chức bên xã hội, với nhà quản lý hệ thống khác + u cầu giao tiếp có mục tiêu: - Phải làm cho người giao tiếp hiểu rõ ý đồ, mục tiêu cách xác tán đồng với ý đồ, mục tiêu - Giảm thiểu hiểu lầm khơng đáng có, tăng thêm cảm thơng, ủng hộ lẫn - Hiểu rõ ý đồ mục tiêu đối tượng giao tiếp, tìm giải pháp xử lý hợp lý có lợi cho bên giao tiếp - Nếu không đạt ý đồ, mục tiêu lần đầu giao tiếp phải tạo lần giao tiếp Giao tiếp song phương giao tiếp nhà QL với người khác (cấp dưới, cấp trên, nhà QL hệ thống khác ) Giao tiếp đa phương giao tiếp nhà quản lý với nhiều người khác lúc * Ngoài cịn có loại giao tiếp khác giao tiếp thức, giao tiếp khơng thức, giao tiếp gián tiếp III Các nguyên tắc giao tiếp quản lý: Đàm thoại: Theo Anh (Chị), nhà quản lý cĩ nên hứa với nhân viên điều cảm thấy chưa làm hay khơng? III Các nguyên tắc giao tiếp quản lý: -Nguyên tắc có phù hợp với mối tương quan mặt xã hội bên giao tiếp - Nguyên tắc cố gắng cần đạt mục tiêu giao tiếp, có chuẩn bị kỹ lưỡng trước giao tiếp (nội dung giao tiếp, tình diễn giao tiếp) - Nguyên tắc phù hợp với ngữ cảnh giao tiếp - Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm đối tượng giao tiếp, có phong cách giao tiếp tốt - Nguyên tắc có chuẩn mực, có văn hố, có thiện chí IV Các kỹ giao tiếp quản lý: Nhĩm Kỹ định hướng kỹ dựa vào tri giác ban đầu, bề ( nhận thức cảm tính) để đốn biết diễn biến tâm lý diễn đối tượng giao tiếp Trong nhĩm cĩ kỹ năng: + Kỹ đọc nét mặt, cử chỉ, hành vi, lời nĩi + Kỹ chuyển từ tri giác bên ngồi vào nhận biết chất bên nhân cách đối tượng giao tiếp Việc định hướng giao tiếp cĩ thể diễn trước tiếp xúc, lúc bắt đầu tiếp xúc định hướng trình giao tiếp Thực chất định hướng phác thảo chân dung tâm lý đối tượng giao tiếp Sự phác thảo xác hiệu giao tiếp cao IV Các kỹ giao tiếp quản lý: Nhĩm Kỹ định vị khả biết xác định vị trí giao tiếp, biết đặt vị trí vào vị trí đối tượng, biết tạo điều kiện để đối tượng chủ động giao tiếp với mình; biết xác định thời gian không gian giao tiếp, xác định lúc chủ động, lúc lắng nghe, xác định vị trí khác - Đặc điểm kỹ định vị: + Mơ hình nhân cách đối tượng giao tiếp giai đoạn gắn với thực tương đối ổn định + Hành vi ứng xử giao tiếp chủ thể phù hợp với nhu cầu, nguyện vọng, đặc điểm tâm lý, hồn cảnh đối tượng giao tiếp Muốn cĩ kỹ này, nhà quản lý cần phải rèn luyện nhiều hoạt động nghề nghiệp, tiếp xúc nhiều lần với đối tượng GT Dựa vào yêu cầu buổi lễ, mô tả buổi lễ anh ( chị) tổ chức Dựa vào mục đích, nội dung, yêu cầu việc người lãnh đạo toạ đàm với cấp dưới, tổ chức toạ đàm có hiệu Họp hành ( Tổ chức họp): a) Nguyên tắc: - Khéo léo điều khiển đối tượng ( chủ đề, mục đích) chung - Vạch chủ đề họp chung thống - Phải có người chịu trách nhiệm trì họp cho ý kiến phát biểu công khai cân - Bảo vệ người tham gia ý kiến, ngăn chặn cơng cá nhân (cơng kích, phê phán lẫn nhau) - Mỗi người tham gia họp cần phát biểu: Đi họp để làm gì? Và trách nhiệm người họp - Chủ tọa họp thủ trưởng hay thủ phó đơn vị để tránh tượng áp đặt ý kiến phương pháp ám thị, áp chế, giám sát họp tâm lý: " nghe bàn ý kiến lãnh đạo nói điều để lọt tai lãnh đạo" b Vai trò người tham gia họp: Chủ tọa: - Giữ vai trò trung lập - Lôi kéo, giúp đỡ người tập trung phát biểu ý kiến vào mục đích họp thuật tâm lý gợi ý để người phát biểu ý kiến, tóm tắt ý kiến, ngăn chặn ý kiến có tính chất công kích, phê phán cá nhân để tránh gây bầu không khí căng thẳng, đoàn kết - Ít nói, cố gắng kìm hãm cảm xúc cá nhân, chân thành, bình tónh, cởi mở - Nếu họp vượt điều khiển, toát lên bầu không khí căng thẳng nên cho giải lao - Chủ tọa cần biết cách tế nhị ứng xử với số người đặc biệt VD: Người đến muộn không nên cho phát biểu chưa nắm vấn đề không tóm tắt ý kiến phát biểu khuyến khích họ muộn Người nóng nảy thờ nên ngào, nhẹ nhàng, khéo léo để họ tham gia mức, phê phán, công kích họ - Chủ tọa không tạo đối đầu với thành viên họp theo kiểu đôi co Thư ký: Là người giao trọng trách ghi chép toàn ý kiến họp Thư ký có nhiệm vụ: Ghi hết ý kiến cách trung thành, xác, không sai sót, không lệch lạc mà gây mâu thuẫn cho hội nghị, ghi lược ý chính, bỏ chi tiết vụn vặt, không quan trọng - Giữ vai trò trung lập, viết trước mặt người Cuối buổi họp phải đọc lại biên để người kiểm tra - Không can thiệp cách công khai vào công việc chủ tọa, không ghi lời nhận xét hay bình luận theo quan điểm chủ quan - Ghi chép tốt có tác dụng: + Giúp cho người tham gia thảo luận sôi nổi, tin tưởng lẫn + Giúp cho chủ tọa tổng kết hội nghị không sai sót thiên vị + Giúp cho thủ trưởng cấp lãnh đạo tham khảo ý kiến sau Những thành viên tham gia: - Phải tham gia ý kiến đóng góp vào việc định - Sau họp có trách nhiệm thực thi định thông qua họp - Yêu cầu: + Nói ngắn gọn với giọng nói ôn tồn, với từ ngữ lịch + Cần có suy nghó kỹ càng, nên có chuẩn bị ghi tóm tắt vấn đề phát biểu cho khỏi lạc hướng, lạc trọng tâm + Muốn phát biểu phải giơ tay, chủ tọa phát biểu Tuyệt đối không chen ngang, đả kích, phê phán cá nhân, không dùng ngôn từ có tính chất châm biếm + Theo dõi họp từ đầu đến cuối, tin tưởng vào chủ tọa thư ký + Sáng suốt, dũng cảm bảo vệ ý kiến tự tin đắn Thủ trưởng ( cấp trên): - Luôn tôn trọng thành viên họp, tôn trọng ý kiến họ - Bình tónh trước ý kiến trái ngược với quan điểm thân - Không can dự trực tiếp,công khai vào điều khiển chủ tọa thư ký - Chuẩn bị tốt cho họp: Lập kế hoạch, chương trình nghị sự, đặc điểm, thành phần, thời gian, dự kiến chủ tọa, thư ký - Mỗi họp nên chia thành phần rõ rệt: + Báo tin, thông báo tin tức + Nội dung gồm giai đoạn: Giai đoạn đầu thông qua chương trình họp nghi thức khác bầu chủ tọa, thư ký cần Giai đoạn 2: Thảo luận vấn đề Gai đoạn 3: Thông qua định: Tức biểu quyết, thông qua biên có trí tư tưởng c)Nơi họp, thời gian, tiện nghi: - Nơi họp thoáng đãng, rộng vừa phải, có đủ độ chiếu sáng, mùa hè mát, mùa đông ấm - Có đầy đủ tiện nghi quạt máy điều hoà phương tiện khác - Bàn ghế nên theo kiểu vòng tròn, lưng quay cửa vào để tránh phân tán tư tưởng - Phòng họp nên xếp cho trang nghiêm - Thời gian họp vừa phải, không dài, chừng có nghỉ giải lao Mít tinh buổi lễ quan trọng Đây hình thức họp độc thoại lớn, có nhiều người tham dự với mục đích để động viên tinh thần người vui tươi, phấn khởi, tin tưởng, hăng hái làm việc Vì buổi mít tinh hay lễ phải long trọng, vui, gọn Yêu cầu: - Địa điểm cần trang trí đẹp, thuận tiện cho phần lễ nghi lẫn liên hoan - Các phát biểu cần ngắn gọn (5 – 10 %), báo cáo nên dài 30 phút, cần biểu dương thành tích cá nhân, đơn vị nhỏ( báo cáo tổng kết) Người đọc phải hào hùng, có khả diễn thuyết - Người điều khiển chương trình phải người có kinh nghiệm người giữ vai trò quan trọng bậc định thành công hay thất bại buổi lễ Nếu cần nên luyện tập trước tránh lúng túng, nhầm lẫn, gián đoạn - Phần giới thiệu khách cần rõ ràng, đầy đủ ( họ tên, chức danh, chức vụ ) đừng bỏ sót - Nếu phát phần thưởng cần có bố trí trước:Ai nhận, phát, trao cho cần chuẩn bị trước - Nên có nhạc đệm trình lễ hội - Sau nghi lễ phần văn nghệ nên kéo dài 60 –80 phút, thấy người dự chán ngán bỏ cần kết thúc ( lễ nghi nên kéo dài 2h) Người lãnh đạo tọa đàm với cấp dưới: a Mục đích tọa đàm: - Kiểm tra thực nghị quyết, chương trình, kế hoạch đơn vị - Đánh giá tiến độ công việc đơn vị để kịp thời uốn nắn sai sót động viên kịp thời người tốt, việc tốt - Đánh giá cán cấp lực làm việc, phẩm chất đạo đức, lực chuyên môn, khả tổ chức công việc Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng bầu không khí tâm lý đơn vị, người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ b Nội dung tọa đàm: - Hiện trạng cơng việc - Những khó khăn, nguyên nhân - Biện pháp khắc phục: Điều kiện, phương tiện, thời gian, biện pháp đề phòng hậu tiêu cực c Yêu cầu người lãnh đạo tọa đàm: - Sử dụng phong cách dân chủ giao tiếp ( xoá bỏ hàng rào tâm lý) - Luôn theo dõi xúc cảm người tọa đàm - Khéo léo làm chủ tình - Thơng minh, khích lệ để người tọa đàm nói hoạt bát, phát huy tự tư tưởng - Sử dụng câu hỏi đòi hỏi câu trả lời "mở ", cần có dung lượng công việc, cụ thể tốt nhiêu - Biết lắng nghe hướng nội dung tọa đàm trọng tâm tránh biến tọa đàm thành buổi hỏi cung - Tránh nhấn mạnh quyền lực địa vị công tác mình, tránh khoe khoang trình độ, hiểu biết kinh nghiệm cá nhân Kính Chúc Thầy, Cơ giáo sức khỏe, hạnh phúc thành công! E-mail: tranthumai@gmail.com ĐT: 0982970369 ... động qua lại lẫn Giao tiếp quản lý tiếp xúc nhà quản lý v? ??i người khác có liên quan hoạt động quản lý nhằm đạt tới mục tiêu quản lý đề II Các loại giao tiếp quản lý: Giao tiếp xã giao giao tiếp... tắc giao tiếp quản lý: Đàm thoại: Theo Anh (Chị), nhà quản lý cĩ nên hứa v? ??i nhân viên điều cảm thấy chưa làm hay khơng? III Các nguyên tắc giao tiếp quản lý: -Nguyên tắc có phù hợp v? ??i mối tương... thảo chân dung tâm lý đối tượng giao tiếp Sự phác thảo xác hiệu giao tiếp cao IV Các kỹ giao tiếp quản lý: Nhĩm Kỹ định v? ?? khả biết xác định v? ?? trí giao tiếp, biết đặt v? ?? trí v? ?o v? ?? trí đối tượng,