Giao trinh Access

Trong tr êng hîp nµy mçi b¶n ghi cña nguån thø nhÊt sÏ kÕt hîp víi mçi b¶n ghi cña nguån thø hai ®Ó t¹o thµnh mét b¶n ghi cña truy vÊn.. Liªn kÕt néi(inner join).[r]

Cơ sở liÖu( Database) ?

Là tập hợp liệu có liên quan với nhau, chứa thơng tin tổ chức đó( nh th viện, ngân hàng, tuyến bay, công ty…) đ ợc l u trữ nhớ đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin nhiều ng ời với nhiều mục đích khác

Ví dụ: Để quản lý học sinh lớp học ta cần thông tin sau:

 Chúng ta đ ợc làm quen với sở liệu nh Foxpro, sở liệu quan hệ Vậy hệ quản trị sở liệu ( Database Management System)?

Phần mềm cung cấp môi tr ờng thuận lợi hiệu để tạo lập, l u trữ khai thác thông tin sở liệu đ ợc gọi hệ qun tr c s d liu

Hệ quản trị sở liệu Microsoft Access:

L h qun trị sở liệu chạy môi tr ờng Windows, có cơng cụ hữu hiệu tiện lợi để tự động sản sinh ch ơng trình cho hầu hết toán th ờng gặp quản lý, kế toán, thống kê

Bảng(Table)

Truy vấn(Query) Mẫu biểu(Form) Báo biểu(Report) Macro

Nếu muốn mở CSDL có chọn danh sách bấm OK

Nếu muốn tạo CSDL vào File chọn New chọn Blank Database bấm Ok Khi xuất hội thoại cho phép ta đặt tên cho CSDL, ta đặt tên mục File name chọn Create

Nếu muốn tạo CSDL theo chủ đề có sẵn chọn Data Wizard bấm Ok





Bảng (Table)có cấu trúc nh DBF Foxpro đ ợc dùng để l u trữ liệu sở liệu Một sở liệu th ờng có nhiều bảng có quan hệ với

Mét b¶ng gåm cã nhiỊu tr êng cã c¸c kiĨu kh¸c nh : Text, Number, Date - Time,…

Từ cửa Database chọn mục Table, chứa danh sách bảng tồn nút lựa chọn: New, Open, Design

Nút New dùng để tạo bảng

Nút Open dùng để mở nhập liệu cho bảng đ ợc chọn Nút Design dùng để xem sửa cấu trúc bảng đ ợc chọn

Tên bảng đ ợc Access giả định Table1 Sau ta đổi tên cho có ý ngha hn

Cửa sổ bảng đ ợc chia làm phần:

+ Phn trờn gm ct: Field Name, Data Type Description, dùng để khai báo tr ờng bảng, tr ờng khai báo dòng

+ Phần d ới để qui định thuộc tính cho tr ờng

1 Tªn tr ờng (field Name): dÃy không 64 ký tự bao gồm chữ số khoảng trống

2 Kiểu liệu (Data Type) gồm kiĨu sau: - Text Ký tù dµi <= 255 Byte

AutoNumber sè dµi Byte Yes- No Boolean Bit

OLE Object Đối t ợng nhúng kết GigaByte hình ảnh nhị phân Hyperlink Ký tự kết hợp ký tự số

Lookup Wizard cho phép chọn giá trị từ bảng khác

Thay i thit k, chỉnh sửa cấu trúc bảng:

3 Mô tả(Description): Để giảI thích cho rõ tr ờng Văn mô tả đ ợc hiển thị nhập số liệu cho tr ờng

- Điều khiển hình thức thể liÖu - NhËp liÖu theo mÉu

Field Size: Sè ký tù cña tr êng Text, kiểu tr ờng number Format : dạng hiển thị liệu kiểu ngày số

DecimalPlaces : Số chữ số thập phân kiểu number currency InputMask( Mặt lạ nhập) : Quy định khuôn dạng nhập liệu

Caption : Đặt nhãn cho tr ờng Nhãn đ ợc hiển thị nhập liệu thay tên tr ờng ( nhãn mặc định)

Default Value : Xác định giá trị mặc định tr ờng

Validation Rule : Quy tắc liệu hợp lệ Dữ liệu phải thoả mÃn quy tắc đ ợc nhập

Required: Không chấp nhận giá trị rỗng Cần phải nhập liệu cho tr ờng

VÝ dơ: Ta cã CSDL Tun sinh gồm bảng sau - Bảng DSTS gồm tr êng:

[HOTEN] kiÓu Text [SOBD] kiÓu Integer

[NAMSINH] kiĨu Date -Time [TENTINH] kiĨu Text

-B¶ng BD_PHACH gåm c¸c tr êng:

[SOBD] kiĨu Integer [PHACH] kiĨu Integer

Yêu cầu đặt công tác tuyển sinh xây dựng bảng tổng hợp từ bảng Giả sử bảng tổng hợp gồm có thí sinh có tổng điểm lớn bng im chun >=18

Ta xây dựng sở liệu từ bảng ta thấy chúng cã quan hƯ víi nhê cã cïng chung sè thc tÝnh b¶ng B¶ng DSTS quan hƯ víi BD_PHACH nhê SBD B¶ng BD_PHACH quan hƯ víi PHACH_DIEm nhê phach





Công cụ mạnh Access dùng để tổng hợp, xếp, tìm kiếm liệu bảng Khi thực truy vấn nhận đ ợc tập hợp kết thể hình d ới dạng bảng gọi Dynaset Dynaset bảng kết trung gian không đ ợc ghi lên đĩa bị xố kết thúc truy vấn

Giả sử đ a bảng tổng hợp thí sinh có tổng điểm lớn điểm chuẩn( giả sử điểm chuẩn 16)

Ta phi xây dựng CSDL lấy thông tin đ a từ bảng vào truy vấn Query đặt điều kiện tr ờng TONGDIEM thêm vào mục Field tr ờng kết xuất TONGDIEM:[DTOAN] + [DLY] + [DHOA]

-Bảng DSTS( danh sách thí sinh gåm c¸c tr êng): +[HOTEN]

+[SOBD]

+[NAMSINH] +[TENTINH]

-Bảng BD_PHACH( báo danh phách gồm tr êng): +[SOBD]

+[PHACH]

Tr êng [TONGDIEM] tr ờng tổng tr ờng [DTOAN], [DLY], [DHOA] Bảng tổng hợp gồm thí sinh có tổng điểm lớn điểm chuẩn ( giả sử điểm chuẩn 16 )

Để giảI toán trên, ta xây dựng truy vÊn [KET QUA TS] (kÕt qu¶ tun sinh) theo trình tự sau:

Ba nút bên trªn cã ý nghÜa nh sau:

Chọn bảng DSTS, BD_PHACH PH_DIEM, sau bấm nút Add Cuối bấm Close để đóng cửa sổ Show Table



Để ràng buộc toàn vẹn liệu đ ợc thực cần quy định loại quan hệ: + -> ( tr ờng bảng khố chính)∞

+ -> ( tr ờng quan hệ khố chính)

+ Quan hƯ mét- mét bảng [DSTS] bảng [BD_PHACH] theo tr ờng quan hÖ: [SBD]

+ Quan hÖ mét- bảng [PH_DIEM] bảng [BD_PHACH] theo tr ờng quan hÖ: [PHACH]

Ta dïng chuét kÐo tr êng [PHACH] tù b¶ng [BD_PHACH] kÐo sang tr êng

T¹i mơc Field ci cïng cđa truy vÊn ta gõ thêm tr ờng Tổng điểm: [DTOAN]+ [DLY]+[DHOA]

Định thứ tự xếp:

- Mục đích bảng Kết Hiện theo thứ tự - Thao tác:

+ Bấm chuột vào mục Sort tr ờng cần xếp

+ Chọn Ascending( tăng dần) Descending( giảm dần) + Nếu xếp nhiều tr ờng thứ tự u tiên từ trái sang phải

- Trong vÝ dơ nµy, ta chän:

 LËp tiªu chn lùa chän:

- Mục đích để hiển thị thông tin cần quan tâm bảng kết quả, nh hiển thị thí sinh theo im chun no ú

- Cách làm:

+ Gõ trực tiếp biểu thức điều kiện vào ô Criteria tr ờng cần đặt điều kin

+ Hoặc dùng cửa sổ xây dựng tr ờng biểu thức cửa sổ Zoom Để mở cửa sổ xây dựng biểu thức cho ô Criteria tr ờng nào, ta bấm phải chuột ô

Ta đ a vào điều kiện sau: + Tại tr ờng [TENTINH]: Hà Nội

( Chỉ hiển thị thí sinh Hà Néi}

+ T¹i tr êng [NGAYSINH]

Between #1   70# and # 12  31  76

( Chỉ hiển thị thí sinh có năm sinh từ năm 70 đến 76)

 Kh«ng thĨ hiƯn(Èn ) mét tr êng truy vÊn

- Mục đích để tr ờng cần quan tâm bảng Kết

- Cách làm:

Xây dựng ®iỊu kiƯn truy vÊn C¸c phÐp to¸n

Khi xây dựng biểu thức điều kiện, cho phép sư dơng c¸c phÐp to¸n sau: A ) So s¸nh:= <> > >= < <=

B ) PhÐp logic: AND OR NOT BETWEEN….AND…

C ) Dïng LIKE víi ký tự chân nh : LIKE CTY* D ) NULL NOT NULL

 Giải thích số phép toán mới: BETWEEN AND

Phép toán dùng để biểu thị khoảng giá trị Ví dụ muốn tìm thí sinh có số báo danh từ 100 đến 150, ta đ a vào ô Criteria tr ờng SBD điều kiện sau:

BETWEEN 100 AND 150

Điều kiện cã thĨ biĨu diƠn theo mét c¸ch kh¸c nh sau: >= 100 AND <= 150

2 LIKE

Phép toán dùng tr ờng kiểu Text Date- Time để tìm giá trị theo mẫu Cách viết nh sau:

Mẫu chuỗi ký tự Trong mẫu cho phép dùng ký tự chân:

* Thay cho mét d·y kü tù cđa tr êng kiĨu Text mục( ngày, tháng, năm, ) tr ờng Date- Time

Ví dụ:

-Để tìm thí sinh có hộ tỉnh có chữ đầu T chữ cuối

H , ta đặt điều kiện vào ô Criteria tr ờng [TENTINH]:

“ ”

LIKE T*H“ ” VÝ dơ:

-Để tìm thí sinh sinh vào tháng 8, ta đặt điều kiện vào ô Criteria tr ờng [NAMSINH]:

3 NULL NOT NULL dùng để kiểm tra tr ờng có liệu hay ch a

VÝ dụ:

- Để tìm thí sinh thiếu ngày sinh, ta đ a giá trị NULL vào ô Criteria tr êng [NAMSINH]

- Để tìm thí sinh vào điểm toán, ta đ a giá trị NOT NULL vào ô Criteria tr ờng [DTOAN]

4 IN

- Phép toán dừng để kiểm tra xem giá trị tr ờng có nằm tập hợp hay khơng Cách viết nh sau:

IN ( giá trị 1, giá trị 2, giá trÞ n )

Ví dụ: Để tìm thí sinh có số phách gía trị: 12, 15, 35, ta đặt điều kiện sau vào ô Criteria tr ờng [PHACH]:

 Có thể so sánh tr ờng khác Ví dụ: Để tìm thí sinh có điểm tốn lớn điểm lý, ta đặt điều kiện sau vào ô Criteria tr ờng [DTOAN]:

>[DLY]

5.§iỊu kiƯn phøc t¹p

Các điều kiện viết dịng Criteria điều kiện đồng thời thoả mãn Ví dụ: Tìm thí sinh q Nam Định có tổng điểm lớn 20 ta làm nh sau:

Trên dòng Criteria:

- Đ a điều kiện Nam Định vào tr ờng (cột) [TENTINH] - Đ a điều kiện >=20 vào tr ờng [TONGDIEM]

Ví dụ: Để tìm thí sinh thoả mÃn hai điều kiện sau: - Quê Nam Định tổng điểm lớn 20

- Sinh tr ớc năm 1982 tổng điểm nhỏ 18 Ta làm nh sau:

Trên dòng Criteria:

- Đ a điều kiện Nam Định vào tr ờng [TENTINH] - Đ a điều kiện >=20 vào tr ờng [TONGIEM] Trên dòng Or:

7 Các hàm xử lý ngày

+ Date() cho ngày máy dùng

+ Now() Cho kết ngày máy ®ang dïng

+ Dateadd(đối1,n,date) Cho giá trị kiểu ngày cách cộng thêm vào date n ngày tháng năm quí tuỳ theo đối

đối nhận giá trị sau:

“d ngày

m tháng

+ DatePart(i1, date()) Cho thành phần ngày tháng, năm, quí từ giá trị kiểu ngày(date) tuỳ theo i

Đối nhận giá trị nh Ví dụ:

Datepart( m ,date()) cho tháng Datepart( q ,date()) cho quí Các hàm xử lý chuỗi

+ Phép & dùng để ghép chuỗi, cách viết nh sau: Chuỗi1& chuỗi2&……&chuỗin

VÝ dô: HO & & TEN cho chuỗi kết HO TEN

+ Left(String,n) Cho chuỗi String gồm n ký tự bên trái Ví dụ: Left( Ha Noi ,2) cho kết Ha ” “ ”

+ Mid(String,Start,n) Cho chuỗi String vị trí Start gåm n ký tù

VÝ dô: Mid( Nguyen Thi Thanh Tam ,8,5) cho kết Thanh + Str(number) Đổi số sang chuỗi

Ví dụ: Srt(1999) cho kết 1999

Chú ý:

Bài tập áp dụng:

Để quản lý điểm thi môn Toán, Lý, Hoá em học sinh Yêu cầu nhập thông tin họ tên, ngày sinh, lớp, giới tính, khu vực

HÃy th ởng điểm cho em có khu vực nh sau : KV1 cộng thêm điểm vào tổng điểm

KV2NT cộng thêm điểm vào tỉng ®iĨm

Sau thực tính tổng điểm có điểm th ởng Hàm Iif( nu):

+Mẫu Lệnh: Iif(biểu thức điều kiện, giá trị1, giá trị 2)

+ Gii thớch: Hm ny nhận giá trị biểu thức hàm Iif Nếu biểu thức điều kiện nhận giỏ tr

Ng ợc lại sai nhận giá trị

Các loại liên kết

Khi tạo truy vấn từ hai bảng/ truy vấn nguồn( gọi tắt nguồn) kết truy vấn phụ thuộc vào kiểu quan hệ( liên kết) hai nguồn Có thể chia làm tr ờng hợp

1 Không quan hệ:

Trên cửa sổ thiết kế truy vấn không thấy đ ờng quan hệ hai nguồn

Trong tr ờng hợp ghi nguồn thứ kết hợp với ghi nguồn thứ hai để tạo thành ghi truy vấn Nh số ghi Dynaset tích số ghi hai nguồn

2 Liªn kÕt néi(inner join)

Trong cưa sỉ thiÕt kÕ truy vấn thấy đ ờng vô h ớng nối hai nguồn

3 Liên kết ngoại

Trong liên kết ngoại có nguồn chÝnh vµ mét ngn phơ

Trên cửa sổ thiết kế truy vấn thấy đ ờng định h ớng từ nguồn sang nguồn phụ

NÕu nguồn bên trái liên kết trái ( Left join) Nếu nguồn bên phải liên kết phải ( Right)

Trong tr ờng hợp có ghi nguồn rơi vào hai tr êng hỵp:

+ Có ghi t ơng ứng nguồn phụ, ghi xét nguồn kết hợp với ghi nguồn phụ để tạo thành ghi truy vấn Tr ờng hợp giống nh liên kết nội

VÝ dơ:

Gi¶ sư cã b¶ng:

* Kh«ng quan hƯ

* Liªn kÕt néi

Trªn cưa sỉ thiÕt kÕ truy vấn thấy đ ờng quan hệ hai nguồn Tr êng quan hƯ lµ [MAHANG]

* Liên kết ngoại

 TÝnh tæng truy vÊn

Tiến hành phân nhóm ghi, sau thực phép tính sau nhóm:

Sum: TÝnh tỉng giá trị tr ờng kiểu Number Avg: Tính giá trị trung bình tr ờng Number

Min: Tìm giá trị nhỏ tr ờng Number Max: Tìm giá trị lớn tr ờng Number Count: Đêm số gia trị khác rỗng tr ờng

 thø tù lµm viƯc cđa truy vÊn tÝnh tỉng

+ Dựa vào điều kiện đặt lọc tr ờng để lọc mẫu tin tham gia phân nhóm tính toỏn

+ Phân nhóm xếp mẫu tin nhóm theo tr ờng phân nhóm( có giá trị Group by ô Total)

+ Thực phép tính theo nhóm tr ờng tính toán( có hàm Sum, count, avg, min, max, .) ô Total

thao tỏc to truy tớnh tng

+ Chọn bảng đ a vµo truy vÊn + Chän mơc  cđa menu Query

VÝ dô 1:

VÝ dô 2:

VÝ dô 2:

VÝ dô 2:

VÝ dô 3:

 N©ng cÊp truy vÊn

+ Truy vÊn th«ng sè dïng toán tìm kiếm

+ Truy Crosstab dùng để tổng hợp phân tích liệu theo nhóm

+ Truy vấn dùng câu lệnh SQL dùng để hợp bảng liệu

+ Truy vấn hành động dùng để: Tạo bảng liệu thêm, sửa, xoá ghi bảng tồn

 Truy vÊn th«ng sè ( parameter query)

+ Giá trị biểu thức điều kiện không cần định tr ớc mà tự nhập vào truy vấn thực

+ Cách tạo truy vấn thông số:

+[HOTEN] +[SOBD]

+[NAMSINH] +[TENTINH]

-Bảng BD_PHACH( báo danh ph¸ch gåm c¸c tr êng): +[SOBD]

+[PHACH]

-Bảng PH_DIEM(phách điểm gồm tr ờng): +[PHACH]

1 Tìm thí sinh có tên tỉnh có ký tự đầu ký tự cuối …

2 Tìm điểm Tốn có giá trị đ ợc nhập vào từ bàn phím từ điểm ….đến điểm…

Cách làm:

1 Đ a vào ô Criteria cña tr êng [TENTINH] néi dung nh sau: Like [Nhóm ký tự đầu] & * &[Nhóm ký tự cuèi]” ”

 Th ờng dùng tổ chức cập nhật liệu cho bảng thiết kế giao diện ch ơng trình Ta nhập liệu trực tiếp từ bảng xong mẫu biểu cung cấp khả nhập liệu tiện lợi nh : Nhận liệu từ danh sách, nhận hình ảnh, nhập liệu đồng thời nhiều bảng Mẫu biểu cịn có khả quan trọng khác tổ chức giao diện ch ơng trình d ới dạng bảng nút lệnh hay hệ thống menu

 MÉu biÓu gồm ô điều khiển thuộc loại khác có công dụng khác nhau:

+ Label ( nhãn): dùng để thể dòng văn

+ Object Frame ( Khung đối t ợng): dùng để chứa hình ảnh

+ Nguồn liệu ( có) mẫu biểu bảng truy vấn Khi có nguồn liệu, mẫu biểu th ờng dùng để thể cập nhật liệu cho tr ờng nguồn

+ Mẫu biểu khơng có nguồn liệu th ờng dùng để tổ chức giao diện ch ơng trình

 Tạo Mẫu biểu tự động wizard :

+ Nếu dùng mẫu biểu để thể cập nhật liệu cách nhanh dùng công cụ Wizard

+ Để tạo mẫu biểu tự động Wizad ta làm nh sau:

+ Mở CSDL ví dụ :TSINH.mdb

+ Nháy vào Form

+ Nút New dùng để tạo mẫu biểu

+ Nút Open dùng để mở mẫu biểu

+ Chọn tr ờng đ a vào mẫu biểu tự động chọn Next

Các loại điều khiển :

+ Khi thiÕt kÕ mÉu biÓu, th êng dùng loại điều khiển sau:

- Hộp văn b¶n( Text box)

- Nh·n ( Label)

- Hép lùa chän ( Combo box)

- Hép danh s¸ch( List box)

- Nót lƯnh ( Command Button)

- Nhãm lùa chän ( Option Group)

+ Cách dùng ô điều khiển theo cách sau:

- Bound ( Buộc vào tr ờng đó)

- UnBound ( Khơng buộc vào tr ờng đó)

+ ý nghÜa loại điều khiển:

- iu khin buc vào tr ờng ( Bound): Dùng để truy xuất tới tr ờng Các giá trị cập nhật có thể: Picture,text…

- Điều khiển không buộc vào tr ờng ( Unbound): Không liên quan đến tr ờng Công dụng:

Nhập liệu từ bàn phím Trình bày tiêu đề

 Hép c«ng cơ:

Aa (label) dùng để viết dòng chữ

Chỉnh sửa phông chữ, cỡ chữ,màu sắc, màu cho mẫu biểu * Nháy chuột phải Tại biĨu mÉu chän Propeties:

- Chän mµu nỊn ta chọn Back Color chọn màu thích hợp từ biểu t ợng - Chọn phông chữ tiếng việt ta chọn mục Font Name chọn phông thích hỵp



Là công cụ tuyệt vêi phơc vơ cho viƯc in Ên, nã cho c¸c khả năng: In liệu d ới dạng bảng

In liệu d ới dạng biểu Sắp xếp liƯu tr íc in

B¸o biĨu th êng có khả in nh sau:

In d i dạng biểu nh hoá đơn, thẻ dự thi, phiếu báo điểm, giấy mời,… In d ới dạng nh bảng l ơng, bảng danh sách cán bộ,…

Ví dụ 1: Để in danh sách báo cho thí sinh thi tuyển sinh vào tr ờng TC, CĐ, ĐH hội đồng tuyển sinh cần thơng tin qun lý nh sau:

-Bảng DSTHISINH( danh sách thÝ sinh) gåm c¸c tr êng: HOTEN kiĨu Text

NSINH kiÓu Date Time SOBD kiÓu Long

DONVI kiÓu Text TENDONVI kiÓu Text TENH kiÓu Text

TENT kiÓu Text PTHI kiÓu Integer DDTHI kiÓu Integer

DONG1 kiÓu Text DONG2 kiÓu Text

( địa điểm thi đ ợc in hai dòng)

Bộ GD&ĐT Cộng hoà xà hội chủ nghÜa ViƯt Nam Trg §H GTVT §éc lËp- Tù do- Hạnh phúc Thẻ dự thi Đại học năm 2010 Tr ờng ĐH GTVT báo tin cho Thí sinh: Trần Văn Tuấn

Ngày sinh: 11-11-1986 Sè BD: GHA 1234 Hé khÈu: NghÜa T©n- Nghĩa H ng- Nam Định Đơn vị ĐKDT: 05 PTTH NghÜa H ng B

§óng 7h 45 phút ngày 4-7-2010 có mặt PTHI Địa điểm: Tr ờng TH Lê Quý Đôn

Cuối đ ờng Mạc Thị B ởi

Để nghe phổ biến qui chế thi lịch thi H§ Tun sinh

1 Tạo truy vấn ĐS IN THE từ hai bảng Dùng tr ờng DDTHI để tạo liên kết hai bảng Đ a vào truy vấn tất tr ờng hai bảng trừ tr ờng DDTHI

2 Tạo báo biểu IN THE DU THI lấy nguồn liệu từ truy vấn DS IN THE Báo biểu gồm nhãn hộp văn buộc vào tr ờng truy vấn nguồn Ngồi có hình chữ nhật để biểu thị khung ảnh Báo biểu có thành phần thân báo biểu

Bộ GD&ĐT Cộng hoà xà hội chđ nghÜa ViƯt Nam Trg §H GTVT §éc lËp- Tự do- Hạnh phúc Thẻ dự thi Đại học năm 2010 Tr ờng ĐH GTVT báo tin cho ThÝ sinh:

Ngµy sinh: Sè BD:

Hé khÈu: NghÜa T©n- NghÜa H ng- Nam Định Đơn vị ĐKDT:

Đúng 7h 45 phút ngày 4-7-2010 có mặt PTHI: Địa điểm:

Để nghe phổ biến qui chế thi lịch thi H§ Tun sinh

Ta tạo báo cáo từ bảng HOC_SINH lấy thông tin từ tr ờng: Ten, To, Toan gộp nhóm theo tổ để tính điểm trung bình mơn Toán tất bạn tổ

Trong trang b¸o c¸o Report ta chän New-> Report Wizard chän bảng mẫu hỏi Table-> Queries;

Chn ln l ợt tr ờng cần thiết từ ô Available Fields sang ô Select Fields cách nháy đúp vào tên tr ờng;