Việc bàn giao phôi văn bằng, chứng chỉ, phôi bản sao phải được vào sổ và lập thành biên bản giữa người giao và người nhận, có chữ ký xác nhận vào biên bản của Lãnh đạo Phòng Khảo thí và [r]
(1)UBND TỈNH SÓC TRĂNG SỞ GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc
Số: 2987/SGDĐT-KT&KĐ Sóc Trăng, ngày 12 tháng 10 năm 2010 V/v Quy trình cấp phát, chỉnh
sửa văn bằng, chứng
Kính gửi:
- Trưởng Phòng Giáo dục Đào tạo huyện, thành phố;
- Hiệu trưởng trường THPT trực thuộc Căn vào Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/6/2007 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành Quy chế văn bằng, chứng hệ thống giáo dục quốc dân;
Căn vào Công văn số 4367/BGDĐT-PC ngày 23/7/2010 Bộ Giáo dục Đào tạo việc hướng dẫn số nội dung văn bằng, chứng giáo dục phổ thông,
Sở Giáo dục - Đào tạo tỉnh Sóc Trăng xây dựng quy trình cấp phát văn bằng, chứng văn bằng, chứng tốt nghiệp THPT, THCS sau:
I Quy trình cấp phát văn bằng, chứng chỉ
+ Bước 1 Tiếp nhận phôi bằng, phôi văn bằng, chứng Bộ Giáo dục Đào tạo
Chuyên viên Phòng Khảo thí Kiểm định chất lượng giáo dục, Sở Giáo dục - Đào tạo nhận phôi bằng, phôi Bộ Giáo dục Đào tạo phải mang theo:
- Giấy giới thiệu Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo ký ghi rõ số lượng loại
- Phiếu ý kiến việc cấp phát văn chứng Bộ Giáo dục Đào tạo theo Phụ lục số (Ban hành kèm theo Quyết định số 7176/QĐ-BGDĐT ngày 09/11/2007 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo)
+ Bước 2 Bàn giao quản lý phôi bằng, phôi Sở Giáo dục -Đào tạo
(2)- Bước 2.1 Kiểm tra lại số lượng loại, số hiệu phôi, đối chiếu văn duyệt cấp với Phiếu xuất kho Bộ Giáo dục Đào tạo đề nghị cấp phôi bằng, phôi loại Sở Giáo dục - Đào tạo
- Bước 2.2 Kiểm tra thực tế số lượng theo loại
- Bước 2.3 Lập thành biên người giao người nhận, có chữ ký xác nhận Lãnh đạo Phịng Khảo thí Kiểm định chất lượng giáo dục Chánh Phó Chánh tra Sở Giáo dục - Đào tạo
+ Bước 3 Bàn giao phôi bằng, phôi cho phòng giáo dục đào tạo: phải vào sổ đầy đủ lập thành biên bàn giao có chữ ký người giao, người nhận Cụ thể quy trình gồm bước nhỏ sau:
- Bước 3.1 Nhận phôi bằng, phôi tốt nghiệp THCS Sở Giáo dục - Đào tạo phải có giấy giới thiệu trưởng phòng giáo dục đào tạo ký ghi rõ số lượng loại
- Bước 3.2 Đối chiếu số lượng loại cấp với số lượng đề nghị đơn vị Kiểm tra cụ thể ký nhận vào sổ cấp phôi bằng, tốt nghiệp THCS Sở Giáo dục - Đào tạo lập biên bàn giao người giao người nhận
- Bước 3.3 Bàn giao tồn phơi bằng, phơi tốt nghiệp THCS cho thủ kho quản lý kho phòng giáo dục đào tạo Việc bàn giao phải vào sổ lập thành biên người giao người nhận, có chữ ký xác nhận vào biên trưởng phòng giáo dục đào tạo
+ Bước 4 Hoàn thiện tốt nghiệp ký tốt nghiệp - Bước 4.1 Hoàn thiện tốt nghiệp:
Căn vào danh sách tốt nghiệp duyệt, Sở Giáo dục - Đào tạo tổ chức hoàn thiện tốt nghiệp THPT; phịng giáo dục đào tạo tổ chức hồn thiện tốt nghiệp THCS theo văn hướng dẫn hành Bộ Giáo dục Đào tạo
Cách ghi tốt nghiệp THCS từ sổ gốc tốt nghiệp THCS thực theo hướng dẫn Phụ lục III kèm theo Quyết định số 17/2008/QĐ-BGDĐT ngày 17/4/2008 Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành mẫu tốt nghiệp THCS mẫu từ sổ gốc tốt nghiệp THCS
Cách ghi tốt nghiệp THPT từ sổ gốc tốt nghiệp THPT thực theo hướng dẫn Phụ lục III kèm theo Quyết định số 25/2008/QĐ-BGDĐT ngày 05/5/2008 Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành mẫu tốt nghiệp THPT mẫu từ sổ gốc tốt nghiệp THPT
Quy trình hồn thiện tốt nghiệp:
(3)phòng giáo dục đào tạo ký duyệt (đối với THCS) Giám đốc Sở Giáo dục -Đào tạo (đối với THPT)
* Bước 4.1.2 Đóng số hiệu phơi tốt nghiệp THCS theo quy định Sở Giáo dục - Đào tạo Kiểm tra số hiệu phơi cho xác theo đơn vị trường học Khi in bằng, người quản lý kho bàn giao số lượng cho người trực tiếp in
Chú ý: Bàn giao phơi có đóng số hiệu với số lượng vừa phải in xong buổi ngày cho người trực tiếp đưa phôi vào máy để in, có biên giao nhận phơi đợt bàn giao; in xong đợt bàn giao in xong phôi in hỏng cho người thủ kho có ký giao trả Khi giao trả đợt vừa in xong, người thủ kho cấp tiếp phôi cho người trực tiếp in máy phải có biên giao nhận gữa người giao người nhận; mà in cho hoàn tất tốt nghiệp cho học sinh công nhận
Biên giao nhận phải có cột, ghi rõ đợt giao, buổi giao, số lượng, số hiệu phôi bằng, ký giao, ký trả, số hiệu phôi in hỏng, ghi Khi hoàn tất việc in ấn, Tổ in ấn, hoàn thiện tốt nghiệp phải hoàn thành biên xác nhận tốt nghiệp in hỏng; biên cần thể rõ số hiệu phôi bằng, loại bằng, lý in hỏng để làm hồ sơ phục vụ cho việc đề nghị Bộ Giáo dục Đào tạo cấp bổ sung phôi Biên xác nhận in hỏng có đủ chữ ký người có trách nhiệm tất in hỏng niêm phong thành 01 gói Bên ngồi ghi rõ số lượng in hỏng chữ ký, họ tên người thủ kho niêm phong chịu trách nhiệm bảo quản
* Bước 4.1.3 Ghi số hiệu vào số gốc cho thí sinh cách xác theo đợt in Kiểm tra lại theo đơn vị ký tắt theo phân cơng Lãnh đạo, trình Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo (đối với THPT), trình trưởng phịng giáo dục đào tạo (đối với THCS) ký tên đóng dấu theo quy định pháp luật Người quản lý cấp phát có lịch cấp phát văn bằng, chứng hoàn chỉnh cho đơn vị trực thuộc
- Bước 4.2 Ký tốt nghiệp:
Theo quy định pháp luật, Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo có thẩm quyền ký tốt nghiệp THPT, trưởng phịng giáo dục đào tạo có thẩm quyền ký tốt nghiệp THCS Việc ký thay chức danh nêu phải theo quy định cơng tác văn thư hành có văn báo cáo Bộ Giáo dục Đào tạo (đối với THPT) Sở Giáo dục – Đào tạo (đối với THCS) trước ký (theo khoản 10 Công văn 4367/BGDĐT-PC ngày 23/7/2010 Bộ Giáo dục Đào tạo việc hướng dẫn số nội dung văn bằng, chứng giáo dục phổ thông) chịu trách nhiệm tính xác nội dung ghi văn thuộc thẩm quyền cấp phát
+ Bước 5 Cấp phát tốt nghiệp
(4)* Bàn giao tốt nghiệp THPT:
Sở Giáo dục - Đào tạo bàn giao tốt nghiệp THPT cho trường THPT, Bổ túc văn hóa Pali Trung cấp Nam bộ, trung tâm giáo dục thường xuyên tỉnh, huyện (gọi chung trường trực thuộc), gồm bước nhỏ sau:
Bước 5.1.1 Hiệu trưởng giới thiệu người quản lý trường đến Sở Giáo dục - Đào tạo để nhận
Bước 5.1.2 Người nhận kiểm tra cụ thể ký nhận vào sổ gốc cấp tốt nghiệp THPT Sở Giáo dục - Đào tạo lập biên bàn giao người giao người nhận
Bước 5.1.3 Người quản lý kho trường nhận toàn số lượng nhận Sở Giáo dục - Đào tạo; tốt nghiệp nhận phải bảo quản cẩn thận, chu đáo, tránh bị trầy sướt, ẩm ướt đồng thời phải trình báo với hiệu trưởng trường số lượng nhận
* Bàn giao tốt nghiệp THCS:
Phòng giáo dục đào tạo huyện, thành phố thực bước bàn giao tốt nghiệp THCS cho trường có học sinh xét công nhận tốt nghiệp THCS địa bàn quản lý bước nhỏ bàn giao tốt nghiệp THPT Sở Giáo dục - Đào tạo
Lưu ý: Các trường phòng giáo dục đào tạo phải có tủ bảo mật, có phịng chống mối mọt, phịng cháy chữa cháy để quản lý tốt bằng, tốt nghiệp
- Bước 5.2 Cấp phát tốt nghiệp cho người học: Bằng tốt nghiệp THPT, tốt nghiệp THCS cấp lần
Trường THPT, trường THCS giao nhiệm vụ phát tốt nghiệp cho học sinh trường
Khi nhận tốt nghiệp, hiệu trưởng trường có trách nhiệm thông báo rộng rãi cho học sinh biết để đến nhận Học sinh trực tiếp nhận có uỷ quyền văn cho người thân đến nhận trường
(5)Bằng THCS in hỏng chỉnh sửa theo đề nghị trường phịng giáo dục đào tạo có trách nhiệm tập hợp thành danh sách học sinh xin điều chỉnh có biên xác nhận THCS in hỏng gửi Phịng Khảo thí Kiểm định chất lượng giáo dục, Sở Giáo dục - Đào tạo
Bằng THPT đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tập hợp thí sinh cần điều chỉnh văn tốt nghiệp đơn vị nhập liệu sai cải hộ tịch gửi Phịng Khảo thí Kiểm định chất lượng giáo dục, Sở Giáo dục - Đào tạo
Sở Giáo dục - Đào tạo đề nghị Bộ Giáo dục Đào tạo cấp đổi phôi THPT, THCS theo đề nghị phòng giáo dục đào tạo trường trực thuộc Sở Giáo dục - Đào tạo Nếu qua kỳ thi tốt nghiệp THPT xét tốt nghiệp THCS năm liền kề tốt nghiệp năm qua khơng cấp lại
+ Sổ gốc cấp phát văn bằng, chứng phải ghi chép xác đầy đủ nội dung để cấp văn bằng, chứng cho người học; phải đảm bảo việc quản lý chặt chẽ, lưu trữ lâu dài
+ Số lại học sinh chưa đến nhận sau đợt cấp phát lưu giữ nhà trường thời hạn 10 năm Các loại lưu giữ sau 10 năm, nhà trường làm báo cáo với Sở Giáo dục - Đào tạo để xin định hủy Chỉ sau có Quyết định Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo cho hủy bằng, nhà trường tổ chức hủy Quyết định hủy Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo lưu giữ lâu dài nhà trường Hồ sơ báo cáo thủ tục hủy bằng, thực theo công văn số 6025/THPT ngày 17/7/2003 Bộ Giáo dục Đào tạo hướng dẫn quản lý, cấp phát THPT, THCS năm 2003 Cụ thể:
* Hồ sơ báo cáo hủy nhà trường gồm: - Báo cáo đề nghị nhà trường
- Bảng kê số xin hủy theo mẫu đây: STT Tên người cấp ghitrên / sao Số hiệu củabằng
Số lượng kèm theo
bằng
Ghi
* Thủ tục hủy bằng:
- Nhà trường phải thành lập ban hủy để tiến hành hủy - Tiến hành kiểm kê toàn số bị hủy
(6)II Quy trình cấp văn bằng, chứng chỉ
Người học có quyền yêu cầu quan quản lý sổ gốc cấp từ sổ gốc văn không hạn chế số lượng Bản từ sổ gốc cấp văn có giá trị
1 Cấp từ tốt nghiệp (bản chính) hay photo bản chính có cơng chứng hay tốt nghiệp mất, làm hỏng: người quản lý cấp phát thực bước
+ Bước 1 Đối chiếu với sổ gốc cấp tốt nghiệp THPT Sở Giáo dục – Đào tạo đối chiếu với sổ gốc cấp THCS phòng giáo dục đào tạo
+ Bước In Nếu kiểm tra xác nội dung ghi sổ gốc cấp Sở Giáo dục - Đào tạo (đối với THPT), sổ gốc cấp phòng giáo dục đào tạo (đối với THCS) tiến hành in Nếu khơng có tên hay nội dung ghi khơng khớp, khơng xác với sổ gốc cấp người quản lý cấp phát từ chối không in
+ Bước 3. Hoàn thiện nội dung yêu cầu ghi sao; ghi vào sổ cấp sao; kiểm tra, ký tắt, trình ký cấp phát cho người có yêu cầu xin cấp
2 Cấp từ việc cải hộ tịch: người quản lý cấp phát thực bước sau:
+ Bước 1. Kiểm tra tính hợp pháp việc yêu cầu chỉnh sửa
+ Bước 2. Lập tờ trình, kèm theo hồ sơ cần chỉnh sửa để Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo định chỉnh sửa nội dung văn THPT trưởng phòng giáo dục đào tạo định chỉnh sửa nội dung văn THCS
+ Bước 3. Chỉnh sửa nội dung ghi sổ gốc cấp văn bằng, chứng theo nội dung chỉnh sửa ghi định chỉnh sửa Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo (đối với THPT) trưởng phòng giáo dục đào tạo (đối với THCS)
+ Bước 4. In sao, kiểm tra, ký tắt, trình ký cấp phát cho người có yêu cầu xin cấp
Lưu ý: * Quy trình cấp phát, quản lý tương tự cấp chính, người quản lý cấp phát phải quản lý tốt sổ cấp quản lý số gốc cấp tốt nghiệp
(7)* Theo Điều Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 người có quyền yêu cầu cấp từ số gốc sau:
a Người cấp
b Người đại diện hợp pháp, người ủy quyền người cấp
c Cha, mẹ, con, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế người cấp trường hợp người chết
* Theo Điều Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 Thủ tục yêu cầu cấp từ sổ gốc sau:
a Người yêu cầu cấp từ sổ gốc trực tiếp yêu cầu gửi yêu cầu đến quan quản lý sổ gốc qua bưu điện
b Người yêu cầu cấp từ sổ gốc phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hộ chiếu giấy tờ tùy thân khác
Trong trường hợp người yêu cầu cấp từ sổ gốc người quy định khoản Điều Nghị định 79/2007/NĐ-CP cịn phải xuất trình thêm giấy tờ chứng minh người có quyền yêu cầu cấp từ sổ gốc
Trong trường hợp yêu cầu cấp từ sổ gốc qua bưu điện người yêu cầu phải gửi đầy đủ giấy tờ quy định khoản (bản có chứng thực) Người yêu cầu cấp gửi kèm theo bao thư có dán tem để quan cấp gửi trả kết qua bưu điện
III Quy trình chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ
1 Các trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ:
Chỉ chỉnh sửa nội dung ghi văn bằng, chứng cấp cho người học trường hợp sau:
a Sau cấp văn bằng, chứng chỉ, người học quan có thẩm quyền cải hộ tịch theo quy định pháp luật cải hộ tịch;
b Các nội dung ghi văn bằng, chứng bị ghi sai lỗi quan cấp văn bằng, chứng
Ngồi hai trường hợp trên, người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng không phép chỉnh sửa văn bằng, chứng cấp cho người học
2 Việc cải hộ tịch thực hiện:
(8)+ Uỷ ban nhân dân cấp huyện, mà địa hạt huyện đương đăng ký khai sinh trước đây, có thẩm quyền giải việc thay đổi, cải hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho trường hợp, không phân biệt độ tuổi (theo khoản Điều 37 Nghị định 158/2005/CP)
3 Các bước chỉnh, sửa
+ Bước 1 Cấp (bản chính): Trường hợp người cấp tốt nghiệp có u cầu cải hộ tịch trước quan có thẩm quyền in ấn, hoàn thiện, cấp phát tốt nghiệp hay trình in ấn, hồn thiện in hỏng quan có thẩm quyền đề nghị Bộ Giáo dục Đào tạo cấp bổ sung phôi để in bằng, cấp cho người tốt nghiệp
+ Bước 2. Cấp trường hợp sau đây: - Theo nhu cầu người cấp bằng;
- Người cấp làm mất, làm hỏng tốt nghiệp (bản chính);
Do người cấp cải hộ tịch sau Sở Giáo dục -Đào tạo đề nghị với Bộ Giáo dục -Đào tạo cấp bổ sung phôi tốt nghiệp THPT, THCS năm thi tốt nghiệp vừa qua
Lưu ý: Người quản lý cấp phát văn chứng phải lưu trữ định chỉnh sửa, hồ sơ yêu cầu chỉnh sửa, hồ sơ yêu cầu cấp sao, biên xác nhận tốt nghiệp in hỏng đơn vị theo tháng, năm để truy tìm nhanh cần thiết để phục vụ cho việc tra cấp quản lý
Trên số hướng dẫn quy trình cấp phát, chỉnh sửa, quản lý phôi bằng, chứng chỉ, Sở Giáo dục – Đào tạo yêu cầu đơn vị thực nghiêm túc quy trình nêu Trong q trình thực hiện, có khó khăn vướng mắc đề nghị phản ánh kịp thời Phịng Khảo thí Kiểm định chất lượng giáo dục qua văn thư điện tử qua địa email: info@123doc.org
Nơi nhận: - Như trên;
- Giámđốc P.GĐ;
- Phòng GDTrH, GDCN&GDTX; - Thanh tra Sở GDĐT;
- Website Sở;
- Lưu :VT, KT&KĐ
GIÁM ĐỐC