CHỨNG TỪ KẾ TOÁN, ĐỊNH KHOẢN CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH VÀ LẬP BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN CỦA MỘT DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN, ĐỊNH KHOẢN CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH VÀ LẬP BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN CỦA MỘT DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN, ĐỊNH KHOẢN CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH VÀ LẬP BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN CỦA MỘT DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN, ĐỊNH KHOẢN CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH VÀ LẬP BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN CỦA MỘT DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN, ĐỊNH KHOẢN CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH VÀ LẬP BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN CỦA MỘT DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN, ĐỊNH KHOẢN CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH VÀ LẬP BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN CỦA MỘT DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA KINH TẾ - LUẬT
BÀI THẢO LUẬN
HỌC PHẦN: NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN
Đề tài: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN, ĐỊNH KHOẢN CÁC NGHIỆP VỤ
KINH TẾ PHÁT SINH VÀ LẬP BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN CỦA MỘT DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Trang 3MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
NỘI DUNG ĐỀ TÀI 2
Câu 1: 2
1 Chứng từ kế toán 2
1.1 Các loại chứng từ kế toán 2
1.1.1 Khái niệm chứng từ kế toán: 2
1.1.2 Phân loại các chứng từ kế toán 2
1.2 Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán 2
1.3 Trình tự xử lý, luân chuyển chứng từ kế toán 4
2 Xác định trình tự luân chuyển các chứng từ 5
KẾT LUẬN 18
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
Kế toán là quá trình thu thập, ghi chép một cách có hệ thống các tài liệu có liênquan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp Trong quá trìnhthu thập, xử lý thông tin, các chứng từ kế toán được lập để chứng minh các nghiệp vụkinh tế tài chính, thông tin trên chứng từ không mang tính hệ thống Yêu cầu đặt ra đốivới kế toán là thu thập các thông tin vừa phải chi tiết vừa có tính hệ thống Việc lậpchứng từ và sổ sách kế toán làm cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của cácloại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thườngxuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan Nghiên cứu các nội dung của chứng từ,trình tự xử lý luân chuyển chứng từ kế toán giúp các bạn sinh viên có kiến thức nềntảng về kế toán, làm tiền đề để nghiên cứu sâu hơn các nội dung khác trong nghiệp vụ
kế toán Sau đây nhóm 8 sẽ nghiên cứu về chứng từ kế toán, bảng cân đối kế toán vàmối quan hệ giữa chúng trong quá trình tổng hợp thông tin về kết quả hoạt động củadoanh nghiệp sau mỗi kỳ kinh doanh
Phần lý thuyết về chứng từ kế toán nhằm trình bày về nội dung, trình tự lập vàluân chuyển chứng từ kế toán cũng như nêu rõ hệ thống các biểu mẫu chứng từ
Phần bài tập về lấy số liệu của một doanh nghiệp thương mại, định khoản cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh và lập bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán là tàiliệu quan trọng để nghiên cứu, đánh giá tổng quát tình hình và kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh, trình độ sử dụng vốn và triển vọng kinh tế của đơn vị Qua đó nhàphân tích có thể tính toán ra các chỉ tiêu thực tế đánh giá khả năng tài chính và thông
số tài chính khác của doanh nghiệp
Bài tiểu luận của nhóm nhằm cung cấp đầy đủ các nội dung cơ bản về chứng từ
kế toán, trình tự luân chuyển chứng từ; áp dụng định khoản các nghiệp vụ kinh tế phátsinh và lập bảng cân đối kế toán của một doanh nghiệp thương mại
Trang 5NỘI DUNG ĐỀ TÀI
Câu 1:
1 Chứng từ kế toán
1.1 Các loại chứng từ kế toán
1.1.1 Khái niệm chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ, vật mang tin chứng minhcho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, nó là cơ sở đểghi chép vào sổ sách kế toán Trong quá trình hoạt động với tính đa dạng của cácnghiệp vụ kinh tế, chứng từ kế toán cũng bao gồm nhiều loại khác nhau Do đó, đểnhận biết đầy đủ các chứng từ, thuận tiện cho việc ghi chép trên sổ kế toán và kiểm trakhi cần thiết phải phân loại chứng từ kế toán
1.1.2 Phân loại các chứng từ kế toán
Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau:theo hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo nội dungkinh tế phản ánh trên chứng từ, mức độ phản ánh của chứng từ, Tương ứng với mỗitiêu thức chứng từ kế toán được chia thành các loại chứng từ khác nhau
1.2 Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán
a Nội dung:
Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh vàthực sự hoàn thành, là cơ sở ghi sổ kế toán và thông tin về các hoạt động kinh tế tàichính, nó mang tính chất pháp lý Do đó nội dung bán chứng từ kế toán phải có nhữngyếu tố đặc trưng cho hoạt động kinh tế về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm phátsinh, các yếu tố thể hiện trách nhiệm của cá nhân, bộ phận đối với hoạt động kinh tếxảy ra Các yếu tố cấu thành nội dung bao gồm:
* Yếu tố cơ bản:
- Tên gọi của chứng từ: tất cả các chứng từ kế toán phải có tên gọi nhất định như Biênlai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị tạmứng ; nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuậnlợi Tên gọi của chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụphản ánh trên chứng từ đó
Trang 6- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập và nhận chứng từ: yếu tố này giúp cho việc kiểmtra về địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đốivới nghiệp vụ kinh tế.
- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, điều đó thể hiện tính hợp lệ, hợppháp của nghiệp vụ kinh tế Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viếttắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số, và chữ viết phải liêntục, không ngắt quãng chỗ trống phải gạch chéo
- Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụkinh tế tài chính ghi bằng số, còn đối với chỉ tiêu tổng cộng số tiền của chứng từ kếtoán thì vừa ghi bằng số vừa viết bằng chữ để tránh việc sửa chữa chứng từ
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng
từ Đối với yếu tố bổ sung , đó là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từtùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố
bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, mã số thuế, phương thức bán hàng, tỷgiá…
* Yếu tố bổ sung: Là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ tùy thuộc
từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sungkhác nhau như phương thức thanh toán, phương thức bán hàng…
b Yêu cầu:
Chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin
kế toán cung cấp, do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là cácchứng từ hợp pháp, hợp lệ, tức là phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụkinh tế phát sinh Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt, số và chữviết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo
- Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ phải rõràng, không tẩy xóa, sửa chữa chứng từ
- Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định
- Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài,khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịchphải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài
Trang 71.3 Trình tự xử lý, luân chuyển chứng từ kế toán
Xử lý, luân chuyển chứng từ là quá trình chuyển giao, sử dụng chứng từ, từ saukhi lập và nhận chứng từ đến khi đưa vào bảo quản lưu trữ Tùy thuộc vào yêu cầuquản lý của từng loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ được chuyển giao cho bộ phận cóliên quan Quá trình xử lý luân chuyển chứng từ phải đảm bảo cung cấp thông tin kịpthời, tránh trùng lặp, chồng chéo Trình tự xử lý, luân chuyển chứng từ bao gồm cácbước sau:
Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ
Các quy định cần tuân theo khi lập chứng từ:
– Lập chứng từ: Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đến hoạt động của doanhnghiệp đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ lập 1 lần Nội dung chứng từ kế toán phải
rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác với nội dung nghiệp vụ phát sinh
– Viết chứng từ: Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không đượcngắt quãng, phần trống phải gạch chéo
Trên chứng từ không được viết tắt, không tẩy xóa, sửa chữa Chứng từ viết sai phảihủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ Đối với các chứng từ liên quan trực tiếpđến tiền, khi phát hành sai không được xé rời xuống mà chỉ được gạch chéo
– Chứng từ nhiều liên: Chứng từ kế toán phải lập đủ theo số liên quy định Các liên chỉđược lập 1 lần cho tất cả các liên theo cùng 1 nội dung bằng máy tính hoặc viết lồngbằng giấy than
Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết 1 lần cho tất cả các liênthì phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.– Chữ ký trên chứng từ: Mọi chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký theo chức danhquy định, ký bằng bút bi, bút mực, không được ký bằng mực đỏ Chữ ký của mộtngười phải thống nhất và phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định
Doanh nghiệp chưa có kế toán trưởng thì cử người phụ trách kế toán thực hiện cácgiao dịch và ký thay kế toán trưởng Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền khôngđược ký “thừa ủy quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp Người được ủy quyềnkhông được ủy quyền lại cho người khác Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp
và kế toán trưởng và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còngiá trị đã đăng ký tại Ngân hàng
Trang 8Bước 2: Kiểm tra chứng từ kế toán
Để tăng tính thận trọng trong kế toán, trước khi làm căn cứ ghi sổ kế toán, cácchứng từ kế toán phải được kiểm tra và phê duyệt
Những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ, bao gồm:
– Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trênchứng từ kế toán;
– Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
đã ghi trên chứng từ;
– Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán;
– Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý chứng từ trong phạm vi nội bộ (đối vớichứng từ do đơn vị lập)
Bước 3: Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán
Chứng từ kế toán sau khi kiểm tra được sử dụng để cung cấp nhanh nhữngthông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan được thể hiện qua công tác luân chuyểnchứng từ
Mỗi chứng từ kế toán có trình tự luân chuyển tới các bộ phận liên quan phù hợp đểkhông gây trở ngại cho công tác kế toán Do đó cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng
từ kế toán cho từng loại chứng từ, quy định đường đi của chúng từ, thời gian cho mỗibước lưu chuyển, nhiệm vụ của người nhận được chứng từ
Ngoài ra, kế toán cần cải tiến công tác kế toán theo hướng giảm số lượng chứng từ,đơn giản hóa nội dung cũng như hợp lý hóa thủ tục, ký, xét duyệt chứng từ
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứvào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phảiđược bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra
Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ được sắp xếp, phân loại để thuận tiện cho việc tìmkiếm và đảm bảo không bị hỏng, mất
Thời gian bảo quản, lưu trữ hay hủy chứng từ kế toán được căn cứ vào Luật kế toán vàcác quy định pháp luật có liên quan
2 Xác định trình tự luân chuyển các chứng từ
a Hóa đơn GTGT
(1) Bộ phận liên quan (người mua) chuẩn bị tiền và các chứng từ
Trang 9liên quan đến việc trả tiền (Giấy báo của ngân hàng, phiếu thu…)
(2) Bộ phận kế toán tiêu thụ thanh toán nhận các chứng từ thanh toán, viết
hóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) - 3 liên
(3) Kế toán trưởng, chủ tài khoản k duyệt hóa đơn
(4) Kế toán tiêu thụ nhận hóa đơn đ k duyệt, đưa người mua k (người
mua giữ liên 2, liên 1 lưu ở bộ phận bán hàng, liên 3 để thanh toán)
(5) Kế toán tiêu thụ, thanh toán ghi sổ kế toán tiêu thụ
(6) Chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán thuế (GTGT)
(7) Bộ phận kế toán thuế ghi sổ chi tiết thuế GTGT
(8) Chuyển hóa đơn đến các bộ phận kế toán liên quan
(9) Ghi sổ kế toán liên quan
(10) Lưu hóa đơn ở bộ phận kế toán bán hàng
b Phiếu nhập kho
Trong kế toán, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứngminh nghiệp vụ về nhập kho một loại hàng tồn kho nào đó Phiếu nhập kho là do kếtoán hoặc người phụ trách viết khi muốn cho vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho Đểnhập kho, phải có chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc của việc nhập kho mà ghi sổ chophù hợp (chứng từ nguồn) Chứng từ nguồn về hàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơbản bao gồm: hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao sản phẩm sảnxuất hoàn thành, giấy giữ hộ tài sản, Sau đây là quy trình luân chuyển phiếu nhậpkho:
Bước 1: Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua, nhân viên sản xuấtcủa DN hoặc người bán) đề nghị giao hàng nhập kho
Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư, hàng hóa, sản phẩm.Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụ trách bộ phận, người đềnghị giao hàng
Bước 3: Kế toán vật tư hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hành lập Phiếu nhập khotheo hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm với ban kiểm nhận
Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào Phiếu nhậpkho
Bước 5: Chuyển Phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi
sổ và ký Phiếu nhập kho
Trang 10Bước 6: Chuyển Phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán.
Bước 7: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập
Các bước trong quá trình nhập kho hàng tồn kho, không có sự can dự của chủdoanh nghiệp trong quá trình nhập hàng Bởi vì, hàng nhập vào có thể kéo dài trongnhiều ngày và việc kiểm nhận hàng đòi hỏi người có chuyên môn trong việc xem xéthàng nhập nên thường giao cho cán bộ phụ trách làm, sau này chỉ việc kiểm tra lạichứng từ và đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết theo định kỳ là được
c Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho nghiệp vụ
về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc ngườiphụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Khi xuất kho, phải căn cứvào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho,phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịchvụ Sau đây là quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho:
Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin xuất hoặc ra lệnhxuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa
Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnhxuất
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuấttiến hành lập Phiếu xuất kho
Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hànghóa; sau đó, ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư
Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồighi sổ kế toán
Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường làtrình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉkiểm tra lại và ký duyệt
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ
d Phiếu thu, phiếu chi
1) Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi thành 3 liên có nội dung giống nhau
2) Kế toán trưởng kiểm tra, phê duyệt tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ phiếuthu, phiếu chi và bộ chứng từ minh chứng đính kèm
Trang 113) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị kiểm tra, phê duyệt.
Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt củaCông ty, Giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi Các
đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổsung các chứng từ liên quan
4) Thủ quỹ xác nhận và thanh toán tiền cho người nộp/ người nhận tiền
Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) và chứng từ đính kèm, Thủquỹ phải:
+ Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc
+ Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) có phù hợp với chứng từ gốc
+ Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) và chữ ký của người có thẩm quyền.+ Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.+ Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi
+ Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên
+ Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ
+ Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kếtoán tiền mặt
+ Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt rồi chuyển phiếu chi cho bộ phận liên quanghi sổ kế toán, sau đó chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt
+ Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu và kết thúc quy trình luân chuyển
Câu 2:
Tại doanh nghiệp thương mại Y kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khaithường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế Trong tháng 3/N cócác nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: (đơn vị 1.000đ )
I, Số dư đầu kì của tk kế toán: