Khi gõ họ tên HS, chúng ta lỡ tay nhập toàn chữ thường (trong Word chúng ta có thể xử lý dễ dàng nhờ công cụ Change Case nhưng trong Excel thì không có) thì làm sao để chuyển đổi thành c[r]
(1)KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA GIÁO VIÊN SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM EXCEL CƠ BẢN I Ứng dụng chương trình (đối với GV)
- Quản lý danh sách HS - Quản lý điểm số HS - Xếp loại HL HS - Thống kê - Trích lọc
II Một số kỹ bản 1 Quản lý danh sách
GV phải cài đặt phần mềm hỗ trợ Tiện ích tiếng Việt tích hợp Excel a Nhập danh sách HS
- Khi nhập danh sách, ta phải nhập cột chứa họ chữ lót, cột chứa tên để thuận tiện cho việc xếp Nhưng lỡ nhập họ tên cột, phải làm sao?
Cách tách họ tên thành hai cột
B1: Chọn tồn dịng chứa họ tên
(2)Chọn OK để tách thành hai cột
* Để gộp hai cột thành cột ta làm tương tự b Sắp xếp
Sắp xếp dùng tính Sort Excel (tơi tin khơng xác tiếng Việt) Có cách xếp xác?
Cách xếp họ tên theo Tiếng Việt
Bước 1: Chọn toàn dòng chứa họ tên
(3)Chọn xếp sau:
Xếp theo tên trước (cột C), sau theo họ (cột B) Chọn tăng để theo thứ tự alphabe
* Nếu họ tên nằm cột ta có xếp khơng? Chúng ta xếp
Bước 1: Chọn ô chứa họ tên
(4)Chúng ta không quan tâm đến xếp theo cột mà quan tâm đến cách Chọn lựa xếp (thường tên - họ - chữ lót)
c Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa, chữ hoa đầu từ ngược lại
Khi gõ họ tên HS, lỡ tay nhập toàn chữ thường (trong Word xử lý dễ dàng nhờ cơng cụ Change Case Excel khơng có) để chuyển đổi thành chữ hoa, chữ hoa đầu dịng?
* Đổi tồn thành chữ hoa: Sử dụng hàm UPPER(text)
- Ta sử dụng cột khác để làm cột tạm chứa tên đổi thành in hoa (ở cột C)
- Cột C2, gõ cơng thức hình vẽ - Sao chép đến cột C6
(5)+ Nhấn Ctrl – C
+ Để trỏ ô vào ô B2 Vào Edit chọn Paste Special…
+ Chọn ô Values Nhấn OK
+ Xoá cột C xong
* Đổi toàn thành chữ hoa đầu từ: Sử dụng hàm PROPER(text) * Đổi toàn thành thường: Sử dụng hàm LOWER(text)
(6)Bước 1: Chọn ô chứa họ tên
Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt Menu Chọn Đổi chữ Hoa - thường
- Chọn hình thức chuyển đổi theo ý muốn cách nhanh chóng 2 Quản lý điểm số
GV cần nắm vững số hàm sau:
- Hàm COUNT: dùng để đếm số cột điểm (VD: 15 phút, em A cột, em B cột) Dùng để chia hệ số cách tự động xác mà khơng phải đếm cột điểm
- Hàm SUM: dùng để tính tổng cộng (VD: tính tổng cột điểm)
- Hàm ROUND: dùng để lấy phần thập phân (VD: điểm tổng kết lấy chữ số thập phân) VD: Ta có bảng điểm sau đây, gồm cột hệ số 1, hệ số 2, điểm thi HK (hệ số 3)
- Chúng ta thấy cột điểm hệ số 1, HS có cột điểm khác (em cột, em cột, em cột)
(7)tổng cột hệ số + tổng cột hệ số 2*2 + em khác Làm để máy tự tính tổng hệ số cách xác mà khơng mắc cơng ta phải đếm
Ta sử dụng hàm COUNT Hàm có cơng dung đếm có số Ví du: có chứa số cho kết
Ta lập công thức ô R2 sau:
ROUND(số,1): làm tròn số đến chữ số thập phân SUM(D2:I2): tính tổng số từ ô D2 đến ô I2
SUM(D2:I2)+SUM(J2:P2)*2+Q2*3: tổng cột điểm
COUNT(D2:I2): đếm có chứa số Chú ý phải chọn ô làm hệ số nhiều thực tế để sau khỏi phải thiếu nhập điểm, khơng nhập điểm máy khơng đếm
COUNT(D2:I2) 4, hoặc COUNT(D2:I2)+COUNT(J2:P2)*2+3: tổng hệ số thực tế 3 Thống kê
(8)VD: Ở ô B13 nơi chứa sĩ số HS thực tế (bởi có HS nghỉ học chừng) Do khơng thể lấy số HS danh sách đầu năm bỏ vào ô B13
(9)Công thức ô C13 hình vẽ Đếm có số <3.5 Đó em Kém Tính % D13 đơn giản: ROUND(C13/B13*100,1)
Công thức ô E13 hình vẽ Đếm có số <5.0 Khi máy đếm số <3.5 (trùng lại điểm Kém) Do ta phải trừ số <3.5 số C13
COUNTIF(R2:R7,"<5.0")-C13: đếm số nhở 5.0 lớn 3.5 Đó em Trung bình
Đối với ô TB, KHÁ, GIỎI: lập luận làm tương tự Đối với ô DTT, TTB: cần đếm số <5 (hoặc >= 5) cột điểm TBM 4 Xếp loại HL
- Về xếp loại HL, sử dụng hai hàm hàm IF COUNT Vấn đề phức tạp chổ nâng bậc HL (VD: HL G, mơn nên HL TB nâng lên K) GV tự nghiên cứu, tìm hiểu Nếu thích tìm tịi liên hệ với
(10)Yêu cầu lập danh sách HS Giỏi, Khá, HS thi lại
Bước 1: Copy ô D1 khác (không nên gõ lại) Gõ chữ G vào (dùng để trích lọc em có HL G)
Bước 2: Chọn toàn bảng liệu
Chọn Data – Filter – Advance Filter…
(11)Criteria range: nháy chuột vào nháy chọn từ ô I1 đến I2 (ô điều kiện để lọc)
Chọn mục Copy to another location
Copy to: nháy chuột vào nháy chuột vào ô khác (để xác định nơi mà máy trích lọc danh sách)
(12)Vậy đến đây, ta lập danh sách từ danh sách thỏa điều kiện mà công gõ lại
Tôi nghĩ GV nắm vững số vấn đề phục vụ cho cơng tác quản lý điểm
Mong đón nhận ý kiến đóng góp đồng nghiệp http://thanhbinh81.wordpress.com
http://thanhbinh81.wordpress.com