Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại lưu trữ Bộ Kế hoạch và đầu tư

Từ những điều này cho chúng ta thấy để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ thì một giải pháp được đ[r]

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

LÊ THỊ HẰNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN

TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

LÊ THỊ HẰNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN

TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 62320301

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Dương Văn Khảm

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các tư liệu kết nêu luận văn trung thực Nếu có điều sai sót, tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2014

Tác giả luận văn

Lê Thị Hằng

LỜI CẢM ƠN

Để hồn thành luận văn này, trước hết tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Đại học Quốc gia Hà Nội thầy giáo tận tình giảng dạy, bảo, tạo điều kiện cho suốt thời gian học tập

Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo Phòng Lưu trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư đồng nghiệp phòng cán bộ, công chức quan Bộ Kế hoạch Đầu tư Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn hướng dẫn bảo tận tình PGS.TS Dương Văn Khảm giúp tơi hồn thành luận văn

Đề tài tơi hoàn thành sở nỗ lực nghiên cứu thân cịn có kế thừa, tổng hợp tài liệu nhà nghiên cứu trước Nhưng tính chất phức tạp đề tài, trình độ thân cịn hạn chế nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong giúp đỡ góp ý thầy bạn để luận văn hoàn thiện

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2014

Học viên

MỤC LỤC

Mục NỘI DUNG Trang

LỜI MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

15

1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Cục Đầu tư nước ngoài.

15

1.1.1 .

Chức năng 15

1.1.2 .

Nhiệm vụ 15

1.1.3 .

Cơ cấu tổ chức 17

1.2. Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư.

18

1.2.1 .

Thành phần tài liệu 18

1.2.2

Nội dung tài liệu 20

1.2.3 .

Khối lượng tài liệu 22

1.3 Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư.

23

1.3.1

Đặc điểm tài liệu 23

1.3.2 Ý nghĩa tài liệu 25

Tiểu kết chương 1 28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ

HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

2.1 Tổ chức khoa học tài liệu tổ chức bảo quản tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi phục vụ cho cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu.

29

2.1.1 .

Tổ chức khoa học tài liệu Cục Đầu tư nước ngoài 29 2.1.2

.

Tổ chức bảo quản tài liệu Cục Đầu tư nước ngoài 40 2.2. Nhu cầu khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước

ngoài bảo quản Lưu trữ Bộ

54 2.3. Thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư

nước bảo quản Lưu trữ Bộ

41

2.3.1 .

Văn hướng dẫn công tác khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Cục Đầu tư nước ngoài.

41 2.3.2

.

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng khối tài liệu 45 2.3.3

.

Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu 46 2.3.4 Đối tượng khai thác, sử dụng khối tài liệu. 49 2.3.5 Số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng khối tài liệu 51 2.3.6

.

Số lượng hồ sơ giấy phép mang khai thác, sử dụng. 52 2.3.7

.

Đánh giá hiệu khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ.

53

Tiểu kết chương 2 57

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ.

58

3.1. Nhận xét chung tình hình khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ

58

3.1.1 .

3.1.2 .

Những điểm tồn tại, hạn chế 59

3.1.3 .

Nguyên nhân tồn tại, hạn chế. 62 3.2. Giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử

dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản tại Lưu trữ Bộ

64

3.2.1 .

Về phía quan Bộ, Văn phòng Bộ. 64

3.2.2 .

Về phía Về phía Cục Đầu tư nước ngồi. 68 3.2.3

.

Về phía Lưu trữ Bộ. 72

Tiểu kết chương 3 78

KẾT LUẬN 79

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 82

LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài:

Đối tượng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu mang sử dụng, phục vụ cho mục đích đáng cá nhân, tổ chức, quan Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nghiệp vụ đặc biệt quan trọng mục đích cuối cơng tác lưu trữ Vì cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nhiệm vụ quan trọng, cấp thiết đặt lưu trữ quan hay trung tâm lưu trữ Lưu trữ quan Bộ Kế hoạch Đầu tư khơng nằm ngồi phạm vi

nhiều mặt quản lý nhà nước hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngồi; phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa, ngoại giao

Tuy Cục Đầu tư nước đơn vị có tư cách pháp nhân, thành lập kho lưu trữ riêng điều kiện khách quan tác động vào nên Cục chưa xây dựng kho lưu trữ mà hầu hết tất hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Cục lưu trữ Kho lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Đây thực trạng tồn cần giải Cục, vấn đề lưu trữ tài liệu Cục giải hai mà tồn thực tế tài liệu hồ sư dự án Cục thường xuyên nộp lưu bảo quản Lưu trữ Bộ Trực tiếp quản lý khối tài liệu Phịng Lưu trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư hay gọi Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Để tài liệu lưu trữ Cục hồ sơ, dự án đầu tư nước đầu tư nước mang khai thác, sử dụng cho việc quản lý nhà nước hoạt động đầu tư trực tiếp nước vào Việt Nam hay Việt Nam nước ngoài, hay xử lý công việc chuyên môn phục vụ hoạt động khác vấn đề thiết đặt Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư phải thực tốt công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Đây nhiệm vụ Lưu trữ Bộ cần thực

“Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước đang bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư” làm đề tài luận văn thạc sĩ khoa học

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Mục tiêu chủ yếu mà luận văn tập trung nghiên cứu là:

- Nghiên cứu, giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm ý nghĩa khối tài liệu hồ sơ dự án đầu tư nước đầu tư nước Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Từ khẳng định giá trị tài liệu hoạt động quản lý nhà nước, giải công việc chuyên môn, nghiên cứu khoa học nhu cầu sử dụng khác

- Thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu hồ sơ dự án đầu tư nước đầu tư nước Lưu trữ Bộ

- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác sử dụng khối tài liệu hồ sơ dự án Lưu trữ Bộ

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu:

- Thành phần, nội dung khối tài liệu lưu trữ Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư

- Tình hình cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư

Phạm vi nghiên cứu:

Tài liệu nghiên cứu: Chúng tập trung nghiên cứu khối tài liệu dự án hồ sơ đầu tư nước đầu tư nước Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Các hồ sơ, tài liệu khác thuộc Lưu trữ Bộ không thuộc phạm vi nghiên cứu đề tài

và bảo quản Lưu trữ Bộ, khơng gian nghiên cứu chúng tơi khảo sát công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Bộ phạm vi tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước

4 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Để đạt mục tiêu nghiên cứu trên, người nghiên cứu luận văn phải thực tốt nhiệm vụ như:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Đầu tư nước để thấy thành phần, đặc điểm, nội dung, giá trị tài liệu Cục bảo quản Lưu trữ Bộ

- Khảo sát tình hình cơng tác tổ chức khoa học tài liệu bảo quản tài liệu Cục Đầu tư nước để phục vụ cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu Lưu trữ Bộ

- Khảo sát tình hình cơng tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước Lưu trữ Bộ mặt quy định khai thác, sử dụng tài liệu; nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; hình thức khai thác, đối tượng khai thác, số lượng độc giả khai thác, số lượng hồ sơ khai thác

- Nghiên cứu, xác định giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ

5 Phương pháp nghiên cứu:

Để thực luận văn này, sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau, tảng phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê Nin Đó là:

- Phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê Nin; - Phương pháp phân tích chức năng;

- Phương pháp phân tích; - Phương pháp hệ thống; - Phương pháp vấn,

Cụ thể phương pháp vận dụng sau:

Một phương pháp luận Chủ nghĩa Mác - Lê Nin phương pháp nghiên cứu khoa học ngành khoa học khác nhau, hệ thống phương pháp nghiên cứu khoa học, phương pháp cho nhìn rõ ràng đắn chất vấn đề cần nghiên cứu Để thực luận văn này, đứng lập trường tư tưởng sử dụng phương pháp luận Chủ nghĩa Mác - Lê Nin để giải vấn đề, nhiệm vụ đặt

Hai phương pháp phân tích chức năng, phương pháp vận dụng việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Cục Đầu tư nước thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ Cục, thấy loại tài liệu hình thành hoạt động Cục ý nghĩa, giá trị hoạt động đơn vị nói riêng quan nói chung

Ba phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp chúng tơi vận dụng để tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng khối tài liệu tình hình thực nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu bảo quản Lưu trữ Bộ Từ thực trạng đưa vài nhận xét điểm làm tồn tại, hạn chế cần khắc phục, để từ đưa số giải pháp góp phần giúp nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ

Năm phương pháp hệ thống sử dụng việc hệ thống nhóm tài liệu, hệ thống nhu cầu khai thác tài liệu, hệ thống nhóm hồ sơ khai thác

Sáu phương pháp vấn sử dụng việc vấn đối tượng độc giả cán bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước đến Lưu trữ Bộ khai thác, sử dụng khối tài liệu

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Trước hết nhận thấy có nhiều cơng trình nghiên cứu vấn đề công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Sau xin điểm qua lịch sử nghiên cứu vấn đề sau:

Trước hết sách, giáo trình cơng tác lưu trữ Nói đến lý luận khoa học lưu trữ không nhắc tới sách “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm Trong sách có đề cập đến lý luận, thực tiễn công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thứ hai luận văn thạc sĩ Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng liên quan đến cơng tác khai thác sử dụng tài liệu Hầu hết luận văn vào nghiên cứu hướng cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích khác như: Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng năm 2010 Nguyễn Anh Thư “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động văn hóa đối ngoại giai đoạn hội nhập

quốc tế”; Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành lưu trữ năm 2007 Trần

Phương Hoa “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia

III phục vụ cho biên soạn lịch sử quan cấp Bộ”; Luận văn thạc sĩ khoa học

ngành Lưu trữ học Tư liệu học Hà Thị Tú Anh năm 2002 “Tổ chức lưu trữ khai thác nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí của

phóng viên số tịa soạn báo Hà Nội”…và hướng nghiên cứu thực

văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng năm 2009 Phạm Thị Chung “Nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục và

Đào tạo”; Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học Tư liệu học Hà

Văn Huề năm 2002 “Xác định giải pháp nâng cao hiệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”; Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng Đinh Văn Mạnh năm 2009 “Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các cơng trình giao thơng Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải giải pháp”;

Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học Tư liệu học Trần Việt Hà năm 2008 “Nghiên cứu giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động trưng bày, triễn lãm tài liệu lưu trữ Việt Nam”…

Thứ ba khóa luận, báo cáo khoa học, niên luận liên quan đến công tác khai thác sử dụng tài liệu Các đề tài thuộc nhóm có nhiều loại đa phần tìm hiểu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu quan cụ thể, trung tâm lưu trữ Khóa luận tốt nghiệp năm 2004 Đào Thị Thu Hiền “Tìm hiểu tổ chức sử dụng tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc

gia III”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2007 Bùi Thị Ngọc Thủy “Công tác

tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Bộ Lao động - Thương binh - Xã hội: Thực

trạng giải pháp”; Khóa luận tốt ngiệp năm 2008 Nguyễn Thị Vân “Tổ

chức khai thác, sử dụng tài liệu Bộ Tài - thực trạng giải pháp”; nhóm đề tài nghiên cứu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ cho việc Khóa luận tốt nghiệp năm 2002 Trịnh Thị Hà “Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc quản lý nhà nước đất đai thành

phố Hà Nội”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2002 Đặng Thị Hồng “Tổ chức khai

thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho phát triển kinh tế thủ đô Hà Nội

trong thời kỳ đổi mới”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2009 Lương Thị Tuyền

“Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác phụ vận quan

Thứ tư viết báo, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam Có nhiều nghiên cứu đăng tải báo, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam viết “Sử dụng tài liệu lưu trữ việc biên soạn lịch sử địa

phương” Lâm Bá Nam Vũ Thị Phụng tạp chí Lưu trữ Việt Nam số

năm 1991; viết “Một vài đặc điểm công tác sử dụng tài liệu lưu trữ tại

Trung tâm lưu trữ quốc gia III” đăng tạp chí Lưu trữ Việt Nam số

năm 1998; viết “Một số vấn đề sử dụng tài liệu lưu trữ nước ta” Vũ Thị Phụng đăng tạp chí lưu trữ số năm 1994…

Tóm lại, đề tài nghiên cứu hay viết thường mang tính lý luận chung vào tìm hiểu khía cạnh khai thác, sử dụng tài liệu sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích cơng tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu quan cụ thể Nhưng thấy rằng, chưa có cơng trình nghiên cứu khoa học tìm hiểu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước mà cụ thể hồ sơ dự án đầu tư nước đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Đây điểm khác biệt quan trọng đề tài chúng tơi với đề tài khác Vì vậy, tơi khẳng định đề tài luận văn “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư” của không trùng với đề tài nghiên cứu trước

7 Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo:

Để nghiên cứu luận văn này, sử dụng số loại tài liệu tham khảo như:

Một là: Các văn quy phạm pháp luật Nhà nước, Bộ Kế hoạch Đầu tư công tác lưu trữ công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.`

- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ hướng dẫn chi tiết số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

- Quyết định số 456/QĐ-BKH ngày 12 tháng năm 2004 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành quy định thực nội quan, có quy định công tác lưu trữ;

- Quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10 tháng 10 năm 2007 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành hệ thống văn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000

Hai là: Một số sách, giáo trình cơng tác lưu trữ

- Giáo trình Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm

- Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư tác giả Vương Đình Quyền

- Giáo trình Cơng tác văn thư lưu trữ tác giả Dương Văn Khảm

Ba là: Các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ viết đề tài khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ báo, viết nghiên cứu Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

Bốn là: Kỷ yếu hội nghị khoa học khai thác, sử dụng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, hồ sơ tài liệu báo cáo tổng kết cơng tác lưu trữ năm

8 Đóng góp luận văn:

Luận văn bảo vệ thành cơng góp phần: - Bổ sung thêm lý luận chung khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Ngoài ra, luận văn giúp nâng cao nhận thức cán lưu trữ, độc giả quan giá trị tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi, từ khẳng định giá trị, ý nghĩa chuyên môn to lớn khối tài liệu đặc biệt

9 Bố cục luận văn:

Ngoài lời mở đầu phần kết luận, nội dung luận văn chia làm chương sau:

Chương 1: Thành phần, nội dung ý nghĩa khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Đây chương luận văn, chương giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Cục Đầu tư nước ngồi Từ giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm, ý nghĩa khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khai thác sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Tại chương này, chúng tơi vào khảo sát tình hình cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu Lưu trữ Bộ mặt khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tổ chức bảo quản tài liệu để phục vụ cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; khảo sát thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu Từ đánh giá hiệu hoạt động công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Lưu trữ Bộ

CHƯƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HỆN ĐANG BẢO QUẢN

TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Cục Đầu tư nước ngoài.

1.1.1 Chức năng:

Cục Đầu tư nước thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư, giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước hoạt động đầu tư trực tiếp nước vào Việt Nam đầu tư trực tiếp Việt Nam nước

1.1.2 Nhiệm vụ:

Cục Đầu tư nước ngồi có nhiệm vụ sau:

Thứ làm đầu mối giúp Bộ trưởng quản lý hoạt động đầu tư nước đầu tư nước ngồi; chủ trì, phối hợp với đơn vị Bộ Bộ, ngành, địa phương soạn thảo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, danh mục dự án kêu gọi vốn đầu tư 3ực tiếp từ nước thời ký phù hợp với quy hoạch, kế hoạch đầu tư phát triển chung nước để trình cấp có thẩm quyền định, kiến nghị việc điều chỉnh trường hợp cần thiết

Thứ hai tổng hợp, đánh giá tình hình đầu tư: Làm đầu mối tổng hợp kết đầu tư nước đầu tư nước phục vụ công tác tổng hợp kế hoạch kinh tế quốc dân; tổng hợp, kiến nghị xử lý vấn đề liên quan đến chủ trương chung đầu tư nước đầu tư nước ngoài; theo dõi, tổng kết, đánh giá kết hiệu kinh tế xã hội hoạt động đầu tư nước đầu tư nước gắn với đánh giá hiệu đầu tư chung; xây dựng hệ thống sở liệu đầu tư nước đầu tư nước theo quy chế Bộ; thực hợp tác quốc tế lĩnh vực thống kê, tổng hợp, đánh giá tình hình đầu tư nước đầu tư nước

đầu tư nước ngoài; phối hợp với Vụ Pháp chế đơn vị liên quan xây dựng, sửa đổi, bổ sung văn quy phạm pháp luật đầu tư nước đầu tư nước ngồi; chủ trì tham gia đàm phán điều ước quốc tế liên quan đến đầu tư nước đầu tư nước ngoài; tham gia chương trình hợp tác liên Chính phủ, nhóm cơng tác với nước, tổ chức quốc tế lĩnh vực xây dựng hồn thiện chế, sách liên quan đến đầu tư; làm đầu mối theo dõi, hướng dẫn thực quy định pháp luật liên quan đến đầu tư

Thứ tư quản lý nhà nước đầu tư nước ngồi đầu tư nước ngồi: Chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan theo dõi, kiểm tra, tra việc thực quy định đầu tư nước đầu tư nước ngoài; kiến nghị xử lý vấn đề phát sinh lĩnh vực đầu tư; chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan hướng dẫn thực thủ tục đầu tư, quy định thống chế độ báo cáo thống kê đầu tư nước đầu tư nước ngoài; dự án BOT; BTO, BT thực việc tiếp nhận hồ sơ, tham gia thẩm tra, chủ trì thực thủ tục điều chỉnh dự án BOT; BTO, BT; trình Bộ trưởng cấp giấy chứng nhận đầu tư dự án chấp nhận, thông báo với chủ đầu tư dự án không chấp nhận; tiếp nhận hồ sơ, thẩm tra dự án, chủ trì thực thủ tục đăng ký, điều chỉnh, cấp giấy chứng nhận đầu tư dự án đầu tư nước

tư, hỗ trợ nhà đầu tư tìm kiếm hội, vận động xúc tiến đầu tư theo chương trình trọng điểm

1.1.3 Cơ cấu tổ chức:

Cục Đầu tư nước đơn vị trực thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Để thực tốt nhiệm vụ trên, cấu tổ chức Cục bao gồm phòng trung tâm sau:

- Phịng Tổng hợp Thơng tin; - Phịng Chính sách;

- Phịng Đầu tư nước ngồi; - Phịng Đầu tư nước ngồi; - Phịng Xúc tiến đầu tư;

- Văn phòng Cục;

- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc; - Trung tâm Xúc tiến đầu tư miền Trung; - Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Nam;

khai thác, sử dụng khối tài liệu nhiều bất cập, nên hiệu khai thác, sử dụng khối tài liệu chưa cao Cũng xuất phát từ thực tế nên luận văn sâu vào việc tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Từ tình hình thực tế cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước ngoài, mặt ưu nhược điểm, đưa giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động công tác

1.2 Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư.

1.2.1 Thành phần tài liệu:

Qua khảo sát tôi, kho lưu trữ Bộ bảo quản loại hồ sơ dự án theo hệ thống số giấy phép Có nhiều loại hệ thống số giấy phép khác hệ thống số giấy phép đầu tư nước ngoài, hệ thống số giấy phép đầu tư nước ngoài, hệ thống số giấy phép đầu tư cấp phép cho địa phương lấy số theo địa phương có dự án cấp phép Thành phần khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư bao gồm nhóm là:

đang bảo quản Lưu trữ Bộ chưa xác định thời hạn bảo quản để loại hủy tài liệu theo quy định

Thứ hai hồ sơ cấp phép đầu tư cho cơng ty có vốn đầu tư từ Việt Nam nước Đây nhóm thành phần tài liệu chiếm số lượng kho Hệ thống số giấy phép đầu tư nước bao gồm số giấy phép mà Bộ cấp phép thành lập cơng ty có vốn đầu tư nước Hệ thống số giấy phép đánh số liên tục theo số giấy phép đầu tư nước ngoài, số giấy phép hồ sơ, hàng năm tiếp tục thu, bổ sung tài liệu vào hồ sơ theo số giấy phép loại hình đầu tư cấp phép lấy số giấy phép riêng, không theo thứ tự hệ thống số giấy phép đầu tư nước Ngoài hồ sơ, dự án đầu tư nước đánh số riêng kho Lưu trữ Bộ bảo quản 15 hồ sơ, giấy phép đầu tư nước đánh số riêng

Thứ ba hồ sơ cấp phép đầu tư cho cơng ty đóng trụ sở địa phương Bộ Kế hoạch Đầu tư cấp phép quản lý Hệ thống số giấy phép đầu tư cấp phép cho địa phương bao gồm giấy phép cấp cho địa phương Mỗi địa phương hay đơn vị hành tỉnh có hệ thống số giấy phép đánh số từ 01 hết Hiện Lưu trữ Bộ tiến hành đóng hồ sơ, khơng bổ sung tài liệu vào hồ sơ, tài liệu sản sinh lưu trữ hồ sơ cấp phép tỉnh đó, trừ số trường hợp đặc biệt Bộ quản lý

Mặt khác phân chia theo số giấy phép có nhiều hệ thống số giấy phép có hai hệ thống số giấy phép hệ thống số giấy phép đầu tư nước hệ thống số giấy phép đầu tư nước Đây hai hệ thống số giấy phép Cục, hai hệ thống số giấy phép hoạt động sản sinh tài liệu nộp Lưu trữ Bộ Đó là:

thống số giấy phép đánh số liên tục, số giấy phép hồ sơ dự án cấp phép Hiện tại, Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư tiến hành phân chia số giấy phép theo loại bao gồm hồ sơ cấp phép cho công ty giải thể, hồ sơ cấp phép cho công ty hoạt động hồ sơ cấp phép cho công ty phân cấp địa phương Hồ sơ cấp phép dự án công ty giải thể khơng hình thành tài liệu đóng hồ sơ lại, hồ sơ cấp phép dự án công ty hoạt động, sản sinh tài liệu Lưu trữ Bộ vấn tiếp tục thu tài liệu để bổ sung vào hồ sơ theo số giấy phép Hồ sơ cấp phép dự án công ty phân cấp địa phương địa phương quản lý, tiến hành đóng hồ sơ, khơng bổ sung tài liệu vào hồ sơ Còn hệ thống số giấy phép đầu tư nước ngồi trước đánh số liên tục theo hệ thống số giấy phép đầu tư nước số lượng doanh nghiệp hình thành nhiều, có nhiều hình thức đầu tư khác nên lấy số riêng cho giấy phép

1.2.2 Nội dung tài liệu:

Nội dung khối tài liệu hình thành trình hoạt động Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư phản ánh rõ nét trình thành lập, cấp phép đầu tư thành lập, hoạt động cho cơng ty có vốn đầu tư từ nước ngồi vào Việt Nam cơng ty có vốn đầu tư từ Việt Nam nước Tài liệu lưu trữ Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư khối tài liệu chuyên mơn, hồ sơ cấp phép đầu tư cho cơng ty nên khối tài liệu có đặc điểm riêng biệt mà đặc điểm có khối tài liệu có, tài liệu hành khác khơng có

nước ngồi đầu tư nước ngồi có nội dung trình Bộ trưởng cấp giấy chứng nhận đầu tư dự án chấp nhận, thông báo với chủ đầu tư dự án không chấp nhận, tiếp nhận hồ sơ, thẩm tra dự án, chủ trì thực thủ tục đăng ký, điều chỉnh, cấp giấy chứng nhận đầu tư dự án đầu tư nước ngồi nên q trình thực nhiệm vụ này, Cục Đầu tư nước sản sinh khối tài liệu cấp giấy chứng nhận đầu tư lớn, từ hình thành hồ sơ hoạt động công ty, doanh nghiệp cấp giấy chứng nhận đầu tư, khối tài liệu chiếm khối lượng lớn, chủ yếu tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi Từ dẫn đến việc tổ chức phân loại, tổ chức bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu theo giấy chứng nhận đầu tư số giấy phép

Số giấy phép đặc trưng chủ yếu khối tài liệu Trong loại hình hồ sơ cấp phép đầu tư cho dự án nói đến hồ sơ cấp phép cho công ty giải thể, hồ sơ cấp phép cho công ty hoạt động hồ sơ cấp phép cho công ty phân cấp địa phương Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư lưu trữ hồ sơ tài liệu hồ sơ cấp phép dự án công ty hoạt động, hàng ngày sản sinh tài liệu nộp Lưu trữ Bộ loại hồ sơ cấp phép cho dự án giải thể dự án phân cấp Lưu trữ Bộ tiến hành đóng hồ sơ, thực nghiệp vụ giao nộp khối tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Thứ ba: Khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư có nội dung phản ánh rõ nét tình hình đầu tư nước đầu tư nước nước ta Dựa thống kê rõ ràng đầy đủ số giấy phép thấy số lượng doanh nghiệp, quốc gia đầu tư, số vốn đầu tư hình thức đầu tư doanh nghiệp nước vào Việt Nam hay Việt Nam nước Cụ thể hình thức đầu tư có nhiều loại hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh, 100% vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp nhà nước…Các số liệu thống kê thể rõ nét hồ sơ giấy phép

1.2.3 Khối lượng tài liệu:

Thời gian hình thành tài liệu Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư từ năm 1995 đến nay, tức từ năm Bộ đời theo Nghị định số 75/CP Chính phủ ngày 01 tháng 11 năm 1995 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Bộ Kế hoạch Đầu tư Trong trình hoạt động, phát triển Bộ có nhiều lần có thay đổi tổ chức máy trình sáp nhập, chia tách, đổi tên dẫn tới thay đổi số lượng tài liệu cách thức tổ chức phông lưu trữ Lưu trữ Bộ

Hiện Kho lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư bảo quản tài liệu phơng là:

- Tài liệu thuộc Phơng Bộ Kế hoạch Đầu tư có thời gian từ năm 1995 trở lại

- Tài liệu thuộc Phơng Cục Đầu tư nước ngồi có thời gian từ năm 1988 trở lại Đây phơng có hồ sơ, tài liệu chiếm khối lượng lớn kho Lưu trữ Bộ

Tài liệu thuộc Phông Ủy ban kế hoạch nhà nước từ năm 1995 trở trước (nay Bộ Kế hoạch Đầu tư) phơng đóng nộp lưu Trung tâm lưu trữ Quốc gia III

Trong khuôn khổ luận văn, đề cập đến khối lượng tài liệu Phơng Cục Đầu tư nước ngồi bảo quản Lưu trữ Bộ

Qua thực tế khảo sát cho thấy Lưu trữ Bộ lưu trữ 1140 hồ sơ cấp phép cho cơng ty cịn hoạt động tương đương với 1140 số giấy phép bảo quản 1350 hộp đựng tài liệu tương đương với khoảng 180 mét giá tài liệu bảo quản kho lưu trữ với diện tích khoảng 52m2

vng mặt sàn Cịn loại hình hồ sơ cấp phép giải thể phân cấp Phịng Lưu trữ - Thư viện thuộc Bộ tiến hành giao nộp 754 số giấy phép hồ sơ dự án phân cấp tương đương với 754 hồ sơ bảo quản 306 hộp đựng tài liệu tiến hành giao nộp 841 số giấy phép hồ sơ dự án giải thể tương đương với 841 hồ sơ bảo quản 316 hộp đựng tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Ngoài ra, kho Lưu trữ Bộ quản lý khối lượng hồ sơ cấp phép cho địa phương, hồ sơ tài liệu bảo quản 90 cặp đựng tài liệu tương đương khoảng 12m giá

1.3 Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư.

1.3.1 Đặc điểm tài liệu:

Tài liệu hình thành q trình hoạt động, giải cơng việc chun mơn Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư có số đặc điểm sau:

tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ phân loại theo hình thức đầu tư theo số giấy phép, tài liệu thuộc số giấy phép phân loại số giấy phép nên có tài liệu số giấy phép cấp phép từ lâu, có thời gian tài liệu doanh nghiệp cấp số giấy phép hoạt động Mặt khác doanh nghiệp, công ty cấp giấy phép đầu tư hoạt động số lý đặc biệt tài liệu bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư để tránh việc hồ sơ, tài liệu bị xé lẻ Vì thời gian tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ có đơi chút đặc biệt

Thứ hai đặc điểm tình trạng vật lý tài liệu: Tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư có thời gian dài từ năm 1988 trở lại nên dẫn đến tình trạng vật lý tài liệu có nhiều điểm đặc biệt Cụ thể khối tài liệu có tài liệu cũ, có nhiều tài liệu bị mờ chữ khó đọc tài liệu chế chủ yếu kỹ thuật đánh máy chữ với chất liệu giấy mực in không tốt (tài liệu từ năm 2000 trở trước) tài liệu năm gần (từ năm 2000 đến nay) có tình trạng vật lý tốt hơn, tài liệu nguyên vẹn, tài liệu chế kỹ thuật máy vi tính chất liệu giấy in mực in tốt

1.3.2 Ý nghĩa tài liệu:

Khối tài liệu sản sinh trình hoạt động Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư thể chức năng, nhiệm vụ chủ yếu Cục nói riêng Bộ nói chung quản lý nhà nước đầu tư nước đầu tư nước ngồi, nhiệm vụ chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan theo dõi, kiểm tra, tra việc thực cá quy định đầu tư nước đầu tư nước ngoài; kiến nghị xử lý vấn đề phát sinh lĩnh vực đầu tư; chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan hướng dẫn thực thủ tục đầu tư, quy định thống chế độ báo cáo thống kê đầu tư nước đầu tư nước ngoài; dự án BOT; BTO, BT thực việc tiếp nhận hồ sơ, tham gia thẩm tra, chủ trì thực thủ tục điều chỉnh dự án BOT; BTO, BT; trình Bộ trưởng cấp giấy chứng nhận đầu tư dự án chấp nhận, thông báo với chủ đầu tư dự án không chấp nhận; tiếp nhận hồ sơ, thẩm tra dự án, chủ trì thực thủ tục đăng ký, điều chỉnh, cấp giấy chứng nhận đầu tư dự án đầu tư nước Tài liệu Cục hồ sơ tài liệu xúc tiến đầu tư, đầu tư nước, đầu tư nước ngoài, đầu tư địa phương thể rõ mặt hoạt động sách đầu tư quốc gia qua thời kỳ, số đầu tư nước nước ngoài…Đây khối tài liệu lưu trữ vơ ý nghĩa, có giá trị nhiều mặt giá trị ý nghĩa quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lĩnh vực đầu tư, phát triển kinh tế - xã hội, tra kiểm tra…

các chiến lược, kế hoạch ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn nhiệm vụ quan trọng cốt yếu Để thực tốt nhiệm vụ hồ sơ, tài liệu công cụ nghiên cứu quan trọng thiếu Nghiên cứu hồ sơ đầu tư nước hay đầu tư nước theo thời kỳ cho nhà quản lý có nhìn sun suốt để hoạch định sách phù hợp với thời đại

Thứ hai ý nghĩa khối tài liệu việc giải công việc chuyên môn, cung cấp số liệu xác thực để lập báo cáo tổng kết loại báo cáo công tác chuyên môn chuyên viên Thật hàng năm cán bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước phải lập nhiều loại báo cáo để tổng kết công việc, để lập loại báo cáo họ khai thác khối tài liệu nhiều Vì khối tài liệu phát huy ý nghĩa, giá trị sử dụng

Thứ ba lĩnh vực nghiên cứu khoa học, khối tài liệu Cục Đầu tư nước phát huy giá trị Thật vậy, cơng tác nghiên cứu khoa học Cục Đầu tư nước ngồi nói chung đơn vị trực thuộc Bộ nói riêng phát triển mạnh mẽ Hàng năm có nhiều đề tài nghiên cứu triển khai, thực hiện, hoàn thiện nộp Thư viện Bộ Đây đề tài, cơng trình nghiên cứu thực tiễn lý luận hữu ích, đề tài nghiên cứu lĩnh vực đầu tư thực nhiều sách đầu tư….Để thực đề tài nghiên cứu thực tiễn đầu tư phần thiếu mà thực tiễn lại cụ thể hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ Vì khai thác, sử dụng nghiên cứu khối tài liệu Cục Đầu tư nước phần thiếu nghiên cứu khoa học lĩnh vực

Tiểu kết chương 1:

Tài liệu hồ sơ dự án hình thành trình hoạt động Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Đầu tư nước Khối tài liệu chiếm phần lớn tổng số khối tài liệu bảo quản đây, khối tài liệu có nội dung phong phú, có ý nghĩa, giá trị nhiều mặt khối tài liệu thường xuyên khai thác, sử dụng Lưu trữ Bộ Để phát huy tốt giá trị khối tài liệu này, vấn đề đặt cho Lưu trữ Bộ phải tổ chức khai thác, sử dụng cho tốt khối tài liệu

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG

BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

2.1 Tổ chức khoa học tài liệu tổ chức bảo quản tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi phục vụ cho cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu.

2.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu Cục Đầu tư nước ngoài:

2.1.1.1 Phân loại tài liệu Cục Đầu tư nước ngoài

Phân loại tài liệu nghiệp vụ đặc biệt quan trọng cơng tác lưu trữ, để tổ chức khoa học tài liệu phân loại tài liệu đóng vai trị định

Qua q trình khảo sát, làm việc tiếp cận thực tế khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Kho lưu trữ Bộ, thấy khối tài liệu phân loại sau:

Bước 1: Toàn khối tài liệu Cục Đầu tư nước chia thành 3 nhóm lớn theo đặc trưng nội dung tài liệu sau:

Nhóm lớn 1: Hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư thành lập công ty có vốn đầu tư từ nước ngồi vào Việt Nam

Nhóm lớn 2: Hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư thành lập công ty có vốn đầu tư từ Việt Nam nước ngồi

Nhóm lớn 3: Khối hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư cho cơng ty đóng trụ sở địa phương Bộ Kế hoạch Đầu tư quản lý

Bước 2: Trong nhóm lớn này, tài liệu lại chia thành nhóm nhỏ theo đặc trưng phân loại khác nhau:

Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm lớn 1: Hồ sơ liên quan đến việc cấp

phép đầu tư thành lập cơng ty có vốn đầu tư từ nước vào Việt Nam chia thành nhóm nhỏ theo đặc trưng tính chất dự án, là:

- Hồ sơ trả lời chủ trương khơng có số giấy phép

- Hồ sơ dự án xin cấp phép khơng cấp phép nên khơng có số giấy phép

Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm lớn 2: Hồ sơ liên quan đến việc cấp

phép đầu tư thành lập cơng ty có vốn đầu tư từ Việt Nam nước Khối tài liệu chia thành nhóm nhỏ theo đặc trưng tính chất dự án, là:

- Hồ sơ dự án đầu tư nước

- Trả lời hồ sơ dự án đầu tư nước ngồi khơng cấp phép

Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm lớn 3: Khối hồ sơ liên quan đến việc

cấp phép đầu tư cho cơng ty đóng trụ sở địa phương Bộ Kế hoạch Đầu tư quản lý Khối tài liệu chia thành nhóm nhỏ theo đặc trưng phân loại tên tỉnh, thành phố

- Hồ sơ dự án đầu tư nước ngồi tỉnh Bình Dương - Hồ sơ dự án đầu tư nước tỉnh Hải Dương - Hồ sơ dự án đầu tư nước tỉnh Lào Cai - Hồ sơ dự án đầu tư nước tỉnh Đồng Nai

Bước 3: Trong nhóm nhỏ này, tài liệu lại tiếp tục phân chia ra thành đơn vị nhỏ hồ sơ theo đặc trưng phân loại khác nhau:

Đặc biệt nhóm tài liệu thứ thuộc nhóm lớn nhóm nhỏ Hồ sơ, dự án cấp phép có số giấy phép, tài liệu tiếp tục phân chia thành nhóm nhỏ sau, sau phân chia thành hồ sơ:

- Hồ sơ cấp phép cho công ty giải thể - Hồ sơ cấp phép cho công ty hoạt động

- Hồ sơ cấp phép cho công ty phân cấp địa phương

liệu lại tiếp tục chia thành nhóm nhỏ hồ sơ theo đặc trưng số giấy phép, hồ sơ đánh số từ hồ sơ số 01 đến hết theo số giấy phép tăng dần, giấy phép cấp phép thành lập công ty hồ sơ

Hồ sơ cấp giấy phép dự án đầu tư nước giải thể

- Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh khách sạn Indochine Đà Nẵng, Giấy phép số 1301/GP ngày tháng năm 1995

…

Hồ sơ cấp giấy phép dự án đầu tư nước phân cấp cho địa phương - Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty quốc tế sản xuất hợp chất cao cấp Hà Nội (HIPC), giấy phép số 2009/GP ngày tháng 12 năm 1997

…

Hồ sơ cấp giấy phép dự án đầu tư nước hoạt động

- Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty cổ phần hữu hạn VEDAN Việt Nam, Giấy phép số 171/GP ngày tháng năm 1991

- Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh phát triển địa ốc Sài Gòn, Giấy phép số 3472/BKH-GCNĐT ngày 16 tháng năm 2005

…

Hai là: Đối với khối tài liệu, hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài Khối tài liệu sau chia thành nhóm nhỏ hơn, tài liệu lại tiếp tục chi thành nhóm nhỏ hồ sơ theo đặc trưng số giấy phép, hồ sơ đánh số từ hồ sơ số 01 đến hết theo số giấy phép tăng dần, giấy phép cấp phép thành lập công ty hồ sơ

Hồ sơ cấp giấy phép dự án đầu tư nước

- Hồ sơ cấp giấy phép thành lập công ty SCAVI DENESAVAN Cộng hòa Dân chủ nhân dân Lào, Giấy phép số 101/BKH-ĐTRNN ngày 11 tháng năm 2008

Trả lời hồ sơ dự án đầu tư nước ngồi khơng cấp phép Các hồ sơ không cấp phép chia theo đặc trưng vấn đề, trả lời công ty vấn đề, hồ sơ

- Hồ sơ việc trả lời công ty trách nhiệm hữu hạn Sao Ánh Dương đầu tư ngước năm 2008

…

Ba là: Đối với khối tài liệu, hồ sơ dự án cấp phép cho địa phương Khối

tài liệu sau chia thành nhóm nhỏ theo tỉnh, thành phố, nhóm nhỏ tài liệu lại phân chia thành nhóm nhỏ hồ sơ theo đặc trưng số giấy phép, hồ sơ đánh số từ hồ sơ số 01 đến hết theo số giấy phép tăng dần

Hồ sơ dự án đầu tư nước ngồi tỉnh Bình Dương

- Hồ sơ cấp giấy phép thành lập công ty cổ phần đầu tư xây dựng thương mại Đại Long, Giấy phép số 89/GP-BD ngày tháng năm 1998

…

Hồ sơ dự án đầu tư nước tỉnh Hải Dương

- Hồ sơ cấp giấy phép thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất gỗ ép La Thị, Giấy phép số 102/GP-HD ngày 14 tháng năm 2000

…

cho khai thác sử dụng Phương án phân loại giúp cho việc quản lý tài liệu hình thành hoạt động Cục Đầu tư nước - Bộ Kế hoạch Đầu tư cách chặt chẽ khoa học nhất, tài liệu sau phân chia theo phương án phân loại quản lý tốt mang lại hiệu khai thác, sử dụng cao

Khối tài liệu hình thành trình hoạt động Cục Đầu tư nước - Bộ Kế hoạch Đầu tư có đặc thù riêng, bao gồm loại hồ sơ giấy phép sếp theo thứ tự số giấy phép tăng dần từ 01 đến hết, đặc điểm nên khối tài liệu phải xây dựng phương án phân loại phù hợp để quản lý tốt tra tìm tài liệu cách nhanh Sau nghiên cứu kỹ thực tế tài liệu xây dựng phương án phân loại riêng cho khối tài liệu, theo phương án phân loại hợp lý áp dụng khối tài liệu sinh trình hoạt động Cục Đầu tư nước - đơn vị sản sinh khối tài liệu đặc thù riêng, có ý nghĩa, giá trị lớn thể rõ chức năng, nhiệm vụ Cục Đầu tư nước ngồi nói riêng Bộ Kế hoạch Đầu tư nói chung

2.1.1.2 Xác định giá trị tài liệu Cục Đầu tư nước ngoài

Theo Khoản 14 Điều Luật Lưu trữ năm 2011 “Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị”

bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư chủ yếu hồ sơ cấp phép đầu tư cho công ty, doanh nghiệp mà đa dạng loại hồ sơ khác liệt kê Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

Thực tế công tác xác định giá trị hồ sơ, tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư thực sau:

Một hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư thành lập cơng ty có vốn đầu tư từ nước vào Việt Nam Các hồ sơ, tài liệu dự án thuộc nhóm sau chuyển vào nộp lưu Lưu trữ Bộ đặc điểm hoạt động chia làm dạng: hồ sơ, dự án cấp phép có số giấy phép; hai hồ sơ trả lời chủ trương khơng có số giấy phép; ba hồ sơ dự án xin cấp phép không cấp phép nên khơng có số giấy phép Trong ba loại hình hồ sơ loại hồ sơ dự án cấp phép có số giấy phép xác định có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cịn hồ sơ trả lời chủ trương hồ sơ dự án xin cấp phép không cấp phép chưa xác định thời hạn bảo quản cụ thể Đối với loại hình hồ sơ dự án cấp phép có số giấy phép lại chia làm loại hồ sơ doanh nghiệp phân cấp, hồ sơ doanh nghiệp giải thể hồ sơ doanh nghiệp hoạt động Đối với loại hồ sơ doanh nghiệp phân cấp, hồ sơ doanh nghiệp giải thể Lưu trữ Bộ xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Còn hồ sơ doanh nghiệp hoạt động bảo quản Lưu trữ Bộ để tiến hành công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

Thứ ba hồ sơ cấp phép đầu tư cho cơng ty đóng trụ sở địa phương Bộ Kế hoạch Đầu tư cấp phép quản lý Hệ thống số giấy phép đầu tư cấp phép cho địa phương chưa thực nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản, khối tài liệu bảo quản Lưu trữ Bộ

Từ thực tế công tác xác định giá trị tài liệu thấy ưu điểm tồn tại, hạn chế công tác Ưu điểm thể chỗ Lưu trữ Bộ bước thực xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu thực việc giao nộp hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Nhược điểm thể chỗ cơng tác cịn thực xác định thời hạn bảo quản tài liệu cách chung chung, chưa cụ thể, khối tài liệu cấp phép cho địa phương chưa thực nghiệp vụ Cục Đầu tư nước đơn vị thành lập Phông Lưu trữ riêng nên Cục cần quan tâm xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho riêng Nếu Cục thực giúp cho Lưu trữ Bộ có khoa học, xác để định thời hạn bảo quản cho dạng hồ sơ cấp phép

2.1.1.3 Xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu Cục Đầu tư nước ngoài.

Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu phương tiện dùng để tra tìm hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ Đây loại công cụ tìm kiếm thơng tin quan trọng, giúp cho cán lưu trữ tra tìm hồ sơ cách nhanh chóng dễ dàng, việc xây dựng loại công cụ tra cứu tài liệu đặc biệt quan trọng cần thiết Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ có nhiều loại mục lục hồ sơ, sổ nhập tài liệu, sở liệu quản lý hồ sơ tài liệu…Hiện tại, mục lục hồ sơ công cụ tra cứu tài liệu sử dụng phổ biến nhiều kho lưu trữ

sử dụng loại công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu mục lục hồ sơ Hiện tại, Phòng Lưu trữ quản lý mục lục hồ sơ tài liệu dự án cấp phép hoạt động cho doanh nghiệp hoạt động Do đặc thù riêng biệt khối tài liệu nên mục lục hồ sơ để tra cứu sau:

Số Giấy phép

Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng

BĐ KT Số tờ

Ghi chú 01 Hồ sơ việc cấp giấy phép đầu tư

hợp tác kinh doanh trục vớt tàu đắm (Thụy Điển)

144

5 Hồ sơ việc cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh Gemasa Corporation

71

13 Hồ sơ việc cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh thống Hotel Metropole

435

13 Hồ sơ việc cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh thống Hotel Metropole

415

13 Hồ sơ việc cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh thống Hotel Metropole

435

16 Hồ sơ việc cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty ô tô Isuzu Việt Nam

74

khi mục lục hồ sơ cịn tình trạng mà công tác tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Cục Đầu tư nước lại thực hiện? Theo trình bày cho thấy, nguyên tắc phân loại bảo quản tài liệu Cục Đầu tư nước Lưu trữ Bộ dựa vào đặc trưng số giấy phép, khối tài liệu xếp theo số giấy phép tăng dần kho Mặt khác khai thác, sử dụng độc giả yêu cầu khai thác theo số giấy phép nên cán lưu trữ việc vào kho tìm tài liệu theo số giấy phép ghi nhãn hộp mà không cần vào mục lục hồ sơ Điều giải thích cho việc khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư lại chưa hoàn thiện mục lục hồ sơ mà tổ chức công tác khai thác, sử dụng tài liệu Nhưng công cụ tra cứu tài liệu chưa hồn thiện nên vấn đề tra tìm, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nhiều điểm bất cập, dẫn đến hiệu công tác chưa cao

Ngồi ra, Phịng Lưu trữ cịn quản lý mục lục hồ sơ tài liệu dự án cấp phép hoạt động cho doanh nghiệp phân cấp dự án cấp phép hoạt động cho doanh nghiệp giải thể Khối tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, mục lục hồ sơ dùng để phục vụ cho cán công chức, độc giả ngồi quan đến tra tìm, khai thác trước hồ sơ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Mục lục hồ sơ cụ thể sau:

Một Mục lục hồ sơ tài liệu dự án cấp phép hoạt động cho doanh nghiệp giải thể:

Hộp số

Hồ sơ

số Tiêu đề hồ sơ

Ngày tháng

BĐ KT Số tờ

Ghi chú 01 01 Hồ sơ việc cấp phép hoạt động

cho xí nghiệp ni tôm Vieco Shrimp Farm (Giấy phép số 03/GPĐT ngày 7/4/1989)

07.4.1988 24.7.1991

01 02 Hồ sơ việc cấp phép hoạt động hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh công ty quốc doanh vận tải hành khách tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng K.A.S Trade -Travel Co.Ltd (giấy phép số 04/GP ngày 14.8.1989)

11.8.1989 24.6.1991

34

01 03 Hồ sơ việc chấm dứt thời hạn hoạt động giấy phép: Số 03/GP ngày 25.7.1989; 06/GP ngày 04.5.1988 GP số 08/GP ngày 19.5.1988

27.8.1991 5.1992

63

01 04 Hồ sơ việc cấp phép thành lập công ty liên doanh DENPACIFIC (giấy phép số 09/GPĐT ngày 28.5.1988 số 09A/GPĐT ngày 27.11.1991)

23.11.1987 02.8.1995

678

01 05 Hồ sơ giấy phép số 12/GPĐT ngày 17.6.1988 Hợp đồng thăm dò khai thác dầu khí lơ: 12,14,16

17.6.1988 24.02.1994

150

Hai Mục lục hồ sơ tài liệu dự án cấp phép hoạt động cho doanh nghiệp phân cấp:

Hộp số

Hồ sơ

số Tiêu đề hồ sơ

Ngày tháng

BĐ KT Số tờ

Ghi chú 01 01 Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư cho

cấp giấy phép đầu tư cho Công ty Liên doanh Vikotrade TP.Hồ Chí

15.9.1988 06.10.2000

Minh (Giấy phép số 20A/GPĐN ngày 24.5.1991)

01 02 Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư cho cấp giấy phép đầu tư cho dự án Nhà máy sản xuất sản phẩm may mặc Công ty Scavi Viet Sarl (Giấy phép số 26/KTĐN ngày 28.9.1998)

1997 1999

99

01 03 Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư cho Xí nghiệp liên doanh Vianco (giấy phép số 40/KTĐN ngày 21.01.1999)

21.01.1989 10.9.1999

72

01 04 Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư cho Dự án thành lập Công ty Gia Công Kim Cương (Giấy phép số 10/GP ngày 20.9.1989)

08.6.1989 29.7.1998

209

01 05 Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư cho Dự án thành lập xí nghiệp 100%vốn nước ngồi Việt Nam Rime - Mat Ltd (Giấy phép số 15/GP ngày 26.9.1989)

21.6.1990 25.02.1997

129

Nhìn vào mục lục hồ sơ cấp phép cho doanh nghiệp phân cấp mục lục hồ sơ cấp phép cho doanh nghiệp giải thể cho thấy hai loại mục lục hoàn thiện, dễ dàng tra cứu cần Các hồ sơ hệ thống, xếp tương đối theo thứ tự số giấy phép tăng dần Điều giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu

Bảo quản tài liệu nghiệp vụ quan trọng thiếu công tác lưu trữ Bảo quản, xếp khoa học tài liệu giúp tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng kéo dài tuổi thọ tài liệu Đối với khối tài liệu Cục Đầu tư nước bao gồm 1140 số giấy phép tương đương với 1140 hồ sơ cấp phép cho cơng ty cịn hoạt động bảo quản 1350 hộp đựng tài liệu tương đương với khoảng 180 mét giá tài liệu bảo quản kho lưu trữ với diện tích khoảng 52m2 vng mặt sàn Trong kho bảo quản

tài liệu lắp đặt trang thiết bị bảo quản phương tiện bảo quản tài liệu giá, cặp đựng hồ sơ, tài liệu, loại máy máy điều hịa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thơng gió hệ thống báo cháy tự động Hàng tháng, kho tài liệu vệ sinh định kỳ, cán lưu trữ tiến hành hút bụi cho tài liệu quét rọn kho

2.2 Nhu cầu khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản Lưu trữ Bộ.

Từ việc vào tìm hiểu phân tích nội dung ý nghĩa thực trạng công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư nhìn thấy nhu cầu khai thác, sử dụng khối tài liệu lớn Nhận thấy nhu cầu khai thác, sử dụng lý để công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu Lưu trữ Bộ ngày phải thực tốt

Khối hồ sơ, tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Cục Đầu tư nước ngồi nói riêng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Kế hoạch Đầu tư nói chung Xét tình hình thực tế đánh giá nhu cầu khai thác, sử dụng khối tài liệu cho thấy khối tài liệu khối tài liệu có nhu cầu khai thác, sử dụng lớn, điều thể điểm sau:

Một là: Khai thác, sử dụng khối tài liệu phục vụ nhu cầu làm sở để giải công việc chuyên môn hàng ngày chuyên viên Nội dung đánh giá nhu cầu khai thác chủ yếu khối tài liệu, để có số liệu phục vụ cho cơng việc hàng ngày cán bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước phải thường xuyên khai thác sử dụng khối tài liệu

thanh tra, kiểm tra hay kiện cáo phổ biến, mà số xác thực lấy hồ sơ, tài liệu khối tài liệu

Ba là: Khai thác, sử dụng khối tài liệu phục vụ nhu cầu làm tài liệu nghiên cứu sách đầu tư quốc gia, dự đoán nguồn vốn đầu tư vào nước ta tương lai đề phương hướng, sách đầu tư thời kỳ Đây nội dung quan trọng việc thực chức quản lý nhà nước kế hoạch đầu tư mà Bộ Kế hoạch Đầu tư Chính phủ giao cho Thật vậy, để dự đoán số đưa sách, kế hoạch thời gian tới thực chức Bộ Kế hoạch Đầu tư Để thực chức việc nghiên cứu khối tài liệu đặc biệt quan trọng, nghiên cứu khối tài liệu cho nhà quản lý thống kê liệu khứ lập kế hoạch cho tương lai

Năm là: Khai thác, sử dụng khối tài liệu đáp ứng nhu cầu cho việc tìm kiếm tài liệu phục vụ nghiên cứu khoa học Bộ Kế hoạch Đầu tư quan hàng năm thực nhiều đề tài nghiên cứu khoa học mà lĩnh vực nghiên cứu khoa học kinh tế, đầu tư phát triển đặc biệt coi trọng nên khối tài liệu nguồn tư liệu đặc biệt quan trọng quý giá cho cán bộ, chuyên viên Bộ tìm đọc nghiên cứu Ngoài ra, hàng năm Cục Đầu tư nước thuộc Bộ tiếp đón, hướng dẫn hàng chục lượt sinh viên thực tập Để viết báo cáo có nội dung tốt số liệu thống kê hồ sơ khối tài liệu đóng vai trị khơng nhỏ

2.3 Thực trạng cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ.

Khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư khối tài liệu có nhu cầu khai thác, sử dụng lớn đem khai thác, sử dụng nhiều loại hồ sơ bảo quản Điều chứng minh qua thực trạng công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu sau:

2.3.1 Văn hướng dẫn công tác khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Cục Đầu tư nước ngoài.

Qua khảo sát thực tế cho thấy, việc ban hành văn hướng dẫn, quy định công tác khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng cơng tác lưu trữ nói chung Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Cục Đầu tư nước cịn nhiều hạn chế Hiện khối tài liệu hình thành trình hoạt động Cục bảo quản lưu trữ Bộ tổ chức khai thác, sử dụng dựa theo quy định chung Bộ Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư Các quy định cụ thể hóa định quan Bộ định Văn phòng Bộ sau:

công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng Đó Quyết định số 456/QĐ-BKH Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư ngày 12 tháng năm 2004 việc ban hành quy định thực nội quan, có quy định cơng tác lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Trong quy định công tác lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành kèm theo định có điều Điều 12 quy định khai thác sử dụng tài liệu sau:

“1 Hồ sơ tài liệu lưu trữ sử dụng để phục vụ yêu cầu công tác của cán quan Bộ Kế hoạch Đầu tư Người sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải chấp hành nội quy khai thác hồ sơ lưu trữ quan.

2 Các cán bộ, công chức quan Bộ cần mang tài liệu khỏi cơ quan phải báo cáo với lãnh đạo đơn vị Tuyệt đối không mang tài liệu của quan nhà làm tài liệu riêng, đem sang quan khác di chuyển công tác tùy tiện cung cấp tài liệu cho cá nhân quan khác.

3 Đối với cán quan đến sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ phải có giấy giới thiệu quan chủ quản phải đồng ý lãnh đạo Văn phòng.

4 Đối với tài liệu nằm danh mục bí mật Nhà nước - cán lưu trữ, cán đến khai thác tài liệu phải chấp hành Quy định Bộ Kế hoạch và Đầu tư bảo vệ bí mật nhà nước thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư quản lý.

5 Sử dụng quản lý sở liệu máy tính có quy định riêng khi quan hồn thiện việc nối mạng thông tin.”

“Khi cần cung cấp tài liệu mật cho tổ chức quốc tế, nước ngoài hoặc mang nước phải tuân thủ quy định sau:

a, Loại “Tuyệt mật” phải Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; b, Loại “Tối mật” phải Bộ trưởng Bộ Công an phê duyệt;

c, Loại “Mật” phải Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư phê duyệt. Đơn vị người thực phép cung cấp nội dung đã được phê duyệt yêu cầu bên nhận tin sử dụng mục đích thỏa thuận và không tiết lộ cho bên thứ ba.”

Trên toàn văn điều 16 định quy định rõ thẩm quyền xét duyệt cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mật, tuyệt mật tối mật tổ chức quốc tế, tổ chức nước mang tài liệu nước

Ngoài định Bộ Kế hoạch Đầu tư Văn phịng Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành 02 định có số quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là:

Một là: Quyết định số 1183/QĐ-VP Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư ngày 10 tháng 10 năm 2007 việc ban hành hệ thống văn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000 Trong định có ban hành 02 quy trình quy trình thu thập, tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ lưu trữ ký hiệu QT.VP.05 quy trình chứng thực tài liệu ký hiệu QT.VP.07 Hiện việc tổ chức khai thác, sử dụng, chứng thực tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư thực theo 02 quy trình

Hai là: Quyết định số 1980/QĐ-VP ngày 25 tháng 12 năm 2009 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc quy định nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ Tại định có số mục nhỏ đề cập đến công tác khai thác, sử dụng tài liệu, Mục 1.5 phần IV “Làm thủ tục sao, chứng thực văn phát hành Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành”

chuyên môn quan, cá nhân, tổ chức có yêu cầu theo quy định Pháp lệnh Lưu trữ”.

Ngồi ra, Văn phịng Bộ Kế hoạch Đầu tư cịn ban hành cơng văn số 235/BKH-VP ngày 10 tháng năm 2005 quy định số nhiệm vụ chủ yếu đơn vị thuộc Văn phịng Bộ Tại cơng văn có số mục nhỏ đề cập đến công tác khai thác, sử dụng tài liệu, Mục 1.5 phần IV “Làm thủ tục sao,

công chứng văn phát hành Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành”

Mục 1.6 phần IV “Tổ chức khai thác tài liệu phục vụ yêu cầu công tác chuyên

môn quan” Thật vậy, 02 mục công văn có nội dung trùng với 02

mục Quyết định số 1980/QĐ-VP cơng văn cịn hiệu lực thi hành nên xin liệt kê trích dẫn cho đầy đủ

Mặt khác Khoản Điều 30 Luật Lưu trữ quy định “Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn

chế sử dụng Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật”. Thật vậy,

tài liệu lưu trữ lịch sử sử dụng rộng rãi cho toàn xã hội trừ số trường hợp đặc biệt Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư lưu trữ quan nên công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công việc hàng ngày nội quan mà khơng sử dụng rộng rãi cho tồn xã hội

Theo ta thấy, khoản Điều 12 456/QĐ-BKH có quy định “Hồ sơ tài liệu lưu trữ sử dụng để phục vụ yêu cầu công tác cán trong

và quan Bộ Kế hoạch Đầu tư” Ngoài Mục 1.6 phần IV

Quyết định số 1980/QĐ-VP quy định“Tổ chức khai thác tài liệu phục vụ yêu cầu công tác chuyên môn quan, cá nhân, tổ chức có yêu cầu theo

đúng quy định Pháp lệnh Lưu trữ” Từ ta thấy phục vụ yêu

quan Bộ, ngành, doanh nghiệp…có liên quan tới Bộ Kế hoạch Đầu tư, có nhu cầu sử dụng tài liệu đáng, khơng vi phạm pháp luật

2.3.2 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng khối tài liệu

Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư thực chức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Bộ cần đồng ý Bộ, loại tài liệu khác thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng khác nhau, Lưu trữ Bộ có phân quyền cho cấp xét duyệt giấy đề nghị khai thác, sử dụng khối tài liệu độc sau:

Đối với tài liệu lưu trữ đóng dấu mật, tối mật hay tuyệt mật, Bộ trưởng có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng Độc giả cán bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước muốn khai thác, sử dụng loại tài liệu phải làm giấy đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu, phải có đồng ý cho khai thác, sử dụng tài liệu Bộ trưởng, Lãnh đạo Cục Đầu tư nước lãnh đạo đơn vị cán bộ, chuyên viên cán bộ, chuyên viên thuộc đơn vị khác quan Bộ Còn tổ chức qc tế, nước ngồi muốn mượn tài liệu nước thực theo Điều 16 Quyết định số 995/2008/QĐ-BKH Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư ngày 05 tháng năm 2008 việc ban hành Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước ngành Kế hoạch Đầu tư trích dẫn cụ thể

và lãnh đạo đơn vị cho phép khai thác tài liệu, độc giả tổ chức, cá nhân ngồi quan Bộ phải có giấy giới thiệu quan, tổ chức, doanh nghiệp cơng tác, giấy chứng minh thư nhân dân phải có đồng ý Lãnh đạo Văn phịng bộ, Lãnh đạo Cục để tiếp cận, khai thác sử dụng khối tài liệu

Do đặc thù khối tài liệu sản sinh trình thẩm định, cấp phép đầu tư giám sát hoạt động doanh nghiệp nên ngồi phục vụ độc giả quan độc giả quan nhắc tới thường doanh nghiệp cấp phép, họ thường đến lưu trữ xin khai thác hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp Ngồi ra, độc giả ngồi quan nhắc đến cịn đồn tra, kiểm tra quy trình, thủ tục cấp giấy chứng nhận đầu tư hoạt động doanh nghiệp quan công an muốn điều tra doanh nghiệp này, họ dùng tài liệu lưu trữ làm chứng để chứng minh cho hoạt động doanh nghiệp

Tóm lại, muốn khai thác, sử dụng khối tài liệu tùy trường hợp cụ thể cần phải giới thiệu đồng ý Lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngồi Từ thực tế cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu quy định khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Bộ cho thấy thẩm quyền phê duyệt giấy đề nghị khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu Lưu trữ Bộ thực theo quy định pháp luật khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan

2.3.3 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu.

động cho công ty, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi, doanh nghiệp hoạt động, hàng ngày sản sinh tài liệu đưa vào hồ sơ Vì loại hồ sơ nộp vào lưu trữ hành Bộ từ lâu xác định giá trị hành nên lưu trữ Lưu trữ Bộ Với đặc thù tài liệu nên sau giao nộp hai khối tài liệu hồ sơ dự án cấp phép hoạt động cho doanh nghiệp phân cấp dự án cấp phép hoạt động cho doanh nghiệp giải thể vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Lưu trữ Bộ chưa đặt việc giao nộp khối tài liệu Vì vậy, cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu diễn lưu trữ hành Bộ để phục vụ trực tiếp cho công việc hàng ngày quan

Tổ chức hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nội dung nhiệm vụ trọng yếu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Khai thác, sử dụng khối tài liệu lưu trữ Cục Đầu tư nước ngồi hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử Để khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư mang khai thác, sử dụng tốt, phục vụ cho hoạt động quan Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư tổ chức hình thức khai thác, sử dụng khối tài liệu sau:

2.3.3.1 Cho mượn hồ sơ, tài liệu nhà

2.3.3.2 Đọc, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu phịng đọc

Đây hình thức khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước tổ chức Lưu trữ Bộ, nhiên hình thức sử dụng khơng phát huy hiệu Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư chưa tổ chức phòng đọc tài liệu riêng mà độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu phải ngồi đọc, nghiên cứu tài liệu phòng tiếp khách phòng họp chung phòng với diện tích nhỏ Chính khơng tạo không gian yên tĩnh để độc giả nghiên cứu hồ sơ, tài liệu Do đặc thù hồ sơ, tài liệu Cục Đầu tư nước tài liệu dày nhiều nên việc ngồi đọc tài liệu chỗ không độc giả sử dụng mà hầu hết mượn tài liệu nhà nghiên cứu

2.3.3.3 Phô tô hồ sơ, tài liệu

Một hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Cục Đầu tư nước sử dụng nhiều phổ biến Lưu trữ Bộ Kế hoạch hình thức phơ tơ hồ sơ, tài liệu Khi áp dụng hình thức này, độc giả khai thác sử dụng tài liệu ngồi nghiên cứu tài liệu chỗ hay mượn hồ sơ, tài liệu nhà khai thác sau phải hẹn ngày trả hồ sơ, tài liệu mà độc giả cần thực thủ tục chụp tài liệu mang hồ sơ, tài liệu nghiên cứu

2.3.3.4 Chứng thực hồ sơ, tài liệu

Chứng thực hồ sơ, tài liệu hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phổ biến Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Hình thức tổ chức khai thác, sử dụng thực theo quy trình QT.VP.07 Đối với khối tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi, hình thức tổ chức khai thác, sử dụng áp dụng sau:

Đối với cán bộ, công chức đơn vị thuộc Bộ mốn chứng thực hồ sơ, tài liệu Cục cần làm giấy đề nghị chứng thực hồ sơ, tài liệu theo mẫu, xin ý kiến Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngồi đồng ý cho phép sao chứng thực hồ sơ, tài liệu

Đối với cá nhân, tổ chức bên ngoài, muốn chứng thực hồ sơ, tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi phải có cơng văn đề xuất có giá trị pháp lý nêu rõ mục đích sử dụng tài liệu, hồ sơ xin chứng thực, giấy tờ có liên quan giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân xin ý kiến Lãnh đạo Văn phòng Bộ Lãnh đạo Cục Đầu tư nước

2.3.3.5 Scan hồ sơ, tài liệu

Đây hình thức khai thác, sử dụng áp dụng khối tài liệu Cục bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Hình thức scan hồ sơ, tài liệu đời xuất phát từ nhu cầu khai thác thực tế hồ sơ, tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi Hình thức khai thác có nhiều ưu điểm phục vụ nhanh chóng, phục vụ với số lượng lớn lập sở liệu phục vụ độc giả tra cứu hồ sơ tài liệu sau Đối với hình thức khai thác, sử dụng độc giả đến khai thác hồ sơ, tài liệu phải thực thủ tục khai thác, hồ sơ tài liệu theo quy định chung Lưu trữ Bộ

2.3.4 Đối tượng khai thác, sử dụng khối tài liệu.

Tài liệu lưu trữ Cục Đầu tư nước khối lượng tài liệu sản sinh trình hoạt động, làm việc Cục, khối tài liệu đặc biệt có giá trị ý nghĩa nhiều mặt, đối tượng khai thác, sử dụng khối tài liệu phong phú Cụ thể trình khảo sát thực tế cho thấy có đối tượng khai thác, sử dụng khối tài liệu sau:

2.3.4.1 Cán bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước ngoài

2.3.4.2 Cán bộ, chuyên viên đơn vị quan Bộ

Cán bộ, chuyên viên đơn vị quan Bộ đối tượng khai thác, sử dụng khối tài liệu cách thường xuyên Thật vậy, nhiều đơn vị trình giải cơng việc chun mơn, có nhiều việc cần giải có mối quan hệ liên đới với nên cần nghiên cứu hồ sơ, tài liệu đơn vị có liên quan Cục Đầu tư nước ngồi đơn vị thực chức chun mơn quan Bộ nên có nhiều đơn vị cần nghiên cứu hồ sơ, tài liệu Cục để phục vụ cho q trình giải cơng việc chun mơn Chính nên cán bộ, chn viên đơn vị quan Bộ đối tượng chủ yếu khai thác, sử dụng khối tài liệu

2.3.4.3 Doanh nghiệp cấp giấy chứng nhận đầu tư

Cá nhân, đơn vị doanh nghiệp cấp giấy chứng nhận đầu tư đối tượng thứ ba nhắc tới nói tới đối tượng khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước Thật vậy, doanh nghiệp cấp giấy chứng nhận đầu tư đối tượng thường xuyên khai thác, sử dụng khối tài liệu hồ sơ cấp phép đầu tư Cục khối tài liệu có liên quan trực tiếp tới thành lập, hoạt động phát triển doanh nghiệp Các doanh nghiệp đến khai thác, sử dụng khối tài liệu với nhiều mục đích khác …và khai thác, sử dụng nhiều hình thức khác xin phô tô lại văn bản, giấy tờ bị thất lạc, xin chứng thực giấy phép hồ sơ gốc để giải công việc doanh nghiệp…

2.3.4.4 Các đối tượng khác

tư có vấn đề hay để giải tranh chấp phát sinh trình hoạt động doanh nghiệp

Ví dụ: Ngày 21 tháng năm 2006 Phòng Lưu trữ - Thư viện phục vụ khai thác hồ sơ dự án trường Quốc tế Hà Nội theo số giấy phép 1735/GP cho cán A17 - Bộ Công an theo đồng ý Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Cục Đầu tư nước với cộng tác, phối hợp Lãnh đạo Vụ Thẩm định Giám sát đầu tư

Ngoài ra, đối tượng khai thác, sử dụng khối tài liệu nhà nghiên cứu, độc giả sưu tầm tài liệu để viết báo cáo, thống kê số liệu tình hình đầu tư nước, đề phương phướng, định hướng đưa sách đầu tư năm, thời kỳ hay giai đoạn phát triển khác đất nước

2.3.5 Số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng khối tài liệu

Qua việc khảo sát thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng Lưu trữ Bộ cho thấy thực tế số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước chiếm phần lớn tổng số độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu quan Bộ Lý giải vấn đề từ thực tế Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư bảo quản khối lượng hồ sơ cấp phép đầu tư lớn Cục Đầu tư nước ngoài, khối tài liệu lại phản ánh trực tiếp việc giải vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan Bộ Vì Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư sử dụng sổ đăng ký độc giả đến khai thác, sử dụng hồ sơ riêng cho tài liệu đơn vị Cục để phân biệt với sổ đăng ký độc giả đến khai thác, sử dụng hồ sơ cho tất đơn vị khác lại Bộ

STT Năm Số lượng độc giả khai thác

Hình thức khai thác Mượn hồ sơ, tài

liệu

Chứng thực hồ sơ, tài liệu

01 2004

02 2005 21 12

03 2006 29 14 15

04 2007 16 11

05 2008 29 13 16

06 2009 26 19

07 2010 35 14 21

08 2011 30 15 15

09 2012 29 14 15

10 2013 39 21 18

Chú thích: Hình thức khai thác mượn hồ sơ số liệu thống kê bao gồm lượt độc giả mượn hồ sơ tài liệu nhà, đọc nghiên cứu hồ sơ tài liệu phòng đọc, photo hồ sơ tài liệu scan hồ sơ, tài liệu

Từ bảng thống kê thấy thực tế năm số lượng độc giả đến khai thác khối tài liệu cịn ít, chưa tương xứng với giá trị to lớn khối tài liệu Vì việc đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu vấn đề thiết cần đặt cho Lưu trữ Bộ Nhưng nhìn vào bảng thống kê nhận thấy xu hướng độc giả khai thác, sử dụng hồ sơ ngày gia tăng, hầu hết số lượng độc giả năm sau cao năm trước, sau 10 năm số lượng độc giả tăng 30 lượt khách

2.3.6 Số lượng hồ sơ giấy phép mang khai thác, sử dụng.

Khảo sát vòng 10 năm trở lại từ năm 2003 đến năm 2012 cho thấy số lượng hồ sơ giấy phép Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư mang khai thác, sử dụng sau:

được khai thác, sử dụng được khai thác, sử dụng

01 2004 58

02 2005 26 1120

03 2006 34 657

04 2007 21 158

05 2008 30 378

06 2009 29 425

07 2010 35 221

08 2011 42 735

09 2012 668 2211

10 2013 46 822

Chú thích: Các số liệu bao gồm số liệu độc giả đến khai thác, hình thức khai thác, số lượng hồ sơ khai thác số lượng trang tài liệu khai thác tổng hợp từ sổ khai thác hồ sơ tài liệu đầu tư nước ngoài, sổ chụp hồ sơ tài liệu, sổ chứng thực hồ sơ tài liệu năm Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư

Nhìn vào bảng thống kê thấy số lượng hồ sơ, tài liệu, số lượng trang tài liệu khai thác, sử dụng ngày tăng dần qua năm Đặc biệt có năm 2012 số lượng trang tài liệu số lượng hồ sơ, tài liệu khai thác tăng đột biến 668 số lượng hồ sơ 2211 trang hồ sơ, năm Lưu trữ Bộ phục vụ scan hồ sơ, tài liệu cho cán Cục Đầu tư nước ngồi để xây dựng sở liệu thơng tin cấp cho chuyên viên Cục

cầu nghiên cứu đến từ quan khác, điều cho thấy giá trị khối tài liệu Tuy nhiên, theo khảo sát sơ chúng tôi, số lượng người khai thác, sử dụng khối tài liệu Trung tâm III không nhiều dẫn đến giá trị sử dụng khối tài liệu chưa cao

2.3.7 Đánh giá hiệu khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ.

Từ việc phân tích thực trạng cơng tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư, đánh giá hiệu khai thác, sử dụng khối tài liệu sau:

Thứ Phòng Lưu trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư đơn vị trực tiếp quản lý khối tài liệu tiến hành tổ chức thực nghiệp vụ cơng tác lưu trữ nói chung tổ chức công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Do thực tốt nghiệp vụ trước nên công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu đạt nhiều thành tựu đáng kể minh chứng phần thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu qua số liệu số lượt độc giả đến khai thác số lượng hồ sơ mang phục vụ khai thác So với loại hình hồ sơ khác bảo quản Lưu trữ Bộ cho thấy số lượng độc số lượng hồ sơ khai thác khối tài liệu nhiều hẳn Từ cho thấy tầm quan trọng khối tài liệu việc giải cơng việc chung Bộ

Nhìn góc độ khác so sánh tỉ lệ số lượt độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu số lượng hồ sơ khai thác năm thống kê bảng với tổng số hồ sơ dự án Cục bảo quản kho Lưu trữ Bộ ta thấy số khiêm tốn Số lượng độc giả đến khai thác số lượng hồ sơ mang khai thác số nhỏ, từ cho thấy hiệu khai thác, sử dụng khối tài liệu chưa cao

trữ Bộ mức độ giá trị sử dụng hồ sơ, tài liệu khai thác việc giải mục đích khai thác tài liệu độc giả Nhìn góc độ nhận định công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu hiệu Điều thể việc Lưu trữ Bộ đáp ứng hầu hết nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu độc giả cần hồ sơ tài liệu nộp Lưu trữ Bộ Cơng tác phục vụ khai thác, sử dụng khối tài liệu Lưu trữ Bộ cán bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước đánh giá cao Để làm điều tất hồ sơ tài liệu cấp phép nộp Lưu trữ Bộ phân loại, tổ chức khoa học chờ phục vụ khai thác

Ngoài ra, trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu cho bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước ngồi, chúng tơi có vấn cán bộ, chuyên viên hiệu công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu này, để có thơng tin định tính cảm nhận, đánh giá người sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước Qua q trình vấn chúng tơi khẳng định hầu hết cán bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước ngồi cảm thấy hài lịng, thoải mái với thái độ phục vụ cán bộ, nhân viên Lưu trữ Bộ

Tiểu kết chương 2:

Trong chương chúng tơi trình bày thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Trên sở phân tích đặc điểm, nội dung, khối lượng tài liệu Cục đánh giá nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Cục cho thấy giá trị, ý nghĩa khối tài liệu hoạt động chung Bộ

nâng cao hiệu công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Nhiệm vụ phân tích trình bày chương Luận văn

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA

CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ.

3.1 Nhận xét chung tình hình khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ.

3.1.1 Những ưu điểm đạt được.

Một là: Bộ Kế hoạch Đầu tư, Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư đã ban hành số văn có nội dung quy định cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu, văn áp dụng cho khối tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi Vì có quy định chung khai thác, sử dụng tài liệu nên công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu không gặp nhiều khó khăn, cán lưu trữ việc vận dụng quy định vào trường hợp cụ thể

Hai là: Lưu trữ Bộ áp dụng nhiều hình thức khai thác, sử dụng cho khối tài liệu tổ chức khai thác tài liệu chỗ, cho mượn tài liệu nhà, cung cấp phô tô tài liệu, scan tài liệu hay chứng thực hồ sơ, tài liệu độc giả yêu cầu Mỗi loại hình khai thác, sử dụng tài liệu có ưu điểm hạn chế riêng người khai thác tài liệu chỗ thời gian ngồi đọc tài liệu lưu trữ,nếu mượn hồ sơ nhà nghiên cứu thời gian hẹn trả trả hồ sơ…Với đa rạng hình thức khai thác, sử dụng tài liệu nên độc giả đến khai thác tự chọn cho hình thức khai thác, sử dụng tài liệu thích hợp Đây ưu điểm cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu mà Lưu trữ Bộ làm

Ba là: Đã lập sổ theo dõi khai thác, sử dụng riêng cho khối tài liệu của

Cục Đầu tư nước ngồi, khơng đăng ký chung đơn vị khác Lưu trữ Bộ

Kế hoạch Đầu tư lập sổ theo dõi thống kê riêng số lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước Sổ gọi “Sổ theo dõi khai thác hồ sơ, tài liệu Đầu tư nước ngoài”, điều giúp cho Lưu trữ Bộ quản lý khối tài liệu cách tốt nhất, muốn tìm số liệu thống kê khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước điều đơn giản

Đầu tư bố trí cán chun trách làm cơng tác lưu trữ, có 01 cán giao nhiệm vụ phụ trách, quản lý khối tài liệu Tuy khối tài liệu có 01 cán quản lý trực tiếp cán vắng có độc giả muốn khai thác, sử dụng khối tài liệu cán khác phục vụ tận tình, chu đáo Ngồi ra, độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Bộ nói chung độc giả khai thác, sử dụng khối tài liệu nói riêng nhận giúp đỡ, hướng dẫn tận tình cán lưu trữ quan, khơng có thái độ quan liêu hách dịch độc giả Các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tiến hành cách nhanh nhất, không làm nhiều thời gian chờ đợi độc giả Mặt khác, cán làm công tác lưu trữ Lưu trữ Bộ ln có tinh thần, ý thức trách nhiệm công việc, hồ sơ cấp phép sau độc giả khai thác xong xếp gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, không xảy tình trạng làm hư hỏng hay mát tài liệu

3.1.2 Những điểm tồn tại, hạn chế.

Bên cạnh ưu điểm trình bày cơng tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi cịn có số tồn tại, hạn chế sau:

Một là: Cục Đầu tư nước đơn vị thành lập Phông Lưu trữ riêng mà đơn vị chưa có khái niệm lưu trữ, tất hồ sơ, tài liệu lưu trữ

còn phải phụ thuộc hoàn toàn vào Lưu trữ Bộ, hàng năm Cục làm cơng văn

gửi Lãnh đạo Văn phịng Bộ cho gửi nhờ hồ sơ, tài liệu xuống Lưu trữ Bộ, điều gây khó khăn khơng nhỏ đến cơng tác lưu trữ khối tài liệu Cục nói chung công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu nói riêng Đây thực tế yếu Lưu trữ Cục cần phải khắc phục sớm để chấm dứt việc gửi tài liệu Cục Lưu trữ Bộ

Cục Đầu tư nước ngồi đơn vị hành chính, giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước, có tư cách pháp nhân để lập phông lưu trữ riêng nên việc ban hành văn quy định công tác lưu trữ công tác khai thác, sử dụng tài liệu vấn đề thiết thực Thực tế cho thấy, Cục Đầu tư nước chưa ban hành văn quy định công tác lưu trữ nói chung cơng tác khai thác, sử dụng nói riêng

Khối tài liệu đề cập đến luận văn bảo quản Lưu trữ Bộ nên việc khai thác, sử dụng khối tài liệu phải phụ thuộc vào quy định khai thác, chứng thực hồ sơ tài liệu Lưu trữ Bộ Tuy vậy, Cục Đầu tư nước mà có ban hành văn quy định cơng tác việc khai thác, sử dụng khối tài liệu áp dụng theo quy định lưu trữ, hành lang pháp lý khai thác, sử dụng khối tài liệu chặt chẽ

Ba là: Thủ tục khai thác, sử dụng khối hồ sơ tài liệu chưa được thống Thật vậy, Lưu trữ Bộ thực việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu theo Quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10 tháng 10 năm 2007 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành hệ thống văn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000, việc tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước khơng nằm ngồi phạm vi Ví dụ theo tiêu chuẩn này, độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu hay chứng thực tài liệu khai vào “Giấy đề nghị khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ” “Giấy đề nghị chứng thực hồ sơ, tài liệu” mẫu hóa Lưu trữ Bộ Thực tế cho thấy có nhiều trường hợp độc giả đến khai thác tài liệu hay chứng thực tài liệu tự làm công văn hay mẫu giấy cho riêng mà Lãnh đạo Phịng Lưu trữ chấp thuận, điều làm cho thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu không thống

khai thác, sử dụngtài liệu khối tài liệu có số lượng người khai thác chủ yếu chiếm phần lớn tổng số lượt người khai thác Lưu trữ Bộ Nhưng so sánh số lượt người khai thác số hồ sơ, tài liệu mang phục vụ khai thác với tổng số hồ sơ giấy phép bảo quản kho số nhỏ Điều thực tế yếu công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Thực tế cho thấy khối tài liệu có tiềm khai thác lưu trữ quan cán lưu trữ quan biết cách tổ chức phục vụ khai thác tốt

Năm là: Điều kiện sở vật chất phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu cịn sơ sài, lạc hậu Cơng tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục nói riêng hay công tác khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Bộ nói chung việc thực chức năng, nhiệm vụ Lưu trữ quan Bộ, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ cho hoạt động giải công việc hàng ngày quan Muốn công tác thực tốt điều kiện sở vật chất phục vụ cho khai thác, sử dụng tài liệu đóng vai trị quan trọng Tại Lưu trữ Bộ điều kiện sở vật chất phục vụ cho công tác yếu, Lưu trữ Bộ chưa tổ chức phịng đọc tài liệu nghĩa mà bố trí độc giả đọc tài liệu phòng nhỏ chuyên dùng để họp tiếp khách, điều gây nhiều khó khăn cho độc giả khai thác tài liệu chỗ Ngoài ra, Lưu trữ Bộ chưa trang bị loại máy chụp tài liệu máy photocopy, máy fax, máy scan tài liệu, lần cần dùng đến cán lưu trữ phải tới Phịng Hành Văn phòng để mượn, điều gây chậm chễ phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Bộ

Sáu là: Nhận thức cán bộ, chuyên viên quan công tác lưu

trữ tài liệu lưu trữ kém Bên cạnh cán bộ, chuyên viên có ý thức

cán bộ, chuyên viên chưa ý thức hết giá trị, vai trò ý nghĩa to lớn tài liệu lưu trữ, cần dùng đến tài liệu, cần tìm tài liệu thấy công tác lưu trữ quan cần thiết Thật vậy, nhiều chuyên viên đến Lưu trữ Bộ khai thác khối tài liệu theo hình thức mượn hồ sơ nhà, khơng mang trả hồ sơ đến ngày hẹn trả cho dù chuyên viên xử lý xong cơng việc cần dùng đến hồ sơ Ngồi cịn có nhiều trường hợp mượn hồ sơ làm mát, hư hỏng hay rách nát hồ sơ mượn hồ sơ cán lưu trữ quan dặn cụ thể phải giữ gìn nguyên vẹn hồ sơ, tài liệu

3.1.3 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế.

Công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi cịn tồn nhiều hạn chế yếu nguyên nhân sau:

Trước hết Lưu trữ Bộ chưa nhận quan tâm mức Lãnh

đạo Bộ Lãnh đạo Văn phịng Bộ hay nói cách khác Lãnh đạo cịn

chưa quan tâm hiểu hết tầm quan trọng công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ quan nên việc đầu tư nhân lực vật lực cho cơng tác cịn nhiều hạn chế Nhân lực làm cơng tác cịn mỏng, khơng có trình độ chun mơn nghiệp vụ, phương tiện trang thiết bị, phịng kho phục vụ cho cơng tác lưu trữ công tác khai thác, sử dụng tài liệu cịn thiếu Ví dụ Lãnh đạo chưa cho bố trí phịng đọc tài liệu, phịng kho bảo quản hẹp, khơng đạt chuẩn, giá tài liệu cịn phải kê hành lang lối dẫn đến lấy tài liệu phục vụ khai thác chậm…Vì cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác khai thác, sử dụng khối tài liệu nhiều hạn chế, yếu

Sau đơn vị Cục Đầu tư nước chưa ban hành một văn quy định công tác lưu trữ.

Mặt khác, chưa có văn ban hành công tác lưu trữ nên việc lập hồ sơ công việc, giao nộp tài liệu…được cán bộ, chuyên viên thực không nghiêm túc ảnh hưởng gián tiếp không nhỏ tới công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu

Tiếp theo sở vật chất phục vụ cho cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu cịn thiếu, sơ sài lạc hậu.

Để thực tốt cơng việc, ngồi người cần phải có sở vật chất trang thiết bị, máy móc khoa học Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu bao gồm phòng đọc tài liệu, máy tính phục vụ độc giả tự tra cứu tài liệu, sở liệu quản lý hồ sơ tài liệu, loại máy phục vụ chụp tài liệu máy photocoppy, máy fax, máy scan Hiện tại, Lưu trữ Bộ chưa trang bị cho phương tiện trên, điều làm ảnh hưởng rõ rệt tới công tác khai thác, sử dụng tài liệu chung việc khai thác, sử dụng khối tài liệu Lưu trữ Bộ

Cuối nhận thức cán bộ, chuyên viên đơn vị Cục cũng như cán bộ, chuyên viên toàn quan công tác khai thác, sử dụng tài liệu hạn chế.

Trên đưa số ưu điểm đạt được, hạn chế cịn tồn cơng tác khai thác, sử dụng khối tài liệu phân tích ngun nhân tồn tại, hạn chế Từ có nhìn khách quan đắn để đưa giải pháp tốt nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu để giải mục tiêu nghiên cứu Luận văn

3.2 Giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ

3.2.1 Về phía quan Bộ, Văn phòng Bộ.

Một là: Lãnh đạo quan Bộ Lãnh đạo Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư cần quan tâm, đầu tư tới công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu

Qua khảo sát thực tế chúng tơi nhận định rằng, Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Văn phòng chưa thật quan tâm đến cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng Các nội dung đề xuất phòng chưa đáp ứng hết, đầu tư nhân lực vật lực làm công tác yếu Điều diễn nhiều năm gây chán nản cán làm công tác lưu trữ quan, làm ảnh hưởng tới chất lượng cơng việc

Bộ cơng tác khai thác, sử dụng khối tài liệu có nhiều chuyển biến lên

Hai là: Ban hành văn quy định công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ Bộ.

Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành văn quy định công tác lưu trữ Bộ, có quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, nhiên văn ban hành với nội dung quy định sơ sài Tại Điều 31 Luật Lưu trữ quy định rõ việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan sau: “Người đứng đầu quan, tổ chức quy định của Luật quy định khác pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan quan, tổ chức mình”

Thật vậy, quan Bộ Kế hoạch Đầu tư chưa ban hành văn quy định riêng công tác lưu trữ mà quy định ban hành văn quy định chung cho tồn Văn phịng Bộ Trong phần khảo sát thực trạng ban hành văn quy định cơng tác lưu trữ nói chung công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng, chúng tơi thấy quy định đưa chung chung, thiếu nhiều nội dung quan trọng, chưa cụ thể hóa quy định nhà nước Ví dụ như: Chưa có quy định rõ ràng hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, quy định khai thác tài liệu mật giải mật tài liệu đến hạn, quy định phí khai thác, sử dụng tài liệu độc giả ngồi quan chưa có Vì việc ban hành văn quy định công tác việc làm cần thiết cấp bách Cụ thể Bộ Kế hoạch Đầu tư cần ban hành số văn như: Quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Phòng Lưu trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư; Quy trình khai thác, sử dụng chứng thực tài liệu lưu trữ mật…

quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10 tháng 10 năm 2007 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành hệ thống văn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000 Cụ thể vấn đề đặt cần phải sửa đổi, bổ sung vào Quy trình thu thập, tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ lưu trữ Quy trình chứng thực tài liệu số điểm như:

Thứ là: Tại Phần pháp lý Quy trình thu thập, tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ lưu trữ cần bỏ 02 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày tháng năm 2001 Ủy ban thường vụ Quốc hội Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Thay vào pháp lý : Luật Lưu trữ thông qua kỳ họp thứ - Quốc hội khóa XIII ngày 11 tháng 11 năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ

Thứ hai là: Tại Phần pháp lý Quy trình chứng thực tài liệu cần bỏ 01 công văn số 235/BKH-VP ngày 10 tháng năm 2005 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc quy định số nhiệm vụ chủ yếu đơn vị thuộc Văn phịng Thay vào pháp lý Quyết định số 1980/QĐ-VP ngày 25 tháng 12 năm 2009 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc Quy định nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ

Thứ ba là: Cần ban hành thêm 01 Quy trình khai thác, sử dụng chứng thực hồ sơ mật tài Lưu trữ Bộ Hồ sơ tài liệu mật dạng hồ sơ đặc biệt nên việc khai thác, sử dụng phải theo quy định pháp luật Thực tế việc tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu mật lưu trữ quan Bộ bộc lộ nhiều điểm bất cập Lưu trữ Bộ chưa quy trình khai thác, sử dụng loại hồ sơ này, đặc biệt chưa có biểu khai thác hồ sơ, tài liệu mật

lưu trữ quan, tổ chức, Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư trước hết cần thiết xây dựng quy chế công tác lưu trữ để áp dụng Lưu trữ Bộ, quy chế cần phải có quy định rõ ràng liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu đối tượng khai thác, thủ tục khai thác, hình thức tổ chức khai thác, thẩm quyền khai thác, quản lý việc sử dụng tài liệu ban hành nội quy phòng đọc Khi quy định cụ thể hóa văn việc thực công tác khai thác, sử dụng tài liệu dễ dàng

Ba là: Đầu tư sở vật chất, điều kiện trang thiết bị phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu

Lãnh đạo Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư cần quan tâm đầu tư sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ nói chung cơng tác khai thác, sử dụng khối tài liệu nói riêng Để tổ chức khai thác, sử dụng tốt khối tài liệu Lưu trữ Bộ cần tổ chức phòng đọc tài liệu thoáng mát, đủ ánh sáng cho độc giả, cần trang bị máy tính có mục lục hồ sơ giấy phép để độc giả tự tra cứu hồ sơ, tài liệu cần Thật vậy, đặc thù khối tài liệu hồ sơ cấp phép cho doanh nghiệp nên đa số hồ sơ, tài liệu dầy, có nhiều hồ sơ hàng nghìn, hàng vạn tờ Mặt khác khai thác, sử dụng tài liệu khơng phải độc giả cần hết hồ sơ mà cần số loại tài liệu định, muốn tra tìm tài liệu cần phải nhiều thời gian phải có chỗ đọc tài liệu yên tĩnh, có độc giả tập trung khai thác, sử dụng tài liệu

Ngoài ra, Lưu trữ Bộ cần trang bị máy scan tài liệu máy photocoppy tài liệu để chủ động công tác chụp tài liệu cho độc giả Hiện độc giả muốn scan tài liệu hay photocoppy tài liệu, cán lưu trữ phải tới phịng hành thực phải mượn máy scan tài liệu phòng, thời gian không chủ động công việc

Mặt khác để công tác khai thác, sử dụng tài liệu thực cách hiệu việc chỉnh lý hoàn thiện khối tài liệu việc làm tất yếu Vào dịp cuối năm, Lãnh đạo Phòng Lưu trữ - Thư viện, Văn phịng Bộ có làm dự kiến ngân sách tài cho cơng tác lưu trữ năm sau, thực tế việc chi tài cho cơng tác th chỉnh lý tài liệu kho hạn chế Do quan Bộ, văn phịng Bộ nên đầu tư tài để phục vụ cho việc thuê nhân lực chỉnh lý khối tài liệu thực tế cán làm cơng tác lưu trữ có hạn tài liệu hình thành trình hoạt động quan nhiều

3.2.2 Về phía Cục Đầu tư nước ngoài.

Một là: Lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngồi phải quan tâm đến cơng tác lưu trữ Cục.

Cục Đầu tư nước đơn vị có tư cách pháp nhân, thành lập Phơng Lưu trữ riêng, Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Cục phải quan tâm đến công tác lưu trữ Cục Việc quan tâm, đạo công tác thể việc đầu tư nhân lực vật lực làm công tác lưu trữ Cục Thay việc bố trí cán làm công tác văn thư kiêm công tác lưu trữ Cục cần phải bố trí cán làm cơng tác lưu trữ chun trách Vì cơng tác lưu trữ Cục cịn mẻ nên yêu cầu cán tuyển dụng vào vị trí cán làm cơng tác cần phải người có trình độ, đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ

lưu trữ tài liệu Cục; đôn đốc cán bộ, chuyên viên Cục có ý thức trách nhiệm lập hồ sơ q trình giải cơng việc hàng ngày, trách việc để hồ sơ, tài liệu chất đống tủ, tủ, kho chứa đồ nhiều năm, từ tài liệu dễ dàng bị mối xông, làm ảnh hưởng tới chất lượng tài liệu lưu trữ góp phần giảm thiểu dẫn đến xóa bỏ hành động làm cơng văn nhờ gửi tài liệu Lưu trữ Bộ thực tế

Cụ thể Cục Đầu tư nước cần ban hành Quy chế quy định công tác lưu trữ Cục Trong văn cần thiết phải có nội dung quy định nghiệp vụ công tác lưu trữ: thu thập tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; công tác giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Ngoài ra, Cục Đầu tư nước cần ban hành Quy định riêng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Cục…

Kết cho thấy, từ việc làm bước đầu hình thành cơng tác lưu trữ Cục, giúp cho công tác vào nếp Và từ việc làm giúp cho Lưu trữ Bộ dễ dàng quản lý khối tài liệu Cục mà Lưu trữ Bộ quản lý, khơng cịn tình trạng ghép tài liệu hay tình trạng xé lẻ hồ sơ, tài liệu để chỗ gây thất lạc, mát tài liệu

Hai là: Nâng cao ý thức vai trò, tầm quan trọng tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ cán bộ, chuyên viên Cục.

khăn cho cán lưu trữ Lưu trữ Bộ, làm ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng cơng tác lưu trữ khối tài liệu nói chung công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu nói riêng

Qua việc khảo sát thực tế cho thấy nhiều cán bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước ngồi chưa có ý thức trách nhiệm tài liệu sản sinh trình giải cơng việc mình, tài liệu thường để chất đống xuống gầm bàn hay để đống lâu năm tủ đựng tài liệu, số cán giải cơng việc xong cịn hủy bỏ tài liệu Điều dễ làm cho tài liệu bị mát, khó quản lý hay bị cũ nát, mối xông trước nộp lưu vào lưu trữ

Từ điều cho thấy để nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ giải pháp đưa phải tăng cường nâng cao ý thức cán bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước tầm quan trọng, giá trị ý nghĩa to lớn khối tài liệu lưu trữ Để giải pháp đưa thực cách có hiệu khơng đơn giải pháp mang tính kêu gọi, hơ hào, hiệu chung chung theo chúng tơi nghĩ để nâng cao ý thức cán bộ, chuyên viên Cục vai trò, tầm quan trọng khối tài liệu Lưu trữ Bộ cần phải đưa số, thông tin chứa đựng tài liệu phản ánh giá trị thực tài liệu mà thông tin ảo, không rõ ràng

Ba là: Hợp tác với cán lưu trữ việc tổ chức khoa học khối tài liệu.

Tuy Cục Đầu tư nước ngồi đơn vị thành lập Phơng lưu trữ riêng, Cục phép xây dựng kho lưu trữ tự bảo quản tài liệu thực tế cho thấy Cục thường xun có cơng văn nhờ Phòng Lưu trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ lưu trữ tài liệu giúp Cục, trái với quy định pháp luật lưu trữ Thực tế cho thấy tài liệu cấp phép Cục Đầu tư nước nộp Lưu trữ Bộ tình trạng bó gói, lộn xộn cán bộ, chuyên viên Cục ý thức lập hồ sơ cơng việc mà xử lý Khối tài liệu sau đưa Lưu trữ Bộ cán làm cơng tác lưu trữ phải ngồi xếp, chỉnh lý lại Đơi có nhiều tài liệu chun ngành mà việc xếp, lập hồ sơ khó cán lưu trữ quan không trực tiếp giải công việc không hiểu hết công việc họ

Vì vậy, việc hợp tác cán bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước với cán làm công tác lưu trữ việc phân loại, xếp hồ sơ việc đặc biệt cần thiết, tránh tình trạng làm xáo trộn hồ sơ, tài liệu hồ sơ lại để vào hồ sơ khác Từ nâng cao chất lượng hồ sơ lưu trữ nâng cao hiệu công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu

Bốn là: Xây dựng Cơ sở liệu thông tin cấp khối tài liệu lưu trữ.

3.2.3 Về phía Lưu trữ Bộ:

Một là: Xây dựng, hệ thống lập mục lục hồ sơ giấy phép theo mục đích người khai thác, sử dụng để dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu.

Bên cạnh việc lập mục lục hồ sơ truyền thống theo giấy phép Lưu trữ Bộ cần thiết nên cho xây dựng mục lục hồ sơ loại bảng kê hồ sơ giấy phép theo mục đích người sử dụng Thực tế cho thấy mục đích khai thác, sử dụng hồ sơ giấy phép đặt câu hỏi có nội dung hình thức, loại hình đầu tư, nguồn vốn đầu tư, số vốn đầu tư, quốc gia đầu tư…Đây trước hết vấn đề độc giả khai thác quan tâm đến Theo khảo sát thơng tin, số thống kế giấy phép cán bộ, chuyên viên lập bảng thống kê hay lập bảng báo cáo để theo dõi giải công việc Những cán bộ, chuyên viên vào làm, người giao nhiệm vụ ln chuyển vị trí cơng việc cho mảng hoạt động khác nhau…đều cần thơng tin để tiếp cận, theo dõi giải công việc tốt

Thật công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu làm tốt không quản lý, lưu trữ tài liệu, mục lục hồ sơ mà công tác thực làm tốt cán lưu trữ quản lý nội dung thông tin tài liệu Đây việc làm khó mà lưu trữ cần phải làm, việc bước đầu quản lý nội dung thơng tin có tài liệu mà nhiều người quan tâm giúp cho công tác phục vụ khai thác, sử dụng khối tài liệu đạt kết tốt, từ nâng cao hiệu hoạt động công tác

Hai là: Cán lưu trữ quan Bộ cần tiếp tục thực việc chỉnh lý khối tài liệu.

trùng thừa, việc đánh số tờ, biên mục hồ sơ chưa thực hết Thỉnh thoảng Cục Đầu tư nước lại nộp bổ sung hay nộp hồ sơ, cán phụ trách đơn vị Cục ghép tài liệu bổ sung vào hồ sơ, chưa thực công việc chỉnh lý hồ sơ Thực tế kéo dài làm giảm chất lượng hồ sơ, dẫn đến việc quản lý hồ sơ không chặt chẽ, đầy đủ Lưu trữ Bộ quản lý có hồ sơ bảo quản cặp không quản lý hồ sơ có tờ Cũng từ thực trạng gây khó khăn nhiều cho công tác khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu Cục Khi độc giả đến mượn hồ sơ tài liệu theo hình thức mượn hồ sơ nhà, cán lưu trữ khơng có cứ, sở để viết số lượng trang tài liệu mượn hồ sơ chưa đánh hết số tờ Muốn biết hồ sơ có tờ, cán lưu trữ lại phải ngồi đếm tờ, làm thời gian chờ đợi độc giả đến khai thác

Do để nâng cao hiệu công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu việc tiếp tục thực chỉnh lý hồn thiện hồ sơ việc làm quan trọng đặt Do khối tài liệu lớn mà bố trí 01 cán lưu trữ phụ trách nên việc thực biện pháp hai Để làm điều cần lỗ lực, cố gắng không ngừng hỗ trợ, giúp đỡ lẫn cán làm công tác lưu trữ quan cần quan tâm đặc biệt Lãnh đạo quan, Lãnh đạo Văn phòng Bộ việc thuê chỉnh lý khối tài liệu

Ba là: Nâng cao hoạt động tuyên truyền, quảng bá khối tài liệu của Cục Đầu tư nước bảo quản kho lưu trữ Bộ.

Để nâng cao hiệu hoạt động công tác khai thác, sử dụng tài liệu bên cạnh việc trình lãnh đạo đầu tư, mua sắm trang thiết bị, sở vật chất việc tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá khối tài liệu có kho lưu trữ Bộ việc làm góp phần quan trọng Thực tế khơng phải cán bộ, chuyên viên quan biết đến khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ, nhiều cán bộ, chuyên viên muốn tìm loại hồ sơ, tài liệu khơng biết tìm kiếm đâu Việc tuyên truyền, giới thiệu khối tài liệu trước hết nên thực nội quan giới thiệu, thông báo khối tài liệu trang tin nội quan, bảng thông báo lịch làm việc đơn vị quan… Việc giúp cho cán bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước ngồi nói riêng cán bộ, chuyên viên toàn quan biết đến khối tài liệu có nhu cầu khai thác, sử dụng khối tài liệu biết khối tài liệu có Lưu trữ Bộ mà tới khai thác

Ngoài việc tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá khối tài liệu đến với cán bộ, chuyên viên quan đường trang tin nội hay bảng thơng báo việc giới thiệu đường cán lưu trữ quan đặc biệt quan trọng hiệu Để công tác nâng cao hoạt động tuyên truyền, quảng bá khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản kho lưu trữ Bộ đạt hiệu cao, thu hút cán bộ, chun viên quan Lưu trữ Bộ khơng đơn dừng lại việc giới thiệu, quảng bá khối tài liệu, giấy phép mà việc quảng cáo, giới thiệu nội dung thông tin chứa đựng tài liệu đặc biệt cần thiết Những số, thông tin dễ dàng thu hút độc giả đến Lưu trữ Bộ khai thác, sử dụng tài liệu

Bốn là: Từng bước hoàn thiện công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu

mục lục hồ sơ, sở liệu quản lý hồ sơ tài liệu…Nếu có hệ thống cơng cụ tra tìm hồ sơ tốt phục vụ đắc lực cho công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Như trình bày phần thực trạng chương 2, Lưu trữ Bộ có loại cơng cụ tra cứu tài liệu mục lục hồ sơ, loại công cụ tra cứu phổ thông thường thấy kho lưu trữ Mục lục hồ sơ khối tài liệu chưa đầy đủ, chưa thể hết yếu tố thông tin mà mục lục hồ sơ yêu cầu

Ví dụ: Trong mục lục hồ sơ tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi cịn chưa có đầy đủ thông tin số hộp, số hồ sơ, ngày tháng bắt đầu kết thúc hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, số tờ hồ sơ… Từ dẫn đến chất lượng mục lục hồ sơ bị giảm sút Để hoàn thiện mục lục hồ sơ truyền thống yêu cầu đặt phải hoàn thiện việc chỉnh lý, thống kê hồ sơ Cục Thật vậy, có mục lục hồ sơ hồn thiện, đầy đủ thơng tin theo quy định cơng tác khai thác, sử dụng khối tài liệu thực tốt

Ngồi ra, thời buổi cơng nghệ thơng tin, tin học phát triển nhanh việc áp dụng thành tựu vào cơng tác lưu trữ việc làm cần thiết Vấn đề đặt cho Lưu trữ Bộ xây dựng cho sở liệu quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ để quản lý hồ sơ cách tốt tra tìm tài liệu cách nhanh Để làm điều Lưu trữ Bộ cần hợp tác với Trung tâm tin học Bộ để nhanh chóng xây dựng sở liệu quản lý hồ sơ tài liệu khối tài liệu đề cập tới Luận văn nói riêng hay hồ sơ, tài liệu đơn vị khác trực thuộc Bộ nói riêng Nếu Lưu trữ Bộ xây dựng sở liệu quản lý hồ sơ tài liệu nhân tố thúc đẩy công tác khai thác, sử dụng khối hồ sơ, tài liệu

Năm là: Lưu trữ Bộ cần đưa tiêu chí cứng để tuyển cán vào làm việc phòng.

làm cơng tác lưu trữ phải có tiêu chuẩn định thực tiễn việc tuyển dụng Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư lại không thực cách nghiêm túc theo tiêu chuẩn Các cán tuyển dụng phịng làm việc đa số khơng có nghiệp vụ chuyên môn, kiến thức tảng công tác lưu trữ Theo quy định tiêu biên chế phịng Lưu trữ - Thư viện thuộc Văn phịng Bộ có tiêu biên chế, khơng có tiêu hợp đồng Trong tiêu biên chế có 02 biên chế đào tạo chuyên mơn nghiệp vụ, có tới 07 biên chế khơng đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ

Bên cạnh đó, cán tuyển dụng phịng làm cơng tác lưu trữ cịn hình thành tư tưởng khó xóa bỏ sau phịng làm việc, người có ý định lại phòng thời gian ngắn để chờ chuyển sang vị trí cơng tác mới, người muốn gắn bó với phịng lâu dài Như cán khơng có ý thức học hỏi cơng việc tư tưởng làm việc khơng tập trung

Ngồi ra, tuyển dụng cán phòng, sau thời gian hướng dẫn, đào tạo để làm quen với cơng việc, bắt đầu biết việc cán lại chuyển vị trí cơng tác, nhiều thời gian đào tạo mà người biết làm cơng tác lưu trữ khơng có Mặt khác nhìn thấy tư tưởng khơng muốn gắn bó, làm việc lâu dài nên việc điều động, luân chuyển cán làm công tác lưu trữ phòng thực liên tục, gây nên ổn định nhân phòng, làm ảnh hưởng nhiều tới chất lượng, hiệu công việc

Sáu là: Lưu trữ Bộ cần phải tổ chức hình thức khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định pháp luật lưu trữ.

Một giải pháp để nâng cao chất lượng công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu việc Lưu trữ Bộ phải tổ chức hình thức khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định pháp luật lưu trữ, khơng cho mượn tài liệu lưu trữ nhà Như vậy, bắt buộc Lưu trữ Bộ phải tổ chức phòng đọc tài liệu với thiết bị phòng đọc để tạo điều kiện tốt cho cán bộ, công chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ quan

Thực tế Lưu trữ Bộ chưa xây dựng phòng đọc tài liệu, chờ đợi phòng đọc, cán lưu trữ tạm thời cho cán bộ, công chức mượn mang tài liệu lưu trữ phịng làm việc quan, ngừng hẳn việc cho mượn tài liệu lưu trữ nhà Khi phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu, cán lưu trữ quan cần nhắc nhở, đôn đốc vấn đề để công tác khai thác, sử dụng tài liệu vào nếp

Tiểu kết chương 3:

lưu trữ tài liệu lưu trữ giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu đặc thù Lưu trữ Bộ

Tại chương Luận văn, vào phát phân tích ưu điểm tồn tại, hạn chế tìm nguyên nhân tồn tại, hạn chế cơng tác khai thác, sử dụng khối hồ sơ tài liệu cấp phép đầu tư Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Từ phát giúp có nhìn tồn diện, khách quan để đưa giải pháp tối ưu, hợp lý nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác

Luận văn vào phân tích thực trạng bước đầu đưa số giải pháp để nâng cao hiệu công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu cấp phép đầu tư Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Muốn nâng cao hiệu hoạt động công tác khai thác, sử dụng hồ sơ giải pháp phải thực cách đồng mang lại hiệu cao

KẾT LUẬN

rất nhiều, khối tài liệu bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư

Khảo sát thực tiễn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Bộ cho thấy khối tài liệu Cục Đầu tư nước khối tài liệu chuyên môn nhiều người quan tâm khai thác nhất, chiếm phần lớn tổng số lượt người khai thác lượt hồ sơ, tài liệu mang phục vụ khai thác Mặt khác từ thực tiễn cơng tác khai thác, sử dụng khối tài liệu này, chúng tơi cịn nhận thấy nhiều vấn đề phải đưa xem xét, chúng tơi chọn nghiên cứu giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu

Chúng nghiên cứu đề tài luận văn với mục đích giới thiệu thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư, tình hình công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu Lưu trữ Bộ, ưu điểm đạt hạn chế tồn tại, nguyên nhân hạn chế cơng tác Từ đưa giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Bộ Trên sở giải pháp đưa giúp Lưu trữ Bộ tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu tốt hơn, mang lại hiệu cao

và có điều kiện để thực quan Bộ để góp phần nâng cao hiệu công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu nhiều giá trị

Tổ chức công tác khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu thực nghiệp vụ mục đích cuối cơng tác lưu trữ Với vai trị lưu trữ quan Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư thực việc tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu phục vụ cho q trình giải cơng việc hàng ngày quan Đây công tác ngày nhiều người biết đến, muốn khẳng định vị trí, tầm quan trọng cơng tác quan việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tốt nội dung định

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Hà Thị Tú Anh (2002), Tổ chức lưu trữ khai thác nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí phóng viên số tòa soạn báo ở

Hà Nội, Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học Tư liệu học, Khoa Lưu

trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội

định chế độ làm việc mối quan hệ công tác Lãnh đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

3 Bộ Kế hoạch Đầu tư (2004), Quyết định số 456/QĐ-BKH Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư ngày 12 tháng năm 2004 việc ban hành các quy định thực nội quan.

4 Bộ Kế hoạch Đầu tư (2008), Quyết định số 995/2008/QĐ-BKH ngày 05 tháng năm 2008 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành

Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước ngành Kế hoạch Đầu tư

5 Các hồ sơ tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản kho lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư

6 Chính phủ (2004), Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ hướng dẫn chi tiết số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.

7 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội

8 Phạm Thị Chung (2009), Nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục Đào tạo, Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội

9 Trần Việt Hà (2008), Nghiên cứu giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động trưng bày, triễn lãm tài liệu lưu trữ Việt Nam, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học Tư liệu học, Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội

10 Trần Phương Hoa (2007), Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung

tâm lưu trữ Quốc gia III phục vụ cho biên soạn lịch sử quan cấp Bộ, Luận

phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội

11 Hà Văn Huề (2002), Xác định giải pháp nâng cao hiệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc

trung ương, Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học Tư liệu học, Khoa

Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội

12 Dương Văn Khảm (2006), Công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội

13 Đinh Văn Mạnh (2009), Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật cơng trình giao thơng Lưu trữ Bộ Giao thơng vận tải những

giải pháp, Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường

Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 14 Phòng Lưu trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư, Sổ khai thác hồ sơ tài liệu đầu tư nước ngoài, sổ chụp hồ sơ tài liệu, sổ chứng thực hồ sơ tài liệu năm.

15 Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội

16 Quốc hội khóa XIII (2011), Luật Lưu trữ

17 Nguyễn Anh Thư (2010), Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ

hoạt động văn hóa đối ngoại giai đoạn hội nhập quốc tế, Luận văn

thạc sĩ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội

18 Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư (2005), Công văn số 235/BKH-VP ngày 10 tháng năm 2005 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư về việc Quy định số nhiệm vụ chủ yếu đơn vị thuộc Văn phòng.

về việc ban hành hệ thống văn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000.

20 Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư (2009), Quyết định số 1980/QĐ-VP Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư ngày 25 tháng 12 năm 2009 về việc quy định nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ.

PHỤ LỤC

1 Quyết định số 456/QĐ-BKH ngày 12 tháng năm 2004 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành quy định thực nội quan, có quy định cơng tác lưu trữ

2 Công văn số 235/BKH-VP ngày 10 tháng năm 2005 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc Quy định số nhiệm vụ chủ yếu đơn vị thuộc Văn phòng

3 Quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10 tháng 10 năm 2007 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành hệ thống văn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000