Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá. Ai cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Mời các bạn cùng tham khảo quy trình thực hiện một event dưới đây.
Qui Trình Thực Hiện Một Event Cạnh tranh ngày gay gắt thị trường khiến công ty tổ chức kiện ngày nâng tầm quan trọng chun nghiệp hố Ai nói chun nghiệp Chun nghiệp phải làm thứ, từ thứ nhỏ đến thứ lớn làm kế hoạch, gửi giấy mời nào, trình bày màu sắc cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời ai, ăn gì, chỗ ngồi nào, khách quan trọng đứng làm sao, bảo vệ an tồn Tóm lại, phải hồn hảo chi tiết nhỏ Quản lý kiện bao gồm trình hoạch định kiểm sốt chi phí (cost), cơng việc (content) rủi ro (risk) kèm với ràng buộc luật pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) thay đổi lường trước bên bên doanh nghiệp Một Event phải trải qua “thủ tục“ sau: Hình thành chủ đề theme) cho kiện: Chủ đề bị ràng buộc chi phối nhiều vấn đề vĩ mô luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); vấn đề vi mô địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm ánh sáng (sound and light), kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects) Nếu Event Lunching sản phẩm chủ đề phụ thuộc vào thơng điệp mà sản phẩm (brand) muốn đưa đến khách hàng mục tiêu.Ngồi ra, cịn phụ thuộc vào chiến lược marketing dài hạn mà công ty mong muốn 2.Viết chương trình (proposal): cách tạo sản phẩm Event giấy tờ Chương trình gởi đến khách hàng với bảng báo giá chờ phản hồi từ phía khách hàng Thơng thường, event, giai đoạn quan trọng nhất, tạo khác biệt công ty event với Nhưng ý tưởng hay chưa đảm bảo thành cơng event cịn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức Để cho proposal sinh động, ấn tượng chuyền tải ý tưởng mà agency muốn cho khách hàng cảm (feeling) phải có hình ảnh thiết kế minh hoạ : Sân khấu , tổng thể mặt bằng, banner, backdrop , hệ thống đèn, âm , tất thứ theo chương trình 3· Thực kế hoạch có kèm kiểm sốt: lúc người thực cơng việc đặt ngồi (outsourcing) theo kế hoạch có giám sát trưởng phận 4· Tổ chức kiện theo dõi kiện: trưởng phận điều phối nhân lực theo cơng việc phân cơng Những lúc có phát sinh dự kiến, người tập hợp lại để giải chỗ 5· Kết thúc kiện, chuyển đồ đạc kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại vật dụng sử dụng (repair), toán hợp đồng cho nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)… 6· Họp rút kinh nghiệm: Sau event kết thúc, phận viết báo cáo ghi nhận lại thiếu sót q trình chuẩn bị, q trình diễn trình kết thúc kiện để rút kinh nghiệm cho kiện sau Nghe tưởng chừng đơn giản thế, công việc tổ chức event cơng việc khó Nó địi hỏi công ty phải thực tâm huyết với công việc làm Hy vọng, với quy trình cụ thể người làm event Việt Nam biết người hiểu đồng cảm với công ty Đạo diễn Trần Cảnh Đơn, giám đốc công ty truyền thông Thằng Mõ chia sẻ kinh nghiệm nghệ thuật hóa Event: Việc áp dụng nghệ thuật, đặc biệt điện ảnh vào quảng cáo khai thác năm gần đây, chủ yếu đoạn phim quảng cáo truyền hình (TVC) Omo với câu chuyện Ngại vết bẩn, Nestle với sẵn sàng niên, Pond’s với sức mạnh tuổi trẻ… Còn lĩnh vực Event, việc áp dụng mẻ nhiều tiềm Là đạo diễn làm Event Đôn muốn chuyển hoá yếu tố cho ăn ý nhẹ nhàng Có thể ví dụ event nhỏ, tổ chức ngày “team building“ cho toàn đội Rejoice vào trước ngày tung sản phẩm Để lấy khí cho nhân viên sales P&G, Đơn xây dựng concept bối cảnh chiến sĩ hợp lực đánh thành Troy, vừa mang tính giải trí, vừa ngụ ý sâu sắc mà Đôn đồng cố gắng thể kỹ xảo tình tiết mang tính nghệ thuật, để bạn đội cảm nhận hào khí anh hùng tự hào nỗ lực đội trước ngày xông trận Khách hàng event yêu cầu khách hàng mục tiêu họ tơn vinh Vì vậy, để chuyển hố thành nghệ thuật event; phụ thuộc nhiều vào tài người “tổng huy“ event nghệ thuật hoá am hiểu nhiều loại ngôn ngữ nghệ thuật; biết cân nhắc tỷ lệ việc áp dụng, cuối thực cách trôi chảy dĩ nhiên tiết Các Bước Cơ Bản Của Qui Trình Tổ Chức Sự Kiện Để tổ chức kiện thành công, dù lớn hay nhỏ cần theo trình tự khoa học Thơng qua viết này, RI EVENTS xin chia sẻ qui trình tổ chức kiện QUI TRÌNH CƠ BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN Để tổ chức kiện thành cơng, dù lớn hay nhỏ cần theo trình tự Lưu đồ mơ tả qui trình tổ chức kiện Hướng dẫn qui trình 2.1 Giai đoạn 1: Thu thập thơng tin u cầu khách hàng (collect requirements) · Lưu trữ thông tin khách hàng vào sở liệu · Dùng mẫu thu thập thông tin khách hàng để khai thác thông tin · Tổng hợp thông tin yêu cầu gửi khách hàng xác nhận 2.2 Giai đoạn 2: Phân tích u cầu hình thành concepts, themes · Làm việc với nhóm thiết kế sáng tạo để phân tích yêu cầu phát thảo ý tưởng chủ đạo (concept) chương trình Dựa ý tưởng chủ đạo, phát triển ý tưởng để phát họa thành nội dung tổng thể · Sau có concepts, phát triển themes - hiệu ứng phần nhìn thiết kế sử dụng chương trình, việc trang trí, hoạt động event cho phù hợp với concepts định · Xây dựng thơng điệp chương trình (đề xuất dựa yêu cầu khách hàng) 2.3 Giai đoạn 3: Lập kế hoạch thuyết trình (proposal & presentation) · Tổng hợp thể ý tưởng, chủ đề dạng tài liệu trình bày, cho khách hàng nhìn tranh mang tính khả thi, thể nội dung, thông điệp, ý nghĩa, mục đích hình dáng chương trình Đồng thời cho khách hàng nhìn thấy cách thức thực cách thức đo lường kết chương trình Các vấn đề gồm: · Thuyết minh ý tưởng chủ đề dựa thơng tin đặc tính sản phẩm, văn hóa tổ chức… · Địa điểm tổ chức (phân tích đưa đề xuất địa điểm) · Nhân tham gia (phân tích đưa đề xuất nhân sự) · Chương trình gồm hoạt động gì, thời gian sao, đường dây nào, điểm nhấn đâu · Lên bảng báo giá tạm tính cho hạng mục, dịch vụ, nhân đề xuất · Trình bày với trưởng phịng giám đốc để lấy phê duyệt (điều chỉnh có) · Gửi đến trực tiếp trình bày với khách hàng lấy phản hồi, điều chỉnh bổ sung có • Sau khách hàng thống chọn đề xuất hạng mục thực hiện, công ty khách hàng cần ký hợp đồng để phát triển chương trình chi tiết bước (kịch chi tiết) 2.4 Giai đoạn 4: Lên kế hoạch triển khai kiện (pre-event & post-event) Sau hoàn tất giai đoạn đề xuất kế hoạch ý tưởng cho khách hàng, có cam kết hợp tác với nhau, thực giai đoạn để đảm bảo công việc giai đoạn cơng việc quản lý theo dõi Các công việc gồm: · Chi tiết cơng việc · Thời gian thực hồn thành · Phân chia trách nhiệm cho bên liên quan · Bố trí nguồn nhân lực thực · Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị · Phân tích rủi ro xảy 2.5 Giai đoạn 5: Triển khai kế hoạch công việc · Thực hạng mục công việc theo kế hoạch · Theo dõi quản lý công việc, xử lý vấn đề phát sinh · Theo dõi cập nhật chi phí phát sinh 2.6 Giai đoạn 6: Kết thúc tổng kết dự án · Tổng hợp kết dự án (tài liệu, hình ảnh, video) để làm sở liệu tham khảo cho dự án khác · Tổng hợp chi phí thực hiện, chi phí phát sinh, kết xuất báo cáo cho khách hàng · Nghiệm thu lý hợp đồng · Báo cáo tổng kết chi phí lợi nhuận dự án · Họp chia sẻ kinh nghiệm · Đóng dự án Sau kết thúc kiện, nhóm dự án cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm sớm tốt sau kiện điều quan trọng để có kiện cải thiện theo chiều hướng tốt Như trải qua tất công đoạn việc tổ chức kiện Trên thực tế, phải làm cho kiện khơng gói gọn một, hai trang giấy, mà dự án thực ekip phối hợp chặt chẻ Các bước thực tổ chức kiện – quy trình tổ chức kiện Ngày nay, việc tổ chức kiện trở thành công cụ quan trọng hoạt động tiếp thị đặc biệt PR Theo báo cáo nghiên cứu thị trường FTA, hoạt động dịch vụ hỗ trợ phát triển thương hiệu sử dụng thường xuyên Việt Nam là: quảng cáo tổ chức kiện (sử dụng ngang bằng); PR; nghiên cứu thị trường e-marketing Có nhiều loại kiện khác nhau, loại kiện lại có mục đích, vai trị khác chiến lược chung cơng ty Tuy nhiên, loại hình kiện muốn thành công phải tuân theo quy trình tổ chức kiện cách thức tổ chức kiện định: Requirements study (Thấu hiểu yêu cầu khách hàng) Trước bắt đầu vào kế hoạch tổ chức kiện, ta phải khai thác nắm rõ yêu cầu Yêu cầu chủ đầu tư, khách hàng đưa Các yêu cầu thể brief, vào brief ta xác định rõ ràng cần phải làm gì, bước tổ chức kiện Để thực brief, bạn phải trả lời câu hỏi sau: – Loại hình kiện tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …) – Mục tiêu tổ chức kiện gì? – Khách tham dự ai? – Có khách tham dự? – Khi đâu kiện diễn ra? – Ngân sách bao nhiêu? – Sản phẩm dịch vụ công ty có điểm đặc biệt gì? Brainstorming (Suy nghĩ ý tưởng) Trong giai đoạn này, ban tổ chức kiện phải tập hợp nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng bước tổ chức kiện Lưu ý thực cần nắm rõ yêu cầu brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm dịch vụ công ty yêu cầu tổ chức event Sau suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức kiện thể proposal, cách tạo sản phẩm Event giấy tờ Chương trình gởi đến khách hàng với bảng báo giá chờ phản hồi từ phía khách hàng Thơng thường, event, giai đoạn quan trọng nhất, tạo khác biệt công ty event với Nhưng ý tưởng hay chưa đảm bảo thành công event phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức Event design (thiết kế kiện) Giai đoạn giai đoạn cụ thể ý tưởng Các vấn đề bao gồm: – Địa điểm tổ chức – Thời gian tổ chức chương trình thời gian diễn chương trình – Chủ đề (theme/concept) chương trình – Thiết kế hình ảnh cho chương trình – Chương trình chi tiết, gồm hoạt động gì, thời gian Planning (Lên kế hoạch tổ chức) Đây lúc quy trình tổ chức kiện cụ thể hóa chi tiết trước tiến hành thực thi Công ty kiện cần quan tâm đến vấn đề như: – Ngân sách – Nguồn nhân lực thực – Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị – Vận chuyển – Phân tích rủi ro xảy Execution (Tiến hành thực hiện) Một kiện thường tuần để thực Bao gồm hoạt động chuẩn bị đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc bên liên quan Một số công ty tổ chức kiện tiến hành thuê (outsourcing) số hoạt động cử phận giám sát hoạt động…Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời ln kiểm sốt chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế rủi ro xảy Set up (Dàn dựng chuẩn bị) Quá trình dàn dựng chuẩn bị thực nơi tổ chức kiện Tốt ngày trước ngày kiện diễn Nên có bảng cơng việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ không bỏ sót khâu Chú ý đến thời gian vận chuyển Các trưởng phận điều phối nhân lực theo công việc phân công Những lúc có phát sinh ngồi dự kiến, người tập hợp lại để giải chỗ 7 Finish (Kết thúc kiện) Các bước tổ chức kiện, theo dõi chặt chẽ kiện diễn Điều chỉnh phát sinh vấn đề – Kết thúc kiện, chuyển đồ đạc kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại vật dụng sử dụng (repair), toán hợp đồng cho nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)… – Họp rút kinh nghiệm: Sau event kết thúc, công ty tổ chức kiện phận viết báo cáo ghi nhận lại thiếu sót trình chuẩn bị, trình diễn trình kết thúc kiện để rút kinh nghiệm cho kiện sau ... Sau event kết thúc, phận viết báo cáo ghi nhận lại thiếu sót q trình chuẩn bị, q trình diễn trình kết thúc kiện để rút kinh nghiệm cho kiện sau Nghe tưởng chừng đơn giản thế, công việc tổ chức event. .. xin chia sẻ qui trình tổ chức kiện QUI TRÌNH CƠ BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN Để tổ chức kiện thành cơng, dù lớn hay nhỏ cần theo trình tự Lưu đồ mơ tả qui trình tổ chức kiện Hướng dẫn qui trình 2.1 Giai... cải thiện theo chiều hướng tốt Như trải qua tất công đoạn việc tổ chức kiện Trên thực tế, phải làm cho kiện khơng gói gọn một, hai trang giấy, mà dự án thực ekip phối hợp chặt chẻ Các bước thực