Bài viết trình bày sự cần thiết phải đầu tư xây dựng Thư viện số ở các trường Đại học và Cao đẳng; hiện trạng công tác quản lý thư viện; sự cần thiết phải đầu tư và xây dựng thư viện số; mục tiêu đầu tư xây dựng và phát triển thư viện; kết quả, định hướng phát triển Thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Huế.
BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 7/2009 XÂY DỰNG THƯ VIỆN SỐ Ở TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TP HUẾ ThS HOÀNG NGỌC QUÝ – Hiệu trưởng CN HỨA VĂN THÀNH – Trưởng thư viện Tuy vậy, công tác tổ chức, quản lý, lưu hành tham khảo thư viện gặp nhiều khó khăn Việc áp dụng CNTT vào hoạt động nghiệp vụ cịn mang tính chất sơ lược thiếu tính đồng bộ, chuẩn mực, khả đáp ứng hoạt động lâu dài, hỗ trợ cơng tác chun mơn cịn thiếu Việc tạo lập biểu ghi ấn phẩm thực thủ công dẫn đến nhiều vấn đề vướng mắc: thời gian, tốn nhân lực độ xác khơng cao,… Bên cạnh đó, cơng tác bổ sung, biên mục đảm bảo chất lượng hiệu công việc, tiến độ thực thông qua thao tác thủ công hàng ngày Hầu hết Phần mềm quản lý Thư viện sử dụng Việt Nam chưa đạt chuẩn thư tịch – Bibliographic Standards (Tiêu chuẩn Thông tin Thư viện truyền thống đại) Do vậy, vấn đề đặt việc tin học hóa thư viện là: SỰ CẦN THIẾT PHẢI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯ VIỆN SỐ Ở CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÀ CAO ĐẲNG Hiện trạng công tác quản lý thư viện Thư viện Việt Nam đóng vai trị quan trọng q trình xây dựng phát triển xã hội thông qua hoạt động cung cấp tài nguyên thông tin đến bạn đọc ngành nghề, lĩnh vực khác Ngày này, nhu cầu bạn đọc tài nguyên thông tin cao đa dạng, hình thức sử dụng nguồn tài ngun thơng tin khơng cịn giới hạn lĩnh vực ấn phẩm dạng bảng in đĩa CD/VCD Chính thế, cơng tác quản lý thư viện truyền thống có chuyển biến, nhằm phục vụ bạn đọc với hình thức tổ chức quản lý cung cấp đáp ứng nhu cầu ngày gia tăng đa dạng hóa Hiện nay, thư viện trường Đại học, Cao đẳng áp dụng công nghệ, thành tựu phát triển công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác quản lý nghiệp vụ chuyên ngành, nhằm đạt hiệu cao cơng tác hàng ngày • Áp dụng CNTT công tác nghiệp vụ thư viện: biên mục, bổ sung, quản lý bạn đọc, quản lý tài liệu, biểu ghi,… • Chuẩn hố quy trình, cơng tác nghiệp vụ, thành 44 BẢN TIN THƯ VIỆN - CƠNG NGHỆ THƠNG TIN THÁNG 7/2009 phần thơng tin hoạt động nghiệp vụ, trao đổi tài nguyên thông tin thư viện,… lực công cụ để tổ chức dịch vụ Đồng thời, nghiệp vụ xử lý phân loại, biên mục, chưa thống nhất, ảnh hưởng tới vấn đề tổ chức tra cứu thông tin • Xây dựng hệ thống hạ tầng sở hạ tầng CNTT hoàn chỉnh, đáp ứng yêu cầu xây dựng triển khai hệ thống thông tin với tiêu chí trao đổi thơng tin liên tục, hoạt động đáp ứng hiệu liên tục • Các thư viện sử dụng phần mềm điện tử khác cơng ty ngồi nước phát triển Do chuẩn nghiệp vụ chưa thống nên dẫn đến chuẩn phân loại, biên mục, tổ chức, lưu hành, kiểm kê trao đổi thông tin khơng hình thành phần mềm • Hồn thiện trình độ nghiệp vụ cho cán thư viện, nâng cao trình độ tin học • Xây dựng phát triển thư viện truyền thống lên thư viện điện tử, dần tiến đến thư viện số • Nguồn tài nguyên số ngày gia tăng mạnh mẽ gấp nhiều lần tài nguyên dạng bảng in bạn đọc dần hướng đến việc sử dụng rộng rãi nguồn tài nguyên Việc tìm kiếm, chuyển tải kho tài nguyên, tự động biên mục, xếp để tổ chức lưu hành, giới thiệu cho bạn đọc cần tự động hóa, tuân thủ chuẩn thông tin thư viện mới, chuẩn mơ hình quản lý tài ngun số mức cao hạn chế cán thư viện CNTT Sự cần thiết phải đầu tư xây dựng thư viện số Những khó khăn hoạt động quản lý thư viện lý cần thiết để đầu tư hệ thống phần mềm quản lý thư viện đại Có thể liệt kê khó khăn sau: • Tài ngun thơng tin bao gồm tài nguyên dạng in tài nguyên số Đây nguồn liệu ví huyết mạch để trì hoạt động thư viện Tuy nhiên, việc quản lý, khai thác, cung cấp nguồn liệu phát triển nguồn tài nguyên số bùng nổ chưa thật đáp ứng nhu cầu bạn đọc Đặc biệt, với tài nguyên in ấn, công tác bảo quản, trì, tăng cường tài liệu quý làm tiêu tốn thời gian công sức nhiều thư viện • Các thư viện gặp vấn đề lớn tìm kiếm nguồn tài nguyên thông tin để bổ sung cho thư viện, nhiều phần mềm hỗ trợ cho việc tra cứu tìm kiếm biểu ghi Trên thực tế, biểu ghi chặng đến trình tìm kiếm nguồn thơng tin khơng đích đến Nhu cầu thư viện phục vụ việc trao đổi nguồn tài nguyên số • Ngày nay, cơng tác tham khảo dịch vụ thông tin quan trọng thư viện nơi có đủ 45 BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 7/2009 đồng đồng thời cho tất nguồn tài nguyên ấn phẩm, số hóa, sưu tập số, CSDL từ nhiều nguồn thông tin khác Nguyên tắc đa dạng, đa nguồn, đồng bộ, chuẩn hóa yếu tố để đảm bảo quản lý thành công sử dụng tiện lợi hoàn toàn tự động, với vài thao tác hình bổ sung sưu tập số sở liệu trực tuyến vào kho tài nguyên thông tin • Hoạt động thư viện cần mở rộng để cung cấp dịch vụ khác cho bạn đọc, để tạo nguồn thu cho thư viện nhằm xây dựng hình ảnh thư viện đại, dễ dàng thu hút tài trợ cho hoạt động Hệ thống phần mềm dừng lại việc hỗ trợ tin học hóa, tự động hóa cơng tác thư viện mà phải công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhân viên thư viện xây dựng dịch vụ có thu phí • Cơng tác biên mục tài ngun thơng tin công tác quan trọng cán thư viện Vì vậy, phần mềm quản lý thư viện phải cung cấp công cụ biên mục cho nhiều dạng tài liệu, tuân thủ quy tắc biên mục chuẩn quốc tế, lưu trữ dạng nội dung toàn văn liệu nội dung mô tả thông tin siêu liệu (metadata) • Hệ thống phần mềm thư viện đa phần tách biệt hoàn toàn với hệ thống thông tin tổng thể đơn vị quản lý Điều này, khơng gây khó khăn cho đơn vị chủ quản mà giảm hiệu thư viện cần cung cấp tài nguyên thông tin cho người sử dụng khác đơn vị • CSDL ban đầu kèm với phần mềm yếu tố quan trọng CSDL dồi thông tin giảm thiểu phần lớn công việc cán thư viện cần bổ sung nguồn ấn phẩm, tài nguyên Ngồi ra, cơng cụ chuyển đổi kèm hỗ trợ cho thư viện nhanh chóng chuyển đổi CSDL biểu ghi từ hầu hết phần mềm phổ biến thị trường Mục tiêu đầu tư Từ phân tích khó khăn cịn tồn hoạt động quản lý thư viện, mục tiêu đề cho hệ thống phần mềm bao gồm điềm sau: • Nhu cầu tạo lập nguồn tài nguyên số hóa dạng phức hợp giảng điện tử với thành phần kết hợp (hình ảnh minh họa, tài liệu tham khảo, tập, kiểm tra ) ngày gia tăng từ bên nhà trường Các nguồn tài nguyên cần tổ chức, phân loại biên mục không theo chuẩn thư viện cho ấn phẩm mà • Bên cạnh việc đảm bảo tin học hóa, tự động hóa cho hoạt động nghiệp vụ truyền thống với ấn phẩm in, phần mềm quản lý thư viện phải đảm bảo việc xây dựng lưu trữ tài nguyên thơng tin đa dạng đa định dạng Ngồi ra, phần mềm quản lý thư viện hệ phải đáp ứng việc quản lý 46 BẢN TIN THƯ VIỆN - CƠNG NGHỆ THƠNG TIN THÁNG 7/2009 cịn theo nguyên tắc tổ chức, biên mục, đánh dấu tài nguyên dạng số phát triển tốt Vì vậy, phần mềm quản lý thư viện cần hỗ trợ cán thư viện kiểm soát hoạt động lưu hành tài nguyên thông tin cách chặt chẽ hiệu • Khi nói đến nguồn tài ngun số, bỏ qua Internet Tuy nhiên, việc khai thác, chuyển tải tổ chức lưu hành nguồn tài nguyên khó khăn cán thư viện khả tiếp cận lực CNTT Do đó, phần mềm phải cung cấp cho cán thư viện công cụ tích hợp sẳn, dẫn tìm kiếm, cho phép lựa chọn, tự động chuyển tải biên mục sẳn nguồn tài nguyên mở Internet qua chuẩn mở có OAI-PMH • Các tài liệu in ấn quý cần bảo quản nhờ vào việc sử dụng cộng cụ số hóa tài liệu Các cơng cụ số hóa thơng minh ngày số hóa, tự nhận dạng nội dung trường thơng tin cần biên mục Ngoài tài nguyên tạo lập tự động hóa chế bảo vệ quyền, chống chép, truy cập trái phép nâng cao khả lưu hành thông tin tuân thủ quy định quyền tác giả • Đặc biệt, phần mềm thư viện phải có khả liên thông với phần mềm thư viện khác theo chuẩn quốc tế công nhận việc tham gia vào mạng công cụ thư tịch, trao đổi thông tin nguồn tài nguyên thư viện đơn vị với thư viện bạn tiến hành dễ dàng, giúp tăng cường nguồn tài ngun thơng tin cho thư viện • Dịch vụ tham khảo thư viện phát triển mạnh phần mềm thư viện hỗ trợ công cụ tìm kiếm thơng tin, đọc duyệt liệu, lưu trữ tài liệu cần thiết với nhu cầu người sử dụng • Thư viện thành phần quan trọng hệ thống đơn vị quản lý Vì vậy, việc liên kết, trao đổi thông tin với hệ thống khác đơn vị cần thiết để đảm bảo hiệu thư viện hệ thống chung cần cung cấp tài nguyên thông tin cho đơn vị khác • Việc lưu trữ tài nguyên thông tin thư viện cần tổ chức quản lý cách khoa học nhằm đáp ứng nhiều yêu cầu khác người sử dụng Do đó, phần mềm quản lý thư viện phải có khả tự động phân loại lưu trữ loại tài nguyên khác kho lưu trữ mà người dùng định nghĩa theo chuẩn JSR170 XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN THƯ VIỆN SỐ Ở TRƯỜNG CĐSP TT HUẾ Nhiệm vụ Thư viện trường CĐSP Huế Thư viện trường CĐSP TT- Huế nơi cung cấp tài nguyên dịch vụ thơng tin • Cơng tác kiểm sốt tài nguyên thông tin phải lưu ý để đảm bảo cho thư viện hoạt động 47 BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 7/2009 Tổ chức triển khai hệ thống kho mở đóng cho nhóm tài liệu: tài liệu nghiệp vụ, nhóm tài liệu tra cứu, tài liệu thường sử dụng điện tử dạng sẵn sàng sử dụng để hỗ trợ giảng viên, phịng ban, CBCNV Trường hồn thành nhiệm vụ trị Đồng thời phục vụ nhu cầu tra cứu, nghiên cứu tài liệu tham khảo chuyên ngành bạn đọc sinh viên trường sinh viên trường đại học khác Chức cụ thể thư viện xây dựng hệ thống tra cứu mục lục điện tử để truy cập vào tài ngun thơng tin ngồi thư viện cách có chọn lọc phù hợp với yêu cầu Ban Lãnh đạo nhà trường, nhu cầu đội ngũ giảng viên CBCNV quan bạn đọc xã hội Để hoàn thành chức này, Thư viện Trường phải thực nhiệm vụ cụ thể sau nhằm xây dựng phát triển tổ chức tài nguyên, dịch vụ điều kiện hoạt động Tổ chức hệ thống mục lục điện tử truy cập trực tuyến thông qua trang Web thư viện đạt chuẩn quốc tế Tăng cường tạo lập nhiều điểm truy cập hiệu cho mục lục điện tử mục lục sách, ấn phẩm định kỳ, tổng mục lục cho báo tạp chí mà thư viện định hướng chọn lọc bổ sung, kho liệu trích ẩn phẩm báo tạp chí kho liệu số hóa • Nhiệm vụ 1: Tổ chức xây dựng phát triển tài nguyên thông tin tư liệu hai dạng in ấn điện tử : Tổ chức việc đóng tập bảo quản lưu trữ sản phẩm in ấn theo định kỳ Cơ cấu lại việc tổ chức lưu trữ vốn tài liệu dạng in ấn có cụ thể nguồn sách, báo tạp chí tư liệu có sẵn hệ thống hóa kho tài nguyên điện tử có thư viện Xây dựng tổ chức tài nguyên thông tin số hóa phần ấn phẩm Thư viện theo thứ hạng ưu tiên xét nhu cầu khai thác sử dụng Đánh giá nhu cầu thông tin Thư viện bạn đọc để xác định mục tiêu phát triển tài ngun thơng tin • Nhiệm vụ 3: Tổ chức cấu hoạt động phục vụ có hiệu đảm đương tốt mục tiêu mơ hình thư viện chun khảo – điện tử Nhà trường Xây dựng sách phát triển, hợp tác, chia sẻ tài nguyên thông tin với số thư viện trung tâm thông tin khác địa bàn thành phố Huế Tổ chức khu vực tham khảo cho độc giả, khu vực xử lý kỹ thuật khu vực lưu trữ cách hợp lý, khoa học thuận tiện dễ dàng cho người sử dụng • Nhiệm vụ 2: Tổ chức tài nguyên thông tin theo chuẩn nghiệp vụ thư việ điện tử để đạt hiệu truy cập cao Đào tạo, bồi dưỡng tuyển dụng thêm nhân đạt chuẩn nghiệp vụ thư viện thông tin 48 BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 7/2009 có trình độ ngoại ngữ CNTT tốt để đảm bảo phục vụ kịp thời, xác nhu cầu thông tin Thư viện mục lục điện tử, tài liệu tham khảo Thiết lập dịch vụ hổ trợ thông tin cho chười sử dụng thông tin chuyên đề theo định kỳ, theo nhu cầu công tác cá nhân, thông tin kiện, biên soạn thư mục danh mục chuyên đề, thực dịch vụ tổng thuật tóm tắt thơng tin theo chun đề mà người dùng tin quan tâm Cơ cấu lại đội ngữ nhân viên chia làm nhóm chính: Quản lý; Xử lý kỹ thuật; Phục vụ bạn đọc Ba nhóm phải hoạt động theo cách thức chia sẽ, liên kết có phân cơng nhiệm vụ quy trình cơng tác mơ tả cơng việc nhóm cá nhân Quảng bá tài nguyên thông tin thư viện để kịp thời thông tin cho khách hàng biết tài liệu mới, tài liệu theo chuyên đề họ quan tâm cần tham khảo sử dụng • Nhiệm vụ 4: Tổ chức dịch vụ thơng tin tham khảo đảm bảo tiêu chí phục vụ tin, lúc, người cần cách Tổ chức việc đọc chỗ, cho mượn theo quy định sử dụng tài liệu • Nhiệm vụ 5: Tổ chức hoàn thiện CSDL đảm bảo theo chuẩn nghiệp vụ xử lý kỹ thuật Tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện cụ thể bước đầu thư viện Tỉnh, Thư viện Đại Học Khoa Học Huế, Trung tâm Học Liệu Đại Học Huế, Trung tâm Lưu trữ tỉnh… Đảm bảo chuẩn MARC 21, AACR II, LCSH, DDC 21 để tổ chức biên mục sách, ẩn phẩm định kỳ, kho báo trích, CSDL tồn văn số hóa đính kèm địa trang Web phủ gồm Bộ, Trung tâm thông tin, Trung tâm Thông tin, quan nhà nước Kiện toàn hệ thống tra cứu vốn tài liệu tham khảo tốt để tổ chức có hiệu dịch vụ tham khảo Dựa vào mạnh nguồn thồng tin điện tử số hóa thư viện để định hướng phục vụ thông tin trực tuyến cho người sử dụng truy cập chỗ hay từ xa Đảm bảo chuẩn Dublin Core cho kho CSDL Tổng mục nhan đề Thư viện Đảm bảo chuẩn trao đổi liệu Z39.50 để xuất hay nhập liệu theo yêu cầu hợp tác chia sẻ tài nguyên thông tin tư liệu điện tử Tổ chức tập huấn cho người sử dụng biết cách sử dụng tài nguyên thư viện tra cứu 49 BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 7/2009 Xây dựng kho tư liệu số hóa đảm bảo chuẩn số hóa tài liệu TEI, NISO nhằm hai mục đích để bảo đảm truy cập bảo quản vốn thông tin tư liệu thư viện phải đánh giá nâng cao theo yêu cầu định hướng phát triển nhà trường năm Thành đạt • Hiện Thư viện sử dụng phần mềm quản lý thư viện tích hợp 3.6 để quản lý quy trình nghiệp vụ thư viện Số biểu ghi có thư viện 13.326 bao gồm CSDL : Sách, ấn phẩm định kỳ, luận án – luận văn, tài liệu điện tử • Cơ sở vật chất thư viện trang bị đại với hệ thống cổng tử, hệ thống camera giám sát • Hệ thống máy tính cho tác nghiệp thư viện 08 máy; hệ thống máy tính phục vụ tra cứu nguồn tài liệu thư viện khai thác thông tin INTERNET để phục vụ giảng dạy, nghiên cứu khoa học, học tập tự học GV SV gồm 35 máy • Giảng viên, sinh viên tra cứu khai thác vốn tài liệu thư viện qua WEBOPAC mạng nội với địa chỉ: http://klfserver/cmcportal/ • Thư viện trường có cổng thơng tin với địa chỉ: http://www.klfcdsp.huecity.vn tích hợp nhiều tài liệu điện dạng tồn văn, tóm tắt loại giáo trình kinh tế, thư viện – thông tin, tâm lý học, quản lý đất đai từ cổng thông tin cho phép bạn đọc truy cập toàn văn tóm tắt 72 đầu tạp chí Đảm bảo bảo trì, lưu hành, hiệu đính cập nhật sở liệu tài nguyên thông tin Liên kết phối hợp chặt chẽ với khoa Tin học – Ngoại ngữ nhà trường, Sở thông tin – Truyền thông để tư vấn hỗ trợ kịp thời điều kiện sở hạ tầng phát triển công nghệ thơng tin ứng dụng tự động hóa hoạt động nghiệp vụ thư viện • Nhiệm vụ 6: Xây dựng kế hoạch dự báo đánh giá tổng kết nhu cầu hiệu phục vụ thư viện Đánh giá hiệu phục vụ đầu tư thư viện Đánh giá nhu cầu sử dụng thư viện quảng bá để thu hút người sử dụng khai thác tài nguyên thông tin thư viện Xây dựng kế hoạch định kỳ hàng năm cho kế hoạch ngắn hạn dài hạn theo định kỳ năm Tham gia hội thông tin thư viện nước để kịp thời cập nhật sách xu hướng chuẩn nghiệp vụ hoạt động thơng tin thư viện Báo cáo xác cho cấp kịp thời giải ủng hộ kế hoạch, mục tiêu thư viện Mỗi cuối năm, mục tiêu 50 BẢN TIN THƯ VIỆN - CƠNG NGHỆ THƠNG TIN • • • • THÁNG 7/2009 chuyên ngành Việt Nam.Cổng thông tin thư viện link với nhiều trang web khác Bộ GDĐT; Trung tâm Học liệu Đại học Cần Thơ, Đã Nẵng, Huế, Thái Nguyên; liên kết với nguồn học liệu mở để cung cấp thêm giáo trình tài liệu học tập giảng dạy Bên cạnh hệ thống mạng ADSL, thư viện phục vụ dịch vụ tra cứu khai thác INTERNET thông qua hệ thống Wifi Trường CĐSP TT Huế thực đào tạo theo học chế tín từ năm học 2008-2009, sách mở thư viện phải phù hợp cho đào tạo mới: thời gian mở cửa từ 7h đến 20h / ngày từ thứ hai đến thứ bảy hàng tuần Tham gia kiểm định, công nhận chất lượng Bộ GD-ĐT năm học 2008 – 2009 Thực thủ tục qui trình ISO thư viện theo phiên ISO 9001: 2008 Vào ngày 1618/06/2009 đoàn chuyên gia tư vấn đánh giá NQAQUALITY (Vương Quốc Anh) cơng nhận thư viện hồn thành thủ tục qui trình cách tốt đẹp • Thư viện là mơi trường địa điểm tốt cho thực hành, thực tập tốt nghiệp ngành đào tạo Trung cấp Thư viện; Cao đẳng TV-TT Đại học TV-TT có Trường CĐSP TT Huế Định hướng phát triển: Hiện Thư viện trường triển khai kế hoạch nâng cấp chương trình thư viện điện tử phiên 3.6 lên phiên 4.0 đồng thời lập đề án triển khai xây dựng thư viện số; thực tốt thủ tục qui trình ISO thư viện theo phiên ISO 9001: 2008 công nhận vào tháng 8/2009 Với quan tâm đầu tư thích đáng Ban lãnh đạo nhà trường, quan tâm hỗ trợ bạn đồng nghiệp, chia sẻ kinh nghiệm thư viện thành viên Liên chi hội Thư viện Đại học phía Nam (VILASAL), hy vọng thời gian đến Thư viện CĐSP TT Huế gặt hái kết định tiến trình xây dựng thư viện số 51 ... trình độ nghiệp vụ cho cán thư viện, nâng cao trình độ tin học • Xây dựng phát triển thư viện truyền thống lên thư viện điện tử, dần tiến đến thư viện số • Nguồn tài nguyên số ngày gia tăng mạnh mẽ... chuẩn thơng tin thư viện mới, chuẩn mơ hình quản lý tài nguyên số mức cao hạn chế cán thư viện CNTT Sự cần thiết phải đầu tư xây dựng thư viện số Những khó khăn hoạt động quản lý thư viện lý cần... sung sưu tập số sở liệu trực tuyến vào kho tài ngun thơng tin • Hoạt động thư viện cần mở rộng để cung cấp dịch vụ khác cho bạn đọc, để tạo nguồn thu cho thư viện nhằm xây dựng hình ảnh thư viện