Phân tích đánh giá thực trạng HTTTQL ERP trong kinh doanh nhà hàng khách sạn, du lịch lữ hành của 1 số doanh nghiệp trên địa bàn TP Hà Nội hoặc các thành phố khác

Ngành du lịch là một nghành kinh doanh có từ rất lâu đời trên thế giới. Tại các nước phát triển, nghành du lịch phát triển hết sức mạnh mẽ và có lợi nhuận cao với sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ thông tin trong tổ chức và hoạt động. Tại nước ta, những năm gần đây, nghành du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng của nó trong các lĩnh vực kinh tế xã hội ngày càng được mở rộng. Việt Nam là một nước có rất nhiều các danh lam thắng cảnh, các di tích lịch sử; đặc biệt là 1 trong 7 kỳ quan của thế giới Vịnh Hạ Long. Vì vậy hằng năm, lượng khách du lịch tới Việt Nam rất đông, cả khách trong nước và ngoài nước, thuận lợi cho các dịch vụ nhà ở, khách sạn phát triển. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý khách sạn phải xây dựng cho hệ thống khách sạn của mình một hệ thống thông tin phù hợp với tình hình thực tế của khách sạn mình để đảm bào cho nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về sự nhanh chóng, thuận tiện trong những lần đặt phòng, thuê phòng tại khách sạn mình. Không những thế, hệ thống thông tin quản lý khách sạn sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý được tốt hơn về mọi mặt như :quản lý phòng, quản lý hiện trạng phòng, tiện nghi có ở trong phòng, quản lý nhân sự, các dich vụ ăn uống giặt là của khách sạn… Ta thấy rằng, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý cho các khách sạn là rất cần thiết. Hiện nay ở Việt Nam cũng đã có rất nhiều khách sạn đã áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào các hoạt động, tổ chức của doanh nghiệp, trong đó có ERP . Nhưng trên thực tế, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý chưa thực sự đạt hiệu quả cao ở Việt Nam, đặc biệt là ERP vì hệ thống ERP là hệ thống lớn, triển khai tốn thời gian và mất nhiều chi phí.Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải nhìn nhận đánh giá lại và đưa ra các biện pháp sử dụng, quản lý hệ thống thông tin tốt hơn. Để hiểu rõ hơn về điều này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về thực trạng hệ thống thông tin quản lý ERP trong kinh doanh nhà hàng, khách sạn, du lịch lữ hành của 1 số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội hoặc 1 số thành phố khác

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI BÀI THẢO LUẬN Hệ thống thông tin quản lý ĐỀ TÀI: Phân tích đánh giá thực trạng HTTTQL ERP kinh doanh nhà hàng khách sạn, du lịch lữ hành số doanh nghiệp địa bàn TP Hà Nội thành phố khác LỜI MỞ ĐẦU Ngành du lịch nghành kinh doanh có từ lâu đời giới Tại nước phát triển, nghành du lịch phát triển mạnh mẽ có lợi nhuận cao với hỗ trợ đắc lực công nghệ thông tin tổ chức hoạt động Tại nước ta, năm gần đây, nghành du lịch thực phát triển quy mô ảnh hưởng lĩnh vực kinh tế xã hội ngày mở rộng Việt Nam nước có nhiều danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử; đặc biệt kỳ quan giới - Vịnh Hạ Long Vì năm, lượng khách du lịch tới Việt Nam đông, khách nước nước, thuận lợi cho dịch vụ nhà ở, khách sạn phát triển Điều đòi hỏi nhà quản lý khách sạn phải xây dựng cho hệ thống khách sạn hệ thống thơng tin phù hợp với tình hình thực tế khách sạn để đảm bào cho nhu cầu ngày cao khách hàng nhanh chóng, thuận tiện lần đặt phịng, th phịng khách sạn Khơng thế, hệ thống thông tin quản lý khách sạn giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt mặt :quản lý phòng, quản lý trạng phịng, tiện nghi có phịng, quản lý nhân sự, dich vụ ăn uống giặt khách sạn… Ta thấy rằng, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý cho khách sạn cần thiết Hiện Việt Nam có nhiều khách sạn áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào hoạt động, tổ chức doanh nghiệp, có ERP Nhưng thực tế, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý chưa thực đạt hiệu cao Việt Nam, đặc biệt ERP hệ thống ERP hệ thống lớn, triển khai tốn thời gian nhiều chi phí.Vì vậy, doanh nghiệp cần phải nhìn nhận đánh giá lại đưa biện pháp sử dụng, quản lý hệ thống thông tin tốt Để hiểu rõ điều này, tìm hiểu thực trạng hệ thống thơng tin quản lý ERP kinh doanh nhà hàng, khách sạn, du lịch lữ hành số doanh nghiệp địa bàn thành phố Hà Nội số thành phố khác B NỘI DUNG CHÍNH I TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG ERP CHO DOANH NGHIỆP Tổng quan ERP 1.1 Khái niệm Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) hệ thống quản lý tổng thể tài nguyên doanh nghiệp, cho phép tổ chức, doanh nghiệp tự kiểm sốt nguồn lực mình, từ đưa kế hoạch khai thác tài nguyên cách hợp lý từ quy trình nghiệp vụ xây dựng hệ thống Hiện ERP khái niệm trừu tượng nhiều người dùng, có nhiều tổ chức, doanh nghiệp áp dụng vài phân hệ nghiệp vụ để quản lý cho tổ chức, doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý khác sau kết hợp lại cách rời rạc cho ứng dụng ERP Để hiểu rõ khái niệm này: phân tích sau:  R (Resources – Tài nguyên): nguồn lực bên giúp cho tổ chức, doanh nghiệp tồn tại, phát triển bao gồm nguồn lực tài chính, nguồn lực nhân sự, nguồn lực công nghệ với phần cứng, phần mềm, nguồn lực liệu, thơng tin,… Vì ứng dụng ERP tổ chức, doanh nghiệp cần hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu nguồn lực tổ chức nhằm khai thác tối đa điểm mạnh hạn chế bớt điểm yếu tổ chức mang lại giá trị lớn cho hoạt động kinh doanh  P (Planning – hoạch định): kế hoạch, nguyên tắc quy trình nhằm xây dựng, bổ sung, hoàn thiện hoạt động tổ chức Việc hoạch định cần dựa nguồn lực để phát huy hiệu quả, suất nguồn lực khác doanh nghiệp Trong trình hoạt động tổ chức, doanh nghiệp nhà quản lý cần tính tốn, lập kế hoạch, đưa báo cáo khả phát sinh trình điều hành, sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chẳng hạn ứng dụng ERP tính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho nhà máy sản xuất để cung cấp đầy đủ cho đơn hàng nhà cung cấp, phải hoạch định kế hoạch sản xuất cho hợp lý, không thiếu không thừa để đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Hoạch định chiến lược kinh doanh tổ chức, doanh nghiệp dựa phạm vi thị trường, sách giá doanh nghiệp, tỷ lệ chiết khấu…  E (Enterprise – Doanh nghiệp): tổ chức, doanh nghiệp mục đích cuối ERP, kết hợp tất phận, phòng ban, tất chức nghiệp vụ tổ chức, doanh nghiệp vào chung hệ thống quản lý dựa hệ thống máy tính mà đáp ứng tất nhu cầu quản lý khác phận phòng ban doanh nghiệp 1.2 Đặc điểm Theo Zeng et al (2003), hệ thống ERP có đặc điểm sau: - Tính linh hoạt: ERP có khả thích ứng với thay đổi nhu cầu tổ chức tương lai - Tính tồn diện: ERP hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh doanh nghiệp như: bán hàng, quản trị ngun vật liệu, kế tốn tài - Tính liên kết: ERP khơng liên kết chức năng/ phận hệ thống mà liên kết với bên doanh nghiệp 1.3 Các thành phần cấu thành a Quản lý nhân Với doanh nghiệp, quản lý nhân thường ưu tiên số Bởi khơng có nhân viên, khơng có cơng ty Module quản lý nhân phần mềm ERP xử lý nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng, bảo hiểm, … Tuy nhiên, tính quan trọng cần tìm công cụ ERP quản lý lương Việc gửi bảng lương phát hành lương trực cách thủ công tốn nhiều thời gian không hiệu chi phí Thay vào đó, phận nhân tự động hóa khoản tốn bao gồm khấu trừ thuế thu nhập phúc lợi, tích hợp chấm công tiết kiệm nhiều thời gian cho phận quản lý nhân mà đảm bảo hiệu công việc Bằng cách sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp với module kế toán liên kết với module nhân sự, phần tốn lương hàng tháng thực tự động, nhân viên dễ dàng quản lý phiếu lương phản hồi dễ dàng có sai sót b Quản lý quan hệ khách hàng Quản lý khách hàng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ hoạt động quan trọng khác doanh nghiệp Nếu khơng có họ, doanh nghiệp khơng thể tồn tại, chưa nói đến việc phát triển Nhờ tính module quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mà doanh nghiệp lưu trữ theo dõi liệu khách hàng để cải thiện quy trình bán hàng chiến lược tiếp thị Một chức CRM theo dõi thói quen mua hàng khách hàng Khi liệu có đủ, bạn bán chéo hay upsell thời điểm tốt để làm điều Ngồi ra, bạn sử dụng CRM để theo dõi lịch sử trò chuyện với khách hàng tiềm Bằng cách này, bạn biết nhân viên bán hàng nói chuyện với khách hàng, họ nói chuyện họ nói điều Sử dụng thơng tin này, bạn giảm bớt dư thừa quy trình bán hàng, gia tăng hài lòng khách hàng đảm bảo bán hàng thành công Đặc biệt điều hành doanh nghiệp thương mại điện tử, bạn muốn tích hợp quy trình CRM để nhắm mục tiêu quảng cáo xác lưu trữ thơng tin toán khách hàng nhằm đảm bảo khách hàng có trải nghiệm mua hàng tuyệt vời c Hệ thống báo cáo quản trị thông minh Business intelligence (BI) biết đến với tên gọi hệ thống báo cáo quản trị quy trình tích hợp công nghệ mà doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối lượng liệu khổng lồ đến từ nhiều nguồn khác Sau khai thác nguồn liệu cách hiệu quả, tạo tri thức giúp cho nhà quản lý đưa định hiệu hoạt động kinh doanh BI nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn bắt buộc phải có hệ thống ERP Và doanh nghiệp bắt đầu phụ thuộc nhiều liệu để định BI lại trở nên quan trọng hết Trên hệ thống ERP, BI tồn dạng biểu mẫu báo cáo dạng số bảng, biểu đồ, Những báo cáo quản trị hệ thống tổng hợp phân tích từ số liệu nhân viên nhập vào hàng ngày Do đó, tính real-time BI ln đảm bảo BI cịn xóa nhịa ranh giới phịng ban, khơng có “vùng cấm” để cung cấp nhìn đầy đủ cho chủ doanh nghiệp Những thông tin chi tiết hữu ích với phận quản lý định kinh doanh hay lập kế hoạch, chiến lược d Quản lý chuỗi cung ứng Xây dựng chuỗi cung ứng hiệu chưa dễ dàng, đặc biệt khơng có cơng cụ tốt để giám sát hoạt động Hệ thống ERP có thành phần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) quan trọng để trì tính cạnh tranh lĩnh vực Vì vậy, SCM kỳ vọng tối ưu hóa quy trình phân phối sản xuất để tạo chuỗi cung ứng hiệu Điều bắt đầu cách thu thập liệu theo thời gian thực Thành phần SCM hệ thống ERP hỗ trợ thúc đẩy lợi nhuận cách đo lường yếu tố mặt hàng thường mua để tối ưu hóa vị trí trưng bày sản phẩm SCM kết hợp với CRM giúp khách hàng theo dõi lại tình trạng đơn hàng dự tính ngày nhận hàng e Quản lý hàng tồn kho Quản lý hàng tồn kho thành phần ERP thường sử dụng kèm với thành phần khác CRM, SCM Một số tính thành phần quản lý đơn đặt hàng trì định mức tồn kho tối thiểu, tối đa doanh nghiệp f Quản lý tài Thành phần cốt lõi cuối nhắc đến quản lý tài Vì quy trình kinh doanh liên quan đến dịng tiền, cho dù phần tiền lương trả cho nhân viên hay trả tiền để vận chuyển hàng hóa,… Module quản lý tài với mục tiêu phân tích theo dõi liệu tài doanh nghiệp, bao gồm khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợi nhuận chi phí… Từ việc phân tích liệu q khứ, hệ thống tiết lộ xu hướng chi tiêu, giúp CEO lập kế hoạch nhằm gia tăng doanh thu giảm chi phí doanh nghiệp Ngồi sáu thành phần ERP vừa kể trên, phần mềm ERP cịn có số thành tố khác phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể doanh nghiệp như: Quản lý rủi ro; Quản lý nguồn lực tiếp thị; Quản lý đơn hàng; Lập kế hoạch điều độ nâng cao 1.4 Vai trò ERP doanh nghiệp - ERP cung cấp hai khả cho tổ chức: thứ tăng hiệu hoạt động kinh doanh thứ hai cung cấp thông tin trung gian hoạt động giúp nhà quản lý đưa định tốt Việc sử dụng thống sở liệu, đồng nghiệp vụ tác nghiệp hệ thống làm giảm độ trễ xử lý, tránh nhiều sai sót q trình kết xuất báo cáo xử lý tiến trình, điều làm tăng suất hoạt động giúp cho lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp đưa định nhanh chóng xác - ERP giúp tổ chức, doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng yêu cầu khách hàng thông tin học liệu sản phẩm: hệ thống ERP tích hợp đơn đặt hàng, danh mục sản phẩm, kế hoạch sản xuất, liệu phân phối quy trình hoạt động Điều giúp cho việc xử lý thông tin hệ thống tốt đưa thông tin sản phẩm khách hàng đặt hàng, số xác cần mua sắm từ nhà cung cấp nguyên vật liệu nhằm giúp việc tạo đơn hàng sát với thực tế hệ thống sản xuất giảm thiểu thời gian lưu kho sản phẩm thành phần kho - ERP cung cấp nhiều thông tin có giá trị giúp cải thiện việc định quản lý cho cấp lãnh đạo, người quản lý cho cấp lãnh đạo, người quản lý tổ chức, doanh nghiệp có quyền truy cập để giây, phút thông tin liệu doanh số bán hàng, hàng tồn kho liệu sản xuất, đồng thời sử dụng thông tin để tạo nên dự báo doanh thu xác hơn, đưa dự báo sản xuất gần với thực tế Ứng dụng ERP doanh nghiệp Trên giới, việc ứng dụng ERP phổ biến, Việt Nam, việc ứng dụng ERP dần nhiều doanh nghiệp trọng triển khai Việc triển khai ERP phức tạp so với phần mềm khác yêu cầu chi phí đầu tư lớn, thời gian triển khai lâu dài lên đến năm Tuy nhiên, ứng dụng giải pháp ERP vào sản xuất kinh doanh xu tương lai, xây dựng thành công giải pháp tiết kiệm nhiều nguồn lực doanh nghiệp II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CỦA ERP TRONG KINH DOANH NHÀ HÀNG, KHÁCH SẠN, DU LỊCH LỮ HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI HOẶC CÁC THÀNH PHỐ KHÁC Kết khảo sát 1.1 Phạm vi khảo sát phương pháp khảo sát Phạm vi nghiên cứu đề tài khách sạn, du lịch lữ hành địa bàn Hà Nội, TPHCM Cuộc khảo sát tiến hành cách gửi bảng hỏi đến doanh nghiệp nhận phản hồi từ doanh nghiệp ứng dụng ERP kinh doanh 1.2 Tình hình ứng dụng ERP kinh doanh khách sạn, du lịch lữ hành khảo sát a Các doanh nghiệp ứng dụng ERP Biểu đồ 1.1 Lĩnh vực doanh nghiệp ứng dụng ERP Qua khảo sát, nhóm thu doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP kinh doanh là: Hyatt Regency West Hanoi; Công ty TNHH Dịch vụ du lịch Đại Việt Á Châu ; Saigontourist ; Deawoo hotel Trong có 50% doanh nghiệp dịch vụ du lịch lữ hành, 50% khách sạn Chiếm nửa doanh nghiệp có thời gian hoạt động 10 năm là: Saigontourist Deawoohotel, khách sạn Hyatt hoạt động năm Công ty Đại Việt Á Châu hoạt động từ - năm Các doanh nghiệp du lịch - lữ hành khách sạn có số nhân viên đơng, chiếm 75% khảo sát 1000 người, lại chiếm 25% khách sạn Hyatt Regency West Hanoi có số lượng nhân viên từ 100 - 500 người Bảng 1.1: Bảng tổng hợp giải pháp ERP ứng dụng doanh nghiệp khảo sát STT Tên Doanh nghiệp Phần mềm ERP sử dụng Opera Compiere Hyatt Regency West Hanoi Công ty TNHH dịch vụ du lịch Đại Việt Á Châu Saigontourist Daewoohotel NewWay PMS NewWay PMS Nhà tư vấn- triển khai ERP hợp tác Viettel Aptean Công ty cổ phần giải pháp công nghệ Newway Công ty cổ phần giải pháp công nghệ Newway Theo kết khảo sát doanh nghiệp nhìn chung có thời gian triển khai phần mềm ERP cịn từ 1- năm, có Daewoohotel có thời gian triển khai năm Dựa hợp tác tin cậy với doanh nghiệp bán phần mềm ERP, doanh nghiệp dịch vụ du lịch, lữ hành khách sạn lựa chọn cho đối tác phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Biểu đồ 1.2: Các phân hệ chức mà doanh nghiệp triển khai sử dụng Các phân hệ chức mà doanh nghiệp triển khai nhờ sử dụng phần mềm ERP, thông qua biểu đồ 1.2, ta thấy 100% doanh nghiệp sử dụng phần mềm để bán hàng( bán dịch vụ kinh doanh ) mình, 75% dùng cho kế tốn- tài chính, lập báo cáo, dịch vụ; 50% dùng cho hoạt động quản lý nhân sự, dự đoán lập kế hoạch kinh doanh ; 25% ứng dụng việc mua hàng, tốn, đặt phịng… Mức độ hài lịng khách sạn, doanh nghiệp du lịch lữ hành cao: doanh nghiệp hài lòng ( chiếm 75%), doanh nghiệp hài lòng ( chiếm 25% ) sử dụng phần mềm ERP Biểu đồ 1.3: Những lý dẫn đến định ứng dụng ERP doanh nghiệp Qua kết khảo sát tổng hợp biểu đồ 1.3, số lí sau doanh nghiệp lựa chọn 75% doanh nghiệp nhận thấy hệ thống cũ có nhiều sai sót, khơng đáp ứng yêu cầu quản lí, 50% doanh nghiệp dựa tầm nhìn nhà lãnh đạo nhận thức tầm quan trọng ERP, 25% doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi hoạt động kiểm soát áp lực cạnh tranh ngành Biểu đồ 1.4: Hình thức bán phòng, dịch vụ khách sạn, doanh nghiệp du lịch lữ hành Các khách sạn, doanh nghiệp du lịch lữ hành bán sản phẩm dịch vụ qua hình thức: bán trực tiếp (qua phận lễ tân ), qua website thức doanh nghiệp, qua hotline chiếm , email chiếm 100% bán qua bên trung gian khác chiếm 25% Bảng 1.2: Những lợi ích mà ERP mang lại sau triển khai khách sạn, DN du lịch lữ hành Những lợi ích đạt khách sạn, DN du lịch lữ hành Kiểm sốt thơng tin khách đặt phịng, Tỷ lệ phần Số lượng trăm 75% dịch vụ, tài dễ dàng Kiểm tra danh sách, tình trạng buồng 50% khách sử dụng nhanh, xác Kiểm tra chất lượng sản phẩm phục vụ 50% nhanh Quy trình kinh doanh thống rõ 75% ràng Tiết kiệm thời gian chi phí Kiểm sốt q trình hoạt động kinh 100% 75% doanh chặt chẽ Thay đổi cách thức làm việc hiệu Hỗ trợ trình định lập kế 75% 25% hoạch hiệu Quản lý nguồn nhân lực hiệu 75% Lợi ích ERP yếu tố định đến khả sử dụng ERP doanh nghiệp Từ kết khảo sát ta thấy 100% doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian chi phí cho hoạt động quản lí vận hành hoạt động kinh doanh , 75% doanh nghiệp muốn kiểm sốt thơng tin khách đặt phịng, dịch vụ, tài dễ dàng, thống quy trình kinh doanh, kiểm sốt hoạt động kinh doanh chặt chẽ, quản lí nguồn lực hiệu quả, thay đổi cách thức làm việc, 50% doanh nghiệp muốn thông qua ERP để kiểm tra chất lượng sản phẩm, dịch vụ phục vụ nhu cầu khách hàng nhanh; kiểm tra danh sách, tình trạng buồng khách sử dụng cách nhanh chóng, xác; 25% doanh nghiệp sử dụng ERP để hỗ trợ định lập kế hoạch 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến khả ứng dụng ERP thành công doanh nghiệp Biểu đồ 1.5: Mức độ ảnh hưởng yếu tố đến khả ứng dụng ERP thành cơng khơng thấp trung bình cao cao 2 00 11 00 0 22 11 00 111 0 00 Theo kết khảo sát, tất doanh nghiệp cho yếu tố đưa bảng khảo sát có ảnh hưởng đến khả ứng dụng ERP thành công Đặc biệt, yếu tố chiến lược, kế hoạch phát triển chi tiết, rõ ràng, phù hợp đánh giá cao với tỷ lệ lớn Yếu tố Sự ủng hộ giúp đỡ, theo dõi sát ban lãnh đạo công ty đánh giá cao với tỷ lệ lớn Các yếu tố khác có ảnh hưởng mức độ khác 1.4 Sự tác động ERP đến tổ chức hệ thống nguồn lực cùa doanh nghiệp sau DN ứng dụng ERP Biểu đồ1.6 Nhân tốkhông tác độngThấp ERP đếnbình tổ chức nguồn lực doanh nghiệp khảo sát Trung Caohệ thống Rất cao → 1.5 Mức độ ảnh hưởng DN sử dụng ERP Thấp Trung bình1.7 Cao caohưởng DN sử dụng ERP Biểu đồ Mức độRất ảnh 3 0 2 1 0 0 0 → Khi sử dụng ERP, “ chức phần mềm đáp ứng yêu cầu công việc”, “ chất lượng hỗ trợ bên tư vấn” có mức độ ảnh hưởng chiếm tỷ lệ cao tới DN Chiếm tỷ lệ cao yếu tố “ Tính hữu dụng ERP” ERP tích hợp nhiều ứng dụng khác nên có mức độ ảnh hưởng cao đến DN trình sử dụng Biểu đồ 1.8: Các hoạt động mà Khách sạn, DN du lịch lữ hành tham gia giai đoạn triển khai ERP → Trong giai đoạn triển khai ERP, doanh nghiệp khảo sát tham gia vào hoạt động thiết kế hệ thống kế toán, lựa chọn sản phẩm ERP (chiếm 75% doanh nghiệp), 50% doanh nghiệp lựa chọn nhà tư vấn- triển khai, phân tích đặc điểm doanh nghiệp, xác định yêu cầu thông tin, đánh giá hệ thống ERP, huấn luyện đào tạo Biểu đồ 1.9: Việc cung cấp, nắm bắt thông tin DN sau ứng dụng ERP → Sau ứng dụng ERP, 75% DN khảo sát thấy việc cung cấp, nắm bắt thông tin đáp ứng linh hoạt nhu cầu, 50% doanh nghiệp khảo sát cho biết thông tin nắm bắt kịp thời, tổng hợp chi tiết, doanh nghiệp (25%) thấy nội dung thông tin đầy đủ Biểu đồ 1.10: Mức độ tích hợp chức DN sau sử dụng ERP 90% → Mức độ tích hợp chức doanh nghiệp sau sử dụng ERP đạt hiệu cao từ 70 – 90% chiếm 50%, từ 30 – 50% chiếm 25%, từ 50 – 70% chiếm 25% Biểu đồ 1.11: Mức độ hài lòng sử dụng phần mềm ERP → Qua biểu đồ trên, ta thấy đa số doanh nghiệp mà nhóm khảo sát cảm thấy hài lòng với việc sử dụng phần mềm ERP tại, có khách sạn Deawoohotel cảm thấy hài lòng với phần mềm sử dụng khách sạn Tổng quát thực trạng hệ thống thông tin quản lý ERP khách sạn, doanh nghiệp du lịch lữ hành Trong năm gần đây, xu hướng sử dụng phần mềm quản lý ERP ngày trở nên phổ biến phát triển mạnh mẽ nhu cầu muốn hồn thiện cơng tác quản lý doanh nghiệp du lịch - lữ hành nhà hàng, khách sạn Bên cạnh nhu cầu tận dụng tối đa nguồn lực doanh nghiệp, tránh để lãng phí nguồn lực khai thác quản lý không hiệu Đó lý mà phần mềm ERP trở nên phổ biến trở thành xu hướng nhiều doanh nghiệp lựa chọn Sử dụng phần mềm quản lý ERP xu tất yếu hệ xu quan trọng khác toàn xã hội Việc nhận thức đắn xu giúp cho doanh nghiệp bắt kịp thời đại, không bị tụt lùi thị trường Năm 2016, Ban đạo công nghệ thông tin quốc gia làm khảo sát việc ứng dụng ERP 217 doanh nghiệp du lịch- lữ hành nhà hàng, khách sạn Theo kết thống kê, doanh nghiệp đầu tư khoản chi phí nhỏ bé 0,05- 0,08% doanh thu cho công nghệ thông tin Đa phần doanh nghiệp đầu tư lần để mua phần mềm công nghệ thông tin nâng cấp ứng dụng cũ, chi phí đầu tư thấp hiệu đạt không cao Đến nay, Hà Nội có gần 45% doanh nghiệp du lịch- lữ hành, khách sạn ứng dụng ERP cơng tác quản lí doanh nghiệp, chủ yếu công ty du lịch- lữ hành, nhà hàng, khách sạn có quy mơ lớn, cịn cơng ty dịch vụ du lịch, lữ hành, nhà hàng khách sạn có quy mơ vừa nhỏ chưa thực quan tâm đến vấn đề Trong số công ty du lịch lữ hành, nhà hàng, khách sạn ứng dụng ERP vào hoạt động quản lí có khoảng gần 20% doanh nghiệp cảm thấy hài lòng với phần mềm sử dụng, kết khảo sát doanh nghiệp bao gồm công ty dịch vụ du lịch, lữ hành khách sạn có khách sạn cảm thấy hài lòng với phần mềm ERP sử dụng Ngoài việc ứng dụng tốt, doanh nghiệp lớn có khả kiểm tra đánh giá quy trình sử dụng ERP tốt doanh nghiệp vừa nhỏ có sử dụng phần mềm ERP vấn đề kinh nghiệm, kĩ nhân sự, tổ chức nhận thức lãnh đạo khác Tuy rằng, doanh nghiệp dần nhận thức lợi ích tầm quan trọng ứng dụng ERP doanh nghiệp, số thực Bởi gặp phải hạn chế chi phí, nhận thức, nhân lực khả cung ứng sản phẩm dịch vụ CNTT tốt cho doanh nghiệp có quy mơ vừa nhỏ Đa phần doanh nghiệp vừa nhỏ sử dụng phần mềm đơn lẻ kế tốn, quản lí kinh doanh, quản lí bán hàng, phần mềm điều hành thông tin nội bộ, phần mềm lập kế hoạch sản xuất, quản lí nhân Các phần mềm áp dụng đơn lẻ có hiệu tốt, doanh nghiệp muốn mở rộng quy mơ, hệ thống thành “hịn đá ngáng đường” thơng tin khơng có tính thống phận, làm giảm hiệu hoạt động doanh nghiệp Nhờ sức ảnh hưởng công nghệ 4.0 cạnh tranh gay gắt thị trường du lịch, dịch vụ mà công ty dịch vụ du lịch, lữ hành, nhà hàng khách sạn ngày quan tâm đến việc ứng dụng ERP vào q trình quản lí doanh nghiệp hơn, doanh nghiệp vừa nhỏ nhận lợi ích “theo đuổi” doanh nghiệp lớn, số quan sát cân nhắc xem có nên triển khai hay triển khai vào thời điểm thích hợp Vì nhận thức ERP ngày cao xu hướng ứng dụng ERP vào ngành rõ nét 3.Thuận lợi khó khăn áp dụng hệ thống ERP kinh doanh khách sạn, DN du lịch lữ hành * Thuận lợi áp dụng ERP: Tại Việt Nam, triển khai phân hệ mới, DN có điều kiện mời chun gia nước ngồi có kinh nghiệm lâu năm chun mơn, biết cách ứng dụng quy trình tốt sử dụng giới vào giải pháp chuyên ngành Việt Nam  Chuẩn hóa quy trình làm việc Việc ứng dụng ERP góp phần chuẩn hóa quy trình hoạt động doanh nghiệp Đối với khách sạn khảo sát trên, ứng dụng phần mềm ERP quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn tạo quy trình hoạt động thống rõ ràng phận chức khách sạn, du lịch lữ hành Tiết kiệm chi phí Việc sử dụng tích hợp ERP thay cho nhiều phần mềm rời rạc giúp khách sạn giảm thiểu chi phí, thời gian triển khai Bên cạnh đó, việc sử dụng tập trung hệ thống giúp tiết kiệm thời gian đồng thời xảy sai sót liệu có tính kế thừa liên kết nhau, kiểm soát chặt chẽ quy trình thuật tốn sẵn có tích hợp hệ thống ERP Do liệu ghi nhận cập nhật theo thời gian thực nên khách sạn, doanh nghiệp lữ hành cập nhật thơng tin buồng phịng, dịch vụ bổ sung, giải trí cách hiệu Tăng hiệu suất làm việc ERP giải pháp cho phép khách sạn, DN lữ hành vận hành sản xuất kinh doanh hiệu sử dụng nhân lực Việc áp dụng phần mềm giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân viên thời điểm doanh nghiệp khó khăn giúp cho doanh nghiệp khơi phục lại hoạt động doanh nghiệp  Quản trị thông tin hiệu Giải pháp phần mềm ERP giải pháp phần mềm đời giúp hỗ trợ cho công tác quản trị của, doanh nghiệp ERP giúp khách sạn tích hợp cơng việc, thơng tin tất phòng ban, chức hệ thống máy tính để dễ dàng theo dõi Từ đó, giúp cho hoạt động kinh doanh trở nên hiệu * Khó khăn  Chi phí phần mềm Chi phí mà doanh nghiệp cần trả áp dụng giải pháp quản lý khách sạn ERP thách thức số doanh nghiệp nhỏ vừa chưa phát triển hoạt động kinh doanh khơng ổn định Ngồi chi phí cho tư vấn, triển khai phần mềm doanh nghiệp cịn phải trả khoản tiền quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm Vì tổng chi phí bỏ doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên cao Cịn doanh nghiệp lớn việc áp dụng phần mềm ERP khơng xác khiến cho doanh nghiệp tổn thất lớn gây ngưng trệ, giảm lợi nhuận doanh nghiệp Do đó, ERP coi giải pháp dài hạn, mang tính chiến lược có tầm nhìn xa  Doanh nghiệp đơn vị triển khai ERP không thống Trong trình triển khai giải pháp ERP, có nhiều vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thay đổi, điều cần hai bên thơng báo xác kịp thời cho nhau, để đảm bảo hai bên biết họ đã, đang, làm Bởi nhà cung cấp ERP không thực hiểu khách hàng cần dẫn đến việc thiết kế cấu hình ERP khơng phù hợp với mơ hình doanh nghiệp Cũng nhà lãnh đạo doanh nghiệp khơng hồn tồn tin tưởng nhà cung cấp, khơng muốn tiết lộ “bí kinh doanh”, dẫn tới đưa khơng đầy đủ thơng tin mơ hình hoạt động doanh nghiệp Điều gây tình trạng hệ thống ERP khơng hồn chỉnh tương thích hồn tồn với nhu cầu doanh nghiệp  Trình độ quản lý doanh nghiệp chưa cao, quy trình sản xuất chưa chuẩn hóa  Số lượng chuyên gia giỏi lĩnh vực cịn q ít, chủ yếu trưởng thành trình triển khai ERP doanh nghiệp nước Việt Nam  Thời gian triển khai kéo dài Quá trình triển khai ERP trải qua nhiều giai đoạn thường kéo dài từ đến năm Những tập đoàn lớn triển khai công ty thời gian kéo dài đến năm Mức độ ứng dụng ERP vào thực tiễn mức tương đối rào cản “văn hóa” doanh nghiệp Một số tổ chức phải sử dụng song song nhiều phần mềm ERP lúc để có lựa chọn thích hợp Nguyên nhân a Nguyên nhân khiến doanh nghiệp lựa chọn ERP * Khách quan Việc triển khai ERP doanh nghiệp đơi mang tính chất phong trào Khi lĩnh vực mà đối thủ triển khai thành cơng ERP việc doanh nghiệp không đầu tư vào ERP dẫn tới giảm khả cạnh tranh * Chủ quan  Tối ưu hóa vận hành Ngành du lịch, khách sạn đòi hỏi doanh nghiệp luôn phải tập trung vào làm dịch vụ tốt cho khách hàng nên nhiều bên quên tập trung vận hành máy doanh nghiệp Khi sử dụng phần mềm quản lý nghiệp vụ du lịch ERP, doanh nghiệp tối ưu vận hành, kết nối phận  Kiểm sốt tốt thơng tin khách hàng Dữ liệu khách hàng quan trọng doanh nghiệp lớn, nhỏ lĩnh vực dịch vụ Việc ghi chép thủ cơng mang lại khơng rắc rối đơn vị có lượng khách hàng lớn liên tục Vì vậy, phần mềm ERP phổ biến cho phép thông tin khách hàng nằm chung tính bảo mật tốt để phận dễ dàng cập nhật  Kiểm sốt thơng tin tài Phần mềm ERP phần mềm tổng hợp liệu tài lại thành mối phiên để hạn chế đánh giá sai lệch ERP giúp khách sạn, DN lữ hành tạo báo cáo tài theo quy chuẩn để thống kê  Đánh giá chất lượng Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra & theo dõi tính đồng chất lượng sản phẩm Theo dõi nhân chuẩn hóa Việc theo dõi nhân viên, khối lượng công việc, hiệu suất công việc, tính lương khoản phúc lợi khơng cần phải ghi thủ cơng có ERP Phần mềm đại giúp doanh nghiệp làm cơng việc nhân nhân viên kế tốn lương Nguyên nhân doanh nghiệp triển khai ERP thất bại a Khách quan - Vấn đề từ phía nhà cung cấp Nhiều chuyên gia tư vấn nhiều đơn vị triển khai ERP thường tập trung vào cơng nghệ người quy trình Tính phần mềm tiêu chí quan trọng góp phần tạo nên thành cơng dự án ERP b Chủ quan  Triển khai ERP thất bại định vội vàng ERP hệ thống phức tạp, đòi hỏi trước triển khai phải có chuẩn bị chu đáo, có kế hoạch rõ ràng, chi tiết Kế hoạch triển khai ERP phải đảm bảo tính trực quan, khả thi cụ thể Chính vậy, để lên kế hoạch triển khai hợp lý đòi hỏi nhà quản trị phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại bỏ qua bước chuẩn bị chuẩn bị sơ sài mà vội vàng định đầu tư Sự vội vàng doanh nghiệp nóng lòng muốn tăng khả cạnh tranh, muốn tối ưu quy trình sớm tốt đơn giản chạy theo xu hướng Nhưng dù với lý gì, định vội vàng gây hậu lớn  Vấn đề nguồn nhân lực Trong triển khai ERP, doanh nghiệp cần nhập liệu vào hệ thống ERP Tuy nhiên, thực tế doanh nghiệp có nhân viên có trình độ tin học tốt Do đó, việc tiếp cận làm quen để chuyển đổi liệu điều khó mà thích nghi với nhân viên Một thực trạng xảy chưa quen với hệ thống ERP nên nhiều nhân viên chọn cách làm trước kia, có số liệu nhập vào phần mềm cho có để báo cáo Cách làm vơ tốn thời gian thể rõ rệt việc triển khai ERP thất bại  Không bám sát quy trình ERP vốn phức tạp nên địi hỏi thời gian triển khai lâu dài cẩn thận Một kế hoạch triển khai hợp lý giúp quy trình trở nên thuận lợi Nhà cung cấp doanh nghiệp cần bàn bạc để đưa phương pháp quy trình triển khai phù hợp Và điều cần lưu ý doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp cần theo sát quy trình để đạt hiệu cao Nhiều doanh nghiệp triển khai thất bại chủ quan ỷ lại vào nhà cung cấp Nguyên nhân doanh nghiệp cho việc triển khai trách nhiệm nhà cung cấp Nhưng trách nhiệm triển khai phải từ hai phía phải có hợp tác, bám sát để hồn thành triển khai  Khơng thích ứng thay đổi Khi ứng dụng ERP kinh doanh khách sạn, du lịch cần truyền đạt cho phận lợi ích cụ thể dự án ERP cho công việc hàng ngày giúp nhân viên làm quen với hệ thống thông qua hội thảo đào tạo Khi nhân viên hiểu thay đổi xảy lợi ích mà thay đổi mang lại, họ có tảng để chuyển từ nỗi sợ hãi việc tăng thoải mái với trình thay đổi (nghĩa triển khai ERP) Các khách sạn, du lịch thường thất bại ứng dụng phần mềm quản lý ERP khơng thích ứng với phần mềm cách làm việc Đánh giá thực trạng a Đánh giá ứng dụng HTTTQL ERP nhà hàng khách sạn, du lịch lữ hành địa bàn Hà Nội, thành phố khác Các khách sạn, du lịch lữ hành từ 100 đến 1000 nhân viên sử dụng phần mềm ERP Quy mô vừa phải, dễ áp dụng, dễ thay đổi, dễ tinh chỉnh đội ngũ Đối với doanh nghiệp nhỏ vừa việc kết nối liệu mức đơn giản nhất, vòng tròn khép kín khách sạn, du lịch lữ hành Các khách sạn, du lịch lữ hành nhỏ sử dụng phần mềm quản lý chưa tích hợp nhiểu chức Nhân chưa tiếp cận công nghệ nhiều, chưa thật trọng vào việc ứng dụng hệ thống phần mềm ERP chuyên nghiệp Đối với khách sạn, doanh nghiệp lữ hành có quy mơ lớn ứng dụng phần mềm ERP tích hợp đa dạng chức tài chính, nhân sự, quản lý, định, bán hàng b Hạn chế Chi phí triển khai cao, khách sạn, du lịch lữ hành không điều tư nhiều vào việc ứng dụng phần mềm Quyết tâm triển khai ERP lãnh đạo chưa cao Với lợi ích từ ERP biết cần gặp khó chủ khách sạn hay du lịch lữ hành dễ nản Dẫn tới dự án bị dừng lúc Bất đồng ý kiến khách sạn, du lịch lữ hành triển khai đơn vị tư vấn Việc hay xảy bên Dù khảo sát, chốt vấn đề, nhiên đôi lúc bất đồng ý kiến ERP thế, lúc vận hành trơn tru Nhân trẻ rào cản mặt ngôn ngữ tiếng anh, yếu tin học gặp phải khó khăn định Doanh nghiệp Việt nói chung hay khách sạn, du lịch lữ hành chưa có mơ hình chuẩn hóa, đơn vị lại có kiểu quản lý khác Đặc biệt thường xuyên thay đổi tiêu quản lý Đề xuất kiến nghị a Hiểu tầm quan trọng đề xuất giải pháp ERP Một đề xuất giải pháp kinh doanh đảm bảo DN nhận lợi ích kinh doanh đo lường từ phần mềm ERP Nó đảm bảo dự án đạt mục tiêu kinh doanh, không mục tiêu CNTT b.Thừa nhận thách thức rủi ro Rõ ràng, có thách thức lần triển khai ERP Một đề xuất giải pháp cho phép tổ chức có nhìn trung thực trở ngại phải vượt qua, cho dù thiếu nguồn lực, thiếu chun mơn / thiếu nhân viên phận điều hành c Xác định mục tiêu doanh nghiệp Các DN có nhiều mục tiêu muốn đạt thơng qua thực hiện: - Cải thiện dịch vụ khách hàng: Mọi đề xuất giải pháp nên xem xét đến lợi ích dịch vụ khách hàng phần mềm ERP - Cải tiến quy trình kinh doanh - Cải thiện tinh thần nhân viên: Một hệ thống ERP cải thiện tinh thần nhân viên cách làm cho nhân viên làm việc dễ dàng Tinh thần nhân viên đo lường đánh giá cách phân phối khảo sát, tiến hành nhóm tập trung / theo dõi tỷ lệ doanh số - Tăng lợi nhuận: Nếu quy trình xếp hợp lý, hài lòng khách hàng tăng lên tinh thần nhân viên cải thiện, điều dẫn đến kết tài tích cực Trường hợp kinh doanh nên phác thảo tổng chi phí sở hữu giải pháp ERP mới, bao gồm chi phí triển khai Khi bạn tập trung vào chi phí lợi ích, bạn cho thấy sau vượt trội trước d Xem xét lựa chọn thay để triển khai ERP Thay triển khai phần mềm ERP mới, số tổ chức nâng cấp phần mềm có họ, cải thiện quy trình kinh doanh họ mà khơng cần công nghệ đơn giản định không làm thời gian Điều quan trọng xem xét chi phí lựa chọn so với chi phí triển khai ERP e Xây dựng kế hoạch dự án ERP f Đo lường kết Khi xây dựng đề xuất giải pháp kinh doanh bắt đầu dự án, thời gian để bắt đầu đo lường kết Điều quan trọng phải đo lường kết suốt dự án để theo dõi tiến trình mình, thúc đẩy trách nhiệm theo dõi ngân sách ... nhà hàng, khách sạn, du lịch lữ hành số doanh nghiệp địa bàn thành phố Hà Nội số thành phố khác B NỘI DUNG CHÍNH I TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG ERP CHO DOANH NGHIỆP Tổng quan ERP 1. 1 Khái niệm... nghiệp du lịch- lữ hành, khách sạn ứng dụng ERP cơng tác quản lí doanh nghiệp, chủ yếu công ty du lịch- lữ hành, nhà hàng, khách sạn có quy mơ lớn, cịn công ty dịch vụ du lịch, lữ hành, nhà hàng. .. DU LỊCH LỮ HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI HOẶC CÁC THÀNH PHỐ KHÁC Kết khảo sát 1. 1 Phạm vi khảo sát phương pháp khảo sát Phạm vi nghiên cứu đề tài khách sạn, du lịch lữ hành địa bàn Hà Nội, TPHCM Cuộc