Khởi tạo và Lựa chọn Dự án (Project Initiation and selection)

Lecture 02 - Project Initiation and selection Lecture 2/IT-PM Khởi tạo Lựa chọn Dự án (Project Initiation and selection) Lecturer: Ha Dai Duong Department of Information System Faculty of Information Technology Nội dung Hình thành dự án Cơng cụ phân tích tài Lựa chọn dự án Kế hoạch ban đầu IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn Lecture 02 - Project Initiation and selection Nội dung Hình thành dự án Cơng cụ phân tích tài Lựa chọn dự án Kế hoạch ban đầu IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn Hình thành dự án  Các pha trong QLDA IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn Lecture 02 - Project Initiation and selection Hình thành dự án Trình tự phát triển dự án   Trình tự phát triển DA thường trải qua giai đoạn: Nghiên cứu phát hội đầu tư Nghiên cứu tiền khả thi Nghiên cứu khả thi Kết nghiên cứu giai đoạn theo hướng ngày chi tiết hơn, xác tốn IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn Hình thành dự án Nghiên cứu hội đầu tư     Là giai đoạn đầu trình hình thành dự án Là bước nghiên cứu sơ nhằm xác định triển vọng đem lại hiệu mức độ phù hợp với chiến lược phát triển chung công ty Nội dung việc nghiên cứu hội đầu tư xem xét nhu cầu, khả cho việc tiến hành dự án đầu tư, kết hiệu đạt tiến hành đầu tư IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn Lecture 02 - Project Initiation and selection Hình thành dự án Nghiên cứu hội đầu tư  Để phát hội đầu tư cần xuất phát từ cứ:       Chiến lược, qui hoạch phát triển lĩnh quan tâm đơn vị qui mô lớn hơn; Nhu cầu thị trường; Hiện trạng vấn đề; Tiềm sẵn có, lợi công ty lĩnh vực cạnh tranh; Những kết tài chính, kinh tế xã hội đạt IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn Hình thành dự án Nghiên cứu hội đầu tư    Mục tiêu việc nghiên cứu hội đầu tư xác định cách nhanh chóng tốn chi phí lại thấy khả đầu tư dự án Trên sở thông tin đưa ra, đủ người có khả đầu tư (nhà tài trợ) phải cân nhắc, xem xét đến định có triển khai tiếp giai đoạn nghiên cứu sau hay không? IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn Lecture 02 - Project Initiation and selection Hình thành dự án Nghiên cứu hội đầu tư    Bản chất nghiên cứu hội đầu tư sơ sài Việc xác định đầu vào, đầu hiệu tài chính, kinh tế dự án thường dựa vào ước tính tổng hợp, dự án tương tụ Việc nghiên cứu phát hội đầu tư cấp độ phải tiến hành thường xuyên để cung cấp dự án sơ cho nghiên cứu tiền khả thi khả thi, từ xác định danh mục dự án đầu tư IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn Hình thành dự án Nghiên cứu tiền khả thi     Là giai đoạn nghiên cứu hội đầu tư có nhiều triển vọng lựa chọn Giai đoạn nghiên cứu sâu hơn, chi tiết khía cạnh mà giai đoạn trước thấy phân vân chưa chắn nhằm tiếp tục lựa chọn, sàng lọc để khẳng định tính khả thi hội đầu tư Với hội đầu tư có qui mơ nhỏ, khơng phức tạp kỹ thuật triển vọng rõ ràng bỏ qua giai đoạn nghiên cứu tiền khả thi IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 10 Lecture 02 - Project Initiation and selection Hình thành dự án Nghiên cứu tiền khả thi  Nội dung nghiên cứu tiền khả thi gồm:      Nghiên cứu khía cạnh kinh tế, xã hội, pháp lý có ảnh hưởng đến q trình thực dự án Nghiên cứu thị trường, dự báo khả thâm nhập thị trường sản phẩm dự án Nghiên cứu kỹ thuật: lựa chọn hình thức đầu tư, qui mơ dự án để xem xét khía cạnh kỹ thuật dự án Nghiên cứu khía cạnh tổ chức quản lý nhân dự kiến cho dự án IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 11 Hình thành dự án Nghiên cứu tiền khả thi     Nghiên cứu tiền khả thi xem bước trung gian nghiên cứu hội đầu tư nghiên cứu khả thi Giai đoạn dừng lại nghiên cứu sơ yếu tố dự án Cần tiến hành nghiên cứu tiền khả thi trước tiến hành nghiên cứu khả thi nghiên cứu khả thi cơng việc tốn tiền bạc thời gian IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 12 Lecture 02 - Project Initiation and selection Hình thành dự án Nghiên cứu tiền khả thi  Đặc điểm nghiên cứu giai đoạn chưa chi tiết, độ xác chưa cao Sản phẩm cuối nghiên cứu tiền khả thi báo cáo nghiên cứu tiền khả thi Nội dung báo cáo gồm vấn đề bản:     Giới thiệu chung hội đầu tư theo nội dung nghiên cứu tiền khả thi Làm rõ khó khăn cho q trình thực dự án, đòi hỏi phải tổ chức nghiên cứu chức hỗ trợ IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 13 Hình thành dự án Nghiên cứu khả thi     Đây bước cuối để chọn lựa dự án Giai đoạn phải khẳng định hội đầu tư có khả thi hay khơng Ở giai đoạn nội dung nghiên cứu làm chi tiết hơn, xác IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 14 Lecture 02 - Project Initiation and selection Hình thành dự án Nghiên cứu khả thi  Mọi khía cạnh nghiên cứu xem xét trạng thái động, tức có tính đến yếu tố bất định xảy theo nội dung nghiên cứu Xem xét tính vững hiệu dự án điều kiện có tác động yếu tố bất định đưa biện pháp tác động bảo đảm cho dự án hiệu   IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 15 Hình thành dự án Nghiên cứu khả thi  Nội dung nghiên cứu giai đoạn gồm:        Nghiên cứu điều kiện vĩ mơ ảnh hưởng đến hình thành hoạt động dự án Nghiên cứu vấn đề thị trường Nghiên cứu khía cạnh kỹ thuật, cơng nghệ dự án Nghiên cứu khía cạnh tài dự án Nghiên cứu khía cạnh tổ chức; Nghiên cứu lợi ích kinh tế - xã hội IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 16 Lecture 02 - Project Initiation and selection Hình thành dự án Nghiên cứu khả thi    Kết nghiên cứu khả thi cụ thể báo cáo nghiên cứu khả thi Là sở để xem xét lần cuối nhằm đến kết luận đầu tư hay không dự án IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 17 Nội dung Hình thành dự án Cơng cụ phân tích tài Lựa chọn dự án Kế hoạch ban đầu IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 18 Lecture 02 - Project Initiation and selection Công cụ phân tích tài  Mục đích     Là nội dung quan trọng nhằm phân tích tính khả thi dự án Xem xét nhu cầu đảm bảo nguồn lực tài cho việc thực có hiệu cơng việc dự án Dự tính khoản chi phí, lợi ích hiệu kinh tế, sở xác định tiêu phản ánh hiệu tài dự án Đánh giá độ an toàn tài dự án IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 19 Cơng cụ phân tích tài  Vai trị     Có vai trị quan trọng thành công dự án Với chủ đầu tư: cung cấp thông tin cần thiết để định có đầu tư (đầu tư tiếp) hay khơng? Với quản lý nhà nước: để thẩm định Là sở đê phân tích khía cạnh kinh tế - xã hội IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 10 20 Lecture 02 - Project Initiation and selection Lựa chọn dự án  Ranking/Scoring Model - Example IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 81 Lựa chọn dự án  David L Olson SMART Method [10] David L Olson, Introduction to Information Systems Project Management , McGraw-Hill, 2001 [13] Olson, D.L., Decision Aids for Selection Problems, Springer, New York, 1996 IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 41 82 Lecture 02 - Project Initiation and selection Lựa chọn dự án SMART Method  Score   Weights      Convert performance (subjective or objective) to a to scale Rank order Assign value Estimate (multi-pass); normalization Value Score IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 83 Lựa chọn dự án  SMART Method IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 42 84 Lecture 02 - Project Initiation and selection Lựa chọn dự án  SMART Method - 1st estimate IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 85 Lựa chọn dự án  SMART Method - 1st estimate IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 43 86 Lecture 02 - Project Initiation and selection Lựa chọn dự án  SMART Method - 1st estimate IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 87 Lựa chọn dự án  SMART Method - 2nd estimate IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 44 88 Lecture 02 - Project Initiation and selection Lựa chọn dự án  SMART Method - 2nd estimate IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 89 Lựa chọn dự án  SMART Method - Example IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 45 90 Lecture 02 - Project Initiation and selection Lựa chọn dự án  SMART Method - Example IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 91 Nội dung Hình thành dự án Cơng cụ phân tích tài Lựa chọn dự án Kế hoạch ban đầu IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 46 92 Lecture 02 - Project Initiation and selection Kế hoạch ban đầu  Bản công bố dự án (Project charter)  Mô tả thông tin ban đầu dự án bao gồm:       Tên dự án, Tên người quản lý, Tên nhà tài trợ Ngày bắt đầu, ngày kết thúc Kinh phí thực dự án … IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 93 Kế hoạch ban đầu  Bản công bố dự án (Project charter)  Vai trò:     Tuyên bố bắt đầu dự án Xác định nhà tài trợ, người quản lý dự án Chính thức trao thẩm quyền cho người quản lý dự án tổ chức, khởi tạo dự án Kêu gọi đồng thuận, trợ giúp IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 47 94 Lecture 02 - Project Initiation and selection Kế hoạch ban đầu IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 95 Kế hoạch ban đầu  Bản đề xuất dự án (Project proposal)    Người quản lý tổ chức xây dựng đề xuất dự án để người có thẩm quyền thơng qua ký kết Bản đề xuất chưa thông qua khơng thể triển khai dự án Những người tham gia xây dựng đề xuất người có chuyên môn cao, kinh nghiệm Với dự án lớn, việc xây dựng đề xuất dự án IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 48 96 Lecture 02 - Project Initiation and selection Kế hoạch ban đầu  Bản đề xuất dự án (Project proposal) Mục tiêu dự án (đáp ứng yêu cầu tổ chức) Vấn đề hội (sự cấp thiết, lợi ích) Giái pháp đề xuất (giải pháp cơng nghệ) Các tiêu chuẩn lựa chọn dự án (cách tiếp cận) Phân tích lợi nhuận chi phí (khả thi kinh tế) IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 97 Kế hoạch ban đầu  Bản đề xuất dự án (Project proposal) Các yêu cầu nghiệp vụ (sự cộng tác) Phạm vi dự án (hoạt động chính, phận, người liên quan) trách nhiệm Những cản trở khó khăn (lường hết) Phân tích rủi ro (khả thi khác) 10.Tổng quan lịch trình thực (khả thi thời gian) IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 49 98 Lecture 02 - Project Initiation and selection Kế hoạch ban đầu Mục tiêu dự án  Mục tiêu dự án đáp ứng mong đợi tổ chức hưởng thụ sản phẩm dự án Cần có:    Mục tiêu chung: Hướng lâu dài, phù hợp mục tiêu chiến lược tổ chức Mục tiêu cụ thể: Giải vấn đè nhiệm vụ tổ chức Dự án nhỏ thường có mục tiêu cụ thể  IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 99 Kế hoạch ban đầu  Mục tiêu dự án   Xác định mục tiêu cần có kinh nghiệm lấy chiến lược nhiệm vụ tổ chức làm sở Mục tiêu cần rõ ràng, đắn -> sở xây dựng tài liệu khác: phạm vi, mô tả công việc IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 100 50 Lecture 02 - Project Initiation and selection Kế hoạch ban đầu Mục tiêu dự án  Ví dụ: Một công ty phần mềm cần triển khai dự án “phát triển hệ thống quản lý công văn” quy mơ cơng ty ngày lớn Ví vậy:  Mục tiêu cụ thể: Phát triển hệ thống quản lý công văn đi/đến đáp ứng nhu cầu xử lý công văn kịp thời, tiện lợi an toàn bảo mật  Ví cơng ty PT phần mềm nên:  Mục tiêu chung: Tiến tới xây dựng hệ thống quản lý cơng văn hồn thiện đáp ứng nhiều mơ hình tổ chức quản lý Việt Nam  IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 101 Kế hoạch ban đầu  Phân tích vấn đề hội   Là sở thuyết phục nhà tài trợ hay khách hàng đầu tư Một tổ chức đầu tư dự án mang lại lợi ích:    Giải khó khăn Tăng lực cạnh tranh Tạo hội hợp tác IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 102 51 Lecture 02 - Project Initiation and selection Kế hoạch ban đầu Phân tích vấn đề hội  Với nhà đầu tư, lợi ích có phạm vi rộng: kinh tế, xã hội, khoa học … Chỉ cần rõ khó khăn, trở ngại làm ảnh hưởng tới mục tiêu, lợi ích tổ chức Chỉ hội có nhờ thực dự án    IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 103 Kế hoạch ban đầu Xác định phạm vi  Phạm vi dự án thường bao gồm:     Các hoạt động nghiệp vụ liên quan Các phận/người có trách nhiệm liên quan Một cách xác định phạm vi là: Xem xét bổ sung dần cơng việc liên quan, công việc không thuộc phạm vi dự án IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 104 52 Lecture 02 - Project Initiation and selection Kế hoạch ban đầu  Xác định phạm vi  Vai trò xác định phạm vi quan trọng vì:    Là sở để xác định công việc cần làm Xác định vai trị trách nhiệm Xác định vị trí tổng thể với dụ án khác chương trình IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 105 Kế hoạch ban đầu  Xác định phạm vi  Ví dụ: dự án phát triển đào tạo, bàn giao sản phẩm:    Cung cấp yêu cầu đối tượng Mua trang bị cho phòng đào tạo phận Tiếp nhận quyền sử dụng sửa đổi tài liệu đào tạo trước dùng IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 106 53 Lecture 02 - Project Initiation and selection Kế hoạch ban đầu Xác định phạm vi   Nhà cung cấp:      Sửa đổi, xem xét tài liệu đào tạo đảm bảo Viết ký hợp đồng để viết tài liệu đào tạo Đào tạo cấp chứng cho giáo viên Xúc tiến đào tạo cho đội ngũ quản lý … IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 107 Tóm tắt Hình thành dự án Cơng cụ phân tích tài Lựa chọn dự án Kế hoạch ban đầu IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 108 54 Lecture 02 - Project Initiation and selection Q&A IT Project Management/Ha Dai Duong, duonghd@mta.edu.vn 109 55