Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ / -/ - HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TỪ THỊ KIM NGÂN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƢ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ / -/ - HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TỪ THỊ KIM NGÂN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƢ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN THỊ THU VÂN HÀ NỘI - NĂM 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học riêng Các nội dung nghiên cứu kết quả, số liệu sử dụng luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng, tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi phần tài liệu tham khảo Tôi xin chịu trách nhiệm đề tài nghiên cứu mình! TÁC GIẢ LUẬN VĂN Từ Thị Kim Ngân LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, nhận giúp đỡ tận tình, q báu thầy giáo, lãnh đạo quan, bạn bè, đồng nghiệp Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám đốc, Quý thầy cô khoa sau đại học, khoa Văn Công nghệ hành Lãnh đạo khoa, phịng Học viện Hành Quốc gia, chủ nhiệm lớp tận tình giảng dạy tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ suốt thời gian học tập, nghiên cứu học viện Đặc biệt, xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến PGS TS Nguyễn Thị Thu Vân - Trưởng khoa Văn Công nghệ hành - Học viện Hành Quốc gia tận tình hướng dẫn tơi suốt q trình thực hồn thiện luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn đồng nghiệp công tác Bộ Kế hoạch Đầu tư, người chia sẻ kinh nghiệm việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đồng thời tạo điều kiện tốt cho tơi hồn thành luận văn Sau xin gửi lời cảm ơn đến gia đình ln tạo điều kiện tốt cho sống suốt trình cơng tác, học tập Do điều kiện kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi kính mong nhận đóng góp thầy giáo, bạn bè đồng nghiệp Hà Nội, ngày tháng Tác giả Từ Thị Kim Ngân năm DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Bộ KH&ĐT Bộ Kế hoạch Đầu tư CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức CNH - HĐH Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa CNTT Cơng nghệ thơng tin KT - XH Kinh tế - Xã hội PMQLVB Phần mềm quản lý văn DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu Tên bảng Trang Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng văn đến 58 Bảng 2.2 Bảng thống kê số lượng văn gửi 62 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý lựa chọn đề tài luận văn Tình hình nghiên cứu liên quan đến luận văn Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn: 7 Kết cấu luận văn Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ 1.1 Khái quát chung quản lý văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Khái niệm quản lý văn 10 1.1.3 Yêu cầu công tác quản lý văn 11 1.1.4 Quy trình chung quản lý văn đến 12 1.1.5 Quy trình chung quản lý văn 14 1.1.6 Quy trình văn nội 16 1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước 17 1.2.1 Khái niệm 17 1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước 17 1.2.3 Tác động Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) quản lý văn quan hành nhà nước 19 1.2.4 Quy định pháp lý ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước 21 1.2.5 Quy trình chung quản lý văn môi trường mạng 24 1.3 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ 28 1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Bộ 28 1.3.2 Nội dung triển khai 29 1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ 30 1.5 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn học rút cho Bộ Kế hoạch Đầu tư 33 1.5.1 Bài học kinh nghiệm 33 1.5.2 Bài học rút cho Bộ Kế hoạch Đầu tư 35 Tiểu kết chƣơng 38 Chƣơng THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ 39 2.1 Khát quát quan Bộ kế hoạch Đầu tư Phịng Hành thuộc Văn phịng Bộ Kế hoạch Đầu tư: 39 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Bộ Kế hoạch Đầu tư: 39 2.1.2 Phòng Hành thuộc Văn phịng Bộ Kế hoạch Đầu tư: 41 2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ Kế hoạch Đầu tư 42 2.2.1 Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ KH&ĐT 42 2.2.2 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ Kế hoạch Đầu tư 46 2.2.3 Giới thiệu Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc Bộ 50 2.3 Ứng dụng phần mềm quản lý văn 52 2.3.1 Quản lý văn đến 52 2.3.2 Quản lý Văn 58 2.3.3 Quản lý Văn nội 62 2.4 Nhận xét thực trạng 65 2.4.1 Kết đạt 65 2.4.2 Hạn chế 74 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 76 2.5 Nhận xét chung 77 Tiểu kết chƣơng 79 Chƣơng TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ 80 3.1 Chiến lược phát triển công nghệ thông tin Bộ Kế hoạch Đầu tư 80 3.2 Tăng cường hiệu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư 84 3.2.1 Tăng cường công tác đạo, ban hành văn triển khai lãnh đạo Bộ Kế hoạch Đầu tư 84 3.2.2 Đổi mới, nâng cao nhận thức, tăng cường trách nhiệm Lãnh đạo Bộ với ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 92 3.2.3 Tăng cường công tác tuyên truyền, mở lớp tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 93 3.2.5 Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển công nghệ thông tin 95 3.2.6 Đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin số hoạt động quan nhà nước 97 3.2.7 Hợp tác hội nhập công nghệ thông tin 98 3.3 Khuyến nghị 99 3.3.1 Với Bộ Kế hoạch Đầu tư 99 3.3.2 Với quan quản lý nhà nước nói chung 100 Tiểu kết chƣơng 102 KẾT LUẬN 103 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 104 MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài luận văn Trong tiến trình cải cách hành nhà nước, vai trị vị trí cơng tác văn thư khẳng định ý nghĩa quan trọng: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Thứ ba, tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Cơng nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT quản lý văn có công tác công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, tính đại giải công việc Đây vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, lĩnh vực mang tính - Hàng năm, tổ chức bình chọn nêu gương đơn vị, cá nhân lãnh đạo tiêu biểu việc sử dụng ứng dụng CNTT thành công 3.2.3 Tăng cường công tác tuyên truyền, mở lớp tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Những năm gần đây, phát triển mạnh mẽ CNTT, truyền thông với nhiều ngành công nghệ cao khác làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, trị, văn hố, xã hội giới Việc ứng dụng phát triển CNTT, truyền thơng góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ tinh thần xã hội, thúc đẩy phát triển kinh tế, xã hội, đồng thời nâng cao chất lượng sống người dân Đảng Nhà nước ta coi CNTT truyền thông phương tiện khoa học, kỹ thuật quan trọng, đồng thời ngành kinh tế mũi nhọn để thực mục tiêu phát triển thiên niên kỷ, xây dựng xã hội thông tin, đẩy nhanh q trình CNH - HĐH Trong nhiều năm qua, Chính phủ ban hành nhiều chế sách tập trung nguồn lực để phát triển CNTT, có việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT cải cách hành Tăng cường đổi cơng tác tun truyền, phổ biến, nâng cao nhận thức kiến thức CNTT quan, bảo đảm CNTT nội dung trọng tâm, thường xuyên chương trình truyền thơng quan thơng tin đại chúng cấp Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT việc phổ biến chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước CNTT Để việc tuyên truyền thực có hiệu quả, Bộ KH&ĐT nên: - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin quan đặc biệt công tác quản lý văn bản; - Tổ chức số thi tìm hiểu CNTT; - Có thể lồng ghép nội dung CNTT thi dành cho cơng chức ví dụ thi Tìm hiểu cải cách hành hàng năm…Bên 93 cạnh đó, cần có chế độ động viên, khuyến kích cơng chức tham gia thi đạt thành tích cao cách xứng đáng; - Mở lớp tập huấn ứng dụng CNTT quản lý văn để cán công chức quan đặc biệt công chức thực công tác văn thư tham gia 3.2.4 Xây dựng hoàn thiện kết cấu hạ tầng công nghệ thông tin Trên thực tế, CNTT giúp hệ thống hạ tầng Việt Nam giải “điểm nghẽn”, chẳng hạn hạ tầng đô thị cải thiện chất lượng hệ thống giao thông thông minh; hạ tầng xã hội dần đáp ứng yêu cầu dịch vụ giải pháp y tế điện tử, giáo dục điện tử… Đặc biệt, CNTT hạt nhân tích cực việc kết nối, tạo tính đồng cho hạ tầng Để nâng cao hiệu việc ứng dụng CNTT quản lý văn bản, việc cần thiết phải xây dựng hệ thống hạ tầng CNTT đồng đại, đáp ứng nhu cầu khai thác phục vụ công việc nhanh, kịp thời xác Với ba mục tiêu bản: thay thiết bị bị hư hỏng, hết khấu hao công nghệ đời thấp không đáp ứng công nghệ mới; trang bị thêm cho đủ theo nhu cầu làm việc; triển khai phần mềm mới, trang bị cho dự án phát triển tin học Trong đó, thay thiết bị bị hư hỏng, hết khấu hao công nghệ đời thấp không đáp ứng cơng nghệ mục tiêu Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tra cứu cổng thơng tin điện tử đơn vị liên quan truyền tải thông tin có yêu cầu, phương tiện máy Fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu nhận Cần đẩy mạnh việc xây dựng sách thu hút, phối hợp với doanh nghiệp mạnh CNTT nhằm triển khai ứng dụng CNTT Phát triển hình thức th, khốn mời thầu triển khai ứng dụng CNTT theo hướng xã hội hóa nhằm tạo tính cạnh tranh đơn vị cung cấp dịch vụ CNTT cho Bộ 94 3.2.5 Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển công nghệ thông tin Phát triển đội ngũ nhân lực CNTT chuyên nghiệp số lượng đảm bảo đáp ứng chuẩn kỹ CNTT quốc gia Ưu tiên tập trung đào tạo kỹ ứng dụng CNTT cho công chức thực công tác văn thư Tập trung xây dựng chương trình, hợp tác nước cho đào tạo nhân lực an tồn thơng tin, an ninh mạng, đáp ứng tình hình cấp bách đảm bảo an ninh mạng, an toàn thông tin, nguồn nhân lực phục vụ quốc phòng - an ninh Quan tâm cán làm công tác văn thư hệ thống công đồn, tăng cường tập huấn thơng qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT Thực chuẩn hóa kỹ sử dụng CNTT công chức trình độ cần phải tổ chức sát hạch cách nghiêm túc định kỳ Liên quan đến trình độ ứng dụng CNTT, ngày 11 03 2014, Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Thông tư số 03 2014 TT-BTTTT quy định chuẩn kỹ sử dụng CNTT quan, tổ chức, cá nhân tham gia trực tiếp có liên quan đến hoạt động đánh giá kỹ sử dụng CNTT Thông tư sở giúp cho Bộ, ngành, doanh nghiệp cơng tác tuyển dụng, nâng bậc trình độ sử dụng CNTT cho nhân mình; đơn vị đào tạo xây dựng chương trình đào tạo phù hợp Căn theo quy định Thông tư số 03 2014 TT-BTTTT, Bộ KH&ĐT cần nghiêm túc thực tạo điều kiện cho công chức bồi dưỡng sát hạch trình độ sử dụng CNTT theo quy định, đặc biệt công chức làm công tác văn thư Bởi tác động cách mạng khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ nay, công nghệ luôn thay đổi liên tục theo chiều hướng đại tiến hơn, đó, để đáp ứng yêu cầu ngày cao cần đầu tư bồi dưỡng kiến thức CNTT cho cơng chức nói chung cơng chức làm cơng tác văn thư nói riêng - Hiện nay, khó khăn lớn ứng dụng CNTT Bộ KH&ĐT 95 việc nhân lực CNTT không thiếu lượng mà thiếu chất Do lương thấp, khơng có nhiều chế độ ưu đãi, nên cán có trình độ CNTT làm việc thời gian ngắn, sau lại bỏ việc làm Để tăng cường chất lượng nhân lực CNTT, Bộ Kế hoạch Đầu tư cần: Đào tạo đội ngũ cán trực tiếp làm công tác CNTT chuyên nghiệp Tuyển dụng bổ sung cán giỏi có trình độ, tâm huyết bộ, ngành, địa phương cơng tác nhằm tăng cường nguồn nhân lực CNTT có trình độ cao cho Bộ Có sách thu hút nhân tài CNTT Tôn trọng tạo điều kiện vật chất tinh thần, tạo môi trường xã hội mơi trường làm việc tốt để khuyến khích tài cá nhân CNTT phát triển, kích thích cạnh tranh lành mạnh Có sách tiền lương, ưu đãi ngành nghề đặc thù đánh giá thành lao động, đãi ngộ xứng đáng cho đội ngũ làm việc lĩnh vực CNTT: Ngoài hệ số lương theo chế độ quy định nhà nước, đơn vị nên có chế độ đãi ngộ với cán làm CNTT để cho cân mức thu nhập làm cho nhà nước làm cho công ty lĩnh vực CNTT Chú trọng thu hút nhân lực CNTT đội ngũ trí thức khoa học ngồi nước Xây dựng sách đãi ngộ hợp lý, công tác trọng tâm cần ưu tiên đầu tư Kiện toàn máy đơn vị chuyên trách CNTT; Tổ chức đào tạo nội đào tạo qua triển khai thực công việc cụ thể - Để hướng đến việc sử dụng Hệ thống quản lý văn Hồ sơ công việc Bộ KH&ĐT đạt 100%, việc ứng dụng CNTT quản lý văn đạt hiệu cao, công tác tổ chức cán cần có biện pháp sau: Tuyển dụng cán công chức biết sử dụng tin học, tiêu chí quan trọng để tuyển dụng nhiều chuyên viên không lập hồ sơ điện tử có lập hồ sơ điện tử mang hình thức đối phó 96 Phổ biến, tun truyền rộng rãi nhằm nâng cao hiểu biết lợi ích việc ứng dụng CNTT quản lý văn Từ thay đổi lề lối làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, đại hiệu Bồi dưỡng, tập huấn cho lãnh đạo quan nghiệp vụ quản lý CNTT, mà cụ thể tổ chức, điều hành việc triển khai trao đổi văn điện tử môi trường mạng hoạt động quan nhà nước Bồi dưỡng, đào tạo chuyên sâu cho cán bộ, công chức chuyên trách CNTT để nâng cao lực đề xuất, xây dựng triển khai biện pháp đáp ứng điều kiện kỹ thuật ứng dụng CNTT quản lý văn đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin Bố trí cán bộ, cơng chức, viên chức tham gia khóa tập huấn sử dụng hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc triển khai quan, đơn vị Xây dựng nhân rộng điển hình tiên tiến; có chế khen thưởng cá nhân, tập thể có thành tích cao việc ứng dụng CNTT đồng thời kỷ luật đơn vị, cá nhân chậm ứng dụng CNTT Cử cơng chức tham gia đồn học tập kinh nghiệm thơng tin nước có hành đại tiên tiến để có tư mới, đề xuất nhằm phục vụ tốt cho việc hoàn thiện hệ thống quản lý văn hồ sơ cơng việc 3.2.6 Đảm bảo an tồn, an ninh thông tin số hoạt động quan nhà nước Tiếp tục trì, vận hành ổn định, bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin cho hệ thống thư điện tử, phần mềm dùng chung, sở sữ liệu chuyên ngành Tiếp tục nghiên cứu, đánh giá nhu cầu để xây dựng, nâng cấp, triển khai ứng dụng CNTT Đồng hóa hệ thống phần mềm dùng chung quan để việc gửi nhận văn nhanh chóng, thuận tiện Triển khai việc áp dụng giải pháp bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin cho hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn điện tử môi trường 97 mạng sở bảo đảm tuân thủ tiêu chuẩn, kỹ thuật ban hành lĩnh vực an tồn, an ninh thơng tin, xây dựng ban hành nội quy, quy chế cần thiết để đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin trao đổi văn điện tử Triển khai giải pháp bảo mật mạng máy tính, Trung tâm liệu; Hàng q rà sốt, đánh giá tổng thể an tồn, an ninh thông tin; Giám sát hoạt động an toàn, an ninh hệ thống hàng ngày; Thực đầy đủ quy định liên quan đến ứng cứu cố Đảm bảo xác nội dung văn điện tử chuyển đến quan, đơn vị với Các Cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xác nhận giá trị pháp lý văn điện tử tạo từ hệ thống quản lý 3.2.7 Hợp tác hội nhập cơng nghệ thơng tin Chủ động tìm hiểu, nắm bắt thơng tin chương trình, dự án hợp tác quốc tế CNTT Chính phủ, bộ, ngành, viện nghiên cứu để đề xuất triển khai hợp phần công việc phù hợp địa bàn tỉnh; chủ động xây dựng chương trình, dự án CNTT để đề xuất tài trợ, hỗ trợ thông qua chương trình hợp tác quốc tế Trung ương Chủ động tham gia chương trình hợp tác CNTT với bộ, ngành, tỉnh lân cận, địa phương phát triển mạnh công nghệ thông tin như: TP Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng…; tổ chức học tập kinh nghiệm, kết nối chia sẻ thông tin CNTT với tỉnh, thành phố khác Có chế, sách thu hút nhà làm CNTT, chuyên gia trình độ cao, đơn vị CNTT có uy tín nước tham gia, phối hợp thực nhiệm vụ CNTT Bộ Tổ chức chuyến tham quan nước ngồi cán bộ, cơng chức làm việc lĩnh vực tin học lĩnh vực văn thư hành Việc đến nước có hành tiên tiến, đại giúp cho chuyên viên có tầm nhìn để từ nghiên cứu, học tập, đề xuất giải pháp ứng dụng CNTT quản lý hành nói chung quản lý văn nói riêng Hợp tác với nước có ứng dụng CNTT quản lý hành chính, quản lý văn hồ sơ công việc hiệu quả, từ ký kết hiệp định hợp 98 tác, tương trợ, chuyển giao, hỗ trợ kỹ thuật lĩnh vực Đẩy mạnh hợp tác với tổ chức quốc tế lĩnh vực CNTT, phối hợp trao đổi, đào tạo chuyên gia lĩnh vực CNTT Tạo điều kiện thuận lợi cho nhà khoa học nước lĩnh vực CNTT truyền thông làm việc cho Việt Nam Tranh thủ hợp tác quốc tế để huy động nguồn vốn đầu tư nước ngoài, đặc biệt tranh thủ vốn ODA, nhằm đẩy mạnh công tác ứng dụng CNTT quan nhà nước phát triển hạ tầng viễn thông vùng sâu, vùng xa, miền núi, hải đảo 3.3 Khuyến nghị 3.3.1 Với Bộ Kế hoạch Đầu tư Công nghệ thông tin thành tựu văn minh nhân loại, giữ vị trí cốt lõi tạo nên Cách mạng Thơng tin, có tác động sâu sắc đóng góp lớn tới phát triển mạnh mẽ nhiều quốc gia giới Đặc biệt, CNTT thúc đẩy chuyển biến xã hội loài người sang giai đoạn xảy với tiến công nghệ trước Nghiên cứu lãnh đạo phát triển CNTT có ý nghĩa đặc biệt quan trọng việc nâng cao vai trò kiến tạo phát triển đảng trị cầm quyền văn minh nhà nước dân chủ toàn cầu Để việc ứng dụng CNTT hoạt động quản lý văn Bộ KH&ĐT thực mang lại lợi ích hiệu mong đợi, tác giả xin khuyến nghị với Bộ Kế hoạch Đầu tư số nội dung sau: Các cấp Lãnh đạo quan cần chủ động việc truy cập, sử dụng hệ thống mạng nội tiện ích phần mềm quản lý văn nhằm phát huy tối đa công dụng CNTT hoạt động xử lý công việc hàng ngày cán Thường xuyên kiểm tra, đơn đốc việc sử dụng tính phần mềm quản lý văn giải công việc hàng ngày Vụ, Cục, cán bộ, công chức quan Mặt khác, Lãnh đạo quan phải thường xuyên cử cán bộ, đặc biệt 99 cán làm công tác văn thư tham gia lớp tập huấn ngắn hạn việc ứng dụng CNTT đặc biệt phần mềm quản lý văn công tác văn thư quan quản lý nhà nước công tác văn thư để nâng cao chất lượng công việc quan Thực tế cho thấy, số lượng công chức làm công tác văn thư Bộ cịn bận nhiều việc chuyên môn nên công chức phận không tham gia lớp tập huấn kỹ sử dụng CNTT hoạt động thực thi công vụ Đồng thời, quan nên tổ chức buổi hội thảo bàn giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT, phần mềm quản lý văn công tác văn thư quan Đội ngũ cán công chức, viên chức quan phải nhận thức quản lý văn nhiệm vụ toàn cán quan, cán quan phải biết phát huy hết tính phần mềm quản lý văn giải công việc hàng ngày Đặc biệt cán văn thư quan phải thường xuyên cập nhật thơng tin ứng dụng CNTT nói chung phần mềm quản lý văn nói riêng công tác văn thư nhằm phát huy hết tính ưu việt CNTT cơng việc Đồng thời thường xuyên phối hợp với chuyên viên phận CNTT quan để cải thiện phần mềm cho phù hợp với thực tế ứng dụng quan, góp phần nâng cao chất lượng công việc quan Bộ Kế hoạch Đầu tư cần nghiên cứu, vận dụng quy định pháp luật để xây dựng chế độ phụ cấp độc hại, phụ cấp ưu đãi ngành nghề đặc biệt đối tượng công chức văn thư nhằm tạo động lực khuyến khích cơng chức làm việc học tập nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ 3.3.2 Với quan quản lý nhà nước nói chung Các quan nhà nước quản lý phải thường xuyên nghiên cứu, ban hành văn công tác văn thư, có quy định ứng dụng CNTT quản lý văn Đồng thời, thường xuyên tổ chức lớp tập huấn ngắn hạn cho cán bộ, chuyên viên quan nghiệp vụ 100 công tác văn thư, đặc biệt việc ứng dụng CNTT phần mềm quản lý văn công tác văn thư để nâng cao trình độ cho cán văn thư quan Ngồi ra, phải đưa sách khuyến khích quan triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn vào công tác quản lý văn Để nâng cao hiệu ứng dụng phần mềm quản lý văn lãnh đạo quan cần phải kết hợp nhiều biện pháp khác như: nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức, mua sắm đầy đủ trang thiết bị, ban hành quy định pháp lý công tác quản lý văn quan làm tạo điều kiện để việc quản lý văn phần mềm phát huy hết tính năng, vai trị, góp phần nâng cao chất lượng cơng việc quan, đáp ứng yêu cầu trình hội nhập Chính phủ điện tử 101 Tiểu kết chƣơng Cơng tác văn thư nói chung, cơng tác quản lý văn nói riêng hoạt động phục vụ trực tiếp cho công tác đạo, điều hành Lãnh đạo trì hoạt động nghiệp vụ thường xuyên Bộ Kế hoạch Đầu tư Việc đại hố cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho cơng tác quản lý có chất lượng hiệu quả, giảm thiểu thủ tục hành khơng cần thiết Vì vậy, cần phải cải tiến quy trình luân chuyển xử lý văn đến, văn với việc ứng dụng CNTT công tác văn thư Những cải cách nhằm giúp cho công tác văn thư quan Bộ Kế hoạch Đầu tư làm tốt chức đảm bảo thông tin văn phục vụ có hiệu cơng tác quản lý, điều hành Lãnh đạo đảm bảo cho hoạt động nghiệp vụ Bộ Kế hoạch Đầu tư an tồn, thơng suốt hiệu 102 KẾT LUẬN Ứng dụng công nghệ thông tin để thay đổi quy trình tác nghiệp truyền thống, hướng tới văn phịng khơng giấy tờ mục tiêu xây dựng phát triển Chính phủ Việt Nam Có thể thấy quy trình giải cơng việc quan hành xây dựng sở ứng dụng công nghệ thông tin nhằm mục đích tạo dựng mơi trường trao đổi, cung cấp thơng tin phục vụ quản lý, đạo, điều hành lãnh đạo, phục vụ hoạt động nghiệp vụ chuyên môn cán bộ, công chức nội quan quan với bên qua mạng máy tính; nâng cao khả giám sát, đạo, điều hành lãnh đạo cấp Lãnh đạo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin tình hình thực cơng việc cấp làm sở cho quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư bước đầu có kết đáng kể là: Tạo nhanh chóng, thuận lợi việc gửi tổ chức việc đạo, điều hành thường xuyên, xác, kịp thời Đồng thời cịn góp phần nâng cao lực xử lý công việc cán công chức quan quản lý hành nhà nước, tạo phong cách làm việc khoa học, đại, xác, nhanh chóng thơng qua việc quản lý theo dõi cơng văn, tài liệu, chuẩn hóa quy trình xử lý công việc lãnh đạo phận quan Việc ứng dụng công nghệ thông tin triển khai thực văn bản, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu văn bản; chuyên viên chủ động nghiên cứu, tạo hồ sơ sớm trước kiểm sốt tiến độ cơng việc mình; Tạo thuận lợi cho lãnh đạo đơn vị việc giám sát, đạo, điều hành đơn vị Tất điều giúp cho lãnh đạo, cán bộ, công chức Bộ Kế hoạch Đầu tư thực tốt vai trò tham mưu Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ 103 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Chính trị (2000),Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 đẩy mạnh ứng dụng phát triển CNTT phục vụ nghiệp CNH, HĐH Bộ Nội vụ (2011),Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ (2012),Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Bộ Nội vụ (2013),Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Bộ Kế hoạch Đầu tư (2017),Nghị định số 86/2017/NĐ-CP ngày 25/7/2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Kế hoạch Đầu tư Bộ Kế hoạch Đầu tư (2017),Quyết định số 1868/QĐ-BKHĐT ngày 21/12/2017 chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Bộ Kế hoạch Đầu tư (2018),Quyết định 386/QĐ-VP ngày 28/03/2018 quy định nhiệm vụ chủ yếu đơn vị thuộc Văn phòng Bộ, Bộ Kế hoạch Đầu tư Bộ Thông tin Truyền thông (2008),Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 Ban hành quy định áp dụng tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước Chính phủ (1993),Nghị số 49/CP ngày 04/8/1993 phát triển cơng nghệ thơng tin 10 Chính phủ (2004),Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư 11 Chính phủ (2007),Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/2/2007 chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số 12 Chính phủ (2007),Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước 104 13 Chính phủ (2007),Nghị định số 71/2007/NĐ-CP ngày 03/5/2007 quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Cơng nghệ thơng tin 14 Chính phủ (2016),Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức bộ, quan ngang 15 Chính phủ (2011),Nghị 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 Chương trình tổng thể cải cách hành Nhà nước giai đoạn 2011-2020 16 Cục Lưu trữ Nhà nước(1999),Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày19/11/1999 Hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư lưu trữ 17 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2015),Hướng dẫn số 822/HDVTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 18 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2018),Kỷ yếu tọa đàm khoa học "Cách mạng công nghiệp 4.0 tác động đến công tác văn thư, lưu trữ 19 ThS Nguyễn Thị Kim Chi (2014), "Vài nét công tác quản lý giải văn môi trường mạng Uỷ ban Nhân dân cấp Quận địa bàn thành phố Hà Nội", Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 20 Học viện Hành (2013), Hành nhà nước cơng nghệ hành chính, tài liệu luyện thi dành cho hệ đào tạo chuyên viên, chuyên viên chuyên viên cao cấp,Nxb Chính trị - Hành 21 TS.Nguyễn Thị Hà, TS.Nguyễn Văn Hậu (2014), Hỏi đáp công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ, Nxb Chính trị Quốc gia 22 Lê Tuấn Hùng (2004), ứng dụng CNTT quản lý văn - giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa học - Công nghệ, Luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội 23 Phạm Phương Linh (2015), Quản lý văn môi trường mạng Văn phòng Quốc hội giai đoạn 2012-2015, tầm nhìn 2020, Luận văn Thạc sỹ Quản lý cơng, Học viện hành Quốc gia 105 24 Vũ Thị Mai Lan (2011), “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công tác văn thư lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý hành cơng, Học viện Hành Quốc gia 25 Tạ Tuyết Nhung (2015), ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến văn phòng phủ, Luận văn Thạc sỹ Quản lý cơng, Học viện hành Quốc gia 26 Thủ tướng Chính phủ (2006),Chỉ thị số 10/CT-TTg ngày 23/3/2006 giảm văn bản, giấy tờ hành hoạt động quan hành nhà nước 27 Thủ tướng Chính phủ (2010),Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 phê duyệt Chương trình quốc gia ứng dụng CNTT hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2011-2015 với mục tiêu đến năm 2015 định hướng phát triển ứng dụng CNTT đến năm 2020 28 Thủ tướng Chính phủ (2005),Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg việc phê duyệt Chiến lược phát triển CNTT truyền thông Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến năm 2020 29 Thủ tướng Chính phủ (2012),Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước 30 PGS.TS Lưu Kiếm Thanh (2008), Nghiên cứu phương pháp quản lý văn điện tử quan nhà nước Việt Nam nay; đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ - Học viện Hành Quốc gia 31 PGS.TS Lưu Kiếm Thanh (2009), Giáo trình Hành Văn phịng quan nhà nước; NXB Khoa học Kỹ thuật 32 Nguyễn Văn Thâm (2001), Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia 33 Bùi Thị Thư (2014), ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan Kho bạc nhà nước, Luận văn Thạc sỹ Quản lý cơng, Học viện hành Quốc gia 106 34 Quốc hội (2006),Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006 35 Quốc hội (2005),Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 36 PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân (2017), "Cách mạng công nghiệp 4.0 với chuyển đổi hình thức tổ chức giải văn quan nhà nước", Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017 107 ... công nghệ thông tin quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư" 38 Chƣơng THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ 2.1 Khát quát quan Bộ. .. cường hiệu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ 1.1 Khái quát chung quản lý văn 1.1.1... nhà nước 7 Kết cấu luận văn Chương 1: Cơ sở lý luận ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư Chương