Cải tiến công tác tuyển sinh của một trường đại học tại thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA VÕ PHẠM TRÍ THIỆN CẢI TIẾN CƠNG TÁC TUYỂN SINH CỦA MỘT TRƯỜNG ĐẠI HỌC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH IMPROVING THE ENROLLMENT PROCESS OF A UNIVERSITY IN HO CHI MINH CITY Chuyên ngành : Hệ thống thông tin quản lý Mã số: 60.34.04.05 LUẬN VĂN THẠC SĨ TP HỒ CHÍ MINH, tháng 01 năm 2021 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA VÕ PHẠM TRÍ THIỆN CẢI TIẾN CƠNG TÁC TUYỂN SINH CỦA MỘT TRƯỜNG ĐẠI HỌC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH IMPROVING THE ENROLLMENT PROCESS OF A UNIVERSITY IN HO CHI MINH CITY Chuyên ngành : Hệ thống thông tin quản lý Mã số: 60.34.04.05 LUẬN VĂN THẠC SĨ TP HỒ CHÍ MINH, tháng 01 năm 2021 CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA –ĐHQG -HCM Cán hướng dẫn khoa học : TS Phan Trọng Nhân Cán chấm nhận xét : PGS.TS Vũ Thanh Nguyên Cán chấm nhận xét : PGS.TS Nguyễn Tuấn Đăng Luận văn thạc sĩ bảo vệ Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp HCM ngày 21 tháng 01 năm 2021 Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm: PGS.TS Trần Minh Quang TS Lê Hồng Trang PGS.TS Vũ Thanh Nguyên PGS.TS Nguyễn Tuấn Đăng PGS.TS Đặng Trần Khánh Xác nhận Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV Trưởng Khoa quản lý chuyên ngành sau luận văn sửa chữa (nếu có) CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG TRƯỞNG KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên: VÕ PHẠM TRÍ THIỆN MSHV: 1770635 Ngày, tháng, năm sinh: 21/11/1992 Nơi sinh: TP.Hồ Chí Minh Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý Mã số : 60.34.04.05 I TÊN ĐỀ TÀI: CẢI TIẾN CÔNG TÁC TUYỂN SINH CỦA MỘT TRƯỜNG ĐẠI HỌC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG: - Tìm hiểu lý thuyết quy trình; - Tìm hiểu tiêu chuẩn mơ hình hố ký hiệu BPMN; - Khảo sát phân tích kết khảo sát xác định yếu tố ảnh hưởng đến quy trình tại; - Cải tiến quy trình; - Xây dựng hệ thống thơng tin hỗ trợ quy trình; - Triển khai thử nghiệm hệ thống; - Khảo sát phân tích kết khảo sát đánh giá hài lòng người dùng; - Đánh giá kết III NGÀY GIAO NHIỆM VỤ : 21/09/2020 IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 21/09/2020 - 31/12/2020 V CÁN BỘ HƯỚNG DẪN : TS Phan Trọng Nhân Tp HCM, ngày tháng năm 20 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN CHỦ NHIỆM BỘ MÔN ĐÀO TẠO (Họ tên chữ ký) TS Phan Trọng Nhân TRƯỞNG KHOA….……… (Họ tên chữ ký) LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu để hoàn thành luận văn này, bên cạnh những nổ lực của bản thân, cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Thầy Cô khoa Khoa học và Kỹ thuật máy tính, Trường Đại học Bách Khoa thành phố Hồ Chí Minh Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến TS Phan Trọng Nhân, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ rất nhiều quá trình thực hiện luận văn này Tiếp theo, xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí minh, lãnh đạo Phòng đào tạo đã tạo điều kiện thuận lợi nhất để có thể hoàn thành luận văn thạc sĩ Xin cám ơn các anh chị đồng nghiệp đã một phần san sẻ gánh nặng công việc để hỗ trợ những giai đoạn cần tập trung thời gian cho việc học Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn đến gia đình tôi, những người đã hiểu và thông cảm cho suốt thời gian theo học, động viên để có thể hoàn thành việc học tập Mặc dù luận văn thạc sĩ này đã được hoàn thành với tất cả sự cố gắng, nhiên không thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót Tôi rất mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp và nhận xét từ Quý Thầy Cô nhằm giúp nhận được những điểm còn hạn chế và giúp có thể hoàn thiện luận văn này Xin chân thành cảm ơn! Học viên thực hiện Võ Phạm Trí Thiện TÓM TẮT Trong giai đoạn hiện tại, việc xây dựng các quy trình đóng vai trò quan trọng mọi tở chức Việc có quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng sẽ giúp việc vận hành tổ chức được hiệu quả Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin giải quyết công việc cũng được trọng Các trường đại học là nơi có nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng để phục vụ cho việc phát triển đất nước Để làm được việc này, việc đảm bảo chất lượng giảng dạy suốt quá trình đào tạo, cơng tác tủn sinh cũng đóng mợt vai trị quan trọng không Công tác tuyển sinh tốt sẽ giúp Trường tuyển chọn được những cá nhân phù hợp với mục đích đào tạo Ngoài ra, việc tham gia vào trình đánh giá các sở giáo dục đại học khiến Trường cần phải hoàn thiện liên tục cải tiến quy trình làm việc nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng công việc Đề tài “Cải tiến công tác tuyển sinh của một trường đại học tại Thành phố Hồ Chí Minh” nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng công việc, cụ thể: xác định ́u tớ ảnh hưởng đến quy trình hiện tại, chuẩn hố quy trình hiện tại, xây dựng hệ thớng thơng tin hỡ trợ, triển khai thử nghiệm quy trình hệ thống thông tin hỗ trợ, đánh giá kết quả đạt được ABSTRACT In the present stage, building processes is playing an important role in every organization Having a clear, specific workflow will help in running the organization more efficiently In addition, the application of information technology in job solving is also being focused Universities are responsible for training qualified human resources to serve the development of the country To this, in addition to ensuring the quality of teaching during the training process, enrollment also plays an equally important role Good enrollment will help the University to recruit individuals suitable for training purposes In addition, participating in the evaluation process of higher education institutions requires the University to improve and continually improve its work processes in order to improve work efficiency and quality The topic "Improving the enrollment of a university in Ho Chi Minh City" aims to improve the quality of work, specifically: identify the factors that affect the current process, standardize the process Currently, building supporting information system, implementing testing process and supporting information system, evaluating the results achieved LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan là công trình nghiên cứu của riêng Các số liệu và kết quả được nêu luận văn là trung thực và chưa từng được công bố bất kỳ công trình nào khác Tôi xin cam đoan rằng mọi tài liệu tham khảo, hình ảnh được sử dụng luận văn đề được chỉ rõ nguồn gốc và trích nguồn đầy đủ Học viên thực Võ Phạm Trí Thiện MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Giới thiệu 1.2 Mục tiêu nội dung đề tài 1.3 Giới hạn đề tài 1.4 Phương pháp nghiên cứu 1.5 Quy trình thực hiện 1.6 Bố cục luận văn 1.7 Kết chương CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TUYỂN SINH CỦA TRƯỜNG 2.1 Tởng quan về thực trạng giải pháp 2.2 Thực trạng 2.2.1 Đánh giá kết tuyển sinh năm gần 2.2.2 Phân tích yếu tố ảnh hưởng đến quy trình 2.2.2.1 Hình thức, sớ lượng 2.2.2.2 Cấu trúc bảng khảo sát 2.2.2.3 Xử lý dữ liệu 2.2.2.4 Phân tích dữ liệu 2.3 Giải pháp 23 2.4 Kết chương 23 CHƯƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 25 3.1 Cơ sở lý thuyết 25 3.1.1 Giới thiệu quy trình 25 3.1.2 Giới thiệu Standard operating procedure (SOP) 25 3.1.3 Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 27 3.1.3.1 Giới thiệu chung .27 3.1.3.2 Các yêu cầu 27 3.1.4 Chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act) 28 3.1.5 Phương pháp phân tích liệu 33 3.1.5.1 Quy trình thực hiện 33 3.1.5.2 Các phương pháp phân tích dữ liệu 34 3.2 Các nghiên cứu liên quan 36 3.3 Kết chương 38 CHƯƠNG 4: CẢI TIẾN CÔNG TÁC TUYỂN SINH CỦA TRƯỜNG 39 4.1 Chuẩn hóa quy trình 39 4.2 Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ 41 4.2.1 Công cụ phát triển 41 4.2.2 Nguồn liệu 41 4.2.3 Triển khai hệ thống 42 4.2.4 Các chức của hệ thống 42 4.2.4.1 Đối với người chuyên viên, người quản lý 42 4.2.4.2 Đối với thí sinh 47 4.3 Kết chương 52 CHƯƠNG 5: ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CẢI TIẾN 53 5.1 Quy trình đánh giá 53 5.2 Nội dung đánh giá 53 5.3 Phương pháp thu thập, xử lý dữ liệu 53 5.3.1 Hình thức, số lượng 53 Mục đích - Quy trình nhằm thớng nhất cách thức thực hiện xác nhận nhập học nhập học; - Giúp thí sinh cá nhân có liên quan nắm được quy trình thực hiện xác nhận nhập học nhập học Phạm vi, đối tượng áp dụng - Tất cả thí sinh có ngụn vọng đăng ký xét tủn vào Trường Đại học Sư phạm Thành phớ Hờ Chí Minh - Các đơn vị có liên quan Tài liệu liên quan - Quyết định 426-TTg ngày 27/10/1976 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Sư phạm Thành phớ Hờ Chí Minh; - Văn bản số 42/VBHN-VPQH ngày 10/12/2018 của Văn phòng Quốc hội về việc ban hành Văn bản hợp nhất Luật Giáo dục đại học; - Thông tư 09/2020/TT-BGDĐT ngày 07/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế tuyển sinh trình độ đại học; tuyển sinh trình độ cao đẳng ngành Giáo dục Mầm non; - Quy chế tuyển sinh năm 2020 của Trường Đại học Sư phạm Thành phớ Hờ Chí Minh Thuật ngữ, định nghĩa, từ viết tắt - GBNH: giấy báo nhập học - GCN: giấy chứng nhận kết quả kỳ thi tốt nghiệp THPT - TN: tốt nghiệp 92 Nội dung 5.1 Lược đồ xử lý Thí sinh Bắt đầu Tải GBNH tại xettuyen.hcmue.edu.vn (1) Thí sinh Thí sinh Nợp GCN kết quả thi TN (bản chính) (2) Khai báo thông tin nhập học (5) Thời gian: thời gian quy định GBNH Thí sinh Ban thư ký Thanh tốn học phí (6) Tiếp nhận GCN của thí sinh (3) Thời gian: thời gian quy định GBNH Ban thư ký Phòng KHTC Cập nhật thông tin xác nhận nhập học lên hệ thống (4) Xác nhận tốn học phí (7) Thời gian: 02 ngày/lần Thời gian: lập tức hoặc ngày làm việc tuỳ phương thức tốn (10) Phịng CTCT Tiếp nhận hồ sơ nhập học (8) Thời hạn: theo thông báo từng đợt Kết thúc 93 5.2 Mô tả (1): sau cơng bớ kết quả, thí sinh có thể truy cập vào xettuyen.hcmue.edu.vn, sử dụng số CMND đã khai báo hồ sơ để tải giấy báo nhập học (đới với thí sinh trúng tủn) (2): thí sinh xác nhận nhập học bằng cách nộp GCN kết quả thi tốt nghiệp THPT trực tiếp tại Trường hoặc qua đường bưu điện theo địa chỉ được thông báo (3): ban thư ký tiếp nhận giấy báo nhập của thí sinh cung cấp biên nhận hồ sơ (đối với thí sinh nợp trực tiếp tại Trường) (4): ban thư ký cập nhật danh sách dữ liệu thí sinh xác nhận nhập học lên cổng thông tin tuyển sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đồng thời cũng cập nhật dữ liệu tra cứu tại xettuyen.hcmue.edu.vn để thí sinh có thể tra cứu (5): thí sinh khai báo thông tin nhập học tại website được cung cấp (6): thí sinh tốn lệ phí thơng qua cởng tốn của Trường (7): phịng KHTC cập nhật tình trạng tốn học phí cho thí sinh (8): phịng CTCT&HSSV tiếp nhận hờ sơ nhập của thí sinh theo thời gian cụ thể của từng ngành Hồ sơ lưu Tên hồ sơ Mã biểu mẫu (nếu có) Thời gian lưu Vĩnh viễn Mẫu giấy báo nhập học 94 Trách nhiệm Phòng Đào tạo QUY TRÌNH TIẾP NHẬN HỒ SƠ, XÉT TUYỂN VÀ XÁC NHẬN NHẬP HỌC THEO PHƯƠNG THỨC TUYỂN SINH RIÊNG 95 QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ XÉT TUYỂN 96 QUY TRÌNH ĐIỀU CHỈNH HỒ SƠ ĐĂNG KÝ XÉT TUYỂN 97 QUY TRÌNH DUYỆT HỒ SƠ 98 QUY TRÌNH XÉT TUYỂN 99 QUY TRÌNH XÁC NHẬN NHẬP HỌC VÀ NHẬP HỌC 100 101 102 103 104 105 PHẦN LÝ LỊCH TRÍCH NGANG Họ tên: VÕ PHẠM TRÍ THIỆN Ngày, tháng, năm sinh: 21/11/1992 Nơi sinh: TP.Hồ Chí Minh Địa liên lạc: C1.25.06 chung cư Hoàng Anh Gia Lai 3, Nguyễn Hữu Thọ, Phước Kiển, Nhà Bè, Thành phố Hồ Chí Minh Q TRÌNH ĐÀO TẠO - Từ tháng 9/2010 đến tháng 8/2014: sinh viên ngành Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Sư Phạm Thành phố Hồ Chí Minh; - Từ tháng 9/2014 đến tháng 12/2014: học viên khoá Sĩ quan dự bị, Trường Quân Quân khu 7; - Từ tháng 9/2017 đến nay: học viên cao học ngành Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Q TRÌNH CƠNG TÁC - Từ tháng 7/2015 đến nay: chuyên viên Phòng Đào tạo, Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh ...ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA VÕ PHẠM TRÍ THIỆN CẢI TIẾN CƠNG TÁC TUYỂN SINH CỦA MỘT TRƯỜNG ĐẠI HỌC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH IMPROVING THE ENROLLMENT... năm sinh: 21/11/1992 Nơi sinh: TP .Hồ Chí Minh Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý Mã số : 60.34.04.05 I TÊN ĐỀ TÀI: CẢI TIẾN CÔNG TÁC TUYỂN SINH CỦA MỘT TRƯỜNG ĐẠI HỌC TẠI THÀNH PHỐ... cao hiệu quả chất lượng công việc Đề tài ? ?Cải tiến công tác tuyển sinh trường đại học Thành phố Hồ Chí Minh? ?? có mục đích nhằm đánh giá cơng tác tuyển sinh hiện tại, đồng thời