(NB) Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 của giáo trình gồm có các chương: Chương 4: các hoạt động cơ bản giai đoạn diễn ra sự kiện; chương 5: công tác tổ chức giai đoạn kết thúc sự kiện. Mời các bạn cùng tham khảo để biết thêm các nội dung chi tiết.
CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã chƣơng: MH 24 – 04 Giới thiệu: Trong q trình tổ chức kiện ngồi việc tiến hành nội dung liên quan đến việc thực chủ đề kiện, cịn có nhiều cơng việc khác có liên quan nhƣ: - Cung ứng dịch vụ vận chuyển tổ chức đƣa đón khách - Cung ứng dịch vụ lƣu trú - Cung ứng dịch vụ ăn uống - Quan hệ với quan truyền thông quản trị mạng lƣới thông tin, liên lạc kiện - Cung ứng dịch vụ khác theo nhu cầu khách mời thành phần tham gia kiện Mục tiêu: - Trình bày đƣợc số kiến thức hoạt động giai đoạn diễn kiện, đón tiếp, phục vụ, đảm bảo an toàn - an ninh Nội dung chính: Đón tiếp Các nội dung việc tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện bao gồm: * Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức kiện) - Phân cơng nhóm đón tiếp khách - Đối với khách VIP cần có thành viên quan trọng ban tổ chức kiện - Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết việc đón khách) * Chuẩn bị khu vực đón tiếp trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách * Đón tiếp khách với kiện - Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với quy tắc xã giao - Với khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công ngƣời kèm hƣớng dẫn Mời, hƣớng dẫn khách vào khu vực tổ chức kiện Làm thủ tục đăng ký ban đầu cho khách - Hƣớng dẫn khách đăng ký thông tin - Phát tài liệu, quà cho khách - Hƣớng dẫn khách vào khu vực kiện 1.1 Các hình thức đón 1.1.1 Đón sân bay, nhà ga - Liên hệ với sân bay, nhà ga đồng chí có trách nhiệm đồn khách xác định ngày, khách đến để thông báo cho quan, đồng chí có trách nhiệm địa phƣơng chuẩn bị đón khách - Liên hệ trƣớc với quan chức sân bay, ga tàu (Ban giám đốc sân bay, Công an cửa khẩu, Hải quan…) để tranh thủ giúp đỡ giải thủ tục xuất nhập cảnh, hộ chiếu, hành lý nhanh chóng thuận lợi cho khách * Nếu Nguyên thủ quốc gia thì: - Sân bay treo cờ hai nƣớc, trang trí cờ, hiệu chào mừng đoàn - Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố, Tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ… đón cầu thang máy bay, cửa toa (nếu tàu hỏa), cửa xe (nếu xe hơi), giới thiệu ngƣời đón (xếp hàng theo vị trí từ cao xuống thấp) đƣa khách lên xe - Xe trƣởng đoàn cắm cờ hai nƣớc - Xe cảnh sát dẫn đƣờng lúc đón, tiễn hoạt động khác - Tặng hoa Trƣởng đoàn phu nhân (nếu có) 1.1.2 Đón tiếp sở lƣu trú - Bandroll, hoa - Cán đón tiếp - Thủ tục hƣớng dẫn 1.1.3 Đón tiếp phịng Hội nghị - Lễ tân, đội ngũ hƣớng dẫn - Cán đón tiếp 1.1.4 Đón tiếp nơi diễn kiện - Nhân viên hƣớng dẫn - Thành phần đón tiếp 1.2 Các nghi thức đón 1.2.1 Đón theo nghi lễ - Ngun tắc chung - Hình thức đón tiếp - Nghi lễ đón tiếp số nƣớc giới - Nghi lễ đón tiếp phổ biến Việt Nam 1.2.2 Đón thơng thƣờng - Một số lƣu ý q trình đón tiếp - Nội dung đón tiếp Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển Việt Nam bao gồm nhóm sau: - Các hãng (tổng công ty/ công ty) hàng không - Tổng công ty đƣờng sắt - Các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển (đƣờng bộ) - Các công ty lữ hành, du lịch, đại lý vận chuyển - Các đối tƣợng khác có khả cung ứng dịch vụ vận chuyển Các phương tiện vận chuyển Sử dụng phương tiện vận chuyển công cộng Đối với vận chuyển đƣờng không đƣờng sắt, ô tô công cộng dịch vụ kèm thƣờng có tính cứng nhắc (nhà tổ chức kiện khó can thiệp hay kiểm soát), nhà tổ chức kiện phải chịu việc cung ứng dịch vụ liên quan đến hai loại phƣơng tiện cơng việc chủ yếu họ bao gồm: - Lựa chọn nhà cung ứng thích hợp, lựa chọn chất lƣợng dịch vụ (ví dụ hạng vé máy bay; loại vé đƣờng sắt nhƣ: vé ngồi mềm, ngồi cứng, vé nằm, toa riêng…; lựa chọn công ty vận tải hành khách đƣờng phù hợp) - Đặt chỗ, mua vé cho khách - Tổ chức gửi vé, gửi thƣ, hƣớng dẫn - Tổ chức đón khách (nếu có) Trong trƣờng hợp, khách phải tự lo việc lại đƣợc ngân sách kiện chi trả cho chi phí vận chuyển Nhà tổ chức kiện cần ý - Khi gửi giấy mời cho khách, nhà tổ chức kiện cần gửi thêm lƣu ý để đảm bảo yêu cầu toán (nhƣ khách mời phải có cuống vé/ hóa đơn vận chuyển hợp lệ…) - Khi khách đến tham gia kiện, phải có nhân viên phụ trách nội dung này; thơng báo, hƣớng dẫn khách làm thủ tục toán (ví dụ mẫu kê khai, nộp vé, ký nhận…) - Nên tốn cho khách, khơng nên để kiện kết thúc (khách trở nơi ở) tiến hành toán gửi tiền cho họ - Dự tính trƣờng hợp phát sinh tốn phí vận chuyển (nhƣ taxi hóa đơn khơng hợp lệ/ khơng có vé tơ… ) để xin hƣớng giải trƣớc Ngay trình triển khai thực tế gặp tình phát sinh, không nên từ chối khách mà cần xin ý kiến ngƣời có trách nhiệm chi trả khoản phí cho khách Thuê dịch vụ vận chuyển ô tô Ở Việt Nam việc thuê phƣơng tiện để đƣa đón khách mời tham gia kiện (hay trình diễn kiện) thƣờng liên quan đến phƣơng tiện vận chuyển đƣờng chủ yếu tơ - Xe chỗ: Đây loại xe có đặc tính an tồn, sang trọng, lịch thể tôn trọng khách mời qua nâng cao ấn tƣợng kiện khách Với loại này, ngƣời ta tạm chia thành mức độ nhƣ: xe cho khách, xe cho giới thƣợng lƣu, xe thông thƣờng… Khi lựa chọn xe chỗ cần ý: + Việc lựa chọn xe cần theo kế hoạch ngân sách kiện + Căn vào đối tƣợng khách để lựa chọn xe (ví dụ: khách cao cấp phải đƣợc ƣu tiên phục vụ loại xe đẳng cấp nhất) Trong trƣờng hợp khách mời có vị xã hội gần nhƣ tƣơng đƣơng với nên chọn loại xe, ngƣợc lại trƣờng hợp ngƣời có vị xã hội cao hẳn nên đầu tƣ lựa chọn phƣơng tiện sang trọng cho đối tƣợng + Đẳng cấp hay mức độ xe không phụ thuộc vào hiệu xe (Limousine, Mercedes, Toyota, Deawoo…) mà phụ thuộc vào đời xe, năm sản xuất, thông số kỹ thuật khác + Cần lập kế hoạch chuẩn bị thuê xe chi tiết (căn vào số lƣợng khách mời dự tính, phân bố số lƣợng khách cho loại xe, loại xe phục vụ…) + Cần chuẩn bị vận dụng kèm với xe nhƣ đồ uống, tạp chí, sách báo, tập gấp hay thơng tin kiện (nếu có), đồ đƣờng, số điện thoại liên hệ với ngƣời phụ trách vận chuyển, băng/ đĩa nhạc… Cần làm rõ nhiệm vụ cho công tác chuẩn bị (thuộc nhà tổ chức kiện hay thuê nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển tự lo liệu); + Trong số trƣờng hợp cần có thêm u cầu về: an tồn, vệ sinh, đồng phục lái xe, tiện nghi, màu sơn xe, bảng đón khách, việc đổ xăng trƣớc đón khách, thời gian đón khách, lịch trình, thái độ phục vụ ngƣời lái xe, việc giải yêu cầu phát sinh hợp đồng khách mời… nhà cung ứng dịch vụ Ngoài ra, số trƣờng hợp cần thiết phải trực tiếp kiểm tra thông số kỹ thuật xe nhƣ: cách bố trí chỗ ngồi xe, mùi điều hịa, độ ồn, độ giảm xóc, phƣơng tiện nghe nhìn, phƣơng tiện thông tin liên lạc… + Ngƣời phụ trách phƣơng tiện vận chuyển (của nhà tổ chức kiện) cần có danh sách lái xe với số điện thoại liên hệ, danh sách khách xe… + Lập lịch trình điều phối xe, cần thiết tham khảo thuê chuyên gia điều phối vận chuyển tƣ vấn cho công việc (trong trƣờng hợp kiện lớn, quan trọng có tần suất, số lƣợng chuyến xe lớn) - Xe khách: có nhiều loại khác nhƣ xe chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ, 45 chỗ… Những ý lựa chọn xe khách tƣơng tự nhƣ xe chỗ (đã đề cập trên), cần ý số điểm sau: + Nên thuê xe khách doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển khách du lịch (hoặc chuyên chạy theo hợp đồng), hạn chế việc thuê xe chạy vận chuyển khách cơng cộng (vì lý vệ sinh, mùi, hạn chế giao tiếp lái xe, chí có tên tuyến vận chuyển khách bên ngồi xe- ví dụ: xe khách chất lƣợng cao Hà Nội- Hà Tĩnh chẳng hạn) lý tạo ấn tƣợng không chuyên nghiệp khách cảm thấy không đƣợc tôn trọng mức Cũng lý tƣơng tự cần đảm bảo yêu cầu chất lƣợng xe (nhƣ không dùng xe cũ, xe phải đảm bảo thông số kỹ thuật, vệ sinh sẽ, mùi khó chịu, điều hiển nhiên phải có điều hịa…) + Kiểm tra tính khả thi vận chuyển xe khách Ví dụ nơi đỗ xe, tuyến đƣờng cho phép xe khách chạy, cần biết liệu nhà cung ứng có đƣợc phép chạy thành phố khơng? + Khi thuê xe khách cho kiện cần lƣu ý, số lƣợng khách cho xe nên khoảng 50-60% số ghế theo thiết kế xe (ví dụ với xe 45 chố nên sử dụng để vận chuyển khoảng từ 22 28 khách) Các phương tiện vận chuyển khác Ngoài loại phƣơng tiện chủ yếu nói trên, tổ chức kiện cịn sử dụng số loại phƣơng tiện khác nhƣ: xe đạp, xe máy, xích lơ… nhiên cần lƣu ý phƣơng tiện sử dụng chủ yếu nhằm mục đích tạo lạ, tạo ấn tƣợng với khách mời điểm nhấn, chủ đề riêng kiện Ví dụ: việc ăn hỏi Hà Nội có nhiều nhà tổ chức đồn xích lơ dạo phố, hình thức đầu tạo ấn tƣợng thú vị Trong kinh nghiệm tổ chức kiện nhiều nƣớc giới ngƣời ta sử dụng kết hợp nhiều loại phƣơng tiện khác nhƣ: máy bay trực thăng, xuồng, du thuyền, tàu thủy, xe ngựa kéo, ngựa, xe đạp…thậm chí (ví dụ tổ chức lễ hội ngơi chùa núi cao chẳng hạn, điều chắn khách mời cho dù phải tham gia với khoảng cách định) Hộp 5.3 Khi sử dụng phương tiện vận chuyển Trong lễ khai mạc buổi hòa nhạc môi trường lễ hội thường niên diễn (Cape Byron, New South Wales- Australia) phương tiện đến gần địa điểm (cách km) Nhà tổ chức kiện sáng tạo việc từ nơi đỗ xe đến điểm khai mạc, thành diễu hành khách mời dọc theo bờ biển Họ bố trí tình nguyện viên, chào đón hướng dẫn khách mời tham gia diễu hành Đó cảnh ấn tượng, nghìn người có trẻ em vui vẻ dạo dọc theo bãi biển với khăn đầy màu sắc ăn nhẹ nhàng Tổ chức đón khách khách sử dụng phƣơng tiện vận chuyển cơng cộng Trong trƣờng hợp này, ngƣời có trách nhiệm đón khách nên tham khảo quy trình sau: Có mặt điểm đón trƣớc 15 phút so với kế hoạch Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách Cầm bảng đón khách (nếu cần) Nhận diện đón xác đồn khách Chào khách lịch sự, vui vẻ Giới thiệu tên ngƣời đón Làm quen với trƣởng đồn (nếu có) Làm quen với thành viên khác đồn Kiểm tra xác thơng tin thực tế so với danh sách đồn 10 Phối hợp với khách việc kiểm tra hành lý, tƣ trang cá nhân 11 Mời, hƣớng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có) 12 Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận 13 Tặng hoa, quà cho trƣởng đoàn, thành viên đoàn (nếu có kịch bản) 14 Mời xếp khách lên xe 15 Kiểm tra xác số lƣợng khách lại lần cuối 16 Thông báo khởi hành với lái xe đoàn khách 17 Chào mừng đoàn khách cung cấp thông tin - Giới thiệu đầy đủ thông tin ban tổ chức kiện - Hỏi thăm, quan tâm khách - Giới thiệu khái quát chƣơng trình kiện - Cung cấp thông tin ban đầu cho khách - Thuyết minh đƣờng - Giới thiệu địa điểm tổ chức kiện/ nơi khách đƣợc bố trí ăn nghỉ - Thống quy trình nhận buồng sở lƣu trú với đồn khách Phục vụ 2.1 Giải trí - Văn hóa nghệ thuật: chèo, tuồng, nhạc trẻ, cải lƣơng, quan họ,… - Trò chơi: Dân gian (kéo co, ném còn, cà kheo, nhảy dây, cƣớp cờ,…); Hiện đại (game online, điện tử, điện thoại) - Karaoke - Phim - Tạp chí, sách báo - Các loại hình thể thao 2.2 Ăn uống - Chƣơng trình ẩm thực - Tiệc - Ăn uống thông thƣờng Cung ứng dịch vụ ăn uống Ngoại trừ hình thức ăn uống mang tính chất đơn giản nhƣ tiệc cofeebreak (tiệc nhẹ giải lao hội thảo/ hội nghị), hay loại tiệc rƣợu (chỉ có đồ ăn nhẹ thƣờng chế biến sẵn/ đồ ăn nhanh) doanh nghiệp tổ chức kiện đứng để cung ứng (từ khâu mua hàng, tổ chức phụ vụ ); Cịn hình thức ăn uống khác, nhà tổ chức kiện phải thông qua nhà cung ứng dịch vụ ăn uống trung gian để tiến hành phục vụ khách Nhƣ vậy, cung ứng dịch vụ ăn uống tổ chức kiện có hai hình thức bản: - Quản trị cung ứng dịch vụ ăn uống từ nhà cung ứng bổ trợ - Tổ chức phục vụ ăn uống cho khách Trƣớc tiên, công việc liên quan đến việc lập kế hoạch kết hợp với nhà cung ứng dịch vụ ăn uống, công việc nhƣ: Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ ăn uống; Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ ăn uống; Thƣơng lƣợng ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ; Dự tính xử lý cố có liên quan; Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ ăn uống Các nội dung trình bày tƣơng đối chi tiết phần đầu chƣơng ( xem mục - 5.2 Quy trình chung quản trị hậu cầu tổ chức kiện), ngồi cần ý cơng việc có liên quan đến tổ chức xếp ăn uống cho khách Công việc bao gồm số nội dung sau: Kiểm tra thống thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống đáp ứng tiêu chuẩn: - Thực đơn phong phú, đa dạng, - Đảm bảo yêu cầu mặt dinh dƣỡng bữa ăn hiệu kinh tế - Cơ cấu ăn hợp lý - Đảm bảo có ăn đặc sản địa phƣơng - Thực đơn phải đƣợc thay đổi bữa - Không đƣa nhiều ăn lạ vào bữa ăn - Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay yêu cầu đặc biệt khách - Ghi rõ số lƣợng ăn bữa - Lƣợng thức ăn cần dùng bữa Thơng báo xác địa điểm thời gian diễn bữa ăn đoàn - Trƣớc bữa ăn 15 phút, nhân viên phụ trách cần có mặt nhà hàng nơi diễn bữa ăn đoàn - Đảm bảo vệ sinh - Bố trí bàn ăn chu đáo - Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn nhà hàng, khách sạn - Đón khách xếp khách vào bàn ăn chu đáo Thông báo rõ ràng thực đơn bữa ăn - Hƣớng dẫn cách ăn cho khách ăn lạ - Đảm bảo vệ sinh - Giới thiệu ăn đặc sản địa phƣơng (nguyên liệu, cách chế biến - Chúc khách ăn ngon miệng - Xử lý vấn đề phát sinh Thông tin phản hồi chất lƣợng cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà - Ký xác nhận số lƣợng suất ăn + đồ uống (nếu có) 2.3 Các hoạt động khác - Tham quan - Mua sắm (lƣu niệm, đặc sản) - Hoạt động bên lề Đảm bảo an toàn an ninh 3.1 An toàn Đảm bảo an toàn tổ chức kiện đƣợc hiểu việc phát sinh diễn ngồi kế hoạch chuẩn bị nhà tổ chức kiện Sự cố tổ chức kiện đa dạng, chí loại hình kiện với quy mơ tƣơng tự nhau, nhƣng tiến hành triển khai thực tế xuất cố hồn tồn khác Theo tính chất vấn đề ảnh hƣởng cố chia cố thành nhóm sau: - Các cố có liên quan đến chủ đề kiện - Các cố có liên quan đến vấn đề an ninh, an toàn, vệ sinh tổ chức kiện 3.2 An ninh Dự tính xử lý cố có liên quan đến chủ đề kiện Trong trình dự tính xử lý cố liên quan đến chủ đề kiện lƣu ý nội dung sau: - Luôn tìm hiểu cách kỹ lƣỡng yếu tố ảnh hƣởng đến kiện: Đối với kiện cụ thể yếu tố ảnh hƣởng thƣờng đa dạng; nhƣ yếu tố luật pháp, trị, thời tiết khí hậu… (có thể thay đổi thƣờng xun) nên nhà tổ chức kiện cho dù tổ chức loại hình kiện này, nhƣng tổ chức cho kiện cụ thể cần tìm hiểu, xem xét tới yếu Phụ lục 1.2 Mẫu hợp đồng nhà tổ chức kiện nhà cung ứng dịch vụ -CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - ¬ - HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: …… HĐKT (V/v cung cấp dịch vụ …………….) - Căn vào Bộ Luật dân hành số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực ngày 01/01/2006 Bộ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006 Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam - Căn vào nhu cầu khả đáp ứng bên Hôm nay, ngày 12 tháng 12 năm 2008 trụ sở Công ty Tổ chức kiện thƣơng mại du lịch VICEP (ETV), chúng tơi gồm có: Đại diện bên mua dịch vụ (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƢƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV ) - Địa trụ sở chính: 94 Phạm Văn Đồng – Thành phố Hà Nội - Ngƣời đại diện: Ông Nguyễn Việt Tú - Chức vụ: Giám đốc - Điện thoại: 043 2342345 Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thƣơng Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 Đại diện cung ứng dịch vụ (Bên B): - Tên đơn vị: KHÁCH SẠN HOÀNG LONG 98 Việt Nam – Chi nhánh Đông Dƣơng, Hà Nội - Mã số thuế: 5200 263 975 Sau xem xét đàm phán kỹ, Hai bên thống ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ với nội dung sau đây: Điều 1: Nội dung công việc thực hiện: Bên A đồng ý giao bên B đồng ý nhận cung cấp dịch vụ lƣu trú khách sạn từ 11giờ 30 ngày 21 tháng 12 năm 2008 đến 13 ngày 24 tháng 12 năm 2008 với số lƣợng buồng nhƣ sau:… Điều 2: Các yêu cầu chất lƣợng, nội dung thời gian hồn thành cơng việc - Phải thực theo kế hoạch đƣợc thống - Đảm bảo thực theo thỏa thuận đƣợc ghi biên ghi nhớ hai bên Điều 3: Giá trị hợp đồng: Tổng giá trị hợp đồng ………….đ (Bằng chữ: ………………………………) Tổng giá trị bao gồm chi phí cho hạng mục đƣợc liệt kê bảng danh mục dịch vụ đƣợc Bên A chấp thuận bao gồm 10% thuế giá trị gia tăng Mọi chi phí phát sinh (nếu có) mà khơng liệt kê Bảng danh mục dịch vụ hai bên tiến hành thƣơng lƣợng lập thành văn đƣợc coi phụ lục Hợp Đồng Điều 4: Thanh toán hợp đồng: Bên A toán 50% tổng giá trị Hợp Đồng tƣơng đƣơng với 4………………… đ (……………………) sau ký duyệt hợp đồng tiền mặt 50% cịn lại Bên A tốn sau chƣơng trình hội nghị kết thúc bên A nhận đƣợc hố đơn tài chứng từ hợp lệ Bên B tóan tiền mặt Việc toán đƣợc điều chỉnh dựa sở hai bên tiến hành đối chiếu chi phí phát sinh tăng, giảm đƣợc ghi văn có phê chuẩn từ Bên A Bên A toán cho Bên B tiền mặt chuyển khoản ngân hàng vào tài khoản sau công ty VTE SốTK: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thƣơng Hà Nội 4.4 Trong trƣờng hợp Bên A chậm toán cho Bên B, Bên A phải toán cho bên B tổng số tiền cần toán cộng thêm số tiền chậm tốn đƣợc tính theo lãi suất chậm trả Ngân Hàng Việt Nam cơng bố đƣợc tính số ngày chậm toán thời điểm toán Điều 5: Quyền nghĩa vụ bên A: Cung cấp tài liệu, thông tin cần thiết cho việc tổ chức thực công việc Giám sát, kiểm tra đôn đốc Bên B thực nội dung công việc hai bên thoả thuận Hợp đồng, đƣa ý kiến cần thiết phạm vi công việc Hợp đồng Xem xét để chấp thuận hay không chấp thuận yêu cầu sửa đổi đệ trình Bên B cách thức, phƣơng án, mẫu mã, thiết kế để tiến hành nội dung công việc nhƣ thỏa thuận Bảng Danh mục dịch vụ Có quyền yêu cầu Bên B sửa chữa sai sót bổ sung, thay đổi vấn đề không phù hợp so với yêu cầu nội dung công việc nêu Hợp đồng Thực điều khoản toán cho Bên B theo quy định Điều Hợp Đồng Điều 6: Quyền nghĩa vụ bên B: Có quyền chủ động tổ chức thực tồn nội dung cơng việc theo Điều Hợp đồng Đảm bảo cho công việc tổ chức chƣơng trình hội nghị khách hàng khách sạn ………… đƣợc tiến hành cách chuyên nghiệp đạt hiệu tốt Có quyền yêu cầu Bên A cung cấp tài liệu cần thiết có liên quan đến phạm vi dịch vụ Hợp đồng Có quyền từ chối thực u cầu ngồi phạm vi cơng việc Hợp đồng không chịu trách nhiệm dịch vụ khác nội dung Bảng danh mục dịch vụ Có nghĩa vụ thực đúng, đầy đủ, chất lƣợng toàn nội dung chƣơng trình nhƣ Bảng danh mục dịch vụ Trong trình diễn chƣơng trình, Bên B cam kết trực dõi, giám sát, ghi chép chụp hình lại biên nghiệm thu bàn giao cho Bên A Bên B cam kết không cung cấp tiết lộ thông tin liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến sản phẩm Bên A nhƣ nội dung khác cho bên thứ ba mà khơng có đồng ý trƣớc Bên A văn Điều 7: Bất khả kháng: - Sự kiện bất khả kháng kiện xảy mang tính khách quan nằm ngồi tầm kiểm soát bên nhƣ động đất, bão, lũ, lụt, lốc, sóng thần, lở đất, hoả hoạn, chiến tranh có nguy xảy chiến tranh, thảm hoạ khác chƣa lƣờng hết đƣợc, thay đổi sách ngăn cấm quan có thẩm quyền Việt Nam - Việc bên khơng hồn thành nghĩa vụ kiện bất khả kháng sở để bên chấm dứt hợp đồng Tuy nhiên bên bị ảnh hƣởng kiện bất khả kháng có nghĩa vụ phải: + Tiến hành biện pháp ngăn ngừa hợp lý biện pháp thay cần thiết để hạn chế tối đa ảnh hƣởng kiện bất khả kháng gây + Thông báo cho bên biết kiện bất khả kháng xảy vòng 02 ngày sau xảy kiện bất khả kháng - Trong trƣờng hợp xảy kiện bất khả kháng, thời gian thực hợp đồng đƣợc kéo dài thời gian diễn kiện bất khả kháng mà bên bị ảnh hƣởng thực đƣợc nghĩa vụ theo hợp đồng Điều 8: Tạm dừng, hủy bỏ hợp đồng: 8.1 Tạm dừng thực hợp đồng: - Trong trình thực hợp đồng, bên tạm dừng thực hợp đồng trƣờng hợp sau: + Do lỗi Bên A Bên B gây ra; + Xảy kiện bất khả kháng; + Các trƣờng hợp khác hai bên thỏa thuận - Một bên có quyền định tạm dừng thực hợp đồng lỗi bên gây kiện bất khả kháng nhƣng phải báo cho bên biết văn bàn bạc giải để tiếp tục thực hợp đồng ký kết; trƣờng hợp bên tạm dừng không thông báo mà tạm dừng gây thiệt hại phải bồi thƣờng cho bên bị thiệt hại 8.2 Hủy bỏ hợp đồng: - Một bên có quyền hủy bỏ hợp đồng có lý hợp lý đƣợc thống trƣờng hợp bồi thƣờng thiệt hại bên vi phạm hợp đồng - Bên hủy bỏ hợp đồng phải thông báo cho bên biết việc hủy bỏ; không thông báo mà gây thiệt hại cho bên bên huỷ bỏ hợp đồng phải bồi thƣờng - Khi hợp đồng bị huỷ bỏ hợp đồng khơng có hiệu lực kể từ thời điểm bị huỷ bỏ bên phải hoàn trả cho tài sản tiền - Trong trƣờng hợp bên A hủy hợp đồng phải bồi thƣờng dịch vụ mà bên B thực theo đơn giá thỏa thuận danh mục dịch vụ (kèm theo) Điều 9: Tranh chấp giải tranh chấp: - Trong thời gian thực hợp đồng, xảy bất đồng, tranh chấp hai bên hai bên hợp tác giải thơng qua thƣơng lƣợng hồ giải - Trƣờng hợp, hai bên không tự giải đƣợc đƣa Toà án kinh tế thành phố Hà Nội giải quyết, phán Toà án kết luận cuối hai bên, lỗi bên gây nên phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật bồi hồn phí tổn Điều 10: Điều khoản chung: Hợp đồng nhƣ tất tài liệu, thông tin liên quan đến hợp đồng đƣợc bên quản lý theo quy định hành Nhà nƣớc bảo mật Hai bên cam kết thực nghiêm túc Điều, khoản thoả thuận hợp đồng Mọi trƣờng hợp sửa đổi, bổ sung hợp đồng phải đƣợc thống hai bên phải đƣợc lập thành văn có chữ ký Ngƣời đại diện hợp pháp hai bên Hợp đồng đƣợc gồm … Trang (có đóng dấu giáp lai hai bên) lập thành 04 bản, có giá trị pháp lý nhƣ nhau, Bên A giữ 02 bản, Bên B giữ 02 Hiệu lực hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký đƣợc lý sau bên hoàn tất nghĩa vụ nêu hợp đồng ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Phụ lục 1.3 Mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ song ngữ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ************** HỢP ĐỒNG CUNG CẤP DỊCH VỤ Service Supply Contract Số/No: … Hôm nay, ngày … tháng … năm …, chúng tơi gồm có This service supply contract is made on ……… by and between Bên A (Bên đặt hàng) Địa chỉ/Address: Ngƣời đại diện/represented by : Chức vụ/ Title: MST/ Tax code: Bên B: (Bên thực hiện) Địa chỉ/ Adress: Ngƣời đại diện/Represented by : Chức vụ/ Title: MST/Tax code: Nay bên hợp đồng nhƣ sau/ Contract as follows: Điều 1: NỘI DUNG DỊCH VỤ THỰC HIỆN/ EVENT Công ty đồng ý chọn công ty thay mặt thực việc ………… công ty ……… / ……….company assigns .to implement…… at/in…… Thời gian, địa điểm tần suất thực hiện/ Time, place, capacity: Thời gian: Từ ngày … đến ngày ……/ Time: From …… to …… Địa điểm/ Venue: …… Bên B cung cấp/ Party B supply: 22 PGs ngoại hình đẹp, cao >1.65m, có kinh nghiệm, làm theo ca từ 8:00 đến 14:30 14:30 đến 21:00 ngày diễn hội chợ, 11 PG/ca/ over 165cm,good looking, experienced , working time: shift 8:00 - 14:30, shift 14:30 - 21:00 during days of trade show, 11 PGs/shifts MC ngoại hình khá, khéo léo, có kinh nghiệm làm hoạt náo từ 18:00 đến 21:00 suốt ngày diễn hội chợ, MC /ca/ good looking, skillful ,experienced, MC/shift, working time from 18:00 to 21:00 during days of trade show, MC/shift Ban nhạc teen biểu diễn từ 19:30 đến 20:30 suốt ngày diễn hội chợ/ teen band perform from 19:30 to 21:30 during days of trade show Quản lý nhân sự, làm từ 8:00 đến 21:00 ngày diễn hội chợ, quản lý vấn đề chấm công, thời gian, tác phong làm việc, đồng phục nhân sự/ Supervisor,working time from 8:00 to 21:00 during days of trade show, manage all staff on working time, working attitude, uniform, mark work points Điều 2: GIÁ TRỊ DỊCH VỤ – PHƢƠNG THỨC THANH TỐN/ SERVICE VALUE – PAYMENT METHOD Gíá dịch vụ Service Value …… VND Thuế GTGT 10% / VAT: Tổng Cộng/ Total: ………… VND …… VND (Bằng chữ: ………) (In words: ………… ) Đính kèm bảng kê chi tiết báo giá phần không tách rời hợp đồng The detailed quotation is attached and is a part of this contract letter 2.2 Phƣơng thức toán/payment method Bên A toán 50% trị giá dịch vụ ký kết hợp đồng Party A shall make payment 50% of the service value after contract letter signed Bên A toán cho bên B 50% giá trị dịch vụ lại sau bên B thực xong dịch vụ theo yêu cầu hợp đồng bên A nhận đƣợc hoá đơn GTGT hợp lệ bên B Party A shall make payment of 50% of the service value after Party B has implemented the service and Party A shall receive the invoice from Party B Thanh toán tiền mặt/ Pay in cash Điều 3: THỜI HẠN THỎA THUẬN/ CONTRACT DURATION: Thời gian hiệu lực hợp đồng: Bắt đầu từ hợp đồng đƣợc ký kết đến toán hợp đồng The contract is valid from the contract is signed to it is paid including this date Trong trƣờng hợp hết thời gian hiệu lực ghi hợp đồng mà bên A chƣa toán dứt điểm khoản tiền liên quan đến hợp đồng thời gian hiệu lực hợp đồng đƣợc triển hạn khỏan tiền đƣợc toán dứt điểm cho bên B hợp đồng đựơc hai bên A B coi nhƣ đƣợc lý In case, the contract expires but party A has not done the payment related to the contract to party B, the valid term of the contract will be automatically extended until the payment is completed done Simultaneously, both parties agree that the contract has automatically been liquidated Trƣờng hợp hai bên vi phạm điều khoản hợp đồng phụ lục văn bổ sung đính kèm có liên quan đến hợp đồng bên bị vi phạm đƣợc quyền chấm dứt trƣớc thời hạn Bên vi phạm phải bồi thƣờng cho bên bị vi phạm thiệt hại việc vi phạm gây In case, any party breaks any term and condition of this contract or any appendix or any enclosed document concerning this contract; the other party shall have right to terminate this contract before the valid term of the contract The offender must pay damages to the other party Điều 4: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A / RIGHT AND OBLIGATIONS OF PARTY B: Quyền lợi/Right: a) Nhận đƣợc dịch vụ tốt đầy đủ bên B cung cấp Receive the best and full service from Party B b) Phối hợp với bên B giải vấn đề phát sinh xảy chƣơng trình hội chợ thuộc trách nhiệm bên A./Coordinate with party B to solve overhead problems during the trade fair within the responsibility of part A Nghĩa vụ/ Obligations : Thanh toán cho bên B theo nhƣ thoả thuận To make payment to party B as agreed Cung cấp nội dung chƣơng trình huấn luyện kiến thức sản phẩm cho nhân viên (nếu có) To supply the content of the project, train product knowledge for staffs (if any) Điều 5: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B / RIGHT AND OBLIGATIONS OF PARTY A: Quyền lợi/ right: a) Nhận đƣợc toán bên A nhƣ điều To receive payment as mentioned in Article b) Phối hợp với bên A giải vấn đề phát sinh xảy chƣơng trình hội chợ thuộc trách nhiệm bên B/.Coordinate with party A to solve overhead problems during the trade fair within the responsibility of part B Nghĩa vụ/ Obligations : Bảo đảm nhân cung cấp cho bên A chất lƣợng nhƣ yêu cầuc/ Ensure a sufficient good quality PG supply to Party A Hợp đồng đƣợc lập đƣợc thành hai (02) song ngữ Việt – Anh, đƣợc đóng dấu ký đại diện có thẩm quyền bên có giá trị nhƣ nhau, bên giữ (01) This contract has two (02) original copies: In bilingual Vietnamese and English which are stamped and signed by the parties’ duty authorized representatives All have the same value Each party keeps one (01) original copy ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Phụ lục 1.4 mẫu lý hợp đồng (mẫu 1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - ¬ THANH LÝ HỢP ĐỒNG Số: …… /2008 Căn theo nội dung Hợp đồng kinh tế số …………… ký ngày Tháng năm 2008 Công ty ………………… Công ty ……………………… Căn vào việc thực hợp đồng hai bên; Hôm nay, ngày tháng ……… năm 2008 Tại …… , chúng tơi gồm có: Đại diện bên th tổ chức kiện (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI ABCD - Địa trụ sở chính: Tổ 12 phƣờng Thụy Long, Tây Hồ, Hà Nội - Ngƣời đại diện: Ông Nguyễn Xuân Sang - Chức vụ: Giám đốc Công ty - Điện thoại: 043.1234567 Fax: 043.1234567 - Email: ABCVN@yahoo.com.vn - Tài khoản số: 111111111222 Ngân hàng nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Đông Dƣơng, Hà Nội - Mã số thuế: 5200 263 975 Đại diện bên nhận tổ chức kiện (Bên B): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƢƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV) Địa trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội - Ngƣời đại diện: Bà Nguyễn Thảo Nguyên - Chức vụ: Trƣởng phòng nghiệp vụ (Theo giấy ủy quyền số GUQ/01-2006 ngày 1/10/2006 …………………ký đóng dấu) - Điện thoại: 043 2342345 Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thƣơng Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 Sau tiến hành thực hợp đồng, hai bên thống lý hợp đồng với nội dung sau: Điều 1: Nội dung lý Bên B tổ chức chƣơng trình …………… cho Bên A NTD………… Chƣơng trình đƣợc thực theo hợp đồng ký Nay hai bên thống lý hợp đồng theo nội dung đƣợc ký kết Trong q trình thực chƣơng trình có phát sinh số chi tiết hai bên giải quyết: - Phát sinh chi phí bên B thuê dây điện & ổ cắm điện cho 100 máy tính cho bên A : 000000000000000000 đồng (Bằng chữ: trăm triệu….) ( chƣa VAT) - Bên A trừ chi phí giấy phép theo hợp đồng khơng có banner treo mặt đƣờng NTĐ ………… bên B : ……… ( chữ : ………………… ) ( chƣa VAT) Chi tiết : Đơn vị tính: Vnđ Chi phí phát sinh tăng (+) Chi phí phát sinh giảm (-) Tổng chi phí phát sinh (chƣa có VAT) VAT Tổng chi phí phát sinh (bao gồm VAT) Bằng chữ: Bảy triệu trăm năm mươi ngàn đồng chẵn (đã có VAT) Điều 2: Giá trị lý hình thức tốn Giá trị lý hợp đồng: Giá trị lý theo hợp đồng ký: ……………… đồng Tổng số tiền phát sinh : …………………… đồng Tổng giá trị lý Hợp đồng: ………………… đồng (Bằng chữ: ……………………………….) Hình thức tốn: - Bên A tạm ứng cho bên B 50% giá trị hợp đồng tạm tính, tƣơng đƣơng số tiền ………………… đồng (…………………… đồng chẵn) - Số tiền lại Thanh lý là: ……………… đồng (…………………………… đồng chẵn), Bên A tốn cho Bên B vịng 07 ngày kể từ ngày nhận đƣợc đầy đủ Hóa đơn Thanh lý Hợp đồng Bên B Điều 3: Điều khoản chung - Hai bên cam kết thực nghiêm chỉnh điều khoản lý - Sau hai bên hoàn tất thủ tục Thanh lý Thanh toán, vấn đề liên quan đến hợp đồng khơng cịn giá trị pháp lý - Thanh lý hợp đồng đƣợc làm thành 04 (bốn) tiếng Việt có giá trị pháp lý nhƣ Bên A giữ hai bản, bên B giữ hai ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B TÀI LIỆU THAM KHẢO - Lƣu Văn Nghiêm, Tổ chức kiện, NXB ĐH Kinh tế quốc dân Hà Nội, - Special Events: Best Practices in Modern Event Management v(Hospitality, Travel & Tourism) - Event Risk Management and Safety by Peter E Tarlow in Front Matter - Event Sponsorship (The Wiley Event Management Series) by Bruce E Skinner in Front Matter - Event Marketing: How to Successfully Promote Events, Festivals - Conventions, and Expositions (The Wiley Event Management Series) (Hardcover) by Leonard H Hoyle - Festival and special event management- Johnny Allen, William O’toole, Ian McDonnell, Robert Harris- Wiley Australia Tourism Series - Các trang web tiếng Việt: www.vneconomy.vn ; www.sukien24.com ; www.tochucsukienvip.com ; www.dulichcaocap.vn ; www.vietnamtourism.edu.vn ; prclub.com.vn ; www.tuoitre.com.vn ; www.f-event.com.vn ; www.alogroup.com.vn ; vietnammarcom.edu.vn my.opera.com ; www.htc.edu.vn Các trang web tiếng Anh: http://eventmanagement.com ; www.event- managementuk.co.uk ; www.eventsvietnam.com ; www.eventeducation.com ; www.wikipedia.org ; www.businessdictionary.com ; www.effectiveevents.com ; www.worldevents.com ; news.xinhuanet.com ; www.alsacreations.com ; www.gchagnon.fr/ /evenements.html ; www.organisateurevenement.com ; www.dia.unisa.it/ ; www.gfi-italia.com ; www.intuit ... loại hình kiện này, nhƣng tổ chức cho kiện cụ thể cần tìm hiểu, xem xét tới yếu tố ảnh hƣởng 3.3 Tổ chức xử lý trƣờng hợp khẩn cấp Sự cố tổ chức kiện gì? Sự cố tổ chức kiện đƣợc hiểu việc phát... nghiệm: Lập báo cáo tổng kết công tác tổ chức kiện ƣu , khuyết điểm tổ chức kiện 5.1 Ƣu điểm : - Khen thƣởng Lập báo cáo kiện theo yêu cầu hợp đồng tổ chức kiện/ nhà đầu tƣ kiện: - Thu thập đầy... 11111111 122 2 Ngân hàng nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Đông Dƣơng, Hà Nội - Mã số thuế: 520 0 26 3 975 98 Đại diện bên nhận tổ chức kiện (Bên B): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN