(NB) Nội dung giáo trình bao gồm có 5 chương và được chia thành 2 phần, phần 1 sẽ gồm các chương: Chương 1: khái quát hoạt động tổ chức sự kiện; chương 2: các hoạt động cơ bản giai đoạn xúc tiến sự kiện; chương 3: các hoạt động cơ bản giai đoạn tổ chức sự kiện. Mời các bạn cùng tham khảo để biết thêm các nội dung chi tiết.
UBND TỈNH LÂM ĐỒNG TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ LẠT GIÁO TRÌNH MƠN HỌC/MƠ ĐUN: TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÀNH/NGHỀ: NGHIỆP VỤ NHÀ HÀNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐNĐL ngày …tháng…năm… Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt) (Tài liệu lưu hành nội bộ) Lâm Đồng, năm 2017 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Nội dung giáo trình Tổ chức kiện đƣợc xây dựng sở kế thừa nội dung đƣợc giảng dạy trƣờng dạy nghề, kết hợp với nội dung nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lƣợng đào tạo phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nƣớc Giáo trình đƣợc biên soạn ngắn gọn, dễ hiểu, bổ sung nhiều kiến thức mới, đề cập nội dung bản, cốt yếu để tùy theo tính chất ngành nghề đào tạo mà nhà trƣờng tự điều chỉnh cho thích hợp khơng trái với quy định chƣơng trình khung đào tạo nghề Với mong muốn giáo trình đƣợc biên soạn, nội dung giáo trình bao gồm: Chƣơng 1: Khái quát hoạt động tổ chức kiện Chƣơng 2: Các hoạt động giai đoạn xúc tiến kiện Chƣơng 3: Các hoạt động giai đoạn tổ chức kiện Chƣơng 4: Các hoạt động giai đoạn diễn kiện Chƣơng 5: Công tác tổ chức giai đoạn kết thúc kiện Xin trân trọng cảm ơn Khoa Du lịch, Trƣờng Cao đẳng Nghề Đà Lạt nhƣ giúp đỡ quý báu đồng nghiệp giúp tác giả hồn thành giáo trình Mặc dù cố gắng nhƣng chắn khơng tránh khỏi sai sót, tác giả mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp ngƣời đọc để lần xuất sau giáo trình đƣợc hoàn thiện Đà Lạt, ngày 20 tháng 06 năm 2017 Tham gia biên soạn Chủ biên: Nguyễn An MỤC LỤC CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Khái niệm Mục đích 3.Yêu cầu 10 3.1 Các thành phần tham gia kiện: 10 3.2 Nhà đầu tƣ kiện 11 3.2.2 Nhà tài trợ kiện: 11 3.2.3 Nhà tổ chức kiện 12 3.2.4 Khách hàng nhà tổ chức kiện 12 3.2.5 Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức kiện: 12 3.2.6 Tình nguyện viên tham gia kiện 13 3.2.7 Khách mời tham gia kiện 13 3.2.8 Khách vãng lai tham gia kiện 13 3.2.9 Chính quyền cƣ dân nơi diễn kiện: 14 Phân loại tổ chức kiện 14 4.1 Theo quy mô, lãnh thổ 14 4.2 Theo hình thức mục đích 15 4.3 Theo nội dung 18 Ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện với thành phần tham gia kiện 18 5.1 Đối với doanh nghiệp chuyên tổ chức kiện 19 5.2 Đối với doanh nghiệp cần tổ chức kiện 23 Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện 25 6.1 Nhóm nhân tố khách quan 25 6.2 Nhóm nhân tố chủ quan 28 Quy trình tổ chức kiện 30 7.1 Tiếp xúc 30 7.2 Đàm phán 31 7.3 Xây dựng kế hoạch 31 7.4 Ký kết 32 7.5 Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức kiện 33 CHƢƠNG CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN XÚC TIẾN SỰ KIỆN 1 Công tác thu thập thông tin 1.1 Khái niệm thông tin 1.2 Vai trị thơng tin 1.3 Nguồn thu tin 1.4 Xử lý tin Tiếp xúc 2.1 Trực tiếp 2 Gián tiếp Đàm phán Nghệ thuật mở đầu câu chuyện Nghệ thuật dẫn dắt 3.3 Nghệ thuật Kết thúc Ký kết hợp đồng 4.1 Khái niệm 4.2 Nội dung hợp đồng CHƢƠNG CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ SỰ KIỆN 10 Xây dựng chƣơng trình 10 1.1 Khái niệm 11 1.2 Vai trò 11 1.3 Các xây dựng chƣơng trình 11 1.4 Nội dung chƣơng trình 12 2.Chuẩn bị tài 13 Chuẩn bị sở vật chất 17 3.1 Địa điểm tổ chức kiện 17 3.2 Hội trƣờng: 18 3.3 Trang thiết bị: 19 Chuẩn bị nhân : 21 4.1 Về số lƣợng 21 4.2 Về chất lƣợng CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 10 Đón tiếp 10 1.1 Các hình thức đón 11 1.1.1 Đón sân bay, nhà ga 11 1.1.2 Đón tiếp sở lƣu trú 11 1.1.3 Đón tiếp phịng Hội nghị 12 1.1.4 Đón tiếp nơi diễn kiện 12 1.2 Các nghi thức đón 12 1.2.1 Đón theo nghi lễ 12 1.2.2 Đón thơng thƣờng 12 Phục vụ 17 2.1 Giải trí 17 2.2 Ăn uống 17 2.3 Các hoạt động khác 19 Đảm bảo an toàn an ninh 19 3.1 An toàn 19 3.2 An ninh 19 3.3 Tổ chức xử lý trƣờng hợp khẩn cấp 20 CHƢƠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAI ĐOẠN KẾT THÚC SỰ KIỆN 26 Chuẩn bi phƣơng tiện đƣa tiễn khách 26 1.1 Theo yêu cầu đặt trƣớc 26 1.2 Theo yêu cầu bổ sung 29 Chuẩn bi lễ bế mạc 30 2.1.Hình thức trang trí : 30 2.2 Tài liệu liên quan 30 2.3 Biểu diễn văn nghệ 34 2.4 Tham quan sau hội nghị 34 2.5 Tiệc chia tay 34 Tiễn khách 35 Thu dọn hội trƣờng 36 Rút kinh nghiệm: 36 5.1 Ƣu điểm : 37 5.2 Khuyết điểm 37 5.3 Rút kinh nghiệm cụ thể 37 5.3.1 Từng khâu 37 5.3.2 Từng cá nhân 38 PHỤ LỤC CÁC MẪU GIẤY TỜ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TÀI LIỆU THAM KHẢO 123 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học : Tổ chức kiện Mã mơn học: MH 18 I Vị trí, tính chất mơn học: Vị trí: + Tổ chức kiện mơn học thuộc nhóm mơn học, mơ đun đào tạo nghề tự chọn chƣơng trình đào tạo trình độ Trung cấp nghề “Nghiệp vụ nhà hàng” + Môn học nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức bổ trợ cho nghiệp vụ phục vụ nhà hàng sinh viên Môn học cần đƣợc tổ chức giảng dạy trƣớc môn học nghiệp vụ nhà hàng Tính chất: - Mơn học lý thuyết nghề phục vụ du lịch nói chung nghề Nghiệp vụ nhà hàng nói riêng Là mơn học lý thuyết, đánh giá kết thúc mơn học hình thức kiểm tra hết môn II Mục tiêu môn học: Về kiến thức: - Nêu đƣợc khái niệm, mục đích, u cầu, ý nghĩa cơng tác tổ chức kiện - Trình bày đƣợc ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện, quy trình tổ chức kiện theo giai đoạn - Cẩn thận, tỉ mỉ, bao quát công việc từ xác định thông tin, lập kế hoạch đến triển khai tổ chức kiện - Nhiệt tình, chăm chỉ, cẩn thận, chu đáo có tinh thần hợp tác tích cực với phận liên quan đảm bảo việc tổ chức kiện Về kỹ năng: - Phân loại đƣợc kiện - Tổ chức đƣợc kiện phạm vi liên quan nghiệp vụ nhà hàng Về lực tự chủ trách nhiệm: - Chủ động việc tiếp nhận thông tin học - Tìm kiếm tài liệu hỗ trợ cho học CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã chƣơng: MH 24 – 01 Giới thiệu: Tổ chức kiện, xem xét dƣới góc độ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tƣơng đối mẻ Việt Nam Cùng với phát triển kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin dịch vụ tổ chức kiện có bƣớc phát triển đáng kể Việt Nam Tuy nhiên tài liệu hƣớng dẫn tổ chức kiện rời rạc, chƣa đƣợc hệ thống, chƣa đƣợc tiếp cận với phát triển tổ chức kiện nƣớc phát triển giới nhƣ đặc thù riêng tổ chức kiện Việt Nam Mục tiêu: - Trình bày đƣợc khái niệm, mục đích, yêu cầu ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện, - Phân loại đƣợc hoạt động tổ chức kiện, - Phân tích đƣợc nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện - Nêu đƣợc quy trình tổ chức kiện - Nhiệt tình, chăm chỉ, cẩn thận, chu đáo có tinh thần phối hợp tập thể Nội dung chính: Khái niệm Sự kiện gì? Tổ chức kiện thuật ngữ tƣơng đối mẻ Việt Nam, có nhiều cách hiểu khác thuật ngữ Trƣớc tiên, tìm hiểu ý nghĩa từ kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức kiện Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội, kiện tƣợng, cố, biến cố mang tính chất bất thƣờng xuất Ví dụ nói đến kiện kinh tế tiêu biểu Việt Nam năm ngƣời ta đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong số lĩnh vực khác kiện cịn có nghĩa hồn tồn khác hẳn, ví dụ thống kê học trƣờng hợp xuất biến cố đƣợc xem kiện Trong lĩnh vực tổ chức kiện Việt Nam ngƣời ta thƣờng quan niệm: kiện hoạt động diễn lĩnh vực nhƣ thể thao thƣơng mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động “sự kiện” cịn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có ngƣời hiểu kiện theo nghĩa có hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mơ lớn, có ý nghĩa định đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh nƣớc, đƣợc phƣơng tiện truyền thông quan tâm đƣa tin) đƣợc xem kiện Ví dụ kiện nhƣ: hội nghị nƣớc nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, thi hoa hậu toàn quốc… - Trong đó, có ngƣời lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngồi kiện đƣơng nhiên nhƣ cách hiểu nói trên, cịn bao hàm hoạt động thƣờng mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng hẹp đời sống xã hội thƣờng ngày nhƣ: tang ma, đám cƣới, sinh nhật, tiệc mời… Dƣới đây, đoạn trích tổ chức kiện diễn đàn kinh doanh Internet nói nghề tổ chức kiện để biết thêm cách hiểu khác “sự kiện” Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” tiếp cận số lĩnh vực, phạm vi định Với phát triển nghề “tổ chức kiện” tiếp cận theo ba hƣớng không đủ Theo chúng tôi, cách tiếp cận “sự kiện” lĩnh vực cần vào đặc trƣng mô tả nghề, hoạt động nghề tổ chức kiện đƣợc thừa nhận mang tính phổ biến giới Với quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa nghĩa “tổ chức kiện” tƣơng ứng với event management - tiếng Anh Cách hiểu hợp lý, nghiên cứu thuật ngữ từ ngôn ngữ phổ biến khác nhƣ tiếng Pháp, Đức, Italia, Hà Lan… mƣợn từ gốc event management (trừ tiếng Tây Ban Nha gestión de eventos) Ở nƣớc phát triển lĩnh vực trở thành nghề, ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ có hệ thống lý luận nghề nghiệp tƣơng đối đầy đủ chặt chẽ Theo tiếng Anh, kiện (event) bao hàm lĩnh vực rộng nhƣ: + Bussiness event: Các kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: Các kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng… + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ + Exhibitions: Triển lãm + Trade fairs: Hội chợ thƣơng mại + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí + Concerts/live performances: Hồ nhạc, biểu diễn trực tiếp + Festive events: Lễ hội, liên hoan + Government events: Sự kiện quan nhà nƣớc + Meetings: Họp hành, gặp giao lƣu + Seminars: Hội thảo chuyên đề + Workshops: Bán hàng + Conferences: Hội thảo + Conventions: Hội nghị + Social and cultural events: Sự kiện văn hoá, xã hội + Sporting events: Sự kiện lĩnh vực thể thao + Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing + Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thƣơng mại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thƣơng hiệu, sản phẩm… Nhƣ vậy, khái quát khái niệm kiện (trong lĩnh vực tổ chức kiện) nhƣ sau: Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng, hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tụctập quán… Nhƣ kiện cần đƣợc hiểu: - Bao gồm tất hoạt động nhƣ đề cập - Không giới hạn phạm vi không gian, thời gian nhƣ lĩnh vực hoạt động - Nó có nghĩa tƣơng đƣơng với ý nghĩa từ kiện (event) nghề tổ chức kiện (event management) tiếng Anh Việc nghiên cứu nội dung tài liệu dựa cách hiểu kiện nhƣ đề cập * Lợi dụng đƣợc sở vật chất kỹ thuật sẵn có nhƣ dịch vụ mà sở cung ứng khơng gian cung cấp cho ban tổ chức kiện (ví dụ nhƣ: hệ thống âm thanh, ánh sáng, nguồn điện, nhân viên phục vụ…) * Đảm bảo vấn đề an ninh, an tồn, vệ sinh so với khơng gian ngồi trời + Nhƣợc điểm: * Bị bó hẹp quy mơ định, tính tốn số khách mời nhà tổ chức kiện cần phải vào địa điểm ngƣợc lại (nếu chốt danh sách khách mời) nhà tổ chức kiện phải tìm địa điểm phù hợp * Dễ lặp lại, dễ rơi vào khn mẫu cách trí, tổ chức - Khơng gian hỗn hợp: Đó kiện đƣợc diễn vừa ngồi trời, vừa nhà Ví dụ: Ngày hội Trung thu 2008 tổ chức Bảo tàng dân tộc học, hoạt động vừa diễn bên khu nhà bảo tàng, vừa diễn khuôn viên bảo tàng Không gian hỗn hợp thƣờng kết hợp đƣợc ƣu điểm hai loại nói Tuy nhiên việc lựa chọn khơng gian hỗn hợp tƣơng đối khó khăn (ít có sở thỏa mãn đƣợc, đặc biệt thành phố lớn) Tuy nhiên kiện có quy mơ lớn, có nhiều nội dung loại địa điểm đƣợc lựa chọn phổ biến 3.3 Trang thiết bị: Theo tiêu chí chia thành: - Địa điểm tổ chức kiện chuyên nghiệp: nơi đƣợc xây dựng với mục đích kinh doanh dịch vụ có dịch vụ tổ chức kiện nhƣ: khách sạn, nhà hàng lớn, trung tâm hội nghị, hội thảo… Đối với địa điểm thƣờng có sở vật chất kỹ thuật nhƣ trang thiết bị tƣơng đối đồng bộ, có nhiều dịch vụ cung ứng, hỗ trợ cho nhà tổ chức kiện Đa số địa điểm tổ chức kiện chuyên nghiệp có phịng tổ chức kiện chun dụng - Địa điểm tổ chức kiện bị động: nơi đƣợc xây dựng khơng nhằm mục đích tổ chức kiện nhƣng đƣợc lựa chọn để tổ chức kiện đó, nhƣ: sân vận động, vƣờn cây, quảng trƣờng, đƣờng phố, bãi đất rộng, khuôn viên trƣờng học, bãi biển, khu vực biểu diễn công cộng… Đối với địa điểm nhà tổ chức kiện cần phải chuẩn bị nhiều yếu tố nhƣ: nguồn điện, khu vực vệ sinh, vấn đề an ninh, an toàn, lối lại… Các khu vực không gian địa điểm tổ chức kiện 19 Bao gồm: - Khu vực đón tiếp: Cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp - Khu vực để xe khách mời - Các lối lại: Lối chính, lối cho khách VIP, lối đến dịch vụ bổ trợ - Khu vực kỹ thuật - Khu vực triển khai kiện: Ví dụ hội nghị hội thảo bục diễn thuyết, sân khấu, trình chiếu - Khu vực cung cấp dịch vụ khác: Nhƣ khu vực ăn uống coffee break, khu vực giải lao, vệ sinh, khu vực nghỉ ngơi, tham quan, giải trí… - Lối hiểm khu vực giải tình khẩn cấp Các yêu cầu lựa chọn địa điểm tổ chức kiện Khi định thơng điệp cho kiện đó, cần xác định địa điểm tốt để tổ chức kiện nhằm truyền đạt thơng điệp đến quảng đại công chúng Khi chọn đƣợc địa điểm ƣng ý, xem xét vấn đề sau: - Địa điểm cần phải phù hợp với chủ đề kiện (Một hội thảo khoa học chẳng hạn cần phải tổ chức địa điểm chuyên nghiệp, trang trọng; triển lãm nghề thủ công lại không nên tổ chức trung tâm hội nghị…) - Địa điểm cần phải phù hợp với quy mơ kiện (Ví dụ cần trả lời câu hỏi nhƣ: địa điểm chứa đƣợc tối đa ngƣời? Có phù hợp với số lƣợng khách mời dự tính hay khơng? Khơng nên chật, ko dƣ thừa khoảng không…) - Có vị trị thích hợp (lƣu ý vấn đề khoảng cách, đƣờng giao thông, điểm đỗ xe…) - Có mỹ thuật cảnh quan phù hợp, khơng chịu ảnh hƣởng ngoại lai tiêu cực (ví dụ vùng có khơng khí nhiễm, tiếng ồn lớn khơng phù hợp với đa số loại hình kiện) - Có lối vào, lối ra, kho khu vực nghỉ khán giả, thiết bị, diễn viên, khách VIP, nhân viên ngƣời khuyết tật… phù hợp Đảm bảo yêu cầu dịch vụ ăn uống, lƣu trú, an ninh dịch vụ - Lƣu ý vấn đề nguồn điện, nƣớc Hệ thống thông gió, điều hịa nhiệt độ; hệ thống âm thanh, ánh sáng; hệ thống phòng cháy chữa cháy 20 - Những dịch vụ nhƣ hỗ từ doanh nghiệp quản lý địa điểm tổ chức kiện - Các yêu cầu thông tin liên lạc (điện thoại, fax, internet, chí chi tiết nhỏ nhƣ wifi, giắc cắm nguồn cho máy tính…) - Khu vực giải tình khẩn cấp (khu vực sơ cứu, khu vực an tồn cho khách VIP), lối hiểm… - Cuối vấn đề giá cả, có phù hợp với kinh phí dự trù hay khơng? Chuẩn bị nhân : 4.1 Về số lƣợng Nhân lực cho dịch vụ tổ chức kiện đa dạng ngành nghề ngồi ban tổ chức kiện cịn có nhà quản lý phận, nhân viên tổ chức kiện, nhân viên từ nhà cung ứng dịch vụ… Việc chuẩn bị nhân lực kiện cần đƣợc tiến hành theo bƣớc bản: - Xác định mơ hình tổ chức lao động - Lập kế hoạch nhân lực cho kiện - Tiến hành chuẩn bị số lƣợng nhân lực (nhƣ bố trí, tuyển dụng, ký kết hợp đồng…) - Tiến hành bố trí đào tạo nhân lực (phân công công việc, hƣớng dẫn thực theo bảng mô tả công việc, đào tạo, diễn tập…) - Kiểm tra hồn tất cơng tác chuẩn bị Xác định mơ hình tổ chức lao động Trong trình lập kế hoạch triển khai tổ chức kiện, sơ đồ cấu tổ chức (organisational structure) ban tổ chức kiện ảnh hƣởng lớn đến cơng việc nói Việc xác định sơ đồ cấu tổ chức rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi cho nhà tổ chức kiện Cùng với mơ hình cấu tổ chức lao động có chức danh tƣơng ứng công việc Từ khác biệt quy mô, loại hình kiện, sơ đồ cấu tổ chức cơng tác tổ chức kiện khác nhau, dƣới số sơ đồ cấu tổ chức mang tính phổ biến cần đƣợc xem xét Mơ hình tổ chức lao động đơn giản 21 Mơ hình đơn giản (simple structure) mơ hình mà ngƣời đứng đầu nhà quản lý kiện, trực tiếp đạo nhân viên nghiệp vụ tổ chức kiện (xem sơ đồ sau) Sơ đồ 4.1 Mơ hình tổ chức lao động đơn giản Nhà quản lý kiện (Event manager) An Bình Cƣờng Dũng Ngọc Đây mơ hình tổ chức phổ biến tổ chức kiện nhỏ, linh hoạt, dễ thay đổi thích ứng với hồn cảnh thay đổi, trách nhiệm thƣờng đƣợc phân định rõ ràng - ngƣời quản lý trách nhiệm cho tất hoạt động liên quan đến kiện Tính linh hoạt cấu trúc chỗ nhân viên kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực, công việc khác Mặt khác nhà quản lý kiện trực tiếp đạo nhân viên nên việc trao đổi thông nhân viên nhà quản lý thƣờng nhanh chóng, xác Tuy nhiên, ngồi số ƣu điểm nói mơ hình có hạn chế định nhƣ: - Do nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực khác nhau, nên tính chun mơn hóa cơng việc bị hạn chế, mặt khác để có đƣợc nhân viên đủ khả tham gia thực nhiều công việc, nhiều lĩnh vực điều không đơn giản - Thứ hai, mơ hình khơng phù hợp với kiện có quy mơ tƣơng đối lớn, khối lƣợng cơng việc nhiều - Thứ ba, địi hỏi ngƣời quản lý kiện phải có hiểu biết rộng (và tƣơng đối sâu) tất lĩnh vực tổ chức kiện Mặt khác ngƣời quản lý kiện có hạn chế chuyên mơn phong cách lãnh đạo rủi ro cho thất bại công tác tổ chức lớn tất định tập trung ngƣời Mơ hình tổ chức lao động theo chức 22 Mơ hình tổ chức lao động theo chức (Functional structures- xem sơ đồ sau) đứng đầu nhà quản lý kiện tổng thể (General manager), trực tiếp đạo cán quản lý cấp dƣới (theo chức năng) nhƣ: Quản lý thƣơng mại (Commercial manager), Quản lý truyền thơng hành (Media administration manager), Quản lý dịch vụ kiện (Tournament administration manager), Quản lý bán hàng kiện (Sales manager), Đạo diễn nội dung chƣơng trình (Tournament director) - Cán Quản lý thƣơng mại phụ trách nhân viên: quan hệ với tài trợ (Sponsorship coodinator); quan hệ giấy phép (Licensing coodinator) - Cán Quản lý dịch vụ kiện phụ trách nhân viên: Lễ tân (Receptionist), trợ lý quản lý dịch vụ kiện (Tournament administration assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với nhà cung ứng (Tournament coodinator) - Cán quản lý bán hàng kiện phụ trách nhân viên bán hàng (Corporate sales executive) - Đạo diễn nội dung chƣơng trình phụ trách nhân viên: quan hệ công chúng (Publicity manager); phụ trách marketing/ du lịch (Tourism/marketin coordinator); phụ trách mảng chức khác (Function coordinator) Mơ hình tổ chức lao động theo chức khuyến khích phát triển chun mơn đội ngũ lao động, tránh chồng chéo trách nhiệm cơng việc Mơ hình nói (tham khảo từ cấu tổ chức lao động tổ chức giải quần vợt Úc mở rộng) ví dụ tham khảo, bổ sung thêm nội dung theo chức cho mơ hình Hạn chế mơ hình này, thiếu hiểu biết nhiệm vụ phận chức tập chung đảm bảo lợi ích phận xung đột với phận chức khác Trong doanh nghiệp tổ chức kiện lớn vận dụng mô hình thƣờng tiến hành việc luân chuyển đội ngũ nhân viên qua khu vực chức khác nhằm tăng hiểu biết cho nhân viên, tăng gắn kết phối hợp công việc 23 Sơ đồ 4.2: Mơ hình tổ chức lao động theo chức Nhà quản lý kiện Đạo diễn nội dung (General manager) chương trình Quản lý thương mại Quản lý truyền thơng hành Quản lý dịch vụ kiện Quản lý bán hàng kiện Quản lý quan công hệ chúng trợ lý nội dung Lễ tân kiện Quan hệ với tài trợ Quan hệ giấy phép Phụ trách địa điểm phụ trách Phụ trách bán hàng Phụ trách bán hàng Phụ trách Marketing kinh doanh du lịch nhà cung ứng NV tổ chức trình diến NV tổ chức trình diễn Nhân viên Marketing Phụ trách lĩnh vực chức khác Nhân viên 24 Mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận Mơ hình tổ chức lao động kiểu ma trận (Program-based matrix strucctures) mơ hình tổ chức lao động hỗn hợp, có kết hợp phận chức để tiến hành tổ chức hoạt động theo nội dung cơng việc Dƣới ví dụ mơ hình tổ chức lao động kiểu ma trận Sơ đồ 4.3 Ví dụ mơ hình tổ chức lao động kiểu ma trận Nhà quản lý kiện Các hệ thống hỗ trợ Các địa điểm Khu vực đón tiếp Khu vực hội Khu vực vui Khu vực ăn thảo chơi giải trí uống … Hệ thống an ninh Hệ thống vận chuyển Hệ thống thông tin liên lạc Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng Mơ hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng (Multiorganisational or network structures) mơ hình đƣợc áp dụng kiện có số lƣợng nhân viên tham gia khơng lớn (ít 20 ngƣời), nhƣng nội dung công việc lại tƣơng đối nhiều Mơ hình gần giống mơ hình đơn giản nhƣng có nhiều cấp Thực tế mơ hình này, mảng cơng việc đƣợc giao cho ngƣời phụ trách việc tiến hành đƣợc ký kết với nhà cung ứng Ví dụ sau ký kết với công ty đảm bảo an ninh, nhân viên phụ trách an ninh có trách nhiệm giám sát phối hợp với lãnh đạo nhóm nhân viên Sơ đồ4.4 Mơ hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng Nhà quản lý kiện (Event manager) Phụ trách địa điểm (Venue management) Phụ trách nhà cung ứng dịch vụ Phụ trách tài Phụ trách Marketing (Accounting consunltant) (Marketing consutancy) Các nhân viên Các nhân viên … (Catering company) Nhà cung cấp dịch vụ trung gian Các viên Nhà cung ứng Các nhân viên nhân Mơ hình có ƣu điểm tiết kiệm đƣợc nguồn nhân lực nhà tổ chức kiện, nhƣ khơng cần trì đội ngũ nhân viên thƣờng xuyên lớn mà cần hợp tác mang tính vụ với nhà cung ứng Một ƣu điểm khác tận dụng đƣợc tính chuyên nghiệp nhà cung ứng dịch vụ sở hợp đồng chi tiết cung ứng dịch vụ Ngoài ngân sách tổ chức kiện đƣợc dự tốn xác (trên sở hợp đồng đƣợc ký kết với nhà cung ứng trung gian) Một số hạn chế mơ hình chất lƣợng dịch vụ phụ thuộc lớn nhà cung ứng dịch vụ trung gian Ngoài nhân viên phụ trách mảng thiếu hiểu biết định lĩnh vực mà phụ trách, nhƣ thiếu kinh nghiệm việc kiểm sốt, phối hợp làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng nói chung chƣơng trình 4.2 Về chất lƣợng Nhƣ trình bày, tùy theo quy mơ loại hình kiện nhƣ mơ hình tổ chức lao động kiện có nhiều chức danh khác Khái qt cơng việc chia thành nhóm chức danh sau: - Nhà quản lý kiện - Các cán quản lý trung gian - Nhân viên tác nghiệp tổ chức kiện - Nhân viên cung ứng dịch vụ tổ chức kiện Dƣới đây, xem xét cách chi tiết chức danh nói Nhà quản trị kiện Nhà quản lý kiện (General manager/ Event manager): ngƣời quản lý cao nhất, đại diện cho doanh nghiệp tổ chức kiện, (và nhà đầu tƣ kiện kiện cụ thể) có trách nhiệm lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát hoạt động trình tổ chức kiện Nhà quản lý kiện thƣờng ngƣời thuộc biên chế doanh nghiệp tổ chức kiện Trong đa số trƣờng hợp nhà quản trị kiện trƣởng ban tổ chức kiện Tuy nhiên Việt Nam, số trƣờng hợp nhà đầu tƣ kiện định trƣởng ban tổ chức kiện với tƣ cach ngƣời giám sát chung, mang tính danh nghĩa triển khai kiện Trong trƣờng hợp công việc tổ chức kiện thuộc trách nhiệm nhà quản trị kiện Sau ký kết hợp đồng với nhà đầu tƣ kiện, doanh nghiệp tổ chức kiện cần giao nhiệm vụ tiến hành kiện cho nhà quản lý kiện thích hợp Mặc dù đƣợc tƣ vấn, hỗ trợ từ doanh nghiệp tổ chức kiện, nhƣng việc giao nhiệm vụ cho nhà quản lý cụ thể việc làm cần thiết để tiến hành thành công công việc tổ chức kiện Nhà quản lý kiện ngƣời trực tiếp chịu trách nhiệm tham gia lập kế hoạch, điều hành, giám sát hoạt động quy trình tổ chức kiện nhằm đạt đƣợc mục tiêu mà chủ đầu tƣ kiện nhƣ nhà tổ chức kiện đặt Nhà quản lý kiện đại diện cho doanh nghiệp tổ chức kiện thực mục tiêu kiện, họ khơng có lên kế hoạch thực mà cịn tham gia xây dựng ý tƣởng, chƣơng trình, tổ chức truyền thông, quan hệ với đối tác… Họ phải có hiểu biết nghiệp vụ việc xây dựng chƣơng trình, thiết kế sản xuất, âm ánh sáng, viết kịch bản, hậu cần, lên chi phí, thƣơng thảo dĩ nhiên quan hệ khách hàng nữa, nói chung phải hiểu biết nhiều phƣơng diện Nhà quản lý kiện phải tham dự vào tất bƣớc quy trình tổ chức kiện nhƣ: giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với chủ đầu tƣ kiện; lập kế hoạch tổ chức kiện; lựa chọn địa điểm; chuẩn bị tổ chức kiện; lập dự toán ngân sách ban đầu; với khách hàng, thăm dò địa điểm, làm rõ brief khách hàng, dự trù ngân sách ban đầu, tính tốn dịng lợi nhuận, giấy tờ, lịch trình, tổng quan thiết kế địa điểm, lắp đặt kỹ thuật Với trách nhiệm nhƣ đòi hỏi nhà quản lý kiện phải có nhiều tố chất nhƣ yêu cầu cần thiết Hãy tham khảo ý kiến ngƣời nghề tổ chức kiện Việt Nam hộp sau Hộp 4.6 Các tố chất yêu cầu cán quản lý kiện Tố chất Event manager Làm việc lĩnh vực event (tổ chức kiện) dễ, nhƣng để làm thành công trở thành leader (lãnh đạo) tốt khơng phải có khả làm đƣợc Chúng ta bàn tố chất để trở thành event manager tốt xem nhƣ nào, để trau dồi rèn luyện - Tính chủ động đốn cao: Suốt ngày ngồi đợi ngƣời khác phân cơng cơng việc cho làm theo dù hồn thành tốt khơng thể trở thành leader giỏi Khi tình khó khăn xảy với event, khơng nhanh chóng tháo vát tìm cách xoay sở, mà bị động ngồi chờ hay hỏi kiến ngƣời đến ngƣời khác có đổ vỡ Tất nhiên chủ động khơng có nghĩa vƣợt quyền, mà nhanh nhạy mách bảo cho bạn biết lúc nên hỏi ý kiến, lúc nên tự - Biết cách tổ chức công việc: Một leader giỏi ngƣời biết làm hết thứ, mà cho dù biết làm hết thứ họ phân cơng lại cho team quản lý chung công việc cách khoa học để tất theo dịng chảy nhẹ nhàng sn sẻ - Điềm tĩnh: Nếu làm event mà có cảm giác rối bời trƣớc cố rõ ràng khơng có khiếu làm event manager, mà cho dù có rối bời bụng ko nên để cấp dƣới thấy bạn vị đầu bứt tai nhƣ họ hoang mang tinh thần Ngoài yêu cầu trên, có ý kiến bổ sung: - Thứ nhất, khả giải vấn đề (bao gồm việc điềm tĩnh, nhìn nhận vấn đề, đốn hỗ trợ cho việc xử lý vấn đề đó) - Thứ hai khả tổ chức, xắp xếp công việc - Thứ ba tầm nhìn hay cụ thể khả dự đốn, phán đốn Vì đơi lúc có rủi ro tiềm tàn kiện nhƣng chẳng nhận hết Thì đó, event manager cần nhận thấy định hƣớng cho thành viên team (đội/ nhóm) giải vấn đề Thứ tƣ khả hòa nhập, hòa đồng Một số ý kiến bổ sung: Theo tơi, Event manager cần thêm tài giao tiếp tốt với khách hàng, công ty phải thƣờng xuyên học hỏi, tiếp thu loại hình nghệ thuật, văn hóa từ nƣớc khác thơng qua tivi, sách báo Giải vấn đề event cần có đốn thẳng thắn, bùng nổ khơng thể thành Điều làm cho ngƣời khác lòng hay phật ý nhƣng giải xong vấn đề ngƣời hiểu thơng cảm cho (Theo www.f-event.com.vn) Các cán quản lý trung gian Các cán quản lý trung gian cán phụ trách mảng công việc/ chức năng/ khâu/ phận trình tổ chức kiện, họ chịu lãnh đạo Nhà quản lý kiện Ví dụ: Cán lập kế hoạch tổ chức kiện (Event planer); Cán quản lý thƣơng mại (Commercial manager), cán quản lý truyền thơng hành (Media administration manager), cán quản lý dịch vụ kiện (Tournament administration manager), cán quản lý bán hàng kiện (Sales manager), Đạo diễn nội dung chƣơng trình (Tournament director)… Các cán quản lý trung gian đa số ngƣời thuộc biên chế doanh nghiệp tổ chức kiện, nhiên họ ngƣời doanh nghiệp tổ chức kiện thuê tham gia làm việc theo kiểu vụ cho kiện Trong thực tế cán quản lý trung gian đƣợc gọi chung nhà quản lý kiện hay event manager; để tiện nghiên cứu tài liệu gọi ngƣời lãnh đạo cao kiện nhà quản lý kiện nhà quản lý cấp dƣới đƣợc gọi cán quản lý trung gian Hộp 4.7 Các bước để trở thành chuyên gia tổ chức kiện Nếu bạn mơ ƣớc trở thành chuyên gia tổ chức kiện, bƣớc dẫn đến thành công cho công việc này: Đánh giá kỹ có bạn Trƣớc bạn muốn rũ bỏ công việc để trở thành chuyên gia tổ chức kiện, việc cần làm lúc bạn phải đánh giá cách trung thực kỹ có bạn để bảo đảm cho việc bạn thành công trở thành chuyên gia tổ chức kiện hay không Một chuyên gia tổ chức kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tƣởng tƣợng phong phú kỹ giao tiếp xuất sắc Công việc tổ chức kiện chủ yếu hƣớng cơng chúng Vì vậy, muốn trở thành chun gia tổ chức kiện thành cơng phải biết lắng nghe điều từ phía khách hàng muốn, phát triển mối quan hệ đàm phán với khách hàng Tự tạo kinh nghiệm tầm tay Bạn học đƣợc nhiều điều bổ ích cho việc tổ chức kiện từ lớp học, sách internet Ngoài bạn học thơng qua kinh nghiệm cá nhân Làm việc tổ chức vui chơi theo nhóm thuận lợi cho việc tìm kiếm kinh nghiệm óc tổ chức Đây cách tốt để tạo mối quan hệ cộng đồng giúp bạn vun đắp cho công việc bạn sẵn sàng Bạn tự nguyện tham gia kiện tổ chức công ty bạn làm việc Nếu cơng ty bạn có phận PR, phận nhân viên nhƣng quan trọng, bạn nên đề nghị giúp đỡ họ Bạn đƣợc học hỏi công việc lúc làm cơng việc Tập làm chuyên gia tổ chức kiện thuê Tập làm chuyên gia tổ chức kiện thuê cho bạn mối quan hệ vô giá chuẩn bị cho thành cơng tƣơng lai Bạn liên hệ khách sạn khu nghỉ mát, tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, câu lạc thể thao ngồi trời chí khu vui chơi giải trí nhƣ cơng viên nơi thuê chuyên gia tổ chức kiện Bắt đầu cho việc tổ chức kiện Khi bạn bắt đầu cho cơng việc mình, bạn nên cân nhắc kỹ hình thức tổ chức kiện mà bạn muốn lập kế hoạch Nếu bạn có khả thu hút ý cơng chúng bạn tham gia tổ chức từ thiện lễ hội Nếu bạn thích tổ chức chung theo nhóm bạn chọn tổ chức họp, hội thảo tƣơng tự nhƣ Phát triển mối quan hệ với khách hàng Hầu hết mối quan hệ quan trọng, bạn tổ chức kiện với khách hàng Đó cơng ty cung cấp sản phẩm dịch vụ cho kiện nhƣ ngƣời chủ khách sạn, ngƣời buôn bán hoa, công ty cung cấp trang thiết bị, nhà nhiếp ảnh… Hãy nghiên cứu thông tin từ doanh nghiệp mà bạn tiếp xúc để đƣa mức giá phù hợp cho việc tổ chức Lịch nhã nhặn với nhân viên họ Luôn làm theo phần ý tƣởng họ không tiếc lời cảm ơn đến họ Tạo mối quan hệ tốt, bạn có đƣợc nhiều khách hàng Bạn tiếp tục học hỏi phát triển sau thực trở thành chuyên gia tổ chức kiện Một cách tốt để thành công tham gia vào hoạt động xã hội Nhân viên tác nghiệp tổ chức kiện: Nhân viên tác nghiệp tổ chức kiện, ngƣời trực tiếp tham gia thực quản lý nội dung cơng việc q trình tổ chức kiện chịu lãnh đạo cán quản lý trung gian tƣơng ứng, thuộc nhóm tùy theo loại hình quy mơ kiện có nhiều chức danh khác Ví dụ với kiện lớn (Giải quần vợt Úc mở rộng) có thuộc nhóm có chức danh nhƣ: nhân viên quan hệ với tài trợ (Sponsorship coodinator); nhân viêcn quan hệ giấy phép (Licensing coodinator); Lễ tân (Receptionist), trợ lý quản lý dịch vụ kiện (Tournament administration assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với nhà cung ứng (Tournament coodinator); nhân viên bán hàng (Corporate sales executive); nhân viên quan hệ công chúng (Publicity manager); nhân viên phụ trách marketing/ du lịch (Tourism/marketin coordinator); nhân viên phụ trách mảng chức khác (Function coordinator)… Tƣơng tự nhƣ cán quản lý trung gian, nhân viên tác nghiệp tổ chức kiện ngƣời thuộc biên chế doanh nghiệp doanh nghiệp tổ chức kiện thuê tham gia làm việc theo tính chất vụ Nhân viên cung ứng dịch vụ tổ chức kiện Nhân viên cung ứng dịch vụ tổ chức kiện ngƣời tham gia vào việc cung ứng dịch vụ có kiện nhƣ dịch vụ kỹ thuật, an ninh, trình diễn, ăn uống… đa số nhân viên nhóm đến từ nhà cung ứng trung gian dịch vụ tổ chức kiện (tuy nhiên thuộc biên chế doanh nghiệp tổ chức kiện công việc thƣờng xun, ví dụ: dẫn chƣơng trình, thiết kế, trang trí…) Các chức danh thuộc nhóm đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhƣ: - Các cơng việc liên quan đến trang trí, trình diễn: Ngƣời dẫn chƣơng trình (MC); nhân viên PG; nhân viên thiết kế, nhân viên trang trí; nhân viên kỹ thuật âm thanh, ánh sáng; diễn viên… - Các công việc liên quan đến công tác tiếp tân: nhân viên bảo vệ, an ninh; nhân viên lễ tân; nhân viên hƣớng dẫn… - Các công việc liên quan đến dịch vụ lƣu trú, ăn uống, tham quan vui chơi giải trí: chức danh dịch vụ cụ thể (ví dụ dịch vụ lƣu trú nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ buồng…) Yêu cầu đánh giá kết học tập: - Nội dung: + Xây dựng chƣơng trình + Chuẩn bị tài + Chuẩn bị sở vật chất + Chuẩn bị nhân - Cách thức phương pháp đánh giá: + Kiểm tra vấn đáp giao tập thảo luận nhóm + 01 kiểm tra viết gồm câu hỏi trắc nghiệm tự luận Thang điểm 10 - Gợi ý tài liệu học tập: + Giáo trình Nghiệp vụ phục vụ ăn uống, Trịnh Xuân Dũng, Vũ Thị Hoà, Nhà xuất Thống kê Hà Nội, 2005 + Giáo trình Nghiệp vụ Nhà hàng, Dự án Lux (tái lần 2), Nhà xuất Thanh niên Ghi nhớ: + Xây dựng chƣơng trình + Chuẩn bị tài + Chuẩn bị sở vật chất + Chuẩn bị nhân CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN Hãy trình bày nội dung việc thành lập ban tổ chức kiện Hãy trình bày nội dung việc lập tiến độ nội dung chi tiết cho công việc chuẩn bị kiện Hãy trình bày nội dung việc chuẩn bị thủ tục hành cho phép tiến hành kiện, hoạt động kiện Hãy trình bày nội dung việc chuẩn bị cơng việc có liên quan đến khách mời tham gia kiện Hãy trình bày nội dung việc chuẩn bị địa điểm không gian tổ chức kiện Hãy trình bày nội dung việc chuẩn bị nội dung kiện Hãy trình bày nội dung việc thống công việc ký hợp đồng với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Hãy trình bày nội dung việc kiểm tra hoàn tất hoạt động chuẩn bị tổ chức kiện ... QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 10 Đón tiếp 10 1. 1 Các hình thức đón 11 1. 1 .1 Đón sân bay, nhà ga 11 1. 1.2 Đón tiếp sở lƣu trú 11 1. 1.3 Đón tiếp phòng... đến kiện; Hình thành chủ đề, lập chƣơng trình kế hoạch tổng thể cho kiện; Chuẩn bị tổ chức kiện; Tổ chức đón tiếp khai mạc kiện; Tổ chức điều hành diễn biến kiện; Tổ chức phục vụ ăn uống kiện; Tổ. .. niệm tổ chức kiện + Ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện + Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện + Quy trình tổ chức kiện CÂU HỎI ƠN TẬP VÀ THẢO LUẬN Trình bày đƣợc ý nghĩa tổ chức kiện,