Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 1: Khái lược chung về kiểm soát gồm các nội dung các vấn đề chung về kiểm soát; vai trò của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp; phân loại kiểm soát; chức năng kiểm soát; nội dung kiểm soát trong kinh doanh.
BÀI KHÁI LƯỢC CHUNG VỀ KIỂM SOÁT ThS Nguyễn Thị Phương Lan Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015109208 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Vàosáng sáng thứ thứ hai, hai, anh anh Bình, Bình, quản lý văn phòng, nhận nhiệm Vào nhiệm vụ vụ đối đối chiếu, chiếu, ghi ghiđịa địachỉ, chỉ, kiểmtra, tra,bỏ bỏphong phongbìbìvàvà qua đường thông tin khách đến khách kiểm gửigửi qua đường bưubưu điệnđiện 200200 bản thông tin đến hàng.hàng Công Công việc phảihiện thực hiệntrước xongchiều trướcthứ chiều việc phải thực xong thứ Anh Bình Bình khởi khởi đầu đầu khá tốt tốt Anh lập kế hoạch hoàn Anh hoàn chỉnh chỉnh cho cho nhiệm nhiệm vụ vụnày, này, lên lênthời thời giancho chotừng từngphần phần công việc Anh giao hướng dẫn họ kỹ gian công việc Anh giao việcviệc cho cho bốn bốn nhânnhân viên viên hướng dẫn họ kỹ lưỡng lưỡng Công việc thực quychuẩn tắc vàmực chuẩn mực định trước Công việc thực theo cáctheo quy tắc xác địnhxác trước sựcủa trợ giúptrang thiết bị văn trợ giúp thiếttrang bị văn phịng sẵnphịng có sẵn có AnhBình Bình tự tự tin tin rằng anh anh đã thu xếp công việc đâu vào Anh vào đấy và công công việc việc sẽtiến tiếntriển triển nhưkế kếhoạch hoạchnên nênanh anhđể đểmặc mặccho chonhân nhânviên viênlàm làmviệc việc Vàingày ngàytrôi trôiqua, qua,anh anhBình Bìnhthấy thấyrằng rằng“nhóm “nhómgửi gửithư” thư”vẫn vẫnđang làm việc bật Thứ sáu Vài làm việc tấttất bật Thứ sáu đã đến anh bất ngờ nhận họ gửi khoảng Không đến anh bất ngờ nhận họ gửi khoảng 130130 thư.thư Không còn cách anh khácphải anhyêu phải yêu cầuviên nhân viên làmgiờ thêm vàotốichiều tối thứngày sáu thứ cách khác cầu nhân làm thêm vàogiờ chiều thứ sáu ngày để số gửicịn hết bảy đểthứ có bảy thể gửi hết lại số cịn lại v1.0015109208 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Vào sáng thứ hai, anh Bình, quản lý văn phịng, nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm tra, bỏ phong bì gửi qua đường bưu điện 200 thông tin đến khách hàng Công việc phải thực xong trước chiều thứ Nếu bạn tốt anhAnh Bìnhlập bạn kế hoạch làm để đảm bảocho cơngnhiệm việc Anh Bình khởi đầu hồn chỉnh vụhồn này, thành lên thời thờicơng hạn?việc Hãy Anh đưa haiviệc đề nghị? gian cho phần giao cho bốn nhân viên hướng dẫn họ kỹ lưỡng Công việc thực theo quy tắc chuẩn mực xác định trước trợ giúp trang thiết bị văn phòng sẵn có Anh Bình tự tin anh thu xếp công việc đâu vào công việc tiến triển kế hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc Vài ngày trôi qua, anh Bình thấy “nhóm gửi thư” làm việc tất bật Thứ sáu đến anh bất ngờ nhận họ gửi khoảng 130 thư Khơng cịn cách khác anh phải yêu cầu nhân viên làm thêm vào chiều tối thứ sáu ngày thứ bảy để gửi hết số lại v1.0015109208 MỤC TIÊU Sau học xong này, sinh viên cần nắm nội dung sau: • Hoạt động kiểm sốt; • Giải thích vai trị hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp; • Các cách phân loại hoạt động kiểm sốt; • Giải thích chức kiểm sốt doanh nghiệp; • Nội dung hoạt động kiểm sốt kinh doanh v1.0015109208 NỘI DUNG Các vấn đề chung kiểm sốt Vai trị hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp Phân loại kiểm soát Chức kiểm soát Nội dung kiểm soát kinh doanh v1.0015109208 CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT 1.1 Khái niệm 1.2 Lịch sử phát triển 1.3 Cơ sở hoạt động kiểm sốt v1.0015109208 1.1 KHÁI NIỆM • Q trình xác định thành đạt thực tế, so sánh với tiêu chuẩn xây dựng; sở phát sai lệch nguyên nhân sai lệch đó; đồng thời đề giải pháp cho chương trình hành động nhằm khắc phục sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt mục tiêu định • Có thể thấy số điểm bật: Kiểm soát chuỗi hoạt động kiểm soát tồn phận doanh nghiệp kết hợp với thành thể thống Kiểm sốt khơng đơn sách, thủ tục, biểu mẫu… mà bao gồm người tổ chức Kiểm soát cung cấp đảm bảo hợp lý không đảm bảo tuyệt đối hóa mục tiêu thực v1.0015109208 1.1 KHÁI NIỆM • Hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu: Cung cấp thông tin đáng tin cậy; Bảo vệ tài sản sổ sách; Tăng tính hiệu hoạt động điều hành; Đẩy mạnh khuyến khích việc thực chế độ, quy định đề • Để doanh nghiệp hướng cần: Kiểm soát dài hạn ngắn hạn; Kiểm soát trình hình thành mục tiêu kiểm soát hướng hoạt động theo mục tiêu; Kiểm soát hoạt động kinh doanh kiểm soát hoạt động quản trị kinh doanh v1.0015109208 1.2 LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN • Ở Anh khái niệm kiểm sốt sử dụng lĩnh vực quản lí nhà nước từ kỉ 15 • Ở Mỹ năm 1778 xuất nhân viên kiểm soát cân đối ngân sách nhiệm vụ Nhà nước • Năm 1863 xuất lĩnh vực quản lí nhà nước nhân viên kiểm sốt đạo kiểm sốt ngân hàng • Năm 1880 công ty Đường sắt Mỹ doanh nghiệp hình thành phận kiểm tra • Doanh nghiệp cơng nghiệp có nhân viên kiểm sốt cơng ty General Eletric • Đến năm 1929, thuật ngữ Kiểm sốt đề cập thức cơng bố Cục dự trữ liên bang Mỹ • Lịch sử phát triển chứng tỏ kiểm sốt có nguồn gốc từ lĩnh vực kế tốn tài chức kiểm tra, kiểm sốt tài → kiểm sốt hiểu với nhiều góc độ khác • Những năm 60 Mỹ xuất kiểm soát khu vực nhà nước, đến năm 1974 có tới 90% doanh nghiệp lớn Mỹ thực kiểm soát v1.0015109208 1.3 CƠ SỞ CỦA HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT • Nhu cầu kiểm sốt đối tượng có liên quan: Kiểm soát chức quản trị bản; Thiếu kiểm sốt, tức khơng quản trị • Điều kiện đủ phát triển công cụ kiểm soát Kiểm soát người ta nghĩ đến kiểm sốt tình hình tài → kiểm sốt trước hết kiểm soát hoạt động kinh doanh → phát triển cơng cụ để kiểm sốt xem kinh doanh diễn nào? → hoạt động quản trị phải tốt • Cơng cụ kiểm sốt chủ yếu kiểm soát thực trạng kiểm soát ngắn hạn → cơng cụ kiểm sốt dài hạn phát triển v1.0015109208 10 PHÂN LOẠI KIỂM SỐT • Theo tính chất chủ động hay bị động kiểm soát Kiểm soát chủ động việc điều chỉnh hoạt động dựa vào trường hợp nguyên nhân cụ thể để có biện pháp tác động cho phù hợp Kiểm soát thụ động việc kiểm tra hoạt động phận theo quy định doanh nghiệp thiết lập việc điều chỉnh hoạt động dựa biện pháp xác lập từ trước, chủ thể kiểm soát cần lựa chọn dựa theo tình cụ thể v1.0015109208 15 CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT 4.1 Chức phối hợp 4.2 Chức dịch vụ v1.0015109208 16 4.1 CHỨC NĂNG PHỐI HỢP • Chức phối hợp chứa đựng việc xác định phản ứng quản trị hệ thống quản trị phận hệ thống • Kiểm sốt ý thực chức phối hợp nhằm làm rõ vấn đề sau: Liệu báo cáo từ hệ thống quản trị phận có thật? Liệu nhà quản trị phi tập trung có thúc đẩy đầy đủ việc thu thập thơng tin sử dụng để đạt mục tiêu doanh nghiệp? • Phối hợp hệ thống quản trị phận: Kiểm sốt có nhiệm vụ phát triển hệ thống kế hoạch phù hợp Nhà quản trị lên kế hoạch hoạt động cần thực để đạt mục tiêu • Trong khn khổ hệ thống kế hoạch, việc kiểm sốt cơng cụ lập ngân sách điều chỉnh giá tính tốn quan trọng v1.0015109208 17 4.1 CHỨC NĂNG PHỐI HỢP • Phối hợp phận hệ thống: để thực hoạt động theo kế hoạch, phận liên quan doanh nghiệp cần phải phối hợp với Doanh nghiệp kết hợp phận khác có mối quan hệ với Nhiệm vụ phối hợp chủ yếu nằm việc xác định hệ thống kế hoạch hóa kiểm tra: v1.0015109208 Lập kế hoạch kiểm tra vừa điều kiện cần vừa cơng cụ phối hợp Kiểm sốt phải mô tả thực thống xây dựng kế hoạch kiểm tra; giai đoạn trình xây dựng kế hoạch phải gắn chặt với kế hoạch kiểm tra 18 4.2 CHỨC NĂNG DỊCH VỤ • Chức dịch vụ nhằm trợ giúp việc chuẩn bị phương pháp sử dụng thông tin cần thiết để định Với chức này, kiểm sốt phải hồn thành nhiệm vụ sau: Chuẩn bị mơ hình thích hợp thông tin cần thiết cho việc định Thiết lập phát triển hệ thống thông tin cho việc thực phối hợp trợ giúp việc định v1.0015109208 19 4.2 CHỨC NĂNG DỊCH VỤ • Cung cấp thông tin: chất lượng định nhà quản trị phụ thuộc nhiều vào chất lượng, số lượng tính kịp thời thơng tin có Yêu cầu hệ thống thông tin: Hệ thống thơng tin kiểm sốt phải gắn kết liệu chế biến công nghệ tin học Chứa đầy đủ thông tin cần thiết Không bị tác động mạnh tính phân chia tự nhiên không đối xứng thông tin phận có thẩm quyền định v1.0015109208 20 4.2 CHỨC NĂNG DỊCH VỤ • Thơng tin quan trọng lấy từ: Từ doanh nghiệp môi trường Từ liệu “cứng” lĩnh vực tính tốn, liệu “mềm” hệ thống thơng tin định hướng thích hợp • Cung cấp thơng tin cần phải phân biệt khác thông tin chiến lược thông tin chiến thuật Thông tin chiến lược thông tin dự báo sớm thay đổi có ý nghĩa chiến lược; Thông tin chiến thuật thông tin quan trọng lĩnh vực tính tốn có ý nghĩa chiến thuật v1.0015109208 21 NỘI DUNG KIỂM SOÁT TRONG KINH DOANH 5.1 Kiểm soát đầu vào 5.2 Kiểm soát trình chế biến 5.3 Kiểm sốt đầu v1.0015109208 22 5.1 KIỂM SỐT ĐẦU VÀO • Kiểm sốt đầu vào việc kiểm tra, điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp nhằm đạt mối quan hệ tối ưu đầu vào đầu • Khi đầu vào đầu có mối quan hệ nhân trực tiếp Bộ phận sản xuất nguyên vật liệu đầu vào: kiểm soát tập trung vào việc sản xuất có theo thời gian cần thiết, với khối lượng mong muốn, theo tiêu chuẩn chất lượng… • Trong nhiều trường hợp đầu vào không liên quan trực tiếp đến đầu → dựa phán đoán v1.0015109208 23 5.2 KIỂM SỐT Q TRÌNH CHẾ BIẾN • Kiểm sốt trình chế biến việc đánh giá xem việc triển khai thực có diễn cần phải diễn không kết đạt có phù hợp với mục tiêu đề khơng • Cung cấp cho nhà quản trị phản hồi nhanh tính hiệu biến đổi đầu vào thành sản phẩm • Phản ứng nhanh nguyên nhân xảy trình chế biến v1.0015109208 24 5.3 KIỂM SỐT ĐẦU RA • Kiểm soát đầu việc kiểm tra, điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp phận doanh nghiệp nhằm thực mục tiêu đề • Để kiểm sốt đầu hiệu nhà quản trị cần phải kiểm soát: Mục tiêu phận: để đạt mục tiêu chung doanh nghiệp phận phải đạt mục tiêu nhà quản trị đề Mục tiêu cá nhân chức năng: mục tiêu chức thiết lập để khuyến khích phát triển lực mà mang lại lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp Các mục tiêu như: v1.0015109208 Hiệu quả; Chất lượng; Cải tiến; Đáp ứng nhu cầu khách hàng dùng để đánh giá thực chức 25 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Khi biết người tất bật, anh quên không để mắt đến tiến độ công việc Chính vậy, để đảm bảo cơng việc thời hạn, cần phải giám sát công việc cẩn thận để khơng theo tiến độ, điều chỉnh kế hoạch ban đầu cho phù hợp Dựa vào cách giải quyết, đưa đề nghị phù hợp v1.0015109208 26 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Phân loại theo tiến trình thời gian, có loại kiểm sốt gồm: A Kiểm soát lường trước, kiểm soát thực kiểm soát tác nghiệp B Kiểm soát lường trước, kiểm soát thực kiểm soát sau thực C Kiểm soát thực hiện, kiểm soát sau thực kiểm soát chiến lược D Kiểm soát sau thực hiện, kiểm soát chiến lược kế hoạch tác nghiệp kiểm sốt chiến lược Trả lời: • Đáp án: B Kiểm soát lường trước, kiểm soát thực kiểm sốt sau thực • Giải thích: Vì theo theo tiến trình thời gian, kiểm sốt chia làm loại: Kiểm soát lường trước, kiểm soát thực kiểm soát sau thực v1.0015109208 27 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Hoạt động kiểm soát doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu: A Cung cấp thông tin đáng tin cậy B Bảo vệ, tài sản sổ sách tăng tính hiệu hoạt động điều hành giao phó quyền hạn rõ ràng C Đẩy mạnh khuyến khích việc thực chế độ, quy định đề D Cả ý A, B C Trả lời: • Đáp án: D Cả ý A, B C • Giải thích: Vì mục tiêu mà hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp hướng đến v1.0015109208 28 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Kiểm sốt q trình xác định thành đạt thực tế, so sánh với tiêu chuẩn xây dựng; sở phát sai lệch nguyên nhân sai lệch đó; đồng thời đề giải pháp cho chương trình hành động nhằm khắc phục sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt mục tiêu định • Kiểm sốt có vai trò quan trọng hoạt động quản trị doanh nghiệp, giúp hồn thiện định quản trị • Tùy theo tiêu chí, có cách phân loại kiểm sốt khác • Chức kiểm sốt nhìn nhận hệ thống quản trị phận độc lập Kiểm sốt có hai chức bản: Chức phối hợp chức dịch vụ • Nội dung kiểm sốt hoạt động kinh doanh: Kiểm soát đầu vào; Kiểm sốt q trình chế biến; Kiểm sốt đầu v1.0015109208 29 ... thuật v1.0 015 109208 21 NỘI DUNG KIỂM SOÁT TRONG KINH DOANH 5 .1 Kiểm sốt đầu vào 5.2 Kiểm sốt q trình chế biến 5.3 Kiểm soát đầu v1.0 015 109208 22 5 .1 KIỂM SỐT ĐẦU VÀO • Kiểm sốt đầu vào việc kiểm. .. v1.0 015 109208 NỘI DUNG Các vấn đề chung kiểm soát Vai trị hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp Phân loại kiểm soát Chức kiểm soát Nội dung kiểm soát kinh doanh v1.0 015 109208 CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM... Mỹ xuất kiểm soát khu vực nhà nước, đến năm 19 74 có tới 90% doanh nghiệp lớn Mỹ thực kiểm soát v1.0 015 109208 1. 3 CƠ SỞ CỦA HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT • Nhu cầu kiểm sốt đối tượng có liên quan: Kiểm soát