Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 2: Hệ thống kiểm soát với các nội dung các vấn đề chung về hệ thống kiểm soát; thành phần hệ thống kiểm soát; cơ chế kiểm soát.
BÀI HỆ THỐNG KIỂM SOÁT ThS Nguyễn Thị Phương Lan Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015109208 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG TạiCơng CơngtytyTNHH TNHHsản sảnxuất xuấtHuỳnh HuỳnhQuang Quangcó cócác cácthủ thủtục tụchoạt hoạtđộng độngđược đượcmơ mơtảtảnhư nhưsau: sau: Tại Khiđặt đặthàng hàngmua muanguyên nguyênvật vậtliệu, liệu,một mộtliên liêncủa đơn hàng cho phận • • Khi đơn đặtđặt hàng gửigửi cho bộ phận nhậnhàng, hàng,nhân nhânviên viênnhận nhậnhàng hàngsẽsẽghi ghisốsốthực thực nhận liên đơn hàng nhận nhận liên đơn đặtđặt hàng vàgửi gửicho chobộ bộphận phậnkế kếtoán toánghi ghisổ sổ.Vật Vậtliệu liệuđược đượcnhận nhậnvào vàokho kho Mộtchi chi nhánh nhánh bán bán hàng hàng trưởng vàvà haihai nhân viên • • Một Cơng Cơng tytybao baogồm gồmmột mộtcửa cửahàng hàng trưởng nhân Chi nhánh đượcđược mở tài khoản giao giao dịch dịch Ngân hànghàng địa phương Các Các khoản viên Chi nhánh mở tài khoản Ngân địa phương tiền thu nhánh nộp vào Các séc rút séc tiền rút thutiền củathu Chicủa nhánh khoản tiền thuchicủa chi nhánh nộp vào Các Chiđược nhánhnộp vào tiền khoản phải có chữ ký có củachữ cửakýhàng nộp Các vào séc đây.rút Các séc rúttàitiền tài khoản phải trưởng cửa hàng giám đốc tàigiám chínhđốc Cơng Sổ Cơng phụ gửi cho cửa trưởng, ông đối trưởng tài ty ty Sổ phụ gửihàng cho cửa hàng trưởng, chiếu sổsổ phụ Định lập bảng khoản ông nàysổsẽsách chiếu sách vớikỳ, sổcửa phụ.hàng Địnhtrưởng kỳ, cửasẽhàng trưởng sẽkê lậpcác bảngchi nộp Công kê kỳ khoản chi cho kỳ vềty.nộp cho Cơng ty Đối với tình trên, cho biết điểm yếu hoạt động kiểm soát doanh nghiệp loại gian lận sai sót xảy v1.0015109208 MỤC TIÊU Sau học xong này, sinh viên cần nắm nội dung sau: • Hoạt động hệ thống kiểm sốt; • Giải thích vai trị hệ thống kiểm sốt doanh nghiệp; • Các thành phần cấu thành hệ thống kiểm sốt; • Giải thích chế kiểm soát doanh nghiệp v1.0015109208 NỘI DUNG Các vấn đề chung hệ thống kiểm soát Thành phần hệ thống kiểm soát Cơ chế kiểm soát v1.0015109208 CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT 1.1 Khái niệm 1.2 Mục đích hệ thống kiểm sốt 1.3 Nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát v1.0015109208 1.1 KHÁI NIỆM • Hệ thống kiểm sốt thực chất hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý • Là tập hợp tất việc mà công ty cần làm để có điều muốn có tránh điều muốn tránh • Hệ thống khơng đo đếm kết dựa số tăng trưởng, mà giám sát nhân viên, sách, hệ thống, phịng ban cơng ty • Hệ thống kiểm sốt thơng thường gồm thành phần: Mơi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm sốt; Thơng tin truyền thơng; Giám sát v1.0015109208 1.1 KHÁI NIỆM • Hệ thống kiểm soát hữu hiệu hạn chế tối đa sai phạm: Khó ngăn chặn gian lận sai sót nhà quản trị cấp cao Gian lận nhân viên thông qua thông đồng với hay từ phận bên tổ chức Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua qui định kiểm sốt q trình thực nghiệp vụ Hoạt động kiểm soát tập trung vào sai phạm dự kiến Những thay đổi tổ chức, thay đổi quan điểm nhà quản trị điều kiện hoạt động • Hệ thống kiểm sốt doanh nghiệp cung cấp đảm bảo hợp lý đảm bảo tuyệt đối mục tiêu thực v1.0015109208 1.2 MỤC ĐÍCH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SỐT • Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh • Bảo vệ tài sản doanh nghiệp • Giúp nhà quản trị ngăn ngừa gian lận hay sai sót thơng qua việc phân công nhiệm vụ rõ ràng phận • Đảm bảo độ tin cậy thông tin: thông tin kiểm tra thông qua nhiều khâu, từ khâu ghi chép đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo • Đảm bảo sử dụng hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt • Hệ thống kiểm sốt hoạt động hiệu tạo niềm tin cho nhà đầu tư, cổ đông công ty v1.0015109208 1.3 NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT • Mơi trường kinh doanh hình thức pháp lý doanh nghiệp Chi phối lớn đến tổ chức hoạt động kinh doanh, quản trị kinh doanh hoạt động kiểm sốt loại hình doanh nghiệp Tác động trực tiếp đến cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp, có hệ thống kiểm sốt • Mơ hình quản trị doanh nghiệp Mơ hình quản trị kiểu truyền thống: mơ hình bám vào giả định tuyệt đối hóa ưu điểm chun mơn hóa → tổ chức để kiểm sốt phận chun mơn hóa Mơ hình quản trị đại ˗ mơ hình quản trị lấy tính thống q trình làm sở tổ chức hoạt động quản trị → kiểm sốt q trình v1.0015109208 1.3 NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SỐT • Quy mơ cấu sản xuất doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mơ lớn, nhiều nơi làm việc, cấu sản xuất phức tạp → cấu kiểm soát bao trùm nhiều cấp, nhiều phận → quan hệ cấp, phận phức tạp Doanh nghiệp có quy mơ nhỏ → cấu kiểm soát đơn giản theo kiểu trực tuyến ˗ tư vấn Cơ cấu sản xuất doanh nghiệp bao gồm cấp, phận xây dựng theo nguyên tắc định, phân bố không gian… → ảnh hưởng trực tiếp sở để xây dựng cấu kiểm sốt v1.0015109208 10 CƠ CHẾ KIỂM SỐT 3.1 Khái niệm 3.2 Sự cần thiết thiết kế chế kiểm soát 3.3 Thiết chế hệ thống kiểm soát v1.0015109208 21 3.1 KHÁI NIỆM • Là cách thức vận hành hệ thống kiểm soát mối quan hệ với phân hệ quản trị khác nhằm đảm bảo thực chức kiểm soát với kết hiệu cao • Theo nghĩa rộng, chế kiểm soát đề cập đến thiết chế vận hành hệ thống kiểm soát doanh nghiệp bao gồm: Quy định mối quan hệ phận bên hệ thống kiểm soát; Quy định mối quan hệ hệ thống kiểm soát với hệ thống khác doanh nghiệp • Theo nghĩa hẹp, chế kiểm soát bao gồm cách thức vận hành phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát doanh nghiệp v1.0015109208 22 3.2 SỰ CẦN THIẾT THIẾT KẾ CƠ CHẾ KIỂM SỐT • Một tổ chức hay phận tổ chức muốn vận hành có hiệu phải thiết kế mối quan hệ hoạt động đảm bảo ăn khớp, nhịp nhàng • Nếu xây dựng nên phận cấu thành hệ thống kiểm sốt mà khơng quy định nguyên tắc cần thiết để vận hành → hệ thống hoạt động hỗn loạn, khơng có hiệu • Doanh nghiệp khơng đem lại kết mong muốn chưa tạo chế kiểm sốt nghĩa • Tổ chức hoạt động kiểm sốt song thiếu chế hữu hiệu kết số không mà v1.0015109208 23 3.3 THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SỐT (tiếp theo) • Là chế hoạt động bên hệ thống kiểm sốt • Là thủ tục xác lập nhằm kịp thời phát hiện, ngăn chặn giảm thiểu sai lệch so với mục tiêu xác định Phê duyệt: • Phê duyệt cho phép nghiệp vụ phát sinh • Là định cho phép “ai” làm hay chấp nhận cho xảy → người phê duyệt phải thẩm quyền • Khi phê duyệt cần phải tuân thủ quy định: Quy định cấp phê duyệt; Quy định sở phê duyệt; Quy định dấu hiệu phê duyệt; Quy định cấp ủy quyền v1.0015109208 24 3.3 THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT (tiếp theo) Thủ tục định dạng trước: • Là hành động mơ tả trước “cái phải hình thành” tương lai • Thủ tục định dạng trước bao gồm thiết chế qui định tính pháp lý định mức, chiến lược, kế hoạch,… liên quan đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp • Là thủ tục kiểm soát hữu hiệu doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào cơng tác quản lý → có sai sót có sai sót hàng loạt v1.0015109208 25 3.3 THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SỐT (tiếp theo) Báo cáo bất thường: • Báo cáo kịp thời; • Cụ thể hóa bất thường, bất hợp lý hay đáng lưu ý; • Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý trường hợp bất thường; • Người xem xét báo cáo phải tương đối độc lập v1.0015109208 26 3.3 THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT (tiếp theo) Thủ tục bảo vệ tài sản: • Nhằm giảm thiểu tài sản bị: mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng bị phá hoại • Những thủ tục liên quan đến: Hạn chế tiếp cận tài sản: hệ thống kho bãi, password máy tính,… Bảo vệ, thủ tục vào doanh nghiệp Sử dụng thiết bị quan sát: camera, máy kiểm thẻlàsecurity tiền Chỉgiả, rõ người chịu trách nhiệm không đạt tiêu; tài tính sản.độc lập người theo dõi tiêu; Kiểm Đảmkêbảo quản tài sản tiêu chuẩn,… Bảo Định kỳ theo dõi,đúng so sánh, tìm sai lệch nguyên nhân để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời v1.0015109208 27 3.3 THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT (tiếp theo) Thủ tục sử dụng tiêu: • Là thiết chế quy định tiêu sử dụng trình kiểm sốt hoạt động cụ thể • Khi thiết lập tiêu cần đảm bảo yêu cầu: Chỉ tiêu phải có tính khả thi; Hệ thống tiêu phải qn tính tốn định kỳ để báo cáo tình hình thực tiêu với phận có thẩm quyền; v1.0015109208 28 3.3 THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT (tiếp theo) Thủ tục bất kiêm nhiệm: • Nhằm đảm bảo chống gian lận phát sinh hoạt động kiểm sốt nói riêng tồn hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung • Phải có thiết chế quy định tách biệt hoạt động: Phê duyệt; Thực hiện; Giữ tài sản (tồn kho, thủ quỹ, bảo vệ,…); Ghi nhận (kế tốn,…) • Ngăn ngừa câu kết nhân viên phận khác với v1.0015109208 29 3.3 THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT (tiếp theo) Thủ tục đối chiếu: • Là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa phát gian lận hay sai sót thực ghi nhận nghiệp vụ; • Góp phần tăng tinh thần trách nhiệm nhân viên, mang tính kiểm tra chéo • Khi thiết lập quy định đối chiếu cần lưu ý yêu cầu sau: Đối chiếu kịp thời; Cần điều tra rõ có khác biệt; Phải có người theo dõi việc đối chiếu; Tránh đối chiếu thông tin từ chung nguồn v1.0015109208 30 3.3 THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT (tiếp theo) Thủ tục kiểm tra theo dõi: • Là chế “kiểm soát kiểm soát”; • Cần quy định rõ tự kiểm tra theo dõi, kiểm tra theo dõi đối tượng khác v1.0015109208 31 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Theo nội dung học để đưa cách giải cho tình v1.0015109208 32 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Hệ thống kiểm sốt KHƠNG bao gồm thành phần: A sách kiểm sốt B hệ thống thơng tin truyền thơng C hoạt động kiểm soát D giám sát Trả lời: • Đáp án: A sách kiểm sốt • Giải thích: Vì sách kiểm sốt khơng nằm thành phần hệ thống kiểm soát v1.0015109208 33 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Một nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát là: A phân định quyền hạn trách nhiệm B quy mô cấu sản xuất doanh nghiệp C khả tài doanh nghiệp D tiến khoa học kỹ thiệt Trả lời: • Đáp án: B quy mơ cấu sản xuất doanh nghiệp • Giải thích: Vì ngun nhân sảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống kiểm soát v1.0015109208 34 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • Hệ thống kiểm sốt thực chất hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý • Hệ thống kiểm sốt gồm thành phần: Mơi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm sốt; Hệ thống thơng tin truyền thơng; Giám sát • Cơ chế kiểm sốt hiểu cách thức vận hành hệ thống kiểm soát mối quan hệ với phân hệ quản trị khác nhằm đảm bảo thực chức kiểm soát với kết hiệu cao v1.0015109208 35 ... v1.001510 920 8 11 THÀNH PHẦN HỆ THỐNG KIỂM SỐT 2. 1 Mơi trường kiểm soát 2. 2 Đánh giá rủi ro 2. 3 Hoạt động kiểm sốt 2. 4 Thơng tin truyền thơng 2. 5 Giám sát v1.001510 920 8 12 2.1 MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT... v1.001510 920 8 Kiểm tra việc thực thi tính tiết kiệm, tính hiệu hoạt động 20 CƠ CHẾ KIỂM SOÁT 3.1 Khái niệm 3 .2 Sự cần thiết thiết kế chế kiểm soát 3.3 Thiết chế hệ thống kiểm sốt v1.001510 920 8 21 3.1... thành hệ thống kiểm sốt; • Giải thích chế kiểm soát doanh nghiệp v1.001510 920 8 NỘI DUNG Các vấn đề chung hệ thống kiểm soát Thành phần hệ thống kiểm soát Cơ chế kiểm soát v1.001510 920 8 CÁC VẤN ĐỀ