Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát với các nội dung giúp người học nắm chi tiết hơn về quy trình kiểm soát; công cụ kiểm soát. Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng để phục vụ cho học tập và nghiên cứu.
BÀI QUY TRÌNH, CƠNG CỤ VÀ TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT ThS Nguyễn Thị Phương Lan Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015109208 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Giả sử bạn tiến hành kiểm tra phận sản xuất doanh nghiệp, bạn thấy suất phận sản xuất không đạt tiêu chuẩn Bạn cần tìm nguyên nhân sai lệch mức suất mong muốn mức suất Hãy nêu vấn đề mà bạn muốn kiểm tra để xem bạn tìm ngun nhân sai lệch khơng? Nếu bạn đề hướng sửa chữa để trình lên ban lãnh đạo? v1.0015109208 MỤC TIÊU Sau học xong này, sinh viên cần nắm nội dung sau: • Mơ tả quy trình kiểm sốt; • Xác định số cơng cụ kiểm sốt; • Xem xét số tiêu chuẩn cho hoạt động kiểm soát v1.0015109208 NỘI DUNG Quy trình kiểm sốt Cơng cụ kiểm sốt v1.0015109208 QUY TRÌNH KIỂM SỐT 1.1 Khái niệm 1.2 Xác định tiêu chuẩn kiểm soát 1.3 Đo lường đánh giá việc thực 1.4 Điều chỉnh sai lệch v1.0015109208 1.1 KHÁI NIỆM • • Là cố gắng cách có hệ thống để xác định tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh thực với tiêu chuẩn, xác định đo lường mức độ sai lệch thực việc điều chỉnh để đảm bảo nguồn lực sử dụng cách có hiệu việc thực mục tiêu Quy trình kiểm sốt gồm giai đoạn: Xác định tiêu chuẩn lựa chọn phương pháp đánh giá; Đo lường kết cách đối chiếu kết với tiêu chuẩn xác lập; Tiến hành điều chỉnh (nếu có) v1.0015109208 1.2 XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN KIỂM SỐT • Tiêu chuẩn mốc mà từ người ta đo lường thành đạt • Tiêu chuẩn kiểm soát tạo “mốc” cần thiết để đánh giá xem cơng việc đã/sẽ diễn có cịn giới hạn cho phép hay khơng • Một tổ chức có nhiều loại tiêu chuẩn kiểm sốt khác Các tiêu chuẩn kiểm soát đề cần phải hợp lý có khả thực thực tế v1.0015109208 1.2 XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN KIỂM SỐT • Các dạng tiêu chuẩn kiểm sốt: Tiêu chuẩn định tính tiêu chuẩn khơng biểu dạng số đo vật lý giá trị Tiêu chuẩn định lượng tiêu đo lường đơn vị cụ thể Dựa vào mục tiêu doanh nghiệp Đây tiêu chuẩn đo thành công kế hoạch; đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp mức độ hoàn thành nhiệm vụ giao phòng/ban, cá nhân → đo lường định lượng v1.0015109208 1.2 XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN KIỂM SỐT Các tiêu chuẩn thực chương trình: Đây sở để đánh giá việc thực chương trình mục tiêu chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải tiến chất lượng sản phẩm Các tiêu chất lượng sản phẩm dịch vụ Các định mức kinh tế - kỹ thuật trình sản xuất phân phối sản phẩm Tiêu chuẩn vốn: Đây tiêu đo lường thực vốn đầu tư doanh nghiệp khoản thu hồi vốn đầu tư, tỷ lệ khoản nợ có với tài sản có… Tiêu chuẩn thu nhập: khoản thu nhập km xe khách chở khách, số tiền thu hàng bán được… v1.0015109208 1.3 ĐO LƯỜNG VÀ ĐÁNH GIÁ VIỆC THỰC HIỆN Đo lường việc thực • Đo lường kết thực kế hoạch thực tế cần phải đảm bảo yêu cầu sau: Phải dựa vào tiêu chuẩn đặt ra; Phải đảm bảo tính khách quan; Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân, phận • Việc đo lường xác kết thực tế mang lại lợi ích: Dự báo sai sót xảy đồng thời có biện pháp để can thiệp kịp thời Rút kết luận đắn hoạt động đồng thời cải tiến công tác quản trị v1.0015109208 10 CƠNG CỤ KIỂM SỐT 2.1 Khái niệm 2.2 Nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn cơng cụ kiểm sốt 2.3 u cầu lựa chọn cơng cụ kiểm sốt 2.4 Một số cơng cụ kiểm sốt v1.0015109208 13 2.1 KHÁI NIỆM • Là phương tiện cần thiết người sử dụng để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, hồn thành cơng việc làm cho sống tốt • Cơng cụ kiểm sốt phụ thuộc vào đối tượng tính chất hoạt động kiểm sốt Cơng cụ định tính thường sử dụng thực kiểm sốt chiến lược Kiểm soát ngắn hạn với nội dung cụ thể, người ta nghĩ tới cơng cụ định lượng • Cơng cụ kiểm sốt doanh nghiệp nhằm: Thực phối hợp hoạt động phận, cá nhân Trợ giúp việc định quản trị Cung cấp thơng tin cho hoạt động kiểm sốt nói riêng quản trị nói chung v1.0015109208 14 2.2 NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC LỰA CHỌN CƠNG CỤ KIỂM SỐT • Mục đích kiểm sốt Kiểm sốt bên ngồi kiểm soát ban/bộ phận kiểm soát cơng ty cổ phần nhằm mục đích kiểm sốt tn thủ kiểm sốt thực trạng tài doanh nghiệp • Kiểm sốt hoạt động kinh doanh máy quản trị doanh nghiệp có mục đích đảm bảo cho doanh nghiệp hướng, hoạt động kinh doanh mang lại lợi ích mong muốn Đối tượng kiểm soát Đối tượng kiểm soát đối tượng bên doanh nghiệp cần giám sát Hoạt động kiểm sốt đạt mục tiêu đặt tiến hành phù hợp với đối tượng kiểm soát Nếu đối tượng kiểm sốt chiến lược phải sở phán đốn mơi trường kinh doanh bao gồm mơi trường bên ngồi mơi trường bên Nếu đối tượng kiểm soát tác nghiệp phải kiểm soát kế hoạch triển khai chiến lược kinh doanh v1.0015109208 15 2.2 NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC LỰA CHỌN CƠNG CỤ KIỂM SỐT • Trình độ đội ngũ nhân viên kiểm soát Năng lực phản ánh kiến thức kỹ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ định Mỗi cơng cụ kiểm sốt thể qua số công việc cụ thể, cụ thể thành yêu cầu kiến thức kỹ mà nhân viên cần có để sử dụng cơng cụ kiểm sốt Nhà quản trị cần cân nhắc việc sử dụng cơng cụ kiểm sốt lực nhân viên thực nhiệm vụ • Trang thiết bị phục vụ cho cơng tác kiểm sốt Điều kiện làm việc, thiết bị tốt, đầy đủ giúp cho nhân viên kiểm sốt thực cơng việc thuận tiện Mỗi loại cơng cụ kiểm sốt địi hỏi trang thiết bị hỗ trợ cần có khác v1.0015109208 16 2.3 YÊU CẦU KHI LỰA CHỌN CÔNG CỤ KIỂM SỐT • Căn kế hoạch hoạt động tổ chức Cơ sở để tiến hành hoạt động kiểm soát thường dựa vào kế hoạch Cơng cụ kiểm sốt lựa chọn phải phù hợp với kế hoạch hoạt động tổ chức • Phải mang tính đồng Cần quan tâm đến chất lượng hoạt động tồn hệ thống khơng phải chất lượng phận, người • Cần quan tâm đến chất lượng trình hoạt động khơng đến kết cuối hoạt động Kiểm sốt phải mang tính khách quan xác Nhà quản trị cần dựa vào hoạt động thực tế phòng/ban, cá nhân để từ đưa kết luận phù hợp Nhà quản trị không nên dựa vào định kiến để đưa kết luận đánh giá không đối tượng v1.0015109208 17 2.3 YÊU CẦU KHI LỰA CHỌN CƠNG CỤ KIỂM SỐT • Phải thực điểm trọng yếu Khi xác định rõ mục tiêu cần đạt hoạt động kiểm sốt cần phải xác định nên kiểm tra đâu Nhà quản trị quan tâm đến yếu tố có ý nghĩa quan trọng hoạt động nhằm để đạt mục tiêu mà doanh nghiệp đề → yếu tố gọi điểm trọng yếu doanh nghiệp v1.0015109208 18 2.3 YÊU CẦU KHI LỰA CHỌN CƠNG CỤ KIỂM SỐT • Phải phù hợp với tổ chức Hoạt động kiểm soát cần phải phù hợp với đặc điểm tổ chức Hoạt động kiểm tra cần phải đảm bảo phản ánh theo cấu tổ chức nhằm đảm bảo hoạt động có người đứng chịu trách nhiệm, đồng thời chịu trách nhiệm để điều sai lệch (nếu có) Xây dựng quy trình nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hóa doanh nghiệp • Phải đưa hoạt động cần điều chỉnh Hoạt động kiểm soát coi phù hợp sai lệch so với kế hoạch tiến hành điều chỉnh Trong q trình kiểm sốt mà nhận sai lệch, nhiên khơng thực việc điều chỉnh, việc kiểm tra hồn tồn vơ ích v1.0015109208 19 2.3 U CẦU KHI LỰA CHỌN CƠNG CỤ KIỂM SỐT • Cần linh hoạt đa dạng Tính linh hoạt điều kiện đảm bảo kết hiệu cơng tác kiểm sốt Doanh nghiệp phải biết kết hợp kế hoạch kiểm sốt hai hình thức kiểm sốt định kỳ kiểm soát bất thường Kiểm soát định kỳ xác định trước thời điểm tiến hành kiểm soát Kiểm soát bất thường đặt xuất thay đổi liên quan đến đối tượng kiểm sốt (kiểm sốt chiến lược) • Tiết kiệm đảm bảo hiệu kinh tế cao v1.0015109208 20 2.4 MỘT SỐ CƠNG CỤ KIỂM SỐT Phân tích chênh lệch • Là q trình so sánh doanh thu chi phí theo kế hoạch với mức thực tế để từ đánh giá hiệu hoạt động doanh nghiệp • Phân tích chênh lệch so với dự tốn tổng thể: nhà quản trị đánh giá hoạt động doanh nghiệp cách so sánh kết thực tế với dự toán tổng thể Cho phép nhà quản trị biết lợi nhuận có đạt mong muốn hay không? Doanh nghiệp biết kết có đạt theo kế hoạch đặt hay khơng? • Phân tích chênh lệch so với dự toán linh hoạt: cho phép nhà quản trị đánh giá hiệu hoạt động doanh nghiệp Dự toán linh hoạt xây dựng sở thay đổi điều kiện môi trường kinh doanh Chỉ nguyên nhân dẫn đến chênh lệch Giúp cho nhà quản trị xác định mức độ ứng xử loại chi phí phân tích chênh lệch Phân tích tổng thể dựa dự tốn tổng thể cho phép nhà quản trị đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp Phân tích chênh lệch theo dự toán linh hoạt lại cho phép nhà quản trị đánh giá hiệu hoạt động doanh nghiệp v1.0015109208 21 2.4 MỘT SỐ CÔNG CỤ KIỂM SỐT Hệ thống định mức • Nhà quản trị đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu, nhân cơng có phù hợp với định mức ban đầu theo kế hoạch mà doanh nghiệp đặt • Giúp cho nhà quản trị đúc rút kinh nghiệm để đề định mức hợp lý • Định mức lao động yếu tố có tính then chốt, quan trọng việc quản lý điều hành quan, tổ chức Là sở để tổ chức lao động khoa học, lập giao kế hoạch công tác sát, cho đơn vị, cá nhân Góp phần tích cực vào việc chống lãng phí thời gian sức lao động Người quản trị kiểm sốt khối lượng chất lượng cơng việc phạm vi quản lý Để xây dựng định mức lao động, người ta thường áp dụng nhóm phương pháp: phân tích, tiêu chuẩn, thống kê ˗ kinh nghiệm v1.0015109208 22 2.4 MỘT SỐ CƠNG CỤ KIỂM SỐT • Định mức ngun vật liệu: số lượng nguyên vật liệu cho phép sản phẩm lượng định mức tính theo thiết kế theo quy chuẩn Nhà quản trị kiểm sốt khối lượng chất lượng nguyên vật liệu Là nhằm phát cách cụ thể thiếu sót bất hợp lý hoạt động cung ứng Để xây dựng định mức nguyên vật liệu, người ta thường áp dụng phương pháp: kỹ thuật, phân tích số liệu lịch sử, điều chỉnh v1.0015109208 23 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG vấn đề đưa nhằm kiểm tra để phát sai lệch: • Có thiết bị hư hỏng khơng? • Có thiết bị bị sử dụng khơng cách khơng? • Có nhân viên khơng có kinh nghiệm, chưa đào tạo khơng? • Ngun vật liệu có tiêu chuẩn khơng? • Môi trường làm việc phù hợp chưa? Với vấn đề nêu trên, dựa vào kiến thức học để đưa cách giải cho phù hợp v1.0015109208 24 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Công cụ kiểm soát phụ thuộc vào: A đối tượng kiểm soát B tính chất hoạt động kiểm sốt C đối tượng tính chất hoạt động kiểm sốt D mơi trường kiểm sốt Trả lời: • Đáp án: C đối tượng tính chất hoạt động kiểm sốt • Giải thích: để thực hoạt động kiểm sốt với hiệu cao, nhà quản trị cần biết sử dụng cơng cụ kiểm sốt, cơng cụ kiểm sốt phụ thuộc vào đối tượng tính chất hoạt động kiểm soát v1.0015109208 25 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Một yêu cầu lựa chọn cơng cụ kiểm sốt: A mang tính chủ quan B mang tính đồng C phù hợp với mơi trường kinh doanh D phù hợp với thức pháp lý doanh nghiệp Trả lời: • Đáp án: B mang tính đồng • Giải thích: Trong q trình kiểm sốt, cần quan tâm đến chất lượng hoạt động toàn hệ thống chất lượng phận, người v1.0015109208 26 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Quy trình kiểm sốt cố gắng cách có hệ thống để xác định tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh thực với tiêu chuẩn, xác định đo lường mức độ sai lệch thực việc điều chỉnh để đảm bảo nguồn lực sử dụng cách có hiệu việc thực mục tiêu • Cơng cụ kiểm sốt phương tiện cần thiết người sử dụng để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, hồn thành cơng việc làm cho sống tốt • Quy trình kiểm sốt gồm giai đoạn: Xác định tiêu chuẩn lựa chọn phương pháp đánh giá; Đo lường kết cách đối chiếu kết với tiêu chuẩn xác lập; Tiến hành điều chỉnh (nếu có) • Một số cơng cụ kiểm sốt: Phân tích chênh lệch; Hệ thống định mức v1.0015109208 27 ... CHỌN CƠNG CỤ KIỂM SỐT • Mục đích kiểm sốt Kiểm sốt bên ngồi kiểm sốt ban/bộ phận kiểm sốt cơng ty cổ phần nhằm mục đích kiểm sốt tn thủ kiểm sốt thực trạng tài doanh nghiệp • Kiểm soát hoạt... CƠNG CỤ KIỂM SỐT 2.1 Khái niệm 2.2 Nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn công cụ kiểm sốt 2 .3 u cầu lựa chọn cơng cụ kiểm sốt 2.4 Một số cơng cụ kiểm sốt v1.0015109208 13 2.1 KHÁI NIỆM • Là phương. .. quy trình kiểm sốt; • Xác định số cơng cụ kiểm sốt; • Xem xét số tiêu chuẩn cho hoạt động kiểm sốt v1.0015109208 NỘI DUNG Quy trình kiểm sốt Cơng cụ kiểm sốt v1.0015109208 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT