Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm soát cung cấp kiến thức về khái lược về trung tâm kiểm soát; thiết kế các trung tâm kiểm soát.
BÀI HÌNH THÀNH CÁC TRUNG TÂM KIỂM SỐT ThS Nguyễn Thị Phương Lan Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0012108210 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG • Cơng ty M sản xuất bán loại đèn Bộ phận marketing Cơng ty tổ chức theo dịng sản phẩm Bộ phận sản xuất sản xuất loại đèn cho tất phận marketing • Trong trình lập kế hoạch, phận marketing xác định số lượng loại đèn cần sản xuất Nhà quản lý cấp cao giao nhiệm vụ sản xuất đèn cho nhà máy khác phận sản xuất Do cơng suất sản xuất có hạn, số hoạt động sản xuất thuê Nhà quản lý cấp cao xác định lịch trình sản xuất cho nhà máy khác sở nghiên cứu chi tiết thời gian chi phí sản xuất loại đèn khác nhà máy Giám đốc sản xuất đánh giá sở đạt đầu khn khổ chi phí dự báo Xác định liệu phận sản xuất trung tâm chi phí hay trung tâm lợi nhuận? Tại sao? v1.0012108210 MỤC TIÊU Sau học xong này, sinh viên cần nắm nội dung sau: • Mơ tả trung tâm kiểm sốt • Giải thích phải hình thành trung tâm kiểm sốt • Xác định loại trung tâm kiểm sốt • Giải thích kỹ cần có q trình hình thành trung tâm kiểm sốt v1.0012108210 NỘI DUNG Khái lược trung tâm kiểm soát Thiết kế trung tâm kiểm soát v1.0012108210 KHÁI LƯỢC VỀ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT 1.1 Khái niệm 1.2 Vai trị thiết kế trung tâm kiểm sốt 1.3 Các yêu cầu cần đảm bảo thiết kế trung tâm kiểm soát 1.4 Kỹ thiết kế trung tâm kiểm sốt v1.0012108210 1.1 KHÁI NIỆM • Hình thành điểm kiểm sốt chiếm vị trí quan trọng q trình quản lý điều hành kinh doanh • Là đơn vị phận doanh nghiệp giới hạn theo tiêu thức xác định nhằm thực hoạt động kiểm sốt có kết hiệu cao • Mỗi trung tâm kiểm sốt phải đơn vị phận doanh nghiệp • Một doanh nghiệp có nhiều trung tâm kiểm sốt • Trung tâm kiểm sốt thực thể pháp nhân thực thể mà khơng có tính pháp nhân v1.0012108210 1.2 VAI TRÒ CỦA THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SỐT • Tiếp cận tốt với thơng tin sở Các nhà quản trị trung tâm tiếp cận tốt thông tin từ sở Chất lượng định cải thiện Ý nghĩa đặc biệt công ty đa quốc gia, nơi phận hoạt động quốc gia khác nhau, tuân thủ quy định pháp lý khác • Tăng tính cạnh tranh Sự phân chia thành nhiều trung tâm kiểm sốt cho phép doanh nghiệp xác định đóng góp phận Làm cho phận phải đối mặt với áp lực cạnh tranh • Tốc độ định thi hành cải thiện Truyền thông tin theo hai hướng (trụ sở đến sở ngược lại) gây trì hỗn giảm đáp ứng nhu cầu khách hàng Thiết kế trung tâm kiểm sốt, việc khó khăn loại trừ v1.0012108210 1.2 VAI TRÒ CỦA THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SỐT • Cung cấp tảng đào tạo tốt cho nhà quản trị cấp trung Nhà quản trị trung tâm vừa định, lại vừa thực định Nhà quản trị trung tâm có kinh nghiệm việc quản lý tất lĩnh vực • Giảm nhẹ cơng việc cho nhà quản trị cấp cao Phân quyền việc định hoạt động, việc quản lý nhà quản trị cấp cao giảm nhẹ khỏi việc định hàng ngày Nhà quản trị cấp cao tập trung vào việc lập kế hoạch chiến lược, định chiến lược phối hợp phận khác để nhằm đạt mục tiêu đề v1.0012108210 1.3 CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SỐT • Phải đảm bảo thực đầy đủ chức kiểm soát Nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát doanh nghiệp khác không giống → cần xác định nhiệm vụ cụ thể cho hoạt động kiểm soát doanh nghiệp Hoạt động kiểm sốt nhiều nhiệm vụ việc xác định trung tâm kiểm sốt tiết nhiêu Hình thành trung tâm kiểm sốt điều kiện khơng thể thiếu để đảm bảo hoàn thành chức năng, nhiệm vụ kiểm soát Muốn thực chức phối hợp chức dịch vụ kiểm sốt → phải đánh giá xác mức độ hoạt động phận v1.0012108210 1.3 CÁC YÊU CẦU CẦN ĐẢM BẢO KHI THIẾT KẾ TRUNG TÂM KIỂM SỐT • Phải gắn trung tâm kiểm sốt với chế độ trách nhiệm cá nhân người phụ trách Các nhiệm vụ quan trọng kiểm sốt để điều chỉnh xác định tính hiệu hoạt động phận, cá nhân Để kiểm soát cung cấp tài liệu tin cậy xác định chế độ trách nhiệm cá nhân Khâu thiết kế phải tuân thủ nguyên tắc gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân người phụ trách Không gắn với trách nhiệm cá nhân việc xác định tốt/xấu, tiết kiệm/lãng phí, có/khơng có hiệu có ý nghĩa v1.0012108210 10 2.3 THEO CƠ CẤU TỔ CHỨC • Tại trung tâm kiểm sốt sản xuất hình thành: Mỗi xí nghiệp thành viên (nếu có) trung tâm kiểm sốt Trong xí nghiệp thành viên hình thành xưởng (nếu có) trung tâm kiểm sốt Trong xưởng hình thành phân xưởng (nếu có) trung tâm kiểm sốt… • Tại trung tâm kiểm sốt quản trị hình thành: Mỗi phịng chức trung tâm kiểm sốt Trong phịng chức hình thành phận trung tâm kiểm soát Trong phận hình thành nơi làm việc quản trị trung tâm kiểm soát v1.0012108210 21 2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SỐT • Cơng cụ kiểm sốt phải phù hợp với đối tượng kiểm sốt • Tùy vào đặc điểm cấu máy quản trị công ty mục tiêu nhà quản trị mà phân chia thành loại trung tâm kiểm sốt khác • Có loại trung tâm kiểm sốt: trung tâm thu nhập, trung tâm lợi nhuận, trung tâm chi phí trung tâm đầu tư • Các trung tâm kiểm sốt gắn liền với cấp quản trị tổ chức • Mỗi loại trung tâm xác định trách nhiệm quyền kiểm soát đối tượng cụ thể nhà quản trị • Cơ sở để xác định phận tổ chức trung tâm nguồn lực, trách nhiệm, quyền hạn mà nhà quản lý trung tâm giao, ngồi cịn vào mục tiêu doanh nghiệp • Để phân biệt rõ ràng, trung tâm mang tính tương đối v1.0012108210 22 2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SỐT Trung tâm thu nhập • Quyết định nhà quản trị trung tâm thường liên quan đến hoạt động bán hàng • Tổ chức hoạt động tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ cho đạt doanh thu lớn • Nhà quản lý trung tâm không chịu trách nhiệm lợi nhuận hay vốn đầu tư • Nhà quản lý trung tâm thu nhập chịu trách nhiệm Tạo doanh thu Lập kế hoạch kiểm soát vài chi phí trung tâm • Khơng kiểm sốt việc thiết lập giá bán hay lập dự toán chi phí trung tâm • Thường gắn với cấp quản lý sở phận kinh doanh, trưởng phận bán hàng… → Đánh giá hoạt động trung tâm thu nhập, thường khơng so sánh đầu vào với đầu v1.0012108210 23 2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SỐT Trung tâm thu nhập • Về mặt kết Được đánh giá dựa vào so sánh doanh thu đạt thực tế so với doanh thu dự toán phận Xem xét dự toán tiêu thụ, sở phân tích chênh lệch ảnh hưởng nhân tố liên quan đến doanh thu như: Đơn giá bán; Số lượng bán; Cơ cấu sản phẩm tiêu thụ… • Về mặt hiệu Trung tâm thu nhập không chịu trách nhiệm giá thành hay giá vốn hàng bán Chi phí phát sinh trung tâm khơng thể so sánh với doanh thu trung tâm Khi đo lường hiệu hoạt động quản lý trung tâm, thường so sánh chi phí thực tế chi phí dự tốn trung tâm v1.0012108210 24 2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SỐT Trung tâm lợi nhuận • Đầu vào đầu lượng hố tiền • Là phận độc lập doanh nghiệp, giám đốc trung tâm lợi nhuận có quyền: Sản xuất sản phẩm nào, với giá, cấu sản phẩm sản xuất hệ thống phân phối Bán sản phẩm với mức giá tối đa hóa doanh thu → Mục tiêu giám đốc trung tâm lợi nhuận tối đa hóa thu nhập trung tâm • Khơng có quyền định đầu tư vào thành viên khác cơng ty • Đơn vị kinh doanh trở thành trung tâm nhà quản lý đơn vị chủ yếu kiểm soát: Phát triển sản phẩm Sản xuất thị trường v1.0012108210 25 2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SOÁT Trung tâm lợi nhuận • Về mặt kết So sánh lợi nhuận thực tế đạt với lợi nhuận ước tính theo dự tốn Từ trả lời câu hỏi: Trung tâm có đạt mức doanh thu dự tốn khơng? Giá bán cấu sản phẩm có đảm bảo thực dự tốn khơng? • Về mặt hiệu quả: Có thể đo tiêu thức sau: Lợi nhuận trước thuế; Tỷ lệ lợi nhuận doanh thu; Tỷ suất doanh thu chi phí… Trung tâm lợi nhuận • Doanh nghiệp phân cấp, doanh nghiệp bán sản phẩm cho phận khác nội doanh nghiệp → giá chuyển giao nội • Cần xác định giá bán chuyển giao nội cho phù hợp mà đảm bảo lợi ích hiệu phận: Bù đắp chi phí cho phận có sản phẩm chuyển giao Đảm bảo lợi ích chung doanh nghiệp v1.0012108210 26 2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SOÁT Trung tâm lợi nhuận • Có phương pháp định giá chuyển giao nội bộ: Xác định giá chuyển giao nội theo chi phí thực tế: định giá sản phẩm chuyển giao chi phí phát sinh để tạo sản phẩm Xác định giá chuyển giao theo giá thị trường: chuyển giao nội theo giá thị trường, giá từ xác định giá chuyển giao Xác định giá chuyển giao theo giá thỏa thuận: giá thỏa thuận bên mua bên bán số trường hợp: Bộ phận mua khó tìm thấy sản phẩm tương tự phận bán thị trường Bộ phận bán khó bán thị trường sản phẩm sản xuất theo yêu cầu riêng phận mua, đồng thời không xác định giá thị trường cho sản phẩm v1.0012108210 27 2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SOÁT Trung tâm chi phí • Là phận sản xuất doanh nghiệp phận hỗ trợ doanh nghiệp • Đầu vào lượng hóa, đo lường theo đơn vị tiền tệ • Đầu thông thường đo lường đơn vị vật theo mục tiêu hoạt động • Gắn liền với cấp quản lý mang tính tác nghiệp, trực tiếp tạo sản phẩm, dịch vụ • Có quyền định cấu yếu tố đầu vào (lao động, dịch vụ mua nguyên vật liệu) để tạo đầu • Khơng chịu trách nhiệm bán sản phẩm hay dịch vụ đầu → không chịu trách nhiệm doanh thu hay lợi nhuận • Đánh giá hoạt động trung tâm chi phí: Đầu cần phải đo lường Chất lượng đầu cần phải quan sát • Thơng thường có hai dạng trung tâm chi phí trung tâm chi phí định mức trung tâm chi phí tự v1.0012108210 28 2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SỐT • Trung tâm chi phí định mức trung tâm chi phí mà đầu xác định lượng hố tiền dựa sở biết phí tổn “đầu vào” cần thiết để tạo đơn vị “đầu ra” Về mặt kết quả: đánh giá thơng qua việc trung tâm có hồn thành kế hoạch sản xuất sở đảm bảo thời hạn tiêu chuẩn kỹ thuật quy định không Về mặt hiệu quả: đo lường thông qua việc so sánh chi phí thực tế chi phí định mức • Trung tâm chi phí tự do: Đầu khơng thể lượng hố tiền cách xác → mối quan hệ đầu đầu vào trung tâm không chặt chẽ Về mặt kết quả: thường đánh giá thông qua việc so sánh đầu mục tiêu đạt trung tâm Về mặt hiệu quả: đánh giá dựa vào chi phí thực tế phát sinh dự toán phê duyệt v1.0012108210 29 2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SOÁT Trung tâm đầu tư • Đầu vào, đầu trung tâm đo đơn vị tiền tệ • Trung tâm đầu tư chủ yếu hoạt động đầu tư vào thành viên khác • Giám đốc trung tâm khơng chịu trách nhiệm mua sắm, sử dụng, lý tài sản mà theo nguyên tắc đầu tư sinh lợi • Trung tâm đầu tư phận độc lập chi nhánh doanh nghiệp → Lợi nhuận thu từ khoản đầu tư đánh giá định kỳ, so sánh với khoản đầu tư vào thành viên khác • Về mặt kết quả: đo lường tương tự trung tâm lợi nhuận • Về mặt hiệu quả: thường sử dụng hai công cụ để đánh giá trách nhiệm quản lý trung tâm đầu tư so sánh hiệu Trung tâm: Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư ROI (Return on investment) Lợi nhuận thặng dư RI (Residual income) v1.0012108210 30 2.4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SOÁT • Tỷ lệ hồn vốn đầu tư (ROI): Là cơng cụ để đánh giá trung tâm đầu tư, với tiêu so sánh hiệu trung tâm đầu tư có vốn khác → ROI thường có khuynh hướng trọng đến q trình sinh lời ngắn hạn trình sinh lời dài hạn • Lợi nhuận thặng dư (RI): phần thu nhập lại sau trừ thu nhập mong muốn tối thiểu từ tài sản hoạt động trung tâm đầu tư → Không tạo công sử dụng để so sánh thành trung tâm đầu tư có vốn khác nhau; • ROI RI công cụ hữu hiệu để đánh giá hiệu Trung tâm đầu tư ngắn hạn • Nhà quản trị doanh nghiệp thường sử dụng kết hợp tiêu với số tiêu phi tài như: Tăng trưởng thị phần % tăng trưởng hoạt động sản xuất kinh doanh Khả mở rộng kinh doanh… v1.0012108210 31 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Trung tâm chi phí Vì giám đốc sản xuất đánh giá sở đạt đầu khuôn khổ chi phí dự báo ˗ đặc điểm trung tâm chi phí v1.0012108210 32 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Theo kỹ thuật kiểm sốt, có loại trung tâm kiểm soát nào? A Trung tâm kiểm soát tiêu thụ B Trung tâm kiểm soát nghiên cứu phát triển C Trung tâm lợi nhuận D Trung tâm kiểm sốt ngun vật liệu Trả lời: • Đáp án: C Trung tâm lợi nhuận • Giải thích: Vì theo cách phân loại theo kỹ thuật kiểm sốt Có loại trung tâm kiểm soát: trung tâm thu nhập, trung tâm lợi nhuận, trung tâm chi phí trung tâm đầu tư v1.0012108210 33 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Trung tâm thu nhập có đặc điểm: A người quản lý chịu trách nhiệm việc tạo doanh thu B người quản lý chịu trách nhiệm tạo doanh thu, chịu trách nhiệm với kết sản xuất tiêu thụ trung tâm C nhà quản lý trung tâm có trách nhiệm kiểm sốt chi phí thực tế phát sinh đảm bảo việc chi phí phát sinh theo định mức chi phí đơn vị sản phẩm D nhà quản lý không chịu trách nhiệm việc tạo doanh thu, lập kế hoạch nhằm kiểm soát khoản chi phí trung tâm mà cịn chịu trách nhiệm mua sắm, sử dụng, lý tài sản theo nguyên tắc sinh lời Trả lời: • Đáp án: A người quản lý chịu trách nhiệm việc tạo doanh thu • Giải thích: Vì đặc điểm trung tâm thu nhập v1.0012108210 34 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • Một trung tâm kiểm soát, hiểu hoạt động, phận nhà quản trị chịu trách nhiệm kiểm sốt • Việc thiết kế trung tâm kiểm sốt phù hợp đóng vai trị quan trọng qua giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu • Dù hệ thống trung tâm kiểm sốt cụ thể u cầu sau cần bạn quan tâm thực hiện: Phải đảm bảo thực đầy đủ chức kiểm soát Phải gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân người phụ trách Phải đảm bảo ranh giới rõ ràng trung tâm kiểm sốt Việc hình thành trung tâm kiểm sốt phải gắn với tính hiệu khả bao quát người phụ trách trung tâm kiểm sốt • Tùy theo góc nhìn nhà quản trị cấp cao mà trung tâm kiểm sốt thiết kế khác v1.0012108210 35 ... vụ kiểm soát xác định cho trung tâm kiểm sốt v1.0012108210 14 THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT 2.1 Theo chức hoạt động 2.2 Theo không gian hoạt động 2.3 Theo cấu tổ chức 2 .4 Theo kỹ thuật kiểm. .. tâm kiểm sốt Trong phịng chức hình thành phận trung tâm kiểm soát Trong phận hình thành nơi làm việc quản trị trung tâm kiểm soát v1.0012108210 21 2 .4 THEO KỸ THUẬT KIỂM SỐT • Cơng cụ kiểm. .. tâm kiểm soát Thiết kế trung tâm kiểm soát v1.0012108210 KHÁI LƯỢC VỀ TRUNG TÂM KIỂM SỐT 1.1 Khái niệm 1.2 Vai trị thiết kế trung tâm kiểm soát 1.3 Các yêu cầu cần đảm bảo thiết kế trung tâm kiểm