Mời các bạn cùng tham khảo Bài giảng Kiểm toán tài chính - Bài 4: Kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền để nắm đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền ảnh hưởng tới kiểm toán; thử nghiệm kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền; thử nghiệm cơ bản trong chu trình bán hàng và thu tiền.
BÀI KIỂM TỐN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN PGS TS Phan Trung Kiên TS Nguyễn Thị Hồng Thúy ThS Nguyễn Thị Thanh Diệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0016101206 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Cơng ty FOODCO chuyên nhập loại thực phẩm bán sỉ qua mạng lưới 200 nhà phân phối nước Khi tìm hiểu qui trình bán hàng Cơng ty, kiểm tốn viên phân cơng kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền ghi nhận thủ tục kiểm soát sau đây: Các đơn hàng từ đại lý gửi nhân viên phòng Kinh doanh đối chiếu với số liệu tình hình toán nợ đại lý chinh sách bán chịu Cơng ty để xác định có mua chịu hay không, thời hạn trả chậm số lượng mua Sau đó, Phiếu giao hàng lập trình, in Trưởng phịng Kinh doanh ký duyệt Hóa đơn lập sở số lượng hàng thực giao Thủ kho ghi Phiếu giao hàng bảng giá Công ty với sách chiết khấu Hóa đơn trước gửi cho đại lý đính kèm theo Phiếu giao hàng, chuyển đến nhân viên kiểm tra số lượng, tính tốn kiểm tra sách chiết khấu Sau đó, nhân viên trình Trưởng Phịng ký duyệt làm sở cho ghi sổ kế toán v1.0016101206 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG (tiếp theo) Hàng tuần, nhân viên giao hàng nhân viên phận lập hóa đơn đối chiếu để phát trường hợp số liệu không khớp thực biện pháp xử lý thích hợp Hàng tháng, kế tốn theo dõi nợ phải thu lập bảng kê tình hình cơng nợ gửi cho đại lý bao gồm số dư đầu kỳ, nghiệp vụ bán hàng toán kỳ số dư cuối kỳ đại lý Thơng tin phản hồi từ đại lý gửi nhân viên độc lập để xem xét xử lý chênh lệch (Trích đề thi Kiểm tốn Dịch vụ bảo đảm nâng cao năm 2010) Các thủ tục kiểm sốt nêu ngăn chặn sai phạm nào? Những sai phạm ảnh hưởng khoản mục báo cáo tài chính? Đề xuất thử nghiệm kiểm sốt phù hợp với thủ tục kiểm soát trên? v1.0016101206 MỤC TIÊU Sau học xong này, sinh viên nắm được: • Bản chất chu trình bán hàng thu tiền quan hệ với tài khoản có liên quan thực kiểm tốn; • Trình tự thực kiểm tốn chu trình; • Cách thức xem xét, đánh giá rủi ro quan hệ với trình tự thực kiểm tốn báo cáo tài chính; • Kiểm tốn doanh thu tài khoản có liên quan; • Kiểm tốn phải thu khách hàng tài khoản có liên quan; • Vận dụng kỹ thuật khác kiểm tra sở dẫn liệu chu trình v1.0016101206 NỘI DUNG Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền ảnh hưởng tới kiểm toán Thử nghiệm kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Thử nghiệm chu trình bán hàng thu tiền v1.0016101206 ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN ẢNH HƯỞNG TỚI KIỂM TOÁN 1.1 Bản chất chu trình bán hàng thu tiền 1.2 Đặc điểm kế tốn chu trình bán hàng thu tiền 1.3 Mục tiêu kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền 1.4 Khái qt kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền quy trình kiểm tốn báo cáo tài v1.0016101206 1.1 BẢN CHẤT CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN • Bán hàng – thu tiền trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa qua q trình trao đổi hàng – tiền với khách hàng • Chu trình bán hàng thu tiền xem chu trình cuối trình sản xuất kinh doanh, khơng đánh giá hiệu chu trình trước mà cịn đánh giá hiệu tồn q trình sản xuất kinh doanh v1.0016101206 1.1 BẢN CHẤT CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN (tiếp theo) Chức chu trình bán hàng – thu tiền • Xử lý đơn đặt hàng người mua Yêu cầu khách hàng phải có đơn đặt hàng đơn đặt hàng xem điểm bắt đầu toàn chu trình bán hàng – thu tiền Về mặt pháp lý, việc bày tỏ sẵn sàng mua hàng hóa theo điều kiện xác định • Xét duyệt bán chịu Trước chuyển giao hàng cung cấp dịch vụ cho khách hàng người có trách nhiệm doanh nghiệp phải xem xét: Khả toán khách hàng; Hạn mức tín dụng khách hàng; Số dư tài khoản phải thu khách hàng,… để xét duyệt phương thức bán chịu nhằm hạn chế tối đa khoản nợ khó địi khơng ảnh hưởng đến tình hình tài doanh nghiệp v1.0016101206 1.1 BẢN CHẤT CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN (tiếp theo) • Chuyển giao hàng Chức đánh dấu việc tài sản, hàng hóa doanh nghiệp chuyển giao cho khách hàng chuyển quyền sở hữu cho khách hàng để ghi nhận doanh thu bán hàng Chứng từ vận chuyển lập thời điểm hàng hóa, thành phẩm xuất khỏi doanh nghiệp phải phù hợp với lượng hàng hóa, thành phẩm xuất thực tế phù hợp với hợp đồng kinh tế • Gửi hóa đơn cho khách hàng ghi sổ doanh thu Chức phận kế toán thực Kế toán sau nhận chứng từ như: đơn đặt hàng phê duyệt, phiếu xuất kho, vận đơn, biên bàn giao hàng hóa,… tiến hành kiểm tra tính hợp lý, tính trung thực tính xác Sau đó, lập hóa đơn bán hàng, gửi cho khách hàng tiến hành ghi sổ doanh thu bán hàng v1.0016101206 1.1 BẢN CHẤT CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN (tiếp theo) Chức chu trình bán hàng – thu tiền • Xử lý ghi sổ khoản thu tiền Nếu thu tiền mặt tiền gửi ngân hàng: kế toán ghi vào sổ Nhật ký thu tiền Nếu khách hàng chưa tốn phải phản ánh vào TK 131 theo dõi chi tiết cho khách hàng số tiền lúc • Xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại phải phê chuẩn trước ghi sổ thức, phải ghi sổ xác, kịp thời phải có chứng để chứng minh cho khoản giảm trừ v1.0016101206 10 3.2.1 KIỂM TRA CHI TIẾT DOANH THU • Kiểm tra có thực khoản doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ ghi chép KTV đạt điều thủ tục cụ thể sau: Đối chiếu khoản doanh thu bán hàng ghi chép nhật ký bán hàng với chứng từ gốc liên quan đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, lệnh bán hàng phiếu xuất kho, vận đơn, hóa đơn,… Lấy mẫu nghiệp vụ bán hàng xem xét trình thu tiền Đối với khoản tốn, chứng cho biết nghiệp vụ bán hàng thực xảy KTV cần tìm hiểu việc ghi nhận doanh thu có phù hợp với điều kiện quy định chuẩn mực chế độ kế toán hành hay khơng • Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ khoản doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ KTV xuất phát từ chứng từ gốc (hóa đơn, vận đơn) để kiểm tra việc ghi chép nghiệp vụ nhật ký bán hàng v1.0016101206 34 3.2.1 KIỂM TRA CHI TIẾT DOANH THU (tiếp theo) • Kiểm tra tính xác số tiền ghi nhận doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ KTV thực thủ tục cụ thể bao gồm: So sánh với vận đơn, đơn đặt hàng, lệnh bán hàng… để xác định chủng loại số lượng hàng hóa tiêu thụ Đối chiếu với bảng giá, bảng xét duyệt giá, hợp đồng, để xác định đơn giá hàng hóa tiêu thụ Rà sốt lại khoản chiết khấu, giảm giá để xem có phù hợp với sách bán hàng đơn vị hay khơng Kiểm tra việc tính tốn hóa đơn Đối với trường hợp bán hàng ngoại tệ, KTV cần kiểm tra việc quy đổi tiền Việt Nam v1.0016101206 35 3.2.1 KIỂM TRA CHI TIẾT DOANH THU (tiếp theo) • Kiểm tra việc phân loại doanh thu KTV cần xem xét phân biệt giữa: Doanh thu bán chịu doanh thu thu tiền ngay, doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ với khoản doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác, loại doanh thu đối tượng loại thuế khác nhau, có thuế suất khác nhau, KTV xem xét nội dung kinh tế cụ thể nghiệp vụ việc phân loại chúng • Kiểm tra việc khóa sổ nghiệp vụ bán hàng cung cấp dịch vụ KTV lựa chọn số nghiệp vụ xảy trước sau thời điểm khóa sổ để kiểm tra chứng từ gốc, so sánh ngày ghi vận đơn với hóa đơn, nhật ký bán hàng sổ chi tiết v1.0016101206 36 3.2.2 KIỂM TRA CHI TIẾT CÁC KHOẢN PHẢI THU • Kiểm tra bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ đối chiếu với sổ chi tiết sổ Thử nghiệm chi tiết nợ phải thu khách hàng dự phịng nợ khó địi chủ yếu dựa vào bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ Bảng liệt kê số dư khách hàng xếp theo thời gian hạn trả nợ KTV kiểm tra việc cộng dồn hàng ngang hàng dọc Xem xét tính hợp lý việc phân loại công nợ, thông qua việc chọn số khách để đối chiếu với sổ chi tiết họ kỳ hạn toán Đối chiếu số tổng cộng bảng với tài khoản tổng hợp sổ Kiểm tra lại tổng cộng số dư sổ chi tiết đối chiếu với tổng số dư sổ v1.0016101206 37 3.2.2 KIỂM TRA CHI TIẾT CÁC KHOẢN PHẢI THU (tiếp theo) • Kiểm tra số dư khoản phải thu khách hàng thông qua gửi thư xác nhận Việc kiểm tra số dư khoản phải thu khách hàng tiến hành thông qua gửi thư xác nhận Đáp ứng mục tiêu hiệu lực, định giá kịp thời Loại hình thư xác nhận: Xác nhận dạng khẳng định Xác nhận dạng phủ định Thời gian xác nhận: Thư xác nhận gửi cho khách hàng để kiểm tra số dư khách hàng Bảng cân đối kế tốn Do đó, ngày gửi thư xác nhận cần tiến hành gần với ngày lập Bảng cân đối kế toán v1.0016101206 38 3.2.2 KIỂM TRA CHI TIẾT CÁC KHOẢN PHẢI THU (tiếp theo) Kích cỡ mẫu Số lượng thư xác nhận gửi phụ thuộc vào yếu tố sau: Tính trọng yếu khoản phải thu: Nếu số dư khoản phải thu có qui mơ lớn so với số dư tài khoản khác số lượng mẫu nhiều Số lượng khoản phải thu: v1.0016101206 Thư xác nhận gửi nhiều doanh nghiệp có qui mơ lớn, nhiều khách hàng Mức đồng qui mô khoản phải thu: Nếu qui mơ khoản phải thu xấp xỉ số lượng thư xác nhận qui mơ khoản có đột biến 39 3.2.2 KIỂM TRA CHI TIẾT CÁC KHOẢN PHẢI THU (tiếp theo) • Kiểm tra số dư khoản phải thu khách hàng thông qua gửi thư xác nhận Về khoản mục chi tiết để xác nhận KTV ý qui mô thời gian khoản phải thu: thông thường, gửi thư xác nhận với số dư lớn, nợ đọng kéo dài Các số dư cịn lại chọn mẫu ngẫu nhiên để gửi thư xác nhận Kiểm sốt KTV q trình gửi thư xác nhận Để đảm bảo chứng kiểm tốn có độ tin cậy cao khách quan, KTV phải trực tiếp gửi thư xác nhận kiểm sốt q trình gửi thư xác nhận v1.0016101206 40 3.2.2 KIỂM TRA CHI TIẾT CÁC KHOẢN PHẢI THU (tiếp theo) Theo dõi xử lý thư xác nhận không trả lời Nếu lần thứ khơng nhận thư xác nhận KTV tiến hành gửi thư xác nhận lần thứ hai Nếu lần thứ hai không nhận thư xác nhận KTV thực thủ tục bổ sung Nếu có chênh lệch số tiền thư xác nhận sổ sách kế toán: KTV phải tìm hiểu nguyên nhân đưa hướng xử lý Các thủ tục kiểm toán bổ sung: Áp dụng trường hợp không nhận thư trả lời thông thường kiểm tra việc thu tiền nợ khách hàng sau ngày khóa sổ kế tốn, kiểm tốn viên kiểm tra hóa đơn bán hàng hợp thành số dư khoản nợ phải thu vận đơn có liên quan v1.0016101206 41 3.2.3 KIỂM TRA DỰ PHỊNG PHẢI THU KHĨ ĐỊI • Tìm kiếm dấu vết việc xóa sổ khoản phải thu khơng địi dự phịng phải thu khó địi năm trước; • Phỏng vấn ban quản trị khả thu tiền khách hàng chưa thu kỳ sau (đặc biệt khoản phải thu số tiền lớn, thời gian thu hồi dài) • Xem xét báo cáo nợ phải thu; • Kiểm tra tồn diện khoản xóa sổ (Thẩm tra lại việc xét duyệt xóa sổ người có trách nhiệm,…) v1.0016101206 42 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Thủ tục kiểm sốt • Các thủ tục kiểm sốt gồm: Phân tách chức nhân viên phòng kinh doanh với phận khác; đối chiếu; phê duyệt Trưởng phòng Kinh doanh; Định dạng trước nội dung (Phiếu giao hàng) • Ảnh hưởng thủ tục khơng hiệu lực: Phải thu khách hàng Dự phịng phải thu khó địi bị sai theo sở dẫn liệu: tính giá • Thử nghiệm kiểm sốt: Kiểm tra qui định đối chiếu số liệu phê duyệt bán chịu; kiểm tra dấu hiệu phê duyệt giao hàng Thủ tục kiểm sốt 2: • Thủ tục kiểm sốt: Định dạng trước (qui trình); Đối chiếu (hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng, bảng giá); phê duyệt trưởng phòng • Ảnh hưởng khơng có thủ tục kiểm sốt: Doanh thu Phải thu khách hàng bị sai theo sở dẫn liệu phát sinh (hiện hữu); Doanh thu bị sai theo sở dãn liệu Đo lường tính giá • Thử nghiệm kiểm sốt: Quan sát; kiểm tra tính đầy đủ khớp chứng từ, đồng thời quan sát thời gian tài liệu có liên quan tới nghiệp vụ ghi nhận v1.0016101206 43 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG (tiếp theo) Thủ tục kiểm sốt • Các thủ tục kiểm soát gồm: Đối chiếu; phân tách chức nhân viên giao hàng nhân viên lập hóa đơn • Ảnh hưởng thủ tục khơng hiệu lực: Doanh thu bị sai theo sở dẫn liệu phát sinh, đầy đủ • Thử nghiệm kiểm sốt: Phỏng vấn cách lập hóa đơn ghi nhận; kiểm tra mẫu hình thức thực tế thực đối chiếu; kiểm tra dấu hiệu việc đối chiếu – có báo cáo, ký người thực Thử nghiệm kiểm sốt • Thủ tục kiểm soát: đối chiếu, báo cáo bất thường; phân nhiệm (Lập bảng kê với đối chiếu xử lý chênh lệch) • Ảnh hưởng khơng thực thủ tục: Phải thu khách hàng, Dự phịng phải thu khó địi • Thử nghiệm kiểm sốt: Phỏng vấn nhân viên; quan sát vào cuối tháng; kiểm tra báo cáo chênh lệch xử lý chênh lệch có tồn khơng v1.0016101206 44 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Kiểm soát nội nợ phải thu khách hàng xem hữu hiệu nhân viên kế toán giữ sổ chi tiết khoản phải thu KHÔNG kiêm nhiệm việc: A phê chuẩn việc bán chịu cho khách hàng B xóa sổ nợ phải thu khách hàng C thực thu tiền D phê chuẩn việc bán chịu cho khách hàng, xóa sổ nợ phải thu khách hàng thực thu tiền Trả lời: • Đáp án là: D phê chuẩn việc bán chịu cho khách hàng, xóa sổ nợ phải thu khách hàng thực thu tiền • Giải thích: Việc phân tách chức phê chuẩn việc bán chịu, ghi sổ chi tiết khoản phải thu, xóa sổ nợ phải thu khách hàng thực thu tiền ngăn chặn chặn gian lận, tạo kiểm tra chéo, tăng độ tin cậy thông tin v1.0016101206 45 CÂU HỎI TRĂC NGHIỆM Kiểm toán viên chọn mẫu để kiểm tra việc ghi chép nghiệp vụ bán hàng từ chứng từ gửi ngân hàng lần theo đến hóa đơn bán hàng đến sổ kế toán Thử nghiệm thực nhằm thỏa mãn sở dẫn liệu khoản mục Nợ phải thu/ Doanh thu? A Tính giá B Phát sinh C Đầy đủ D Chính xác học Trả lời: • Đáp án là: C Đầy đủ • Giải thích: Kiểm tra từ chứng từ gửi ngân hàng lần theo đến hóa đơn bán hàng đến sổ kế toán nhằm thu thập chứng xác minh mục tiêu đầy đủ, thỏa mãn sở dẫn liệu đầy đủ doanh thu/nợ phải thu v1.0016101206 46 NHẬN ĐỊNH ĐÚNG/SAI VÀ GIẢI THÍCH Chức bán hàng ghi sổ nên độc lập với chức thu tiền, vận tải hàng, chuyển giao lập hóa đơn? Trả lời: • Đúng • Giải thích: Việc phân tách chức bán hàng, ghi sổ với chức thu tiền, vận tải hàng, chuyển giao lập hóa đơn tạo kiểm sốt chéo, tăng độ tin cậy thông tin, ngăn ngừa gian lận v1.0016101206 47 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI Kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền có ý nghĩa quan trọng kiểm tốn tài Trong này, cần nắm vấn đề bao gồm: • Bản chất chu trình bán hàng quan hệ với tài khoản có liên quan thực kiểm tốn; • Trình tự thực kiểm tốn chu trình; • Thử nghiệm kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền bao gồm: Kiểm soát nội thử nghiệm kiểm soát nghiệp vụ bán hàng nghiệp vụ thu tiền; • Thử nghiệm chu trình bán hàng thu tiền bao gồm: Kiểm tra chi tiết doanh thu, Kiểm tra chi tiết khoản phải thu, Kiểm tra lập dự phịng phải thu khó đòi… v1.0016101206 48 ... giá kiểm sốt nội thiết kế chương trình kiểm toán Như vậy, kết thúc bước này, kiểm toán viên cơng ty kiểm tốn phải xây dựng chương trình kiểm tốn tương ứng với đối tượng kiểm tốn cụ thể khác có kiểm. .. hàng thu tiền Kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền phân chia thành loại thử nghiệm cụ thể: Thử nghiệm kiểm sốt; Thử nghiệm chu trình • Thực kiểm toán: Thực kiểm toán thực thủ tục kiểm toán thiết... hệ với trình tự thực kiểm tốn báo cáo tài chính; • Kiểm tốn doanh thu tài khoản có liên quan; • Kiểm tốn phải thu khách hàng tài khoản có liên quan; • Vận dụng kỹ thuật khác kiểm tra sở dẫn liệu