Ứng dụng công cụ google để xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng bên trong tại trường Đại học Hoa Lư

Bài viết tập trung trình bày về cách thức ứng dụng công cụ của Google phục vụ hoạt động đảm bảo chất lượng, đó là tạo hòm thư với tên miền của trường, tạo kho dữ liệu để lưu trữ thông tin, minh chứng và tiến hành khảo sát, thu thập thông tin.

PHẦN I: BÁO CÁO TỒN VĂN ỨNG DỤNG CƠNG CỤ GOOGLE ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG BÊN TRONG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ ThS ĐÀO SỸ NHIÊN Khoa Ngoại ngữ - Tin học TĨM TẮT Bài viết tập trung trình bày cách thức ứng dụng công cụ Google phục vụ hoạt động đảm bao chất lượng, tạo hịm thư với tến miền trường, tạo kho liệu để lưu trữ thông tin, minh chứng tiến hành khảo sát, thu thập thông tin Từ kết nghiên cứu tác giả nhận thấy việc ứng dụng Google vào hoạt động nhà trường cần thiết, tiết kiệm chi phí, tiện lợi có suất hiệu cao Từ khóa: Cloud Computing,Google, Domain, Google Drive, Google Forms MỞ ĐẦU Trong sở giáo dục đại học, công việc đảm bảo chất lượng diễn thường xuyên, hoạt động được trải rộng toàn lĩnh vực nhà trường Tại Trường Đại học Hoa Lư công việc đảm bảo chất lượng đẩy mạnh, u cầu phải xây dựng hệ thống thơng tin đảm bảo chất lượng bên nhằm thu thập, xử lý, báo cáo, nhận chuyển thông tin từ bên liên quan nhằm hỗ trợ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học phục vụ cộng đồng Trong giai đoạn nay, việc độc lập tự xây dựng hệ thống chạy trực tuyến môi trường mạng cơng việc có tính phức tạp, địi hỏi thời gian lượng kinh phí lớn, trường hợp áp dụng công -KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 128 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN cụ Google để xây dựng thuận tiện, cơng cụ Google dễ dàng thực cơng việc tạo hịm thư với tên miền hluv.edu.vn, sử dụng Google Drive để tạo lập kho liệu để lưu trữ thông tin minh chứng, sử dụng Google Form để thu thập thông tin tiến hành hoạt động điều tra, khảo sát trực tuyến…Như ứng dụng công cụ Google để xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng bên cần thiết, tiết kiệm thời gian, kinh phí, đảm bảo u cầu cầu an tồn bảo mật thông tin, liệu, đáp ứng tốt yêu cầu hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng trường đại học NỘI DUNG 2.1 Giới thiệu số công cụ Google - Địa Email với tên miền hluv.edu.vn: Hiện hệ thống email Trường Đại học Hoa Lư sử dụng dịch vụ Google Khi đăng nhập vào Google Drive email trường phép lưu khơng giới hạn dung lượng, hệ thống email sử dụng dịch vụ Microsoft Office Online nên dùng Office 365 miễn phí, bao gồm 1TB lưu trữ One Drive phần mềm Microsoft Words, Excel, Powepoint, [1] - Google Drive: dịch vụ lưu trữ đồng hóa tập tin tạo Google Nó cho phép người dùng lưu trữ tập tin đám mây, chia sẻ tập tin, chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính, thuyết trình với cộng tác viên Google Drive bao gồm Google Docs, Sheets, Slides, phần mềm văn phòng cho phép chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, thuyết trình, vẽ, biểu mẫu, [4] - Google Form: thuộc Google Drive cơng cụ giúp người dùng tạo bảng điều tra, khảo sát để thu thập ý kiến dùng -KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 129 PHẦN I: BÁO CÁO TỒN VĂN để tạo form liên hệ, đăng kí để thu thập thơng tin, dịch vụ Google Forms có đặc điểm [3]: + Tạo biểu mẫu tùy chỉnh cho khảo sát bảng câu hỏi mà khơng thêm chi phí Thu thập thứ bảng tính phân tích liệu bảng tính Google (Google Sheets) + Tạo biểu mẫu dễ dàng tạo tài liệu: chọn từ nhiều loại câu hỏi, kéo thả để xếp lại câu hỏi tùy chỉnh giá trị dễ dàng dán danh sách + Gửi khảo sát chuyên nghiệp cho đối tượng cần khảo sát, thăm dò ý kiến: Sự tiện lợi việc kết nối với đối tượng khảo sát, nội dung phiếu khảo sát trực tuyến thêm hình ảnh, video logic tùy chỉnh để cung cấp cho người phản hồi trải nghiệm khảo sát thật sinh động, bắt mắt + Phân tích phản hồi với tóm tắt tự động: xem phản ứng xuất thời gian thực Người quản trị phiếu khảo sát truy cập liệu thơ phân tích liệu bảng tính Google (Google Sheets) phần mềm khác 2.2 Ứng dụng Google để xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng 2.2.1 Tạo lập hòm thư kiemdinhdhhl@hluv.edu.vn tạo nhãn danh bạ - Đăng ký sử dụng hòm thư với tên miền hluv.edu.vn Trường Đại học Hoa Lư sở giáo dục đại học nên đủ điều kiện để G Suite hỗ trợ tạo lập hịm thư miễn phí với tên miền edu.vn Các bước để đăng ký sau [2]: Bước 1: Yêu cầu G Suite cho giáo dục Chuyển đến biểu mẫu đăng ký G Suite cho giáo dục -KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 130 PHẦN I: BÁO CÁO TỒN VĂN Điền thơng tin bạn tổ chức bạn sau nhấp vào Tiếp theo Nhập tên miền cho tổ chức bạn mua tên miền sau nhấp vào Tiếp theo Điền thông tin để tạo tài khoản quản trị viên Đọc thỏa thuận G Suite cho giáo dục đánh dấu vào ô Nhấp vào Chấp nhận đăng ký Bạn nhận email bao gồm thông tin tài khoản bạn Bước 2: Xác minh tên miền Trường hợp đăng ký G Suite với tên miền mà bạn sử dụng, bạn cần xác minh tên miền trước xem xét ứng dụng Quá trình xác minh đảm bảo khơng sử dụng dịch vụ gửi email đến hộp thư Đăng nhập vào bảng điều khiển Google Admin Đăng nhập tài khoản quản trị viên Xác minh sở hữu tên miền (Tìm hiểu thêm việc xác minh tên miền đơn vị sử dụng cho G Suite Sau bạn gửi yêu cầu xác minh tên miền, xem xét tính đủ điều kiện tổ chức, sau liên hệ qua email tình trạng đơn đăng ký sau tuần) Bước 3: Thêm người dùng, thiết lập ứng dụng truy cập tính nâng cao Khi nhận email chấp nhận cho G Suite cho giáo dục, ta thêm người dùng vào miền , thiết lập ứng dụng truy cập tính nâng cao, chẳng hạn di chuyển thư Bước 4: Thiết lập triển khai G Suite Truy cập Trung tâm trợ giúp quản trị viên G Suite để tìm hiểu cách thiết lập triển khai G Suite Bước 5: Tạo lập hòm thư kiemdinhdhhl@hluv.edu.vn -KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 131 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN - Tạo nhãn danh bạ với email kiemdinhdhhl@hluv.edu.vn + Đăng nhập hòm thư kiemdinhdhhl@hluv.edu.vn, sử dụng chức Danh bạ “Contacts” thuộc công cụ Google + Căn vào chức nhiệm vụ giao cán bộ, giảng viên, nhân viên nhà trường thực nhiệm vụ liên quan công tác đảm bảo chất lượng để tạo danh bạ với tên nhãn phù hợp Tạo nhãn với tên sau: Ban giám hiệu; Ban thư ký; Hội đồng tự đánh giá; Nhóm chuyên trách 1,2,3,4,5,6; ĐHHL + Cách thực hiện: Chọn Google Apps/Contacts/Creat new Contact điền đủ thơng tin địa email tồn cán bộ, giảng viên, nhân viên nhà trường Sau sử dụng chức Manage labels để thiết lập email phù hợp với tên nhãn + Khi tạo lập hệ thống nhãn ta chia sẻ liệu, gửi email…với tên nhãn tương ứng với cơng việc triển khai Hình Tạo nhãn công cụ quản lý danh bạ Google 2.2.2 Xây dựng kho liệu để lưu trữ thông tin, minh chứng - Trong hoạt động tự đánh giá sở giáo dục đại học, đánh giá chương trình đào tạo tiếp đến hoạt động đánh giá Việc tạo lập kho liệu trực tuyến để lưu trữ thông tin, minh chứng yêu cầu bắt buộc, kho liệu trực tuyến đồng với hộp lưu trữ liệu cứng Trong -KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 132 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN kho liệu lưu trữ minh chứng theo tiêu chí, tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu hoạt động đảm bảo chất lượng - Cách xây dựng kho liệu trực tuyến cách sử dụng công cụ Google drive Với việc sử dụng hòm thư với tên miền hluv.edu.vn liệu lưu trữ Google Drive khơng bị giới hạn dung lượng lưu trữ, nên sử dụng làm kho liệu trực tuyến với liệu lớn phù hợp Cách thức thực sau: Bước 1: Tạo thư mục Google drive để tổ chức quản lý liệu Đăng nhập hòm thư kiemdinhdhhl@hluv.edu.vn Chọn Google Apps/Drive, lựa chọn chức New để tạo thư mục My Drive Hinh Hệ thống thư mục Google Drive để lưu trữ liệu Bước 2: Tải tệp liệu lên thư mục lưu trữ Google Drive Trường hợp liệu cứng, ta tiến hành scan với thuộc tính tệp PDF sau ta tải lên thư mục Bước 3: Chia sẻ liệu cho đối tượng tương ứng với tên nhãn Dữ liệu chia sẻ chia sẻ để xem chia sẻ khai thác 2.2.3 Sử dụng Google Forms để tiến hành hoạt động điều tra, khảo sát Trong hoạt động đảm bảo chất lượng cơng việc điều tra khảo sát người học, đơn vị sử dụng lao động, khảo sát hoạt động đào tạo nghiên -KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 133 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN cứu khoa học, hoạt động phục vụ cộng đồng…đối với bên liên quan sử dụng thường xuyên Khi sử dụng công cụ Google Forms để tiến hành hoạt động điều tra, khảo sát trực tuyến đảm bảo tốt cơng việc, hiệu suất cao, thuận tiện triển khai dễ dàng việc phân tích, đánh giá liệu thu thập Trên Google Forms có đầy đủ thành phần để tạo nên biểu mẫu phù hợp với hình thức điều tra, khảo sát Cụ thể như: - Phần mô tả biểu mẫu (Form description): cho phép nhập đoạn văn mô tả chi tiết biểu mẫu hướng dẫn thao tác với biểu mẫu - Phần nội dung: cho phép tạo câu hỏi với nhiều lựa chọn loại câu hỏi, tùy theo nội dung, mục đích câu hỏi Những thể loại câu hỏi Google Forms cung cấp như: + Short answer: sử dụng cho câu hỏi với câu trả lời ngắn (khoảng dòng) + Paragraph: sử dụng cho câu hỏi với câu trả lời đoạn (có thể luận, tóm tắt) + Multiple choice: sử dụng cho câu hỏi với câu trả lời lựa chọn, cho phép chọn đáp án từ nhiều lựa chọn + Check boxes: sử dụng cho câu hỏi với nhiều phương án trả lời + Dropdown: sử dụng cho câu hỏi với câu trả lời phương án từ danh sách thả xuống + Linear Scale: sử dụng cho câu hỏi với câu trả lời theo mức độ (thường mức độ quy định số) + Multiple Choice Grid: sử dụng cho loại câu hỏi với câu trả lời gồm nhiều dòng cột lựa chọn (thường sử dụng khảo sát nhiều mục) -KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 134 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN - Required question: sử dụng cho câu hỏi bắt buộc phải trả lời - Confirmation message: Thông báo xác nhận thực xong khảo sát Cách thức thực hiện: * Xây dựng phiếu điều tra, khảo sát Sau xác định nội dung cần điều tra, khảo sát với dạng câu hỏi thông tin cần thu thập cụ thể Tiếp đến tiến hành lập mẫu phiếu mẫu phiếu phần mềm Mocrosoft Word, từ định hình, phân tích phiếu sau tiến hành xây dựng Phiếu điều tra, khảo sát Google Forms Trên mẫu phiếu thường có thành phần sau: tiêu đề phiếu khảo sát nội dung gửi đến đối tượng cần khảo sát; nội dung thông tin cần thu thập; nội dung câu hỏi cần khảo sát (Câu hỏi chọn 01 phương án trả lời; Câu hỏi chọn nhiều phương án trả lời; Câu hỏi chọn 01 phương án theo mức độ thang đo; Câu hỏi đề nghị câu trả lời ngắn, dài; Mẫu phiếu có nội dung thể thơng báo xác nhận) * Xây dựng phiếu khảo sát qua công cụ Google Forms Xây dựng phiếu khảo sát bước đầu tiên, thực sau: Đăng nhập tài khoản Gmail Truy cập Google Drive Google Apps.Lựa chọn New/More/Google Forms; Thực tạo phiếu khảo sát trực tuyến tương ứng thành phần mẫu phiếu phân tích; Hoàn thiện phiếu khảo sát xác định địa liên kết (link) phiếu khảo sát * Thực công việc điều tra, khảo sát kết Ta thu thập thông tin đối tượng khảo sát, thông tin cần để gửi địa liên kết (Link) phiếu điều tra, khảo sát mạng Internet qua kênh thơng tin sau: Số điện thoại; Email; mạng xã hội (Facebook, Twitter, Zalo, Telegram); Người điều tra, khảo sát thực cách kích -KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 135 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN chọn vào địa liên kết (Link) phiếu điều tra, khảo sát sau với kỹ đơn giản người khảo sát thao tác máy tính, Ipad, điện thoại cảm ứng thông minh (Smartphone) để thực hiện; Sau người tham gia khảo sát “submit” câu trả lời, Google Forms cập nhật kết từ câu trả lời đó, xem thống kê kết khảo sát cách chọn “RESPONSES” Kết thể dạng biểu đồ phân tích liệu bảng tính Google (Google Sheets) Sau ta ứng dụng phần mềm chuyên dụng phân tích liệu khác để đánh giá kết Biểu thể quảhiện khảoqua sát biểu đồ) (HìnhHinh 8, kết quảđồkhảo sátkếtthể KẾT LUẬN Khi hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng bên Trường Đại học Hoa Lư sử dụng, ta thấy việc ứng dụng Google để tạo lập tảng công nghệ cho hệ thống mang lại nhiều lợi ích thiết thực, công cụ không chi phí, mang lại hiệu suất, hiệu cao, tiết kiệm thời gian chi phí cho hoạt động quản lý Năm học 2019 - 2020, Trường Đại học Hoa Lư triển khai hoạt động tự đánh giá, đánh giá chương trình đào tạo tiến đến đánh giá ngồi nên việc ứng dụng Google drive để lưu trữ thông tin minh chứng, Google Forms để khảo sát bên liên quan, như: chuẩn đầu chương trình đào tạo, khảo sát ý kiến sinh viên với hoạt động -KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 136 PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN giảng dạy giảng viên, khảo sát hoạt động phục vụ cộng đồng hữu hiệu Việc sử dụng Google đơn giản, cần có tài khoản Gmail sử dụng Từ ta ứng dụng vào lĩnh vực khác như: lưu trữ liệu để phục vụ hoạt động giảng dạy nghiên cứu khoa học dựa việc sử dụng Google Docs, Sheets, Slides liệu chỉnh sửa trực tuyến; hoạt động giảng dạy ứng dụng Google Forms vào việc kiểm tra, đánh giá kết học tập mạng Internet, đánh giá việc tự học sinh viên lên lớp TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] https://vi.wikipedia.org/wiki/Google_Drive [2] https://lazamail.com/huong-dan-cach-dang-ki-g-suite-mien-phi-chonganh-giao-duc/ [3] Matthew Guay, Hướng dẫn Google Forms https://zapier.com/learn/google-sheets/how-to-use-google-forms/ [4] Google Drive, https://www.google.com/intl/vi_ALL/drive/usingdrive/ -KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ 137 ... hệ thống thông tin đảm bảo chất lư? ??ng bên Trường Đại học Hoa Lư sử dụng, ta thấy việc ứng dụng Google để tạo lập tảng công nghệ cho hệ thống mang lại nhiều lợi ích thiết thực, cơng cụ khơng chi... chứng, sử dụng Google Form để thu thập thông tin tiến hành hoạt động điều tra, khảo sát trực tuyến…Như ứng dụng công cụ Google để xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo chất lư? ??ng bên cần thiết,... gian, kinh phí, đảm bảo yêu cầu cầu an tồn bảo mật thơng tin, liệu, đáp ứng tốt yêu cầu hệ thống thông tin đảm bảo chất lư? ??ng trường đại học NỘI DUNG 2.1 Giới thiệu số công cụ Google - Địa Email