Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Cty TNHH Tân Đức

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Cty TNHH Tân Đức

Lời nói đầu

Trong những năm gần đây nền kinh tế nớc ta đã có bớc phát triển mạnh mẽ, nền kinh tế thị trờng đã và đang phát triển rất sôi động với sự tham gia của rất nhiều các loại hình doanh nghiệp Ngoài các Công ty Nhà nớc còn có các công ty TNHH, các công ty cổ phần v v, do vậy sự cạnh tranh đã và đang diễn ra vô cùng mạnh mẽ và ngày càng quyết liệt hơn Đó vừa là động lực để thúc đẩy sự phát triển sản xuất kinh doanh cho các doanh nghiệp, vừa là thử thách rất lớn đòi hỏi các doanh nghiệp luôn phải vận động, phải sáng tạo để lựa chọn hớng đi đúng đắn nhất cho riêng mình Một doanh nghiệp nếu không tự tìm cho mình một vị trí vững chắc để phát triển thì sẽ khó tồn tại trên thị trờng và dần dần sẽ bị tụt hậu và tự đào thải ra khỏi môi trờng kinh doanh Vì vậy, tổ chức tốt công tác quản lý, hoạch định chiến lợc kinh doanh nhằm đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp là vấn đề m các nhà quản lý kinh tế rất quan tâm nhằm tạo vị thếàvà uy tín của mình trên thơng trờng.

Quản lý kinh doanh nói chung và kế toán nói riêng là công cụ rất đắc lực trong việc thu thập, xử lý và cung cấp những thông tin cần thiết cho mỗi doanh nghiệp Kế toán doanh nghiệp là những ngời mô tả đợc bức tranh toàn cảnh về thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp về mọi mặt từ nguồn tài chính, sự vận động của tiền tệ, các hoạt động sản xuất, tiêu thụ hàng hoá v v Qua đó các nhà quản lý sẽ nhanh chóng nắm vững đ… ợc tình hình tài chính của công ty và có đợc những nhìn nhận đúng đắn, thực chất và đầy đủ nhất về công tác điều hành và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình, để đa ra những giải pháp, những chiến lợc kinh doanh mới, phù hợp với xu hớng phát triển của thị trờng cũng nh của Công ty, giúp cho Công ty ngày càng phát triển trong sản xuất kinh doanh.

Với vai trò hết sức quan trọng nh vậy, hạch toán kế toán nói chung và bộ phận kế toán bán hàng nói riêng là bộ phận không thể thiếu trong hoạt động sản

xuất kinh doanh của doanh nghiệp Họ giúp cho các doanh nghiệp tìm ra những hạn chế cần khắc phục, những lợi thế cần đợc phát huy, từ đó không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, đa dạng hoá mẫu mă, chủng loại cũng nh công dụng, chức năng của sản phẩm nhằm đáp ứng đợc những nhu cầu ngày càng đa dạng và khó tính của thị trờng Đồng thời họ giúp cho các doanh nghiệp từng b-ớc xây dựng cho sản phẩm của mình có một thơng hiệu tin cậy và uy tín trên thị trờng, dần định hớng tiêu dùng cho khách hàng đồng thời có chiến lợc mở rộng và phân loại thị trờng tiêu thụ, áp dụng rộng rãi các phơng thức bán hàng, các hình thức thanh toán phù hợp với từng đối tợng khách hàng nhằm đẩy nhanh việc tiêu thụ hàng hoá, tạo điều kiện để hoạt động sản xuất diễn ra nhanh chóng, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp.

Với những lý luận trên, đồng thời kết hợp với thời gian thực tập tại công ty TNHH Tân Đức, đợc sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo T.s Nguyễn Viết Tiến cùng với các anh chị trong Ban giám đốc và phòng Kế toán của công ty, em đã nhận thấy đợc tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng, do vậy em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Tân Đức”.

Đề tài này ngoài phần mở đầu và kết luận còn bao gồm hai chơng sau:

ơng 1 : Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các DNTM

v thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tạià công ty TNHH Tân Đức.

ơng 2 : Đỏnh giỏ thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Tân Đức.

Chơng 1

Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở

các doanh nghiệp thơng mại v thực trạng kế toán nghiệp vụàbán hàng tại công ty TNHH Tân Đức.

I hoạt động bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại 1 Đặc điểm của hoạt động bán hàng trong nền kinh tế thị trờng

Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện; vốn của doanh nghiệp đợc chuyển từ hình thái hiện vật (hàng hoá) sang hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi vốn bỏ ra, bù đắp đợc chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh v.v…

1.1 Đối tợng phục vụ

Đối tợng phục vụ của doanh nghiệp thơng mại là ngời tiêu dùng, bao gồm các cá nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác và các cơ quan, tổ chức xã hội.

1.2 Các phơng thức và hình thức bán hàng

Các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại có thể bán hàng theo nhiều phơng thức khác nhau nh bán buôn, bán lẻ hàng hoá, ký gửi, đại lý Trong mỗi phơng thức bán hàng lại có thể thực hiện dới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng, chờ chấp nhận, )

1.2.1 Phơng thức bán buôn

Là phơng thức bán hàng cho các đơn vị thơng mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng Hàng thờng đợc bán theo lô hàng hoặc bán với số lợng lớn Giá bán biến động tuỳ

thuộc vào khối lợng hàng bán và phơng thức thanh toán Trong bán buôn thờng bao gồm hai phơng thức:

a Phơng thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: - Hình thức bán giao tay ba

- Hình thức gửi hàng chuyển bán thẳngb Phơng thức bán buôn hàng hoá qua kho

- Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếpBán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng

1.2.2 Phơng thức bán lẻ

Bán lẻ hàng hoá là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Bán hàng theo phơng thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã đợc thực hiện Bán lẻ thờng bán đơn chiếc hoặc số lợng nhỏ, giá bán thờng ổn định Phơng thức bán lẻ có thể thực hiện dới các hình thức sau:

- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung - Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp - Hình thức bán hàng trả góp

Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố nh trị giá lô hàng bán, mức độ thờng xuyên trong quan hệ mua bán, mức độ tín nhiệm lẫn nhau mà doanh nghiệp th… ơng mại và ngời mua có thể thoả thuận lựa chọn sử dụng các phơng thức, hình thức thanh toán khác nhau.

1.3.1 Phơng thức thanh toán trực tiếp:

Là quá trình bán hàng và thu tiền phát sinh cùng một thời điểm Theo ơng thức thanh toán này, có các hình thức sau :

ph Hình thức thanh toán bằng tiền mặt - Hình thức trao đổi hàng

1.3.2 Phơng thức thanh toán không trực tiếp

Thanh toán không trực tiếp là phơng thức thanh toán đợc thực hiện bằng cách trích, chuyển ở tài khoản của doanh nghiệp hoặc bù trừ giữa hai bên thông qua các tổ chức kinh tế trung gian thờng là Ngân hàng Ngân hàng là tổ chức trung gian thanh toán, nó giúp cho việc thanh toán giữa ngời mua và ngời bán đ-ợc thực hiện đầy đủ, nhanh chóng và đúng luật Tuỳ thuộc vào từng thơng vụ, từng đối tợng khách hàng mà việc thanh toán không trực tiếp có thể đợc thực hiện theo một số hình thức sau:

- Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm chi - Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm thu - Hình thức thanh toán bằng séc

- Hình thức thanh toán trả bằng th - Phơng thức thanh toán nhờ thu

Ngày nay, trong hoạt động kinh doanh thơng mại việc thanh toán không trực tiếp đợc áp dụng phổ biến là trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Theo phơng thức này, nó tiết kiệm mà đảm bảo sự an toàn về vốn cho cả ngời mua và ngời bán,

chống lạm phát ổn định giá cả và thúc đẩy sự phát triển của hệ thống liên Ngân hàng Quá trình thanh toán trở lên đơn giản và thuận lợi hơn Tuy nhiên, do đặc điểm của nền kinh tế nớc ta là nền kinh tế nhiều thành phần, sản xuất vừa và nhỏ là chủ yếu trong đó các hộ kinh tế cá thể chiếm tỷ trọng lớn mà hầu hết họ không mở tài khoản riêng tại Ngân hàng nên việc thanh toán trực tiếp còn nhiều hạn chế.

1.3.3 Phơng thức thanh toán chậm

Theo phơng thức này, khi ngời bán giao hàng cho ngời mua thì ngời mua không thanh toán ngay mà ký chấp nhận nợ từ đó hình thành khoản công nợ phải thu của ngời mua Hết thời hạn tín dụng, theo thoả thuận bên mua có nghĩa vụ phải thanh toán hết số tiền hàng cho bên bán Việc thanh toán có thể đợc thực hiện dới nhiều hình thức: tiền mặt, ngân phiếu, séc Phơng thức thanh toán này thờng áp dụng trong trờng hợp hai bên có mối quan hệ mua bán thờng xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau

1.4 Giá bán của hàng hóa

Giá cả là một yếu tố rất quan trọng, có tính quyết định đến việc tiêu thụ hàng hóa Giá của hàng hóa phải thể hiện đợc giá trị, chất lợng của hàng hoá, giá cả có hợp lý thì khách hàng mới chấp nhận có nghĩa là hàng hoá đợc tiêu thụ.

Giá bán hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại đợc xác định là giá thỏa thuận giữa ngời mua và ngời bán, đợc ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng và có thể đợc tính theo công thức:

Giá bán = Giá mua thực tế + Thặng số thơng mại

Thặng số thơng mại = Giá mua thực tế * Tỷ lệ % thặng số thơng mại

Trong đó, thặng số thơng mại là khoản chênh lệch giữa bán và giá mua hàng hoá nhằm bù đắp chi phí và hình thành thu nhập cho doanh nghiệp.

Theo chế độ kế toán mới áp dụng 01/11/1999 thì nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua trong công thức trên là giá bao gồm cả thuế GTGT Còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua trong công thức trên là giá không bao gồm thuế GTGT.

Bên cạnh việc tính toán đợc mức giá bán hợp lý của hàng hóa bán ra doanh nghiệp còn phải quan tâm đến việc xác định chính xác trị giá vốn của hàng hóa vì nó ảnh hởng rất lớn tới việc xác định đúng đắn kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm: giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán.

Đối với doanh nghiệp thơng mại, trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của một số hàng hóa đã xuất kho Trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho đợc xác định theo một trong số các phơng pháp sau:

- Phơng pháp tính theo giá đích danh- Phơng pháp bình quân gia quyền- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc

Trị giá vốn của hàng xuất kho còn bao gồm cả chi phí mua nên ta cần phải phân bổ chi phí mua cho hàng hóa đã xuất kho bán, theo công thức sau:

Trị giá mua của

hàng xuất

Chi phí mua phân bổ cho hàng đầu kỳ

Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ

Trị giá mua của hàng

còn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ

ì

Trên cở sở trị giá mua thực tế và chi phí mua của hàng xuất kho đã tính đợc, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế của hàng đã xuất kho Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc coi là chi phí thời kỳ, trong kỳ tập hợp đợc bao nhiêu sẽ kết chuyển cho hàng đã bán Tuy nhiên, để xác định chính xác kết quả bán hàng thì các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, doanh thu bán hàng trong kỳ thấp có thể phân bổ các chi phí này cho hàng đã bán theo công thức:

Sau khi tính đợc trị giá vốn hàng xuất kho để bán và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán, kế toán tổng hợp lại để tính trị giá vốn hàng đã bán.

1.5 Phạm vi, thời điểm xác định hàng bán

1.5.1 Phạm vi xác định hàng bán

Hàng hoá đợc coi là đã hoàn thành việc bán trong doanh nghiệp thơng mại đợc ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định Theo quy định hiện hành, đợc coi là hàng bán phải thoả mãn các điều kiện sau:

Trị giá vốn

hàng đã bán = Trị giá vốn hàng xuất kho để bán + Chi phí bán hàng và chi phí QLDN của số hàng đã bán

Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân

bổ cho hàng đã bán

Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho hàng

phát sinh trong kỳ

Trị giá vốn của hàng bán

ra trong kỳChi phí bán hàng (chi

phí QLDN) phân bổ cho hàng đầu kỳ

Trị giá vốn của hàng còn đầu kỳ

+ Trị giá vốn của hàng nhập trong kỳ

ì=

- Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một ơng thức thanh toán nhất định

ph Doanh nghiệp thơng mại mất quyền sở hữu về hàng hóa và nắm đợc quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có quyền đợc đòi tiền ở khách hàng

- Hàng hóa bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công chế biến hay nhận góp vốn, nhận cấp phát, tặng thởng, .

Ngoài ra, trong một số trờng hợp sau cũng đợc coi là hàng bán:

+ Hàng hóa xuất để đổi lấy hàng hóa khác, còn đợc gọi là hàng đối lu hay hàng đổi hàng.

+ Hàng hóa xuất để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho công nhân viên thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp

+ Hàng hóa xuất để làm quà biếu tặng, quảng cáo, chào hàng

+ Hàng hóa xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

+ Hàng hóa hao hụt, tổn thất trong quá trình vận chuyển bán ra theo hợp đồng bên bán chịu

+ Hàng xuất là nguyên liệu để sản xuất chế biến sản phẩm rồi bán ra + Hàng xuất để tham gia hội chợ triển lãm

+ Hàng xuất để góp vốn liên doanh …

1.5.2 Thời điểm xác định hàng bán và ghi nhận doanh thu

Theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam quyết định số BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ Tài chính thì doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho ngời mua;

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa nh ngời sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa ;

- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn;

- Doanh nghiệp đã thu đợc tiền hoặc đã thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.Nhng trên thực tế do sự vận động của hàng bán có sự khác nhau, có các trờng hợp xác định sau:

+ Trờng hợp 1: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa trớc khi nắm đợc quyền sở hữu về tiền tệ Thời điểm xác định và ghi chép hàng bán là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên hoá đơn bán hàng.

+ Trờng hợp 2: doanh nghiệp nắm đợc quyền sở hữu về tiền tệ trớc khi mất quyền sở hữu về hàng hóa, thời điểm xác định và ghi chép hàng bán là khi doanh nghiệp đã thu tiền (phiếu thu hoặc giấy báo có).

+ Trờng hợp 3: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa đồng thời nắm đợc quyền sở hữu về tiền tệ, thời điểm xác định và ghi chép hàng bán là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên chứng từ.

II tỔNG QUAN về công ty TNHH Tân Đức1 Quá trình hình thành và phát triển.

Công ty TNHH Tân Đức là một doanh nghiệp t nhân, đợc thành lập vào ngày 26 tháng 08 năm 2002 theo quyết định số 0102006187 của Sở Kế hoạch và Đầu t UBND Thành phố Hà Nội Thực tế Công ty bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 20 tháng 09 năm 2002.

Tên giao dịch quốc tế: TD Company Limited (Viết tắt là: TD CO., LTD) Trụ sở chính: 215A Đặng Tiến Đông - Quận Đống Đa – TP Hà Nội Ngành nghề kinh doanh của công ty:

- Dịch vụ tiếp thị;- Mua bán mỹ phẩm;

- Mua bán trang thiết bị y tế;- Mua bán dợc phẩm;

- Mua bán các sản phẩm dinh dỡng, thực phẩm.

2 Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty.

2.1 Chức năng kinh doanh của công ty.

Công ty hoạt động trong lĩnh vực dợc phẩm với việc kinh doanh các loại ợc phẩm và các loại trang thiết bị y tế cụ thể nh sau:

d Nhập khẩu một số loại trang thiết bị Y tế và dợc phẩm từ nớc ngoài chủ yếu là từ: Hàn Quốc, ấn Độ, Indonesia, Trung Quốc Thông qua các công ty dợc phẩm nhà nớc( theo hình thức uỷ thác) Công ty vẫn thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu đầy đủ.

- Nhập khẩu trực tiếp từ các công ty dợc phẩm trong nớc.

- Xuất bán các loại dợc phẩm, thiết bi y tế cho các đơn vị y tế trong nớc nh các công ty dợc phẩm khác có nhu cầu, các bệnh viện, các trung tâm y tế, nhà thuốc trên toàn quốc.

Ngoài ra, công ty còn kinh doanh một số loại mỹ phẩm nhng chỉ là thứ yếu và chiếm một số lợng rất nhỏ.

2.2 Nhiệm vụ kinh doanh của công ty.

- Thiết lập và thực hiện các kế hoạch kinh doanh dài hạn, ngắn hạn về kinh doanh thơng mại, các loại dợc phẩm với các khách hàng mà công ty nhập các loại hàng hoá

- Xây dựng các phơng án kinh doanh và dịch vụ, phát triển theo kế hoạch mục tiêu, chiến lợc của công ty Đặc biệt là bộ phận trình dợc (Đối với các công ty dợc thì công tác Marketing gọi là trình dợc viên) Trình dợc viên có nhiệm vụ giới thiệu về công dụng, chức năng, liều lợng, hớng dẫn cách sử dụng cũng nh quảng cáo về các loại thuốc và thiết bị y tế tới các khách hàng đồng thời chiến lợc mở rộng thị trờng, tạo uy tín luôn đợc quan tâm để thúc đẩy việc tiêu thụ

hàng hoá mở rộng qui mô kinh doanh Vì vậy đòi hỏi đội ngũ trình dợc viên ngoài chức năng chuyên môn còn cần thiết sự năng động và nhiệt tình.

- Đặc tính của dợc phẩm là loại hàng hóa đặc biệt, liên quan trực tiếp đến sức khoẻ, tính mạng của con ngời do đó công ty phải thực hiện nghiêm chỉnh sự hớng dẫn của những cơ quan có thẩm quyền về việc nhập mua và xuất bán hàng hoá, đợc sự giám sát và cho phép của cơ quan này mới đợc thực hiện việc nhập và xuất bán các loại dợc phẩm, chịu trách nhiệm trớc về chất lợng của chúng tr-ớc khách hàng.

- Chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật nhà nớc, thực hiện chế độ chính sách quản lý và sử dụng tiền vốn, tài sản, nguồn lực, thực hiện hạch toán kế toán theo đúng luật ban hành của bộ tài chính, bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nớc.

- Thực hiện đầy đủ cam kết đã ký kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc theo đúng luật ban hành để đảm bảo uy tín của công ty trên thị trờng.

- Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên làm việc theo pháp luật, thực hiện chính sách hiện hành của nhà nớc và phân cấp quản lý của Bộ Y tế.

3 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

3.1 Mô hình bộ máy quản lý.

Công ty TNHH Tân Đức là một công ty t nhân có con dấu riêng, có tài khoản riêng đăng ký tại Ngân Hàng Nông Nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Láng hạ, chịu trách nhiệm trớc nhà nớc theo luật định với chức năng kinh doanh của mình

Để quản lý tốt công tác quản lý kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty đợc áp dụng theo hình thức trực tuyến với chức năng nhằm đáp ứng kịp thời thông tin, số liệu cho các cấp lãnh đạo và ngợc lại Các chỉ thị mệnh lệnh từ lãnh đạo sẽ đợc truyền đạt trực tiếp và nhanh chóng đến những ngời tổ chức thực hiện.

Đứng đầu bộ máy là Ban lãnh đạo gồm Giám Đốc và Phó Giám Đốc.

- Giám Đốc: Là ngời có quyền quyết định cao nhất, quyết định và chịu trách nhiệm chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và trực tiếp chịu trách nhiệm trớc công ty, Bộ Y tế, Bộ Tài Chính và Nhà nớc.

- Phó Giám Đốc: Là ngời giúp việc cho Giám Đốc công ty, đợc Giám Đốc phân công phụ trách một hoặc một số bộ phận hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trớc Giám Đốc về các lĩnh vực hoạt động đợc giao.

Dới Ban Giám đốc là hệ thống các phòng ban, mỗi phòng ban gồm trởng phòng, phó phòng và nhân viên.

• Phòng kinh doanh: Nghiên cứu, tìm hiểu thị trờng trong và ngoài nớc, thu thập các thông tin về hàng hoá cũng nh có những dự báo về sự biến động trên thị trờng để báo cáo Ban Giám đốc lựa chọn hớng kinh doanh phù hợp Đồng thời bộ phận này còn có nhiệm vụ chuyển giao và nhận hàng hóa.

• Phòng trình dợc viên: Thực hiện công tác tìm kiếm , mở rộng thị trờng tiêu thụ trong nớc; Giới thiệu về công dụng, chức năng, cách sử dụng của các loại thuốc, các TBYT cho khách hàng

• Phòng hành chính nhân sự: Tham mu cho Giám đốc về việc bố trí sắp xếp nhân sự , tổ chức bộ máy của công ty Quản lý, thực hiện chế độ lao động, nhân sự, tiền lơng, bảo hiểm và các chế độ khác của nhà nớc và công ty.

• Phòng kế toán: Có nhiệm vụ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, cung cấp các thông tin cần thiết cho Ban Giám Đốc để thực hiện kế hoạch kinh doanh, theo dõi đầy đủ tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc, quản lý vốn, tiền mặt, giá trị tài sản, tham mu cho Giám Đốc về các vấn đề tài chính của công ty.

• Kho: Là nơi cất giữ bảo quản và cung ứng các loại dợc phẩm của công ty.

3.2 Sơ đồ bộ máy quản lý.

Bộ máy quản lý của công ty TNHH Tân Đức

Phó giám đốcGiám đốc công ty

Phòng kinh doanh

Phòng

Phòng trình dư

Phòng hành chính nhân

sự

4 Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Tân Đức.

4.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán.

Bộ máy kế toán tại Công ty đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung hay còn gọi là tổ chức kế toán một cấp Quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy là quan hệ trực tuyến nghĩa là Kế toán trởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh Đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán, thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán Phòng kế toán trung tâm của Công ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu thập chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của Công ty.

Nhiệm vụ cụ thể của từng phần hành kế toán nh sau:

- Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của công ty, Kế toán trởng là ngời tổ chức điều hành bộ máy kế toán, kiểm tra và thực hiện việc ghi chép luân chuyển chứng từ Ngoài ra Kế toán trởng còn hớng

Mô hình bộ máy kế toán của công ty TNHH Tân Đức

Kế toán tổng hợpKế toán trưởng

Kế toán thuế

Kế toán mua hàng và bán

Kế toán

Kế toán

kho

dẫn, chỉ đạo việc lu trữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn và cải tiến hình thức kế toán cho phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty Chức năng quan trọng nhất của Kế toán trởng là tham mu cho Ban Giám đốc, đa ra những quyết định đúng đắn trong việc kinh doanh của Công ty.

- Kế toán tổng hợp: trợ giúp Kế toán trởng trong việc hạch toán kế toán và chịu trách nhiệm về chuyên môn, theo dõi tất cả các khoản còn lại cuối tháng vào Sổ Cái các tài khoản Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ căn cứ tổng hợp chứng từ gốc, số liệu ở các “Sổ kế toán chi tiết” để ghi vào “Sổ cái” và “Bảng tổng hợp chi tiết”, đối chiếu số liệu giữa “Sổ cái” và “Bảng tổng hợp chi tiết” Căn cứ vào số liệu trên “Sổ cái” lập “Bảng cân đối số phát sinh”, “Bảng tổng hợp chi tiết”, “Báo cáo kế toán”.

- Kế toán thuế: có nhiệm vụ thu thập hoá đơn đầu vào và đầu ra để giúp kế toán trởng và kế toán tổng hợp tính toán, tổng hợp thuế và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nớc.

- Kế toán mua hàng và bán hàng: theo dõi hạch toán các khoản của khách hàng khi mua hàng hóa của Công ty, trực tiếp mở sổ chi tiết cho khách hàng, đối chiếu với khách hàng, đôn đốc toàn bộ công nợ, theo dõi tình hình tình hình tiêu thụ ở Công ty về mặt giá trị.

- Kế toán thanh toán: phụ trách nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng, theo dõi và thực hiện các khoản thanh toán của Công ty với khách hàng và của khách hàng với Công ty.

- Kế toán kho: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động tất cả hàng hoá trong kho Ghi nhận các nghiệp vụ tăng giảm hàng hoá của công ty Có nhiệm vụ quản lý kho đồng thời cũng là thủ quỹ của công ty.

- Thủ quỹ: phụ trách, quản lý tiền mặt, thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã đợc Kế toán trởng và Giám đốc ký duyệt.

4.2 Chế độ kế toán tại Công ty TNHH Tân Đức.

Công tác kế toán của Công ty đợc thực hiện theo Hệ thống chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam (ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QD/CĐKT, ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính và các quyết định, thông t hớng dẫn sửa đổi, bổ sung).

- Niên độ tài chính để mở sổ là 12 tháng kể từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N.

- Đơn vị sử dụng tiền tệ trong ghi chép kế toán là: Đồng Việt Nam (VND).- Ngôn ngữ chính thức sử dụng trong kế toán: Tiếng Việt.

- Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức sổ Nhật kí chung.- Nguyên tắc đánh giá hàng hóa theo giá thực tế.

- Tính giá hàng xuất kho theo giá trị bình quân.

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.- Nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ.

- Cuối mỗi niên độ kế toán lập báo cáo quyết toán theo chế độ hiện hành bao gồm:+ Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01- DN)

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02- DN) + Báo cáo lu chuyển tiền tệ (mẫu số B03- DN)

+ Thuyết minh Báo cáo tài chính (mẫu số B04- DN).

Trong bộ máy kế toán mỗi nhân viên kế toán đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lợng công tác kế toán đợc giao Các kế toán phần hành có nhiệm vụ liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp lập báo cáo tài chính.

Hình thức sổ kế toán

Công ty TNHH Tân Đức áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung.

Sau đây là sơ đồ hạch toán kế toán.

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Do các đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên tất cả các nghiệp vụ tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó,

Chứng từ gốc Sổ, thẻ hạch toánchi tiết

Nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hàng ngày căn cứ từ các chứng từ gốc nh: báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng, phiếu nộp tiền kế toán lập định khoản và ghi vào nhật ký…chung theo trình tự thời gian.

Đối với các đối tợng đã đợc mở sổ nhật ký đặc biệt thì căn cứ chứng từ kế toán ghi vào nhật ký đặc biệt mà không ghi vào nhật ký chung.

Đối với các đối tợng cần quản lý chỉ tiêu chi tiết nh công nợ, TSCĐ, chi phí thì căn cứ chứng từ kế toán ghi vào sổ chi tiết hoặc thẻ có liên quan.

Định kỳ 3, 5, 10 ngày hoặc cuối tháng tuỳ khối lợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, nhật ký chung để chuyển số liệu vào sổ cái các tài khoản tơng ứng hàng ngày hoặc định kỳ.

Đối chiếu số liệu trên sổ cái của các tài khoản với bảng tổng hợp số liệu chi tiết Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh.

Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết thì kế toán lập báo cáo tài chính.

III Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Tân Đức.

1 Chứng từ sử dụng :

Trong nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu tại công ty bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, phiếu thu, .

+ Do công ty áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên chứng từ bán hàng của công ty là hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ tài chính ban hành Khi có nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phát sinh kế toán lập hoá đơn GTGT (bảng 1) Hoá đơn đợc lập thành 3 liên có nội dung kinh tế hoàn toàn giống nhau, chỉ khác là:

Liên 1: đợc lu tại cuống hoá đơnLiên 2: giao cho khách hàng

Liên 3: dùng để thanh toán

+ Phiếu xuất kho (bảng 2): dùng để theo dõi số lợng hàng hóa xuất kho bán cho các đơn vị khác hoặc cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị Ngoài ra phiếu xuất kho còn dùng để theo dõi số lợng công cụ dụng cụ, làm căn cứ để hạch toán chi phí Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: một liên lu lại, một liên giao cho khách hàng và một liên chuyển về phòng kế toán.

+ Thẻ kho (bảng 3): dùng để theo dõi số lợng xuất nhập tồn kho từng loại mặt hàng ở từng kho làm căn cứ để xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất vủa thủ kho Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tơng ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng.

Theo định kỳ (mời ngày hoặc cuối tháng) nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho.

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (bảng 4 ): dùng để theo dõi số lợng hàng hóa di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đờng.

Ví dụ: Ngày 05 tháng 05 năm 2008, công ty bán một lô hàng trị giá 20.000.000 (Thuế GTGT 5%) cho Công ty thơng mại Thăng Long, thanh toán bằng tiền mặt, ngời mua là chị Nguyễn Vân Anh

Bảng 1

Hoá đơn (GTGT)

Liên 2: (Giao khách hàng)Ngày 05/05/2008

Mẫu số: 01 GTKT-3LLGT/2004B