Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng

Lời mở đầu

Để tồn tại và phát triển, con ngời cần phải tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh hơn nữa khi làm việc con ngời luôn mong muốn đạt hiệu quả cao, nghĩa là với chi phí tối thiểu phải đem lại lợi nhuận tối đa Hạch toán kế toán ra đời là một tất yếu khách quan.

Hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý tài chính, nó có vai trò tích cực trong việc điều hành, quản lý và kiểm soát các hoạt động kinh tế Trớc yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, nhà nớc phải hoàn thiện công tác quản lý kinh tế trong đó có công tác hạch toán kế toán Hệ thống kế toán Việt Nam ra đời và chính thức đợc áp dụng từ ngày 01/01/1996 cùng với luật thuế GTGT ngày 01/01/1999 cho tất cả các doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc thay cho hệ thống kế toán cũ.

Với mục đích lợi nhuận, bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào đều muốn tiêu thụ đợc càng nhiều sản phẩm hàng hoá càng tốt, bởi khi đó doanh nghiệp thu hồi đợc vốn bù đắp đợc chi phí, có nguồn tích luỹ để sản xuất kinh doanh và có chỗ đứng trên thị trờng.

Trong các doanh nghiệp thơng mại, với hoạt động kinh doanh hàng hoá dịch vụ là chủ yếu thì việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng nhất là dịch vụ tiêu thụ hàng hoá Để làm tốt điều đó, doanh nghiệp thơng mại cần phải tổ chức công tác kế toán bán hàng phù hợp có hiệu quả từ khâu nền tảng ban đầu (Thị trờng tiêu thụ) đồng thời doanh nghiệp thờng xuyên cập nhật những quyết định mới ban hành của bộ tài chính nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng, giúp kế toán cung cấp đợc những thông tin chính xác đầy đủ cho các nhà quản lý nhằm đa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời.

Chính vì bán hàng có tầm quan trọng nh vậy nên em đã chọn đề tài: Hoàn thiện nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công ty TNHH Phú Thánh Nội dung chuyên đề gồm 3 chơng:

Chơng 1: Những lý luận chung về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại.

Chơng 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Phú Thành.

Chơng 3: Một số đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Phú Thành.

Chơng 1: Những lý luận chung về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại.

I.Một số vấn đề chung về bán hàng:

I.1 Khái niệm, đặc điểm và chức năng của hoạt động th ơng mại:

I.1.1. Khái niệm về hoạt động thơng mại:

Trong nền kinh tế thị trờng, mọi hoạt động đều gắn chặt với thị trờng, hoạt động thơng mại cũng không ngoại lệ.

Thơng mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng.

Hoạt động thơng mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thơng mại của ơng nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thơng nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thơng mại và các hoạt động xúc tiến thơng mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc nhằm thực hiện các chính sách kinh tế – xã hội.

th-Hoạt động thơng mại khác hoạt động sản xuất ở chỗ : hoạt động thơng mại chỉ gồm 2 quá trình mua và bán hàng hoá.

I.1.2 Đặc điểm của hoạt động thơng mại: Có một số đặc điểm chủ yếu sau:

-Đặc điểm về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thơng mại là lu chuyển hàng hoá Lu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá.

-Đặc điểm về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thơng mại gồm các loại vật t, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.

-Đặc điểm về phơng thức lu chuyển hàng hoá: Các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại có thể bán hàng theo nhiều phơng thức khác nhau nh bán buôn, bán lẻ, ký gửi đại lý

-Đặc điểm về tổ chức kinh doanh : Tổ chức kinh doanh thơng mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau nh: tổ chức bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp

-Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá: Sự vận động của hàng hoá trong kinh doanh thơng mại cũng không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng ngành hàng.

I.1.3. Chức năng của hoạt động thơng mại: Là tổ chức và thực hiện việc mua

bán, trao đổi hàng hoá , cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân.

I.2 Khái niệm về bán hàng và đặc điểm nghiệp vụ bán hàngtrong doanh nghiệp th ơng mại:

I.2.1 Khái niệm về bán hàng: Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng

hoá , thành phẩm , dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu đợc tiền hay đợc quyền thu tiền Đó cũng chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả.

I.2.2 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại:

-Về đối tợng phục vụ: Đối tợng phục vụ của các doanh nghiệp thơng mại là ời tiêu dùng bao gồm các cá nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác và các cơ quan, tổ chức xã hội.

ng Về phơng thức và hình thức bán hàng : Có nhiều hình thức bán hàng khác nhau nh bán buôn, bán lẻ, đại lý ký gửi trong mỗi phơng thức lại có thể thực hiện d-ới nhiều hình thức khác nhau: trực tiếp, chuyển hàng, chờ chấp nhận

-Về phạm vi hàng hoá đã bán: Hàng hoá đợc coi là hoàn thành việc bán trong doanh nghiệp thơng mại đợc ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định Theo quy định hiện hành, đợc coi là hàng bán phải thoả mãn các điều kiện sau :

• Hàng hoá phải thông qua quá trình mua và bán , thanh toán theo một phơng thức thanh toán nhất định.

• Hàng hoá phải đợc chuyển quyền sở hữu từ doanh nghiệp thơng mại sang bên mua và doanh nghiệp thơng mại đã thu đợc tiền hay một loại hàng hoá khác hoặc đợc ngời mua chấp nhận nợ.

• Hàng hoá bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công, chế biến hay nhận vốn góp, nhận cấp phát tặng thởng

Ngoài ra trong một số trờng hợp sau cũng coi là hàng bán:

• Hàng hoá xuất đổi lấy hàng hoá khác, còn đợc gọi là đối lu hay hàng đổi hàng.

• Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp

• Hàng hoá xuất làm quà biếu , tặng, quảng cáo, chào hàng

• Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Giá bán hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại: Là giá thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán đợc ghi trên hoá đơn, hợp đồng.

-Thời điểm ghi nhận doanh thu: Là thời điểm hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ Thời điểm đó đựơc quy định khác nhau phơng thức bán hàng khác nhau Thời điểm đó đợc quy định cụ thể nh sau:

o Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ.

o Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm thu đợc

tiền của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán.

o Bán lẻ hàng hoá: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm nhận đợc báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng.

o Bán hàng đại lý, ký gửi: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm cơ sở đại lý ký gỉ thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo hàng đã bán đợc.

I.2.3. Yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ bán hàng:

-Quản lý về số lợng, chất lợng, trị giá hàng bán ra: Nhà quản lý cần phải nắm ợc doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng nào, sản phẩm nào có hiệu quả Phải xác định đợc xu hớng của các mặt hàng để có thể kịp thời mở rộng phạm vi kinh doanh hay chuyển hớng kinh doanh mặt hàng khác Giúp cho các nhà quản lý có thể thiết lập các kế hoạch cụ thể, xác thực và đa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời trong kinh doanh.

đ Quản lý về giá cả: Bao gồm việc lập và theo dõi việc thực hiện những chính sách giá Đây là một công việc quan trọng trong quá trình bán hàng, đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải xây dựng một chính sách giá phù hợp với từng mặt hàng, nhóm hàng từng phơng thức bán và từng địa điểm kinh doanh Đồng thời đôn đốc kiểm tra việc thực hiện của các cửa hàng, đơn vị tránh đợc những biểu hiện tiêu cực về giá nh tự ý nâng hay giảm giá bán Quản lý về giá cả giúp các nhà quản lý theo dõi, lắm bắt đợc sự biến động của giá cả từ đó có chính sách giá linh hoạt phù hợp với từng thời kỳ, từng giai đoạn.

-Quản lý việc thu tiền: Bao gồm thời hạn nợ, khả năng trả nợ, thời điểm thu tiền, phơng thức thanh toán giúp các nhà quản lý tránh đợc rủi ro thất thoát tiền vốn trong quá trình bán hàng, xác định rõ khả năng quay vòng tiền vốn.I.2.4 Nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại:

có những nhiệm vụ cơ bản sau:

-Ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về trị giá và số lợng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phơng thức bán hàng.

-Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc.

-Xác định chính xác giá mua thực tế của lợng hàng đã tiêu thụ, đồng thời phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng

-Kiểm tra đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết tho từng khách hàng lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ

-Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ.

-Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

-Tham mu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng.II Các ph ơng thức bán hàng và các chỉ tiêu liên quan đến bán hàng:

II.1 Các ph ơng thức bán hàng : Song song với sự phát triển đa dạng của nền

kinh tế thị trờng nên các phơng thức bán hàng cũng đa dạng, bao gồm nhiều ơng thức bán hàng khác nhau nh: bán buôn, bán lẻ, đại lý ký gửi, trả góp

ph-Bán buôn hàng hoá: là phơng thức bán hàng cho các đơn vị thơng mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông, cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá cha đợc thực hiện Hàng thờng đợc bán theo lô hàng hoặc theo số lợng lớn Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lợng hàng bán và phơng thức thanh toán Trong bán buôn thờng bao gồm hai phơng thức:

- Phơng thức bán buôn hàng hoá qua kho: Là phơng thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán phải đợc xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dới hai hình thức:

Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thơng mại để nhận hàng Doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ.

Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá, dùng phơng tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng hoá đến kho của bên mua hoặc địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại,chỉ khi nào đợc bên mua kiểm nhận thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới đợc coi là tiêu thụ, ngời bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thơng mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trớc giữa hai bên Nếu doanh nghiệp thơng mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ đợc ghi vào chi phí bán hàng Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua.

Phơng pháp bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Theo phơng thức này, doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phơng thức này có thể thực hiện theo hai hình thức:

- Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (còn gọi là hình thức giao tay ba): Theo hình thức này, doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho ngời

bán Sau khi giao, nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc xác nhận là tiêu thụ.

Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã đợc thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trong trờng hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại Khi nhận đợc tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới đợc xác định là tiêu thụ.

Bán lẻ hàng hoá là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Bán hàng theo phơng thức này có đặc điểm là hàng hoá đã khỏi lĩnh vực lu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và trị sử dùng của hàng hoá đã đợc thực hiện Bán lẻ thờng bán đơn chiếc hoặc số lợng nhỏ, giá bán thờng ổn định Phơng thức bán lẻ có thể thực hiện dới các hình thức sau:

Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức bán hàng mà trong đó, tách rời nghiệp vụ thu tiền của ngời mua và nghiệp vụ giao hàng cho ngời mua Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao Hết ca(hoặc hết ngày) bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao cho khách hàng hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ.

Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp : Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ

Đồng thời kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng

Hình thức bán lẻ tự phục vụ: Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hớng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy do mình phụ trách.

Hình thức bán trả góp: Theo hình thức này, ngời mua đợc trả tiền đợc trả tiền mua hàng thành nhiều lần Doanh nghiệp thơng mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thờng còn thu thêm ngời mua một khoản lãi do trả chậm Về thực chất, ngời bán chỉ mất quyền sở hữu khi ngời mua thanh toán hết tiền hàng Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho ngời mua cho ng-ời mua, hàng hoá bán trả góp đợc coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu

Hình thức bán hàng tự động: là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó,các doanh nghiệp thơng mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng, sau khi ngời mua bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng hoá ra cho ngời mua.

Phơng thức bán hàng đại lý kí gửi: là phơng thức mà trong đó, doanh nghiệp thơng mại giao hàng cho cơ sở đại lý, kí gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng Bên nhận làm đại lý, kí gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và đợc hởng hoa hồng đại lý bán Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại cho đến khi doanh nghiệp thơng mại đợc cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán đợc doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này.

II.2 Các chỉ tiêu liên quan đến bán hàng:

-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: là toàn bộ số tiền thu đợc, hoặc sẽ thu đợc từ các giao dịch và các nghiệp vụ phát sinh doanh thu nh bán bán hàng hoá, sản phẩm , cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có).

-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thuần mà doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán có thể thấp hơn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ghi nhận ban đầu do các nguyên nhân: doanh nghiệp chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng đã bán cho khách hàng hoặc hàng đã bán bị trả lại và doanh nghiệp phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu, hoặc thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp đợc tính trên doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế mà doanh nghiệp đã thực hiện trong một kỳ kế toán.

-Chiết khấu thơng mại là số tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho ngời mua hàng do việc ngời mua hàng( sản phẩm , hàng hoá )dịch vụ với khối lợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng

-Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt nh: hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian, địa điểm trong hợp đồng

-Hàng bán bị trả lại là số hàng đã đợc coi là tiêu thụ (đã chuyển giao quyền sở hữu, đã thu tiền hay đợc ngời mua chấp nhận ) nhng bị ngời mua từ chối trả lại do ngời bán không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã kí kết nh không phù hợp yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kĩ thuật, hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại

-Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của sản phẩm , vật t, hàng hoá, lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ Đối với sản phẩm, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ giá vốn hàng bán là giá thành sản xuất (giá thành công xởng) hay chi phí sản xuất Với vật t tiêu thụ,

giá vốn là giá thực tế ghi sổ còn với hàng hoá tiêu thụ, giá vốn bao gồm trị giá mua của hàng tiêu thụ cộng với chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ.-Lợi nhuận gộp (còn gọi là lãi thơng mại hay lợi tức gộp hoặc lãi gộp) là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán

-Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (lợi nhuận hay lỗ về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá ) là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

III Ph ơng pháp xác định trị giá mua của hàng xuất kho:

Hàng hoá xuất kho tiêu thụ phải đợc thể hiện theo giá vốn thực tế vì hàng hoá mua về nhập kho có thể theo những giá mua khác nhau ở những thời điểm khác nhau trong kỳ hạch toán, nên để tính toán một cách chính xác giá vốn thực tế của khối lợng hàng hoá các doanh nghiệp thờng sử dụng một trong số các ph-ơng pháp sau:

III.1 Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân:

Giá thực tế hàng hoá xuất

= Số lợng hàng hoá

Giá đơn vị bình quânTrong đó: giá đơn vị bình quân đợc tính theo một trong ba cách sau:

Cách 1:

Giá trị bình quân cả kỳ dự trữ =

Giá thực tế hàng hoá

Giá thực tế hàng hoá nhập trong kỳSố lợng hàng hoá

Số lợng hàng hoá nhập trong kỳCách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.

Cách 3:

Giá trị đơn vị bình

quân sau mỗi lần nhập =

Giá thực tế hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập

Lợng thực tế hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập

Theo cách này khắc phục đợc nhợc điểm của hai cách trên, vừa chính xác, vừa cập nhật xong nhợc điểm của nó là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.

Giá hàng hoá thực tế nhập theo từng

III.3 Ph ơng pháp LIFO: với phơng pháp này hàng hoá mua sau cùng sẽ đợc

xuất trớc tiên, ngợc lại với FIFO.Công thức:

Giá hàng hoá thực tế xuất trong kỳ =

Giá mua thực tế đơn vị hàng hoá nhập kho theo từng lần nhập sau

Số lợng hàng hoá xuất kho trong kỳ theo từng lần nhậpPhơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm phát.

III.4 Ph ơng pháp giá thực tế đích danh (ph ơng pháp trực tiếp): Theo phơng

pháp này hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nào thì sẽ đợc tính theo đơn giá của lô hàng đó Do đó phản ánh chính xác nhng công việc ghi chép phức tạp.

áp dụng cho các loại hàng hoá có giá trị cao và có tính tách biệt.

III.5 Ph ơng pháp giá hạch toán: Toàn bộ hàng hoá đợc tính theo giá hạch

toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành đợc từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá trị thực tế của hàng hoá xuất kho =

Giá hạch toán

hàng hoá xuất dùng X Hệ số giá

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ hàng hoá chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.

Trị giá mua thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ +

Trị giá mua thực tế hàng hoá nhập trong kỳTrị giá hạch toán

hàng hoá tồn đầu kỳ +

Trị giá hạch toán hàng hoá nhập trong

IV Chứng từ kế toán, các hình thức ghi sổ, ph ơng pháp hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng.

IV.1 Khái niệm chứng từ kế toán và chứng từ sử dụng hạch toán

nghiệp vụ bán hàng.

IV.1.1 Khái niệm chứng từ kế toán:

Để thu thập thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao về tài sản và nguồn hình thành tài sản, về tình hình và kết quả kinh doanh, phục vụ kịp thời cho kiểm tra, kiểm soát và điều hành quá trình kinh doanh, làm căn cứ để ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ.

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế - tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.

IV.1.2 Chứng từ sử dụng hạch toán nghiệp vụ bán hàng: tuỳ theo phơng thức,

hình thức bán hàng, hoạt động bán hàng sử dụng các chứng từ kế toán sau:

- Hoá đơn giá trị gia tăng: Trong đó ghi rõ phần giá trị cha có thuế, thuế GTGT và tổng giá thanh toán.(Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ).

-Hoá đơn bán hàng: ghi tổng giá thanh toán (Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp).

-Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02-BH)-Hoá đơn cớc vận chuyển ( Mẫu số 03-BH)-Hoá đơn dịch vụ.(Mẫu số 04-BH)

-Phiếu mua hàng (Mẫu số 13-BH)

-Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi).( Mẫu số 14-BH)-Thẻ quầy hàng.(Mẫu số 15-BH)

-Các chứng từ khác có liên quan

IV.2 Các hình thức ghi sổ: có bốn hình thức ghi sổ:

IV.2.1 Hình thức nhật ký sổ cái: Đặc trng cơ bản của hình thức nhật ký sổ cái:

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký sổ cái.

Trong hình thức này sử dụng các loại sổ kế toán sau:-Nhật ký sổ cái

-Các sổ thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái:

IV.2.2 Hình thức nhật ký chung:

Đặc trng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế toán nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây:

Bảng tổng hợp

chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

-Sổ nhật ký chung-Sổ cái

-Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức ghi sổ nhật ký chung:

Chứng từ gốc

Sổ Nhật ký

đặc biệt Sổ Nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳGhi chú:

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếu

IV.2.3 Hình thức chứng từ ghi sổ: Đặc trng cơ bản của hình thức này là việc

ghi sổ kế toán tổng hợp đợc căn cứ vào “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm:

Ghi theo trình tự thời gianGhi theo nội dung kinh tế

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ thẻ kế toán chi tiết.

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:

Chứng từ gốc

kế toán chi tiếtChứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng tổng hợp

chi tiếtBảng cân đối

số phát sinh

Báo cáo tài chínhGhi chú

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

IV.2.4 Hình thức nhật ký chứng từ: nguyên tắc cơ bản của hình thức này:

Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ.

Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).

Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.

Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đỗi ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.

Hình thức kế toán nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ:

Chứng từ gốc và các bảng phân bố

Bảng

kê chứng từNhật ký Thẻ và sổ kế toán chi tiết

tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángđối chiếu, kiểm tra

IV.3 Hạch toán chi tiết: Trong thực tế hiện nay có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết sản phẩm, hàng hoá sau đây:

IV.3.1 phơng pháp ghi thẻ song song:

Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp ghi thẻ song song:

Ghi chú:

Ghi cuối thángQuan hệ đối chiếu

IV.3.2 phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hoá, sản phẩm

Phiếu xuất kho

Thẻ hoặc sổ

chi tiết hàng hoá, sản phẩm

Kế toán tổng hợp

Ghi hàng ngày

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Bảng luỹ kế nhập,xuất,tồn hàng hoá

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếuPhiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ số dư

Kế toán tổng

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Bảng luỹ kế nhập,xuất,tồn hàng hoá

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất

Bảng kê nhậpKế t oántổng hợp

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

IV.4 Hạch toán tổng hợp:

IV.4.1 Tài khoản kế toán sử dụng: Để phản ánh các tài khoản liên quan giá

bán, doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu về bán hàng Kế toán sử dụng các tài khoản sau đây:

TK 156: “hàng hoá”: để hạch toán hàng hoá kế toán sử dụng TK 156, TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá trong doanh nghiệp

TK 156 có kết cấu nh sau:

Nợ TK156 Có-Trị giá hàng hoá mua vào đã nhập kho

theo hoá đơn mua hàng (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).

-Trị giá thuê gia công chế biến nhập kho (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).-Trị giá hàng hoá bị ngời mua trả lại.-Trị giá hàng hoá phát hiện thừa.

-Thuế nhập khẩu phải nộp tính cho số hàng hoá mua ngoài đã nhập.

-Chi phí thu mua hàng hoá.

-Trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo ơng pháp kiểm kê định kỳ.

ph-Số d Nợ:

-trị giá mua vào của hàng tồn kho.

-Chi phí thu mua của hàng tồn kho, của hàng hoá đã bán nhng cha chấp nhận là tiêu thụ, hàng giao đại lý, kí gửi.

-Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý ký gửi, thuê gia công chế biến hoặc sử dụng (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).

-Chiết khấu giảm giá mua hàng hoá đợc hởng (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).

-Trị giá hàng hoá trả lại ngời bán.-Trị giá hàng hoá thiếu hụt, h hỏng, mất mát, kém phẩm chất.-Chi phí thu mua đã phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ.

-Kết chuyển trị giá hàng tồn kho (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).

TK 156 có hai TK cấp 2:

TK 1561: “Giá mua hàng hoá” phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hoá mua vào và đã nhập kho, bao gồm giá mua và thuế nhập khẩu (nếu có).

TK 1562 “chi phí thu mua hàng hoá”: Phản ánh tình hình chi phí và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá.

TK 157: “Hàng gửi bán”: TK khoản này dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hoá chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhng cha xác định là tiêu thụ, chi tiết theo từng loại hàng hoá, từng lần gửi hàng từ khi gửi cho đến khi đợc chấp nhận thanh toán

Nội dung ghi chép của TK157 nh sau:

Nợ TK157 Có-Tập hợp trị giá mua thực tế của hàng

hoá đã chuyển bán hoặc đã giao cho bên nhận đại lý ký gửi.

-Giá thành thực tế dịch vụ đã hoàn thành nhng cha đợc chấp nhận thanh toán.

-Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi đi cha tiêu thụ cuối kỳ (phơng pháp kiểm kê định kỳ).

Số d nợ: trị giá mua thực tế hàng hoá đã gửi đi cha đợc xác định là tiêu thụ.

-Kết chuyển trị giá mua thực tế hàng hoá chuyển bán, gửi đại lý ký gửi và giá thành dịch vụ đã đợc xác định là tiêu thụ.

-Trị giá mua thực tế hàng hoá không bán đợc đã thu hồi (ngời mua, ngời nhận đại lý, ký gửi trả lại).

-Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng gửi đi cha tiêu thụ đầu kỳ (ph-ơng pháp kiểm kê định kỳ).

-TK632: “giá vốn hàng bán”: TK này dùng để xác định trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ Theo công báo số 57 (ngày 15/11/2002), kết cấu nội dung của TK 632 nh sau:

Nợ TK632 Có-Phản ánh giá vốn của sản phẩm, hàng

hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.

-Phản ánh khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối

-Phản ánh chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công vợt trên mức bình thờng và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ không đợc tính vào giá trị hàng tồn kho mà phải tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán.

-Phản ánh khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi th-ờng do trách nhiệm cá nhân gây ra.-Phán ánh chi phí tự xây dựng, tự chế tài sản cố định vợt trên mức bình th-ờng không đợc tính vào nguyên giá tài sản cố định hữu hình tự xây dụng, tự chế hoàn thành.

-Phản ánh khoản chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản đã lập dự phòng năm trớc.

năm tài chính (ngày 31 tháng 12) (khoản chênh lệch giữa số phải lập dự phòng năm nay nhỏ hơn khoản đã lập dự phòng năm trớc ).

-Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ sang TK 911- “ Xác định kết quả kinh doanh”.

Bán hàng: bán sản phẩm cho doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào.

Cung cấp dịch vụ: thực hiện công việc đã thoả thuận theo hợp đồng theo một kỳ hoặc nhiều kỳ kế toán.

Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Nợ TK511 Có-Khoản giảm giá hàng bán và doanh

thu của hàng bán bị trả lại.

-Phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ.

-Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế.

-Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ.

TK 511 không có số d cuối kỳ và chi tiết làm bốn tài khoản cấp 2 dới đây:

TK 5111 “ doanh thu bán hàng hoá”: TK này đợc sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại.

TK 5112 “ doanh thu bán hàng thành phẩm”: TK này đợc sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất nh công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp

TK5113 “ doanh thu cung cấp dịch vụ”: TK này đợc sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ du lịch, vận tải, bu điện, dịch vụ văn hoá, dịch vụ khoa học kỹ thuật

TK 5114 “ doanh thu trợ cấp, trợ giá”: TK này đợc sử dụng để phản ánh khoản mà nhà nớc trợ cấp, trợ giá cho doanh nghiệp, trong trờng hợp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của nhà n-ớc.

-TK 512 “ Doanh thu nội bộ”: TK này dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hoá, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc một tổng công ty

Nội dung phản ánh của TK512 tơng tự nh TK511 đã đợc đề cập ở trên TK512 cuối kỳ không có số d và gồm ba TK cấp 2:

TK 5121: “ Doanh thu bán hàng hoá”.

TK 5122: “ Doanh thu bán các thành phẩm”.TK 5123: “ Doanh thu cung cấp dịch vụ”.

-Hạch toán khoản chiết khấu bán hàng vào TK 811, lãi do bán hàng trả chậm, trả góp đợc phản ánh vào TK 721 Theo công báo số 57 (ngày 15/11/2002) xoá bỏ

TK 811 “Chi phí hoạt động tài chính”và đổi tên TK 721 “các khoản thu nhập bất thờng” thành TK 711: “Thu nhập khác” Kế toán hạch toán chiết khấu bán hàng vào TK 521 “Chiết khấu thơng mại”, lãi do bán hàng trả chậm, trả góp đợc hạch toán vào TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”.

-TK521: “Chiết khấu thơng mại”: TK này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thơng mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho ngời mua hàng do việc ngời mua hàng đã mua với khối lợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng.

Kết cấu TK 521 nh sau:

Nợ TK521 Có-Số chiết khấu thơng mại đã chấp nhận

thanh toán cho khách hàng.

-Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu ơng mại sang TK 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán.

Nợ TK515 Có-Số thuế giá trị gia tăng phải nộp tính theo

phơng pháp trực tiếp (nếu có).

-Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính thuần sang TK 911 “xác định kết quả kinh doanh”.

-Doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ.

TK 515 không có số d cuối kỳ

-TK 531 “Hàng bán bị trả lại”: TK này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách,

phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế Nội dung ghi chép của TK này nh sau:

Nợ TK531 Có-Tập hợp doanh thu của hàng bán bị

trả lại chấp nhận cho ngời mua trong kỳ(đã trả lại tiền cho ngời mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về hàng hoá, dịch vụ đã bán ra).

-Kết chuyển số doanh thu của hàng bán bị trả lại

IV.4 Trình tự hạch toán:

IV.4.1 Tại doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai ờng xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ:

th-a Hạch toán tiêu thụ theo phơng thức bán hàng trực tiếp:

-Khi xuất sản phẩm, hàng hoá hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, bên mua ký nhận đủ hàng hoá và đã thanh toán tiền mua hàng hoặc chấp nhận nợ Kế toán ghi các bút toán sau:

Bút toán 1: Phản ánh giá vốn hàng bán:Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 154: Xuất kho thành phẩm

Có Tk 155: Xuất trực tiếp tại phân xởng không qua khoBút toán 2: Phản ánh doanh thu:

Nợ TK 111, TK 112: Tổng giá thanh toán đã thu bằng TM, TGNH.Nợ TK 131( chi tiết khách hàng ): Tổng giá thanh toán của hàng bán đợc ngời mua chấp nhận nợ.

Có TK 511 (5111): Doanh thu bán hàng hoá cha có thuế giá trị gia tăng.

Có TK 3331 (33311): Thuế giá trị gia tăng phải nộp.-Số thuế xuất khẩu, thuế TTĐB phải nộp về hàng đã bán (nếu có) ghi:

Nợ TK 511(5111): Ghi giảm doanh thu

Có TK 333 (3332, 3333 ): Số thuế phải nộp.

-Trờng hợp bên mua đợc hởng CK thơng mại: kế toán chỉ hạch toán khoản CK thơng mại sau khi bên mua đã thanh toán hết tiền hàng Số tiền CK thơng mại có thể trả cho bên mua bằng TM, TGNH hoặc giảm trừ vào số tiền hàng phải thu hay chấp nhận thanh toán cho ngời mua Tuỳ từng trờng hợp kế toán ghi:

Nợ TK 521: CK thơng mại

Nợ TK 3331: Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ.

Có TK 111, TK 112 : CK thơng mại thanh toán bằng TM, TGNH.Có TK 131( chi tiết khách hàng ): Số CK thanh toán đợc ghi giảm số nợ phải thu của khách hàng.

Có TK 338 (3388): Số CK chấp nhận cha thanh toán cho ngời mua.

-Trong quá trình bán hàng, để khuyến khích ngời mua doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách giảm giá hàng bán, khi phát sinh khoản giảm giá hàng bán kế toán ghi bút toán sau:

Nợ TK 532: Số giảm giá khách hàng đợc hởng.

Nợ TK 3331 (33311): Thuế giá trị gia tăng tơng ứng với số giảm giá.Có TK 111, TK 112: Tổng số giảm giá đã trả bằng TM, TGNH.

Có TK 131 (chi tiết ngời mua) : Tổng số giảm giá đợc ghi giảm nợ phải thu.

Có TK 338 (3388): Số giảm giá chấp nhận nhng cha thanh toán cho ngời mua

-Cũng trong quá trình bán hàng, có thế phát sinh trờng hợp hàng bán bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau: do hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất hoặc vi phạm cam kết theo hợp đồng kế toán ghi các bút toán sau:

Bút toán 1: Phản ánh trị giá vốn của hàng bán bị trả lại Nợ TK 156 (1561): Nhập kho hàng hoá.

Nợ TK 157: Gửi tại kho ngời mua.Nợ TK 138 (1381): Giá trị chờ xử lý.

Có TK 632: Giá vốn của hàng bán bị trả lại.Bút toán 2: Phản ánh giá thanh toán của số hàng bị trả lại:

Nợ TK 531: Doanh thu của hàng bị trả lại.

Nợ TK 3331 (33311): Thuế giá trị gia tăng trả lại cho khách hàng tơng ứng với số doanh thu hàng bán bị trả lại.

Có TK 111, TK 112: Xuất TM, TGNH trả cho khách hàng Có TK 131: Trừ vào số phải thu của khách hàng.

Có TK 338 (3388): Tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại chấp nhận trả cho khách hàng nhng cha trả.

-Số thuế xuất khẩu và thuế TTĐB của số hàng bán bị trả lại (nếu có) sẽ đợc ngân sách hoàn lại và ghi nh sau:

Nợ TK 111, TK112: Số đã nhận bằng TM, TGNH.

Nợ TK 333 (3332,3333): Số đợc hoàn trừ vào số thuế phải nộp.

Có TK 511 (5111): Số thuế xuất khẩu, TTĐB của hàng bán bị trả lại.

-Trờng hợp hàng bán bị trả lại phát sinh vào kỳ hạch toán sau trong năm kỳ trớc đã ghi doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Bút toán phản ánh giá thanh toán của số hàng bán bị trả lại nh phần trên còn:

Bút toán phản ánh số hàng bị trả lại nhập kho theo trị giá vốn:Nợ TK 156: Nhập kho hàng hoá

Có TK911: Xác định kết quả kinh doanh

-Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thơng mại, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu phải nộp (nếu có) sang TK doanh thu để xác định doanh thu thuần.

Nợ TK 511 (5111): Ghi giảm doanh thu bán hàng.

Có TK 532: Kết chuyển giảm giá hàng bán

Có TK 531: Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại Có TK 521: Kết chuyển chiết khấu thơng mại.

Có TK 333 (3332,3333): kết chuyển thuế xuất khẩu, TTĐB.- Kết chuyển doanh thu thuần:

Nợ TK 511(5111) : Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ.Có TK 911: Doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ.-Kết chuyển giá vốn hàng bán :

Nợ TK 911: Giá vốn hàng bán trong kỳ.

Có TK 632: Kết chuyển giá vốn hàng bán.

b Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ theo phơng thức chuyển hàng chờ chấp nhận:

Theo phơng thức này bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán Khi đợc bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng đợc bên mua chấp nhận này mới đợc coi là tiêu thụ và bên bán mất quyền sở hữu về số hàng đó.

-Khi xuất hàng chuyển đến cho ngời mua, kế toán ghi theo trị giá vốn của hàng xuất:

Nợ TK 157: Trị giá mua thực tế của hàng gửi bán.

Có TK 156 (1561) Trị giá mua của hàng xuất kho.

-Khi hàng hoá chuyển đi đợc bên mua chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán kế toán ghi các bút toán sau:

Bút toán 1: Ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng bán:Nợ TK 111, 112: Nếu thu bằng TM, TGNH.

Nợ TK 131( chi tiết khách hàng ): Tổng giá thanh toán của hàng bán đợc ngời mua chấp nhận.

Có TK 511 (5111) doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ theo giá bán cha có thuế giá trị gia tăng.

Có TK 333(3331) : Số thuế giá trị gia tăng phải nộp của hàng tiêu thụ.

Bút toán 2: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi bán đã đợc khách hàng chấp nhận (một phần hay toàn bộ).

Nợ TK 632

Có TK 157

-Các bút toán khác còn lại liên quan đến tiêu thụ ( giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, CK thơng mại, thuế xuất khẩu, TTĐB ) hạch toán giống nh phơng thức bán hàng trực tiếp.

Khái quát doanh thu tiêu thụ phần a và phần b qua sơ đồ sau:

c Hạch toán tiêu thụ theo phơng thức bán hàng đại lý ký gửi:

c.1 Hạch toán tại bên giao đại lý.

-Khi xuất kho hàng hoá chuyển giao cho bên nhận đại lý kế toán ghi:Nợ TK 157: trị giá mua thực tế của hàng xuất cho bên đại lý

Có TK 156: trị giá mua thực tế của hàng xuất kho.-Khi mua hàng chuyển thẳng cho bên đại lý:

Nợ TK 157: trị giá mua thực tế hàng gửi đại lý theo giá cha thuế.Nợ TK133 (1): thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ.

Có TK liên quan (111,112, 331) tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng đã trả hay phải trả.

-Khi hàng đại lý đợc xác định là tiêu thụ kế toán ghi các bút toán sau:Bút toán 1 phản ánh giá vốn hàng đã tiêu thụ:

Nợ TK 632

Kết chuyển chiết khấu thương mại , hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán

Doanh thu tiêu thụ theo giá bán chưa thuế

Kết chuyển thuế xuất khẩu, TTĐB

Thuế giá trị gia tăng phải nộp

Kết chuyển giá vốn hàng bán

Kết chuyển doanh thu thuần

-Khi các cơ sở nhận bán hàng đại lý ký gửi thanh toán tiền hàng:Nợ TK liên quan (111, 112) số tiền đã thanh toán

Có TK 131 số tiền hàng đại lý ký gửi đã thu.

Các bút toán còn lại liên quan đến bán hàng khác hạch toán tơng tự nh phơng thức bán hàng trực tiếp.

c.2 Bên nhận bán hàng đại lý, ký gửi (bên đại lý).

-Khi nhận hàng do bên giao đại lý chuyển đến:Nợ TK 003: ghi theo giá bán.

-Khi hàng nhận đại lý đã bán đợc theo giá quy định, doanh nghiệp phản ánh khoản hoa hồng đợc hởng và số tiền phải trả cho bên giao đại lý.

Nợ TK liên quan (111, 112) số tiền đã thanh toán bằng TM, TGNH.Nợ TK 131 (chi tiết khách hàng) phải thu của khách hàng.

Có TK 511 (5113) hoa hồng bán hàng đại lý đợc hởng.

Có TK 331 ( chi tiết chủ hàng) tổng số tiền phải trả chủ hàng.Đồng thời ghi có TK 003 trị giá thanh toán của hàng đại lý ký gửi đã bán đ-ợc.

-Khi trả tiền cho bên giao đại lý kế toán ghi:

Nợ TK 331: số tiền đã trả cho bên giao đại lý ký gửi.Có TK liên quan ( 111, 112).

Các bút toán còn lại đợc phản ánh tơng tự nh các phơng thức tiêu thụ trên.

d Hạch toán bán hàng trả góp.

Đối với các doanh nghiệp bán hàng theo phơng thức trả góp, kế toán phải căn cứ vào giá bán tại thời điểm trên thị trờng (Giá bán thu tiền ngay) và giá bán phải trả để ghi bút toán Thuế giá trị gia tăng chỉ tính trên giá bán tại thời điểm thu tiền ngay, không tính trên giá bán trả góp.

-Khi bán hàng trả góp kế toán ghi:

Bút toán 1: phản ánh trị giá mua thực tế của hàng đã tiêu thụ.Nợ TK 632: trị giá mua thực tế của hàng bán trả góp.

Có TK 156 (1561- chi tiết quầy hàng): trị giá mua.

Bút toán 2: ghi số tiền trả lần đầu và số tiền phải thu về bán hàng trả chậm trả góp, doanh thu bán hàng và lãi phải thu ghi:

Nợ TK 111,112: số tiền ngời mua thanh toán lần đầu tại lúc bán hàng Nợ TK 131 số tiền còn phải thu ở ngời mua.

Có TK 511( 5113) giá bán trả tiền ngay cha có thuế giá trị gia tăng.

Có TK 333 (3331) thuế giá trị gia tăng phải nộp.TK 911

TK 511

TK 111, 112

TK 331TK 003

Kết chuyển DTT

Trả lại

Hoa hồng đại lýđược hưởng

Phải trả chủ hàng

Thanh toán tiền hàng cho chủ hàngToàn bộtiền hàngSơ đồ hạch toán tiêu thụ tại đơn vị bán hàng đại lý, ký gửi.

Có TK 3387 doanh thu cha thực hiện ( khoản chênh lệch giữa tổng số tiền theo giá bán trả chậm, trả góp với giá bán trả tiền ngay cha có thuế giá trị gia tăng ).

-Khi thực thu tiền bán hàng lần sau kế toán ghi:Nợ TK 111,112: thu bằng TM, TGNH.

Có TK 131 số tiền ngời mua đã thanh toán.

-Ghi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm, trả góp từng kỳ:Nợ TK 3387 doanh thu cha thực hiện

Có TK 515 doanh thu hoạt động tài chính (lãi trả chậm trả góp )Các bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán, doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh tơng tự nh phần bán hàng trực tiếp.

Sơ đồ hạch toán bán hàng trả góp:

Ngoài các phơng thức nêu trên còn có các phơng thức bán hàng khác:Bán hàng nội bộ.

Bán hàng theo trờng hợp hàng đổi hàngTK 33311

Tổng số tiền còn phải thu ở

người muaKết chuyển

doanh thu thuần

TK 515

TK 131Doanh thu theo giá

bán thu tiền ngay( không thuế VAT)

Số tiền người mua trả lần đầu tại thời điểm mua hàng

Thuế VAT phải nộp tính trên

giá bán thu tiền ngay

Lợi tức trả chậm

Thu tiền ở người mua các kỳ sau

Trờng hợp dùng hàng hoá thanh toán tiền lơng, thởng cho công nhân viên.

Trờng hợp xuất hàng hoá để tiêu dùng nội bộ

IV.4.2 Tại doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai ờng xuyên tính VAT theo phơng pháp trực tiếp hoặc đối với các đối tợng không chịu thuế giá trị gia tăng.

th-Bút toán phản ánh trị giá mua thực tế của hàng xuất bán hạch toán nh phần trên Riêng bút toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng bán đợc ghi nh sau:

Nợ TK 111, 112: Tổng giá thanh toán của hàng bán đã thu bằng TM, TGNH.

Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán của hàng bán đợc ngời mua chấp nhận nợ

Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng theo tổng giá thanh toán của hàng bán ra.

-Khi phát sinh giảm giá hàng bán:

Nợ TK 532: Khoản giảm giá phát sinh.

Có TK 111, 112, 311: Tổng giá thanh toán đã trả.

Có TK 131 ( chi tiết ngời mua) tổng giá thanh toán trừ vào nợ phải thu ở khách hàng

Có TK 338 (3388) tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại chấp nhận trả cho khách hàng nhng cha trả.

Bút toán 2: phản ánh trị giá mua thực tế của hàng bán bị trả lại:

Nợ TK 156 (1) nhập kho hàng hoáNợ TK 157: Gửi tại kho ngời mua

Có TK 632: kết chuyển trị giá mua của hàng bán bị trả lại.

Các bút toán kết chuyển tơng tự nh phần tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ.

IV.4.3 Hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho.

-Theo phơng pháp này doanh thu bán hàng đợc phản ánh trên TK 511 trình tự và phơng pháp hạch toán tơng tự nh ở các doanh nghiệp thơng mại hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

-Trị giá mua thực tế của hàng đã tiêu thụ.

Đầu kỳ kinh doanh kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho, gửi bán, đang đi đờng cha tiêu thụ:

Nợ TK 611 (2) trị giá hàng cha tiêu thụ đầu kỳ.

Có TK liên quan (151, 156, 157) kết chuyển giá vốn hàng cha tiêu thụ đầu kỳ.

Trong kỳ các nghiệp vụ liên quan tăng, giảm hàng hoá đợc phản ánh vào bên nợ, bên có TK 611 (2).

Cuối kỳ:

-Kết chuyển trị giá vốn hàng hoá tồn kho, gửi bán, đang đi đờng cha tiêu thụ.Nợ TK 156, 157, 151

Có TK 611 (2) kết chuyển giá vốn hàng cha tiêu thụ.

Đồng thời xác định và kết chuyển giá vốn thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.

Cã TK 611 (2) trÞ gi¸ vèn hµng tiªu thô trong kú.