Hoàn thiện Kế toán Nghiệp Vụ Bán Hàng tại Công ty TNHH Tân Đức: Thực trạng, Giải pháp và Đề xuất

Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty

- Thiết lập và thực hiện các kế hoạch kinh doanh dài hạn, ngắn hạn về kinh doanh thơng mại, các loại dợc phẩm với các khách hàng mà công ty nhập các loại hàng hoá. Trình dợc viên có nhiệm vụ giới thiệu về công dụng, chức năng, liều lợng, hớng dẫn cách sử dụng cũng nh quảng cáo về các loại thuốc và thiết bị y tế tới các khách hàng đồng thời chiến lợc mở rộng thị trờng, tạo uy tín luôn đợc quan tâm để thúc đẩy việc tiêu thụ. - Đặc tính của dợc phẩm là loại hàng hóa đặc biệt, liên quan trực tiếp đến sức khoẻ, tính mạng của con ngời do đó công ty phải thực hiện nghiêm chỉnh sự hớng dẫn của những cơ quan có thẩm quyền về việc nhập mua và xuất bán hàng hoá, đợc sự giám sát và cho phép của cơ quan này mới đợc thực hiện việc nhập và xuất bán các loại dợc phẩm, chịu trách nhiệm trớc về chất lợng của chúng tr- ớc khách hàng.

Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Vì vậy đòi hỏi đội ngũ trình dợc viên ngoài chức năng chuyên môn còn cần thiết sự năng động và nhiệt tình. - Chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật nhà nớc, thực hiện chế độ chính sách quản lý và sử dụng tiền vốn, tài sản, nguồn lực, thực hiện hạch toán kế toán theo. - Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên làm việc theo pháp luật, thực hiện chính sách hiện hành của nhà nớc và phân cấp quản lý của Bộ Y tế.

- Giám Đốc: Là ngời có quyền quyết định cao nhất, quyết định và chịu trách nhiệm chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và trực tiếp chịu trách nhiệm trớc công ty, Bộ Y tế, Bộ Tài Chính và Nhà nớc. - Phó Giám Đốc: Là ngời giúp việc cho Giám Đốc công ty, đợc Giám Đốc phân công phụ trách một hoặc một số bộ phận hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trớc Giám Đốc về các lĩnh vực hoạt động đợc giao. • Phòng kinh doanh: Nghiên cứu, tìm hiểu thị trờng trong và ngoài nớc, thu thập các thông tin về hàng hoá cũng nh có những dự báo về sự biến động trên thị trờng để báo cáo Ban Giám đốc lựa chọn hớng kinh doanh phù hợp.

• Phòng trình dợc viên: Thực hiện công tác tìm kiếm , mở rộng thị trờng tiêu thụ trong nớc; Giới thiệu về công dụng, chức năng, cách sử dụng của các loại thuốc, các TBYT cho khách hàng. • Phòng hành chính nhân sự: Tham mu cho Giám đốc về việc bố trí sắp xếp nhân sự , tổ chức bộ máy của công ty. Quản lý, thực hiện chế độ lao động, nhân sự, tiền lơng, bảo hiểm và các chế độ khác của nhà nớc và công ty.

• Phòng kế toán: Có nhiệm vụ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, cung cấp các thông tin cần thiết cho Ban Giám Đốc để thực hiện kế hoạch kinh doanh, theo dừi đầy đủ tỡnh hỡnh thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc, quản lý vốn, tiền mặt, giỏ.

Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Tân Đức

- Kế toán tổng hợp: trợ giúp Kế toán trởng trong việc hạch toán kế toán và chịu trách nhiệm về chuyên môn, theo dõi tất cả các khoản còn lại cuối tháng vào Sổ Cái các tài khoản. - Kế toán thuế: có nhiệm vụ thu thập hoá đơn đầu vào và đầu ra để giúp kế toán trởng và kế toán tổng hợp tính toán, tổng hợp thuế và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nớc. - Kế toán mua hàng và bán hàng: theo dõi hạch toán các khoản của khách hàng khi mua hàng hóa của Công ty, trực tiếp mở sổ chi tiết cho khách hàng, đối chiếu với khách hàng, đôn đốc toàn bộ công nợ, theo dõi tình hình tình hình tiêu thụ ở Công ty về mặt giá trị.

- Kế toán thanh toán: phụ trách nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng, theo dõi và thực hiện các khoản thanh toán của Công ty với khách hàng và của khách hàng với Công ty. Do các đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên tất cả các nghiệp vụ tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó,. Hàng ngày căn cứ từ các chứng từ gốc nh: báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng, phiếu nộp tiền kế toán lập định khoản và ghi vào nhật ký… chung theo trình tự thời gian.

+ Thẻ kho (bảng 3): dựng để theo dừi số lợng xuất nhập tồn kho từng loại mặt hàng ở từng kho làm căn cứ để xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất vủa thủ kho. + Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ (bảng 4 ): dựng để theo dừi số lợng hàng hóa di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đờng. Bên cạnh những sổ mở theo mẫu quy định chung của Bộ tài chính, cán bộ phòng kế toán còn tự thiết kế một số mẫu phục vụ cho công tác hạch toán trên cơ sở thực tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đòi hỏi.

Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán đợc qui định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty là công ty tính giá vốn hàng xuất bán bằng trị giá mua thựctế của hàng nhập kho cộng với chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất trong kỳ hay chính là phơng pháp tính theo đơn giá. Hàng ngày trên cơ sở các chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh kế toán tiến hành phân loại, xử lý ghi vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.

ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG

Công ty thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê thờng xuyên là phù hợp với tình hình nhập - xuất hàng hóa diễn ra thờng xuyên liên tục ở Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng. Thứ hai: Hệ thống chứng từ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến kế toán bán hàng đợc sử dụng đầy đủ, đúng chế độ chứng từ kế toán Nhà nớc ban hành. Thứ ba: Bộ phận kế toán bán hàng của Công ty tự lập các báo cáo chi tiết hàng húa, nhật ký để thuận tiện cho việc theo dừi tỡnh hỡnh xuất bỏn hàng… hóa.

Cùng với những u điểm trên, công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty còn tồn tại một số vấn đề hạn chế đòi hỏi phải đa ra giải pháp cụ thể, có tính thực thi cao nhằm khắc phục và hoàn thiện hơn nữa để kế toán ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình phục vụ cho yêu cầu quản lý trong điều kiện hiện nay. Sổ chi tiết tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” còn đơn giản chỉ thể hiện ở mặt tổng số của từng lần tiêu thụ mà không thể hiện đợc đơn giá, số lợng từng lần tiêu thụ. Chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp trong kỳ phân bổ hết cho hoạt động tiêu thụ hàng hóa làm ảnh hởng đến việc thanh toán, xác định kết quả kinh doanh cho từng hoạt động vì Công ty còn có hoạt động dịch vụ, góp vốn kinh doanh.

Tuy thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dừi hàng ngày tỡnh hỡnh nhập- xuất- tồn kho hàng hóa nhng Công ty vẫn cha xây dựng đợc hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn công ty. Khi đối chiếu từng loại hàng trong một nhóm, thủ kho và kế toán phải đối chiếu từng tên hàng, chủng loại, quy cách, nguồn gốc rất mất thời gian và công sức. Nh vậy, nếu xây dựng đợc hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn công ty sẽ giảm đợc khối lợng công việc cho thủ kho, kế toán, công việc quản lý hàng tồn kho sẽ đạt hiệu quả cao hơn.

Kho quản lý thành phẩm tại công ty cha đợc sắp xếp một cách khoa học, vẫn còn tình trạng để chung kho đối với hàng hóa đợc phân loại để bảo quản.