BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 267 Quy trình quản lý liệu cho nghiên cứu xã hội học Hoàng Tuấn Long Phạm Thu Thủy Báo cáo chuyên đề 267 Quy trình quản lý liệu cho nghiên cứu xã hội học Hoàng Tuấn Long Phạm Thu Thủy Trung tâm Nghiên cứu Lâm nghiệp Quốc tế (CIFOR) Báo cáo chuyên đề 267 © 2020 Trung tâm Nghiên cứu Lâm nghiệp Quốc tế (CIFOR) Nội dung ấn phẩm cấp quyền Giấy phép quyền Ghi nhận công tác giả - Phi thương mại, không chỉnh sửa, thay đổi hay phát triển - Không phát sinh 4.0 http://creativecommons.org/ licenses/by-nc-nd/4.0/ DOI: 10.17528/cifor/007888 Hoàng TL Phạm TT 2020 Quy trình quản lý liệu cho nghiên cứu xã hội học Báo cáo chuyên đề 267 Bogor, Indonesia: CIFOR CIFOR Jl CIFOR, Situ Gede Bogor Barat 16115 Indonesia T +62 (251) 8622-622 F +62 (251) 8622-100 E cifor@cgiar.org cifor.org Chúng xin cảm ơn nhà tài trợ hỗ trợ cho nghiên cứu thơng qua việc đóng góp vào quỹ CGIAR Xin xem danh sách nhà tài trợ: http://www.cgiar.org/about-us/our-funders/ Tất quan điểm thể ấn phẩm tác giả Chúng không thiết đại diện cho quan điểm CIFOR, quan chủ quản tác giả hay nhà tài trợ cho ấn phẩm Mục lục Lời cảm ơn Tóm tắt v vi 1 Giới thiệu 2 Người dùng hướng dẫn 3 Thế quản lý số liệu? Nguyên tắc chung chiến lược quản lý số liệu 4 Xác định mục tiêu tổ chức 5 Xây dựng quy trình cho việc thu thập, xử lý, làm sạch, lưu trữ, bảo mật, quản lý chia sẻ liệu 5.1 Xác định số liệu cần thu thập 5.2 Xác định phương pháp thu thập số liệu 5.3 Xây dựng khung nhập liệu 5.4 Đào tạo thống người thu thập số liệu, người nhập số liệu người thiết lập khung nhập số liệu 6 Làm số liệu 6.1 Bước 1: Rà soát, kiểm tra phiếu 6.2 Bước 2: Kiểm tra tổng thể liệu 6.3 Bước 3: Kiểm tra ngẫu nhiên 5 13 13 14 18 Đảm bảo có phận chuyên trách quản lý liệu ngân sách cho công việc quản lý số liệu 20 Đào tạo nâng cao lực cho cán 21 Kết luận 22 10 Tài liệu tham khảo 23 iv Danh sách bảng hình Bảng So sánh ưu nhược điểm thu thập số liệu giấy trực tuyến Một số vấn thường gặp thiết kế bảng vấn khung nhập liệu Quy trình phối hợp người thiết kế người vấn Một số điều kiện ngoại cảnh ảnh hưởng đến người trả lời cách phòng tránh ảnh hưởng Dấu hiệu việc người vấn bị ảnh hưởng thiên kiến Một số lỗi thường gặp phải thu thập số liệu Một số lỗi thường phát sinh cách khắc phục nhập liệu 10 10 11 12 Hình 10 11 12 Năm bước để xây dựng quy trình chiến lược quản lý số liệu Quy trình quản lý số liệu Ví dụ thiết kế phiếu khảo sát khung nhập liệu Ví dụ số lỗi nhập liệu Quy trình kiểm tra làm liệu Quy trình kiểm tra chéo thành viên Kiểm tra đầy đủ liệu hàm ‘counta’ Excel Kiểm tra xác liệu ‘countif’ Excel Lưu ý sử dụng công cụ Filter Excel Sử dụng Filter để liệt kê liệu sẵn có Sử dụng Filter để lọc liệu sai thiếu Sử dụng Filter để kiểm tra câu hỏi dạng follow-up 12 13 14 15 15 16 17 17 18 v Lời cảm ơn Bài viết nằm hợp phần Nghiên cứu so sánh toàn cầu REDD+ mà CIFOR tiến hành (www.cifor org/gcs) Chúng xin trân trọng cảm ơn hỗ trợ tài từ nhà tài trợ bao gồm Cơ quan Hợp tác Phát triển Na Uy (NORAD) Chương trình nghiên cứu CGIAR rừng, nông lâm kết hợp (CRP-FTA) hỗ trợ nghiên cứu Chúng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Maria Brockhaus, Grace Wong, Moira Moeliono cung cấp hướng dẫn cho báo cáo vi Tóm tắt Tài liệu xây dựng nhằm chia sẻ kinh nghiệm với nhà nghiên cứu nhà quản lý dự án quy trình lập kế hoạch, thiết kế, thu thập quản lý số liệu cho nghiên cứu xã hội học Tài liệu không đưa nguyên tắc yếu tố cần xem xét mà cung cấp ví dụ thực tiễn để giúp nhà nghiên cứu nhà quản lý dự án tránh khỏi sai lầm trình thu thập, quản lý xử lý số liệu 1 Giới thiệu Số liệu tài sản quý giá kỉ 21 số liệu giúp bên có liên quan bao gồm nhà hoạch định sách, tổ chức phi phủ, tổ chức nghiên cứu, doanh nghiệp, cộng đồng, cá nhân có để định quan trọng (Dallemand 2019) Tuy nhiên, việc thu thập sử dụng số liệu thực tế gặp nhiều khó khăn số liệu thường khơng thu thập xác đầy đủ, quản lý khơng có hệ thống thường khơng đảm bảo chất lượng độ tin cậy Sử dụng số liệu thiếu xác dẫn tới định sai lầm, số liệu thu thập xác lưu trữ có hệ thống giúp bên tăng nâng suất công việc, tiết kiệm giảm chi phí làm việc, mà tổ chức khơng tốn thời gian cơng sức để tìm kiếm liệu sẵn có, tránh rủi ro bảo mật, đưa định xác kịp thời (Ainsworth 2020) Chính vậy, xây dựng quy trình chuẩn từ thu thập, làm sạch, lưu trữ quản lý số liệu cần thiết Hiện có nhiều tài liệu hướng dẫn bước thu thập số liệu lại có tài liệu hướng dẫn việc làm lưu trữ số liệu hiệu Các tổ chức nghiên cứu, tổ chức phi phủ quan nhà nước tiến hành nhiều nghiên cứu phục vụ cho trình định Tuy nhiên, vấn đề đặt với tổ chức là: 1) làm để kiểm soát đảm bảo chất lượng số liệu thu được? 2) làm để kiểm tra số liệu hoàn chỉnh, đầy đủ lưu trữ có hệ thống? Hướng dẫn nhằm mục đích trả lời câu hỏi dựa tổng hợp kinh nghiệm tác giả trình làm việc với liệu Tổ chức Nghiên cứu Lâm nghiệp Quốc tế (CIFOR) Tài liệu dựa kinh nghiệm thực tế tác giả trình tiến hành thu thập quản lý số lượng lớn số liệu lớn thu thập qua nghiên cứu so sánh toàn cầu dự án Nghiên cứu so sánh toàn cầu REDD+ (https://www.cifor.org/gcs/) dự án ASEAN-Swiss partnership on Social Forestry and Climate Change (https://www.cifor.org/asfcc/about/) Báo cáo hi vọng giúp người đọc xây dựng kĩ quy trình quản lý liệu bản, đảm bảo tính xác hạn chế tối đa sai sót phát sinh trình làm việc với liệu Hướng dẫn chia làm phần: • Người sử dụng hướng dẫn • Thế quản lý số liệu? • Xác định mục tiêu tổ chức • Xây dựng quy trình cho việc thu thập, xử lý, làm sạch, lưu trữ, bảo mật, quản lý chia sẻ liệu • Làm số liệu • Đảm bảo có phận chuyên trách quản lý liệu ngân sách cho công việc quản lý số liệu • Đào tạo nâng cao lực 2 Người dùng hướng dẫn Hướng dẫn viết cho nhóm người dùng đây: • Nghiên cứu viên thiết kế thực thu thập số liệu • Người nhập số liệu • Người quản lý số liệu • Người quản lý dự án muốn kiểm tra chất lượng số liệu Lưu trữ số hóa loài gia vị nhà hàng Yangambi - DRC Ảnh chụp bơi Axel Fassio/CIFOR 3 Thế quản lý số liệu? Nguyên tắc chung chiến lược quản lý số liệu Quản lý liệu trình bao gồm quy trình thu thập, lưu trữ, tổ chức, bảo mật, chia sẻ liệu tạo thu thập tổ chức nhằm đảm bảo liệu xác, đầy đủ, quán tiếp cận dễ dàng (Rouse 2019, Tableau 2020) Để quản lý số liệu, tổ chức cần phải chủ động xây dựng quy trình chiến lược quản lý số liệu thay bị động giải vấn đề đột xuất nảy sinh thời gian gấp gáp Nguyên tắc việc quản lý tốt số liệu (IGGI 2005) bao gồm: Tránh thu thập số liệu trùng lặp, kiểm sốt vịng đời liệu, xây dựng thực thi sách liệu, xác định rõ quyền sở hữu liệu tập trung vào quản lý đảm bảo chất lượng liệu Chiến lược quản lý số liệu: xác định quy trình lộ trình tổ chức để thu thập, quản lý, sử dụng liệu nhằm đạt mục tiêu cụ thể tổ chức Lộ trình đảm bảo tất hoạt động xoay quanh việc quản lý số liệu – từ thu thập, làm số liệu đến phối hợp – làm việc có hiệu lực hiệu để trở nên hữu dụng dễ dàng quản lý Để xây dựng chiến lược quản lý số liệu, tổ chức cần xem xét bước (Hình 1) Xác định mục tiêu tổ chức Xây dựng quy trình quy trình cho việc thu thập, xử lý, làm sạch, lưu trữ, bảo mật chia sẻ liệu Đảm bảo có phận chuyên trách quản lý liệu ngân sách dành cho công việc quản lý số liệu Đào tạo nâng cao lực cho cán cơng nhân viên Hình Năm bước để xây dựng quy trình chiến lược quản lý số liệu Từng bước quy trình thảo luận chi tiết phần 5.Giám sát đánh giá 10 Hoàng Tuấn Long Phạm Thu Thủy Bảng Một số điều kiện ngoại cảnh ảnh hưởng đến người trả lời cách phịng tránh ảnh hưởng Điều kiện ngoại cảnh Ví dụ số ảnh hưởng Gợi ý phương pháp Tụ tập người trả lời đến địa điểm gây ảnh hưởng thông tin hiệu ứng đám đông Người trả sau bắt chước câu trả lời người trước họ phải trả lời trả lời theo số đông người khác Đến tận nhà người trả lời để vấn, thu thập thơng tin thay u cầu họ đến địa điểm Ảnh hưởng cán địa phương (cán thôn, xã) Khi thu thập số liệu, ln cần thiết có giúp đỡ cán địa phương Trong nhiều trường hợp, diện cán địa phương giúp người trả lời cởi mở Tuy nhiên, vài trường hợp tạo căng thẳng, nỗi lo cho người trả lời, khiến họ không thoải mái trả lời Nhạy bén tình hình thực tế để mời cán địa phương diện không diện buổi vấn Ảnh hưởng người vấn Người trả lời khơng hiểu rõ mục đích thu thập thơng tin khiến họ nghi vấn Cần giải thích rõ mục đích thu thập thơng tin để người trả lời thoải mái, cởi mở Người trả lời sợ thông tin cung cấp ảnh hưởng đến họ sau Cần giải thích rõ nguyên tắc bảo mật, chia sẻ thông tin quyền người trả lời Ảnh hưởng thời gian vấn, ví dụ vấn phải nấu cơm làm đồng nên trả lời đại khái, cho xong Người vấn cần cung cấp thông tin thời gian từ trước vấn Trong trường hợp chưa thể hồn thành có dấu hiệu trả lời đại khái, tạm dừng quay lại vào khoảng thời gian khác mà người trả lời thoải mái để tiếp tục Tiếp nhận thông tin sai lệch Nhiều trường hợp, người vấn làm việc địa bàn quen thuộc, khiến cho suy nghĩ hiểu biết họ ảnh hưởng đến kết khảo sát, thu thập số liệu, người vấn cần khách quan, trung lập, không để quan điểm, hiểu biết ảnh hưởng đến kế vấn cần thật cởi mở việc tiếp nhận thông tin đến từ người trả lời Bảng đưa số dấu hiệu việc người vấn bị ảnh hưởng thiên kiến giải pháp khắc phục Bảng Dấu hiệu việc người vấn bị ảnh hưởng thiên kiến Dấu hiệu Hành vi gây sai lệch Giải pháp khắc phục Biết câu trả lời Bỏ qua câu hỏi tự điền phương án cho Phỏng đoán câu trả lời: “Hầu hết người trả lời nên trường hợp thế” Sau thời gian số lượng vấn định, người vấn thấy điểm chung phương án nên bỏ qua câu hỏi điền phương án giống với trường hợp khác Hỏi đầy đủ câu hỏi khảo sát Kể có biết họ trả lời phải đưa câu hỏi Khơng tự ý đốn, giả định tự điền câu trả lời Cho người trả lời sai Vì bị ảnh hưởng quan điểm cá nhân, nên nhận định người trả lời sai đưa định hướng đến điều cho Mọi câu trả lời cần ghi nhận khách quan, tính định hướng định kiến Mọi câu trả lời kết cần tôn trọng 11 Ghi nhận truyền tải thông tin không đầy đủ, xác Khi ghi chép thơng tin tiếp nhận từ người trả lời vào khảo sát, cần đảm bảo điền đầy đủ thông tin kể với trường hợp câu trả lời người vấn “khơng biết” “khơng có” hay “từ chối trả lời”, người vấn cần ghi chép lại thơng tin nên có diễn giải cho lý họ lại “khơng biết” “từ chối trả lời” lý quan trọng cho việc diễn giải kết sau Thông tin ghi chép khảo sát nên rõ ràng đầy đủ để sau người vấn thành viên khác nhóm đọc lại hiểu nội dung buổi vấn Ngoài sau hoàn thành phiếu hỏi, người vấn cần rà soát từ đầu đến cuối để kiểm tra thơng tin đầy đủ, xác hay cần phải bổ sung, sửa đổi để thực địa bàn làm việc tránh trường hợp cần phải sửa đổi sau khỏi địa bàn Trong trường hợp thu thập số liệu thực tế có vấn đế phát sinh cần thay đổi nội dung khảo sát, người thu thập số liệu cần phối hợp với nhóm người thiết kế khảo sát để có phương án bổ sung, chỉnh sửa phù hợp Đồng thời, sau ngày thu thập số liệu, nhóm nên tổng kết trường hợp đặc biệt điều cần lưu ý trước tiến hành thu thập số liệu vào ngày hôm sau Một số lỗi thường gặp phải thu thập số liệu kể đến Bảng Bảng Một số lỗi thường gặp phải thu thập số liệu Lỗi thường gặp Ví dụ cụ thể Cách khắc phục Câu hỏi bị để trống Người vấn vơ tình bỏ qua câu hỏi vơ tình khơng điền đủ đáp án phiếu hỏi Đọc lại từ đầu đến cuối sau vấn để đảm bảo khơng bỏ sót câu hỏi Với câu trả lời khơng biết/khơng có/khơng trả lời, người vấn coi khơng phải phương án nên qn khơng ghi chép lại phương án trả lời Ghi chép tất người trả lời phản hồi sau câu hỏi Mọi câu trả lời kết Thông tin bị sai lệch từ việc truyền tải liệu khơng đầy đủ xác Ngun nhân việc nhập sai liệu đến từ việc người nhập liệu chưa hiểu rõ khung nhập liệu, q trình nhập liệu bị phân tán, tập trung số yếu tố khách quan khác v.v… Để tối thiểu hoá việc nhập sai số liệu, người nhập số liệu cần tập trung, tự kiểm tra câu sau phiếu nhập để đảm bảo nhập xác Nên nghỉ ngơi thư giãn sau số phiếu định để đầu óc tỉnh táo, khơng nên thực cơng việc tâm trạng mệt mỏi Nếu việc nhập liệu thực theo nhóm, kiểm tra chéo lẫn cho sau nhập số lượng phiếu định (Việc kiểm tra chéo trình bày phần tiếp theo) Tuy bước đơn giản có sẵn khung nhập liệu thiết kế phù hợp với khảo sát, trình lại phát sinh nhiều sai lệch thông tin Một số lỗi thường phát sinh nhập liệu khắc phục trình bày Bảng 12 Hoàng Tuấn Long Phạm Thu Thủy Bảng Một số lỗi thường phát sinh cách khắc phục nhập liệu Lỗi thường gặp Ví dụ cụ thể/Nguyên nhân Cách khắc phục Nhập sai mã Mã quy định 1=Nam, 2=Nữ mà lại nhập Cần thống mã số cho phương án trả lời thành viên nhóm Kiểm tra, rà sốt liệu, trình bày phần Nhập sai định dạng Thừa dấu cách dấu chấm làm định dạng số thành định dạng chữ Excel có tính phân loại định dạng sau nhập, nhập số lề bên phải ô liệu, nhập chữ bên trái ô liệu, nhập số mà lại thấy lề trái tức sai định dạng cần kiểm tra lại Nhập nhầm ô Trong lúc nhập liệu vơ tình khiến trỏ nhảy sang ô bên cạnh câu hỏi khác Có thể sử dụng tính freeze panel Excel để ln nhìn thấy vị trí nhập liệu có nằm câu hỏi không Nhập thiếu thông tin Trong bảng hỏi có mà khơng nhập Cần nhập đầy đủ thơng tin, khung vào khung liệu, câu liệu khơng có chỗ để nhập, cần thảo luận với trả lời nằm phương án người thiết kế để bổ sung có sẵn Một ví dụ việc nhập sai liệu thể Hình 4, người nhập nhập sai mã nhập sai định dạng quy định từ trước Bản khảo sát Khung nhập liệu Hình Ví dụ số lỗi nhập liệu Quy trình tổng hợp liệu cần đảm bảo độ xác Lỗi thường xảy trình tổng hợp liệu là: Copy, Paste nhầm, lệch vị trí tạo khoảng trống chèn lên liệu sẵn có gây liệu Để tránh gặp tình trạng này, kiểm tra tổng số liệu từ file riêng lẻ trước tổng hợp so sánh với liệu tổng hợp 6 Làm số liệu Làm liệu giúp xử lý trường hợp trùng lặp số liệu, số liệu bị thiếu, số liệu bị nhập sai, số liệu không mang tính đại diện dạng số liệu khơng phù hợp, không xác định từ trước Sau nhập liệu, nên kiểm tra liệu theo quy trình (1) Rà soát, kiểm tra phiếu, (2) Kiểm tra tổng thể liệu (3) Kiểm tra ngẫu nhiên để đảm bảo thông tin chuyển tiếp từ khảo sát sang khung liệu đầy đủ xác (Hình 5) Bước 1: Rà sốt kiểm tra thơng tin phiếu hỏi Bước 2: Kiểm tra tổng thể liệu Bước 3: Kiểm tra ngẫu nhiên 10% tổng số phiếu Tự kiểm tra rà soát Đếm tổng số câu trả lời Đảm bảo khơng cịn sai sót Kiểm tra chéo Đếm tổng số phương án trả lời Nếu cịn sai sót, lặp lại từ bước Hình Quy trình kiểm tra làm liệu Trong cẩm nang này, hướng dẫn kĩ quy trình cách có hệ thống để áp dụng cho nhiều trường hợp công cụ nhập liệu khác Tuy nhiên ví dụ cụ thể trình bày qua phần mềm Microsoft Word Excel, công cụ bản, dễ sử dụng phổ biến với đa số người sử dụng Bên cạnh đó, chúng tơi nêu vài sai sót thơng tin xảy làm việc với số liệu từ đưa phương pháp để phòng tránh sửa chữa sai sót 6.1 Bước 1: Rà sốt, kiểm tra phiếu Cách tốt để thực bước kiểm tra sau nhập liệu, người nhập liệu tự rà sốt thơng tin câu trả lời phiếu nhập Quy trình kiểm tra so sánh câu hỏi khảo sát khung nhập liệu để xem thông tin liệu truyền tải đầy đủ xác hay chưa Trong trường hợp có sai sót, sửa chữa bổ sung Sau người nhập liệu tự tin với liệu nhập, tiến hành quy trình kiểm tra chéo nhóm để phát lỗi mà thân người nhập liệu khơng nhận thức Quy trình kiểm tra chéo sử dụng có người trở lên Việc tổ chức kiểm tra chéo nhằm đảm bảo tất khảo sát thành viên kiểm tra thành viên khác hình thành vịng lặp tất thành viên (Hình 6) Trong trình này, thành viên rà soát, kiểm tra phiếu vấn khung nhập liệu thành viên khác Tuy nhiên phát sai sót phiếu khảo sát, người kiểm tra đánh dấu, ghi chép lại vị trí bị sai sau u cầu người thu thập thông tin phiếu khảo sát sửa lại sai sót lặp lại quy trình sửa tồn lỗi người kiểm tra xác nhận phiếu hoàn toàn đầy đủ xác 14 Hồng Tuấn Long Phạm Thu Thủy Hình Quy trình kiểm tra chéo thành viên 6.2 Bước 2: Kiểm tra tổng thể liệu Bên cạnh việc rà soát kiểm tra phiếu, kiểm tra tổng thể liệu để phát nhanh trường hợp thiếu thông tin trường hợp thông tin thiếu xác Việc kiểm tra tổng thể thực thủ công cách quan sát giá trị liệu, nhiên liệu có nhiều giá trị, đồng thời để tiết kiệm thời gian, gợi ý số quy trình kiểm tra sau: Kiểm tổng giá trị có dải liệu (đếm tổng số câu trả lời ứng với câu hỏi): với câu hỏi khảo sát, nhập vào khung liệu lưu lại thành dải liệu thơng thường số lượng câu trả lời cần với tổng số lượng người vấn Vì sử dụng phương pháp để kiểm tra đầy đủ liệu cho câu hỏi Ví dụ: Trong phần mềm Excel, dùng hàm ‘count’ ‘counta’ để kiểm tra nhanh câu trả lời bị thiếu Ví dụ Hình 7, sử dụng hàm ‘counta’ để đếm tổng số câu trả lời câu hỏi, câu hỏi số ‘7 Độ tuổi’ câu hỏi số ‘8 Giới tính’ thiếu câu trả lời giá trị hàm ‘counta’ trả thay 10 Vì ta biết hai câu hỏi thiếu giá trị, nhanh chóng tìm giá trị bị thiếu câu, ví dụ phiếu số bị thiếu giá trị câu hỏi độ tuổi phiếu số bị thiếu giá trị câu hỏi giới tính Lưu ý: Excel hàm ‘count’ đếm dải liệu định dạng số, nên dải liệu có câu trả lời dạng chữ cần phải dùng đến hàm ‘counta’ Ngồi dùng hàm ‘countblank’ để đếm ô bỏ trống Phương pháp kiểm tra giúp kiểm tra đầy đủ thông tin số liệu, sử dụng cho liệu định lượng định tính Tuy nhiên, phương pháp chưa thể kiểm tra độ xác thông tin Đếm tổng giá trị ứng với phương án dải liệu (đếm số phương án trả lời câu hỏi): câu hỏi với nhiều phương án trả lời, tổng số câu trả lời phương án phải với tổng số câu trả lời câu hỏi Phương pháp giúp tìm giá trị bị sai định dạng nhập sai mã để kiểm tra tính xác thơng tin mã hố có chung định dạng Ví dụ: câu hỏi số ‘8 Giới tính’ mã hoá phương án Nam Nữ Tuy nhiên trình nhập liệu, có thành viên nhập Nữ vào số liệu thành viên khác nhập số 3, dùng phương pháp đếm tổng số phương án ‘counta’, giá trị trả 10 15 Hình Kiểm tra đầy đủ liệu hàm ‘counta’ Excel Trong Excel ta dùng hàm ‘countif’ ‘countifs’ để đếm số lượng phương án có phương án phương án sau xem tổng số câu trả lời phương án có trùng với tổng số 10 câu trả lời câu hỏi giới tính khơng Như ví dụ Hình 9, sử dụng hàm ‘countif’ trả phương án cho giá trị phương án cho giá trị 2, tổng số phương án, không trùng khớp với 10 phương án câu hỏi, xác định câu hỏi giới tính có giá trị bị sai định dạng số liệu tiến hành rà soát giá trị câu hỏi để tìm phiếu số nhập ‘Nữ’ phiếu số nhập ‘3’ Hình Kiểm tra xác liệu ‘countif’ Excel 16 Hoàng Tuấn Long Phạm Thu Thủy Lưu ý: phương pháp phát huy hiệu câu hỏi mà câu trả lời giới hạn với số lượng nhóm định mã hố từ trước Với câu hỏi định tính phương án trả lời mở khơng thể mã hố trước, phương pháp khơng hiệu Thay vào nên sử dụng công cụ filter, công cụ mạnh Excel hỗ trợ quản lý số liệu Sử dụng công cụ filter Excel để kiểm tra liệu: Cơng cụ Filter Excel có nhiều chứng để quản lý, xếp làm việc với liệu, phạm vi cẩm nang, ta sử dụng Filter để hỗ trợ cho trình kiểm tra tổng thể tồn liệu Một điểm lưu ý sử dụng Filter: Công cụ Filter có khả tự nhận biết vùng liệu ta bôi đen chọn ô hàng liệu có cột hàng trống liệu Filter nhận diện sai nên bơi đen chọn tồn vùng liệu sẵn có trước ấn vào cơng cụ filter thay bơi đen hay dịng liệu (Hình 9) Hình Lưu ý sử dụng công cụ Filter Excel Đối với liệu nhiều dài, ta sử dụng Filter để quản lý giá trị câu hỏi Ví dụ câu hỏi ‘8 Giới tính’ Filter liệt kê phương án có dải liệu, ta nhìn thấy dễ dàng phương án sai lọc phương án Hình 10 Hình 11 Ngồi ra, Filter cịn đặc biệt hữu dụng kiểm tra câu hỏi dạng nối tiếp (follow-up question) Ví dụ hỏi nguồn thu nhập, sau người trả lời chọn phương án ‘khác’, họ nêu rõ nguồn thu nhập khác đó, ta sử dụng Filter để kiểm tra tổng giá trị có cột nêu rõ đủ chưa Ví dụ Hình 13, với câu ‘9 Các nguồn thu nhập’ sau dùng Filter để chọn phương án ‘5=Khác’ ẩn kết khác đi, ta sử dụng Filter để kiểm tra câu ‘9.1 Nêu rõ nguồn thu nhập khác’ đủ hay chưa, với trường hợp Filter liệt kê kết (Blanks) Hình 12, thấy Phiếu số bỏ trống câu trả lời 9.1 17 Hình 10 Sử dụng Filter để liệt kê liệu sẵn có Hình 11 Sử dụng Filter để lọc liệu sai thiếu 18 Hoàng Tuấn Long Phạm Thu Thủy Hình 12 Sử dụng Filter để kiểm tra câu hỏi dạng follow-up Quá trình kiểm tra tổng thể số liệu giúp xác định nhanh số trường hợp thiếu sai lệch thơng tin nhằm bổ trợ cho q trình rà soát kiểm tra phiếu Tuy nhiên, để xác thực trình kiểm tra kiểm chứng mức độ đáng tin cậy liệu, cần tiến hành trình kiểm tra ngẫu nhiên 6.3 Bước 3: Kiểm tra ngẫu nhiên Đây bước cuối trình kiểm tra làm số liệu để đảm bảo liệu xác đáng tin cậy Với phương pháp này, đánh số thứ tự lấy mẫu ngẫu nhiên 10% tổng số phiếu (hoặc sai số tối thiểu chấp nhận được) tất phiếu vấn để rà soát đối chứng câu trả khảo sát khung nhập liệu Bước đồng thời ghi chép lại trình kiểm tra khơng thực chỉnh sửa liệu Nếu số 10% phiếu kiểm tra ngẫu nhiên có lỗi sai, liệu chưa đủ độ tin cậy phải lặp lại q trình kiểm tra từ Bước 1, trả cho người vấn tự rà soát lại số liệu chỉnh sửa lại lỗi sai Việc kiểm tra ngẫu nhiên cần thực kiểm tra chéo, tốt thực nhóm khác, thành viên khơng tham gia vào trình thu thập nhập số liệu để đảm bảo tính khách quan trung lập Trong trường hợp khơng có đủ nhân sự, cần đảm bảo việc kiểm tra ngẫu nhiên thực hình thức kiểm tra chéo nhóm, tức người vấn khơng kiểm tra phiếu mà để người khác nhóm kiểm tra Nếu liệu vượt qua toàn ba bước q trình kiểm tra khơng cịn phát sinh lỗi nào, tự tin khẳng định liệu truyền tải đầy đủ xác từ khảo sát sang khung nhập liệu Sau đảm bảo số liệu xác đáng tin cậy, dùng số liệu cho việc phân tích Tuy nhiên, để tránh tác động lên liệu gốc, nên lưu trữ liệu nơi an toàn tạo nhiều copy từ liệu gốc làm việc copy Ngồi ra, với khảo sát giấy, việc photo lại để lưu trữ nên số hoá cách scan lại thành mềm PDF để lưu trữ tránh mát liệu Vì số liệu đóng góp cho công việc kéo dài nhiều năm, nên việc lưu trữ nên thực cẩn thận để tránh nhiều trường hợp xảy Ví dụ có cố hoả hoạn, lũ lụt làm 19 ảnh hưởng đến toàn liệu giấy gốc, ta có scan để khôi phục lại liệu giấy, ngược lại, liệu scan liệu ổ cứng bị hỏng mất, ta khơi phục lại từ liệu giấy Trong số trường hợp phải nhập/xuất liệu để phân tích (ví dụ nhập liệu từ Excel vào phần mềm tính tốn chun dụng khác), cần phải kiểm tra xem q trình nhập/xuất liệu có phát sinh vấn đề gây thiếu sai sót liệu khơng Chúng ta áp dụng cách kiểm tra tổng số kiểm tra ngẫu nhiên để làm việc 7 Đảm bảo có phận chuyên trách quản lý liệu ngân sách cho công việc quản lý số liệu Để tổ chức có hệ thống quản lý liệu hiệu an tồn, cần có đội ngũ nhân viên chuyên trách quản lý số liệu ngân sách phân bổ cho hoạt động Nhân viên chuyên trách quản lý số liệu xây dựng quy trình chuẩn thu thập, quản lý lưu trữ số liệu mà thành viên khác tổ chức phải tuân theo, đồng thời chịu trách nhiệm đào tạo, hướng dẫn giám sát bên có liên quan việc thực quy trình Điều tránh việc số liệu tổ chức thường lưu giữ tản mạn, hệ thống lưu trữ cá nhân đơn lẻ dẫn đến mát mặt số liệu Việc có phận hay nhân viên chuyên trách giúp việc tổng hợp số liệu nhanh chóng thuận thiện thay phải trao đổi với phòng ban cán người số liệu riêng lẻ Việc phân bổ ngân sách thường xuyên ổn định để quản lý liệu thường bị xem nhẹ trình xây dựng dự án xây dựng kế hoạch hàng năm tổ chức Việc dẫn đến đứt quãng việc thu thập quản lý số liệu đồng thời đẩy chi phí giao dịch thực dự án cao so với dự định (ví dụ có hệ thống quản lý số liệu tốt, tổ chức có ngày để thu thập phân tích số liệu cần thiết, khơng có, bên phải nhiều thời gian kinh phí để thu thập tổng hợp lại số liệu dùng được) Đừng tiết kiệm thiết lập quản trị liệu cần có ngân sách phù hợp để đảm bảo khả lưu trữ, chất lượng, tính bảo mật liệu đào tạo cho cán tổ chức kĩ quản lý liệu 8 Đào tạo nâng cao lực cho cán Phần lớn cán tổ chức nghiên cứu NGOs thường khơng có kĩ quản lý số liệu Tổ chức cần xây dựng chương trình đào tạo từ cán tuyển dụng giúp cán hiểu rõ quy trình, nguyên tắc quy định thu thập, quản lý, lưu trữ số liệu mà tổ chức đề Ngoài ra, nâng cao lực cho cán việc cập nhật ứng dụng khoa học công nghệ công nghệ thông tin việc thu thập, xử lý làm sạch, quản lý lưu trữ số liệu giúp tiết kiệm chi phí quản lý nâng cao tính hiệu việc quản lý số liệu Cây rừng Entre Rios Ảnh chụp Cooke Vieira/CIFOR 9 Kết luận Quản lý số liệu hiệu đóng vai trị quan trọng việc vận hành hoạt động tổ chức Để xây dựng vận hành hệ thống quản lý số liệu hiệu cần có tầm nhìn mục tiêu quản lý rõ ràng, quy trình hệ thống toàn diện, đầu tư tài lẫn nguồn lực lâu dài ổn định Việc thu thập, nhập, lưu trữ quản lý số liệu có nhiều rủi ro sai sót cần có biện pháp chiến lược phịng tránh rõ ràng Tài liệu hi vọng cung cấp phần kiến thức để giúp bên việc quản lý số liệu có hệ thống hiệu 10 Tài liệu tham khảo Ainsworth Q 2020 Quản lý liệu California: JotForm Truy cập ngày 16 tháng 12 năm 2020: https://www.jotform.com/what-is-data-management/ Dallemand J 2019 Năm nguyên tắc quản lý số liệu bạn từ chối năm 2019 Tây Ban Nha: Datuminze Truy cập ngày 16 tháng 12 năm 2020: https://blog.datumize.com/5-datamanagement-principles-you-cant-ignore-in-2019 [IGGI] Intra-governmental Group on Geographic Information 2005 Nguyên tắc quản lý số liệu tốt London: Văn phịng phó thủ tướng Truy cập ngày 16 tháng 12 năm 2020: https://assets publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/14867/ Good_dataMan.pdf Rouse M 2019 Quản lý liệu quan trọng? Truy cập ngày 16 tháng 12 năm 2020: https://searchdatamanagement.techtarget.com/definition/data-management Tableau 2020 Năm bước để tạo chiến lược quản lý số liệu Truy cập ngày 16 tháng 12 năm 2020: https://www.tableau.com/learn/articles/data-management-strategy DOI: 10.17528/cifor/007888 Các báo cáo chuyên đề CIFOR bao gồm kết nghiên cứu sơ nâng cao vấn đề rừng khu vực nhiệt đới cần cơng bố vào thời điểm thích hợp để tạo thúc đẩy thảo luận Nội dung báo cáo rà soát nội chưa trải qua trình bình duyệt từ chuyên gia bên tổ chức Tài liệu xây dựng nhằm chia sẻ kinh nghiệm với nhà nghiên cứu nhà quản lý dự án quy trình lập kế hoạch, thiết kế, thu thập quản lý số liệu cho nghiên cứu xã hội học Tài liệu không đưa nguyên tắc yếu tố cần xem xét mà cung cấp ví dụ thực tiễn để giúp nhà nghiên cứu nhà quản lý dự án tránh khỏi sai lầm trình thu thập, quản lý xử lý số liệu Chương trình nghiên cứu CGIAR Rừng, Cây gỗ Nông lâm kết hợp (FTA) chương trình phát triển nghiên cứu lớn giới nhằm nâng cao vai trò rừng, gỗ nông lâm kết hợp với mục tiêu phát triển bền vững đảm bảo lương thực để ứng phó với biến đổi khí hậu CIFOR chủ trì nghiên cứu FTA mối quan hệ đối tác chiến lược với Bioversity International, CATIE, CIRAD, INBAR, ICRAF TBI Nghiên cứu hỗ trợ Quỹ đối tác CGIAR: cigar.org/funders/ cifor.org | forestsnews.cifor.org Trung tâm Nghiên cứu Lâm nghiệp Quốc tế (CIFOR) CIFOR thúc đẩy phồn vinh nhân loại, cải thiện bảo vệ môi trường thúc đẩy bình đẳng thơng qua tiến hành nghiên cứu sáng tạo, nâng cao lực bên đối tác, tích cực tham gia đối thoại với bên liên quan để hỗ trợ định hình sách thực tiễn tác động tới rừng người CIFOR tổ chức nghiên cứu thuộc liên minh CGIAR chủ trì chương trình nghiên cứu CGIAR Rừng, Cây gỗ Nông lâm kết hợp (FTA) Trụ sở CIFOR đặt Bogor, Indonesia văn phịng CIFOR có mặt Nairobi, Kenya; Yaounde, Cameroon; Lima, Peru Bonn, Germany