TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ NỘI BỘ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI

DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) Dự án Liên minh Châu Âu đồng tài trợ Phối hợp thực Dự án: IES, UNIOR, RCD SDRC TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ NỘI BỘ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI Đơn vị soạn thảo Trung tâm Nghiên cứu Tƣ vấn Công tác xã hội Phát triển cộng đồng (SDRC) Hà Nội, 2019 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) MỤC LỤC CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI/TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ 1.1 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN TRỊ NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ 1.2 SỰ CẦN THIẾT VÀ CÁC NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ TỔ CHỨC 1.3 BẠN LÀ NHÀ QUẢN TRỊ HAY NHÀ LÃNH ĐẠO? TÓM TẮT CHƢƠNG I CHƢƠNG 2: GÂY QUỸ VÀ HUY ĐỘNG NGUỒN LỰC 11 2.1 KHÁI NIỆM VÀ MỤC ĐÍCH CỦA GÂY QUỸ VÀ TÌM TÀI TRỢ 11 2.1.1 KHÁI NIỆM GÂY QUỸ VÀ TÌM TÀI TRỢ 11 2.1.2 MỤC ĐÍCH CỦA GÂY QUỸ VÀ TÌM TÀI TRỢ 11 2.1.3 CÁC NGUYÊN TẮC ĐẠO ĐỨC TRONG GÂY QUỸ VÀ TÌM TÀI TRỢ 12 2.1.4 TRÁCH NHIỆM CỦA NGO/NPO LIÊN QUAN ĐẾN KHOẢN TÀI TRỢ 12 2.1.5 MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC BÊN LIÊN QUAN 14 2.1.6 TRÁCH NHIỆM VỀ VIỆC TRUYỀN THÔNG, TIẾP THỊ VÀ THÔNG TIN CHO CỘNG ĐỒNG 15 2.1.7 BÁO CÁO CÁC CHI PHÍ TÀI CHÍNH VÀ GÂY QUỸ 17 2.1.8 LƢƠNG VÀ BỒI DƢỠNG 19 2.1.9 TUÂN THỦ LUẬT PHÁP QUỐC GIA 20 2.2 NHU CẦU CỦA TỔ CHỨC/CƠ QUAN KHI GÂY QUỸ 20 2.3 KỸ NĂNG GÂY QUỸ VÀ TÌM TÀI TRỢ 22 2.3.1 KỸ NĂNG GIAO TIẾP & THU THẬP THÔNG TIN 22 2.3.2 KỸ NĂNG PHỐI HỢP HÀNH ĐỘNG VỚI CÁC TỔ CHỨC VÀ CÁ NHÂN CÓ ẢNH HƢỞNG KHÁC TẠI CỘNG ĐỒNG (TẠO LIÊN MINH) 22 2.3.3 KỸ NĂNG XÂY DỰNG ĐỀ XUẤT VÀ THÔNG ĐIỆP GÂY QUỸ 22 2.3.4 KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 22 2.4 HUY ĐỘNG NGUỒN LỰC HƯỚNG DẪN NÀY NẰM TRONG SỐ CÁC HƯỚNG DẪN ĐƯỢC SOẠN THẢO THEO QUAN ĐIỂM CỦA NHÀ TÀI TRỢ DÀNH CHO CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI DÂN SỰ 24 TÓM TẮT CHƢƠNG 33 CHƢƠNG 3: QUẢN LÝ DỰA TRÊN KẾT QUẢ 34 3.1 KHÁI NIỆM QUẢN LÝ DỰA TRÊN KẾT QUẢ (RESULTS-BASED MANAGEMENT -RBM) 34 3.2 MỤC ĐÍCH VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA THEO DÕI/GIÁM SÁT TÁC ĐỘNG 34 3.3 PHÂN BIỆT THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ 35 3.4 KHUNG LOGIC VÀ CHUỖI TÁC ĐỘNG CỦA DỰ ÁN 36 3.4.1 KHUNG LOGIC CỦA DỰ ÁN 36 3.4.2 Chuỗi tác động Dự án 39 3.5 CHỈ SỐ/CHỈ BÁO VÀ CÁC LOẠI CHỈ SỐ/CHỈ BÁO 42 3.5.1 CHỈ SỐ/CHỈ BÁO 42 3.5.2 CÁC LOẠI CHỈ SỐ/CHỈ BÁO 43 3.5.3 DỮ LIỆU VỀ TÌNH TRẠNG BAN ĐẦU 44 3.6 TỔ CHỨC THU THẬP THÔNG TIN 45 3.6.1 CÁC CÂU HỎI CẦN TRẢ LỜI KHI TỔ CHỨC THU THẬP THÔNG TIN 45 3.6.2 PHƢƠNG PHÁP THU THẬP SỐ LIỆU 46 TÓM TẮT CHƢƠNG 47 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) CHƢƠNG 4: KỸ NĂNG XÂY DỰNG MẠNG LƢỚI 48 4.1 KHÁI NIỆM MẠNG LƢỚI VÀ XÂY DỰNG MẠNG LƢỚI 48 4.1.1 MẠNG LƢỚI (NETWOK) CÓ NHIỀU KHÁI NIỆM 48 4.1.2 XÂY DỰNG MẠNG LƢỚI (NETWORKING) 48 4.2 MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA VÀ LỢI ÍCH CỦA MẠNG LƢỚI 48 CÁC HÌNH THỨC MẠNG LƢỚI 49 4.3.1 MẠNG LƯỚI THEO CHIỀU NGANG 49 4.3.2 MẠNG LƯỚI THEO CHIỀU DỌC 49 4.3.3 SỐ THÀNH VIÊN VÀ MỐI QUAN HỆ: 49 4.4 XÂY DỰNG MẠNG LƢỚI 50 4.4.1 GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ: 50 4.4.2 GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG MẠNG LƢỚI 50 4.5 ĐÁNH GIÁ CÁC HOẠT ĐỘNG: 54 TÓM TẮT CHƢƠNG 56 CHƢƠNG 5: GIÁM SÁT VÀ LƢỢNG GIÁ 57 5.1 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN 57 5.1.1 THEO DÕI, GIÁM SÁT 57 5.1.2 KHÁI NIỆM LƢỢNG GIÁ: 57 5.1.3 ĐÁNH GIÁ ĐỘC LẬP (TỪ BÊN NGOÀI) 57 5.1.4 ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ/TỰ ĐÁNH GIÁ 57 5.2 GIÁM SÁT 58 5.3 LƢỢNG GIÁ 62 TÓM TẮT CHƢƠNG 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI/TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ 1.1 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN TRỊ NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ Khái niệm tổ chức: Trƣớc hiểu quản trị/ quản trị nội làm gì, cần làm sáng tỏ nội dung tổ chức Theo cách hiểu đơn giản tổ chức tập hợp ngƣời làm việc mục đích chung đƣợc xã hội thừa nhận Một tổ chức xếp có hệ thống ngƣời đƣợc nhóm lại với để đạt đƣợc mục tiêu cụ thể (Lê Chí An, 2017) Khái niệm quản trị/quản lý Quản trị, tiếng Anh governance, với ý nghĩa quản lý quản trị, nhƣng đƣợc dùng chủ yếu với nghĩa quản trị Có nhiều khái niệm khác Quản trị đƣợc đƣa ra, chƣa có thống hồn toàn định nghĩa Quản trị tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra họat động thành viên tổ chức, sử dụng nguồn lực nhằm đạt đến thành công mục tiêu đề  Mary Parker Follett cho “Quản trị nghệ thuật đạt mục đích thơng qua người khác” Định nghĩa nói lên nhà quản trị đạt đƣợc mục tiêu tổ chức cách xếp, giao việc cho ngƣời khác thực khơng phải hồn thành cơng việc (Lê Chí An, 2017, Quản trị CTXH, Nxb ĐH Quốc gia Tp.HCM, tr.35)  Theo quan điểm Koontz O‟Donnell: Quản trị thiết kế trì mơi trƣờng mà cá nhân làm việc với nhóm hồn thành nhiệm vụ mục tiêu định (Lê Chí An, 2017, Quản trị CTXH, Nxb ĐH Quốc gia Tp.HCM, tr.35)  James Stoner Stephen Robbins quan niệm: “Quản trị tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hoạt động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề ra” Từ tiến trình định nghĩa nói lên cơng việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát phải đƣợc thực theo trình tự định Khái niệm tất nhà quản trị phải thực hoạt động DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) quản trị nhằm đạt đƣợc mục tiêu mong đợi (Lê Chí An, 2017, Quản trị CTXH, Nxb ĐH Quốc gia Tp.HCM, tr.35) Từ khái niệm giúp nhận rằng, quản trị hoạt động liên tục cần thiết người kết hợp với tổ chức Đó trình nhằm tạo nên sức mạnh gắn liền vấn đề lại với tổ chức thúc đẩy vấn đề chuyển động chuyển biến Quản trị nội gì? Quản trị nội tổ chức tác động liên tục có tổ chức, có mục đích chủ thể quản trị tới đối tƣợng quản trị (tập thể ngƣời lao động) để sử dụng cách tốt tiềm hội tổ chức nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề theo luật định thông lệ xã hội Từ khái niệm ta thấy: Quản trị nội tổ chức khoa học đồng thời nghệ thuật liên quan đến việc phân bổ sử dụng nguồn lực (nhân lực, tài lực, vật lực) theo chƣơng trình điều kiện mơi trƣờng xác định nhằm thực mục tiêu tổ chức Quản trị tổ chức tổ chức phi phủ Trong định nghĩa quản trị, J Stoner S Robbins cung cấp cho câu trả lời câu hỏi quản trị gì? quản trị ai? Con ngƣời nguồn lực khác tổ chức đối tƣợng quản trị, cần hiểu rõ ràng khái niệm tổ chức Tổ chức xếp ngƣời cách có hệ thống nhằm thực mục đích Trƣờng học, bệnh viện, nhà thờ, quan nhà nƣớc tổ chức phi phủ ví dụ tổ chức Theo Chester I Barnard tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều ngƣời đƣợc kết hợp với cách có ý thức Nói cách khác, ngƣời ta hợp tác thoả thuận cách thức để phối hợp nỗ lực họ nhằm hoàn thành mục tiêu chung tổ chức đƣợc hình thành Theo nhà tâm lý học tổ chức có đặc điểm chung tất tổ chức là: Thứ nhất, kết hợp nỗ lực thành viên - Sự kết hợp nỗ lực nhân lên đóng góp cá nhân; Thứ hai, có mục đích chung - Một mục tiêu chung đem lại cho thành viên tổ chức tiêu điểm để tập hợp lại; Thứ ba, phân công lao động - Bằng cách phân chia cách hệ thống nhiệm vụ phức tạp thành công việc cụ thể, tổ chức sử dụng nguồn nhân lực cách có hiệu quả; Và thứ tư, hệ thống thứ bậc quyền lực - Nếu hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng phối hợp cố gắng thành viên khó khăn (nguồn: truy cập: http://voer.edu.vn/m/khai-niem-ve-tochuc/31dd111f, ngày 02/11/2018) Hộp 1: Khía cạnh tổ chức quản trị tổ chức phi phủ (NGO) Các tổ chức phi phủ (tiếng Anh: non-governmental organization–NGO) bao hàm tổ chức phi lợi nhuận, thuật ngữ thƣờng giới hạn để tổ chức xã hội văn hố mà mục tiêu khơng phải thƣơng mại hoạt động độc lập, bên tổ chức phủ Một điểm bật tổ chức NGO việc tổ chức tạo DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) hệ thống gắn kết mạng lƣới kết nối nhằm đẩy mạnh mục tiêu xã hội-văn hóa nhƣ bảo vệ mơi trƣờng thiên nhiên (ví dụ Greenpeace), khuyến khích việc tơn trọng quyền ngƣời (ví dụ Amnesty International), cải thiện mức phúc lợi cho ngƣời bị thiệt thịi Có nhiều định nghĩa khác NGO học giả khác nhƣ: NGO tổ chức phi lợi nhuận, hoạt động lợi ích nhóm cơng dân khác nhau; NGO tổ chức phi phủ, tổ chức tự nguyện ngƣời dân, tổ chức thuộc xã hội dân sự, tổ chức hỗ trợ cho việc tạo quyền lực cho ngƣời nghèo Có thể thấy quản trị tổ chức tổ chức phi phủ đƣợc xem trình định hay trình thực thi định tổ chức Từ khái niệm đúc kết nhƣ sau: Quản trị tổ chức tập trung vào cấu quy trình tổ chức nhằm đảm bảo cơng bằng, tính minh bạch, tính trách nhiệm tính giải trình Quản trị tổ chức đƣợc đặt cấp độ cao nhằm đảm bảo tổ chức đƣợc quản lý theo cách để thực tầm nhìn sứ mệnh tổ chức Các yếu tố tạo nên hệ thống quản trị tổ chức tốt: i Sự tham gia: Quá trình định tổ chức nên có tham gia nhiều ngƣời để đảm bảo tính xác khách quan ii Nền tảng luật lệ: Quá trình định tổ chức nên dựa vào hệ thống quy định đƣợc soạn thảo cẩn thận dành cho tổ chức đó, đồng thời đảm bảo tuân thủ luật pháp nhà nƣớc ban hành iii Minh bạch: Tất quy trình xét duyệt, định cần đƣợc cơng khai cho thành phần có liên quan iv Hiệu quả: Các định tổ chức đƣợc đƣa tinh thần tính tốn đến việc tận dụng tất nguồn lực có sẵn ngồi tổ chức v Cơng bằng: Hệ thống quy định có tính đến cơng bằng, bình đẳng tổ chức cho nam nữ Sự đồng thuận: Các định đƣa để thực phải chiếm đƣợc đồng thuận cao tổ chức Chịu trách nhiệm: Phân chia trách nhiệm rõ ràng cho cấp bậc định vi vii 1.2 SỰ CẦN THIẾT VÀ CÁC NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ TỔ CHỨC Vì quản trị hoạt động cần thiết tổ chức? Không phải tổ chức tin ngƣời ta làm việc với tốt với thỏa mãn cá nhân nhiều hơn, khơng có nhà quản trị Họ viện dẫn hoạt động theo nhóm lý tƣởng nhƣ nỗ lực „đồng đội‟ Tuy nhiên họ không nhận hình thức sơ DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CƠNG NHÂN (ECOW) đẳng trị chơi đồng đội, cá nhân tham gia trị chơi có mục đích rõ ràng nhóm nhƣ mục đích riêng, họ đƣợc giao phó vị trí, họ chấp nhận qui tắc/luật lệ trò chơi thừa nhận ngƣời khởi xƣớng trị chơi tuân thủ hƣớng dẫn ngƣời Điều nói lên quản trị thiết yếu hợp tác có tổ chức Thật vậy, quản trị hoạt động cần thiết phải đƣợc thực ngƣời kết hợp với tổ chức nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung Hoạt động quản trị hoạt động phát sinh ngƣời kết hợp với thành tập thể, cá nhân tự làm việc sống khơng có hoạt động quản trị Khơng có hoạt động quản trị, ngƣời tập thể khơng biết phải làm gì, làm lúc nào, nhƣ công việc diễn cách lộn xộn Quản trị nhằm tạo lập trì mơi trƣờng nội thuận lợi nhất, cá nhân làm việc theo nhóm đạt đƣợc hiệu suất cao Khi ngƣời hợp tác lại với tập thể làm việc, biết quản trị triển vọng kết cao Hoạt động quản trị cần thiết để đạt đƣợc hai mục tiêu trên, ngƣời ta quan tâm đến hiệu chừng hoạt động quản trị đƣợc quan tâm mức Nhƣ vậy, Quản trị tổ chức công việc đặt cho tổ chức nhằm đạt đƣợc mục tiêu hiệu hoạt động Đó việc thiết kế trì mơi trƣờng làm việc mà đó, cá nhân nhóm hồn thành tốt công việc Bên cạnh việc huy động nguồn lực tài chính, vật chất, nhân lực thơng tin để quản trị tổ chức việc xây dựng hệ thống văn quản lý làm sở cho quản trị điều thiết yếu Do đó, nội dung quản trị tổ chức thƣờng bao gồm: Quản trị nguồn nhân lực; Quản trị tài chính; Quản trị rủi ro 1.3 BẠN LÀ NHÀ QUẢN TRỊ HAY NHÀ LÃNH ĐẠO? Có thể xem xét chức quản trị với 04 nhiệm vụ trọng tâm nhà quản trị nhƣ sau: HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC LÃNH ĐẠO KIỂM SOÁT Dẫn đến Xác định mục tiêu, thiết lập chiến lƣợc Xác định cần Định hƣớng – Giám sát Đạt đƣợc làm, làm nhƣ thúc đẩy tất hoạt động để mục đích DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) triển khai chƣơng trình chi tiết để phối hợp hoạt động làm thành viên bảo đảm hồn tổ chức đề có liên quan thành kế giải hoạch đề mâu thuẫn Nhƣ lãnh đạo hành động, chức khơng phải chức vụ Chìa khóa cho lãnh đạo thành cơng SỰ ẢNH HƢỞNG khơng phải QUYỀN LỰC Nói cách khác, lãnh đạo thiên việc kích thích, gây cảm hứng cho bạn cho ngƣời khác để làm đƣợc việc vƣợt lên khả ngƣời Sự khác lãnh đạo quản lý (Nguồn: https://www.slideshare.net/BillQuy/lap-kehoachvatrienkhaicongviec) Chân dung Nhà lãnh đạo Nhà Quản trị Mỗi tổ chức có mục tiêu nội dung công việc khác nhƣng nhìn chung dù tổ chức cơng việc quản trị chủ yếu xoay quanh trục định lĩnh vực hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra kiểm soát số hoạt động hỗ trợ khác Cịn cơng việc ngƣời lãnh đạo hiệu phải tạo lan truyền lửa nhiệt tình, chuyển tải ý tƣởng sang cho ngƣời khác hành động DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) NHÀ LÃNH ĐẠO NHÀ QUẢN TRỊ trọng đến: động đến: Nghệ thuật Kỹ Con ngƣời tình huống, mơi trƣờng cụ thể Cơ chế vận hành: công việc – máy – quy trình có tính khn mẫu Uy tín – Sức thuyết phục đƣợc ngƣời khác Quyền lực dựa vào chức vụ Dùng sức ảnh hƣởng khơi gợi tinh thần nhiệt tình, hứng thú, say mê cơng việc Dùng thị, mệnh lệnh từ qui chế, qui định tổ chức Đổi mới, đột phá Sự ổn định – trì trật tự định sẵn Làm cho ngƣời trí việc cần phải làm Làm cho ngƣời hồn thành nhiệm vụ Ủy quyền, khích lệ tính chủ động Kiểm sốt – kiểm tra, giám sát điều chỉnh Tóm lại, Quản trị tổ chức/ quản trị nội công việc đặt cho tổ chức nhằm đạt đƣợc mục tiêu hiệu hoạt động Đó việc thiết kế trì mơi trƣờng làm việc mà đó, cá nhân nhóm hồn thành tốt cơng việc Bên cạnh việc huy động nguồn lực tài chính, vật chất, nhân lực thơng tin để quản trị tổ chức việc xây dựng hệ thống văn quản lý làm sở cho quản trị điều thiết yếu TÓM TẮT CHƢƠNG I Chƣơng I giúp cho ngƣời học/đọc giả có nhìn tổng quan nội dung liên quan đến tảng khoa học quản trị với điểm nhƣ sau:  Trƣớc hết hệ thống khái niệm nhƣ: Thế tổ chức? Các đặc điểm tổ chức; Khái niệm quản trị/quản lý sau khái niệm quản trị tổ chức Quản trị tổ chức tổ chức phi phủ  Chƣơng nói cần thiết quản trị tổ chức nội dung cần quản trị nhấn mạnh quản trị khoa học DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) nghệ thuật  Cuối tranh tổng quát khác biệt nhà quản trị nhà lãnh đạo nhằm giúp cho ngƣời học nhận biết rõ ràng công việc nhiệm vụ nhà quản trị 10 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CƠNG NHÂN (ECOW) - Mục đích: Bầu chọn Ban thƣ ký, gồm khoảng 5-7 ngƣời (trong thiết phải có NVXH vài thành viên nhóm nịng cốt – Ban thƣ ký ngƣời làm nhiệm vụ tạo thuận lợi, kết nối, tác động ngƣời điều hành); Thảo luận quy chế hoạt động kế hoạch hoạt động - Sau buổi họp coi nhƣ mạng lƣới hình thành Ban thƣ ký làm thủ tục báo cáo với hội đoàn đỡ đầu để thức hố mạng lƣới - Thí dụ: Hiện TPHCM có mạng lƣới nhƣ: Mạng lƣới bảo vệ quyền trẻ em; mạng lƣới Bảo vệ Chăm sóc TE; Mạng lƣới ngƣời khuyết tật; Mạng lƣới NVXH (CLB NVXH); Mạng lƣới Nhóm nghiên cứu lao động phía Nam Đây mạng lƣới có quy mô rộng lớn cấp tỉnh thành - Kiến thức xây dựng mạng lƣới module có nội dung tổng quát áp dụng chung cho việc xây dựng mạng lƣới; nhiên khuôn khổ lớp học việc xây dựng mạng lƣới nhắm nhiều đến mạng lƣới có quy mơ nhỏ, hoạt động cấp sở nhƣ khu phố, xã/phƣờng quận/huyện… Xây dựng kế hoạch hoạt động  Mục tiêu kết đạt đƣợc cho lĩnh vực hoạt động/hoặc theo giai đoạn thời gian Mục đích mạng lƣới đạt đƣợc mục tiêu đạt đƣợc  Cần có thời gian để có đƣợc trí chung thành viên mục đích mục tiêu  Mục tiêu phải bảo đảm rõ ràng, cụ thể, đo lƣờng đƣợc, đạt đƣợc thời gian xác định  Khơng có mạng lƣới mang lại tất thứ cho ngƣời Vì nhiều mạng lƣới đƣợc hình thành đi, thành viên tăng giảm, nhƣng mục đích mục tiêu ln phát triển  Thay đổi ƣu tiên hoạt động mạng lƣới ƣu tiên thân thành viên thay đổi Do cần rà sốt lại mục tiêu mạng lƣới định kỳ để đánh giá tiến độ đạt đƣợc xem mục tiêu cịn phù hợp hay khơng Các mạng lƣới cần đƣợc chuẩn bị để tiến triển theo thời gian thay đổi mục tiêu tình hình thay đổi  Các thành viên cần có quyền lợi mục tiêu chung, có quan tâm hoạt động cụ thể, có mong muốn đƣợc đóng góp, có ý thức trách nhiệm, tơn trọng mạng lƣới, có niềm tin tƣởng vào ngƣời lãnh đạo, vào thành công khả tƣơng lai  Các thành viên cần nhận thức đƣợc họ phần nhóm, chia sẻ mục đích chung có quyền lợi nhƣ trách nhiệm Quan niệm cần đƣợc thừa nhận, ủng hộ nuôi dƣỡng nhƣ sở nội dung mạng lƣới  Các thành viên cần nhận thức đƣợc họ phần nhóm, chia sẻ mục đích chung có quyền lợi nhƣ trách nhiệm Quan niệm cần đƣợc thừa nhận, ủng hộ nuôi dƣỡng nhƣ sở nội Xây dựng hoạt động để đạt mục tiêu  Cần đƣa hoạt động cụ thể: hoạt động gì; thời điểm thực hiện; ngƣời/tổ chức chịu trách nhiệm chính, ngƣời/tổ chức tham gia; đối tƣợng đích nhắm đến; phƣơng 52 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) thức triển khai; phƣơng tiện, vật liệu, tài chánh cần có gì/ bao nhiêu, lấy từ đâu có  Các hoạt động cụ thể hội/phƣơng tiện/môi trƣờng để thành viên chia sẻ tƣơng tác lẫn Sức mạnh mạng lƣới đƣợc trì phát triển thơng qua hoạt động chung cụ thể kế hoạch  Trong giai đoạn đầu mạng lƣới, dù mục đích chủ yếu mạng lƣới nâng cao chất lƣợng sống đối tƣợng xã hội thông qua việc phát huy nguồn lực Vì vậy, nói giai đoạn đầu hoạt động vận động nguồn lực: ngƣời, chun mơn, vật chất, tài Có thêm thứ hoạt động chăm sóc đối tƣợng xã hội mạng lƣới đƣợc nâng cao  Thành viên mạng lƣới thƣờng ổn định, kế hoạch hoạt động nên kế hoạch ngắn: tháng đến năm Thực xong kế hoạch cần đánh giá xây dựng kế hoạch Những kế hoạch ban đầu việc vận động nguồn lực, tổ chức chăm lo an sinh xã hội, cần có hoạt động để tạo thu hút, gắn kết thành viên  Quá trình đƣa định, lựa chọn hoạt động mạng lƣới phƣơng tiện thực chúng cần mang tính dân chủ cho phép thành viên thấy đƣợc họ tham gia tồn tiến trình Thí dụ: Hoạt động Lập tổ tình nguyện viên Tổ chức đêm văn nghệ từ thiện Tổ chức hội chợ bán hang giá sỉ Lập kế hoạch dự án xin hỗ trợ Thời gian Đối tƣợng đích Tháng 6- Sinh viên, học sinh 7/2012 cấp Tháng 8- Cơ quan, xí nghiệp 9/2012 phƣờng Tháng/lần ngƣời giả dân Tháng Chăm sóc trẻ nghèo 11/2012 trẻ khuyết tật lần vào Dân Phƣờng Tháng nhà lân cận 12/2012 Tổ chức trại Trƣớc Tết ÂL Thành viên mạng giao lƣu, đánh lƣới giá cuối năm Cách thực Nhân chịu trách nhiệm Tổ chức trại để Thành viên đoàn vận động đoàn viên Nhờ đội văn nghệ Thanh viên PN Phƣờng Huyện CB, hội viên hỗ trợ Cty, XN Trƣởng ban thƣ ký INGO (BTK) thành viên làm kinh tế Mời gọi Cty Trƣởng BTK tham gia thành viên mạng lƣới Địa điểm tập BTK đóng vai chủ thể chọn Kinh phí chốt tự đóng góp Kế hoạch có mục tiêu: Gây quỹ để hoạt động Hoạt động 1: Khơng cần kinh phí Hoạt động 2: Nhờ mạnh thƣờng quân cho mƣợn vốn, thu hồi trả Hoạt động 3: Mƣợn địa điểm Phƣờng, thuê rạp bàn trƣng bày hàng hố Thu phí sạp bán hàng Tổ chức giữ xe cho khách hàng Cần chi phí bandrole văn phòng phẩm Hoạt động 4: Lập dự án, gởi hồ sơ xin hỗ trợ … Kế hoạch thứ 2: Vẫn tiếp tục vận động nguồn lực bắt đầu tổ chức hoạt động ASXH – chăm sóc đối tƣợng xã hội Thí dụ: 53 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CƠNG NHÂN (ECOW) Lo bữa ăn cho ngƣời già cô đơn Trợ cấp học nghề cho niên khuyết tật lực vận động học nghề Giúp vốn làm ăn cho phụ nữ nghèo Tiến hành hoạt động hỗ trợ trẻ em nghèo khuyết tật     Thực hoạt động với tham gia giám sát thành viên mạng lƣới  Trong thực hoạt động Ban thƣ ký cần chuẩn bị chu đáo mặt Bất hoạt động có nhiều việc từ nhỏ đến quan trọng Ban thƣ ký cần mời gọi, phân công thành viên, lực lƣợng tình nguyện viên… tham gia thực nhƣ kiểm tra, giám sát công việc từ lúc chuẩn bị đến hoàn thành  Việc tổ chức thực hoạt động cần quan tâm đến yếu tố thời điểm, thời lƣợng, địa điểm…để đa số thành viên tham gia, vừa tạo động lực, khí thế, gắn kết vừa hạn chế so bì xảy Sự tham gia thành viên có uy tín, địa vị xã hội yếu tố kích thích thành viên khác tham gia  Các lĩnh vực giám sát gồm: tiến độ, quy trình, phƣơng pháp thực hiện, kết quả, hài lòng ngƣời thụ hƣởng…  Thƣờng phần lớn hoạt động mạng lƣới diễn thời ngắn vừa giám sát vừa hỗ trợ bổ sung, điều chỉnh tinh thần đồng phát điều không hay xảy thực hoạt động đợi báo cáo, rút kinh nghiệm để điều chỉnh vào lần sau  Việc giám sát nhằm để hỗ trợ, điều chỉnh hoạt động, giúp chúng đạt hiệu quả; hoạt động mạng lƣới hoạt động tự nguyện cộng đồng, nên việc kiểm tra, giám sát phải khéo léo 4.5 Đánh giá hoạt động:  Sau hoạt động, Ban thƣ ký tổ chức đánh giá nhanh hoạt động theo cách xin nhận xét số thành viên tham gia (thuộc mạng lƣới) số ngƣời hƣởng lợi từ hoạt động Sau tổng hợp thơng báo kết quả, đồng thời báo cáo kết thu chi cảm ơn tất cá nhân/tổ chức tham gia, hỗ trợ  Cuối kế hoạch nên tổ chức đánh giá tất hoạt động thực Vì thƣờng điều kiện nhân lực, tài lực mạng lƣới hạn chế nên việc đánh giá cần thực gọn nhẹ, tốn thời gian, cơng sức, kinh phí Có thể tổ chức thu thập thơng tin kết hợp họp thƣờng kỳ, chuyến dã ngoại…  Ban thƣ ký chuẩn bị nội dung, công cụ đánh giá phù hợp với điều kiện thời gian quý báu hạn chế thành viên  Nội dung đánh giá gồm hoạt động gì, thực nhƣ nào, ƣu hạn chế, kết đạt đƣợc, tham gia thành viên ngƣời hƣởng lợi… Một số lƣu ý:  Hiện phƣơng tiện thông tin liên lạc nhanh tiện lợi, thành viên mạng lƣới bận rộn; cần hạn chế họp hội trực diện mà thay vào việc liên hệ, trao đổi thông tin qua email, điện thoại, họp cần thiết Dù vậy, khơng có nghĩa tham gia mạng lƣới đóng góp tài chánh gặp gỡ toàn thể mạng Ban thƣ ký cần lƣu ý khéo léo vận động thành viên tham gia trực tiếp cho dù không thƣờng xuyên 54 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW)  Các thành viên mạng lƣới giúp thiết lập mối liên hệ nhóm địa phƣơng thúc đẩy hoạt động triển khai  Các thành viên cần đƣợc trân trọng đối xử ngang Một trân trọng đáng lơ với ngƣời hay nhóm ngƣời dễ tạo ganh tỵ, mặc cảm đoàn kết mạng lƣới NVXH cần lƣu ý điều dễ xảy có tham gia, đóng góp nhiều Hoặc tập thể khó tránh khỏi có ngƣời thích trội, ngƣời lại khiêm nhƣờng…  NVXH cần lƣu ý tôn trọng tạo thuận lợi để thành viên tôn trọng yếu tố tơn giáo, sắc tộc, giới tính, tuổi tác, hồn cảnh kinh tế, đặc tính nghề nghiệp thành viên  Đặc biệt Ban thƣ ký NVXH cần lƣu ý việc xếp, lƣu trữ quản lý hồ sơ liên quan đến hoạt động mạng lƣới Ví dụ: danh sách, địa chỉ, điện thoại …của thành viên, nhóm tình nguyện, nhà hảo tâm; biên họp mạng lƣới, họp Ban thƣ ký; kế hoạch làm việc; hồ sơ thu chi tài chánh, nguồn lực vật chất; ghi chép hoạt động… 55 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) TÓM TẮT CHƢƠNG Chƣơng nhằm cung cấp kiến thức kỹ xây dựng mạng lƣới, liên kết cá nhân, nhóm, tổ chức bên cộng đồng để tăng khả nguồn lực giải vấn đề cộng đồng; đồng thời cung cấp kiến thức huy động, tích góp, phát huy nguồn lực để thực dự án hiệu Chƣơng trình bày hai nội dung về:  Mạng lƣới nhóm mở rộng ngƣời có lợi ích hay mối quan tâm họ có tƣơng tác trì mối liên hệ khơng thức với để giúp đỡ, hỗ trợ lẫn Nội dung trọng tâm liên quan đến mạng lƣới đƣợc trình bày cụ thể qua 04 nội dung: Khái niệm mạng lƣới xây dựng mạng lƣới; Mục đích, ý nghĩa lợi ích mạng lƣới; Các hình thức mạng lƣới Các giai đoạn bƣớc xây dựng mạng lƣới  Về vận động nguồn lực hoạt động nhóm nhân viên chun nghiệp nịng cốt tổ chức chuyên xây dựng phong trào xã hội nhằm mang lại tiền, hỗ trợ, quan tâm truyền thơng, liên minh với ngƣời có quyền lực cải tiến hệ thống tổ chức cộng đồng Phần trình bày nội dung cụ thể gồm: Khái niệm vận động nguồn lực; Các dạng nguồn lực Các hình thức vận động nguồn lực 56 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CƠNG NHÂN (ECOW) CHƢƠNG 5: GIÁM SÁT VÀ LƢỢNG GIÁ 5.1 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN 5.1.1 Theo dõi, giám sát Khái niệm giám sát: Giám sát – hệ thống theo dõi liên tục hay định kỳ – giúp ngƣời có trách nhiệm xem xét, theo dõi tiến độ hoạt động, việc sử dụng tài nguyên, liên kết, phối hợp phận công tác, nhằm kịp thời điều chỉnh thiếu sót, trục trặc… hầu đảm bảo cung ứng đầu vào, lịch biểu công việc, đầu hoạt động đƣợc tiến hành theo kế hoạch định Thí dụ: Giám sát hoạt động tiết kiệm tín dụng là: – theo dõi, hỗ trợ cho ngƣời dân vay vốn làm ăn đạt hiệu quả, – giúp cho thành viên ban điều hành nhóm xem xét, theo dõi tiến độ hoạt động, việc sử dụng vốn, – nhằm kịp thời điều chỉnh thiếu sót, trục trặc xảy ra, để đảm bảo việc thực dự án tín dụng đƣợc tốt Giám sát xem xét, theo dõi, liên tục hay định kỳ hoạt động dự án để phản ảnh điều chỉnh kịp thời thiếu sót để đảm bảo cung ứng đầu vào, lịch biểu công việc, đầu hoạt động tiến hành theo kế hoạch định 5.1.2 Khái niệm lƣợng giá: Lƣợng giá phân tích thẩm định dự án chi tiết theo định kỳ Những lƣợng giá đƣợc tổ chức thời gian thực dự án theo định kỳ: tháng, năm, cuối kỳ 5.1.3 Đánh giá độc lập (từ bên ngoài) Là đánh giá theo yêu cầu nhà quản lý chƣơng trình, đƣợc quản lý tiến hành quan không thuộc chƣơng trình ngƣời đánh giá độc lập từ bên ngồi chƣơng trình Đối với hình thức đánh giá này, ngƣời quản lý chƣơng trình yêu cầu ngƣời đánh giá độc lập thiết kế, quản lý và/hoặc tiến hành đánh giá, vai trị ngƣời quản lý chƣơng trình “ngƣời bị đánh giá” Đánh giá độc lập theo yêu cầu hữu ích cho nhà quản lý chƣơng trình mong muốn cải thiện chất lƣợng thực chƣơng trình sở đánh giá khách quan, chúng đƣợc dùng để hỗ trợ việc định cấp quản lý 5.1.4 Đánh giá nội bộ/tự đánh giá Là đánh giá tự chọn, không bắt buộc đƣợc nhà quản lý chƣơng trình tự tiến hành mục đích riêng họ Đánh giá đề cập đến vấn đề nằm phạm vi Đánh giá nội /Tự đánh giá bắt buộc Mặc dù nhà quản lý ký hợp đồng với tƣ vấn chuyên gia bên hỗ trợ để thực hiện, đánh giá bị coi đánh giá bên tự đánh giá nhà quản lý chƣơng trình chịu trách nhiệm 57 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) 5.2 GIÁM SÁT LỢI ÍCH CỦA GIÁM SÁT          Nhận diện thiếu sót kịp thời trƣớc trễ Điều chỉnh lại đầu tƣ, hoạt động để giúp dự án hoạt động có suất hiệu Giúp dự án đạt đƣợc mục tiêu đề cách hiệu Quản lý hoạt động có hiệu Thơng tin đến ngƣời dân hoạt động dự án Vận động cộng đồng hoạt động Nhận dạng nguy cao gây cản trở việc thực mục tiêu Tạo thuận lợi việc thực hoạt động có trọng tâm phục vụ nhu nhu cầu đối tƣợng Nhằm biện hộ vận động nguồn tài nguyên cộng đồng CÁC LĨNH VỰC GIÁM SÁT        Các công việc thực so với dự án Chi phí: · Chi phí thực so với chi phí dự trù · Các chế độ sách · Tính hiệu sử dụng kinh phí Tính hiệu phần dự án Sự hợp tác, liên kết phối hợp bên Sự tin tƣởng tƣơng tác lẫn Sự ủy nhiệm, phân công va theo dõi giám sát phận Cần phải làm để thay đổi với kế hoạch ban đầu có tình bất ngờ MỘT SỐ KHĨ KHĂN THƢỜNG GẶP PHẢI TRONG GIÁM SÁT       Chỉ nhấn mạnh chi phí, bỏ qua thời biểu hoạt động kỹ thuật Các thủ tục giám sát bị phản đối khơng đƣợc đồng tình Thơng tin báo cáo khơng xác khơng tồn diện Thái độ bảo thủ dẫn đến thông tin bị thành kiến, thiên lệch Ngƣời quản lý tránh vấn đề gây tranh cải Các chế báo cáo thông tin kế toán bị sai lệch MỘT SỐ ĐIỀU CẦN LƢU Ý KHI GIÁM SÁT      Biết lắng nghe Biết quan sát Cùng tìm hiểu tình hình Giảm lo âu phản ứng tự vệ Thái độ khách quan trung thực 58 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW)  Đặt câu hỏi làm rõ vấn đề CÁC HÌNH THỨC GIÁM SÁT         Dự họp báo cáo định kỳ Phê duyệt dự toán toán Tham khảo báo cáo định kỳ, tài liệu sẳn có Quan sát, tham quan trƣờng Lập bảng theo dỏi diễn biến cơng việc Thăm dị ý kiến bên, lắng nghe Phân tích giải pháp Trao đổi khơng thức trị chuyện thân mật CƠ CHẾ GIÁM SÁT Muốn thực tốt công tác giám sát cần có máy giám sát đƣợc phân cơng trách nhiệm quy chế làm việc rõ ràng Bộ máy phải nắm vững họat động dự án để đề kế họach sọan thảo công cụ giám sát phù hợp với lực cán giám sát cấp từ sở đến cấp cao xã, huyện tỉnh chẳng hạn Thí dụ 1: Dự án WIND (Giáo dục hành động giữ gìn vệ sinh môi trƣờng lao động) Cần Thơ máy giám sát cấp tỉnh có CB chuyên trách (của Trung tâm Sức khỏe lao động Cần Thơ), cấp huyện huyện có bác sĩ đảm trách (Bs Trung tâm Y tế huyện kiêm nhiệm), cấp xã Phó chủ tịch phụ trách văn xã xã cán trạm y tế xã phụ trách giám sát (kiêm nhiệm), cấp ấp có trƣởng ấp giám sát cấp sở có trƣởng nhóm tình nguyện viên giám sát Dự án có mẫu giám sát in sẵn với nội dung phù hợp cho cấp Việc thu thập thông tin thời gian, hình thức báo cáo kết giám sát có quy định theo cấp Thí dụ 2: MẪU BÁO CÁO THEO DÕI TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Tên dự án: Ngày báo cáo: Ngƣời báo cáo: Công việc Chỉ báo Kết Ý kiến Mục tiêu Những trở ngại: 59 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) Ý kiến chung: Giám sát viên, HỆ THỐNG BÁO CÁO - Báo cáo tiến độ Báo cáo tiến độ ghi chép phân tích q trình thực dự án đề giải pháp lúc Sự khác biệt biên báo cáo chỗ biên cung cấp thơng tin, cịn báo cáo dùng thơng tin để phân tích - Báo cáo tiến độ bao gồm bƣớc nhƣ sau: Thông tin (ghi chép thông tin dự án)  Phân tích (báo cáo)  Rút kết luận  Ra định  Đề xuất  Thay đổi  Điều chỉnh thời biểu  Xem xét lại  Chiến lƣợc  Lập kế hoạch cho tƣơng lai Không thể đƣa vào báo cáo phần lớn thơng tin đƣợc ghi chép thƣờng xun (ví dụ với dự án sức khỏe sinh sản hay kế hoạch hóa gia đình (KHHGĐ), phiếu bệnh nhân sổ theo dõi bệnh nhân, bảng kê phƣơng tiện tránh thai, biên thực tế, v.v), phải chọn lọc thơng tin, tóm lƣợc, thống kê, vv Có thể tính tốn tỉ lệ bình qn, trung bình cộng, v.v chúng có ý nghĩa giúp ngƣời ta hiểu đƣợc vấn đề (xem thêm Phụ lục 2) Báo cáo dự án KHHGĐ cần số liệu thống kê sau:  Những ngƣời chấp nhận tránh thai  Những ngƣời tiếp tục sử dụng phƣơng tiện tránh thai  Khối lƣợng phƣơng tiện tránh thai  Kết đạt đƣợc so với tiêu khoảng thời gian báo cáo  Số lần vãng gia  Những thông tin khác Thông thƣờng cán kiểm tra có nhiệm vụ kiểm tra xem thơng tin ghi chép ban đầu có xác khơng, có sai sót khơng báo cáo dựa vào thơng tin có khớp với thơng tin ghi biên hay khơng 60 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) Báo cáo tiến độ dự án văn mơ tả q trình thực dự án khoảng thời gian (1 tháng, tháng, tháng, năm) Báo cáo tiến độ đƣợc gọi biên ghi chép trình thực hay báo cáo mơ tả Mục đích chuẩn bị báo cáo tiến độ nhằm:  Xác định xem kế hoạch công việc dự án làm đƣợc tới đâu  Xác định xem có đạt gần tới mục tiêu hay không Cần làm báo cáo tiến độ, chúng:  Giúp tổ chức thực dự án quan tài trợ đƣợc thơng tin tình hình dự án  Giúp cho tổ dự án nắm rõ tồn q trình thực dự án  Cho thấy chất lƣợng khối lƣợng công việc làm đƣợc  Là sở để tổ chức định tƣơng lai  Giúp quan tài trợ, tổ chức thực dự án tổ dự án theo dõi lƣợng giá dự án  Giúp chủ nhiệm dự án ban điều hành dự án đề xuất kịp thời bổ sung kinh phí (nếu phải cần thêm kinh phí), hay xin hỗ trợ kỹ thuật xin thêm nhân viên Trách nhiệm làm báo cáo tiến độ: Chủ nhiệm dự án ngƣời viết báo cáo tiến độ sau tham khảo tổ dự án vào biên có sẵn Các cơng việc viên gạch xây dựng nên dự án, biên viên gạch xây dựng nên báo cáo tiến độ dự án Lƣợng giá >    Báo cáo tiến độ    Dữ liệu/ Ghi chép (gạch xây dựng nên báo cáo) án) Mục tiêu    Thiết kế dự án    Các công việc (gạch xây dựng nên dự Phần lớn tổ chức tài trợ có sẵn mẫu báo cáo tiến độ dự án Dù theo phƣơng thức nữa, báo cáo tiến độ thƣờng bao gồm đề mục sau đây:  Dẫn nhập/ bối cảnh (cho báo cáo lần đầu; với báo cáo tiếp sau, tóm lƣợc làm đƣợc từ lần báo cáo trƣớc)  Lịch trình hay kế hoạch công việc khoảng thời gian từ báo cáo trƣớc  Tóm lƣợc cơng việc làm đƣợc so với kế hoạch công việc lý làm đƣợc, chƣa làm đƣợc lý sao, vấn đề/ khó khăn gặp phải giải pháp, v.v  Phân tích hay nhận xét nhằm giải thích thành cơng thất bại khoảng thời gian từ báo cáo trƣớc (ví dụ có việc sớm mang lại kết quả, có việc lại bị chậm trễ không mang lại kết quả)  Mô tả việc làm nhƣng không nằm kế hoạch định, lý chúng có ích cho dự án hay không  Minh họa số liệu thống kê hay biểu đồ thấy cần thiết 61 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CƠNG NHÂN (ECOW)  Tóm lƣợc tình hình tài chánh tổ chức tài trợ yêu cầu Báo cáo tài chánh thƣờng theo mẫu có sẵn  Nếu cần, nêu lên đề xuất để điều chỉnh hay cải tiến dự án tƣơng lai sở diễn thời gian từ báo cáo trƣớc (ví dụ cơng việc cần phải làm, cần thêm kinh phí cho số hạng mục đó, có sẵn kinh phí khơng? Dự án bị điều chỉnh khác nhƣ so với dự án ban đầu tổ chức tài trợ có chấp nhận điều chỉnh khơng?)  Kết luận, cần  Phụ lục: Hình ảnh hoạt động Nếu dự án đƣợc thực theo kế hoạch cơng việc đƣợc đề rõ ràng, chuẩn bị báo cáo chi tiết Sau mẫu báo cáo: Mẫu báo cáo tiến độ dự án Công việc Khởi hồn Tình hình Nhận xét tất theo kế hoạch thực Những việc có (Theo kế hoạch, Khởi hoàn tất Ở cột này, ghi lý kế hoạch thực tế, kế hoạch giải thích tình hình kế hoạch hai) thực hiện, ví dụ: Khởi trễ Hồn tất trễ Trễ Ngoài kế hoạch, nhƣng thực Đơi mẫu báo cáo thêm cột cơng việc tƣơng ứng với chi phí theo dự án Tuy nhiên, báo cáo tiến độ báo cáo tài chánh thƣờng phải hai báo cáo tách biệt hai phần tách biệt báo cáo chung Đơi gộp chung báo cáo tiến độ báo cáo tài chánh vào báo cáo Nếu vậy, thêm cột với nội dung “cơng việc hồn tất phạm vi kinh phí định”, “ít kinh phí định”, “vƣợt kinh phí định” Nên làm báo cáo hàng tháng để sử dụng nội bộ, chúng khơng có lợi cho tổ dự án để thực dự án tốt hơn, mà giúp viết báo cáo tháng, tháng hay báo cáo năm đƣợc dễ dàng 5.3 LƢỢNG GIÁ Khái niệm: Lƣợng giá phân tích thẩm định dự án chi tiết theo định kỳ Mục đích lƣợng giá: - Để đánh giá tiến dự án - Để đánh giá hiệu sử dụng tài nguyên - Để phát khiếm khuyết, sai sót cần thay đổi - Để tìm học kinh nghiệm cho kế hoạch/ dự án tƣơng lai Lợi ích lƣợng giá: - Lƣợng giá giúp cải tiến dự án, cải tiến hoạt động có liên quan giúp sử dụng tốt chi phí tài nguyên - Lƣợng giá giúp ngƣời dân học tập từ kinh nghiệm để cải tiến phƣơng pháp, kết dự án thực nhƣ cho dự án tƣơng lai 62 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) - Tăng cƣờng cơng tác kế tốn - Cung cấp thơng tin để tạo hiểu biết nhiều dự án cho bên có liên quan đến dự án, nhƣ cho công tác biện hộ Không nên sử dụng lƣợng giá cho mục đích sau: - Lƣợng giá nhằm cung cấp thông tin để ngƣời có trách nhiệm lấy định thân lƣợng giá định - Lƣợng giá không nên dùng để bảo vệ nhà quản lý họ đối mặt với định khó khăn - Lƣợng giá không nên dùng để giải khủng hoảng quản lý Các loại lƣợng giá (theo thời gian) a) Lƣợng giá tiền dự án (Ex-ante evaluation) Là thẩm định tính chất thích đáng khả thi dự án, gồm việc xem xét lại mục báo, kế hoạch (công việc, nhân sự, phƣơng tiện, tài chánh…) tiêu, b) Lƣợng giá trình thực dự án (On-going evaluation) Đƣợc thực khoảng thời gian triển khai dự án để xem xét cải tiến kịp thời hoạt động, dựa kế hoạch dự án Gồm : - Lƣợng giá kỳ (Mid-term evaluation) Lƣợng giá kỳ (thƣờng đƣợc áp dụng) nhằm phân tích thẩm định đầu vào, tiến trình, kết tác động dự án thời điểm lƣợng giá, dựa theo mục tiêu kế hoạch mà kế hoạch đề nhằm giúp BQLDA có định hƣớng cho giai đoạn - Lƣợng giá cuối kỳ dự án (Final evaluation) Lƣợng giá cuối kỳ (thƣờng đƣợc áp dụng) đƣợc thực giai đoạn chấm dứt dự án Lƣợng giá cuối kỳ nhằm mục tiêu phân tích thẩm định phƣơng thức thực hiện, hiệu dự án, học kinh nghiệm đúc rút đƣợc đề suất cho hƣớng tƣơng lai - Lƣợng giá đƣợc thực khi: - Một vấn đề hay mảng công việc đƣợc phát qua giám sát thấy cần lƣợng giá - Nhà tài trợ yêu cầu c) Lƣợng giá sau dự án (Ex-post evaluation) Đƣợc thực sau dự án chấm dứt hoạt động thức thời gian (thƣờng năm sau hay nữa) Mục tiêu loại lƣợng giá nhằm phân tích thẩm định tác động tính bền vững dự án quan tâm rộng sách hay chiến lƣợc Loại lƣợng giá nầy đƣợc thực Ngƣời thực lƣợng giá a) Nhờ chuyên gia từ bên cộng đồng vào làm lƣợng giá (External evaluation) : Ở Việt Nam, năm 1990-1995, thƣờng dự án phát triển mời chuyên gia trực tiếp làm lƣợng giá dự án Trong giai đoạn nầy chuyên gia thƣờng áp dụng kỹ thuật thu thập thông tin cho lƣợng giá theo phƣơng pháp nghiên cứu xã hội truyền thống (social 63 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) survey) Cách làm nầy có ƣu điểm khách quan, khoa học Tuy nhiên có nhiều hạn chế : tốn kém, khó tìm ngƣời, đánh giá khó đƣợc ngƣời thực đồng tình Từ đề suất, khuyến nghị đƣợc chấp nhận để sửa đổi, điều chỉnh … ngƣời thực dự án, ngƣời thụ hƣởng khơng có hội để học tập cách lƣợng giá nhƣ có thêm hội biết rõ dự án họ b) Nội ngƣời thực dự án tổ chức lƣợng giá (Internal evaluation): Cán dự án đƣợc tập huấn đầy đủ tổ chức lƣợng giá dự án họ Hoặc nhờ cán phận khác quan, nhƣng không trực tiếp thực dự án (cũng đƣợc gọi Internal evaluation) Tổ chức lƣợng giá theo cách nầy giúp cho ngƣời thực biết rõ dự án, nâng cao lực cán quan thông qua phản hồi công việc dự án, kết lƣợng giá dự án…Tuy nhiên chất lƣợng khơng cao ngƣời làm lƣợng giá chƣa có nhiều kinh nghiệm c) Phƣơng thức lƣợng giá có tham gia (participatory evaluation) Trong năm gần phƣơng thức tham gia đƣợc khuyến khích tối đa thực dự án phát triển cộng đồng Theo phƣơng thức nầy, từ bắt đầu xây dựng dự án phát triển (qua việc khảo sát nhu cầu cộng đồng…) đến bƣớc chu trình dự án cần có tham gia bên có liên quan đến dự án Trong lƣợng giá cần thực theo phƣơng thức tham gia: Chuyên gia bên đƣợc mời tƣ vấn cho cán dự án ngƣời dân có trình độ tƣơng đối tiến hành công việc lƣợng giá Phƣơng pháp lƣợng giá: Lƣợng giá ứng dụng kiến thức-kỹ phƣơng pháp nghiên cứu xã hội để thu thập xử lý phân tích thơng tin TĨM TẮT CHƢƠNG Chƣơng trình bày kiến thức liên quan đến công tác Giám sát Lƣợng giá dự án Đây hai nhiệm vụ trọng tâm giúp xây dựng kế hoạch giám sát hoạt động dự án theo tiến độ mục tiêu lên kế hoạch lƣợng giá tổ chức thực theo định kỳ kết thúc dự án Chƣơng trình bày 03 nội dung tâm gồm:  Thứ là, khái niệm liên quan: Giám sát, Lƣợng giá, Đánh giá dự án;  Thứ hai là, điểm giám sát nhƣ: Lợi ích giám sát; Các lĩnh vực giám sát; Các chế hình thức giám sát Đặc biệt nêu số lƣu ý thực giám sát;  Cuối tổng quan Lƣợng giá dự án, nêu mục đích, lợi ích loại lƣợng giá dự án Đồng thời nhấn mạnh việc thực theo phƣơng thức tham gia: Chuyên gia tƣ vấn cho cán dự án ngƣời dân có trình độ tƣơng đối tiến hành công việc lƣơng giá 64 DỰ ÁN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÁC TỔ CHỨC XÃ HỘI VÀ CÔNG NHÂN (ECOW) TÀI LIỆU THAM KHẢO LADECEN “Thiết Kế Lập Kế Hoạch Dự An”, Ban Đào Tạo – Trung Tâm Phát Triển Nhn Lực, 2002 SDRC “Sổ Tay Quản Lý Dự An” VÀietnam: HCM City, Khĩa học Quản Lý Dự An, 2001 SIMI KAMAL A Handbook on Project Management 1st English edit Karachi: Shamim Printàing Press, 10/1991 STANLEY GAJANAYAKE & JAYA GANAYAKE (dg Phạm Đình Thi & Nguyễn thị Oanh) Community Empowerment: A Partàicipatory Training Manual on Community Project Devàelopment (Nâng Cao Năng Lực Cộng Đồng), Nxb Trẻ 1997 Phạm Thùy Chi, tài liệu đọc – Theo dõi/giám sát tác động dự án, Tổ chức Bánh mỳ cho Thế giới (BfTW) Đối tác Nguyễn Thị Anh Quyên, Ngơ Ánh Hồng, Đỗ Thị Thanh Thủy (2009), Giáo trình Gây Quỹ tìm tài trợ cho tổ chức Văn hóa Nghệ thuật, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội Gavin Buckley, Andrew MCIlroy, Nghệ thuật doanh nghiệp - Tài liệu hƣớng dẫn tài trợ Việt Văn Books (2006), Nghệ thuật tìm kiếm khách hàng mục tiêu - 90% thu nhập đến từ khách hàng mục tiêu, NXB Lao động Tuyên bố quốc tế nguyên tắc đạo đức gây quỹ từ Hiệp Hội Gây quỹ (http://www.afpnet.org/Ethics/IntlArticleDetail.cfm?ItemNumber=3681) 10 Tuyên bố Lake Washington ví dụ quy tắc ứng xử nhà tài trợ: 11 (http://www.marketsforgood.org/the-lake-washington-declaration/) 12 http://khoisukinhdoanh.net/showthread.php?4147-SMART-dac-tinh-cua-muc-tieu-tot 65 Tài liệu xuất tài trợ Liên minh Châu Âu Nội dung tài liệu thuộc trách nhiệm Trung tâm Nghiên cứu Tư vấn Công tác xã hội Phát triển cộng đồng (SDRC) quan điểm từ phía Liên minh Châu Âu ... TRỢ 2.3.1 Kỹ giao tiếp & thu thập thơng tin - Thuyết trình tích cực, thuyết phục - Lắng nghe - Đặt câu hỏi - Điều hành thảo luận nhóm/họp cộng đồng - Tìm kiếm & quản lý thông tin 2.3.2 Kỹ phối... minh) - Kết nối mạng lƣới - Huy động nguồn lực (nhân lực, tài lực, trí lực, vật lực) - Lập thực kế hoạch gây quỹ - Làm việc với nhóm tính cách khác 2.3.3 Kỹ xây dựng đề xuất thông điệp gây quỹ -. .. khóa dạy nghề” cần có nguồn lực: - nhân lực (chuyên gia tư vấn); - Tài liệu giảng dạy/in ấn, địa điểm tập huấn; - Nguyên vật liệu dùng cho giảng dạy nghề; - Cột - Chỉ số/chỉ báo/chỉ báo đo lường