TÀI LIỆU TẬP HUẤN QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ VỚI KANBAN-CTUMP-2020

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ VỚI KANBAN BÀI TẬP 1: Anh, chị nhớ ghi 10 cơng việc đơn vị làm, làm làm năm học? BÀI TẬP 2: Với nhiều công việc phải làm thời điểm anh, chị có bỏ sót cơng việc khơng? cảm giác anh, chị nào? GIẢI PHÁP LÀ GÌ? Chúng ta cần phải có cơng cụ phương pháp để quản lý công việc cá nhân tập thể (công việc chung việc cá nhân) VÌ SAO PHẢI QUẢN LÝ CÔNG VIỆC “ Ngày nay, khoảng thời gian kéo dài 24 mà phần lớn bị sử dung cách thiếu sáng suốt” -Ambrose Bierce- KAN BAN LÀ GÌ? VÌ SAO CHỌN KANBAN “ Hãy nói với tơi cách bạn đánh giá tơi tơi nói cho bạn cách hành xử mình” -Eliyahu Goldrait- KAN BAN LÀ GÌ? VÌ SAO CHỌN KANBAN • “Thời gian thứ muốn nhất, thứ sử dụng tệ nhất.”- William Penn • “Kanban – quản lý công việc hiệu quả.” – Dominica DeGrandis • “Kanban biến rắc rối trở nên rõ ràng.”- Taiichi Ohno I - LỊCH SỬ KANBAN • Kanban thuật ngữ có nguồn gốc xuất phát từ công ty chế tạo xe Toyota vào năm 1940 Một kỹ sư công nghiệp Toyota Taiichi Ohno phát triển Kanban để cải thiện hiệu sản xuất • Dịch nghĩa tiếng Nhật, Kanban có nghĩa thẻ thị giác, với từ “ban” thị giác từ “kan” thẻ (hay gọi thẻ card) II- KHÁI NIỆM KANBAN • Những nhà lãnh đạo dùng thẻ Kanban để nhắc nhở nhân viên cơng việc cần làm theo quy trình • Phương pháp Kanban dùng cơng cụ trực quan hóa để rõ nhiệm vụ mà phận cần làm để tối ưu hóa hiệu công việc khoảng thời gian Bài tập-Bệnh viện 7) Bác sĩ: xây dựng quy trình kỹ thuật (phù hợp chun mơn) 8) Điều dưỡng/ KTV: dự trù hóa chất, CCDC, thuốc… PHƯƠNG PHÁP KANBAN ONLINE 3.1 Khái niệm vật liệu - Khái niệm: Sử dụng phần mềm để áp dụng phương pháp Kanban nhằm (1) minh bạch hóa q trình giao việc - nhận việc quản lý nhân viên, từ minh bạch hóa trách nhiệm; (2) giúp nhà quản lý lên kế hoạch giúp nhân viên cộng tác, làm việc tập trung tảng Cơng việc cá nhân hay tập thể quản lý, lưu trữ đầy đủ, xử lý nhanh chống kịp thời lúc nào, nơi đâu - Lợi ích mang lại: + Đối với nhân viên: Nhìn thấy tất cơng việc mình, khơng sót việc; Biết đâu việc cần ưu tiên; Tính tốn xếp thời gian làm việc hiệu quả; Cộng tác với đồng đội để hồn thành cơng việc với chất lượng tốt + Đối với nhà quản lý: Thấy tổng quan công việc, kế hoạch thực dự án tất phận; Ra định xử lý vấn đề phát sinh cách kịp thời; Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực + thời gian) cách hiệu quả; Tất công việc hoàn thành thời hạn với chất lượng tốt - Thiết bị cần có: PC, laptop, máy tính bảng, thiết bị động có kết nối mạng - Nền tảng/cơng cụ: Trình duyệt Windows, Android, IOS - Các phần mềm/ứng dụng triển khai: Trello, Asana, Base WeWork, Microsoft Teams, Wrike, Xjira, MyXTeam, Monday.com, … 3.2 Kỹ thuật lập Kanban online 3.2.1 Tạo Kanban đơn giản với phần mềm Trello Bước Tạo Bảng (Board) công việc (tên công việc) - Xác định bảng công việc cần tạo cho cá nhân hay nhóm thực - Chọn Bảng công việc cần thiết lập danh sách tình trạng cơng việc (list), chọn mục Thêm danh sách, - Kết thúc List công việc nhấn enter để tiếp tục thêm List công việc khác - Tạo thẻ (card) công việc bảng danh sách công việc: Trong List danh sách công việc bấm mục “Thêm thẻ” Bước Mô tả chi tiết công việc - Mỗi tên cơng việc cần có chi tiết thực cơng việc (check list), tên cơng việc List công việc nhập mô tả chi tiết cách nhấp chuột vào mục chỉnh sửa tên công việc Nhập mơ tả, đính kèm thêm tai liệu (file) vào công việc - Để cụ thể đo lường mức độ hồn thành cơng việc, phần mô tả cần tạo thêm check list công việc cách nhấn chọn mục “Việc cần làm”, thêm chi tiết nội dung Trello % đo lường mức độ hoàn thành Bước Thành viên thực Thành viên thêm vào cho bảng (Board) cơng việc nhóm, cá nhân hay việc chi tiết Tùy theo u cầu cơng việc thêm thành viên thực - Để thêm thành viên cho Bảng nhóm thực hiện, hình Bảng cơng việc chính, chọn mục “Mời”, nhập email thành viên gửi lời mời - Để thêm thành viên cho công việc cụ thể, tên công việc chọn “Thêm vào thẻ” Lưu ý Các thành viên thuộc Bảng (Board) xem thực tất hoạt động Board theo quyền phân Organization Các thành viên thuộc Thẻ (Card) có đầy đủ quyền Board, nhiên có thay đổi card thành viên thuộc Card gửi Email thơng báo Bước Thời hạn hồn thành Để thiết lập thời hạn hồn thành cơng việc, phần chi tiết công việc, bấm chọn mục Ngày hết hạn, thết lập thời gian cho cơng viện hồn thành Trello nhắc nhở ngày hết hạn đến tất thành viên nhóm thực cơng việc Bước Kiểm tra đánh giá Khi công việc hồn thành, tên cơng việc kéo sang mục hoàn thành, người quản lý cần kiểm tra, đánh giá việc hồn thành cơng việc Để thực kiểm tra, danh sách việc hoàn thành, chọn “Thêm bình luận”, để thêm nhận xét thay đổi yêu cầu cơng việc 3.2.2 Các tính định dạng khác Trello 3.2.1.1 Định dạng Bảng (Board) Trên hình Trello, chọn bảng cơng việc, tiếp tục chọn “Hiện Menu”, menu xuất hình bên - Về bảng: Có thể thêm, xóa thành viên, thiết lập quyền quản trị, mô tả bảng, đổi nhóm - Thay đổi hình nền: Thiết lập thay đổi màu cho bảng (boar) cơng việc - Xóa bảng (Board): để xóa bảng, từ “Menu”, chọn mục “Thêm” tiếp tục chọn “Đóng bảng” Một hình xuất xác nhận việc đóng Bảng - Tạo bảng từ mẫu có sẵn: Từ hình Trello ban đầu, chọn “Mẫu”, danh sách Bảng mẫu xuất hiện, chọn mẫu theo chủ đề cần tạo hình bên Tiếp tục chọn mẫu nhóm chủ đề, chọn “Sử dụng mẫu”, chọn nhóm để lưu trữ nhấn “Tạo mới” để tạo bảng - Thiết lập Lịch Bảng: Tại hình Bảng chọn mục “Lịch” (Calendar) Tại đây, tạo thẻ cơng việc lịch để quản lý hiệu thời gian thực công việc 3.2.2.2 Định dạng Thẻ (Card) - Thay đổi màu sắc thẻ: Ngồi việc chèn hình ảnh làm bìa thẻ, chọn màu cho thẻ cách chọn mục “Ảnh bìa” Tiếp tục chọn hình ảnh màu sắc cho thẻ chọn tùy chọn kích cỡ khác cho thẻ hình bên Chọn Kích thước Chọn Màu sắc Chọn Hình ảnh - Gán nhãn cho thẻ: Để thiết lập mức độ ưu tiên cho nhiệm vụ, sử dụng Nhãn để trực quan hóa chúng bảng Trello Để tạo nhãn cho bảng, chọn vào thẻ chọn “Nhãn” nhấn phím “L”, chọn màu muốn hiển thị chỉnh sửa tên màu Trong thẻ có nhiều nhãn - Lọc nhãn thẻ: Điều giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ chủ đề cần ý Các thẻ liên kết với nhãn định, nhấn phím “F” menu xuất hiện, chọn màu nhãn muốn lọc Khi bạn chọn (hoặc nhiều), thẻ liên kết với nhãn chọn hiển thị bảng hành - Sao chép thẻ, thay đổi thành viên: Tại thẻ công việc, nhấn chuột phải vào thẻ để thực chức chỉnh sửa nhãn, thay đổi thành viên, di chuyển, chép,…thẻ - Di chuyển thẻ (card): Để di chuyển thẻ công việc cần chọn thẻ rê sang vị trí khác (trong list sang list khác) - Xóa thẻ: Chọn thẻ cần xóa, mở menu định dạng thẻ cách nhấn chuột vào thẻ, tiếp tục chon mục “Lưu trữ” chọn “Xóa” Một hình xuất thơng báo nội dung muốn xóa thẻ, chọn Xóa để hồn tất - Tạo nhanh thẻ cơng việc từ file Excel: Chức giúp tạo nhanh thẻ công việc từ file Excel nhập sẵn danh sách công việc với ô riêng biệt Để thực chức này, chép ô công việc file excel, mở Bảng công việc cần tạo thẻ, dán vào thẻ (card), Trello xuất lệnh xác nhận việc tạo thẻ cho dịng cơng việc thể hình bên Lưu ý Tại cửa sổ hệ thống, người dùng muốn trở hình ban đầu, cần nhấn vào nút Trello 3.2.2.3 Liên kết Dropbox Trello thơng qua Power-Ups Có thể sử dụng Dropbox giảng dạy, học tập làm việc nhóm hiệu tập tin Dropbox hiển thị dạng hình thu nhỏ phong phú, đó, thơng tin dễ dàng nhận dạng Để đính kèm tập tin từ dropbox vào Bảng công việc Trello, từ chọn hình Bảng chọn tính Power-Ups\ Dropbox, chọn mục “Thêm” để cài đặt Dropbox, tiếp tục tiến hành cài đặt Dropbox theo yêu cầu Trello Khi cài đặt thành công, menu Bảng, phần Tính mở rộng xuất Dropbox tưng tự Power-Ups khác Chèn tập tin Dropbox vào thẻ cơng việc, mục tính mở rộng thẻ chọn Dropbox, chèn link File Tiếp tục chọn file cần chèn từ Dropbox vào thẻ 3.2.2.4 Thêm tiện ích khác từ Power-Ups Trello Trello có tính năng, tiện ích khác làm cho việc quản lý thêm hiệu từ PowerUps, Menu chọn mục “Thêm Power-Ups” để chọn thêm tiện ích theo nhu cầu cần sử dụng hình 28 3.3 Đăng ký tài khoản cài đặt Trello thiết bị di động 3.3.1 Đăng ký tài khoản Trello Truy cập địa chỉ: http://trello.com, chọn mục đăng ký (Login), tiếp tục chọn Login with Google, nhập địa mail để hoàn tất đăng ký tài khoản 3.3.2 Cài đặt Trello thiết bị di động Trello có ngơn ngữ tiếng việt dễ dùng, cài đặt điện thoại tiện dụng, thêm công việc nhanh chống, di chuyển thẻ dễ dàng đồng việc điện thoại máy tính Khi điện thoại khơng có kết nội internet thêm cơng việc quản lý cơng việc Khi có kết nối mạng trello ln thông báo hoạt động diễn ra, quản lý cơng việc tiện lợi, tìm nhanh cơng việc thành viên khác,… Người dùng tải App Trello điện thoại sử dụng qua App