Giới thiệu nhóm quy trình quản lý dự án chuẩn PMI Khi nói đến dự án nói đến nỗ lực để hoàn thành công việc thời gian định, có điểm khởi đầu kết thúc để tạo sản phẩm, dịch vụ, kết mong muốn Có nhiều dự án thuộc nhiều lĩnh vực khác như: y tế, xây dựng, công nghệ thông tin, môi trường, dầu khí, khí, viễn thông, giáo dục, trị, quân sự,… với quy mô yêu cầu phức tạp khác Câu hỏi đặt làm để quản lý dự án để đạt mục tiêu? Mỗi dự án tùy theo lĩnh vực, quy mô có vòng đời dự án (project life cycle) khác Tuy nhiên, nhóm quy trình quản lý dự án thống cho tất dự án dù dự án công nghệ thông tin, xây dựng, môi trường, dầu khí, lượng,… Các nhóm quy trình quản lý dự án bao gồm: nhóm quản lý thiết lập dự án, nhóm quản lý lập kế hoạch dự án, nhóm quản lý thực thi dự án, nhóm quản lý kiểm soát kết thúc dự án Vòng đời dự án nói lên phương thức (methodologies) để thực công việc dự án, nhóm quy trình quản lý dự án xác lập nhằm quản lý việc thực phương thức Nhóm quy trình thiết lập dự án Có quy trình phần thiết lập mục tiêu dự án xây dựng tuyên bố dự án (project charter) xác định người liên quan đến dự án (Identify Stakeholder) Trong tuyên bố dự án thể mục tiêu dự án, ràng buộc, tổ chức dự án, quyền hạn, vai trò trách nhiệm vị trí quan trọng, giả định, rủi ro mức độ tổng quát Bản tuyên bố dự án đóng vai trò quan trọng cho toàn trình dự án Đó mục tiêu cần đạt được, định hướng hoạt động, sở để công nhận kết cuối dự án Tất dự án phải có tuyên bố dự án Nó công nhận sở pháp lý, bổ nhiệm công nhận quyền hạn giám đốc dự án Lập kế hoạch dự án Trong giai đoạn lập kế hoạch, giám đốc dự án phải mở rộng quan điểm toàn diện để lập kế hoạch dựa phương diện là: yêu cầu, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, mua sắm/đấu thầu, tích hợp Kế hoạch giúp hướng dẫn thực thi kiểm soát dự án Một kế hoạch tốt phải hội đủ yếu tố: tích hợp chuyên gia (bought-in), thể thức văn tất lĩnh vực kiến thức (formal), chấp nhận hội đồng xét duyệt kế hoạch (approval), thực tế (realistic) Chính yếu tố khẳng định lực phân biệt khác giám đốc dự án, giám đốc dự án có kinh nghiệm người kinh nghiệm Vai trò nhiều người tham gia thể khả tổng hợp yếu tố chuyên gia dự án, điều cần thiết để tạo nên chất lượng ước tính, hạng mục công việc, rủi ro, chất lượng, dự án Vai trò giám đốc dự án thể vai trò tổng hợp, hay tích hợp Các thống kê cho thấy, giám đốc dự án dành 90% thời gian vào nhiệm vụ truyền thông tích hợp Yếu tố thức thể việc tổ chức tài liệu nào, tổ chức cho viết tài liệu cách rõ ràng, thức hay không? Điều nói lên chuyên nghiệp cách tổ chức công việc dự án Một tổ chức chuyên nghiệp thể quy trình, tài liệu, kế hoạch cách rõ ràng để hướng dẫn thực thi, kiểm soát dự án Chấp nhận nghĩa kế hoạch phải trình duyệt, phải đồng ý từ bên liên quan chủ đầu tư, giám đốc chức năng, ban giám đốc, khách hàng,… trước thực Điều thể cam kết trình thực dự án Nếu thiếu yếu tố chấp thuận dễ dẫn đến thay đổi tác động tiêu cực đến dự án phải làm lại Yếu tố cuối kế hoạch thực tế Sự thực tế nêu việc lập kế hoạch có gần phù hợp với khả thực dự án hay không? Việc ước tính thời gian, chi phí có gần với thực tế hay không? Rủi ro hoàn thành mục tiêu dự án có cao hay không? Để thực kế hoạch mang tích thực tế, giám đốc dự án phải tích hợp quy trình quản lý rủi ro vào kế hoạch Việc áp dụng rủi ro làm gia tăng hội đạt mục tiêu dự án, đồng thời hạn chế loại bỏ yếu tố tác động tiêu cực đến dự án Việc lập kế hoạch dự án công việc mang tính lặp ngày chi tiết Chính điều làm cho kế hoạch dự án ngày thực tế khả đạt mục tiêu cao Khi liệu ngày thu thập đầy đủ, áp dụng việc quản lý rủi ro, tác động vào yếu tố thành công cho dự án đồng thời loại bỏ yếu tố bất lợi cho dự án, kế hoạch ngày hoàn chỉnh thực tế Kiểm soát dự án Kiểm soát dự án việc đối chiếu kế hoạch thực tế thực hiện, đồng thời điều chỉnh cần thiết Tại trình kiểm soát, thay đổi xảy Việc thay đổi dẫn đến trình thực thi, phải lập kế hoạch lại, quay lại giai đoạn thiết lập dự án Thay đổi thường tránh khỏi dự án Thay đổi thông thường tác động xấu đến thời gian chi phí dự án Vì tổ chức nên có quy trình phân chia vai trò cụ thể để quản lý thay đổi Thay đổi giai đoạn thực dự án đa phần mang tích chất tiêu cực, thể việc tổ chức chưa đánh giá hết hiểu rõ mục tiêu, công việc, làm phát sinh yêu cầu không lường trước trình triển khai dự án Thay đổi nhiều chứng tỏ quy trình quản lý rủi ro chưa áp dụng tốt Kết thúc dự án Nhóm quy trình cuối kết thúc dự án Việc kết thúc dự án cần phải thực cách đầy đủ Cần phải bàn giao sản phẩm, đánh giá hài lòng khách hàng, lưu hồ sơ, cuối kết thúc dự án Việc kết thúc không theo trình tự dễ dẫn đến phát sinh nhiều việc rắc rối phải giải sau dự án hoàn thành kiện tụng hợp đồng, trách nhiệm nhân sự, pháp lý,… Điều để lại cho tổ chức thiệt hại to lớn thành viên dự án, giám đốc dự án nhiệm dự án Việc kết thúc mà không lưu hồ sơ dự án dẫn đến tài sản vô giá trị tổ chức tài liệu lịch sử ... lường trước trình triển khai dự án Thay đổi nhiều chứng tỏ quy trình quản lý rủi ro chưa áp dụng tốt Kết thúc dự án Nhóm quy trình cuối kết thúc dự án Việc kết thúc dự án cần phải thực cách đầy... bố dự án đóng vai trò quan trọng cho toàn trình dự án Đó mục tiêu cần đạt được, định hướng hoạt động, sở để công nhận kết cuối dự án Tất dự án phải có tuyên bố dự án Nó công nhận sở pháp lý, ...bố dự án (project charter) xác định người liên quan đến dự án (Identify Stakeholder) Trong tuyên bố dự án thể mục tiêu dự án, ràng buộc, tổ chức dự án, quy n hạn, vai trò trách