Báo cáo thực tập tại khoa Dược Bệnh viện Y học cổ truyền thành phố Cần Thơ

Bài Báo cáo thực tập tại khoa Dược Bệnh viện Y học cổ truyền thành phố Cần Thơ giới thiệu chung về khoa Dược Bệnh viện Y học cổ truyền thành phố Cần Thơ, quản lý thuốc hướng tâm thần, gây nghiện ở bệnh viện, pha chế, sản xuất, chế biến thuốc trong bệnh viện,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung bài báo cáo để có thêm tài liệu học tập và nghiên cứu.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÕ TRƯỜNG TOẢN

KHOA DƯỢC

- -BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI KHOA DƯỢC BỆNH VIỆN

Gíao viên hướng dẫn: NGUYỄN THỊ NGỌC QUYÊN

Sinh viên thực hiện: NGUYỄN QUỲNH ANH

MSSV: 1153030269

Đơn vị lớp: ĐẠI HỌC DƯỢC KHÓA 4

Hậu Giang – Năm 2015

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÕ TRƯỜNG TOẢN

KHOA DƯỢC

- -BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI KHOA DƯỢC BỆNH VIỆN

Sinh viên thực hiện: NGUYỄN QUỲNH ANH

Mã số sinh viên: 1153030269 Đối tượng: Dược ĐH chính qui K4

Địa điểm thực tập: Bệnh viện YHCT TP Cần Thơ Thời gian thực tập: 07/ 09/ 2015 đến 11/10/2015

Cán bộ hướng dẫn: DS Nguyễn Thị Ngọc Quyên

DS CKI Lê Minh Đạt

Hậu Giang – Năm 2015

NHẬN XÉT CỦA KHOA DƯỢC BỆNH VIỆN

BẢNG ĐÁNH GIÁ SINH VIÊN THỰC TẬP TẠI KHOA DƯỢC BỆNH VIỆN

Sinh viên: NGUYỄN QUỲNH ANH

MSSV: 1153030269

Lớp: Đại Học Dược – Khóa 4

Nơi thực tập: Bệnh viện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ

Nhận xét:

- Hình thức:

………

………

………

………

………

- Nội dung: ………

………

………

………

………

Điểm

Hậu Giang, ngày tháng 10 năm 2015

Giảng viên hướng dẫn

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 8

MỤC TIÊU THỰC TẬP BỆNH VIỆN 10

1 GIỚI THIỆU CHUNG 11

1.1 Sơ lược về lịch sử hình thành bệnh viện 11

1.2 Sơ lược bệnh viện và bộ phận thực tập 12

2 QUẢN LÝ DƯỢC Ở BỆNH VIỆN (theo mục tiêu) 15

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Khoa Dược bệnh viện 15

2.1.1 Chức năng của khoa Dược 15

2.1.2 Nhiệm vụ của khoa Dược 15

2.2.Sơ đồ tổ chức nhân sự và vai trò của từng bộ phận trong khoa Dược bệnh viện.16 2.2.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự 17

2.2.2.Vai trò từng bộ phận 18

2.2.2.1 Trưởng khoa Dược 18

2.2.2.2 Nghiệp vụ Dược 18

2.2.2.3 Kho và cấp phát 19

2.2.2.4 Kế toán - Thống kê Dược 25

2.2.2.5 Dược lâm sàng – Thông tin thuốc 25

2.2.2.6 Pha chế thuốc, kiểm nghiệm, kiểm soát chất lượng thuốc 26

2.2.2.7 Các bộ phận khác: 28

2.3 Các bước trong quy trình nhập - xuất thuốc, y cụ tại khoa Dược bệnh viện 28

2.3.1 Qui trình mua thuốc 29

2.3.1.1 Mục đích, yêu cầu 29

2.3.1.2 Phạm vi áp dụng 29

2.3.1.3 Các bước thực hiện 29

2.3.2 Quy trình kiểm nhập thuốc 32

2.3.2.1 Mục đích, yêu cầu 32

2.3.2.2 Phạm vi áp dụng 32

2.3.2.3 Các bước thực hiện 32

2.3.3 Quy trình nhập 33

2.3.4.Quy trình xuất và cấp phát 34

2.3.4.1 Xuất hàng từ kho chẵn 35

2.3.4.2 Xuất, cấp phát hàng từ kho lẻ 37

2.3.4.3 Lưu trữ chứng từ xuất, nhập, đơn thuốc ngoại trú 39

2.3.4.4 Bàn giao 39

2.3.5 Theo dõi, quản lý xuất – nhập; sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư y tế 39

2.3.5.1 Thống kê, báo cáo xuất – nhập, thanh toán tiền 39

2.3.5.2 Kiểm kê thuốc, hóa chất, vật tư y tế 40

2.4 Cách sắp xếp, bảo quản thuốc, sinh phẩm y tế, y cụ ở khoa Dược bệnh viện 40

2.4.1 Nguyên tắc chung về sắp xếp, bảo quản thuốc, sinh phẩm y tế, y cụ 40

2.4.1.1 Yêu cầu về kho thuốc: 40

2.4.1.2 Nguyên tắc chung về sắp xếp thuốc ở khoa Dược 41

2.4.1.3 Nguyên tắc chung về bảo quản thuốc ở khoa Dược 41

2.4.1.4 Theo dõi, kiểm soát chất lượng thuốc: 43

2.4.2 Cụ thể cách sắp xếp, bảo quản ở từng kho, phòng 44

2.4.2.2 Kho dược liệu 47

2.4.2.3 Quầy Tân dược - thành phẩm (khối sự nghiệp) 49

2.4.2.4 Quầy Hốt thuốc thang 51

2.5 Cách sắp xếp, bảo quản và quy trình mua, bán thuốc tại nhà thuốc bệnh viện 54

2.5.1 Cách sắp xếp tại nhà thuốc bệnh viện 54

2.5.2 Cách bảo quản tại nhà thuốc bệnh viện 58

2.5.3 Quy trình mua bán thuốc tại nhà thuốc bệnh viện 58 2.6 Cách thức quản lý xuất - nhập thuốc, y dụng cụ bằng phần mềm tin học 60

2.6.1 Sơ lược về phần mềm DHG HOSPITAL: 60

2.6.2 Ứng dụng phần mềm DHG.HOSPITAL để quản lý xuất nhập thuốc tại bệnh viện: 61

2.6.3 Cách vận hành và quản lý xuất nhập bằng hệ thống phần mềm DGH.HOSPITAL: 62

2.6.3.1 Nhân sự vận hành hệ thống 63

2.6.3.2.Cách vận hành hệ thống 63

2.6.3.3.Cách quản lý xuất nhập 65

2.7 Vai trò người dược sĩ bệnh viện trong việc hướng dẫn sử dụng thuốc an toàn, hợp lý, hiệu quả và kinh tế Một số hoạt động liên quan đến Dược Lâm Sàng 67

2.7.1.Vai trò người dược sĩ 67

2.7.2.Công tác Dược lâm sàng ở bệnh viện 68

2.7.2.1.Thông tin thuốc, tư vấn về sử dụng thuốc và theo dõi phản ứng có hại của thuốc (ADR) 68

2.7.2.2 Sử dụng thuốc 70

2.7.2.3.Tổ chức đánh giá hiệu quả, chất lượng các hoạt động: 71

2.7.3 Kế hoạch hoạt động Dược Lâm Sàng cụ thể của bệnh viện năm 2015 71

2.7.3.1 Mục tiêu 71

2.7.3.2 Kế hoạch thực hiện 71

2.7.3.3 Tổ chức thực hiện 73

2.8 Rút kết kinh nghiệm bản thân liên quan đến việc rèn luyện tác phong đạo đức của người cán bộ y tế trong quá trình thực hành nghề nghiệp 76

3 QUẢN LÝ THUỐC HƯỚNG TÂM THẦN, GÂY NGHIỆN Ở BỆNH VIỆN 77

3.1 Dự trù 77

3.2 Duyệt dự trù 77

3.3 Cấp phát, sử dụng: 77

3.4 Bảo quản 78

3.5 Lưu trữ hồ sơ và sổ sách 78

3.6 Báo cáo 78

3.7 Hủy thuốc 78

4 PHA CHẾ, SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN THUỐC TRONG BỆNH VIỆN 79

4.1 Yêu cầu về trang thiết bị phòng bào chế 79

4.2 Yêu cầu về người làm việc tại phòng pha chế, bào chế thuốc 82

4.3 Yêu cầu về nguyên liệu (thuốc đông y và thuốc từ dược liệu) 83

4.4 Phạm vi pha chế thuốc đông y và thuốc từ dược liệu 83

4.5 Quy trình pha chế 83

4.5.1 Quy trình pha cồn 83

4.5.2 Quy trình chế biến thục địa 84

4.5.3 Quy trình sắc thuốc thang 85

4.6 Kiểm nghiệm: 85

4.7 Kiểm tra sức khỏe dược sĩ pha chế thuốc 85

5 KẾT LUẬN, NHẬN XÉT 86

6 PHỤ LỤC, BẢNG, BIỂU MẪU 87

LỜI CẢM ƠN

Được sự phân công, giúp đỡ của trường Đại học Võ Trường Toản; thời gian qua em đã có

cơ hội thực tập năm tuần ở Bệnh viện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ để tiếp xúc, học hỏi vàvận dụng những kiến thức đã được học ở trường vào công việc thực tế Sau thời gian thựctập, em đã rút ra được rất nhiều bài học và kinh nghiệm mà em chưa từng được biết khingồi trên ghế nhà trường

Trong suốt thời gian thực tập tại bệnh viện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ, chúng em đã nhậnđược rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của các quý thầy cô và các anh chị trong bệnh viện

“Nhất tự vi sư , bán tự vi sư” – “Một chữ cũng là thầy, nửa chữ cũng là thầy”

Để được thành công, có kiến thức và kết quả thực tế ngày hôm nay, em xin gửi lòng biết

ơn sâu sắc nhất đến các quý thầy cô và anh chị trong Khoa Dược bệnh viện Y Học CổTruyền Cần Thơ đã tạo điều kiện tốt, dùng tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạtvốn kiến thức quý báu cho chúng em; đến các quý thầy cô giáo ở trường Đại học VõTrường Toản đã giảng dạy, trang bị cho em những kiến thức cơ bản và tận tình hướng dẫn

em trong quá trình thực tập

Em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Minh Đạt đã tận tâm hướng dẫn chúng em qua từngbuổi thực tế Nếu không có những lời hướng dẫn tận tình, chỉ bảo chi tiết của thầy thì bàithu hoạch này chúng em rất khó để hoàn thiện được

Một lần nữa, em gửi lời cảm ơn sâu sắc đến quý thầy cô Khoa Dược Đại học Võ TrườngToản, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Ngọc Quyên đã giúp đỡ chúng em hoàn thành bài báocáo thực tập này

Trong khuôn khổ hạn hẹp về thời gian; và thêm bước đầu đi vào thực tế, kiến thức củachúng em còn hạn chế, ít kinh nghiệm về nghề nghiệp chuyên môn cũng như còn nhiều

bỡ ngỡ; nên việc hoàn thành bài thu hoạch này em không thể tránh khỏi thiếu sót, khiếmkhuyết Em rất mong được các quý thầy cô, các quý anh chị góp ý xây dựng bài báo cáocủa em được đầy đủ, chặt chẽ hơn để kiến thức của em về lĩnh vực này được hoàn thiệnhơn

Trong thời gian làm việc thực tế em còn nhiều sai sót, em kính mong các quý thầy cô vàcác anh chị trong bệnh viện bỏ qua cho em Em xin kính chúc quý Thầy Lê Minh Đạtcùng các quý thầy cô, anh chị trong khoa Dược cùng các khoa phòng khác tại bệnh viện YHọc Cổ Truyền Cần Thơ sức khỏe dồi dào, công tác tốt và niềm tin vững chắc để tiếp tụcthực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là chăm sóc sức khỏe của con người, cũng nhưtruyền đạt kiến thức cho các thế hệ tương lai, thúc đẩy nền y học nước nhà không ngừngphát triển

Trân trọng.

Hậu Giang, ngày tháng10 năm 2015,

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Quỳnh Anh

MỤC TIÊU THỰC TẬP BỆNH VIỆN

Mục tiêu tổng quát:

Đào tạo người Dược sĩ Đại học có kiến thức, kỹ năng, thái độ tích cực để thực hiệntốt các nhiệm vụ: sắp xếp, bảo quản, phân phối và hướng dẫn bệnh nhân sử dụngthuốc an toàn, hợp lý và hiệu quả

Mục tiêu cụ thể:

1 Phân tích chức năng, nhiệm vụ của khoa Dược bệnh viện

2 Trình bày sơ đồ tổ chức nhân sự và vai trò của từng bộ phận trong khoa Dược bệnhviện

3 Liệt kê các bước trong quy trình nhập và xuất thuốc – y dụng cụ tại khoa Dược

4 Trình bày được cách sắp xếp – bảo quản thuốc, sinh phẩm y tế, y cụ ở khoa Dượcbệnh viện

5 Trình bày được cách sắp xếp – bảo quản và quy trình mua, bán thuốc tại nhà thuốcbệnh viện

6 Trình bày được cách thức quản lý xuất – nhập thuốc , y dụng cụ bằng phần mềmtin học

7 Trình bày được vai trò người dược sĩ bệnh viện trong việc hướng dẫn bệnh nhân sửdụng thuốc an toàn, hợp lý, hiệu quả và kinh tế Một số hoạt động liên quan đếnDược Lâm Sàng

8 Rút kết kinh nghiệm bản thân liên quan đến việc rèn luyện tác phong đạo đức củangười cán bộ y tế trong quá trình thực hành nghề nghiệp

NỘI DUNG BÁO CÁO

1 GIỚI THIỆU CHUNG

Đông Y là nền y học dựa trên nền tảng triết học Đông Phương, thực hành dựa trên diễnbiến lâm sàng Việt Nam ta đã có 4000 năm lịch sử dựng nước và giữ nước Trong nềnVăn Minh Văn Lang và Văn Minh Đại Việt, những y lý và y thuật dựa trên nền tảng của

sự kết hợp lý luận y học Phương Đông ( Đông Y) với các kinh nghiệm chữa bệnh và sửdụng nguồn dược liệu, thảo dược của ông cha ta đúc kết qua bao đời, tạo thành nền y họctruyền thống, hay còn gọi là Y học cổ truyền Việt Nam

Y học cổ truyền Việt Nam với các phương pháp phòng và chữa bệnh đã phục vụ hiệu quảcho việc giữ gìn và bảo vệ sức khoẻ nhân dân từ xưa tới nay Do nước ta nằm trong vùngkhí hậu nhiệt đới nên nguồn dược liệu, thảo dược vô cùng phong phú góp phần dựng lênmột Y dược học cổ truyền Việt Nam có nhiều loại cây thuốc quý, nhiều bài thuốc hay vànhiều kinh nghiệm chữa bệnh trong dân gian của đồng bào các dân tộc, trải qua thực tiễnhàng ngàn năm đến nay vẫn còn nguyên giá trị chữa bệnh, cứu người Đặc biệt, những bàithuốc bồi bổ cơ thể được nhiều người sử dụng, đã góp phần nâng cao thể trạng, phát triểngiống nòi người Việt Nam Hơn thế nữa, nhiều phương pháp chữa bệnh không dùng thuốcnhư châm cứu, bấm huyệt, khí công, dưỡng sinh không chỉ người dân Việt Nam ưachuộng sử dụng mà người dân nhiều nước trên thế giới cũng rất tin tưởng và ưa thích, nótrở thành phương pháp chữa bệnh độc đáo trên thế giới

Trong nhiều năm qua, với sự phát triển của khoa học kỹ thuật nên việc khám chữa bệnhbằng Tây Y chiếm ưu thế khá lớn, thế nhưng việc chữa trị bằng phương pháp cổ truyềnvẫn chiếm vị trí không kém phần quan trọng Việt Nam đã từng bước lồng ghép Y dược

cổ truyền vào hệ thống Y tế quốc gia, phát huy được vai trò to lớn của Y dược cổ truyền,góp phần đưa sự nghiệp chăm sóc sức khỏe nhân dân lên tầm cao mới Việc tìm ra nhữngphương hướng thích hợp để hiện đại hóa y học cổ truyền và kết hợp y học cổ truyền với yhọc hiện đại là vấn đề mang tính chiến lược hiện nay Đây chính là phương pháp được ápdụng rộng rãi trong công tác y tế hiện nay, và bệnh viện Y học cổ truyền Cần Thơ chính

là một trong năm cơ sở về điều trị, nghiên cứu phát triển và giảng dạy về Y học cổ truyềnlớn nhất trên cả nước

1.1 Sơ lược về lịch sử hình thành bệnh viện

- Sau cuộc tổng tiến công nổi dậy mùa xuân lịch sử năm 1975, đất nước ta hoàn toàngiải phóng, quân dân ta tiếp quản xong Cần Thơ, Sóc Trăng sáp nhập lại thành tỉnhHậu Giang

- Thực hiện Chỉ thị số 18 của Ban Bí thư Trung ương Đảng và Quyết định số BYT ngày 27/3/1974 của Bộ Y tế về việc thành lập Bệnh viện y học dân tộc ở cáctỉnh

08/QĐ Quyết định số 03/QĐ08/QĐ UBT ngày 07/01/1978 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang vềviệc thành lập Bệnh viện Y học dân tộc

- Bệnh viện được thành lập trên cơ sở vật chất của khu vực an dưỡng Hậu Giang tại

“Trà Quít” Ty Y tế giao cho Lương y Nguyễn Thuần Hy (cụ Năm Trang) cố vấn Ty

Y tế trực tiếp chỉ đạo, đồng chí Mười Sang kiểm tra cơ sở khu an dưỡng (tài sản vàkhung cán bộ) bám chặt Ty Y tế lựa chọn phân công bác sĩ để bàn giao và bố trí banlãnh đạo bệnh viện

- Tháng 01/1978 khung bệnh viện hình thành với kế hoạch 50 giường gồm 16 biên chế(bác sĩ, lương y, y sĩ, cán bộ - công nhân viên) đến cuối năm tăng lên 27 biên chế

- Từ tháng 06/1979 – tháng 06/1980, tổng số cán bộ - công nhân viên tăng lên con số

49 Chi bộ đạt Chi bộ vững mạnh năm 1980 Giai đoạn này có nhiều khó khăn về cơ

1.

2 Sơ lược bệnh viện và bộ phận thực tập

o Bệnh viện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ hiện nay tọa lạc tại số 6 Đường 30/4 , QuậnNinh Kiều, Cần Thơ

Điện thoại: (0710) 3738 262

Fax: (0710) 3838 050

- Bệnh viện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ khá đặc thù so với các bệnh viện khác: ngoài sửdụng các thuốc tân dược và các dụng cụ chẩn đoán, xét nghiệm cơ bản chiếm tỉ lệ ítthì bệnh viện này chủ yếu thực hiện việc khám chữa bệnh cho bệnh nhân theo phươngpháp cổ truyền (sử dụng thuốc Đông Y, dược liệu, châm cứu,…)

- Do bệnh viện tương đối nhỏ nên thành phần các khoa điều trị của bệnh viện tương đối

ít đa dạng, chủ yếu tập trung vào Phòng khám bệnh và khoa điều trị, gồm những khoachính:

 Khoa xét nghiệm – chẩn đoán hình ảnh

 Vật lý trị liệu, Khoa Châm Cứu – Phục hồi chức năng

- Việc điều trị cho bệnh nhân chủ yếu sử dụng các loại thuốc Đông Dược, còn các thuốctân dược chỉ chiếm tỉ lệ tương đối thấp Việc cấp phát thuốc thang cũng như sắc thuốccho bệnh nhân chủ yếu tập trung ở các khoa Nội tổng hợp, Ngũ quan, Ngoại trĩ vàNhi

- Riêng đối với khoa Vật lý trị liệu, các bệnh nhân chủ yếu phòng và chữa bệnh bằngcách sử dụng các tác nhân vật lí tự nhiên hay nhân tạo như: nước, không khí, nhiệt độ,khí hậu, độ cao, điện, tia X, tia cực tím, tia hồng ngoại, siêu âm, các chất đồng vịphóng xạ, xoa bóp, thể dục - thể thao, đi bộ, dưỡng sinh chứ không sử dụng dượcliệu như các khoa điều trị khác

Sơ đồ tổ chức bệnh viện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ:

o Khoa Dược là một bộ phận quan trọng và không thể thiếu trong bệnh viện nóichung và bệnh viện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ nói riêng Khoa Dược của bệnh viện YHọc Cổ Truyền cũng có những nét chung và một số nét riêng so với Khoa Dược củacác bệnh viện khác.

Trong bài thu hoạch này, em xin trình bày về tình hình thực tế về công tác Dược tại Bệnhviện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ mà em đã được tham gia, tìm hiểu trong quá trình thựctập tại bệnh viện này trong 5 tuần từ ngày 07/ 09/ 2015 đến ngày 11/ 10/ 2015

2 QUẢN LÝ DƯỢC Ở BỆNH VIỆN (theo mục tiêu)

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Khoa Dược bệnh viện

2.1.1 Chức năng của khoa Dược

 Khoa Dược là khoa chuyên môn chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc bệnh viện,

nó là tổ chức cao nhất đảm bảo mọi công tác về dược, nên không chỉ có tính chấtthuần túy của một khoa chuyên môn mà còn thêm tính chất của bộ phận quản lý vàcông tác dược trong cơ sở điều trị

 Khoa Dược có chức năng quản lý và tham mưu cho Giám đốc bệnh viện về toàn bộcông tác dược trong bệnh viện, nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc có chấtlượng và tư vấn, giám sát việc thực hiện sử dụng thuốc an toàn và hợp lý

2.1.2 Nhiệm vụ của khoa Dược

 Lập kế hoạch, cung ứng thuốc đảm bảo đủ số lượng, chất lượng cho nhu cầu điều trị

và thử nghiệm lâm sàng nhằm đáp ứng yêu cầu chẩn đoán, điều trị và các yêu cầuchữa bệnh khác (phòng chống dịch bệnh, thiên tai, thảm họa)

 Quản lý, theo dõi việc nhập thuốc, cấp phát thuốc cho nhu cầu điều trị và các nhu cầuđột xuất khác khi có yêu cầu

 Đầu mối tổ chức, triển khai hoạt động của Hội đồng thuốc và điều trị

 Bảo quản thuốc theo đúng nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc”

 Tổ chức pha chế thuốc, hóa chất sát khuẩn, bào chế thuốc đông y, sản xuất thuốc từdược liệu sử dụng trong bệnh viện

 Thực hiện công tác dược lâm sàng, thông tin, tư vấn về sử dụng thuốc, tham gia côngtác cảnh giác dược, theo dõi, báo cáo thông tin liên quan đến tác dụng không mongmuốn của thuốc

 Quản lý, theo dõi việc thực hiện các quy định chuyên môn về dược tại các khoa trongbệnh viện

 Nghiên cứu khoa học và đào tạo; là cơ sở thực hành của các trường Đại học, Cao đẳng

và Trung học về dược

 Phối hợp với khoa cận lâm sàng và lâm sàng theo dõi, kiểm tra, đánh giá, giám sátviệc sử dụng thuốc an toàn, hợp lý đặc biệt là sử dụng kháng sinh và theo dõi tình hìnhkháng sinh trong bệnh viện

 Tham gia chỉ đạo tuyến

 Tham gia hội chẩn khi được yêu cầu

 Tham gia theo dõi, quản lý kinh phí sử dụng thuốc

 Quản lý hoạt động của Nhà thuốc bệnh viện theo đúng quy định

 Thực hiện nhiệm vụ cung ứng, theo dõi, quản lý, giám sát, kiểm tra, báo cáo về vật tư

y tế tiêu hao (bông, băng, cồn, gạc, khí y tế) đối với các cơ sở y tế chưa có phòng “Vật

tư – Trang thiết bị y tế” (như Bệnh viện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ) và được ngườiđứng đầu các cơ sở đó giao nhiệm vụ

2.2 Sơ đồ tổ chức nhân sự và vai trò của từng bộ phận trong khoa Dược bệnh viện

Cơ cấu tổ chức khoa Dược: Khoa Dược gồm có các bộ phận chính sau:

1 Nghiệp vụ Dược

2 Kho và cấp phát

3 Thống kê Dược

4 Dược lâm sàng, thông tin thuốc

5 Pha chế thuốc, kiểm nghiệm, kiểm soát chất lượng thuốc

6 Quản lý hoạt động chuyên môn của Nhà thuốc bệnh viện

2.2.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự trong Khoa Dược bệnh viện:

2.2.2 Vai trò từng bộ phận trong khoa Dược bệnh viện:

2.2.2.1 Trưởng khoa Dược

 Yêu cầu về trình độ: tối thiểu phải là dược sĩ đại học Đối với bệnh viện hạng 3 và

không phân hạng chưa có dược sĩ đại học thì Giám đốc bệnh viện ủy quyền bằng vănbản cho dược sĩ trung học phụ trách khoa

 Phân công: DS.CKI Lê Minh Đạt.

 Vai trò:

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn chung của Trưởng khoa trong bệnh viện

- Tổ chức hoạt động của khoa theo quy định của Thông tư 22/2011/TT-BYT

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc bệnh viện về mọi hoạt động của khoa và công tácchuyên môn về dược tại các khoa lâm sàng, nhà thuốc trong bệnh viện

- Là Phó Chủ tịch thường trực Hội đồng thuốc và điều trị, tham mưu cho Giám đốcbệnh viện, Chủ tịch Hội đồng thuốc và điều trị về lựa chọn thuốc sử dụng trong bệnhviện; làm đầu mối trong công tác đấu thầu thuốc; kiểm tra, giám sát việc kê đơn, sửdụng thuốc nhằm tăng cường hiệu quả sử dụng thuốc và nâng cao chất lượng điều trị

- Căn cứ vào kế hoạch chung của bệnh viện, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việccung ứng, bảo quản và sử dụng thuốc, hóa chất (pha chế, sát khuẩn)

- Tổ chức thực hiện việc nhập, xuất, thống kê, kiểm kê, báo cáo; phối hợp với phòngTài chính – kế toán thanh quyết toán; theo dõi, quản lý kinh phí sử dụng thuốc đảmbảo chính xác, theo đúng các quy định hiện hành

- Thông tin, tư vấn, hướng dẫn sử dụng thuốc cho cán bộ y tế

- Chịu trách nhiệm tham gia hội chẩn hoặc phân công dược sỹ trong khoa tham gia hộichẩn khi có yêu cầu của Lãnh đạo bệnh viện

- Quản lý hoạt động chuyên môn của Nhà thuốc bệnh viện

- Tham gia nghiên cứu khoa học, giảng dạy, đào tạo chuyên môn dược cho đồng nghiệp

và cán bộ tuyến dưới

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc bệnh viện giao

- Có các vai trò trong công tác Dược Lâm Sàng:

+ Chịu trách nhiệm và phối hợp chặt chẽ với các khoa lâm sàng và cận lâm sàng đểtriển khai hoạt động dược lâm sàng

+ Xây dựng nhiệm vụ và giám sát các dược sĩ lâm sàng triển khai hoạt động dượclâm sàng

+ Báo cáo định kỳ hằng quý, hằng năm hoặc đột xuất về hoạt động dược lâm sànggửi Giám đốc bệnh viện

2.2.2.2 Nghiệp vụ Dược

 Yêu cầu về trình độ: tối thiểu dược sĩ đại học đối với bệnh viện hạng đặc biệt, hạng 1

và 2 Bệnh viện hạng 3 và không phân hạng, yêu cầu tối thiểu là dược sĩ trung học

 Phân công: DS.CKI Phan Thị Hồng Nga.

- Đảm nhiệm việc cung ứng thuốc.

- Định kỳ kiểm tra việc bảo quản, quản lý, cấp phát thuốc tại khoa Dược

- Kiểm tra việc sử dụng và bảo quản thuốc trong tủ trực tại các khoa lâm sàng

- Đảm nhiệm việc kiểm nghiệm, kiểm soát chất lượng thuốc (nếu bệnh viện không tổchức bộ phận kiểm nghiệm thì sau khi pha chế phải gửi mẫu cho các cơ quan có chứcnăng kiểm nghiệm thực hiện)

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Trưởng khoa Dược giao

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng khoa Dược về nhiệm vụ được phân công

2.2.2.3 Kho và cấp phát

 Cơ cấu: Bộ phận Kho và cấp phát bệnh viện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ được chia ra

làm hai tổ quản lý là: kho chẵn và kho lẻ

- Kho chẵn (còn gọi là Tổ kho) : bao gồm kho Y cụ hóa chất- vật tư y tế, kho trang

bị thành phẩm và kho dược liệu (2 kho: kho dược liệu sống, kho dược liệu chín)

Kho hóa chất , vật tư y

Kho trang bị thành phẩm

Kho dược liệu

- Kho lẻ (còn gọi là Tổ cấp phát): bao gồm phòng cấp phát thuốc thành phẩm vàphòng hốt thuốc thang thuộc khối sự nghiệp và nhà thuốc bệnh viện thuộc khối kinhdoanh.

Quầy hốt và cấp phát thuốc thang Quầy Tân dược – thành phẩm cấp phát cho bệnh nhân có BHYT

 Vai trò của bộ phận Kho và cấp phát:

- Kho chẵn: Lưu trữ, bảo quản dược liệu, hóa chất, y cụ và sau đó xuất sang kho lẻ,các khoa, phòng Ngoài ra, kho chẵn còn có vai trò lập dự trù đủ dùng trong 1tháng nhằm cung ứng thuốc đầy đủ, kịp thời, và chất lượng cho bệnh nhân, đápứng nhu cầu về thuốc cho điều trị nội trú và ngoại trú ở bệnh viện

- Kho lẻ: Lưu trữ, bảo quản thuốc, dược liệu, y cụ để phân phối và cấp phát trựctiếp cho từng bệnh nhân ngoại trú và xuất thuốc cho các khoa, phòng trong điều trịnội trú

- Cụ thể:

Nhà thuốc bệnh viện

- Lưu trữ bảo quản và phân phối các dụng cụ hóachất cần thiết cho công tác chuẩn đoán khámchữa bệnh đến các khoa điều trị trong bệnh viện.Chủ yếu là các y cụ, hóa chất, vật tư y tế cần thiếtcho các khoa cận lâm sàng và lâm sàng

Trang bị thành phẩm

- Lưu trữ thành phẩm từ phòng “Pha chế sản xuất” của Tổ pha chế và chế biến dược liệu như cồn xoa bóp,

- Phân phối những sản phẩm này lại cho phòng

“Tân dược - thành phẩm” thuộc Khối sự nghiệp của Tổ cấp phát (kho lẻ)

- Phân phối, cung cấp dược liệu đã qua sơ chế, chế biến cho phòng “Hốt thuốc thang” thuộc khối

sự nghiệp của Tổ cấp phát (kho lẻ) và dược liệu cần chế biến cho phòng “Chế biến dược liệu” của

tổ Pha chế và chế biến dược liệu

Phân công:

- Vũ Thị Dung

- Lưu Minh Giang Thanh

Tân dược – Thành phẩm

- Nhận tân dược tây y và thành phẩmđông y từ các công ty dược

- Cấp phát cho bệnh nhân nội, ngoạitrú có BHYT

- Nhận các dược liệu từ kho chẵn

- Hốt thuốc thang và cấp phát cho bệnh nhân ngoại trú (có hoặc không

có BHYT) theo toa của bác sĩ

- Hốt thuốc thang theo đơn và phân phối xuống phòng sắc thuốc thang thuộc Tổ pha chế và chế biến để sắc thuốc cho bệnh nhân nội trú (có hoặc không có BHYT)

- Đóng vai trò như một thành phần củakhối kinh doanh khi cung cấp dược liệu theo nhu cầu của người mua sau khi hoàn thành thanh toán, thủ tục tại

tổ thống kê kế toán

Khối kinh doanh

Nhà thuốc bệnh viện

-Từ Duy K Thoa

- Nguyễn Thùy Trang

- Ng T Kiều Lan Anh

- Cấp phát các loại thuốc tân dược, vật

tư y tế theo đơn của bác sĩ đối với bệnh nhân nội ngoại trú (không có BHYT) hoặc nhu cầu người mua

 Yêu cầu về trình độ thủ kho: Thủ kho giữ thuốc gây nghiện là dược sĩ đại học hoặc

dược sĩ trung học có giấy ủy quyền theo quy định; thủ kho giữ các thuốc khác có trình

độ tối thiểu là dược sĩ trung học

 Vai trò, nhiệm vụ của thủ kho:

- Có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nguyên tắc về “Thực hành tốt bảo quản thuốc”,đảm bảo an toàn của kho

- Hướng dẫn, phân công các thành viên làm việc tại kho thực hiện tốt nội quy củakho thuốc, khoa Dược

- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc xuất, nhập thuốc theo quy định của công tác khoaDược và báo cáo thường xuyên hoặc đột xuất cho Trưởng khoa về công tác kho vàcấp phát

- Tham gia nghiên cứu khoa học, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môncho các thành viên trong khoa và học viên khác theo sự phân công

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Trưởng khoa Dược giao

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng khoa Dược về nhiệm vụ được phân công

2.2.2.4 Kế toán - Thống kê Dược

 Yêu cầu về trình độ người phụ trách: có nghiệp vụ thống kê và dược.

 Phân công: DSTH Nguyễn Thị Kim Loan (Cán bộ thống kê dược);

DSTH Tống Thị Bắc (Kế toán dược, phụ trách kế toán, theo dõi sản xuất,

y dụng cụ sử dụng tại các khoa, thiết bị tại khoa Dược)

- Thực hiện báo cáo công tác khoa Dược, tình hình sử dụng thuốc, hóa chất (pha chế,sát khuẩn), vật tư y tế tiêu hao (nếu có) trong bệnh viện định kỳ hàng năm (theomẫu Phụ lục 3, 4, 5, 6) gửi về Sở Y Tế, Bộ Y Tế (Cục Quản lý khám, chữa bệnh;

Vụ Y Dược cổ truyền đối với các bệnh viện Y học cổ truyền) vào trước ngày 15/10hàng năm (số liệu 1 năm được tính từ 01/10 đến hết ngày 30/9 của năm kế tiếp) vàbáo cáo đột xuất khi được yêu cầu

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Trưởng khoa Dược giao

2.2.2.5 Dược lâm sàng – Thông tin thuốc

 Yêu cầu về trình độ người phụ trách: tối thiểu dược sĩ đại học.

 Phân công: DS.CKI Lê Minh Đạt, kiêm nhiệm làm công tác dược lâm sàng;

DSĐH Phạm Thị Hòa Bình, kiêm nhiệm công tác thông tin thuốc.

 Vai trò:

- Là trung tâm trong việc điều phối hoạt động của các tổ trong khoa Dược

- Chịu trách nhiệm về thông tin thuốc trong bệnh viện, triển khai mạng lưới theodõi, giám sát, báo cáo tác dụng không mong muốc của thuốc và công tác cảnh giácdược

- Tư vấn về sử dụng thuốc an toàn, hợp lý cho Hội đồng thuốc và điều trị, cán bộ y

- Tham gia nghiên cứu khoa học và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho các thànhviên trong khoa và học viên khác theo sự phân công

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Trưởng khoa Dược yêu cầu

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng khoa Dược về nhiệm vụ được phân công

2.2.2.6 Pha chế thuốc, kiểm nghiệm, kiểm soát chất lượng thuốc

 Yêu cầu về trình độ người phụ trách: tối thiểu là dược sĩ đại học đối với bệnh viện có

pha chế thuốc cho chuyên khoa nhi, khoa ung bướu và các thuốc gây nghiện Pha chếthuốc cho chuyên khoa khác yêu cầu tối thiểu là dược sĩ trung học; dược sĩ tham giapha chế thuốc có chứa yếu tố phóng xạ cần có chứng chỉ về thực hành an toàn bức xạtrong y tế

 Phân công: DSĐH Phạm Thị Hòa Bình, quản lý chuyên môn công tác pha chế thuốc;

DS Kiều Thiên Nga, phụ trách pha chế Cồn xoa bóp;

DS Nguyễn Thị Chung, DS Mai Thảo Trang, phụ trách chế biến dược liệu;

DS Trịnh Thị Ánh Tuyết, phụ trách công tác Sắc thuốc

Châu Tường Di, nhân viên sắc thuốc

 Vai trò:

- Thực hiện quy định của công tác dược pha chế thuốc, công tác chống nhiễm khuẩn

- Thực hiện pha chế theo đúng quy trình kỹ thuật đã được phê duyệt, danh mụcthuốc được pha chế ở bệnh viện

- Pha chế kịp thời và đảm bảo chất lượng các thuốc cấp cứu và đặc biệt chú ý khipha chế thuốc cho trẻ em (chia nhỏ liều, pha thuốc tiêm truyền), thuốc điều trị ungthư

- Kiểm soát, tham gia phối hợp với các cán bộ được phân công ở các đơn vị, khoahoặc trung tâm Y học hạt nhân, ung bướu trong việc pha chế, sử dụng các thuốcphóng xạ, hóa chất ung thư để bảo đảm an toàn cho người bệnh, nhân viên y tế vàmôi trường.

- Tham gia nghiên cứu khoa học, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môncho các thành viên trong khoa và học viên khác theo sự phân công

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Trưởng khoa Dược giao

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng khoa Dược về nhiệm vụ được phân công

- Bộ phận Pha chế, chế biến được chia thành các bộ phận nhỏ, đảm nhận vai trò cụthể:

Chế biến dược liệu - Xử lý, sơ chế (phơi, sấy, chia nhỏ,….) và phân loại

dược liệu trước khi nhập vào kho

Pha chế sản phẩm

- Chế biến các thành phẩm phục vụ cho bệnh viện nhưcồn xoa bóp, rượu đại bổ, Nguyên liệu được lấy từkho dược liệu, sau khi chế biến thành sản phẩm, các sảnphẩm này lại được nhập vào kho “Trang bị thànhphẩm” để chờ phân phối đến cả 2 khối của Tổ cấp phát.

Sắc thuốc thang - Nhận nguyên liệu từ phòng hốt thuốc thang để sắc và

cung cấp cho bệnh nhân nội trú

Buồng pha chế

2.2.2.7 Các bộ phận khác:

Thực hiện theo sự phân công và chịu trách nhiệm trước trưởng khoa Dược

2.3 Các bước trong quy trình nhập - xuất thuốc, y dụng cụ tại khoa Dược bệnh

viện

Quy trình tổ chức nhập, xuất - cung ứng thuốc ở bệnh viện:

Buồng sắc thuốc

2.3.1 Qui trình mua thuốc:

2.3.1.1 Mục đích, yêu cầu:

- Đảm bảo mua thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng; đáp ứng kịp thời, đúng, đủ theo yêucầu điều trị, theo khả năng kinh phí của bệnh viện và theo hợp đồng chi trả củaquỹ Bảo hiểm y tế, đúng quy chế hiện hành

2.3.1.2 Phạm vi áp dụng:

- Các loại thuốc men (tân dược, thành phẩm đông y, dược liệu), hóa chất, vật tư y tếnhập vào khoa Dược

2.3.1.3 Các bước thực hiện:

 Bước 1 Lập kế hoạch mua thuốc:

 Kế hoạch mua thuốc bao gồm:

- Các kế hoạch mua thuốc thường kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý) hoặc độtxuất

- Đối với các thuốc gây nghiện, hướng tâm thần, lập kế hoạch dự trù hàng năm theoquy định hiện hành

 Khi lập kế hoạch phải căn cứ vào:

- Danh mục thuốc, trang thiết bị sử dụng tại bệnh viện đã được thông qua Hội đồngthuốc và điều trị của bệnh viện Khi xây dựng danh mục thuốc này cần căn cứ vào:

 Mô hình bệnh tật của địa phương, cơ cấu bệnh tật do bệnh viện thống kêhàng năm;

 Trình độ cán bộ và theo Danh mục kỹ thuật mà bệnh viện được thực hiện;

 Điều kiện cụ thể của bệnh viện: quy mô và trang thiết bị phục vụ chẩn đoán

và điều trị hiện có của bệnh viện;

 Khả năng kinh phí: Ngân sách nhà nước cấp, ngân sách bảo hiểm y tế, khảnăng kinh tế của địa phương

 Danh mục thuốc sử dụng tại bệnh viện phải được rà soát, bổ sung, hiệuchỉnh hàng năm cho phù hợp với tình hình thực tế điều trị

- Danh mục thuốc và cơ số thuốc của tủ trực tại các khoa lâm sàng (thuốc ở tủ trực

là thuốc khoa Dược cung ứng cho các khoa phòng để đề phòng trường hợp khẩncấp)

- Điều kiện cung ứng trang thiết bị y tế của các đơn vị, khoa, phòng

- Lượng hàng tồn kho tại các kho

- Hợp đồng cung cấp thuốc hóa chất, vật tư y tế đã được ký kết của công ty phânphối đã trúng thầu, thông qua đấu thầu tập trung của Sở Y tế hoặc đấu thầu dobệnh viện làm chủ đầu tư

- Khả năng tài chính của bệnh viện

- Cơ cấu bệnh tật, nhu cầu thực tế tại thời điểm lập kế hoạch

 Sau khi xem xét đủ các căn cứ trên, tiến hành thống kê và lập kế hoạch dự trù thuốc đểtrình cấp có thẩm quyền phê duyệt nhằm bảo đảm cung ứng đủ số lượng cần thiết và

có chất lượng cho nhu cầu chẩn đoán, điều trị nội trú, ngoại trú, bảo hiểm y tế và phùhợp với kinh phí của bệnh viện

- Nếu thuốc mới chưa từng nhập: thì cần dự toán lượng vừa đủ để không dư quánhiều, có thể dựa vào nhu cầu thực tế của bệnh viện trong một tháng từ đó suy ralượng cần dùng trong một năm

- Nếu là thuốc đã từng nhập thì: dựa vào lượng tồn trong kho, dự đoán nhu cầu sửdụng trong đợt hàng sắp tới (thường là theo năm), xem lại định mức lưu trữ trongkho hiện tại có còn phù hợp không Sau đó, dự trù số lượng cần mua Việc dự trùcần đảm bảo các yêu cầu: dư một lượng vừa đủ trong kho để dùng khi cấp thiếtnhưng vẫn phải đảm bảo sao cho lưu lượng xuất nhập ổn định không tồn đọng quálâu trong kho.

- Dược liệu khó kiểm tra được chính xác hạn dùng cũng như bảo quản, nên cần dựtrù số lượng ít, có thể nhanh chóng dùng hết trong vòng 1 tháng

- Làm dự trù bổ sung (theo mẫu Phụ lục 2) khi nhu cầu thuốc tăng vượt kế hoạch ,thuốc không có nhà thầu tham gia, không có trong danh mục thuốc nhưng có nhucầu đột xuất

Lưu ý: Tên thuốc ghi trong mẫu thuốc phải ghi theo tên gốc rõ ràng đầy đủ đơn vị, nồng

độ, hàm lượng, số lượng Trong trường hợp thuốc nhiều thành phần có thể dùng tên biệtdược

 Bước 2 Giao dịch mua thuốc

 Phương thức mua:

- Đối với dược liệu, hóa chất, vật tư y tế: thực hiện hình thức đấu thầu tập trung

 Sau khi hoàn tất các công đoạn thống kê dự trù thì tiến hành xây dựng kế hoạchđấu thầu gửi về Sở Y Tế Cần Thơ

 Bộ phận phụ trách: Sở Y Tế thành phố Cần Thơ giao khoa Dược trực tiếp phụtrách đấu thầu tập trung thông qua Hội đồng thuốc và điều trị của bệnh viện làmchủ đầu tư

 Về việc cụ thể giấy tờ, công việc về đấu thầu được nêu rõ trong thông tư số10/2007/TTLT-BYT-BTC , quy định cụ thể các nội dung phải thực hiện baogồm:

 Lập kế hoạch đấu thầu mua thuốc: căn cứ lập kế hoạch, nội dung của từnggói thầu trong kế hoạch, giá gói thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu, thời gian

tổ chức đấu thầu, hình thức hợp đồng

 Trình duyệt kế hoạch và phê duyệt kế hoạch đấu thầu

 Hồ sơ mời thầu

 Kết quả lựa chọn nhà thầu

- Đối với thuốc tân dược tây y, thành phẩm đông y (không tự sản xuất): sau khi dựtrù thì tùy vào nhu cầu sử dụng nhiều hay ít mà sẽ quyết định đến phương thứcmua thuốc và bộ phận phụ trách các bước tiếp theo:

 Nếu lượng tiêu thụ là lớn thì khoa Dược sẽ lập kế hoạch đấu thầu gửi về Sở Y

Tế, tổ chức đấu thầu tập trung (làm tương tự như đối với dược liệu, hóa chất,vật tư y tế), và sẽ phân phối lại cho khoa Dược bệnh viện theo đúng như dự trù

 Nếu lượng tiêu thụ là vừa và nhỏ thì Hội đồng thuốc và điều trị của bệnh viện

sẽ tiến hành lập kế hoạch tìm nguồn cung cấp và đặt mua

 Lựa chọn nhà phân phối:

- Các nguồn để nắm bắt thông tin về nhà phân phối:

 Các cơ quan quản lý y tế: Bộ Y tế, Sở Y tế,…

 Hội đồng xét thầu tập trung của Sở Y tế hoặc hội đồng xét thầu của bệnh viện

 Kiểm tra điều kiện kinh doanh thực tế

 Qua liên lạc điện thoại hoặc tham quan trực tiếp.

- Những thông tin về nhà sản xuất, nhà cung ứng cần được tìm hiểu:

 Có đủ tư cách pháp nhân, có năng lực phân phối và uy tín trên thị trường

 Chính sách giá cả, chính sách phân phối, phương thức thanh toán cho phù hợp

Lưu ý: đối với hình thức đấu thầu thì giá cả phải ổn định theo quy định như trong

hợp đồng kinh tế đã ký kết; còn đối với hình thức đặt mua riêng như trường hợpcủa tân dược, thành phẩm đông y thì nhà cung cấp phải báo cho khoa Dược nếu cóthay đổi về giá cả trước 3 tháng

 Chất lượng dịch vụ:

 Đáp ứng được yêu cầu bảo quản hàng hóa;

 Có đủ các điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển;

 Thái độ dịch vụ tốt (đáp ứng đơn hàng nhanh, dịch vụ chăm sóc kháchhàng chu đáo)

 Lập “Danh mục các nhà phân phối”: Điện thoại, địa chỉ, người liên hệ,…

- Các thông tin về sản phẩm do nhà cung cấp giới thiệu cần được tìm hiểu:

 Phải được phép lưu hành trên thị trường

 Nằm trong danh mục thuốc thiết yếu, danh mục thuốc thống nhất của Bảo hiểm

- Đối với hình thức đấu thầu (dược liệu, vật tư y tế, y cụ) : hợp đồng ký là hợp đồngkinh tế

- Đối với hình thức đặt mua thông thường (tân dược tây y, thành phẩm đông y) : hợpđồng ký là hợp đồng quy tắc

- Sau khi gọi hàng, lưu các đơn hàng lại để theo dõi

 Lập “Sổ theo dõi các nhà phân phối”:

- Theo dõi số lượng, chủng loại hàng nhập về kho so với đơn hàng để liên lạc vớinhà phân phối trong thời gian qui định của hợp đồng đã ký kết

- Nắm được thông tin về các mặt hàng của các công ty đang hết hoặc không cóhàng, thông báo cho trưởng khoa Dược biết để thông tin lại cho ban lãnh đạo bệnhviện khi cần và có kế hoạch dự trù các mặt hàng thay thế

 Vận chuyển:

- Yêu cầu xe chở thuốc của nhà cung cấp phải đáp ứng khả năng bảo quản thuốctheo đúng yêu cầu kĩ thuật và phải đi thẳng từ nơi mua về tận kho của khoa Dượcbệnh viện.

2.3.2 Quy trình kiểm nhập thuốc

2.3.2.1 Mục đích, yêu cầu:

- Đảm bảo thuốc nhập vào sử dụng tại bệnh viện phải được kiểm soát đạt tiêu chuẩnchất lượng, đáp ứng kịp thời, đúng và đủ theo yêu cầu điều trị, theo khả năng kinhphí của bệnh viện và theo hợp đồng chi trả của quỹ Bảo hiểm y tế, đúng quy chếhiện hành

2.3.2.2 Phạm vi áp dụng:

- Các loại thuốc men (tân dược, thành phẩm đông y, dược liệu), hóa chất, vật tư y tế

ở tất cả các nguồn (mua, viện trợ, dự án, chương trình) nhập vào khoa Dược

2.3.2.3 Các bước thực hiện:

 Bước 1 Lập kế hoạch kiểm nhập

 Kế hoạch kiểm nhập thuốc, hóa chất, vật tư y tế bao gồm:

- Các kế hoạch kiểm nhập thường kỳ (hai lần vào sáng thứ tư của tuần đầu và tuầnthứ ba hàng tháng) hoặc đột xuất

- Đối với các thuốc gây nghiện, hướng tâm thần, kiểm nhập theo quy định hiệnhành

 Thành lập Hội đồng Hội đồng kiểm nhập

- Hội đồng kiểm nhập do Giám đốc bệnh viện quyết định

- Thành phần Hội đồng kiểm nhập gồm : Trưởng hoặc phó khoa Dược, Trưởngphòng Tài chính – Kế toán (hoặc một đến hai thành viên khác từ phòng Kế hoạchtổng hợp hoặc phòng Kế toán tài vụ), thủ kho, thống kê dược, cán bộ tương ứng

 Bước 2 Tiến hành kiểm nhập

 Khi kiểm nhập thuốc, hóa chất cần căn cứ vào:

- Danh mục thuốc, hóa chất đã dự trù, đã được thông qua khoa Dược và Ban Giámđốc Thuốc, vật tư y tế, hóa chất nhập về phải đảm bảo đúng số lượng và chấtlượng theo danh mục

- Kiểm nhập Dược liệu phải căn cứ vào cảm quan dựa vào Tiêu chuẩn cơ sở củatừng Dược liệu

- Hóa đơn hợp lệ của các công ty đã ký kết hợp đồng

- Hợp đồng đã được ký kết cung cấp thuốc, hóa chất, vật tư y tế của các công typhân phối đã trúng thầu, thông qua đấu thầu tập trung của Sở Y Tế hoặc đấu thầu

do bệnh viện làm chủ đầu tư

Kiểm tra nhập cần tiến hành đối chiếu giữa hóa đơn với thực tế và kết quả thầu vềcác chi tiết của từng mặt hàng như: tên thuốc, tên hóa chất, nồng độ (hàm lượng),đơn vị tính, quy cách đóng gói, số lượng, số lô, đơn giá, hạn dùng, hãng sản xuất,nước sản xuất

- Thuốc nguyên đai nguyên kiện được kiểm nhập trước, toàn bộ thuốc được kiểmnhập trong thời gian tối đa là một tuần kể từ khi nhận về kho

- Hạn dùng của thuốc trước khi nhập kho, ít nhất phải trên 12 tháng, trừ nhữngtrường hợp đặc biệt, nhưng không sớm hơn 06 tháng và phải được sự đồng ý củaHội đồng kiểm nhập và Ban giám đốc

- Kiểm tra chất lượng của lô hàng thông qua cảm quan và giấy tờ chứng từ của cơquan kiểm nghiệm mà nhà cung cấp đã thực hiện kiểm tra

- Bằng cảm quan, các thuốc không được có những biểu hiện bất thường như: thayđổi màu sắc, mùi vị (nếu dung dịch là thuốc trong suốt), không còn nguyên vẹnnhư bao bì các vỉ thuốc bị thủng, rách, chai lọ bị bể vỡ,…

- Kiểm tra điều kiện kiện bảo quản đối với các thuốc có yêu cầu bảo quản đặc biệthoặc theo yêu cầu trên nhãn hàng hóa

- Thuốc có yêu cầu kiểm soát đặc biệt (thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần vàtiền chất dùng làm thuốc, thuốc phóng xạ) làm biên bản kiểm nhập riêng

 Bước 3 Lập biên bản, thủ tục kiểm nhập

- Nếu chất lượng, số lượng thuốc, vật tư y tế, hóa chất không đạt (hàng bị hư hao,thừa, thiếu ) hoặc có vấn đề phát sinh thì lô hàng sẽ được lập biên bản và đưa vàokhu chờ giải quyết của kho để chờ thông báo, giải quyết với bên cung cấp Nếuđạt thì sẽ làm các thủ tục nhập kho

- Biên bản kiểm nhập có đủ chữ ký của thành viên Hội đồng kiểm nhập

- Tiến hành vào sổ kiểm nhập thuốc (theo mẫu Phụ lục 14)

Lưu ý: Việc kiểm nhập dược liệu khá phức tạp do khó xác định được chính xác khối

lượng cũng như chất lượng, chủ yếu dựa vào cảm quan Do đó, khi kiểm nhập, dựavào cảm quan thấy chất lượng không ổn, khoa Dược sẽ báo cho nhà thầu, mà nhàthầu không chấp nhận lý do chất lượng qua cảm quan, thì khoa Dược sẽ đem mẫudược liệu đó đi kiểm nghiệm ngay Sau khi có kết quả kiểm nghiệm, nếu chất lượngdược liệu tốt thì khoa Dược nhập lô hàng đó vào kho, nếu chất lượng dược liệu khôngtốt thì nhà thầu sẽ chịu mọi trách nhiệm về lô hàng cũng như các điều khoản bồithường cho khoa Dược như hợp đồng

2.3.3 Quy trình nhập

 Vật tư y tế và hóa chất sau khi qua kiểm nhập sẽ được xếp thẳng vào kho vật tư y tế và

hóa chất

 Đối với dược liệu:

Ban đầu, sẽ được nhập vào khu vực để dược liệu sống của kho dược liệu, tại đây dượcliệu sẽ được phân loại

- Loại không cần chế biến thêm hoặc đã được sơ chế rồi sẽ được chuyển ngay qualưu trữ tại khu chứa dược liệu chín của kho dược liệu

- Loại phải qua chế biến thêm hoặc chưa sơ chế sẽ được lưu tại khu chờ sơ chế củakhu chứa dược liệu sống Sau khi sơ chế sẽ được chuyển qua khu chứa dược liệuchín

 Đối với tân dược tây y và thành phẩm đông dược không tự sản xuất:

- Do qui mô bệnh viện khá nhỏ và bệnh viện đang trong quá trình nâng cấp xâydựng mở rộng cơ sở hạ tầng nên kho chẵn không đủ không gian để lưu trữ mộtlượng lớn các sản phẩm, thành phẩm cũng như dược liệu cùng lúc được

- Mặt khác, do lượng nhập và tiêu thụ của tân dược tây y và thành phẩm đông dượcnhập từ bên ngoài là không nhiều, nên quá trình nhập và xuất của các loại thuốcnày được tiến hành theo một trình tự đặc biệt:

 Thuốc nhập vào kho chẵn tại Tổ kho sẽ được làm thủ tục nhận hàng

 Sau khi kiểm hàng và hoàn tất thủ tục nhập hàng, kho chẵn ngay lập tức làmthủ tục xuất lô hàng đó đến kho lẻ của phòng “Tân dược - thành phẩm” và nhàthuốc bệnh viện thuộc Tổ cấp phát

 Vậy nên, có thể coi như tân dược và thành phẩm đông dược không tự sản xuấtđược công ty phân phối nhập thẳng vào kho lẻ mà không thông qua kho chẵn

 Đối với thuốc thành phẩm tự sản xuất ở cơ sở:

- Hiện nay, hầu hết các bệnh viện không còn duy trì công tác pha chế thuốc theođơn, trừ một số bệnh viện đặc thù và quá trình sản xuất phải tuân theo quy trình doGiám đốc bệnh viện và Hội đồng Khoa học và Công nghệ ký duyệt thì mới đượcphép sử dụng cho bệnh nhân

Bệnh viện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ chính là một trong số đó Tuy nhiên, do nhucầu không cao và quy mô sản xuất của bệnh viện hiện nay khá nhỏ nên phòng phachế chỉ sản xuất duy nhất một vài loại sản phẩm chủ lực đó là cồn xoa bóp và rượuđại bổ

- Nhập nguyên liệu sản xuất vào bộ phận Pha chế:

Khi đã dự trù số lượng cần sản xuất thì sẽ lấy nguyên liệu trực tiếp từ kho chẵn đểsản xuất

- Sau đó, thành phẩm được nhập vào kho chẵn Tân dược – thành phẩm để lưu trữ

2.3.4 Quy trình xuất và cấp phát

 Khoa Dược duyệt thuốc trước khi cấp phát

 Cấp phát thuốc cho khoa Lâm sàng:

- Trưởng khoa Dược hoặc dược sĩ được ủy quyền duyệt phiếu lĩnh thuốc trong giờhành chính

- Khoa Dược đảm bảo việc cấp phát thuốc đầy đủ và kịp thời theo phiếu lĩnh thuốc,hóa chất của khoa lâm sàng, cận lâm sàng

- Khoa Dược đưa thuốc đến các khoa lâm sàng hoặc khoa lâm sàng nhận thuốc tạikhoa Dược theo quy định của Giám đốc bệnh viện

 Kiểm tra, đối chiếu khi cấp phát thuốc theo quy định Bộ Y Tế:

- Thể thức phiếu lĩnh thuốc hoặc đơn thuốc;

- Kiểm tra tên thuốc, nồng độ (hàm lượng), dạng bào chế, liều dùng, đường dùng,khoảng cách dùng thuốc trên đơn thuốc với thuốc sẽ giao

- Nhãn thuốc;

- Chất lượng thuốc;

- Số lượng, khoản thuốc trong đơn thuốc, phiếu lĩnh thuốc với số thuốc sẽ giao

Về khoản này, bệnh viện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ áp dụng và thực hiện tốt theonguyên tắc 3 TRA, 3 ĐỐI khi lấy và giao thuốc:

 3 TRA:

- Thể thức của đơn, phiếu có đầy đủ và đúng không

- Nhãn trên chai, hộp thuốc, cách dùng, liều lượng đã đúng và rõ ràng chưa

- Kiểm tra bằng cảm quan về chất lượng thuốc có tốt không, có nghi ngờ không

 3 ĐỐI:

- Đối chiếu tên thuốc trên nhãn với tên thuốc trên đơn phiếu

- Đối chiếu nồng độ, hàm lượng của đơn phiếu với số thuốc chuẩn bị giao

- Đối chiếu số lượng thuốc với khoảng ghi trên đơn phiếu với số chuẩn bị giao

 Sau khi cấp phát phải vào thẻ kho theo dõi thuốc hàng ngày.

 Xuất, cấp phát thuốc theo nguyên tắc thuốc nhập trước xuất trước, thuốc có hạn dùngngắn hơn xuất trước Chỉ được cấp phát các thuốc còn hạn sử dụng và đạt tiêu chuẩnchất lượng

 Vào sổ theo dõi

2.3.4.1 Xuất hàng từ kho chẵn:

 Hóa chất và vật tư y tế sẽ được xuất từ kho chẵn theo định kỳ hàng tuần hoặc có khitheo yêu cầu từ các phòng khoa khác và được khoa Dược xét duyệt đến tận nơi yêucầu

Lịch cấp phát:

 Thứ 2: Khoa Nội tổng hợp

 Thứ 3: Khoa xét nghiệm – chẩn đoán hình ảnh

 Thứ 4: Khoa Ngũ quan

 Thứ 5: Khoa Khám – Khoa Châm Cứu – PHCN

 Thứ 6: Khoa Ngoại Phụ - Khoa Nhi

 Dược liệu thì sẽ được xuất từ kho dược liệu chín của kho chẵn khi kho lẻ của Tổ cấpphát yêu cầu.

 Quy trình xuất từ kho chẵn:

- Đối với kho lẻ hoặc phòng khoa có nhu cầu lấy hàng:

- Đối với kho chẵn:

- Khi kho lẻ nhận hàng sẽ kiểm tra lại loại hàng và số lượng sau đó sẽ ghi lại vào sổnhận hàng của kho lẻ

Gọi điện hoặc gửi sổ lấy hàng xuống kho chẵn

2.3.4.2. Xuất, cấp phát hàng từ kho lẻ:

o Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân tại bệnh viện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ

 Cấp phát cho bệnh nhân nội trú

 Sau khi nhập viện, Bác sĩ chỉ định thuốc trong bệnh án, y tá hành chánh của khoa điềutrị sẽ ghi vào sổ tổng hợp thuốc hàng ngày của khoa, tùy thuộc vào yêu cầu của từngloại thuốc mà y tá hành chánh sẽ tổng hợp vào phiếu lĩnh thuốc thường, phiếu lĩnhthuốc hướng thần hay phiếu lĩnh thuốc gây nghiện, sau khi đã được trưởng khoa điềutrị ký duyệt và có giám sát của khoa Dược

 Điều dưỡng hành chánh của khoa phòng điều trị lĩnh thuốc tại quầy cấp phát và mang

về khoa sẽ bàn giao cho Điều dưỡng điều trị cấp phát hoặc thực hiện y lịch cho từngbệnh nhân

 Thuốc tân dược – thành phẩm: Điều dưỡng điều trị cấp phát tận giường cho bệnh

hoặc thực hiện y lệnh (tiêm, truyền)

 Thuốc thang: Điều dưỡng khoa điều trị giao đơn thuốc thang cho bộ phận cân

thuốc thang của Khoa Dược; bộ phận cân thuốc thang sẽ cân thuốc theo đơn, đúngtheo quy định của Bộ Y Tế Thuốc thang sẽ được điều dưỡng khoa điều trị mang vềcho bệnh nhân Sau đó, mỗi ngày, điều dưỡng khoa điều trị sẽ mang thuốc thangcủa khoa mình giao cho khoa Dược sắc thuốc, có bản giao ký nhận Sau khi thuốcsắc xong, khoa điều trị nhận thuốc đã sắc và cấp phát cho người bệnh uống theoquy định của bệnh viện

 Sơ đồ cấp phát thuốc cho bệnh nhân điều trị Nội trú (có và không có thẻ BHYT):

 Cấp phát thuốc cho bệnh nhân ngoại trú:

 Đối với bệnh nhân có thẻ BHYT và các diện chính sách khác:

 Sơ đồ cấp phát thuốc cho bệnh nhân Ngoại trú có thẻ BHYT và các diện chính sách

khác:

Hồ sơ bệnh án tại

khoa điều trị

Sổ tổng hợp thuốc hàng ngày

Phiếu lĩnh thuốc Toa thuốc thang

làm phiếu xuất thuốc

Bác sĩ chỉ định

Phiếu điều trị đã tính tiền thuốc

và các dịch

vụ khác

 Toa thuốc thang

BHYT có thu viện phí

Diện chính sách hoặc bệnh nhân BHYT không thu

 Đối với bệnh nhân không thuộc diện chính sách hoặc không có thẻ BHYT:

 Sau khi khám bệnh tại phòng khám, thầy thuốc (bác sĩ, lương y) sẽ chỉ định thuốctrong bệnh án ngoại trú, đồng thời kê đơn thuốc để bệnh nhân tự mua tại nhà thuốcbệnh viện

 Bệnh nhân cũng có thể mua các thuốc, dược liệu hoặc vật tư y tế không cần kê đơn tạiNhà thuốc bệnh viện

Lưu ý: Từ chối phát thuốc, dược liệu nếu phát hiện sai sót trong đơn thuốc hoặc Phiếu

lĩnh thuốc, thông báo lại với bác sĩ kê đơn và bác sĩ ký duyệt; phối hợp với bác sĩ lâmsàng trong việc điều chỉnh đơn thuốc hoặc thay thế thuốc

2.3.4.3. Lưu trữ chứng từ xuất, nhập, đơn thuốc ngoại trú:

Thực hiện theo quy định về lưu trữ hồ sơ bệnh án

2.3.4.4. Bàn giao:

 Trước khi bàn giao, thủ kho phải nhập sổ đầy đủ và ghi lại số liệu bàn giao; đối chiếu

số liệu thực tế với chứng từ xuất, nhập; ghi rõ nguyên nhân các khoản thừa, thiếu, hưhao

 Nội dung bàn giao bao gồm sổ sách, giấy tờ, chứng từ, đối chiếu với thực tế về sốlượng và chất lượng, những việc cần theo dõi và hoàn thành tiếp (ghi rõ chức trách,nhiệm vụ cụ thể)

 Biên bản bàn giao ghi rõ ràng, có sự chứng kiến và ký duyệt của lãnh đạo cấp trực tiếpcủa người bàn giao, người nhận, lưu trữ chứng từ theo qui định

2.3.5 Theo dõi, quản lý xuất – nhập; sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư y tế tiêu hao

2.3.5.1 Thống kê, báo cáo xuất – nhập, thanh toán tiền

 Thống kê, báo cáo:

- Xây dựng hệ thống sổ theo dõi xuất, nhập thuốc, hóa chất, vật tư y tế và lưu trữchứng từ, đơn thuốc theo quy định hoặc có hệ thống phần mềm theo dõi, thống kêthuốc Nếu cơ sở có phần mềm theo dõi, quản lý xuất, nhập thì hàng tháng in thẻkho ra, ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định

- Thống kê dược: cập nhật số lượng xuất, nhập thuốc, hóa chất, vật tư y tế và đốichiếu định kỳ hoặc đột xuất với thủ kho

- Thống kê, báo cáo số liệu về nhầm lẫn, thừa, thiếu, hư hao định kỳ và đột xuất

- Phối hợp với phòng Tài chính – kế toán thực hiện việc báo cáo theo quy định

 Thanh toán: Khoa Dược thống kê và tổng hợp số lượng đã cấp phát đối chiếu với cácchứng từ xuất, nhập và chuyển phòng Tài chính – kế toán thanh quyết toán

 Thuốc hết hạn dùng phải tiến hành hủy theo quy định về quản lý chất lượng thuốc

 Xử lý và xuất thuốc hư hao, thuốc hết hạn dùng: theo quy định:

- Làm đơn đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp phép thanh lý, hủy thuốc hư hao, hếthạn dùng, đơn hủy thuốc phải ghi rõ tên thuốc, nồng độ - hàm lượng, lý do xinhủy, phương pháp hủy (thường tiến hành đập, cắt nhỏ và nộp lại cho công ty cóchuyên môn xử lý đã trúng thầu của bệnh viện)

- Khi được phê duyệt của cấp trên có thẩm quyền, thành lập hội đồng hủy thuốc doGiám đốc bệnh viện quyết định, rồi tiến hành thanh lý, hủy theo quy định đã ghi

2.3.5.2 Kiểm kê thuốc, hóa chất, vật tư y tế

 Thời gian kiểm kê:

- Kiểm kê thuốc, hóa chất, vật tư y tế tại khoa Dược 1 tháng/ lần Các cơ số thuốc tự

vệ, chống bão lụt và các cơ số khác kiểm kê theo từng quý và có quy định về luânchuyển cơ số thuốc này

- Kiểm kê thuốc tủ trực tại các khoa lâm sàng 3 tháng/ lần

 Quy định về Hội đồng kiểm kê:

- Hội đồng kiểm kê tại kho Dược hàng tháng gồm: Trưởng khoa Dược, kế toándược, thủ kho dược và cán bộ phòng Tài chính – kế toán

- Hội đồng kiểm kê tại khoa lâm sàng: thành lập tổ kiểm kê, ít nhất có 3 người dođại diện khoa Dược làm tổ trưởng, điều dưỡng trưởng của khoa và điều dưỡngviên là thành viên

- Hội đồng kiểm kê của bệnh viện cuối năm gồm: lãnh đạo bệnh viện là Chủ tịch hộiđồng, trưởng khoa Dược là thư ký hội đồng, trưởng phòng Kế hoạch tổng hợp,trưởng phòng Tài chính – Kế toán, trưởng phòng Điều dưỡng, kế toán dược, thủkho dược là ủy viên

 Nội dung kiểm kê:

- Đối chiếu sổ theo dõi xuất, nhập với chứng từ

- Đối chiếu sổ sách với thực tế số lượng

- Xác định lại số lượng thuốc, hóa chất (pha chế, sát khuẩn) đạt chuẩn; tìm nguyênnhân thừa, thiếu, hư hao

- Lập biên bản kiểm kê thuốc, hóa chất, vật tư y tế tiêu hao (theo mẫu Phụ lục 8, 9,10)

- Nếu chất lượng không đạt yêu cầu, Hội đồng kiểm kê làm biên bản xác nhận và đềnghị cho xử lý (theo mẫu Phụ lục 11, 12)

2.4 Cách sắp xếp, bảo quản thuốc, sinh phẩm y tế, y cụ ở khoa Dược bệnh viện.

Khoa Dược làm tốt công tác bảo quản thuốc men, hóa chất, y dụng cụ trong khoa

và hướng dẫn các khoa khác làm tốt công tác này

2.4.1 Nguyên tắc chung về sắp xếp, bảo quản thuốc, sinh phẩm y tế, y cụ ở khoa Dược:

2.4.1.1 Yêu cầu về kho thuốc:

- Đảm bảo nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc

- Yêu cầu về vị trí, thiết kế: