Luận văn Hoàn thiên công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn

Tham khảo luận văn - đề án ''luận văn hoàn thiên công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty máy và thiết bị kim sơn'', luận văn - báo cáo, tài chính - kế toán - ngân hàng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Luận văn Hoàn thiên công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ tại Công ty Máy và Thiết bị

Kim Sơn

Lời nói đầu

Trong cơ chế đổi mới của đất nước nói riêng và sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thế giới nói chung, các doanh nghiệp phải thật sự chủ động trong phương thức làm ăn của chính mình Cơ hội nhiều va thử thách cũng rất lớn, để

có thể tồn tại và phát triển trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo trong kinh doanh Đồng thời phải quan tâm và quản lý chặt chẽ tất cả các khâu của quá trình sản xuất nhằm phát huy nguồn nội lực vừa tận dụng nguồn ngoại lực có thể giảm chi phí đến mức thấp nhất và đạt lợi nhuận cao nhất

Hạch toán kế toán là một công cụ đắc lực giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và hợp lý nhất và đảm bảo cho sản xuất kinh doanh ổn định và phát triển bền vững Hạch toán nguyên vật liệu được coi

là bộ phận quan trọng trong công tác hạch toán, là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm Đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất Chỉ một sự biến động nhỏ của chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cũng làm ảnh hưởng đến giá bán của sản phẩm từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp Do vậy để quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ một cách có hiệu quả thì doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khoa học Hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Đồng thời hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là điều kiện quan trọng để quản lý, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt, dư thừa, mất mát, lãng phí trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói trên Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn luôn chú trọng đến công tác hạch toán và coi đó là một công cụ quản lý không thể thiếu được Trong đó, hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một vấn đề luôn được Công ty xem xét, quan tâm

Để có thể hạ giá thành, sử dụng nó một cách hiệu quả nhất, Công ty cố gắng hạ chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bằng một loạt các biện pháp: xây dựng định mức dự trữ, định mức hao hụt Tuy nhiên, công tác hạch toán nguyên vật liệu, ông cụ dụng cụ tại Công ty còn một số điểm chưa hợp lý Do vậy, cải tiến

và hoàn thiện công tác hạch toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ nói riêng được coi là một yêu cầu tất yếu

Qua một thời gian thực tập tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn, em đã thấy được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán, nhất la công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Em đã đi sâu vào tìm hiểu và mạnh dạn

chọn đề tài: "Hoàn thiên công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn" làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của

mình

Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần:

Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Phần II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn

Phần III: Một số nhận xét đánh giá về công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn

Phần I:

Những vấn đề lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

I đặc điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán:

1 Những khái niệm chung về nguyên vật liệu:

Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất

Vật liệu là đối tượng lao động nên có các đặc điểm: tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dạng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vao giá trị của sản phẩn được sản xuất ra

Thông thường trong cấu tạo của giá thành sản phẩm thì chi phí về vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn, nên việc sử dụng tiết kiệm vật liệu và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch SXKD

2.Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu:

Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu

là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động SXKD

ở doanh nghiệp Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu,

kế toán vật liêu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: Số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp

- Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiên và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí

- Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại

- Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu

II Phân loại và tính giá nguyên vật liệu:

1 phân loại nguyên vật liệu:

Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau Do vậy để thống nhất công tác quản lý vật liệu

giũa các bộ phận có liên quan, phụp vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu cần phải có các cách phân loại thích ứng

- Nếu căn cứ vào công dụng chủ yếu của vật liệu thì vật liệu được chia thành các loại:

+ Nguyên vật liệu chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm

+ Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm và các loại vật liệu phụp vụ cho quá trình hoat động và bảo quản các loại tư liệu lao động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân

+ Nhiên liệu: bao gồm các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phụp vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất (nấu luyện, sấy ủi, hấp…)

+ Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn

+ Các loại vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu không thuộc những loại vật liệu đã nêu trên như bao bì đóng gói sản phẩm, phế liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất và thanh lý tài sản

Một điểm cần lưu ý ở cách phân loại này là có những trường hợp loại vật liệu nào đó có thể là vật liệu phụ ở hoạt động này hoặc ở doanh nghiệp này nhưng lại

là vật liệu chính ở hoạt động khác hoặc ở doanh nghiệp khác

Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liêu được chia thành:

+ Vật liệu mua ngoài

+ Vật liệu tự sản xuất

+ Vật liệu có từ nguồn khác (được cấp, nhận vốn góp…)

Tuy nhiên việc phân loại vật liệu như nêu trên vẫn mang tính tổng quát mà chưa đi vào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể để phụp vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong toàn doan nghiệp

Để bảo đảm thuận tiện, tránh nhàm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán

về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên

"Sổ danh điểm vật liệu" Sổ này xác định t6hống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL (theo mẫu dưới đây

hiệu, quy cách NVL

2 Tính giá nguyên vật liệu:

Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tinh giá theo giá thực tế

Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp đẻ tạo ra NVL Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập

* Đối với NVL mua ngoài thì các yếu tố để hình thành nên giá thực tế là:

- Giá hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có):

+ Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVL

+ Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT được tính vào giá thực tế của NVL

- Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức (cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn)

* Đối với NVL gia công chế biến xong nhập kho thì giá thực tế bao gồm

giá xuất nguyên vật liệu đưa đi gia công và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ

* Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần thì giá thực tế của

NVL là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thừa nhận trên nguyên tắc tương đương tiền mặt

* Đối với NVL vay, mượn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế nhập

kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó

* Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh

nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường

Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập - xuất NVL xuất kho thường dùng là:

* Già thực tế đích danh (tính trực tiếp): Phương pháp này thích hợp với

những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời

và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL Tuy nhiên, để áp dụng được phương pháp này, thì điều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho

* Phương pháp Nhập trước - Xuất trước:

Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó

Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán có thể tinh giá NVL xuất kho kịp thời

Nhược điểm của phương pháp Nhập trước - Xuất trước là tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức Ngoài ra, phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL

Phương pháp Nhập trước - Xuất trước chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều

* Phương pháp Nhập sau - Xuất trước:

Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp Nhập trước - Xuất trước

Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp Nhập sau - Xuất trước cũng giống như phương pháp Nhập trước - Xuất trước, nhưng

sử dụng phương pháp Nhập sau - Xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL

* Phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ:

Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều Theo phương pháp này, căn

cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ

* Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập:

Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm NVL Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác đinhj giá thực tế NVL xuất kho

Phương pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời nhưng khối lượng công việc tính tóan nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL

Phương pháp này chỉ sử dụng được ở những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều

* Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước:

Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng NVL tồn kho cuối ký trước Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho theo từng danh điểm

Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán, nhưng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến đông giá

cả NVL Trường hợp giá cả thị trương NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho âm)

* phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ:

Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế NVL xuất kho đòi hỏi

kế toán phải xác định được lượng NVL xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giấ trị thấp, lại được xuất dùng thương xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ:

Giá hạch toán (Ght) là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán

của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán

Gtt NVL tồn kho đầu kỳ + Gtt NVL nhập kho trong kỳ

Ght NVL tồn kho đầu kỳ + Ght NVL nhập kho trong kỳ

Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít

Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao

III Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:

NVL trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nhau, thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, vì vậy, hạch toán NVL phải bảo đảm theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL Trong công tác kế toán hiện nay ở nước ta, các doanh nghiệp thường áp dụng 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL là: Phương pháp thẻ song song; phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư

1 Phương pháp thẻ song song:

Theo phương pháp này thủ kho căn cú vào chứng từ nhập, xuất NVL để ghi "Thẻ kho" (mở theo từng danh điểm trong từng kho) Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào "Thẻ kế toán chi tiết vật liệu" với "Thẻ kho" tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ "Sổ kế toán chi tiết vật liệu", kế toán lấy số liệu để ghi vào

"Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu" theo từng danh điểm, từng loại NVL

để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu

Phương pháp này rát đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của5 từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác Tuy nhiên, phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm NVL

Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

2 Phương pháp đối chiếu luân chuyển:

Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và số lượng chứng

từ nhập, xuất NVL không nhiều thì phương pháp thích hợp để hạch toán chi tiết NVL là phương pháp đối chiêú luân chuyển

Theo phương pháp này, kế tóan chỉ mở "Sổ đối chiếu luân chuyển NVL" theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm NVL và theo từng kho, kế toán lập "Bảng kê nhập vật liệu", "bảng kê xuất vật liệu" và dựa vào các bảng kê này để ghi vào "Sổ luân chuyển NVL" Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với "Sổ luân chuyển NVL", đồng thời từ "Sổ đối chiếu luân chuyển NVL" để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu Như vậy, phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển như sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển

Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi "Thẻ kho" như các phương pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng NVL tồn kho từ "Thẻ kho" vào "Sổ số dư"

Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 này một lần (kèm theo "Phiếu giao nhận chứng từ") và giá hạch toán để tính trị giá thành tiền NVL nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào "Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn" (bảng này được mở theo từng kho) Cuối

kỳ tiến hành tính tiền trên "Số số dư" do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên "Sổ số dư" với tồn kho trên "Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn" kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ

Sổ đối chiếu luân

Bảng kê xuất vật liệu

Bảng tổng hợp nhập xuất, tồn kho vật liệu

Sổ

kế toán tổng hợp

về vật liệu

Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công

việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhưng việc kiểm tra, đối

chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn, vì vậy, phương pháp này đòi hỏi

nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao Sơ đồ hạch toán

chi tiết theo phương pháp số dư như sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư

Ghi chú:

Ghi trong tháng

Ghi cuối tháng Đối chiếu

IV Hạch toán tổng hợp tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu:

1 Các phương pháp hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu:

NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho thường

xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh

nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp thực hiện kiểm

kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập, xuất kho đều có cân, đo,

đong, đếm) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời

điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm, ước lượng NVL tồn cuối kỳ Tương

ứng với 2 phương thức kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các

loại hàng tồn kho nói chung có 2 phương pháp hạch toán tổng hợp là kê khai

thường xuyên và kiểm kê định kỳ

1.1 Phương pháp kê khai thường xuyên:

Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) là phương pháp theo dõi,

phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật

tư, hàng hoá trên sổ kế toán

từ nhập

Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu

Phiếu giao nhận chứng

từ xuất

Sổ

kế toán tổng hợp

về vật liệu

Trong tường hợp áp dụng phương pháp KKTX thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá Vì vạy, giá trị vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán có thẻ xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán

Cuối kỳ hạch toán, căn cú vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời

Phương pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất

và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn

1.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ:

Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tìm ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức:

-

Trị giá vật

tư, hàng hoá tồn cuối kỳ

Theo phương pháp KKĐK, mọi biến động vật tư, hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho Giá trị vật tư, hàng hoá mua và nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng (Tài khoản "Mua hàng")

Công tác kiểm kê vật tư, hàng hoá được tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán

để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản ánh vào các tài khoản hàng tồn kho Như vậy, khi áp dụng phương pháp KKĐK, các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ)

Phương pháp KKĐK thường được ạp dụng ở những doanh nghiệp cs nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên

Phương pháp KKĐk hàng tồn kho có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến, bãi

2 Hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên:

2.1 Tài khoản sử dụng:

- TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Tài khoản này dùng để ghi chép số hiệu có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế Kết cấu của TK 152:

Bên nợ:

+ Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận vồn góp liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác

+ Trị giá nguyên vạt liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

Bên có:

+ Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn liên doanh

+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán

+ Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

Dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thường các doanh nghiệp ghi chi tiết TK này theo vai trò và công dụng của NVL như:

TK 1521 - Nguyên vật liệu chính

TK 1522 - Vật liệu phụ

TK 1523 - Nhiên liệu

- TK 151 - Hàng mua đang đi dường:

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh gnhiệp đã mua,đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng về

TK 151 có kết cấu như sau:

Dư nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho

2.2 Hạch toán nghiệp vụ nhập kho NVL:

* NVL thu mua nhập kho:

Trong nghiệp vụ thu mua, nhâph kho nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải có 2 loại chứng từ bắt buộc đó là "Hoá đơn bán hàng" (do người bán gửi cho doanh nghiệp) và "Phiếu nhập kho" (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập) Trường hợp NVL là nông, lâm, thuỷ, hải sản mua trực tiếp của người sản xuất thì doanh nghiệp lập "Phiếu mua hàng" thay cho hoá đơn Ngoài ra, trong cfác trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập một số loại chứng từ khác như "Biên bản kiểm nghiệm vật tư", "Biên bản xử lý vật tư thiếu"

Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho NVL của kế toán phụ thuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên Hạch toán tổng hợp quá trình luân chuyển NVL được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên:

TK111, 112, 141 TK 152 TK 621, 627, 641

(1) Giá mua và chi phí mua NVL (9) Giá trị NVL xuất kho sử

Nhập kho dụng trong doanh nghiệp

TK 151 TK 154

(2a) Hàng mua đang (2a)Hàng đi đường (10) Nguyên, vật liệu xuất

đi đường nhập kho thuê ngoài gia công

TK 154 (13) Nguyên vật liệu thiếu

(6) Nguyên vật liệu tự chế khi kiểm kê

Nhập kho

TK 338, 711 TK 111, 112, 331

(7) Trị giá NVL thừa khi

kiểm kê kho (14) Giảm giá hàng mua hoặc

TK 133 trả lại NVL cho người bán

(8) Thuể GTGT được khấu trừ

(9) Phản ánh giá trị NVL xuất kho sử dụng trong Doanh nghiệp

(10) Phản ánh giá trị NVL xuất thuê ngoài gia công

(11a) Phản ánh giá trị NVL xuất để góp vốn liên doanh

(11b) Phần chênh lệch giá trị vốn góp < giá thực tế

(11c) Phần chênh lệch giá trị vốn góp > giá thực tế

(12) Xuất NVL trả lại vốn góp liên doanh

(13) Phản ánh giá trị NVL thiếu khi kiểm kê

(14) Phản ánh giá trị giảm giá hàng mua hoặc trả lại NVL cho người bán

3 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKĐK để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán phải sử dụng TK 611 "Mua hàng" TK này dùng để phản ánh giá thực tế của vật tư, hàng hoá mua vào, xuất trong kỳ Kết cấu của TK như sau:

+ Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá

+ Trị giá thực tế hàng hoá, NVL, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ

TK 611 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành các TK cấp 2:

TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu

TK 6112: Mua hàng hoá

Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK được thể hiện theo sơ

đồ sau:

Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ

(4a) Giảm giá hàng mua hoặc trả

(2a) Trị giá NVL mua vào lại NVL cho người bán

(1) Kết chuyển NVL tồn kho đầu kỳ

(2a) Trị giá NVL mua vào trong kỳ

(2b) Thuế GTGT đầu vào

(3) Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ

(4a) Giảm giá hàng mua hoằc trả lại NVL cho người bán

(5) Trị giá NVL sử dụng trong kỳ

V hạch toán công cụ, dụng cụ (cc,dc):

1 Đặc điểm công cụ, dụng cụ:

Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định

để xếp vào TSCĐ Mặc dù CC, DC được quản lý và hạch toán giống như NVL nhưng thực tế CC, DC lại có đặc điểm giống với TSCĐ, đó là:

- CC, DC thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất - kinh doanh, trong quá trình sử dụng, chúng giữ nguyen hình thái hiện vật ban đầu

- Về mặt giá trị, CC, DC cũng bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, bởi vậy khi phân bổ giá trị của CC, DC vào chi phí sản xuất - kinh doanh, kế toán phải sử dụng phương phàp phân bổ thích hợp sao cho vừa đơn giản cho công tác

kế toán vừa đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán ở mức có thể tin cậy được

Xét về phương thức sử dụng, CC, DC được chia làm 3 loại:

CC, DC sử dụng thường xuyên cho quá trình sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp (gọi tắt là CC, DC)

Bao bì luân chuyển là bao bì sử dụng được nhiều lần để bao gói NVL mua vào hoặc sản phẩm, hàng hoá bán ra Sau mỗi lần sử dụng bao bì luân chuyển sẽ thu hồi lại

Đồ dùng cho thuê: là những CC, DC chỉ sử dụng cho hoạt độmh cho thuê

2 Các phương pháp phân bổ giá trị CC, DC:

- Phương pháp phân bổ 1 lần:

Theo phương pháp này khi xuất dùng CC, DC, kế toàn phân bổ toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất - kinh doanh của kỳ xuất dùng Phương pháp này chỉ nên sử dụng trong trường hợp giá trị CC, DC xuất dùng nhỏ hoặc thời gian sử dụng của CC, DC rất ngắn

- Phương pháp phân bổ 50%:

Theo phương pháp này, khi xuất dùng CC, DC, kế toán tiến hành phân bổ 50% giá trị CC, DC vào chi phí của kỳ xuất dùng Khi các bộ phận sử dụng báo hỏng CC, DC, kế toán tiến hành phân bổ phần giá trị còn lại của CC, DC báo hỏng vào chi phí sản xuất - kinh doanh của kỳ báo hỏng

Giá trị còn lại

(GTCL) của CC,

Dc báo hỏng

= Gtt CC, DC hỏng

2

-

Giá trị phế liệu thu hồi

-

Tiền bồi thường vật chất

- Phương pháp phân bổ dần (nhiều lần)

Theo phương pháp này, căn cứ vào giá trị của CCDC và thời gian sử dụng hoặc số lần sử dụng dự kiến để kế toán tính ra mức phân bổ cho một kỳ hoặc một lần sử dụng

Căn cứ vào mức phân bổ nói trên, định kỳ kế toán phân bổ giá trị của CC,

Dc vào chi phí sản xuất - kinh doanh

Bên Có:

+ Giá thực tế của CC, DC giảm trong kỳ (KKTX)

+ Giá thực tế của CC, DC tồn đầu kỳ (KKĐK)

Số dư bên Nợ:

+ Giá thực tế của CC, DC tồn kho

TK này được chi tiết thành 3 TK cấp 2:

TK 1531 "CC, DC": Phản ánh giá trị CC, DC dự trữ để sử dụng trong doanh nghiệp

TK 1532 - Bao bì luân chuyển

TK 1533 - Đồ dùng cho thuê

Ngoài ra, khi doanh nghiệp hạch toán CC, DC theo phương pháp KKĐK thì kế toán còn phải sử dụng TK 611- Mua hàng

3.2 Hạch toán CC, DC sử dụng thường xuyên tại doanh nghiệp:

Hạch toán tổng hợp CC, DC theo phương pháp KKTX thì chỉ khác với hạch toán tổng hợp NVL ở các nghiệp vụ xuất dùng CC, DC cho sản xuất - kinh danh

* Khi xuất dùng CC, DC theo phương pháp phân bổ một lần, căn cứ vào giá thực tế của CC, DC, kế toán ghi:

Nợ TK 627: Xuất cho các bộ phận sản xuất

Nợ TK 641: Xuất phụp vụ cho bán hàng

Nợ TK 642: Xuất phụp vụ cho quản lý DN

Có TK 153: Giá thực tế CC, DC xuất kho

Sơ đồ hạch toán xuất dùng cc, dc theo phương pháp kiểm kê thường xuyên

Phế liệu thu hồi

phương pháp phân và tiền bồi thường

bổ 50% và phương Phân bổ vào chi phí của

pháp phân bổ dần) từng kỳ hạch toán

3.3 Hạch toán bao bì luân chuyển:

- Khi xuất kho bao bì luân chuyển để sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của bao bì, kế toán ghi:

Nợ TK 142

Có TK 153 (1532)

- Khi nhập lại bao bì luân chuyển, kế toán xác định giá trị hao mòn của bao bì để phân bổ vào chi phí, giá trị của số bao bì bị hư hỏng, mất mát, từ đó tính ra giá trị còn lại của bao bì nhập kho và ghi:

Nợ TK 641: Phân bổ giá trị hao mòn của bao bì vào chi phí bán hàng (bao gói sản phẩm, hàng hoá)

Nợ TK 152: Phân bổ vào giá trị NVL nhập kho (bao gói NVL mua vào)

Nợ TK 138, 811 Giá trị của bao bì bị hư hỏng, mất mát

Có TK 142: Giá thực tế của bao bì phân bổ mỗi lần

- Nhận lại bao bì theo giá trị còn lại:

Nợ TK 153 (1532)

Có TK 142

3.4 Hạch toán đồ dùng cho thuê:

Khi xuất đồ dùng cho thuê để giao cho bên thuê, căn cứ vào giá thực té xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 142

Có TK 153 (1533): Xuất đồ dùng chuyên sử dụng để cho thuê

- Phản ánh giá trị hao mòn của CC, DC cho thuê và các chi phí khác phát sinh cho quá trình cho thuê, kế toán ghi:

Nợ TK 627: Nếu doanh nghiệp chuyên kinh doanh cho thuê

Nợ TK 811: Nếu doanh nghiệp không chuyên kinh doanh về cho thuê

Có TK 142: Giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê = Mức phân

bổ cho một lần cho thuê

Có TK 111, 112 Các chi phí khác liên quan đến hoạt động cho thuê

- Phản ánh thu nhập từ hoạt động cho thuê:

Nợ TK 111, 112 131: Theo thanh toán

Có TK 511: Nếu doanh nghiệp chuyên về cho thuê

Có TK 711: Nếu doanh nghiệp không chuyên về cho thuê

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Khi nhận lại đồ dùng cho thuê, kế toán xác định giá trị còn lại và ghi:

Nợ TK 1533

Có TK 142

Phần II

Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty

Máy và Thiết bị Kim Sơn

I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn:

* Giới thiệu sơ lược về Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn:

Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn được thành lập theo giấy phép số 4210GD/TLDN của UBND Thành phố Hà nội, có sổ đăng ký kinh doanh số

71249 ngày 10/04/1995 của Sở kế hoạch Đầu tư Đây là một tổ chức kinh tế có

tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và hạch toán độc lập Công ty ra đời và hoạt động theo tiêu chuẩn, quy định của luật doanh nghiệp do Quốc hội ban hành

Công ty có các ngành nghề sản xuất kinh doanh chính là: Thiết kế chế tạo máy và thiết bị cơ khí, tư vấn chuyển giao công nghệ Sản xuất bao bì, sản xuất, gia công các sản phẩm cơ khí Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (nguyên vật liệu, máy, thiết bị và các phụ tùng, đúc, luyện khuôn mẫu cơ khí, sản suất kinh doanh vật liệu xây dựng, xuất nhập khẩu máy và thiết bị)

Ban đầu Công ty chỉ là một xưởng cơ khí nhỏ Đến năm 1995 Công ty chính thức được thành lập và đi vào hoạt động Bước đầu Công ty gặp rất nhiều khó khăn, với số vốn đầu tư ban đầu là: 1.900.000.000 đồng do các sáng lập viên góp Trình độ quả lý còn hạn chế với số lao động ban đầu 25 người (trong đó có

5 gián tiếp), các cán bộ công nhân viên có trình độ tay nghề chưa cao Được sự giúp đỡ của UBND Thành phố Hà nội - Bộ Tài chính - Cục Thuế Thành phố Hà nội, các cơ quan có liên quan Đồng thời với cơ chế mới của Đảng và Nhà nước, khuyến khích các nhà đầu tư và phát triển, với quyền chủ động kinh doanh trong cơ chế thị trường Cùng với sự nỗ lực của Ban lãnh đạo Công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên, việt sản xuất của Công ty ngay càng phát triển

cả về chất lượng và số lương sản phẩm Tổng số vốn đầu tư đến ngày 31/12/2003

là 5.025.000 đồng, đặc biệt trong đó có 1.000.000.000 đồng do CBCN viên trong Công ty góp vốn Qua 9 năm hoạt động đến nay Công ty đã mở rộng thêm 2 phân xưởng sản xuất: phân xưởng cơ khí và phân xưởng đúc, bao bì Đặt tại Tam Hiệp - Thanh Trì - Hà Nội Trụ sở chính đặt tại 47 Vũ Ngọc Phan - Láng Hạ - Hà Nội Số lượng công nhân viên đã tăng lên gấp 3 lần Trong đó các cán bộ kỹ thuật đã được Công ty tạo điều kiện cho đi học thêm ở các trường Đại học lớn trong và ngoài nước, đội ngũ công nhân với tay nghề được nâng cao Đã khẳng

định được vị trí của mình trên thương trường cũng như đối với khách hàng truyền thống của Công ty Sản xuất kinh doanh ngày càng đạt hiệu quả Điều này thể hiện qua các chỉ tiêu sau:

Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình hoạt động của công ty máy và thiết bị kim sơn Đơn vị: 1000 đ

So sánh Doanh thu 3 năm gần đây:

Nhìn chung hoạt động sản xuất của Công ty có chiều hướng đi lên, Công

ty đã duy trì được tốc độ phát triển cao Năm 2002 so với năm 2002 doanh thu dã đạt được: 109,6%, đến năm 2003 đạt 127,9% Đời sống CBCN viên đã được cải thiên, Công ty đã có chính sách mua Bảo hiểm cho CBCN viên để họ yên tâm làm việc Đồng thời phát huy tốt năng lực máy móc, thiết bị, đầu tư đúng hướng, kịp thời với triết lý của Công ty: Lấy uy tín làm đầu về chất lượng sản phẩm trên thị trường

Những thành tựu đạt được: chế tạo lắp đặt hàng nghìn tấn máy móc, thiết

bị và phụ tùng thay thế cho các ngành công nghiệp như: xi măng, công nghiệp khai khoáng, vật liệu xây dựng

Đặc biệt Công ty đã làm ra những mặt hàng đảm bảo chất lượng tốt đáp ứng được yêu cầu khắt khe về kỹ thuật của các công ty lớn như: Công ty xi măng Bút Sơn, Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Tuyên Quang, Công ty đường Yên Bái và một số doanh nghiệp thuộc ngành nghề khác

II Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty máy & thiết bị Kim Sơn:

1/ Tổ chức bộ máy của Công ty:

Công ty máy & thiết bị Kim Sơn là 1 đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, được trực tiếp quan hệ với ngân sách, với Ngân hàng, với khách hàng trong và ngoài nước Để thống nhất quản lý sử dụng vốn, tài sản có hiệu quả, đòi hỏi việc tổ chức bộ máy quản lý và điều hành của Công ty phải phù hợp để quản

lý có hiệu quả

Bộ phận quản lý của Công ty gồm:

- Giám đốc Công ty là người trực tiếp lãnh đạo và chịu trách nhiệm trước

cơ quan cấp trên về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Hai phó giám đốc kinh doanh và sản xuất có trách nhiệm giúp giám đốc điều hành từng hoạt động của Công ty theo sự phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những phần việc được giao

Một số phòng ban chức năng:

- Phòng kế toán tổng hợp: theo dõi phản ánh thu chi tài chính, hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thông tin đầy đủ kịp thời, chính xác và tham mưu cho giám đốc về tình hính quản lý tài chính của Công ty

- Phòng thiết kế kỹ thuật: quản lý về kỹ thuật, CNSX liên quan trực tiếp đến sản phẩm

Bộ phận sản xuất kinh doanh:

- Hai xưởng cơ khí và xưởng đúc có chức năng xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình cung ứng vật tư, quản lý kho tiêu thụ sản phẩm tìm kiếm và khai thác thị trường

- Trong xưởng cơ khí bao gồm

+ Phân xưởng gia công cơ khí

+ Phân xưởng đúc nhiệt luyện, bao bì

+ Tạo phôi và KCS: kiểm tra chất lượng sản phẩm, có mục kiểm tra chất lượng, phân loại sản phẩm trước khi nhập kho để đưa ra thị trường

Sơ đồ 1:

Bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh Của công ty máy và thiết bị kim sơn

2 Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất:

Hiện nay ngoài công tác kinh doanh, tư liệu sản xuất tư liệu tiêu dùng (NVL máy, thiết bị và phụ tùng )dịch vụ lắp đặt thiết bị bảo hành bảo dưỡng và phụ tùng, sản xuất bao bì và gia công các sản phẩm cơ khí Công ty còn thiết kế chế tạo máy, tư vấn chuyển giao công nghệ

Tuy là một Công ty TNHH, quy mô sản xuất không lớn song sản phẩm của Công

ty vẫn đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng và hàng năm mang lại nhuận cao cho Công ty (1/3 lợi nhuận của Công ty đạt được trong sản xuất kinh doanh) Sản phẩm của Công ty có 2 loại khác nhau là bao bì và sản phẩm cơ khí, với đặc thù riêng của mỗi sản phẩm nên quy trình sản xuất 2 sản phẩm ở 2 phân xưởng khác nhau (sơ đồ 2) phân xưởng cơ khí chuyên sản xuất các phụ tùng, thiết bị

Giám đốc

Phó giám đốc sản xuất

Xưởng cơ khí

Xưởng đúc bao bì

Tạo phôi và KCS

PX đúc nhiệt luyện

PX gia công cơ khí

máy móc phân xưởng đúc, bao bì sản xuất ra các sản phẩm bao bì theo đơn đặt hàng

Sơ đồ 2 :

Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất của Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn Phân xưởng cơ khí:

Phân loại NVL

Gia công chế tạo

Thành phẩm

Sơ đồ: 3

Phân xưởng Đúc, Bao bì

Hai phân xưởng sản xuất của Công ty chính là 2 dây chuyền công nghệ sản xuất ra 2 loại sản phẩm Sản phẩm của phân xưởng cơ khí từ NVL chính là sắt thép phôi các loại được mua về nhập kho qua sơ chế kiểm tra được đưa về

Rót vào khuôn

Phân loại tạo mẫu

NVL

Nấu

Dệt ống Kéo sợi

In hoa

Thành phẩm

KCS

Nhập kho

các tổ sản xuất để gia công, chế tạo thành các chi tiết, phụ tùng có chất lượng tốt rồi tiến hành nhập kho để chế tạo, lắp ráp tiếp thành máy móc thiết bị Bộ phận KCS của Công ty là những cán bộ có trình độ kỹ thuật cao, làm nhiệm vụ kiểm tra thành phẩm chứng duyệt cho nhập kho hoặc mang bán

Với sản phẩm của phân xưởng đúc, bao bì được sản xuất theo đơn đặt hàng

Sản phẩm đúc: Từ nguyên vật liệu ban đầu là NVL phụ bao gồm cát và các loại phụ gia được đem tạo thành khuôn mẫu NVL chính là sắt thép phế liệu được mua về, qua sơ chế kiểm tra và phân loại, rồi đem nấu cho nóng chảy rồi rót vào khuân Sau thời gian nhất định sẽ được dỡ khuân mẫu lấy sản phẩm Trong quá trình này bộ phận KCS sẽ kiểm tra xem chất lượng có đạt được yêu cầu hay không Nếu sản phẩm đạt yêu cầu sẽ được cho vào nhập kho Sản phẩm của phân xưởng đúc vừa là một loại vật liệu chính của phân xưởng cơ khí vừa là sản phẩm theo đơn dặt hàng của Công ty

Sản phẩm bao bì: NVL ban đầu là các hạt nhựa PP được mua ở thi trường trong nước và ngoài nước với những đơn giá khác nhau trải qua 3 giai đoạn:

- Giai đoạn kéo do tổ sản xuất 1 thực hiện, đây là giai đoạn đầu của quá trình sản xuất từ những hạt nhựa PP qua giai đoạn kiểm tra và đưa về tổ sản xuất kéo thành sợi mànhnhập kho

- Giai đoạn dệt từ các sợi mành tổ sản xuất 2 đưa lên dệt và công nghệ dệt

ở đây là dệt ống thành các loại bao bì, bao dứa, bao nilông, bao xi măng

- Giai đoạn in từ giai đoạn 2 thu được các loại bao bì, tổ sản xuất 3 chịu trách nhiệm in mẫu mã, hoa theo đơn đặt hàng cho sản phẩm

Với đặc thù của sản phẩm này nên quá trình sản xuất sản phẩm là dây chuyền khép kín liên tự từ NVL ban đầu là các hạt nhựa, nó tham gia vào trong toàn bộ quá trình công nghệ sau mỗi giai đoạn là thu được các bán thành phẩm

và tiến hành nhập kho các bán thành phẩm này được chuyển sang giai đoạn sau

để chế biến

3/ Phương hướng hoạt đông 2004:

Như vậy nhìn chung quy trình công nghệ sản xuất của Công ty giản đơn, nửa cơ khí, máy móc thiết bị dây chuyền đạt trình độ khép kín, sản phẩm đa dạng giải quyết nhu cầu công ăn việc làm cho CBCN viên Để duy trì tốc độ tăng trưởng như hiện nay ban lãnh đạo Công ty cùng toàn bộ CBCN viên nhất trí đề

ra phương hướng sản xuất năm 2004

- Về sản xuất: tăng cường đầu tư thêm máy mócthiết bị đặc biệt ở phân xưởng cơ khí, phấn đấu doanh thu đạt 6 tỷ đồng, trong đó:

+ Phân xưởng bao bì đạt 4,5 tỷ đồng

+ Phân xưởng cơ khí đạt 5,5 tỷ đồng

+ Phấn đấu lương bình quân 1 công nhân đúc, bao bì đạt 700.000đ/tháng + phấn đấu lương bình quân 1 công nhân cơ khí đạt: 800.000đồng /tháng

+ Phân xưởng bao bì năm qua do ảnh hưởng của thị trường xi măng, sản phẩm xi măng tiêu thụ chậm, doanh thu kém Năm 2004 vẫn tiến hành sản xuất bao xi măng song đầu tư thêm cho các loại bao dứa, mở rộng thị trường sang các

cơ sở chế biến thức ăn gia súc, các sản phẩm phục nông nghiệp như bao chứa phân hoá học

+ Phân xưởng cơ khí do ảnh hưởng giá sắt thép trong thời gian vừa qua tăng cao Chính vì vậy Công ty cần tìm nguồn hàng hợp lý, để giảm giá thành sản phẩm Đồng thời phấn đấu chế tạo máy móc thiết bị thay thế hàng nhập

- Về tài chính: tích cực tìm thêm nguồn vốn vay trong nước với mức lãi suất thấp để đầu tư cho sản xuất hạ giá thành sản phẩm

- Về công tác kế toán: yêu cầu mỗi bộ phận kế toán thực hiện chính xác các phần kế toán, hạch toán chi tiết tính giá thành sản phẩm

- Tiếp tục đào tạo thêm tay nghề cho công nhân, trình độ cho cán bộ quản

lý và công tác kế toán

III/ Đặc điểm Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty máy và thiết bị kim sơn

Hạch toán kế toán tại Công ty có vai trò rất quan trọng quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh Vì vậy đòi hỏi tổ chức kế toán phải khoa học, hợp lý

từ luân chuyển chứng từ ban đầu, vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất, lựa chọn bộ máy kế toán thích hợp Từ đó các hoạt động kinh tế được phản ánh, kiểm tra và thông tin đầy đủ cho lãnh đạo để có biện pháp đầu tư cũng như xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh kịp thời

Công ty máy và thiết bị Kim Sơn là một Công ty nhỏ, do đặc điểm sản xuất Công ty sử dụng hình thức kế toán tập trung Toàn bộ công tác kế toán trong Công ty được tiến hành tập trung tại phòng kế toán của Công ty, tại các phân xưởng, không tổ chức bộ máy kế toán riêng Từ số liệu ban đầu như ghi chép chi tiết, tổng hợp lập báo cáo đều được tiến hành dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo phòng kế toán tổng hợp, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty Căn cứ vào đặc điểm quy

mô sản xuất kinh doanh Phòng kế toán tổng hợp gồm 5 ngừơi, trong đó có hai người có trình độ đại học, đó là kế toán trưởng và kế toán tổng hợp Còn kế toán vật tư tiêu thụ, kế toán thanh toán và thủ qũy có trình độ trung cấp Nhiệm vụ của từng người như sau:

- Kế toán trửơng: là người chịu trách nhiệm trước nhà nước và giám đốc Công ty về việc thực hiện chính sách, chế độ về công tác tài chính của Công ty

và có nhiệm vụ phải phân tích các hoạt động kinh tế của Công ty một cách thường xuyên để tham mưu cho ban giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh

- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ: tập hợp số liệu từng thời kỳ, thời điểm, theo dõi sổ tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo kế toán, thống kê theo niên độ báo cáo đúng pháp lệnh của nhà nước ban hành

- Kế toán vật tư tiêu thụ: theo dõi tình hình N- X- T của vật tư hàng hoá cũng như việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá trên thị trường trong từng giai đoạn nhất định

- Kế toán thanh toán: theo dõi việc thanh toán với người mua, người bán, CBCN viên theo đúng chế độ kế toán tài chính, đồng thời theo dõi thanh toán các khoản với ngân hàng, với ngân sách nhà nước

- Thủ quỹ: người trực tiếp thu, chi theo lệnh của thủ trưởng và kế toán trưởng về tiền mặt, tiền ngân phiếu, đồng thời thực thực hiện việc bảo quản, thực hiên đúng nguyên tắc về quản lý quĩ tiền mặt của Công ty cả ở két và tiền đang chuyển

Ngoài ra ở 2 phân xưởng sản xuất có nhân viên thống kê để ghi chép số liệu ban đầu cũng như số liệu phát sinh một cách đầy đủ, Kịp thời và chính xác

và báo cáo về phòng kế toán tổng hợp của Công ty

Sơ đồ 4:

Sơ đồ bộ máy kế toán Của Công ty (theo mô hình tập trung )

Kế toán vật

tư

Kế toán tổng

hợp

mô vừa và nhỏ, ít tài khoản, nghiệp vụ phát sinh ít, phù hợp cho cả kế toán thủ công và kế toán máy

Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N Đơn vị tiền tệ

sử dụng trong ghi chép kế toán: Tiền đồng Việt Nam

2 Vận dụng chế độ chứng từ kế toán:

Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty như đã nêu trên Sản phẩm của công ty là các chi tiết vật tư, máy móc thiết bị, bao bì Nên trong quá trình sản xuất có nhiều chi phí như chi phí nhân công trực tiếp, NVL, chi phí sản xuất chung Các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền mặt, các nghiệp vụ xuất nhập vật tư, hàng hoá, các nghiệp vụ bán hàng Vì vậy nguyên tắc kế toán

cơ bản trong hình thức "chứng từ ghi sổ là hàng ngày, định kỳ căn cứ vào chứng

từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ , đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái và lập bảng cân đối từ chứng từ gốc ghi vào sổ chi tiết và từ sổ chi tiết đối chiếu với bảng cân đối tài khoản - từ sổ cái và sổ chi tiết lập báo cáo kế toán

Công ty sử dụng 3 loại số sau:

- Chứng từ ghi sổ là số thứ nhất, số lượng chứng từ ghi sổ tuỳ thuộc cách lập chứng từ ghi sổ cho mỗi đối tượng mỗi đơn vị hạch toán ( dự hạch toán độc lập )

- Sổ đăng ký: mục đích quản lý số thứ tự của chứng từ ghi đầu năm đến cuối năm không phân biệt đối tượng ghi sổ

- Sổ cái TK là sổ kế toán tổng hợp được ghi đầu kỳ hoặc định kỳ lập chứng từ ghi sổ Số lượng sổ cái bằng số lượng TK đăng ký

- Sổ cái TK là sổ kế toán tổng hợp được ghi đầu kỳ hoặc định kỳ lập chứng từ ghi sổ Số lượng sổ cái bằng số lượng TK đăng ký

Sổ cái

BC kế toán

Bảng tổng hợp chi

5 Vận dụng chế độ báo cáo kế toán:

Kế toán thanh toán theo định kỳ 10 ngày một lần lập báo cáo về tình hình thanh toán và giao cho kế toán tổng hợp

Kế toán vật tư theo định kỳ 10 ngày một lần lập báo cáo về tình hình nhập xuất vật tư, giao cho kế toán tổng hợp

Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu, chi cập nhật hàng ngày, cuối ngày rút số

dư Lập báo cáo về tình hình thu chi tiền mặt, giao cho kế toán thanh toán

Cuối tháng kế toán tổng hợp lập báo cáo tổng hợp về tình hình tài chính của Công ty và giao cho kée toán trưởng

Đến hết niên độ kế toán (vào 31/12/N) kế toán trưởng lập báo cáo tài chính, theo mẫu quy định của Bộ Tài chính và nộp cho:

- Sở kế hoạch đầu tư Hà Nội

- Cục thuế TP Hà Nội

- Thống kê Đống Đa

- Lưu VP Công ty

V Thực trạng công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn:

1 Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty:

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:

Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn chuyên sản xuất những sản phẩm có kỹ thuật phức tạp, đòi hỏi độ chính xác cao như máy công cụ, máy nông nghiệp, các thiết bị cơ khí và các loại bao bì, Đặc điểm của các sản phẩm này là cấu thành

từ rất nhiều chi tiết khác nhau nên Công ty phải sử dụng một khối lượng chủng loại vật tư, công cụ dụng cụ tương đối lớn Như sắt thép các loại, đồng chì, nhôm, kẽm, vòng bi, tôn các loại, dao tiện, mũi khoan, đồng hồ, cầu chì,

Cũng chính vì thế, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn (70  80

%) Chỉ biến động nhỏ trong nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm Do đó, công tác quản lý, hạch toán kế toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ được Công ty đánh giá là một khâu quan trọng

Bên cạnh đó, do nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của doanh nghiệp cơ khí phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cao của công nghệ sản xuất nên công ty rất coi trọng chất lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Mọi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho đều được tiến hành kiểm tra rất nghiêm ngặt Do vậy chi phí thu mua của Công ty thường là chi phí nhiên liệu, chi phí nhân công của công nhân chạy thử máy, và nâng cao chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Có nhiều loại Công ty phải tự sản xuất, còn những nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài Công ty phải dựa trên các yếu tố hình thành nên giá thực tế là: Giá

hoá đơn (Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVL) và chi phí thu mua

Có thể khẳng định rằng, những đặc điểm cơ bản trên là điểm xuất phát cho

kế toán của Công ty xác định phương pháp tính gía cũng như chọn hình thức hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp một cách phù hợp nhất Thông qua đây, kế toán vật liêu, công cụ dụng cụ đẵ trở thành công cụ đắc lực cho hoạt động quản

lý vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn

1.2 Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ :

Với một lượng lớn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ như vậy Công ty không thể quản lý và phản ánh chính xác tình hình biến động liên tục của vật liệu Công cụ dụng cụ nếu không phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hợp lý

Trong thực tế, thông thường các doanh nghiệp phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo vai trò và tác dụng của vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh

Phân loại theo vai trò và tác dụng của vật liệu, công cụ dụng cụ:

Do đặc điểm của dây chuyền sản xuất của Công ty, nguyên vật liệu của công ty được chia thành:

* Nguyên vật liệu chính: (bao gồm cả bán thành phẩm) Là đối tượng lao động chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới bao gồm: sắt thép chế tạo (phần lớn nguồn này được nhập từ nước ngoài, sắt thép trong nước không đảm bảo yêu cầu chất lượng), các động cơ lắp máy công cụ, các loại vòng bi, phụ tùng điện, các loại nhựa sản xuất bao bì Hiện nay, nguồn nhập khẩu chủ yếu của Công ty là từ các nước Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc,

* Vật liệu phụ: Là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng vật liệu phụ có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm, bao gồm: nước làm nguội, dầu mỡ, gỗ, mẫu đất, mẫu cắt, sơn,

* Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như xăng, dầu, than đá, khí hàn,

* Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: săm lốp, pit tông và các chi tiết sửa chữa tài sản cố định

* Phế liệu thu hồi: là những vật liệu được loại ra trong quá trình sản xuất

và thu hồi để sử dụng hoặc đem bán: sắt thép vụn, tôn vôi phoi sắt thép

Trong khi đấy, công cụ dụng cụ của công ty chỉ bao gồm các loại công cụ dụng cụ dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh Các loại công cụ dụng cụ khác như đồ dùng cho thuê hay bao bì luân chuyển hi không tồn tại

Việc phân loại theo đặc trưng nay chỉ rõ vai trò của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trong dây chuyền sản xuất và giúp nhà quản lý thấy rõ tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Để đảm bảo tranh nhầm lẫn cho việc quản lý hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lượng cũng như giá trị, Công ty Máy và Thiết bị Kim