Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh long an

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN NHẬT DUY TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LONG AN LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN NHẬT DUY TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LONG AN LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 60 32 03 01 Người hướng dẫn khoa học: TS Lê Văn In THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2016 MỤC LỤC MỤC LỤC 01 LỜI CẢM ƠN 04 LỜI CAM ĐOAN 05 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 06 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 07 MỞ ĐẦU 08 Lý chọn đề tài 08 Lịch sử nghiên cứu đề tài 10 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 12 Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài 13 Phương pháp nghiên cứu .14 Đóng góp đề tài 14 Kết cấu luận văn 15 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ, CÔNG TÁC LƢU TRỮ 16 1.1 Một số vấn đề chung tài liệu lưu trữ 16 1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 16 1.1.2 Các loại tài liệu lưu trữ 17 1.1.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ 19 1.1.4 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 22 1.2 Công tác lưu trữ 24 1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ 24 1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ 25 1.2.3 Tính chất cơng tác lưu trữ .34 1.2.4 Nguyên tắc công tác lưu trữ 37 1.2.5 Vai trị cơng tác lưu trữ .40 Tiểu kết Chương 44 Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH LONG AN TỪ NĂM 2008 ĐẾN NAY .45 2.1 Khái quát chung Văn phòng UBND tỉnh Long An 45 2.1.1 Quá trình thành lập 45 2.1.2 Chức Văn phòng UBND tỉnh 47 2.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng UBND tỉnh 47 2.1.4 Cơ cấu, tổ chức máy Văn phòng UBND tỉnh 50 2.2 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Long An 52 2.2.1 Quá trình phát triển tổ chức lưu trữ 52 2.2.2 Mục đích cơng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Long An 54 2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Long An 57 2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Long An 71 2.2.5 Nhận xét chung 73 Tiểu kết Chương 79 Chƣơng ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG, HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH LONG AN 80 3.1 Một số định hướng chung 80 3.1.1 Nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Long An nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý máy nhà nước 80 3.1.2 Theo yêu cầu Luật Lưu trữ đạo hàng năm Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm ngành lưu trữ 82 3.1.3 Theo quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 83 3.1.4 Xuất phát từ tiến khoa học công nghệ .85 3.1.5 Khắc phục tồn tại, hạn chế công tác lưu trữ công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Long An 85 3.2 Các giải pháp cụ thể nâng cao chất lượng, hiệu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Long An .87 3.2.1 Nâng cao nhận thức vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 87 3.2.2 Thực nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 88 3.2.3 Thực nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ 89 3.2.4 Thực nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ 91 3.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu để quản lý đẩy mạnh khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 92 3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin thực khâu nghiệp vụ lưu trữ 94 3.3 Những kiến nghị 95 3.3.1 Đối với Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 95 3.3.2 Đối với UBND tỉnh Long An 97 Tiểu kết Chƣơng 100 KẾT LUẬN 101 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .106 PHỤ LỤC LỜI CÁM ƠN Để hồn thành luận văn này, trước hết tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến Bộ mơn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh giảng viên tận tình giảng dạy, trang bị cho tơi kiến thức vô quý báu suốt thời gian học tập Trường Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Long An, gia đình, bạn bè đồng chí, đồng nghiệp quan tạo điều kiện cho tơi hồn thành luận văn Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn hướng dẫn tận tình TS Lê Văn In giúp tơi hồn thành luận văn Qua đây, tơi kính chúc q thầy dồi sức khỏe, hạnh phúc thành công nghiệp cao q Đồng kính chúc cán bộ, cơng chức, viên chức người lao động Văn phòng UBND tỉnh sức khỏe, gặt hái nhiều kết công việc sống Trong q trình thực đề tài, ngồi nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu thân, cịn có kế thừa, tổng hợp tài liệu nhà nghiên cứu trước; nhiên, trình độ thân cịn hạn chế nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong giúp đỡ góp ý thầy bạn để luận văn hoàn thiện Xin trân trọng cám ơn./ Tác giả luận văn Nguyễn Nhật Duy CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ Văn phòng UBND tỉnh Long An” kết trình học tập nghiên cứu nghiêm túc thân, hướng dẫn khoa học TS Lê Văn In, giảng viên Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Các trích dẫn, số liệu nêu luận văn hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, khơng chép ngun văn cơng trình nghiên cứu khoa học Tác giả luận văn Nguyễn Nhật Duy DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT HĐND: Hội đồng nhân dân Nxb: Nhà xuất TPHCM: Thành phố Hồ Chí Minh TS: Tiến sĩ UBND: Ủy ban nhân dân DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT Bảng biểu 01 Bảng 2.1 02 Bảng 2.2 Tên bảng biểu Thống kê số lượng văn Văn phòng UBND tỉnh ban hành từ năm 2011-2015 Bảng kê tài liệu loại trình chỉnh lý từ năm 2010-2012 Số lượng hồ sơ số hộp bảo quản 03 04 Bảng 2.3 Bảng 3.1 Kho lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Long An từ năm 2004-2012 Số lượng người làm công tác văn thư, lưu trữ quan hành địa bàn tỉnh Long An thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mỗi quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh văn bản, tài liệu, giấy tờ liên quan (gọi chung văn bản) Các loại văn có nhu cầu lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết cho công việc sau Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý, thực tiễn cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Công tác lưu trữ nghiệp vụ quan trọng khơng thể thiếu q trình hoạt động quan, tổ chức Để lưu giữ tốt tài liệu phục vụ cho việc đạo, quản lý, điều hành sở khai thác kinh nghiệm quý báu khứ, góp phần thực tốt chức năng, nhiệm vụ đề ra, quan, tổ chức phải có phận lưu trữ, nhu cầu cấp thiết hoạt động quan, tổ chức Văn phòng UBND tỉnh Long An quan hành chính, quan chun mơn tham mưu giúp việc trực tiếp cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh đạo điều hành công tác quản lý nhà nước địa phương Vì vậy, nói đến văn phịng có nghĩa nơi có quản lý công văn giấy tờ, mà công tác văn thư lưu trữ hoạt động thường xuyên chủ yếu Tại đây, nguồn tài liệu phần lớn tài liệu hành chính, mang ý nghĩa tồn diện, tổng hợp nguồn thông tin quan trọng, làm pháp lý để quan, đơn vị, tổ chức tỉnh Long An triển khai thực hiện, cung cấp thông tin phục vụ cho việc khai thác sử dụng tồn tỉnh + Xây dựng củng cố quyền 4-4/TH - Hồ sơ, tài liệu xây dựng củng cố quyền cấp tỉnh, cấp huyện, thị xã + Tổ chức máy 4-5/TH - Hồ sơ, tài liệu thành lập, giải thê, đổi tên gọi quan 4-6/TH - Hồ sơ, tài liệu việc hợp nhất, chia tách giải thể quan, đơn vị 4-7/TH - Hồ sơ, tài liệu xây dựng tổ chức máy quan, đơn vị tỉnh + Tổ chức cán 4-8/TH - Hồ sơ, tài liệu thực biên chế, lao động tiền lương hàng năm 4-9/TH - Hồ sơ, tài liệu quy hoạch cán 4-10/TH - Hồ sơ, tài liệu thi tuyển, nâng ngạch cán 4-11/TH - Hồ sơ, tài liệu bổ nhiệm, điều động,…cán 4-12/TH - Hồ sơ, tài liệu thực công tác, đào tạo, bồi dưỡng cán 5/ Thi đua khen thưởng 5-1/TH - Tập quy định, quy chế công tác thi đua khen thưởng 5-2/TH - Hồ sơ khen thưởng danh hiệu tập thể cá nhân II Khối Nội 1/ Quân 1-1/NC - Kế hoạch, báo cáo năm công tác xây dựng củng cố quốc phòng địa bàn tỉnh 1-2/NC - Hồ sơ tuyển quân hàng năm 1-3/NC - Hồ sơ, tài liệu bồi dưỡng kiến thức quốc phòng 2/ Công an 2-1/NC - Hồ sơ, tài liệu hoạt động giữ gìn an ninh, bảo vệ bí mật Nhà nước, bảo vệ đoàn khách quan trọng 2-2/NC - Hồ sơ, tài liệu hoạt động 16 “ “ “ Trần Hải Tuấn “ “ “ “ “ Lê Văn Luông “ “ Lâu dài “ “ “ “ “ Vĩnh viễn Đào Hòa Hưng Lâu dài “ Vĩnh viễn Nguyễn Văn Út Vĩnh viễn “ “ Vĩnh viễn “ “ “ 2-3/NC 2-4/NC 3-1/NC 3-2/NC 4-1/NC 4-2/NC 4-3/NC 4-4/NC 4-5/NC 4-6/NC 4-7/NC 4-8/NC 5-1/NC 5-2/NC 6-1/NC 6-2/NC 6-3/NC 7-1/NC giữ gìn trật tự an tồn xã hội(phòng chống tệ nạn xã hội loại tội phạm: giáo dưỡng, phòng cháy chữa cháy, trật tự an tồn giao thơng địa bàn tỉnh) - Hồ sơ, tài liệu quản lý dấu - Tổ chức ngày thành lập lực lượng công an 3/ Thanh tra - Hồ sơ, tài liệu đạo công tác tra - Hồ sơ tra vụ việc lớn 4/ Tư pháp - Văn đạo, hướng dẫn công tác Tư pháp địa bàn tỉnh - Hồ sơ, tài liệu công tác cải cách tư pháp - Hồ sơ, tài liệu công tác tuyên truyền, giáo dục Pháp luật địa bàn tỉnh - Hồ sơ, tài liệu rà soát văn quy phạm pháp luật - Báo cáo công tác tư pháp - Hồ sơ, tài liệu xử lý vi phạm hành - Hồ sơ, tài liệu công tác hộ tịch - Hồ sơ, tài liệu đăng ký kết hôn 5/ Kiểm sát - Tài liệu hoạt động ngành kiểm sát tỉnh - Báo cáo ngành kiểm sát vụ điển hình 6/ Tồ án - Tài liệu hoạt động ngành án - Báo cáo ngành Toà án vụ điển hình - Tài liệu công tác chống tham nhũng 7/Biên giới - Ngoại vụ - Tài liệu đạo hướng dẫn thực công tác biên giới, nâng 17 “ Vĩnh viễn “ “ Vĩnh viễn Phạm Vũ Thiện “ “ “ Trương Thị Dưng “ “ “ “ “ “ Lâu dài “ “ “ “ “ “ “ Vĩnh viễn Phạm Vũ Thiện Lâu dài “ Vĩnh viễn “ “ “ “ “ Vĩnh viễn Nguyễn Văn Hòa 7-2/NC 7-3/NC 7-4/NC 8-1/NC 9-1/NC 1-1/CN 2-1/CN 2-2/CN 2-3/CN 2-4/CN 2-5/CN 2-6/CN 3-1/CN 3-2/CN 3-3/CN 4-1/CN cấp cửa - Hồ sơ, tài liệu cho phép cán “ công tác nước - Hồ sơ, tài liệu cho phép tu “ sĩ công chức nước - Hồ sơ, tài liệu tiếp đoàn “ khách nước 8/ Quản lý thị trường - Hồ sơ, tài liệu tịch thu hàng Vĩnh viễn hoá trái phép 9/ Hải quan - Tài liệu tình hình hoạt động “ Hải quan Long An III/ Khối Công nghiệp 1/ Công nghiệp - Hồ sơ, tài liệu ngành sản xuất địa bàn tỉnh 2/Xây dựng - Hồ sơ, tài liệu quy hoạch xây dựng địa bàn tỉnh(tổng thể, chi tiết) - Hồ sơ, tài liệu quản lý vật liệu xây dựng - Báo cáo công tác xây dựng hàng năm - Hồ sơ, tài liệu công tác kiểm tra XDCB - Hồ sơ xây dựng cơng trình - Hồ sơ, tài liệu vốn xây dựng cơng trình 3/ Giao thông vận tải - Hồ sơ, tài liệu hoạt động giao thông đường bộ, đường thuỷ - Tài liệu hướng dẫn thực trật tự an tồn giao thơng - Báo cáo công tác giao thông vận tải 4/ Bưu điện - Tài liệu xây dựng phát triển mạng lưới bưu điện địa bàn tỉnh 18 Phạm Thanh Bình “ “ Trần Lê Anh Thy Nguyễn Văn Hoà “ Nguyễn Minh Sang Vĩnh viễn Nguyễn Ngọc Thanh Vĩnh viễn “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ Phạm Minh Sang “ “ “ “ Vĩnh viễn “ 5-1/CN 5-2/CN 6-1/CN 6-2/CN 7-1/CN 7-2/CN 1-1/NN 1-2/NN 1-3/NN 1-4/NN 1-5/NN 1-6/NN 2-1/NN 2-2/NN 2-3/NN 2-4/NN 2-5/NN 2-6/NN 5/ Điện lực - Tài liệu xây dựng phát triển mạng lưới địa bàn tỉnh - Tài liệu công tác quản lý chất lượng điện giá điện 6/ Khoa học công nghệ - Tài liệu lĩnh vực khoa học công nghệ - Hồ sơ, tài liệu sáng kiến cải tiến khoa học kỹ thuật 7/ Quản lý đô thị - Hồ sơ, tài liệu hệ thống cấp thoát nước đô thị - Hồ sơ, tài liệu quản lý môi trường đô thị IV/ Khối Nông nghiệp 1/ Nông nghiệp - Tài liệu quản lý đạo nông nghiệp địa bàn tỉnh - Tài liệu thực kế hoạch sản xuất nông nghiệp -Báo cáo tình hình nơng nghiệp - Hồ sơ, tài liệu công tác thú y - Tài liệu thực trạng phát triển vật tư nông nghiệp - Hồ sơ, tài liệu thực sách phát triển nông thôn 2/ Tài nguyên môi trường - Hồ sơ, tài liệu đo lập đồ địa - Hồ sơ, tài liệu quy hoạch kế hoạch sử dụng đất - Hồ sơ, tài liệu thu hồi, giao đất địa bàn tỉnh - Hồ sơ, tài liệu cho thuê, chuyển quyền sử dụng đất cho tổ chức cá nhân - Hồ sơ, tài liệu giải tranh chấp đất - Hồ sơ, tài liệu tình hình nhà địa bàn tỉnh 19 “ “ Vĩnh viễn “ “ “ Đặng Văn Nhanh Phạm Ngọc Ẩn “ “ “ “ “ “ Phạm Ngọc Ẩn “ “ “ “ “ “ “ “ Đặng Văn Nhanh “ “ Vĩnh viễn “ Vĩnh viễn “ “ Đoàn Văn Năng “ “ 2-7/NN 2-8/NN 3-1/NN 3-2/NN 4-1/NN 5-1/NN 6-1/NN 11/PPLT 12/PPLT 13/PPLT 14/PPLT 15/PPLT 16/PPLT 21/PPLT 22/PPLT 31/PPLT 32/PPLT 33/PPLT - Hồ sơ chuyển quyền sử dụng đất - Hồ sơ giải nhà 3/ Lâm nghiệp - Tài liệu lâm nghiệp - Tài liệu trồng quản lý tràm 4/ Thuỷ lợi - Tài liệu vấn đề thuỷ lợi 5/ Khí tƣởng thuỷ văn - Tài liệu vấn đề khí tượng thủy văn 6/ Lao động dân cư - Hồ sơ, tài liệu thực di dân, định canh, định cư V Khối Phân phối Lƣu thơng 1/ Tài - Tài liệu đạo cơng tác tài tỉnh - Hồ sơ, tài liệu ngân sách tỉnh - Hồ sơ, tài liệu cấp phát kinh phí - Hồ sơ, tài liêu đền bù - Tài liệu hoạt động Công ty Xổ số Kiến thiết - Tài liệu giá thị trường 2/ Ngân hàng - Hồ sơ, tài liệu hoạt động ngành Ngân hàng - Tài liệu vấn đề nợ, quỹ tín dụng, quản lý ngoại hối 3/ Thương mại Du lịch - Hồ sơ, tài liệu quản lý thuơng mại du lịch - Hồ sơ, tài liệu phát triển đầu mối chợ - Hồ sơ, tài liệu xuất nhập hàng hoá 20 “ Nguyễn Quốc Phan “ “ “ Đặng Văn Nhanh “ “ “ “ “ “ Vĩnh viễn Nguyễn Văn Hoà “ “ Lâu dài “ “ Nguyễn Quốc Phan “ Trần Lê Anh Thy “ “ “ “ Vĩnh viễn “ Lâu dài “ “ “ “ “ 41/PPLT 42/PPLT 1-1/VX 1-2/VX 1-3/VX 1-4/VX 1-5/VX 2-1/VX 2-2/VX 2-3/VX 3-1/VX 4-1/VX 4-2/VX 4-3/VX 4-4/VX 4/ Thuế - Tài liệu quy định chung mức thuế - Hồ sơ, tài liệu việc thu loại thuế VI/Khối Văn xã 1/Văn hố thơng tin - Tài liệu đạo công tác VHTT địa bàn tỉnh - Hồ sơ, tài liệu xây dựng gia đình văn hố - Hồ sơ, tài liệu xuất báo chí - Hồ sơ, tài liệu quản lý bảo tồn khu di tích lịch sử - Hồ sơ, tài liệu chế độ lễ tang, tổ chức lễ hội 2/ Giáo dục đào tạo - Tài liệu đạo công tác giáo dục - Báo cáo hoạt động công tác giáo dục - Hồ sơ, tài liệu xây dựng phát triển ngành giáo dục phổ thông giáo dục chuyên nghiệp 3/ Y tế - Tài liệu hoạt động y tế(cơng tác khám chữa bệnh, phịng chống dịch bệnh, quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm, tuyên truyền giáo dục cộng đồng ) 4/ Lao động thương binh xã hội - Tài liệu đạo công tác Lao động thương binh xã hội - Hồ sơ, tài liệu giải việc làm, giải chế độ sách, chế độ bảo hiểm, cơng tác xố đói giảm nghèo, xây dựng nhà tình nghĩa, phịng chống tệ nạn xã hội - Hồ sơ, tài liệu hoạt động quỹ đền ơn đáp nghĩa, quỹ người nghèo - Hồ sơ, tài liệu huy động lao 21 Vĩnh viễn “ “ Phạm Minh Tân Lâu dài Trần Thị Ngọc Mai “ “ “ “ “ Trần Thị Ngọc Mai “ Phạm Minh Tân “ “ “ “ “ Dương Duy Thanh Vĩnh viễn Nguyễn Thị Lệ Hằng “ “ “ “ “ “ “ 5-1/VX 6-1/VX 7-1/VX 8-1/VX 1/VP 2/VP 3/VP 4/VP 5/VP 1/TD 2/TD 3/TD 4/TD 1/TH 2/TH động cơng ích 5/ Thể dục thể thao - Hồ sơ, tài liệu tổ chức hoạt động thể dục thể thao 6/ Phát truyền hình - Hồ sơ, tài liệu tổ chức hoạt động phát truyền hình 7/ Dân số gia đình trẻ em - Hồ sơ, tài liệu công tác chăm sóc, bảo vệ trẻ em phịng chống suy dinh dưỡng, nuôi trẻ em mồ côi tàn tật 8/ Tôn giáo- Đoàn thể - Hồ sơ, tài liệu hoạt động Tôn giáo tổ chức hoạt động Hội Phụ nữ, MTTQ, Hội chữ thập đỏ B Tài liệu Đảng tổ chức Đoàn thể Văn phòng - Hồ sơ Đại hội Đảng - Báo cáo hoạt động Đảng bộ, Chi - Sổ ghi biên Đảng bộ, chi - Hồ sơ đại hội Cơng đồn, Đồn niên, Phụ nữ - Báo cáo hoạt động tổ chức Cơng đồn, Đồn Thanh niên, Phụ nữ C./ Tài liệu Phòng tiếp dân - Tài liệu đạo tiếp công dân - Tài liệu xử lý giải vụ đơn thư khiếu nại,tố cáo - Báo cáo tình hình khiếu nại - Sổ sách đơn thư khiếu nại D/ Tin học - Hồ sơ, tài liệu hoạt động Trung tâm tin học - Hồ sơ tài liệu hoạt động Website UBND tỉnh Đ/ Tài liệu Quản trị - Tài vụ 22 “ Phạm Minh Tân “ “ “ “ “ Võ Hoàng Lưu Phạm Minh Tân Lâu dài “ Huỳnh Văn Tươi Huỳnh Văn Tươi “ Nguyễn Văn Hòa “ Huỳnh Văn Tươi “ Lưu Hiếu Trung Nguyễn Nhật Duy Vĩnh viễn Lâu dài Đoàn Văn Năng “ “ “ “ “ “ Lưu Hiếu Trung “ 1/QTTV - Hồ sơ, tài liệu dự toán ngân sách hàng năm 2/QTTV - Báo cáo toán năm 3/QTTV - Hồ sơ tra tài 4/QTTV - Hồ sơ theo dõi lương 5/QTTV - Tài liệu theo dõi chi, mua sắm, quản lý xây dựng 6/QTTV - Hồ sơ quản lý tài sản 7/QTTV - Sổ sách kế toán - Tài liệu hoạt động nhà khách, đội xe, bảo vệ quan E/ Hành văn thƣ, lƣu trữ 1/VT - Hồ sơ, tài liệu đạo công tác văn thư lưu trữ 2/VT - Tài liệu hướng dẫn, kiểm tra công tác VTLT 3/VT - Lưu tập lưu Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Thông báo UBND tỉnh 4/VT - Tập lưu hồ sơ nguyên tắc Trung ương 5/VT - Lưu sổ Cơng văn cơng văn đến F- Phịng Kiểm sốt Thủ tục Hành - Hồ sơ tài liệu biểu mẫu thủ tục hành cấp xã - Hồ sơ tài liệu biểu mẫu hành cấp huyện - Hồ sơ tài liệu biểu mẫu hành cấp sở ngành 23 Vĩnh viễn Tô Thị Mỹ Hạnh “ “ Lâu dài “ “ “ Lê Văn Luông Tô Thị Mỹ Hạnh “ “ “ “ “ Lê Văn Luông Vĩnh viễn Huỳnh Thị Ánh “ “ “ Đỗ Thị Ngọc Sơn “ Huỳnh Thị Ánh “ Nguyễn Thanh Thuý Lưu Hương Xuân Vĩnh viễn Nguyễn Văn Tình Nguyễn Thị Lệ Hằng …… PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TỪ VĂN PHỊNG UBND TỈNH (Theo Cơng văn số 2658/VPUBND-HCVT ngày 31/12/2012 Văn phòng UBND tỉnh) A Hoạt động UBND tỉnh I./ Khối Tổng hợp 1/ Công tác lãnh đạo, đạo - Hồ sơ kiểm tra, đạo công tác tỉnh - Báo cáo tình hình thực kế hoạch Nhà nước năm, quí, tháng - Biên họp UBND tỉnh với Sở, ngành tỉnh - Hồ sơ, tài liệu kết luận buổi làm việc giải trình ý kiến - Chương trình hoạt động UBND tỉnh 2/ Kế hoạch - Đầu tư - Hồ sơ, tài liệu quy hoạch tổng thể tỉnh - Hồ sơ, tài liêu quy hoạch chi tiết - Hồ sơ, tài liệu chương trình, dự án phát triển kinh tế xã hội tỉnh - Hồ sơ, tài liệu hợp tác đầu tư 3/ Thống kê - Hồ sơ, tài liệu tổng điều tra dân số lao động - Hồ sơ, tài liệu tổng điều tra đất đai nhà 4/ Tổ chức * Địa giới hành - Văn đạo, hướng dẫn cơng tác địa giới hành - Hồ sơ, tài liệu xây dựng phân vạch, điều chỉnh địa giới hành * Bầu cử - Hồ sơ, tài liệu vấn đề bầu cử + Xây dựng củng cố quyền - Hồ sơ, tài liệu xây dựng củng cố quyền cấp tỉnh, cấp huyện, thị xã + Tổ chức máy - Hồ sơ, tài liệu thành lập, giải thê, đổi tên gọi quan - Hồ sơ, tài liệu việc hợp nhất, chia tách giải thể quan, đơn vị - Hồ sơ, tài liệu xây dựng tổ chức máy quan, đơn vị tỉnh + Tổ chức cán - Hồ sơ, tài liệu thực biên chế, lao động tiền lương hàng năm - Hồ sơ, tài liệu quy hoạch cán 24 - Hồ sơ, tài liệu thi tuyển, nâng ngạch cán - Hồ sơ, tài liệu bổ nhiệm, điều động,…cán - Hồ sơ, tài liệu thực công tác, đào tạo, bồi dưỡng cán 5/ Thi đua khen thưởng - Tập quy định, quy chế công tác thi đua khen thưởng - Hồ sơ khen thưởng danh hiệu tập thể cá nhân II Khối Nội 1/ Quân - Kế hoạch, báo cáo năm công tác xây dựng củng cố quốc phòng địa bàn tỉnh - Hồ sơ tuyển quân hàng năm - Hồ sơ, tài liệu bồi dưỡng kiến thức quốc phịng 2/ Cơng an - Hồ sơ, tài liệu hoạt động giữ gìn an ninh, bảo vệ bí mật Nhà nước, bảo vệ đồn khách quan trọng - Hồ sơ, tài liệu hoạt động giữ gìn trật tự an tồn xã hội(phịng chống tệ nạn xã hội loại tội phạm: giáo dưỡng, phịng cháy chữa cháy, trật tự an tồn giao thơng địa bàn tỉnh) - Hồ sơ, tài liệu quản lý dấu - Tổ chức ngày thành lập lực lượng công an 3/ Thanh tra - Hồ sơ, tài liệu đạo công tác tra - Hồ sơ tra vụ việc lớn 4/ Tư pháp - Văn đạo, hướng dẫn công tác tư pháp địa bàn tỉnh - Hồ sơ, tài liệu công tác cải cách tư pháp - Hồ sơ, tài liệu công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật địa bàn tỉnh - Hồ sơ, tài liệu rà soát văn quy phạm pháp luật - Báo cáo công tác tư pháp - Hồ sơ, tài liệu xử lý vi phạm hành - Hồ sơ, tài liệu cơng tác hộ tịch - Hồ sơ, tài liệu đăng ký kết hôn 5/ Kiểm sát - Tài liệu hoạt động ngành kiểm sát tỉnh - Báo cáo ngành kiểm sát vụ điển hình 6/ Tồ án - Tài liệu hoạt động ngành án - Báo cáo ngành Toà án vụ điển hình 25 - Tài liệu cơng tác phịng, chống tham nhũng 7/Biên giới - Ngoại vụ - Tài liệu đạo hướng dẫn thực công tác biên giới, nâng cấp cửa - Hồ sơ, tài liệu cho phép cán công tác nước - Hồ sơ, tài liệu cho phép tu sĩ cơng chức nước ngồi - Hồ sơ, tài liệu tiếp đoàn khách nước 8/ Quản lý thị trường - Hồ sơ, tài liệu tịch thu hàng hoá trái phép 9/ Hải quan - Tài liệu tình hình hoạt động Hải quan Long An III/ Khối Công nghiệp 1/ Công nghiệp - Hồ sơ, tài liệu ngành sản xuất địa bàn tỉnh 2/Xây dựng - Hồ sơ, tài liệu quy hoạch xây dựng địa bàn tỉnh (tổng thể, chi tiết) - Hồ sơ, tài liệu quản lý vật liệu xây dựng - Báo cáo công tác xây dựng hàng năm - Hồ sơ, tài liệu công tác kiểm tra xây dựng - Hồ sơ xây dựng cơng trình - Hồ sơ, tài liệu vốn xây dựng cơng trình 3/ Giao thơng vận tải - Hồ sơ, tài liệu hoạt động giao thông đường bộ, đường thuỷ - Tài liệu hướng dẫn thực trật tự an tồn giao thơng - Báo cáo công tác giao thông vận tải 4/ Bưu điện - Tài liệu xây dựng phát triển mạng lưới bưu điện địa bàn tỉnh 5/ Điện lực - Tài liệu xây dựng phát triển mạng lưới địa bàn tỉnh - Tài liệu công tác quản lý chất lượng điện giá điện 6/ Khoa học công nghệ - Tài liệu lĩnh vực khoa học công nghệ - Hồ sơ, tài liệu sáng kiến cải tiến khoa học kỹ thuật 7/ Quản lý đô thị - Hồ sơ, tài liệu hệ thống cấp nước thị - Hồ sơ, tài liệu quản lý môi trường đô thị IV/ Khối Nông nghiệp 26 1/ Nông nghiệp - Tài liệu quản lý đạo nông nghiệp địa bàn tỉnh - Tài liệu thực kế hoạch sản xuất nơng nghiệp -Báo cáo tình hình nơng nghiệp - Hồ sơ, tài liệu cơng tác thú y - Tài liệu thực trạng phát triển vật tư nông nghiệp - Hồ sơ, tài liệu thực sách phát triển nơng thơn 2/ Tài nguyên môi trường - Hồ sơ, tài liệu đo lập đồ địa - Hồ sơ, tài liệu quy hoạch kế hoạch sử dụng đất - Hồ sơ, tài liệu thu hồi, giao đất địa bàn tỉnh - Hồ sơ, tài liệu cho thuê, chuyển quyền sử dụng đất cho tổ chức cá nhân - Hồ sơ, tài liệu giải tranh chấp đất - Hồ sơ, tài liệu tình hình nhà địa bàn tỉnh - Hồ sơ chuyển quyền sử dụng đất - Hồ sơ giải nhà 3/ Lâm nghiệp - Tài liệu lâm nghiệp - Tài liệu trồng quản lý tràm 4/ Thuỷ lợi - Tài liệu vấn đề thuỷ lợi 5/ Khí tƣởng thuỷ văn - Tài liệu vấn đề khí tượng thủy văn 6/ Lao động dân cư - Hồ sơ, tài liệu thực di dân, định canh, định cư V Khối phân phối lƣu thơng 1/ Tài - Tài liệu đạo cơng tác tài tỉnh - Hồ sơ, tài liệu ngân sách tỉnh - Hồ sơ, tài liệu cấp phát kinh phí - Hồ sơ, tài liêu đền bù - Tài liệu hoạt động Công ty Xổ số kiến thiết - Tài liệu giá thị trường 2/ Ngân hàng - Hồ sơ, tài liệu hoạt động ngành Ngân hàng - Tài liệu vấn đề nợ, quỹ tín dụng, quản lý ngoại hối 27 3/ Thương mại Du lịch - Hồ sơ, tài liệu quản lý thuơng mại du lịch - Hồ sơ, tài liệu phát triển đầu mối chợ - Hồ sơ, tài liệu xuất nhập hàng hoá 4/ Thuế - Tài liệu quy định chung mức thuế - Hồ sơ, tài liệu việc thu loại thuế VI/ Khối Văn xã 1/Văn hố thơng tin - Tài liệu đạo cơng tác văn hóa thơng tin địa bàn tỉnh - Hồ sơ, tài liệu xây dựng gia đình văn hố - Hồ sơ, tài liệu xuất báo chí - Hồ sơ, tài liệu quản lý bảo tồn khu di tích lịch sử - Hồ sơ, tài liệu chế độ lễ tang, tổ chức lễ hội 2/ Giáo dục đào tạo - Tài liệu đạo công tác giáo dục - Báo cáo hoạt động công tác giáo dục - Hồ sơ, tài liệu xây dựng phát triển ngành giáo dục phổ thông giáo dục chuyên nghiệp 3/ Y tế - Tài liệu hoạt động y tế (cơng tác khám chữa bệnh, phịng chống dịch bệnh, quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm, tuyên truyền giáo dục cộng đồng ) 4/ Lao động thương binh xã hội - Tài liệu đạo công tác Lao động Thương binh Xã hội - Hồ sơ, tài liệu giải việc làm, giải chế độ sách, chế độ bảo hiểm, cơng tác xố đói giảm nghèo, xây dựng nhà tình nghĩa, phòng chống tệ nạn xã hội - Hồ sơ, tài liệu hoạt động quỹ đền ơn đáp nghĩa, quỹ người nghèo - Hồ sơ, tài liệu huy động lao động cơng ích 5/ Thể dục thể thao - Hồ sơ, tài liệu tổ chức hoạt động thể dục thể thao 6/ Phát truyền hình - Hồ sơ, tài liệu tổ chức hoạt động phát truyền hình 7/ Dân số gia đình trẻ em - Hồ sơ, tài liệu công tác chăm sóc, bảo vệ trẻ em phịng chống suy dinh dưỡng, nuôi trẻ em mồ côi tàn tật 8/ Tôn giáo - Đoàn thể - Hồ sơ, tài liệu hoạt động Tôn giáo tổ chức hoạt động Hội Phụ 28 nữ, Mặt trận tổ quốc tỉnh, Hội chữ thập đỏ B Tài liệu Đảng tổ chức Đồn thể Văn phịng - Hồ sơ Đại hội Đảng - Báo cáo hoạt động Đảng bộ, Chi - Sổ ghi biên Đảng bộ, chi - Hồ sơ đại hội Cơng đồn, Đồn niên, Phụ nữ - Báo cáo hoạt động tổ chức Cơng đồn, Đồn Thanh niên, Phụ nữ C./ Tài liệu Ban tiếp dân - Tài liệu đạo tiếp công dân - Tài liệu xử lý giải vụ đơn thư khiếu nại, tố cáo - Báo cáo tình hình khiếu nại - Sổ sách đơn thư khiếu nại D/ Tin học - Hồ sơ, tài liệu hoạt động Trung tâm tin học - Hồ sơ tài liệu hoạt động Website UBND tỉnh Đ/ Tài liệu Quản trị - Tài vụ - Hồ sơ, tài liệu dự toán ngân sách hàng năm - Báo cáo toán năm - Hồ sơ tra tài - Hồ sơ theo dõi lương - Tài liệu theo dõi chi, mua sắm, quản lý xây dựng - Hồ sơ quản lý tài sản - Sổ sách kế toán - Tài liệu hoạt động nhà khách, đội xe, bảo vệ quan E/ Hành văn thƣ lƣu trữ - Hồ sơ, tài liệu đạo công tác văn thư lưu trữ - Lưu tập lưu Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Thông báo UBND tỉnh - Tập lưu hồ sơ nguyên tắc Trung ương - Tập lưu Sổ Công văn 29 PHỤ LỤC MỘT SỐ VĂN BẢN VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ DO UBND TỈNH LONG AN VÀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH LONG AN BAN HÀNH 30 ...ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN NHẬT DUY TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LONG AN LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU... Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Long An 57 2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Long An ... tồn tại, hạn chế công tác lưu trữ công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Long An 85 3.2 Các giải pháp cụ thể nâng cao chất lượng, hiệu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ