BÁO CÁO THỰC TẬP DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ TIẾN HÀO

Sau một thời gian học tập và rèn luyện ở trường, em đã nhận được sự quan tâm, giảng dạy tận tình của các thầy cô giảng viên trường ĐH Công Nghiệp Tp. Hồ Chí Minh. Em xin gửi đến quý thầy cô của khoa Thương Mại Du Lịch lời cảm ơn chân thành nhất. Đặc biệt, để hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này, em vô cùng biết ơn thầy Mai Thanh Hùng là người đã nhiệt tình chỉ bảo, luôn theo sát và hướng dẫn tận tâm để em có thể hoàn thành bài báo cáo thực tập doanh nghiệp này. Em cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Công ty Tiến Hào cùng các anh chị trong công ty đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em nghiên cứu, tiếp cận với công việc, luôn tận tình hướng dẫn các vướng mắc trong công việc, đồng thời cũng giúp đỡ em trong việc làm báo cáo rất nhiều từ việc chỉ dẫn, cung cấp thông tin, kinh nghiệm quý báu, giải đáp thắc mắc, để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập và làm hành trang cho tương lai. Trong quá trình thực tập tại ngân hàng cũng như quá trình làm báo cáo, khó tránh khỏi sai sót, rất mong các thầy cô và quý đơn vị bỏ qua cho em. Đồng thời do trình độ chuyên môn của bản thân còn yếu kém cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy cô để hoàn thiện hơn. Lời sau cùng, em xin kính chúc quý thầy cô sức khỏe để tiếp tục sự nghiệp trồng người cao cả, kính chúc quý đơn vị ngày càng phát triển vững mạnh hơn. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ TIẾN HÀO 1.1 Khái quát về Công ty 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Tiến Hào được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0310744143 ngày 31 tháng 3 năm 2011 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư TP. Hồ Chí Minh cấp. Và chính thức đi vào hoạt động ngày 01042011,công ty được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và các hoạt động khác liên quan đến vận tải hàng hóa tùy theo nhu cầu của khác hàng. Tuy mới thành lập không lâu nhưng công ty đã chứng tỏ được khả năng và chỗ đứng vững chắc cho mình trên thị trường hứa hẹn nhiều thành công này. Điện thoại: 0837326418 Fax: 0837326418 Email: tienhaocogmail.com Vốn điều lệ: 1,000,000,000.00 VNĐ (Một tỷ đồng) Giám đốc công ty: Vũ Tiến Hào Lĩnh vực hoạt động: Đại lý, môi giới, đấu giá, vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương, sản xuất giường, tủ, bàn ghế, sản xuất đồ gỗ xây dựng… Loại hình kinh doanh: Đại lí giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINHKHOA THƯƠNG MẠI & DU LỊCH

BÁO CÁO THỰC TẬP DOANH NGHIỆP 1

TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ TIẾN HÀO GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN THỊ NGỌC THÚY SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ THU HIỀN CHUYÊN NGÀNH: KINH DOANH QUỐC TẾ NIÊN KHÓA: 2017 - 2021

TP.HCM, 05 - 2019

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian học tập và rèn luyện ở trường, em đã nhận được sự quan tâm, giảng dạy tận tình của các thầy cô giảng viên trường ĐH Công Nghiệp Tp Hồ Chí Minh Em xin gửi đến quý thầy cô của khoa Thương Mại & Du Lịch lời cảm ơn chân thành nhất Đặc biệt, để hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này, em vô cùng biết ơn thầy Mai Thanh Hùng là người đã nhiệt tình chỉ bảo, luôn theo sát và hướng dẫn tận tâm để em có thể hoàn thành bài báo cáo thực tập doanh nghiệp này.

Em cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Công ty Tiến Hào cùng các anhchị trong công ty đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em nghiên cứu, tiếp cận với công việc, luôn tận tình hướng dẫn các vướng mắc trong công việc, đồng thời cũng giúp đỡ em trong việc làm báo cáo rất nhiều từ việc chỉ dẫn, cung cấp thông tin, kinh nghiệm quý báu, giải đáp thắc mắc, để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo thực tậpvà làm hành trang cho tương lai.

Trong quá trình thực tập tại ngân hàng cũng như quá trình làm báo cáo, khó tránh khỏi saisót, rất mong các thầy cô và quý đơn vị bỏ qua cho em Đồng thời do trình độ chuyên môn của bản thân còn yếu kém cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy cô để hoàn thiện hơn.

Lời sau cùng, em xin kính chúc quý thầy cô sức khỏe để tiếp tục sự nghiệp trồng người cao cả, kính chúc quý đơn vị ngày càng phát triển vững mạnh hơn

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤTIẾN HÀO

1.1 Khái quát về Công ty

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty

Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Tiến Hào được thành lập theo giấy phépkinh doanh số 0310744143 ngày 31 tháng 3 năm 2011 do Sở Kế Hoạch & Đầu Tư TP.Hồ Chí Minh cấp Và chính thức đi vào hoạt động ngày 01/04/2011,công ty được trang bịđầy đủ cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho nhu cầu kinhdoanh, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và các hoạt động khác liên quan đến vận tảihàng hóa tùy theo nhu cầu của khác hàng Tuy mới thành lập không lâu nhưng công ty đãchứng tỏ được khả năng và chỗ đứng vững chắc cho mình trên thị trường hứa hẹn nhiềuthành công này.

Tên giao dịch Tiếng Việt: Công Ty TNHH THƯƠNG TM-DV TIẾN HÀO.

Tên giao dịch Quốc tế: TIEN HAO TRADING SERVICE COMPANY LIMITED.

Tên Công ty viết tắt: TIEN HAO CO.,LTD

Trụ sở tại: Số 1294/10B Nguyễn xiển, Khu phố Thái Bình 2, Phường Long Bình,

Quận 9, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Điện thoại: 0837326418 Fax: 0837326418

Vốn điều lệ: 1,000,000,000.00 VNĐ (Một tỷ đồng)

Lĩnh vực hoạt động: Đại lý, môi giới, đấu giá, vận tải hàng hóa ven biểnvà viễn dương, sản xuất giường, tủ, bàn ghế, sản xuất đồ gỗ xây dựng…

Loại hình kinh doanh: Đại lí giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty1.1.2.1 Chức năng của Công ty

 Phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở, giaonhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng tư nhân,… Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê kho bãi,…thực hiện các dịch vụ

khác liên quan đến hàng hóa như việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuấtkhẩu, nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng hóa chongười chuyên chở để chuyên chở đến nơi quy định.

 Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu qua lãnhthổ Việt Nam và ngược lại bằng các phương tiện vận chuyển khác nhau.

 Giao nhận hàng hóa, thu, phát các chứng từ vận tải và vận đơn, hoạt động của cácđại lý làm thủ tục hải quan, dịch vụ đại lý tàu biển, dịch vụ đại lý vận tải đườngbiển.

 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ, đường thủy nội địa.

1.1.2.2Nhiệm vụ của Công ty

 Luôn nổ lực hoàn thiện và phát triển sự chuyên môn hóa bằng những cải tiếnkhông ngừng nhằm giữ vững vị trí hàng đầu trong các lĩnh vực hoạt động.

 Đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, hiệu quả, thân thiện,công bằng và tạo cơ hội phát triển sự nghiệp lâu dài cho các nhân viên.

 Cam kết hợp tác lâu dài với đối tác và khách hàng trên cơ sở các bên cùng có lợivà phát triển.

 Cam kết tuân thủ pháp luật trong mọi hoạt động và luôn có ý thức cho việc đónggóp vào sự hội nhập và phát triển kinh tế Việt Nam.

1.1.3 Đặc điểm kinh doanh của Công ty

1.1.3.1 DỊCH VỤ ỦY THÁC VÀ KHAI BÁO THUẾ XUẤT KHẨU

Thay người xuất khẩu hoặc nhập khẩu nhận và kiểm tra tính chặt chẽ của bộ chứngtừ, khai báo hải quan, nhận hàng từ người chuyên chở, thanh toán các loại cước phí.

1.1.3.2 GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU

Thay mặt khách hàng thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cáccảng, các sân bay, thực hiện các khâu trong quá trình giao nhận để chở hàng hóa đếnnơi quy định.

a Vận chuyển hàng hóa quốc tế

Công ty sẽ thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động quốc tế như:- Lựa chọn tuyến đường, phương thức vận tải, người chuyên chở- Lưu cước đối với người chuyên chở

- Thanh toán cước phí và chi phí- Giám sát việc vận chuyển hàng hoá

b Vận chuyển hàng hóa nội địa

- Nhận vận chuyển hàng hóa trong nước, giám sát chặc chẽ việc vận chuyển, vàđảm bảo an toàn cho hàng hóa, giảm thiểu rủi ro một cách tốt nhất trong quá trìnhvận chuyển.

- Công ty thực hiện kinh doanh các lĩnh vực trên nhưng chủ yếu là lĩnh vực giaonhận hàng hóa xuất nhập khẩu, nhận ủy thác từ khách hàng là nhà nhập khẩu haynhà xuất khẩu, còn những hoạt động khác thì thường đi kèm với giao nhận.

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Sơ đồ 1-1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiến Hào

Chức năng của các phòng ban

 Giám đốc:

 Hoạch định chiến lược, mục tiêu, giám sát hoạt động của công ty.

 Quyết định những vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về những vấn đề pháp lý của công ty.

 Ban hành các quy chế quản lý nội bộ, phê duyệt phương án hoạt động của công ty. Phê chuẩn các quy định, văn bản hướng dẫn… cần thiết, kịp thời cho hoạt động

của công ty. Phòng kinh doanh:

Bộ phận kinh doanh

 Thực hiện triển khai bán hàng, thực hiện chăm sóc khách hàng hiện có.

 Không ngừng nỗ lực tìm kiếm, lựa chọn và đáp ứng cao những nhu cầu về chất lượng dịch vụ khách hàng.

 Đảm bảo vị thế cạnh tranh thuận lợi của công ty trên thị trường.

 Hoạch định, thực hiện và kiểm soát các chương trình, chiến lược Marketing, đánh giá các rủi ro và lợi ích của chiến lược Marketing.

Bộ phận Kinh doanhBộ phận XNK

GIÁM ĐỐC

 Tìm kiếm khách hàng, tư vấn cho khách hàng về dịch vụ, giá cước.

 Liên hệ các hãng tàu, hãng hàng không để xây dựng giá cước, tìm hiểu lịch trìnhtàu chạy.

 Liên hệ với các đại lý để thông báo các lô hàng đã xuất khẩu.

 Căn cứ vào thông tin từ khách hàng phát hành vận đơn đường biển đối với đường biển, vận đơn đường hàng không đối với hàng không.

 Tổ chức đóng hàng lẻ và cung cấp các dịch vụ khác khi khách hàng yêu cầu.Bộ phận nhập khẩu:

 Tìm kiếm khách hàng, tư vấn cho khách hàng về dịch vụ, giá cước, các quy địnhcủa Nhà Nước về hàng nhập khẩu.

 Liên hệ và làm việc với đại lý bên nước ngoài về thông tin các lô hàng sắp đến cảng, liên hệ giá cước, local charge để báo giá cho khách hàng.

 Liên hệ với khách hàng về thông báo hàng đến cảng Việt Nam.

 Liên hệ với hãng tàu lấy D/O và phát hành lệnh giao hàng cho khách hàng. Cung cấp các dịch vụ khác khi khách hàng yêu cầu.

 Phòng nhân sự:

 Quản lý toàn bộ hồ sơ về hành chính pháp lý của công ty theo đúng quy định. Theo dõi ngày công, quản lý giờ tăng ca trong tháng và quản lưu phép năm. Quản lý và điều tiết hợp lý việc sử dụng xe và theo dõi định mức xe.

 Phụ trách theo dõi và giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, trợ cấp thôi việc và các chế độ khác cho người lao động.

 Thực hiện việc theo dõi, mua hàng, lưu trữ vật tư và văn phòng phẩm. Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự công ty.

 Phòng kế toán:

 Xuất hóa đơn cho khách hàng, theo dõi công nợ của các đại lý nước ngoài.

 Thực hiện các công việc hoạch toán và thanh toán các chi phí, doanh thu, đảm bảo nguồn vốn hoạt động kinh doanh cho công ty.

 Tổng hợp số liệu về tài chính, giúp cho lãnh đạo nắm rõ tình hình hoạt động của công ty, từ đố đưa ra phương án kinh doanh thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt dộng cho doanh nghiệp.

 Trợ giúp và tính toán các khoản lương thưởng và các chế độ cho người lao động theo qui định của điều lệ và các chế độ chính sách của công ty.

 Cung cấp báo cáo tình hình tài chính chính xác, kịp thời cho các bộ phận khác. Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ cho nhà nước.

1.1.5 Tình hình nhân sự của công ty

Số lượng nhân viên: 10 người, bao gồm 8 nam, 2 nữ, độ tuổi từ 23 – 40.

Đội ngũ nhân viên hầu hết đều đã tốt nghiệp cao đẳng, đại học và đã được đào tạo cơ bảnvề nghiệp vụ, có kinh nghiệm thực tế và nhiệt tình với công việc Mỗi nhân viên được bốtrí công việc phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn.

Nguồn:Báo cáo doanh thu tài chính từ bộ phận kế toán côngty TNHH TM-DV TiếnHào

Biểu đồ 1-1 thể hiện doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty TNHH TM-DV Tiến Hào giai đoạn 2014 – 2016

Qua biểu đồ trên, ta thấy được kết quả từ hoạt động kinh doanh của công ty không ngừng tăng trưởng qua các năm, giai đoạn 2014-2016 Cụ thể như sau:

 Tổng doanh thu:

- Doanh thu năm 2015 so với năm 2014 tăng 22,46%, cụ thể là tăng 734,046,000 đ.- Doanh thu năm 2016 so với năm 2015 tăng 18,88%, cụ thể là tăng 755,487,000 đ.- Doanh thu của công ty tăng trưởng khá ổn định dần giai đoạn 2014-2016, sau khi

công ty được thành lập và đi vào hoạt động, tình hình kinh doanh đi vào nề nếp và kháthuận lợi, xây dựng nên các mối quan hệ với đối tác, khách hàng, công ty đã chứng tỏ

Tổng doanh thuTổng chi phíLợi nhuận0

201420152016

được năng lực và khả năng thích nghi cao của mình trong lĩnh vực kinh doanh xuấtnhập khẩu này thông qua doanh thu tăng trưởng dần giai đoạn 2014-2016 từ3,268,340,000 đ (năm 2014) lên 4,757,873,000 đ (năm 2016).

2.1.2 THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY:

2.1.2.1Thuận lợi:

- Công ty có đội ngũ nhân viên chăm sóc và tìm kiếm khách hàng tốt nên đã tạo dựngnhiều mối quan hệ với khách hàng, với các doanh nghiệp trong và ngoài nước, cũngnhư Ngân hàng Vì vậy, trong tương lai công ty sẽ ngày càng phát triển và đứng vữngtrong dịch vụ vận tải cũng như giao nhận hàng hóa XNK.

- Có đội ngũ cán bộ, nhân viên, nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực XNK, đam mê nghề,tuổi trẻ năng động, sáng tạo; ban lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược giúp công ty khôngngừng phát triển.

- Công ty đáp ứng được các hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị tốt cho hoạt động kinh doanh thuận lợi.

- Công ty đáp ứng được các hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị tốt cho hoạt động kinh doanh thuận lợi.

2.1.2.2Khó khăn:

- Thị trường vận tải, giao nhận hàng hóa XNK thay đổi và phát triển nhanh chóng, đòi hỏi công ty phải thích ứng và đáp ứng các nhu cầu kịp thời của khách hàng, tránh bị các đối thủ đè bẹp.

- Nhân viên trong công ty đa phần là trẻ tuổi, nên kinh nghiệm chuyên môn còn thấp; số lượng nhân viên ít nên vào những mùa cao điểm của hàng XNK, mỗi nhân viên phải làm nhiều công việc, áp lực công việc dễ dẫn đến sai sót.

- Là một công ty tư nhân, cơ cấu tổ chức còn khá đơn giản, thiếu linh hoạt nên hiệu quảkinh doanh chưa cao, sức cạnh tranh còn yếu so với các đối thủ khác trong lĩnh vựcnày.

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNGĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV TIẾN HÀO

2.1.Phân tích quy trình nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công tyTNHH Tiến Hào

2.1.1 Các chứng từ, giấy tờ có liên quan tới khâu xuất khẩu

Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan) được xác nhận bởi Chi cục Hải Quan Cửa Khẩu Cảng Sài Gòn KV1

- Sales contract: hợp đồng mua bán kí kết giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu- Comercial Invoice: hóa đơn thương mại do bên bán phát hành

- Packing list: phiếu đóng gói do bên bán phát hành- Các loại giấy chứng nhận:

 Giấy Chứng nhận chất lượng: do nhà xuất khẩu phát hành Giấy Chứng nhận hun trùng

 Giấy Chứng nhận xuất xứ( C/O): do phòng quản lý XNK khu vực Tp.HCMtrực thuộc Bộ Công Thương cấp

- Lệnh cấp container rỗng:do hãng tàu cấp

- B/L Information: người bán và bên giao nhận lập

- B/L( HB/L,MB/L): hãng tàu cấp MB/L,người giao nhận cấp HB/L2.1.2 Tìm kiếm khách hàng và kí hợp đồng dich vụ

Nhân viên Sales của bộ phận kinh doanh Công ty TNHH TMDV Tiến Hào sẽ tìmkiếm những khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải hàng xuất khẩu củacông ty mình.Thông qua nhiều cách như:

- Đăng thông tin giới thiệu công ty trên Website, trên các diễn đàn xuất – nhập khẩucùng với những dịch vụ của công ty để khách hàng tìm hiểu như: nhận làm thủ tục

hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa trong nội địa, làmgiấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa, hay giấy kiểm dịch cho hàng hóa … - Tìm kiếm trên Web các doanh nghiệp đang có nhu cầu xuất khẩu, nhập khẩu hàng

hóa, sau đó chủ động liên lạc để giới thiệu về công ty và các dịch vụ của công ty.- Thông qua bạn bè cùng làm việc trong ngành

Khách hàng yêu cầu báo giá và lịch tàu xuất hàng với tên hàng, volume, trọng lượng.Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tư vấn loại cont nào và lịch tàu nào phù hợp với yêucầu của khách hàng.Kiểm tra giá và lịch tàu trong dữ liệu có sẵn hoặc kiểm tra với hãngtàu Sau đó báo với khách hàng.

Sau khi nhân viên Sale của phòng Kinh doanh kết thúc báo giá giao nhận, nếu kháchhàng đồng ý thì công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng, hợp đồng thể hiệnmối quan hệ làm ăn và trách nhiệm pháp lý giữa Công ty Tiến Hào với công ty kháchhàng mà Tiến Hào làm dịch vụ

Hợp đồng dịch vụ được công ty soạn thảo bao gồm các điều khoản cơ bản thể hiệnđầy đủ quyền và nghĩa vụ giữa các bên.Trong đó có quy định về khâu chứng từ:

 Bên nhà xuất khẩu: Phải cung cấp đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ, hợp pháp của

lô hàng nhập khẩu, cũng như thời gian và kế hoạch nhận hàng cho công tygiao nhận trước để kịp thời chuẩn bị.

 Bên công ty Công ty TNHH TMDV Tiến Hào: hoàn tất dịch vụ giao nhậnhàng xuất khẩu, gửi giấy báo thanh toán Debit Note cho nhà xuất khẩu đểnhận tiền thanh toán.

Hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa Công Ty TNHH Thành Nghĩa (Việt Nam)

và Công ty Sax Lift A/S Đan Mạch, xuất khẩu lô hàng Bàn nâng bằng thủy lực (sắt sơn),hàng nguyên container.

Trong phạm vi bài báo cáo này, em xin trình bày lại nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu lôhàng trên tại Công ty TNHH TMDV Tiến Hào, theo vận đơn số VNSGN4613704080ngày 17/04/2017 thuộc hợp đồng số 36 ngày 14/03/2017.

2.1.3 Liên hệ các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển

Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ liên hệvới hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàuchạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.

2.1.4 Hỏi giá và chào giá khách hàng

Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính toán chi phí và tiếnhành chào giá cho khách hàng Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu đềuphải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.

2.1.5 Chấp nhận giá

Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàngsẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chổ) cho bộ phận kinh doanh Booking request nàyxác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng,trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho người gửi hàng hay đóng tại bãicontainer của cảng), cảng hạ container có hàng để thông quan xuất khẩu (hạ container ởcảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy.

2.1.6 Tiếp nhận thông tin và chứng từ có liên quan tới lô hàng từ khách hàng

Sau khi nhân viên Sales của phòng Kinh doanh công ty Tiến Hào báo giá mới nhấtcho khách hàng là Công Ty Kỹ Thuật Thành Nghĩa (sau đây xin viết tắt là Thành Nghĩa)thì khách hàng sẽ gửi những thông tin và chứng từ cần thiết về lô hàng cho công ty TiếnHào tiến hành quy trình chứng từ cần thiết để giao nhận lô hàng trên tới bên nhập khẩu.Những chứng từ Tiến Hào nhận được từ Thành Nghĩa trong giai đoạn này bao gồm:

 Hóa đơn thương mại Phiếu đóng gói

Trách nhiệm của Phòng Chứng Từ lúc này là xem xét và kiểm tra thông tin các chứng từtrên xem có hợp lý và có thiếu sót gì không để xác nhận lại với khách hàng.

+ Sales Contract (Purchase order):

 Nhân viên cần nắm bắt,kiểm tra kĩ thông tin quan trọng sau:  Số và ngày hợp đồng:số 36, ngày 14/03/2017

 Tên và địa chỉ người bán: Công Ty TNHH Kỹ Thuật Thành Nghĩa, địa chỉ số 36/5Khu phố Trung, Vĩnh Phú, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam.

 Tên và địa chỉ của người mua: Công ty Sax Lift A/S Đan Mạch, địa chỉ ENGVEJ

+ Commercial invoice( hóa đơn thương mại): nhân viên chứng từ cần kiểm tra độchính xác các thông tin trên đây so với thông tin trên hợp đồng và phiếu đóng gói: Số và ngày của hợp đồng trên hóa đơn

 Số và ngày của hóa đơn: số 17/TN-SL/03 ngày 12/3/2017 Tên và địa chỉ các bên mua bán.

 Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng đơn giá). Tổng trị giá: 25.808,64USD

 Điều kiện cơ sở giao hàng : F.O.B HOCHIMINH PORT - VIETNAM+ Packing list (phiếu đóng gói): nhân viên chứng từ kiểm tra:

 Số và ngày của invoice trên Packing list.

 Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng). Đơn vị tính: 10(set)

 Trọng lượng tịnh: 8664 kg, trọng lượng cả bì 9114 kg Đóng trong 06 Pallet.

2.1.7 Nhận Booking request từ khách hàng và gửi Booking request cho hãng tàu

Sau khi công ty Thành Nghĩa gửi thông tin lô hàng và những chứng từ trên cho công ty

Tiến Hào và nhận được sự xác nhận từ Tiến Hào, công ty Tiến Hào lập “Bookingrequest” gửi tới Hãng tàu

Trên Booking request thể hiện rõ các thông tin về lô hàng:  Người gửi hàng

 Người nhận hàng Tên hàng

 Trọng lượng Loại container:20’ Nơi đóng hàng : CY/CY

 Cảng hạ container có hàng để thông quan xuất khẩu: Cát Lái (hạ container ởcảng nào thì thông quan tại cảng đó)

 Cảng đến (nước nhập khẩu): Đan Mạch Dự kiến ngày tàu chạy:17/04/2017 Dự kiến ngày tàu đến: 25/05/2017

Nhân viên chứng từ công ty Tiến Hào kiểm tra và dựa trên đó để lập, gửi Bookingrequest cho hãng tàu.

Lô hàng này xuất theo điều kiện FOB nên đã chọn hãng tàu MARK LINE do côngty Cổ phần DACHSER VN làm đại lý tại Việt Nam nên Booking request được nhân viênchứng từ công ty Tiến Hào gửi tới công ty DACHSER VN.

Lúc này, nhân viên chứng từ bên Tiến Hào phải chờ đại lý hãng tàu (DACHSERVN) làm việc với hãng tàu Mark Line nhằm mục đích xác nhận đặt chỗ với hãng tàu

2.1.8 Nhận Lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu và gửi cho khách hàng

Sau khi công ty DACHSER VN nhận Booking Confirmation (Lệnh cấp containerrỗng) từ hãng tàu MARK LINE thì sẽ gửi lại Lệnh cấp container rỗng cho công ty TiếnHào, nhân viên chứng từ công ty Tiến Hào gửi lại cho khách hàng là công ty ThànhNghĩa.

Theo trình tự, khi có Lệnh cấp container rỗng thì chủ hàng sẽ đi ra cảng Cát Lái đểlấy container đóng hàng nhưng do lô hàng này bên Thành Nghĩa thuê luôn dịch vụ khaihải quan và giao nhận của Tiến Hào nên chủ hàng gửi lại Lệnh cấp container rỗng choTiến Hào để nhân viên giao nhận đi làm việc đó.Việc này dẫn thêm bước lập Bookingprofile:

Nhân viên kinh doanh sẽ lập Booking profile để kê khai sơ lược thông tin về lôhàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp Những thông tin trên Booking profilenhư sau:

 Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax Tên hãng tàu

 Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy

 Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect) Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…

2.1.9Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ

Sau khi có được thông tin từ lô hàng từ công ty Thành Nghĩa, công ty tiến hào gửiEmail booking cho hãng tàu Dachser VN về các thông tin như: tuyến đường vận chuyểntừ Hồ Chí Minh đến Đan Mạch) , 9114 kg, 1 container 20’DC, ngày dự kiến xuất đi(ETD là 17/04/2017).