Quản lý tuyển sinh trong trường cao đẳng công nghiệp

Quản lý tuyển sinh trong trường cao đẳng công nghiệp

BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN 1 :FOXPRO ĐỀ TÀI :Quản Lý tuyển sinh TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP – HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – LỚP CĐT2 – K2. --------------00------------ ĐỒ ÁN 1 MÔN : FOXPRO BÁO CÁO ĐỀ TÀI: QUẢN LÍ TUYỂN SINH TRONG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP. ------00------ Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Văn Tỉnh Nguyễn Văn Thắng Thực hiện: Nguyễn Đình Hải https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hlư Hà Nội - 3/2003 Thực hiện: Nguyễn Đình Hải L ớp Tin2 K2 1 BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN 1 :FOXPRO ĐỀ TÀI :Quản Lý tuyển sinh LỜI NÓI ĐẦU Chúng ta đang bước vào thế kỷ 21-thế kỷ của công nghệ thông tin(CNTT).ở đó vai trò của thông tin và kiến thức đã trở thành yếu tố quyết định sự thành công của mỗi nghành hay mỗiquốcgia.ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ phần cứng cũng như phần mềm nên việc ứng dụng tin học trong các lĩnh vực đời sống xã hội nói chung và công tác quảnn lý nói riêng đang phát triển mạnh mẽ,nó đóng góp một vai trò quan trọng vào việc phát triển của nghành CNTT và ngày nay với sự phát triển đó đang được ứng dụng nhiều và không thể thiếu được trong các nghành tài chính, nghân hàng , nó quyết định sự thành công hay thất bại của công việc đó.giúp cho công tác quản lý ngày càng trở nên hiệu quả hơn,đưa ra các mẫu bảng biểu,báo cáo các số liệu thống kê một cách chính xác,giảm được tối đa thời gian và công sức để hoàn thành công việc.Đặc biệt giảm được sự phứ tạp trên giấy tờ,văn bản của công tác quản lý cồng kềnh từ tước tới nay. Ngày nay với sự phát triển không ngừng của công nghệ tin học thì các cấp các nghành làm công tác quản lý đã ứng dụng một cách triệt để vào các cơ quan , doanh nghiệp, các trường học vì trong công tác tuyển sinh phải quản lý một lượng hồ sơ lớn.Vì vậy việc ứng dung tin học vào công tác quản lý tuyển sinh là hết sức quan trọng,nó giúp cho công việc hoàn thành nhanh chóng vàchính xác. Từ thực tế đó nên trong thời gian làm đề tài đồ án 1 chúng em chọn đề tàI Quản lý tuyển sinh , trong đó em phụ trách về chức năng xử lý hồ sơ. Đề tài được chia làm hai phần, và mỗi phần gồm có các chương. Tuy đã được thầy cô dạy bảo tận tình .nhưng với kiến thức và sự tìm hiểu thực tế còn non kém nên trong bài viết còn nhiều sai sót. Nên em mong các thầy dạy bảo nhiều hơn. Em cảm ơn các thầy đã giúp em hoàn thành đề tài này. HÀ NỘI 23/02/03 Người thực hiện : Nguyễn Đình Hải Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Văn Thắng Nguyễn Văn Tỉnh Thực hiện: Nguyễn Đình Hải L ớp Tin2 K2 2 BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN 1 :FOXPRO ĐỀ TÀI :Quản Lý tuyển sinh PHẦN I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ KHẢ THI CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. CÔNG TÁC TUYỂN SINH. * Công tác quản lý hồ sơ. Trong công tác quản lý hồ sơ thì bọ phận nhận hồ sơ sẽ làm công việc thu nhận hồ sơ của thí sinh ,sau khi thu nhận hồ sơ thí sinh thì hồ sơ thí sinh sẽ được chuyển cho bộ phận xử lý hồ sơ .ở đây thì hồ sơ của thí sinh sẽ được bộ phận xử lý hồ sơ xử lý Khi thí sinh có yêu cầu kiểm tra lại thông tin của mình thì bộ phận này sẽ đáp ứng yêu cầu và có thể thay đổi thông tin theo của thí sinh. Trong chức năng quản lý hồ sơ có các nhiệm vụ sau: • Nhập thông tin về thí sinh Sau khi thí sinh đén nộp hồ sơ thì bộ phận này sẽ nhập thông tin của thí sinh vào máy tính • Xem thông tin về thí sinh Sau khi nhập thong tin về thí sinh thì bộ phậ này có thể kiểm tra lại thông tin của thí sinh một lần nữa • Sửa thông tin của thí sinh Sau khi nhậ dược giâý báo thi ,thí sinh nào có thông tin bị sai thì có thể dến báo lại và khi đó bộ phận xử lý hồ sơ sẽ kiểm tra lại và sửa chữa thông tin • Xoá thông tin của thí sinh Sau khi xem lại thông tin của thí sinh thì những thí sinh nào không hợp lệ thì bộ phận này sẽ xoá thông tin của thí sinh đó 2. NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG. Nhược điểm của hệ thống cũ là mỗi năm cần tuyển sinh hàng nghìn thí sinh. để quản lý một khối lượng hồ sơ lớn như vậy. Vì vậy ta cần phân biệt để tiện cho việc tìm kiếm tìm và kết xuất dữ liệu nhanh hơn và chính xác.Những hệ thống quản lý tuyển sinh này không thể nhập tự động và độ chính xác không cao. Thực hiện: Nguyễn Đình Hải L ớp Tin2 K2 3 BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN 1 :FOXPRO ĐỀ TÀI :Quản Lý tuyển sinh CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TUYỂN SINH I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU CỦA CHƯƠNG TRÌNH. Chương trình quản lý tuyển sinh là một chương trình quản lý của trường giúp cho cán bộ tuyển sinh quản lý một lượng hồ sơ lớn, từ các khâu lưu trữ đến xử lý một khối lượng hồ sơ một cách nhanh nhất vì vậy ta cần phải xây dựng một chương trình hết sức hoàn thiện và đầy đủ các chức năng, các chức tổng hợp thông tin, giúp phòng ban quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống chia thành nhiều cấp nhằm giúp cho bộ phận quản lý thực hiện công việc được tốt hơn và công tác của cán bộ tuyển sinh giảm bớt được thời gian, cũng như công sức bỏ ra để hoàn thành công việc một cách nhanh nhất. II. THÔNG TIN ĐẦU RA VÀ ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG. Trong hệ thống quản lý tuyển sinh ta thấy thông tin đầu vào và thông tin đầu ra như sau: 1. THÔNG TIN ĐẦU VÀO. Quá trình tìm hiểu và phân tích hệ thống quản lý tuyển sinh thông tin đầu vào hồ sơ thí sinh gồm nhiều thông tin như họ tên , ngày sinh. . . Thông tin đầu vào như hồ sơ lý lịch của thí sinh thông tin này cố định ít thay đổi mang tính chất lâu dài.Thông tin đầu vào gồm điểm thi các môn, thông tin này có thể thay đổi là thông tin luôn phải cập nhật. 2. THÔNG TIN ĐẦU RA. Là thông tin được tổng hợp từ thông tin đầu vào của hồ sơ thí sinh, điểm thi , như thông tin về một thí sinh nào đó,danh sách thí sinh của một phòng thi,giấy báo thi danh sách điểm thi của một phòng thi, thẻ dự thi, giấy gọi nhập học. 3. MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU. Mô hình luồng dữ liệu của chương trình quản lý tuyển sinh gồm các mô hình sau: -sơ đồ chức năng hệ thống. - mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh. - mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh. - mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. *. Giải thích các ký hiệu sử dụng trong mô hình luồng dữ liệu: : Biểu thị luồng thông tin: Thực hiện: Nguyễn Đình Hải L ớp Tin2 K2 4 BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN 1 :FOXPRO ĐỀ TÀI :Quản Lý tuyển sinh : Trong sơ đồ nàyđược chỉ ra một chức năng hoặc mộy quá trình. Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến đổi thông tin, nghĩa là thay đổi thông tin vào theo một cách tạo nào đó, như tổ chức lại thông tin hoặc tạo thông tin mới. : Biểu thị cho tác nhân ngoài tác nhân ngoài là các tổ chức hoặc cá nhân nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống, sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống định rõ mối quan hệ của hẹe thống với thế giới bên ngoài. :Biểu thị kho dữ liệu. Biểu diễn cho thông tin cần cất giữ sau đó một hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng. a.Sơ đồ chức năng của hệ thống. Sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý thí sinh gồm các chức năng sau: Hình 1: sơ đồ chức năng. b.Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh. Thực hiện: Nguyễn Đình Hải L ớp Tin2 K2 Biểu diễn tác nhân ngo ià Quan hệ n-n (nhiều – nhiều) Quan hệ 1 – n (một - nhiều) Quan hệ 1 – 1(một – một) 5 Xử lý hồ sơ SửaNhập HS Xoá Xem BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN 1 :FOXPRO ĐỀ TÀI :Quản Lý tuyển sinh Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh bao gồm hệ thống quản lý tuyển sinh, thí sinh dự thi, giáo viên chấm thi,nhà trường.Ta có mô hình: Hìmh 2: Mô hìmh luồng dữ liệu mức đỉnh Thực hiện: Nguyễn Đình Hải L ớp Tin2 K2 6 Hệ thống quản lý tuyển sinh Thí sinh dự thi G.V. chấm thi Nh trà ường BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN 1 :FOXPRO ĐỀ TÀI :Quản Lý tuyển sinh 3 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh * Chức năng xử lý Thực hiện: Nguyễn Đình Hải L ớp Tin2 K2 Xử lý hồ sơ Chuẩn bị thi Chấm thi Xem đõ Thí sinh Giáo viên Thí sinh Yêu cầu nhập thông tin Gửi giấy báo thi Chuẩn bị công tác thi tuyển sinh Yêu cầu xem điểm Trả lời thí sinh Nộp b i thià Chấm b i thià Thí sinh Điểm Nhập thông tin thí sinh Xem thông tin thí sinh Xoá thông tin thí sinh Sửa thông tin thí sinh Thí sinh Thí sinh Thí sinhThí sinh Thí sinh Thí sinh Yêu cầu nhập thông tin Trả lời yêu cầu Yêu cầu xem thông tin Trả lời yêu cầu Yêu cầu xoá thông tin thi sinh Yêu cầu kiểm tra thông tin Sửa thông tin theo yêu cầu Đáp ứng yêu cầu 7 Thí sinh BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN 1 :FOXPRO ĐỀ TÀI :Quản Lý tuyển sinh II . PHÂN TÍCH DỮ LIỆU VỀ MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT. 1. MÔ HÌMH DỮ LIỆU. Đây là phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở dữ liệu có ích cho hệ thống, giúp ta nhận rõ mối quan hệ bên trong. Có ba mô hình dữ liệu cơ bản. + Mô hình mạng(Net work data model) + Mô hình phân cấp. + Mô hình quan hệ. Trong 3 loại mô hình trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm hơn cả, bởi nó có tính độc lập cao và dễ sử dụng. 2. YÊU CẦU VIỆC XÂY DỰNG MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU. Việc xây dựng mô hình luồng dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau: Chứa đầy đủ các thuộc tính hay các dữ liệu cơ sở cần thiết cho công việc quản lý. Được chuẩn hoá ở mức độ cần thiết, tránh được dư thừa tổn thất thông tin. Thuận lợi cho việc xây dựng và thiết kế chương trình. 3. CHUẨN HOÁ. Chuẩn hoá là việc khảo sát các danh sách thuộc tính để phân tích chúng đưa về dạnh chuẩn, kiểm chứng và xem các thự thể và kết hợp mà chúng ta xây dựng có đảm bảo thoả mãn đầy đủ các điêù kiện của một tập các qui tắc. + Giảm được sự dư thừa thông tin. + Giúp việc cập nhật đơn giản hơn. + Loại bỏ các thông tin lặp đã có. + Bổ sung các thông tin thiếu hụt . 4. MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT. Qua quá trình khảo sát nghiên cứu công tác quản lý tuyển sinh qua sổ sách, tài liệu các bảng mẫu báo cáo, các mô hình luồng dữ liệu . Ta có thể xây dựng mô hình thực thể liên kết cho công tác quản lý tuyển sinh như sau: Họ và tên thí sinh Ngày sinh Giới tính Quê quán . . . . . SBD Phách m1 Phách m2 Thực hiện: Nguyễn Đình Hải L ớp Tin2 K2 8 Hồ sơ Phòng thi Phách Điểm Phách/điểm BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN 1 :FOXPRO ĐỀ TÀI :Quản Lý tuyển sinh . . . . . . SBD Phòng Mã H. S Phách SBD Điểm Điểm Hình 5: Mô hình thực thể liên kết. Thuôc tính hồ sơ STT Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú 1 Hodem Char 15 Họ dệm 2 Ten Char 7 Tên 3 Sobd Char 10 Số báo danh 4 Ngaysinh Date 8 Ngày sinh 5 Phong Number 4,0 Phòng thi 6 HKTT Char 35 HK thường trú 7 Khuvuc Char 5 Khu vực 8 MaDVDKDT Char 5 Mã ĐVĐKDT 9 Doituong Char 3 Dối tượng 10 Nghanhdt Char 15 Nghành dự thi 11 manghanh Char 5 Mã nghành 12 Diachilh Char 40 Địa chỉ liên hệ 5. THIẾT KẾ GIAO DIỆN. Thực hiện: Nguyễn Đình Hải L ớp Tin2 K2 9 BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN 1 :FOXPRO ĐỀ TÀI :Quản Lý tuyển sinh Là một phần thiết yếu trong hệ thống,trình bày một phần các thông tin mà người sử dụng cần thiết. Bởi vậy mục tiêu của nó cần được người thiết kế tiến hành hết sức cẩn thận. Thiết kế giao diện chính. Chức năng nhập thông tin Thực hiện: Nguyễn Đình Hải L ớp Tin2 K2 10