Sau khi hoàn thành bài này, sinh viên có thể: Nhận diện rõ yêu cầu công việc phải thực hiện ở từng phần hành, mối quan hệ giữa các phần hành. Xác định được các bộ phận, phòng ban liên quan đến công việc kế toán của từng phần hành. Lập chứng từ phù hợp; Ghi sổ kế toán liên quan. Lập báo cáo liên qua; Nhìn nhận số liệu dưới góc độ kế toán và thuế. Rủi ro mắc phải và cách thức phòng tránh.
08/10/2017 KỸ NĂNG XỬ LÝ CHỨNG TỪ 2017 MỤC TIÊU Sau hồn thành này, sinh viên có thể: Nhận diện rõ yêu cầu công việc phải thực phần hành, mối quan hệ phần hành Xác định phận, phòng ban liên quan đến cơng việc kế tốn phần hành Lập chứng từ phù hợp; Ghi sổ kế toán liên quan Lập báo cáo liên qua; Nhìn nhận số liệu góc độ kế tốn thuế Rủi ro mắc phải cách thức phòng tránh Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán NỘI DUNG Mua hàng toán cho nhà cung cấp Bán hàng thu nợ phải thu Lao động, tiền lương bảo biểm Chứng từ ngày cuối kỳ Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế tốn Kiểm tốn 08/10/2017 QUI TRÌNH LUYỆN KỸ NĂNG CHỨNG TỪ PHẢI LẬP NHẬN DIỆN GIAO DỊCH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THÔNG TIN TIẾP NHẬN SỔ KẾ TOÁN CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN BÁO CÁO Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN NỢ MUA HÀNG THANH TOÁN Kiểm sốt dự trữ hàng Kiểm sốt cơng nợ Các phận liên quan Các phận liên quan Lập chứng từ Lập chứng từ Ghi sổ, báo cáo Ghi sổ, báo cáo Lưu trữ Lưu trữ Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế tốn Kiểm tốn KIỂM SỐT HÀNG TỒN KHO Mục đích tồn kho Đặc điểm: Dung tích, trọng lượng, hạn dùng, bao bì, xuất xứ,… Nguồn hàng: Trong nước, nhập Định mức dự trữ: Có, khơng? Mức độ sử dụng, tiêu thụ bình qn/tháng? Mức dự trữ coi khơng hợp lý? Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm tốn 08/10/2017 Ví dụ Cty A cty thương mại, kinh doanh bánh kẹo, rượu Trích Báo cáo NXT cty A năm 2014 TÊN ĐVT Baileys 75CL+hộp quà TỒN ĐK SL NHẬP TT SL chai Rượu Craffe (rouge) chai Martell VSOP 12x70cl Chai 13.00 XUẤT TT SL TỒN CK TT SL TT 186.00 49,963,668 29.00 7,859,094 157.00 42,104,574 1,200.00 62,400,000 268.00 13,936,000 932.00 48,464,000 24.00 18,545,448 2.00 1,570,398 35.00 27,481,970 10,506,920 … 13,495 2,136,420,116 TỔNG CỘNG 48,304 8,128,023,117 48,577 8,364,707,513 Trường ĐH Mở TP HCM 13,222 1,899,735,720 Khoa Kế toán Kiểm toán CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN Bộ phận quan trọng phòng mua hàng…! Dự trữ theo định mức KHO Sử dụng cho phận HÀNH CHÍNH SẢN XUẤT … Hợp đồng, đơn đặt hàng Kế hoạch tồn trữ Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế tốn Kiểm tốn QUI TRÌNH MUA HÀNG CƠ BẢN • Nhân viên phụ trách mua • Hàng mua nhập kho, lập PNK • Chuyển hồ sơ phịng kế tốn • Bộ phận mua tiếp nhận tổng hợp • Trưởng phận mua ký duyệt • Giám đốc duyệt hồ sơ đề nghị •Nhân viên đề nghị mua •Mơ tả chi tiết mặt hàng mua, giá ước tính •Trưởng phận đề nghị ký duyệt Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán 08/10/2017 HỒ SƠ VỀ PHỊNG KẾ TỐN Giấy đề nghị mua hàng (kèm chi tiết, duyệt) Bảng tổng hợp nhu cầu mua hàng (bộ phận mua lập, duyệt) Hợp đồng mua hàng (đã ký)/bảng báo giá (đã duyệt) Phiếu nhập kho (do phận kho lập NV phịng kế tốn lập) Hoá đơn GTGT/Hoá đơn bán hàng (của bên bán) Các tài liệu khác: Biên bàn giao, biên lý hợp đồng,… Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán Tại sao…? Câu hỏi trước tốn…… Làm biết hàng có nhập kho không? Làm kiểm số lượng giá hàng mua? Làm kiểm tra hàng mua sử dụng (khơng nhập kho) có giao cho phận đề nghị? Kế tốn nên làm hồ sơ khơng đủ để làm tốn… Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế tốn Kiểm tốn Ví dụ Làm ví dụ: Mua rượu dự trữ kho Mua văn phòng phẩm giao cho phận sử dụng (BP hành chính, kinh doanh, kế tốn,…) Yêu cầu: Lập phiếu nhập kho Thiết kế biên bàn giao cho phận sử dụng Ghi sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết tổng hợp nhập xuất tồn Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán 08/10/2017 Lưu ý Thiếu chứng từ để chứng minh giao dịch: Mua hàng khơng có báo giá, khơng hợp đồng; mua khơng có hố đơn tài chính,… Có chứng từ khơng hợp lệ: Thơng tin hố đơn khơng Kho sổ =/= Kho thực tế Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán CHUYỂN SANG QT THANH TOÁN Hồ sơ mua hàng chuyển sang kế tốn cơng nợ để làm thủ tục toán Để làm phiếu chi/UNC, kế toán phải: Kiểm soát chủng loại hàng mua Biết số lượng giá thực tế mua Đến hạn tốn Thơng tin tài khoản ngân hàng người cung cấp Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán Thanh toán tiền mặt PHIẾU THU TIỀN CỦA NCC GIẤY GIỚI THIỆU CỦA NCC CMND CỦA NGƯỜI NHẬN TIỀN PHIẾU CHI TIỀN Hồ sơ mua hàng chuyển sang KẾ TOÁN TRƯỞNG LÃNH ĐẠO DUYỆT Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán 08/10/2017 Thanh toán chuyển khoản MẪU UNC CỦA NGÂN HÀNG THÔNG TIN TK NCC CÔNG NỢ NHÀ CC UNC/LẬP LỆNH TRÊN IB Hồ sơ mua hàng chuyển sang KẾ TOÁN TRƯỞNG CHỦ TÀI KHOẢN Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế tốn Kiểm tốn Ví dụ Lấy ví dụ 2, yêu cầu: Lập phiếu chi tiền mặt toán tiền VPP Lập UNC chuyển từ TK VCB toán tiền mua rượu Ghi sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết Lập bảng tổng hợp chi tiết nợ phải trả người bán Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán Lưu ý Lập chứng từ chi chưa kiểm sốt nghiệp vụ (mất lịng tin với lãnh đạo) Thanh tốn lần (khơng thể chấp nhận lỗi người kế tốn) Thơng tin người thụ hưởng sai (Ngân hàng trả về, ký lại, lịng tin độ xác) Chưa đến hạn toán làm thủ tục chi Đối chiếu cơng nợ với nhà cung cấp Thanh tốn tiền mặt, không dùng tiền mặt Ứng trước tiền hàng khơng có hồ sơ chứng minh Cho đối tượng khác mượn vốn kinh doanh … Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán 08/10/2017 Lưu trữ chứng từ Doanh nghiệp hồn thuế GTGT CT CHI TIỀN Hố đơn Hồ sơ khác Biên bàn giao Liên Liên hạch toán Biên kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Báo giá … Bản Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế tốn Kiểm tốn Lưu trữ chứng từ Doanh nghiệp phải hồn thuế GTGT Phiếu nhập kho Liên hạch toán Báo giá Bản Hồ sơ khác Chứng từ chi tiền Bản Bản photo Hố đơn Trường ĐH Mở TP HCM Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào Khoa Kế toán Kiểm toán BÁN HÀNG VÀ THU NỢ PHẢI THU BÁN HÀNG THU NỢ Kiểm soát q trình bán hàng Kiểm sốt cơng nợ phải thu Các phận liên quan Các phận liên quan Lập chứng từ Lập chứng từ Ghi sổ, báo cáo Lưu trữ Trường ĐH Mở TP HCM Ghi sổ, báo cáo Lưu trữ Khoa Kế toán Kiểm toán 08/10/2017 KIỂM SỐT QT BÁN HÀNG Kế tốn phải biết: Qui định công ty bán hàng theo hợp đồng, bán hàng cửa hàng, Qui trình tiếp nhận đơn đặt hàng triển khai đơn đặt hàng ký kết Phương thức giao nhận hàng toán Bán hàng cửa hàng/quầy hàng: Mức tồn quầy tối đa, tối thiểu Báo cáo bán hàng nộp tiền bán hàng Kiểm kê quầy hàng, báo cáo kiểm kê Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN BGĐ PKD KHO Xét duyệt giá bán Công nợ Tiếp nhận đơn hàng Thủ tục bán hàng Xuất hàng Giao nhận KT Hoá đơn, thu nợ Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế tốn Kiểm tốn QUI TRÌNH BÁN HÀNG CƠ BẢN • NV kinh lập lệnh giao hàng • Kế tốn lập phiếu xuất kho, hđ • Giao hàng + Qua qtrình thu nợ • Bộ phận mua triển khai QT mua • Bộ phận sản xuất triển khai QTSX • Bộ phận liên quan phản hồi • Nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng • Lập thủ tục mua hàng, yêu cầu sản xuất • Trưởng phận kinh doanh duyệt Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán 08/10/2017 HỒ SƠ LIÊN QUAN HỒ SƠ TIẾP NHẬN HỒ SƠ KẾ TOÁN LẬP • Hợp đồng/Đơn đặt hàng • Phiếu xuất kho • Lệnh giao hàng • Hoá đơn GTGT • Báo cáo bán hàng (quầy) Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế tốn Kiểm tốn Ví dụ Làm nghiệp vụ bán hàng Bán hàng theo hợp đồng Bán hàng qua quầy Sinh viên lập: Phiếu xuất kho Hoá đơn GTGT Vào sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết bán hàng Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán HỒ SƠ CHUYỂN SANG BP THU NỢ Sau hoàn tất bán hàng, hồ sơ kế toán chuyển sang phận thu hồi nợ phải thu: Thu tiền mặt Ghi nhận nợ phải thu Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán 08/10/2017 KIỂM SỐT CƠNG NỢ PHẢI THU Bộ phận kinh doanh có nên theo dõi cơng nợ song song với phận kế tốn khơng? Phân nhóm khách hàng, qui định thời hạn nợ, mức giảm giá Đối chiếu công nợ theo dõi song song (giữa phận công ty) trước gửi Bảng đối chiếu công nợ cho khách hàng Thường xuyên kiểm tra tài khoản ngân hàng để cập nhật công nợ Gửi giấy đề nghị toán (nếu thấy cần thiết) Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán THU BẰNG TIỀN MẶT Hồ sơ bán hàng chuyển sang BÁO CÁO BÁN HÀNG PHIẾU THU TIỀN HOÁ ĐƠN GTGT LỆNH GIAO HÀNG PHIẾU XUẤT KHO Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán THU BẰNG CHUYỂN KHOẢN Hồ sơ bán hàng chuyển sang BÁO CÁO BÁN HÀNG GHI NHẬN NỢ PHẢI THU HOÁ ĐƠN GTGT LỆNH GIAO HÀNG PHIẾU XUẤT KHO GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế tốn Kiểm tốn 10 08/10/2017 Ví dụ Làm ví dụ 4, yêu cầu: Lập phiếu thu tiền mặt cho doanh số bán quầy Lấy giấy đề nghị toán gửi cho khách hàng Ghi sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết Lập bảng tổng hợp chi tiết nợ phải thu khách hàng Hướng dẫn đọc sổ phụ ngân hàng SV đề xuất mẫu đối chiếu công nợ phải thu Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán LƯU TRỮ CHỨNG TỪ Phiếu xuất kho • 01 liên đóng với số thứ tự liên tục • 01 liên kèm vào hố đơn • 01 liên gửi bp kho Hoá đơn GTGT Liên 01: Lưu Liên 02: Đã giao cho khách hàng Liên 03: Cùng PXK kèm vào chứng từ thu Phiếu thu tiền 01 liên lưu quyển, kèm hoá đơn GTGT phiếu xuất kho 01 liên giao cho khách hàng Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán LƯU Ý Ghi nhận doanh thu, không ghi nhận giá vốn Không đôn đốc thu hồi nợ phải thu Không đối chiếu công nợ với khách hàng Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán 11 08/10/2017 CHỨNG TỪ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM Khoa Kế toán Kiểm toán HỒ SƠ LAO ĐỘNG Thoả thuận lương Hồ sơ cá nhân Hợp đồng lao động Hợp đồng giao khoán Trường ĐH Mở TP HCM HS lao động Hợp đồng thử việc Quy chế tài Khoa Kế toán Kiểm toán BỘ PHẬN LIÊN QUAN Giám đốc Ký duyệt hồ sơ Phịng nhân Tính lương khoản khác Sản xuất, kinh doanh Xác nhận sp, doanh thu Các phận liên quan đến cơng tác tính lương Kế toán Thủ tục toán Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán 12 08/10/2017 ĐĂNG KÝ THAM GIA BẢO HIỂM HS BH Trình từ tham gia BH Thử việc Lập hồ sơ khai báo tăng lao động, gửi CQBH Cấp mã sổ Không tham gia bảo hiểm Ký hợp đồng DN gửi thông tin NLĐ để xin cấp mã sổ bảo hiểm DN ký hợp đồng lao động thức với người lao động Hoàn tất hồ sơ đăng ký trước ngày 15 tháng Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm tốn BP NHÂN SỰ TÍNH LƯƠNG Bảng chấm cơng Hợp đồng lao động Qui chế tài Trường ĐH Mở TP HCM Tổng hợp SP hồn thành Bảng tốn lương Bảng tạm ứng lương Tổng hợp doanh thu bán hàng Thoả thuận lương Bảng trích BHXH,YT,TN Khoa Kế tốn Kiểm tốn THANH TỐN LƯƠNG BẰNG TIỀN MẶT Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán 13 08/10/2017 THANH TOÁN LƯƠNG BẰNG CHUYỂN KHOẢN Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG Mục đích Bảng phân bổ tiền lương Cấu trúc bảng Bảng phân bổ tiền lương Xây dựng Bảng phân bổ tiền lương doanh nghiệp Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán LƯU TRỮ CHỨNG TỪ Hồ sơ cá nhân: Bỏ bì hồ sơ/mỗi nv bì hồ sơ Sắp xếp theo phòng ban theo mã nhân viên Cập nhật cấp NLĐ Hồ sơ bảo hiểm: Lưu theo tháng, đóng bìa cịng Đối chiếu với CQBH quý/lần Hồ sơ tính lương: Tách theo tháng, đóng bìa cịng Photo chứng từ tốn đính kèm Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán 14 08/10/2017 LƯU Ý NLĐ làm việc khơng có hồ sơ cá nhân Nhiều khoản phụ cấp NLĐ có hưởng khơng có quy định hợp đồng, thoả thuận lương quy chế tài DN khơng tham gia bảo hiểm cho NLĐ DN khống lương để tăng chi phí Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán CHỨNG TỪ TẠI NGÀY CUỐI KỲ Khoa Kế toán Kiểm toán CHỨNG TỪ TẠI NGÀY CUỐI KỲ Phân bổ chi phí trả trước Khấu hao tài sản cố định Bút toán kết chuyển Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán 15 08/10/2017 TRÌNH TỰ THỰC HIỆN CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC Khi phát sinh: Ghi nhận chi phí trả trước vào TK 242 Cập nhật vào Bảng phân bổ chi phí trả trước Hồn chỉnh Bảng phân bổ, lập chứng từ hạch toán Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán SƠ ĐỒ TỪNG BƯỚC THỨC HIỆN Hoá đơn Phiếu xuất kho Cập nhật Bảng phân bổ CP trả trước Chứng từ khác Ghi sổ Nhật ký, Sổ Cái TK 242 Bút toán phân bổ Ước tính thời gian Xác định đối tượng chịu chi phí Hoàn chỉnh Bảng phân bổ CP TT Trường ĐH Mở TP HCM Phiếu kế toán Khoa Kế toán Kiểm toán Ví dụ Làm 02 nghiệp vụ: Một nghiệp vụ hạch toán từ hoá đơn Một nghiệp vụ hạch tốn từ phiếu xuất kho Lấy lại ví dụ 1, cho thêm thông tin (nếu cần) Mẫu Bảng phân bổ excel GV giải thích tác dụng Bảng phân bổ Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế tốn Kiểm tốn 16 08/10/2017 TRÌNH TỰ THỰC HIỆN KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Khi phát sinh: Ghi nhận nguyên giá tài sản cố định Cập nhật vào Bảng trích khấu hao TSCĐ Hoàn chỉnh Bảng khấu hao, lập chứng từ hạch toán Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán SƠ ĐỒ TỪNG BƯỚC THỨC HIỆN Hoá đơn BB bàn giao Cập nhật Bảng khấu hao TSCĐ Chứng từ khác Ghi sổ Nhật ký, Sổ Cái TK 211, 213, 214 Ước tính thời gian Xác định đối tượng chịu chi phí Hồn chỉnh Bảng Khấu hao TSCĐ Trường ĐH Mở TP HCM Bút toán khấu hao Phiếu kế toán Khoa Kế tốn Kiểm tốn Ví dụ Lấy ví dụ phần TSCĐ, doanh nghiệp áp dụng phương pháp đường thẳng, tự cho thời gian Lập bảng khấu hao TSCĐ Mẫu Bảng khấu hao tài sản cố định GV giải thích tác dụng Bảng khấu hao Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm tốn 17 08/10/2017 BÚT TỐN KẾT CHUYỂN SỔ CÁI, SỔ CHI TIẾT TK 5,6,7,8,9 Phiếu kế toán SỔ NHẬT KÝ, SỔ CÁI Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán KỸ NĂNG 2: LẬP BC THUẾ VÀ THAM GIA QUYẾT TOÁN THUẾ 18 ... ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán CHỨNG TỪ TẠI NGÀY CUỐI KỲ Khoa Kế toán Kiểm toán CHỨNG TỪ TẠI NGÀY CUỐI KỲ Phân bổ chi phí trả trước Khấu hao tài sản cố định Bút toán kết chuyển Trường... hàng Kiểm sốt cơng nợ Các phận liên quan Các phận liên quan Lập chứng từ Lập chứng từ Ghi sổ, báo cáo Ghi sổ, báo cáo Lưu trữ Lưu trữ Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm toán KIỂM SỐT HÀNG TỒN... QUI TRÌNH LUYỆN KỸ NĂNG CHỨNG TỪ PHẢI LẬP NHẬN DIỆN GIAO DỊCH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THÔNG TIN TIẾP NHẬN SỔ KẾ TOÁN CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN BÁO CÁO Trường ĐH Mở TP HCM Khoa Kế toán Kiểm tốn MUA HÀNG