Đề cương Lưu trữ thông tin

LƯU TRỮ THÔNG TIN Chương 1 1. khái niệm về lưu trữ thông tin xét trên bình diện chung, LTTT là việc lưu các thông tin trên các vật mang tin khacs nhau nhằm mục đích truyền bá và sử dụng. về bản chất LTTT trong thư viện là việc tổ chức sắp xếp và lưu trữ các thông tin về tài liệu có trong thư viện của một cơ quan thông tin nhằm quản lý và sử dụng chúng một cách tốt nhất. Mục đích của lưu trữ thông tin trong thư viện: tạo lập nên bộ máy tra cứu của thư viện với các thành tố như các loại mục lục, các hộp phiếu hay mục lục điện tử, mục lục tra cứu trực tuyến OPAC. 2. Vai trò LTTT là một khâu công tác quan trọng không thể thiếu được trong các thư viện và cơ quan thông tin Nhờ có LTTT các TV và CQTT có thể tạo lập nên các phương tiện kiểm soát thư mục LTTT góp phần tạo nên BMTC, trên cơ sở đó giúp cho TV có thể hoạt động tốt và phục vụ các nhu cầu tra cứu khác cho người đọc và người dùng tin.

LƯU TRỮ THÔNG TIN Chương 1 khái niệm lưu trữ thơng tin - xét bình diện chung, LTTT việc lưu thông tin vật mang tin khacs nhằm mục đích truyền bá sử dụng - chất LTTT thư viện việc tổ chức xếp lưu trữ thơng tin tài liệu có thư viện quan thông tin nhằm quản lý sử dụng chúng cách tốt Mục đích lưu trữ thông tin thư viện: tạo lập nên máy tra cứu thư viện với thành tố loại mục lục, hộp phiếu hay mục lục điện tử, mục lục tra cứu trực tuyến OPAC Vai trị LTTT khâu cơng tác quan trọng thiếu thư viện quan thơng tin Nhờ có LTTT TV CQTT tạo lập nên phương tiện kiểm sốt thư mục LTTT góp phần tạo nên BMTC, sở giúp cho TV hoạt động tốt phục vụ nhu cầu tra cứu khác cho người đọc người dùng tin - Đối với cán thư viện: Giúp cho CBTV thực nhiều khâu công việc TV CQTT Các bình diện thể hiện: Nhờ có LTTT mà CBTV kiểm sốt VTL nguồn lực thơng tin mà TV có Giúp cho CBTV có công cụ, điểm truy cập để khai thác, tra cứu thông tin, phục vụ câu hỏi nguồn tin khác người đọc NDT cách dễ dàng, thuận lợi LTTT sở giúp cho NCBTV định hướng cơng tác bổ sung, tổ chức triển lãm, trưng bày giới thiệu sách, biên soạn thư mục Tạo điều kiện thuận lợi cho CBTV trích rút liệu thống kê báo cáo cần thiết - Đối với người đọc: LTTT cung cấp phương tiện quan trọng phục vụ cho việc tra cứu, tìm tin Các TV CQTT triển khai việc phục vụ cho người đọc NDT không xác định máy tra cứu Các bình diện thể hiện: Nhờ có LTTT, thơng qua loại mục lục CSDL TV CQTT giúp cho người đọc NDT có khả nắm bắt đặc trưng VTL, nhận biết thông tin cụ thể tài liệu Thông qua việc tạo lập hệ thống mục lục, CSDL LTTT tạo điều kiện cho người đọc NDT tra tìm tài liệu thơng tin theo u cầu vơí nhiều dấu hiệu khác Đặc biệt TV tổ chức kho đóng, người đọc khơng trực tiếp tiếp cận tới giá sách LTTT cung cấp cho người đọc NDT gương phản ánh VTL có ngồi TV LTTT cịn góp phần định hướng cho người đọc đọc sách sử dụng TV cách có hiệu quả(MLCĐ, MLPL) Các tiêu chí đươcđánh giá chất lượng HTLTTT BMTC Có tiêu chí  Tính bao qt: khả phản ánh tình trạng VTL nguồn lực thông tin Các HTLTTT dù tổ chức theo phương thức thủ công với ML hộp phiếu truyền thống hay tổ chức theo phương thức tự động với CSDL phải phản ánh thực trạng VTL vốn thông tin Yêu cầu đảm bảo tính bao quát Thường xuyên tiến hành kiểm tra, bổ sung, chỉnh lý, sửa đổi, HTML, phiếu CSDL Tránh trường hợp sách khơng cịn kho phiếu or biểu ghi HTLTTT ngược lại có sách kho khơng có phiếu or biểu ghi HTLTTT  Tính linh hoạt cập nhật: VTL or nguồn lực thông tin hệ thống động biến đổi HTLTTT phản ánh VTL nên phải linh hoạt để phản ánh đầy đủ thay đổi, biến động VTL Các HTLTTT phải tổ chức linh hoạt đảm bảo cho việc cập nhật, bổ sung thông tin thuận lợi dễ dàng Việc cập nhật, bổ sung, loại bỏ, sửa đổi thông tin phải thực dễ dàng không ảnh hưởng đến cấu trúc hệ thống Trong loại HTLTTT HTLTTT tự động hóa dễ dàng cập nhật thông tin Việc cập nhật thơng tin HTLTTT truyền thống khó khăn loại ML dạng in thành sách  Khả hiệu tra cứu: Các HTLTTT phải tổ chức khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu NDT Việc thể nội dung hình thức hệ thống Các hộp phiếu phải có loại phiếu tiêu đề để phân chia nhóm phiếu Mỗi loại ML phải có nhãn chung ghi rõ cách tổ chức, cấu mục lục Các hộp phiếu phải có nhãn ghi rõ giới hạn phiếu hộp Các TV CQTT phải có hướng dẫn sử dụng để bạn đọc người NDT sử dụng HTLTTT để tra cứu dễ dàng Các TV CQTT phải tổ chức HTLTTT cho bạn đọc NDT tìm theo nhiều cách, nhiều điểm tiếp cận, nhiều khía cạnh khác Muốn làm điều phải xây dựng HTLTT tự động hóa, CSDL, ML điện tử…với giúp đỡ máy tính Đối với CSDL quản lý phần mềm tích hợp cần phải: hỗ trợ  Tuân thủ tiêu chuẩn xử lý LTTT Các HTLTTT phải tuân thủ tiêu chuẩn xử lý LTTT Đây tiêu chí quan trọng xem xét đánh giá HTLTTT Bao gồm HTLTTT truyền thống tự động hóa Tuân thủ tiêu chuẩn xử lý thông tin tạo nên thống nâng cao chất lượng hoạt động xử lý thông tin HTLTTT Tuân thủ tiêu chuẩn LTTT tạo tiền đề thuận lợi cho việc chia sẻ, trao đổi thông tin HTLT TV Trong xu tồn cầu hóa hội nhập TV VN có bước chuyển mạnh mẽ nhằm thích ứng theo kịp phát triển TV TG Việc áp dụng tiêu chuẩn nước quốc tế vào hoạt động TV xu tất yếu CQTT TV quan tâm  Một số yêu cầu khác: Yêu cầu tính ngắn gọn:nên chiếm diện tích, dễ bảo quản ML sách coi chiếm diện tích mục lục phiếu lại chiếm nhiều diện tích Yêu cầu tính động: Khả tháo dời di chuyển bên mục lục Mục lục sách mục lục điện tử trực tuyến dễ dàng sử dụng bên TV Mục lục điện tử trực tuyến cho phép bạn đọc ngồi nhà or sử dụng máy tính kết nối mạng để tra cứu TL thư viện Các thành tố máy tra cứu(liên hệ với thực tập) Thơng thường bao gồm thành tố Trong BMTC truyền thống có thành tố BMTC TV đại có thành tố Các thành tố BMTC truyền thống Kho tài liệu tra cứu Hệ thống mục lục Các phiếu Hồ sơ trả lời câu hỏi bạn đọc a Kho tài liệu tra cứu Kho tài liệu tra cứu tập hợp có tổ chức tài liệu tra cứu thư mục Thực chất kho sưu tập đặc biệt loại tài liệu tra cứu giúp cho người đọc người dùng tin nhanh chóng tìm thơng tin mà quan tâm b Hệ thống mục lục Trong TV truyền thống, để tạo điều kiện cho người đọc NDT khai thác, sử dụng TV cách dễ dàng người ta tổ chức loại mục lục hộp phiếu Đó hệ thống LTTT truyền thống cung cấp phương tiện tra cứu thiếu giúp cho người đọc tìm tài liệu cần thiết có VTL TV c Các phiếu truyền thống Các phiếu truyền thống yếu tố cấu thành nên máy tổ chức LTTT truyền thống Nó thông thường bao gồm Hộp phiếu chuyên đề: tổ chức theo chuyên đề or số chủ đề bạn đọc quan tâm Bộ phiếu kiện: tập hợp phiếu chứa thông tin kiện, đối tượng cụ thể xếp theo trật tự định nhằm đáp ứng nhu cầu liệu kiện người dùng tin Bộ phiếu kiện không cung cấp thông tin cụ thể mà cung cấp nguồn tin, địa thơng tin Hộp phiếu trích: phản ánh trích đăng báo, tạp chí, tạp san, chuyên khảo d Hồ sơ trả lời bạn đọc Cũng thành tố nhiều TV CQTT tạo lập thực chất hồ sơ lưu giữ câu hỏi câu trả lời bạn đọc phục vụ cho việc cung cấp thông tin cho người dùng hoạt động chuyên môn CBTV Các thành tố BMTC thư viện đại Cơ sở liệu Mục lục điện tử Các nguồn tra cứu khác internet Cơ sở liệu Là phận cấu thành nên BMTC đại nguồn thông tin phong phú bao quát nhiều lĩnh vực khác Các CSDL thông thường lưu trữ đĩa CD-ROM, nhớ máy tính phục vụ tra cứu Cùng với phát triển internet đặc biệt internet tốc độ cao, CSDL trực tuyến hình thành tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tăng khả chia sẻ thơng tin CSDL đóng vai trị quan trọng hoạt động thư viện đại Những ứng dụng CNTT-TT tạo tiền đề cho TV CQTT việc xây dựng CSDL phục vụ cho hoạt động Dựa mức độ đầy đủ mà thông tin phản ánh, CSDL chia ra: CSDL thư mục CSDL kiện CSDL toàn văn Mục lục điện tử Là danh mục tài liệu lưu trữ quan thông tin –thư viện tin học hóa trở thành dạng điện tử cho phép NDT sử dụng máy tính tra cứu trực tuyến đoạn tuyến Các CSDL CQTV tạo lập nên tiền đề để mục lục điện tử hoạt động Giúp cho người đọc NDT tra cứu dễ dàng, tùy vào điều kiện thực tế TV CQTT tạo lập mục lục điện tử, mục lục trực tuyến hay mục lục công cộng, truy cập trực tuyến OPAC MLĐT có ưu điểm tra tìm tài liệu với hỗ trợ máy tính điện tử nên nhanh chóng, xác,đầy đủ linh hoạt hỗ trợ tốn tử tìm: bool, chặt cụt, lân cận giúp NDT mở rộng thu hẹp phạm vi tìm kiếm để tìm xác tài liệu cần Các nguồn tra cứu khác internet Internet kho liệu khổng lồ, đa dạng, khơng có khổ mẫu thống nhất, khơng xếp quản lý theo thức thống để tìm thơng tin internet địi hỏi phải có nguồn tra cứu Các nguồn tra cứu tổ chức cơng cụ, chương trình hỗ trợ NDT tìm kiếm khai thác thơng tin vài CSDL trực tuyến internet Đặc điểm nguồn tra cứu khác internet: Thông tin cập nhật thường xuyên Khác với tra cứu TT offine, internet có nhiều cơng cụ cho phép tra cứu thông tin cập nhật thường xuyên Ngoài với hỗ trợ chương trình tự động hóa lấy tin hỗ trợ nhiều việc tìm cập nhật tin Thơng tin khơng kiểm sốt chặt chẽ chất lượng Hạn chế truy cập Các nguồn tr cứu khác internet bao gồm: máy tìm tin, danh mục chủ đề, cổng thông tin, website CQTT, TV Liên hệ với thực tập - Nêu thành tố - Nêu tiêu chí - Nêu điểm Thư viện Hà Tĩnh thư viện thuộc hệ thống thư viện công cộng Từ thành lập đến nay, Thư viện tỉnh Hà Tĩnh ngày củng cố phát triển, thu hút bạn đọc đến Thư viện ngày đông, Thư viện tỉnh Hà Tĩnh đẩy mạnh mặt hoạt động nhằm đáp ứng thỏa mãn nhu cầu, nghiên cứu học tập nâng cao dân trí cho đối tượng bạn đọc góp phần đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, cơng nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ tầng lớp nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức ngành, giới tỉnh, tổ chức cá nhân nước sinh sống làm việc Hà Tĩnh Thư viện tỉnh đặc biệt trọng phục vụ quan Đảng quyền, tổ chức chuyên môn, người công tác nghiên cứu, giảng dạy tỉnh Thư viện có 178.487 sách ứng dụng công nghệ thông tin vào để phục vụ bạn đọc Bộ máy tra cứu thư viện tỉnh Hà Tĩnh: bao gồm máy tra cứu truyền thống máy tra cứu đại Bộ máy tra cứu truyền thống bao gồm: mục lục phân loại, mục lục chữ tên tác giả, mục lục chữ tên tài liệu Bộ máy tra cứu đại: mục lục tra cứu trực tuyến Module OPAC Phần mềm ứng dụng: phần mềm hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 - Nêu qua máy - Nhận xét máy Chương Khái niệm mục lục Mục lục khái niệm sử dụng rộng rãi sở ngành TTTV Mục lục hiểu theo nhiều nghĩa khác Trên thực tế có nhiều cách định nghĩa khác - Theo “từ điển tiếng Việt” mục lục có nghĩa: Một là: ML biểu ghi đề mục với số trang theo trình tự trình bày sách, tạp chí( để đầu or cuối sách) Hai là: danh mục sách, báo, tư liệu lập theo quy tắc định Định nghĩa phản ánh chưa đầy đủ - Theo “từ điển thuật ngữ” thư viện Quốc Gia Mục lục bảng kê tài liệu có TV or nhóm TV tổ chức theo sơ đồ định nhằm giới thiệu nội dung VTL Mục lục máy tổ chức tìm tin chủ yếu TV Định nghĩa chưa bao qt, tồn diện thực tế có mục lục khơng đề cập đến nội dung mà cịn đề cập đến hình thức mục lục TVQG đề cập đến nội dung - Bản chất: MLTV bảng kê(hay danh mục) tài liệu có TV xếp theo trật tự định nhằm giới thiệu đặc trưng VTL Mục đích ML mơ tả hệ thống hóa đặc trưng tài liệu có VTL củ TV, nhằm tạo điều kiện cho người dùng tra cứu TT phục vụ cho nhiều mục đích khác Căn phân loại mục lục Công tác biên mục hướng tới việc thỏa mãn nhu cầu đặt CBTV, công tác tra cứu người đọc Từ vài dạng mục lục đơn giản, người ta sử dụng nhiều loại mục lục, đa dạng phong phú loại hình phương thức tổ chức Căn vào tiêu chí khác phân loại mục lục TV thành loại sau: a) Căn vào đặc trưng tài liệu ML tên sách ML chữ ML tác giả ML phân loại ML chủ đề ML kiểu từ điển Mục lục chữ Sử dụng phổ biến TV Phản ánh đặc trưng hình thức tài liệu phiếu mô tả TL xếp theo vần chữ họ tên tác giả cá nhân, tác giả tập thể tên xuất phẩm Cấu tạo: xác đinh vần chữ tiêu đề mô tả theo quy ước xếp phiếu mô tả Mục lục phân loại Phản ánh thôg tin đặc trưng nội dung VTL Các phiếu mô tả TL xếp phù hợp với nội dung chúng theo môn ngành tri thức tiếp tục phân mục nhỏ theo trật tự logic cấp bậc lệ thuộc Phản ánh nội dung VTL theo môn ngành tri thức MLPL tổ chức theo bảng phân loại mà TV or CQTT sử dụng trình phân loại tài liệu phân loại theo ngành đề mục chủ đề phân loại theo vấn đề Cấu tạo tối ưu: MLPL ô tra chủ đề chữ MLPL phản ánh VTL theo cấu bảng phân loại mà TV or CQTT áp dụng Ô tra cứu chủ đề: hỗ trợ MLPL giúp cho việc đáp ứng nhu cầu, tìm tài liệu theo chủ đề Người đọc nhanh chóng xác định vị trí vấn đề cần tìm MLPL Ơ tra chủ đề chữ cái: danh mục chủ đề xếp theo thứ tự vần chữ thể nội dung tài liệu Mục lục chủ đề Các phiếu mô tả xếp theo vần chữ tên đề mục chủ đề phụ đề Phản ánh nội dung VTL(MLPL phản ánh VTL theo môn ngành tri thức, MLCĐ theo chủ đề) Tại TV CQTT có sử dụng bảng ĐMCĐ định chủ đề tài liệu, MLCĐ tổ chức sở tham khảo bảng ĐMCĐ Ở số TV CQTT, MLCĐ dược tổ chức dạng hộp phiếu chuyên đề Mục lục kiểu từ điển Các phiếu mô tả xếp theo vần chữ cái, họ tên tác giả, tên sách, tên quan(tác giả, tập thể), nhan đề tài liệu đề mục chủ đề Trong mục lục kiểu từ điển, chức mục lục chữ mục lục chủ đề Ở Việt Nam, mục lục kiểu từ điển tìm hiểu bình diện lý luận, chưa có TV or CQTT áp dụng loại mục lục b) Căn vào đối tượng sử dụng Mục lục độc giả Mục lục công vụ Mục lục độc giả Biên soạn cho người đọc sử dụng MLPL, MLCC, MLCĐ, MLTG…MLĐG đơi cịn gọi ML cơng dụng Loại mục lục phản ánh đặc trưng VTL, giới thiệu tài liệu cho người đọc, đảm đương nhiệm vụ hàng đầu mục lục thư viện Đặc điểm: loại ML phản ánh kho sách có lựa chọn khơng phản ánh tồn sách có kho Các tv phải có lựa chọn sách đưa vào phản ánh mục lục độc giả Yêu cầu đặt tài liệu đưa vào phản ánh MLĐG phải đảm bảo tính khoa học tư tưởng sách lạc hậu mang quan điểm khơng thống phận kho sách nghiên cứu không đưa vào phản ánh mục lục Mục lục công vụ Biên soạn dành riêng cho CBTV, sử dụng nội trình bổ sung, làm cơng tác dẫn thư mục thông tin Trong số trường hợp phải sử dụng mục lục công vụ để thỏa mãn nhu cầu người đọc, người đọc có yêu cầu mục lục độc giả không đáp ứng yêu cầu MLCV hay cịn gọi mục lục vụ hay mục lục cơng tác Đặc biệt: phản ánh tồn kho tài liệu TV, thuộc loại nào, bình diện thể hiện: Phản ánh tài liệu kho cách đầy đủ, tạo điều kiện cho cán thư viện sử dụng thuận lợi Không đơn bảng kê tài liệu mà phản ánh tài liệu cách xác có phân biệt tài liệu tốt- xấu c) Căn vào phạm vi phản ánh kho sách Mục lục kho sách riêng Phản ánh phận kho sách riêng biệt có TV or CQTT Phản ánh kho sách cụ thể TV, ko sách tổ chức theo loại hình tài liệu theo phịng chức Mục lục tổng qt Phản ánh tồn or đại phận sách có thư viện, phản ánh kho sách chung TV Trong TV MLTQ chữ thường mục lục công vụ Mục lục liên hợp Phản ánh VTL nhiều TV, MLLH nêu rõ tài liệu cụ thể lưu giữ TV Trên thực tế, loại mục lục thường nhiều thư viện cộng tác với bên soạn để phản ánh tài liệu Tv đề tài or lĩnh vực Việc biên soạn MLLH tạo điều kiện cho việc chia sẻ nguồn lực thúc đẩy việc mượn TV d) Căn vào số dấu hiệu khác - Căn vào ngôn ngữ tài liệu ML tài liệu tiếng Việt ML tài liệu tiếng anh ML tài liệu tiếng Nga - Căn vào đối tượng xuất biên mục Trong số trường hợp tổ chức mục lục người ta thấy dấu mốc làm tiêu chí lựa chọn tài liệu đưa vào thư mục Ví dụ: ML tài liệu xuất từ 1975 trở trước thay đổi bảng phân loại - Căn vào hình thức tài liệu Khái niệm vật mang tin thay đổi TV or CQTT có: Ml sách, ML báo tạp chí, ML đồ, ML vi phim, ML luận án, ML băng đĩa… Phương pháp tổ chức mục lục phân loại Mục lục chữ Gồm bước: 1) Thiết lập hệ thống phiếu tiêu đề Đây loại phiếu có mào nhô giữa, bên trái or bên phải bao gồm: Phiếu tiêu đề chính: phản ánh vần chữ ngôn ngữ định Phiếu tiêu đề phụ: phản ánh vần chữ ghép với nguyên âm or phụ âm 2) Thiết lập hệ thống phiếu hướng dẫn Đây loại phiếu mô tả kết hợp với phiếu tiêu đề có ghi dẫn cho bạn đọc có loại phiếu hướng dẫn: phiếu chỗ phiếu dẫn tham khảo 3) Sắp xếp phiếu mô tả vị trí phiếu mơ tả mục lục chữ nằm đâu tùy thuộc vào chữ tiêu đề mơ tả phiếu chữ giống lại xếp theo chữ thứ 2, cc thứ giống lại xếp theo chữ thứ 3… 4) Thiết lập nhãn hộp phiếu Để giúp bạn đọc tra cứu dễ dàng, tổ chức mục lục chữ phải xây dựng nhãn hộp phiếu Nội dung nhãn hộp phiếu ghi lại vấn chữ xếp hộp phiếu Cách ghi: vần chữ phiếu tiêu đề sau gạch ngang(-) vần chữ phiếu tiêu đề cuối xếp hộp phiếu VD: A – Đ 5) Định vị hộp phiếu tủ mục lục Sau xếp phiếu mô tả vào hộp lập nhãn hộp phiếu người cán biên mục phải xếp hộp phiếu vào tủ mục để định vị hộp phiếu tủ mục lục phải đánh số thứ tự hộp phiếu đồng thời đánh số thứ tự vị trí hộp phiếu tủ mục lục Mục lục phân loại 1) Phiếu tiêu đề 10 Phiếu tiêu đề chính(phiếu tiêu đề cấp 1) Phản ánh lớp phân chia bảng phân loại để giúp cho người đọc NDT có định hướng tra tìm tài liệu, phiếu tiêu đề cấp mục lục phân loại thường liệt kê đề mục cấp of BPL Phiếu tiêu đề phụ: bao gồm phiếu tiêu đề cấp trở lên Phản án mục chia, cấp phụ thuộc of mơn loại ứng vs cấp phân chia BPL có phiếu tiêu đề cấp Mức độ chi tiết môn loại khơng hồn tồn giống Điều phụ thuộc vào số lượng tài liệu môn ngành 2) Hệ thống phiếu hướng dẫn Phản ánh mối quan hệ đề mục có loại: phiếu hướng dẫn chung, phiếu chỗ phiếu dẫn tham khảo 3) Sắp xếp phiếu mô tả MLPL Nguyên tắc: theo phân loại theo vần chữ Người cán biên mục phải chia phiếu mô tả theo KHPL tương ứng với KHPL phiếu tiêu đề mà phiếu xếp vào Trong đề mục phiếu mô tả xếp theo vần chữ tiêu đề mô tả 4) Thiết lập nhãn hộp phiếu Thể nội dung phiếu Về cách ghi: nhãn hộp phiếu mô tả môn loại môn loại cuối xếp hộp, chúng có dấu gạch ngang với hình thức trình bày Mơn loại phiếu tiêu đề đầu tiên- môn loại phiếu tiêu đề cuối hộp phiếu 5) Định vị vào hệ thống mục lục Định vị phiếu tủ mục lục cách đánh số thứ tự hộp phiếu vị trí hộp phiếu tủ mục lục Mục lục chủ đề 1) Tổ hợp đề mục chủ đề Là phương pháp tập hợp cách đa diện khía cạnh nghiên cứu khác chủ đề phản ánh nội dung tài liệu không lệ thuộc vào ngành kiến thức or môn khoa học Nhờ phiếu tiêu đề phiếu tiêu đề cấp trực thuộc, người ta phản ánh tập trung toàn tài liệu vấn đề vào chỗ MLCĐ 2) Thiết lập hệ thống phiếu tiêu đề Cũng giống MLPL tổ chức MLCĐ cần phải ý thiết lập hệ thống phiếu tiêu đề, phiếu hướng dẫn xếp phiếu mô tả 3) Phiếu hướng dẫn 11 Có vai trị quan trọng MLCĐ Để người đọc nhận thơng tin đầy đủ tổng hợp tài liệu theo chủ đề người ta sử dụng hệ thống phiếu chỗ dẫn 4) Phương pháp xếp phiếu mô tả Phiếu mơ tả sở thành phần để cấu tạo nên MLCĐ, để xếp phiếu vào vị trí chúng, người ta phải tiến hành bước: Chia phiếu mô tả theo nội dung, theo tên gọi ĐMCĐ phụ đề Trong phần ĐMCĐ phiêu mô tả xếp theo thứ tự vần chữ tên tác giả or tên tài liệu phiếu khác có phiếu màu để ngăn cách 5) Cách trình bày nhãn hộp phiếu định vị Tên ĐMCĐ đầu xếp hộp phiếu tên ĐMCĐ cuối xếp hộp phiếu sau người cán biên mục phải định vị trí hộp phiếu tủ mục lục cách đánh số thứ tự hộp phiếu tủ mục lục Liên hệ đến hệ thống mục lục thư viện thực tập - trình bày đơn vị thực tập - mô tả nhanh tv - hệ thống mục lục ntn - nhận xét Chương Khái niệm hệ thống lưu trữ thơng tin tự động hóa - Khái niệm: Sự phát triển vượt bậc khoa học công nghệ đặc biệt CNTT&TT tác động sâu đến hoạt động thư viện CNTT-TT thay đổi phương thức mà thông tin tạo phân phối chúng thay đổi cách mà TV chọn lọc, bổ sung, tổ chức phân phối thông tin HTLTTT tự động hóa thực chất hệ thống thơng tin tài liệu xử lý lưu trữ máy tính phương tiện mà máy tính đọc Đây cơng cụ quan trọng hữu ích giúp bạn đọc truy cập, tra tìm, khai thác thơng tin phục vụ cho mục đích khác - Ưu điểm HTLTTT tự động hóa máy tra cứu đại đóng vai trị quan trọng việc cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu khác bạn đọc 12 Hệ thống mang đến thay đổi đọt phá việc tìm kiếm thơng tin tự động nhanh chóng, xác, khơng bị hạn chế khơn gian, thời gian CQTTTV Không giới hạn vai trị cung cấp thơng tin cho người dùng HTLTTT tự động hóa cịn cung cấp cho người dùng nhiều tiện ích khác nhau: đăng ký mượn, đặt trược tài liệu, kiểm tra tài khoản cá nhân, gia hạn tài liệu, nhận thông báo qua email Với nhiều ưu điểm tính trội so với máy tra cứu tin truyền thống, HTLTTT tự động hóa ngày quan tâm đầu tư phát triển TV CQTT Các cấp độ tổ chức liệu LTTT TĐH  Trường liệu(field) Trường cấp độ tổ chức liệu đơn giản phản ánh thuộc tính đối tượng Trong HTLTTT TĐH, trường tương ứng với yếu tố mô tả HTLTTT truyền thống VD: Trường nhan đề, trường nhan đề song song, trường tác giả, trường từ khóa, trường ĐMCĐ… Trên quan điểm xếp chia ra: Trường khóa chính: quan trọng có ý nghĩa xác định đối tượng Trường khóa phụ: phản ánh thuộc tính đơn lẻ đối tượng VD: đối tượng quản trị sách Trường khóa chính: mã số biểu ghi tệp chủ(MFN) Trường khóa phụ: tên tác giả, nhan đề tài liệu, từ khóa, nxb  Biểu ghi(record) Là cấp độ tổ chức liệu cao cấp độ trường Biểu ghi tập hợp liệu có cấu trúc tạo thành số thành phần gọi trường Một biểu ghi tài liệu gồm trường liệu phản ánh đặc điểm tính chất tài liệu trường tên sách, trường thông tin bổ sung cho nhan đề, trường tác giả Biểu ghi cấp độ tổ chức liệu cho phép phản ánh đầy đủ tất đặc điểm tính chất đối tượng, biểu ghi phản ánh đối tượng cụ thể Mỗi biểu ghi tương ứng với tờ phiếu mô tả hệ thống LTTT truyền thống  Tệp liệu(file) Là cấp độ tổ chức liệu cao cấp độ biểu ghi 13 Mỗi tệp liệu cấu tạo nhiều biểu ghi có đặc điểm, tính chất cấu trúc ngữ nghĩa Một tệp liệu phản ánh đầy đủ đặc điểm, tính chất tập hợp, nhóm nhiều đối tượng Một tệp liệu tương đương với hộp phiếu, phiếu hệ thống LTTT truyền thống Có nhiều cách tổ chức khác nhau, nhiên có hai cách tổ chức tệp chính: tệp chủ, tệp đảo Tệp chủ Quản trị liệu theo nguyên lý từ đối tượng đến thuộc tính Tệp chủ phận thiếu Tệp chủ cấu tạo cách nhập biểu ghi vào nhớ máy tính Biểu ghi nhập trước đứng trước, nhập sau đứng sau Mỗi biểu ghi nhập vào máy tính tự động gán cho số hiệu gọi số hiệu biểu ghi tệp chủ Vì tệp chủ cịn gọi tệp Việc bổ sung biểu ghi thuận tiện tìm tài liệu theo vấn đề xác định trước máy tính phải tìm tất biểu ghi Tệp chủ cập nhật liệu tìm kiếm khó Tệp đảo Tệp đảo quản trị liệu theo nguyên lý từ thuộc tính đến đối tượng Tệp đảo xây dựng nhằm mục đích phục vụ việc truy cập nhanh, tra cứu nhanh tệp chủ Tệp đảo xây dựng sở tệp chủ, gắn liền với tệp chủ bổ trợ cho tệp chủ Trong tệp đảo, người ta xây dựng biểu ghi mà biểu ghi ứng với trường liệu ngồi liệu mà lấy làm sở xây dựng tệp đảo cịn có liệu số biểu ghi tệp chủ Máy tính tự động xếp biểu ghi theo thứ tự chữ liệu sở Khi tìm tin theo yêu cầu máy tính cần đến liệu sở phù hợp với liệu yêu cầu sau liệt kê biểu ghi tệp chủ liên quan liên kết tới tệp chủ lấy biểu ghi tệp chủ đề cập đến vấn đề mà quan tâm Với tệp chủ xác định nhiều tệp đảo để giúp máy tính tìm tài liệu nhanh theo u cầu  Cơ sở liệu(database) 14 Tập hợp biểu ghi, tổ chức theo tiêu chuẩn nội dung hình thức lưu trữ phương tiện mà máy tính điện tử đọc đáp ứng tra tìm yêu cầu theo nhiều dấu hiệu khác Trên thực tế CSDL cấp độ DL cao cấp độ tệp Mỗi CSDL tạo thành or số tệp DL có lien quan đến Chẳng hạn CSDL tạo thành từ tệp chủ tệp đảo liên quan đến or tạo thành từ nhiều tệp chủ tệp chủ lại có nhiều tệp đảo CSDL tương ứng với mục lục or hệ thống mục lục hệ thống LTTT truyền thống CSDL quản lý hệ quản trị CSDL Đó hệ thống phần mềm bao gồm chương trình giúp người sử dụng quản lý khai thác CSDL Phân loại CSDL Căn vào loại hình tài liệu: CSDL sách, báo, tạp chí, vi phim vi phiếu, tài liệu nghe nhìn Căn vào nội dung cuả tài liệu mà CSDL quản trị: CSDL chun ngành(tốn, vật lý, hóa học, sinh học), CSDL đa ngành, CSDL theo chuyên đề Căn vào tính chất DL: CSDL thư mục, CSDL kiện, CSDL toàn văn  Ngân hàng liệu Đây cấp độ tổ chức lệu cao CSDL Một ngân hàng liệu tạo thành từ nhiều CSDL kết hợp với phương tiện, thiết bị, chương trình để quản trị, khai thác chúng Ngân hàng liệu bao quát khối lượng thông tin khổng lồ, đa dạng chủng loại đáp ứng yêu cầu nhiều mặt người dùng tin 3.Theo bạn thư viện xây dựng HTLTTT TĐH có nên trì HTLTTTTT khơng? Vì sao? Khi người ta bỏ đó: tính ổn định… người ta thay hồn tồn Ở thư viện trường đại học nên bỏ thư viện công cộng khơng nên bỏ người già trẻ em khó tiếp cận có trì vài thứ 15 ... tiêu chuẩn xử lý thông tin tạo nên thống nâng cao chất lượng hoạt động xử lý thông tin HTLTTT Tuân thủ tiêu chuẩn LTTT tạo tiền đề thuận lợi cho việc chia sẻ, trao đổi thông tin HTLT TV Trong... tổ chức LTTT truyền thống Nó thông thường bao gồm Hộp phiếu chuyên đề: tổ chức theo chuyên đề or số chủ đề bạn đọc quan tâm Bộ phiếu kiện: tập hợp phiếu chứa thông tin kiện, đối tượng cụ thể xếp... danh mục tài liệu lưu trữ quan thông tin –thư viện tin học hóa trở thành dạng điện tử cho phép NDT sử dụng máy tính tra cứu trực tuyến đoạn tuyến Các CSDL CQTV tạo lập nên tiền đề để mục lục điện