quản lý dự án - học viện bưu chính viễn thông

quản lý dự án

HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG QUN LÝ D ÁN (Dùng cho sinh viên h đào to đi hc t xa) Lu hành ni b HÀ NI - 2007 HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG QUN LÝ D ÁN Biên son : THS. NGUYN HU QUC 3 CHNG 1: MT S KIN THC C S MC ÍCH - Hiu đc các Khái nim v: D án là gì, Qun lý d án nh th nào? - Nm đc các ni dung trong qun lý d án. - Kin thc, k nng cn thit cho Qun lý d án. GII THIU CHUNG Qun lý d án là mt trong nhng lnh vc kin thc mang tính kinh nghim, có ý ngha quan trng trong các nhim v hàng ngày ca bt k mt nhà qun lý hay mt cá nhân có tham vng tr thành nhà qun lý.  hiu rõ và làm ch đc nhng kin thc, ni dung xung quanh nhim v, hot đông qun lý d án, c th là các d án công ngh thng tin - CNTT, trc tiên, các bn cn phi trang b nhng kin thc c bn nhm khai thông khái nim, thut ng v qun lý d án CNTT. NI DUNG 1. CÁC KHÁI NIM C BN: D ÁN, D ÁN CNTT, QUN LÝ D ÁN a) D án là gì? Theo quan đim chung d án là mt lnh vc hot đng đc thù, mt nhim v cn phi thc hin theo mt phng pháp riêng, trong khuôn kh ngun lc riêng, k hoch tin đ c th nhm to ra mt sn phm mi. T đó cho thy, d án có tính c th, mc tiêu rõ ràng xác đnh đ to ra mt sn phm mi. Theo PMBOK® Guide 2000, p. 4, d án là “mt n lc tm thi đc cam kt đ to ra mt sn phm hoc dch v duy nht”. Theo cách đnh ngha này, hot đng d án tp trung vào 2 đc tính: - N lc tm thi: mi d án đu có đim bt đu và kt thúc c th. D án ch kt thúc khi đã đt đc mc tiêu d án hoc d án tht bi. - Sn phm và dch v là duy nht: điu này th hin có s khác bit so vi nhng sn phm, dch v tng t đã có hoc kt qu ca d án khác. Tóm li có th đnh ngha bng mt câu: D án là mt chui các công vic (nhim v, hot đng), đc thc hin nhm đt đc m c tiêu đ ra trong điu kin ràng buc v phm vi, thi gian và ngân sách. b) Các thuc tính ca d án - D án có mc đích, kt qu rõ ràng: Tt c các d án thành công đu phi có kt qu đc xác đnh rõ ràng nh mt toà nhà chung c, mt h thng mng c quan bn, mt h thng mng cáp truyn hình, … Mi d án bao gm tp hp các nhim v c n thc hin, mi nhim v c th này khi thc hin s thu đc kt qu đc lp và tp hp các kt qu đó to thành kt qu chung ca d án. Các kt qu này có th theo dõi, đánh giá bng h thng các tiêu chí rõ ràng. Nói cách khác, d án bao gm nhiu hp phn khác nhau đc 4 qun lý, thc hin trên c s đm bo thng nht các ch tiêu v thi gian, ngun lc (chi phí) và cht lng. - Thi gian tn ti ca d án có tính hu hn: d án là mt s sáng to. Ging nh các thc th sng, d án cng tri qua các giai đon: hình thành, phát trin và kt thúc hoàn thành. Nó không kéo dài mãi mãi, khi d án kt thúc hoàn thành, kt qu d án đc chuyn giao, đa vào khai thác s dng, t chc d án gii tán. - Sn phm, kt qu ca d án mang tính đc đáo, mi l: Khác vi các quá trình sn xut liên tc, có tính dây chuyn, lp đi lp li, kt qu ca d án không phi là sn phm sn xut hàng lot, mà có tính mi, th hin sc sáng to ca con ngi. Do đó, sn phm và dch v thu đc t d án là duy nht, hu nh khác bit so vi các sn phm cùng loi. Tuy nhiên, trong nhiu d án, tính duy nht thng khó nhn ra. Vì vy, mi d án cn phi to ra nhng giá tr mi chng hn thit k khác nhau, môi trng trin khai khác nhau, đi tng s dng khác nhau … T đó cho thy nu 2 d án hoàn toàn ging nhau và không to đc giá tr nào mi, nó th hin có s đu t trùng lp, gây lãng phí, đây là tình trng ph bin ca các d án nói chung, d án Công ngh thông tin (CNTT) nói riêng. - D án liên quan đn nhiu bên: D án nào cng có s tham gia ca nhiu bên hu quan nh nhà tài tr (ch đu t), khách hàng (đn v th hng), các nhà t vn, nhà thu (đn v thi công, xây dng) và trong nhiu trng hp có c c quan qun lý nhà nc đi vi các d án s d ng ngun vn có ngun gc t ngân sách nhà nc. Tu theo tính cht ca d án và yêu cu ca nhà tài tr mà s tham gia ca các thành phn trên có s khác nhau.  thc hin thành công mc tiêu ca d án, các nhà qun lý d án cn duy trì thng xuyên mi quan h vi các b phn qun lý khác. - D án thng mang tính không chc chn: Hu ht các d án đòi hi quy mô tin vn, vt liu và lao đ ng rt ln đ thc hin trong mt khong thi gian gii hn. c bit đi vi các d án CNTT, ni mà công ngh thay đi c sau 18 tháng (quy lut Moore), thi gian đu t và vn hành kéo dài thng xut hin nguy c ri ro rt cao. - Môi trng t chc, thc hin: Quan h gia các d án trong mt t chc là quan h chia s cùng mt ngun lc khan him nh  đi ng lp yêu cu h thng, kin trúc s, lp trình, kim đnh cht lng, đào to - chuyn giao … ng thi, d án cnh tranh ln nhau v c tin vn, thit b. c bit, trong mt s trng hp thành viên ban qun lý d án có “2 th trng” nên không bit phi thc hin mnh lnh ca ca cp trên trc tip nào khi mà hai mnh lnh có tính mâu thun. T đó, có th thy rng, môi trng qun lý d án có nhiu mi quan h phc tp nhng ht sc nng đng. c) D án CNTT. - CNTT = Phn cng + Phn mm, s tích hp phn cng, Phn mm và con ngi - D án CNTT = DA liên quan đn phn cng, phn mm, và mng - Thí d DA CNTT: D án xây dng h thng tính cc và chm sóc khách hàng ti các Bu đin Tnh/Thành, phc v hot đng sn xut kinh doanh. d) Qun lý D án là gì? Phng pháp qun lý d án ln đu đc áp dng trong lnh vc quân s ca M vào nhng nm 50 ca th k trc. Các lc lng c bn thúc đy s phát trin phng pháp qun lý d án là: 5 - Nhu cu thc t cho thy khách hàng ngày càng “kht khe, khó tính” vi các hàng hoá, dch v, dn ti s gia tng đ phc tp trong quy trình t chc, qun lý sn xut và cht lng sn phm, dch v. - Kin thc ca con ngi không ngng phát trin v t nhiên, xã hi, kinh t, k thut … Qun lý d án là “ng dng kin thc, k nng, công c  và k thut vào các hot đng d án đ tha mãn các yêu cu ca d án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6). Xét theo khía cnh khác, qun lý d án là mt quá trình lp k hoch, điu phi thi gian, ngun lc và giám sát quá trình phát trin ca d án nhm đm bo cho d án hoàn thành đúng thi hn, trong phm vi ngân sách đc duyt và đt đc các yêu cu đã đnh v k thut, cht lng c a sn phm, dch v, bng các phng pháp và điu kin tt nht cho phép. e) Mc tiêu ca qun lý d án Mc tiêu c bn ca qun lý d án nói chung là hoàn thành các công vic d án theo đúng yêu cu k thut và cht lng, trong phm vi ngân sách đc duyt và theo đúng tin đ thi gian cho phép. Ba yu t: thi gian, ngun lc (c th là chi phí, ngun nhân lc …) và cht lng có quan h  cht ch vi nhau. Tm quan trng ca tng mc tiêu có th khác nhau gia các d án, gia các thi k đi vi tng d án, nhng tu chung, đt đc tt đi vi mc tiêu này thng phi “hy sinh”, mt trong hai mc tiêu kia. C th, trong quá trình qun lý d án thng din ra các hot đng đánh đi mc tiêu. ánh đi mc tiêu d án là vic hy sinh mt mc tiêu nào đó đ thc hin tt hn các mc tiêu kia trong ràng buc không gian và thi gian. Nu công vic d án din ra theo đúng k hoch thì không phi đánh đi mc tiêu. Tuy nhiên, do nhiu nguyên nhân khách quan, cng nh ch quan công vic d án thng có nhiu thay đi nên đánh đi là mt k nng quan trng ca nhà qun lý d án. f) Tác dng ca qun lý d án Phng pháp qun lý d án là s đi u phi n lc cá nhân, tp th; đòi hi s hp tác cht ch, kt hp hài hoà gia các ngun lc hn hp nên bn cht ca nó là: - Liên kt tt c các hot đng, các công vic ca d án - To điu kin thun li cho vic liên h thng xuyên, gn bó gia các nhóm qun lý d án vi khách hàng và các nhà cung cp đu vào cho d án - Tng cng s hp tác gia các thành viên và ch rõ trách nhim ca các thành viên tham gia d án - To điu kin sm phát hin nhng khó khn, vng mc phát sinh và điu chnh kp thi trc nhng thay đi hoc điu kin không d đoán đc. To điu kin cho vic đàm phán gia các bên liên quan trong vic gii quyt bt đng c c b. - To ra sn phm và dch v có cht lng cao. Tuy nhiên, phng pháp qun lý d án cng có mt hn ch ca nó. Nhng mâu thun do cùng chia nhau mt ngun lc ca đn v; quyn lc và trách nhim ca các nhà qun lý d án trong mt s trng hp không đc thc hin đy đ; vn đ hu d án là nhng đim c n đc khc phc vi phng pháp qun lý các d án CNTT. 6 2. CAC GIAI DON CA MT D AN, VONG DI D AN (CAC LINH VC QUN LÝ TRONG D AN) D án là mt thc th thng nht, thi gian thc hin xác đnh và có đ bt đnh nht đnh nên các t chc, đn v thng chia d án thành mt s giai đon đ qun lý thc hin. Mi gian đon đc đánh du bng vic thc hin mt hay nhiu công vic. Tng hp các giai đon này đc gi là chu k hay vòng đ i ca d án. Chu k ca d án xác đnh thi đim bt đu, thi đim kt thúc và thi gian thc hin d án. Chu k d án xác đnh nhng công vic nào s đc thc hin trong tng giai đon và ai s tham gia thc hin. Nó cng ch ra nhng công vic nào còn li  giai đon cui s thuc v hoc không thuc v ph m vi ca d án. Thông qua chu k d án có th nhn thy mt s đc đim: - Mc chi phí và yêu cu nhân lc thng là thp khi mi bt đu d án, tng cao hn vào thi k phát trin, nhng gim nhanh khi d án bc vào giai đon kt thúc. - Xác sut hoàn thành d án thành công thp nht và do đó mc đ ri ro là cao nht khi d án bt đu th c hin. Xác sut thành công s tng lên khi d án bc qua các giai đon sau. - Kh nng nh hng ca nhà tài tr ti đc tính cui cùng ca sn phm d án và do đó ti chi phí là cao nht vào thi k bt đu và gim mnh khi d án tip tc trong các giai đon sau. Vòng đi d án xác đnh các giai đon mà mt d án phi tri qua tính t lúc bt đ u cho ti khi kt thúc d án. Các giai đon thng có c ch t hoàn thin kim soát qun lý thông qua các công vic giám sát, đánh giá. in hình, s chuyn tip gia các giai đon thng có đim mc đánh du và mt kt qu chuyn giao c th, kèm theo nhng phê duyt, tán thành ca nhà tài tr trc khi bc sang giai đon tip theo. Vòng đi phát trin d án (Systems Development Life Cycle - SDLC) là khung làm vic dùng đ mô t các giai đon trong quá trình phát trin và duy trì h thng. SDLC c bn là nhóm các giai đon ca d án. Các giai đon ca d án thay đi tùy theo d án, t chc hoc lãnh vc kinh doanh, thng đc chia thành 4 giai đon nh sau: - Giai đon xây dng ý tng: Xây dng ý tng là vic xác đnh bc tranh toàn cnh v mc tiêu, kt qu cui cùng ca d án và phng pháp thc hi n dn ti kt qu đó. Xây dng ý tng d án bt đu ngay khi hình thành d án. Kho sát-tp hp s liu, xác đnh yêu cu, đánh giá ri ro, d tính ngun lc, so sánh la chn d án, … là nhng công vic trin khai và cn đc qun lý trong gian đon này. Quyt đnh la chn d án là nhng quyt đnh chin lc da trên mc đích, nhu cu và các m c tiêu lâu dài ca t chc, doanh nghip. Trong giai đon này nhng ni dung đc xét đn là mc đích yêu cu ca d án, tính kh thi, li nhun tim nng, mc đ chi phí, mc đ ri ro và c lng các ngun lc cn thit. ng thi cng cn làm rõ hn na ý tng d án bng cách phác tho nhng kt qu và phng pháp thc hin trong đ iu kin hn ch v ngun lc. Phát trin ý tng d án không cn thit phi lng hoá ht bng các ch tiêu nhng nó phi ngn gn, đc din đt trên c s thc t. i vi các d án CNTT, tính h thng và kh nng tng hp có vai trò quan trng, da trên nn tng mt kin trúc CNTT do nhà nc quy đnh. Kin trúc này có vai trò hng dn vi c xây dng các d án sao cho chúng có th kt ni, tng hp vi nhau, to ra mt mng quc gia liên thông, thng nht c ch kt ni, chia s và cung cp dch v. Kt thúc giai đon này là s phê duyt v ch trng thc hin d án (ý tng). 7 - Giai đon phát trin: Là giai đon chi tit xem d án cn đc thc hin nh th nào, ni dung ch yu ca giai đon này tp trung vào công tác thit k và lp k hoch. ây là giai đon cha đng nhng công vic phc tp nht ca d án. Ni dung ch yu bao gm: o Thành lp nhóm d án, xác đnh cu trúc t chc. o Lp k hoch tng th o Phân tích, lp bng chi tit công vic – WBS o Lp k hoch tin đ thi gian o Lp k hoch ngân sách o Lp k hoch ngun lc cn thit o Lp k hoch chi phí o Xin phê chun thc hin tip Kt thúc giai đon này, tin trình d án có th bt đ u. Thành công ca d án ph thuc rt ln vào cht lng và s chun b k lng ca các k hoch trong giai đon này. - Giai đon thc hin: Là giai đon qun lý t chc trin khai các ngun lc bao gm các công vic cn thit nh xây dng phòng c, h thng, la chn công c, mua sm trang thit b, lp đt … ây là giai đon chim nhiu thi gian và n lc nht. Nhng vn đ cn xem xét trong giai đon này là nhng yêu cu k thut c th nhm so sánh, đánh giá la chn công c thit b, k thut lp ráp, mua thit b chính, phát trin h thng. Kt thúc giai đon này, các h thng đc xây dng và kim đnh, h thng có th chuyn sang giai đon vn hành, đa vào khai thác th nghim. - Giai đon kt thúc: Trong giai đon kt thúc ca chu k d án, cn thc hin nhng công vic còn li nh hoàn thành sn phm, bàn giao h thng, công trình và nhng tài liu liên quan; đánh giá d án, gii phóng các ngun lc. Di đây là mt s các vic c th: o Hoàn chnh và lp k hoch lu tr h  s liên quan đn d án o Kim tra li s sách k toán, tin hành bàn giao và báo cáo o Thanh quyt toán o i vi phát trin, xây dng h thng cn chun b và bàn giao s tay hng dn lp đt, qun tr và s dng o Bàn giao d án, ly ch ký ca khách hàng v vic hoàn thành o B trí lao đng, gii quyt công n vic làm cho nhng ngi tng tham gia d  án o Gii phóng và b trí li thit b Các d án thng bao gm mt s quy trình liên kt vi nhau. Các quy trình này lp đi lp li và din ra trong tng giai đon ca vòng đi d án và tác đng ln nhau. Hình 1-1 mô t các mi quan h gia các quy trình. C 5 quy trình qun lý d án đu hot đng ti tng giai đon vòng đi d án, nhng mi quy trình hot đng có mc đ khác nhau tu theo mi giai đon. Chng hn nh s lp li ca quá trình khi to tin hành  phn đu ca mi gian đon nhm tp trung vào các yêu cu và mc tiêu nghip v trong giai đon đó. Các quy trình này là: - Khi to: S cp phép cho d án hay giai đon nào đó - Lp k hoch: Sàng lc các mc tiêu ca d án và l a chn phng án hành đng tt nht đ đt đc các mc tiêu đó - Thc thi k hoch: Qun lý, phân b các ngun lc đ thc hin k hoch 8 - Kim soát: Là giai đon giám sát và xem xét mc đ tin hành trên c s nguyên tc nhm xác đnh nhng đim khác bit so vi k hoch đã đ ra đ thc hin các hot đng cn thit nhm hiu chnh, đm bo d án đang đi đúng hng, đáp ng các mc tiêu ca d án ban đu. - Kt thúc: t đc ký k t hoàn tt t nhà tài tr và đa d án hoc giai đon đó đn mt kt thúc theo th t Hình 1-1. Các quy trình trong mi giai đon phát trin d án Mc đích Các hot đng trong tng giai đon Tin hành Tài liu và các mc đim XÁC NH Tìm hiu đ có đánh giá khi đu. Mc đích, mc tiêu Trình bày vn đ. áng giá ri ro. K hoch & c tính. Qun Lý DA. Ý tng v DA (NDùng Thông qua) Yêu cu Ndùng. Bng các Ri ro. K hoch Khi đu. (Các Thành viên thông qua) Hin chng DA (NDùng thông qua) PHÂN TÍCH H thng s làm gì Giao din ngi dùng. Các điu khon hp đng. Thit k ban đu. Xem xét, c t Chc nng (Ndùng thông qua) K hoch cui cùng  xut thc hin(Ndùng thông qua) Khi to Lp k hoch Kim soát Thc hin Kt thúc 9 THIT K Các phn ca H thng, H thng s làm vic nh th nào. Quyt đnh xây dng/Mua. Thit k Xem xét k lng. Báo cáo Tình hình. c t Thit k (Thông qua KT) K hoch kim th Chp nhn c tính đã đc xem xét li. (Thông qua v Cht lng) THC HIN Lp ráp các thành phn Lp trình. Xây dng/Mua. Khách hàng hóa. Kim th tng phn. Thit k các Thành phn. (Thông qua KT) K hoch Kim th H thng. (Thông qua KT) Các Thành phn đã đc kim th. (Thông qua KT). Tài liu s dng KIM TH H THNG Làm vic, H thng hiu chnh nhng sai sót. Tích hp. Kim tra cht lng k càng. H thng làm vic Kim th H thng. Báo cáo (Thông qua v Cht lng) KIM TH CHP NHN S chp nhn ca khach hàng. Qui trình Chp nhn Kim th Chp nhn (Ndùng thông qua) Báo cáo (NDùng thông qua) VN HÀNH Cài đt rng rãi và hoàn thành. Cài đt rng rãi. Chuyn đi. ào to, H tr, Xem xét. H thng mi có đc dùng?( Ndùng) Báo cáo ào to K hoch H tr. (Ndùng thông qua) Xem xét. Báo cáo hoàn thành DA. Bng 1-1. Các công vic trong tng giai đon vòng đi d án 3. CÁC BÊN THAM GIA TRONG MT D ÁN Các bên tham gia (liên quan) là tt c nhng ai có liên quan hoc b nh hng bi các hot đng ca d án, c th: - Có li ích nghip v trong kt qu d án - Liên quan trc tip ti d án - óng góp các ngun lc cho d án 10 Các bên liên quan d án có nhng li ích, nhu cu và u tiên khác nhau. H có th có nhng quan đim khác nhau v vic d án c gng hoàn thành nhng gì. Do đó, vic xác đnh đc các bên liên quan trong d án càng sm càng tt, đc bit trong giai đon xây dng ý tng. Xem qua các bên liên quan còn cha l din s là mt ri ro rt ln đn vic t chc thc hin d án. Thông thng, trong mt d án, các bên tham gia bao gm: - Nhà tài tr: o Chu trách nhim cui cùng đi vi s thành công ca d án. Nhà tài tr có trách nhim ký kt hoàn tt các tài liu lp k hoch và các yêu cu thay đi. o ng thi cho phép nhóm qun lý d án s dng các ngun lc, bo v và c vn cho nhóm qun lý d án. o Trong quá trình thc hin d án, nhà tài tr có thêm các trách nhim xem xét li các tin trình và cht lng, ct bng khai tr ng, khánh thành, ký và công b tôn ch d án. - Nhà qun lý d án (giám đc d án): o Làm vic vi các đi tng liên quan đ đnh ngha d án o Lp k hoch, sp xp lch trình và d tho ngân sách các hot đng ca d án vi đi ng ban đu; chi huy nhóm d án thc thi k hoch o Giám sát hiu qu hot đng và thc hin các hot đng hi u chnh. o Thng xuyên thông báo cho nhà tài tr và các đi tng liên quan d án: đa ra yêu cu và trình bày nhng thay đi v phm vi o óng vai trò là ngi trung gian gia nhóm d án và các đi tng liên quan - Nhà qun lý chc nng: Các nhà qun lý này chu nh hng bi các hot đng hay kt qu ca d án. o Kim soát và đóng góp ngun lc cho d án (con ngi, trang thit b …) o Có th có nh ng yêu cu trái ngc vi kt qu d án o Trong mt s trng hp là cp trên ca nhà qun lý d án - Khách hàng: Trong trng hp nhà tài tr không phi là đn v trin khai sn phm ca d án thì nhà tài tr chính là khách hàng. i tng này có nhim v nh sau: o Nhn đu ra ca d án o Thanh toán cho đu ra d án o Xác đnh nhu cu cho đu ra d án o Có th là nhiu công ty hay cá nhân vi nhng đc đim và yêu cu trái ngc nhau - Nhà cung cp: mt d án thng bao gm nhiu hng mc khác nhau, trong đó có nhng hng mc khi xem xét yêu t kh thi, nhà tài tr quyt đnh mua. Nhà cung cp có trách nhim cung cp các thit b, sn phm hay dch v cn thit phc v cho hot đông ca d án thông qua hình thc hp đng, đ đm bo d án đt đc mc tiêu đã đ ra. . Phn ln kin thc cn thit đ qun lý d án là kin thc riêng ca ngành QLDA. Ngoài ra, Ngi qun tr d án còn phi có kin thc và kinh nghim trong: