Đang tải... (xem toàn văn)
Mỗi trung tâm kiểm soát phải là một đơn vị bộ phận nào đó của doanh nghiệp mà ở trung tâm đó những nhiệm vụ nhất định của quá trình sản xuất – kinh doanh được thực hiện.. Một doanh ngh[r]
(1)Bài 4: Hình thành trung tâm kiểm sốt
BÀI HÌNH THÀNH CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT
Hướng dẫn học
Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:
Học lịch trình môn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn
Đọc tài liệu:
1 Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm sốt, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội
2 Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất Phương Đông
3 Victor Z.Brink Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội đại – đánh giá
hoạt động hệ thống kiểm soát, Bản dịch khoa Kế toán – trường Đại học
kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài Hà Nội
4 Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất McGraw Hill Higher Education
5 Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất Prentice Hall Australia
6 COSO (1992), Internal Control Report www.coso.org
8 www.internalcontrolsdesign.co.uk
Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email
Tham khảo thông tin từ trang Web môn học
Nội dung
Bài học phần Kiểm soát nghiên cứu vấn đề khái quát trung tâm kiểm soát, ngồi cung cấp kỹ cần có để hình thành trung tâm kiểm sốt Trung tâm kiểm sốt hình thành để phân quyền quản trị doanh nghiệp, giúp nhà quản trị quản lý tốt doanh nghiệp Do đó, cung cấp cho người học đặc điểm trung tâm kiểm sốt để từ đánh giá hiệu hoạt động trung tâm
Mục tiêu
• Mơ tả trung tâm kiểm sốt;
• Giải thích phải hình thành trung tâm kiểm sốt; • Xác định loại trung tâm kiểm soát;
(2)Bài 4: Hình thành trung tâm kiểm sốt
Tình dẫn nhập
Cơng ty M sản xuất bán loại đèn Bộ phận marketing Cơng ty tổ chức theo dịng sản phẩm Bộ phận sản xuất sản xuất loại đèn cho tất phận marketing Trong trình lập kế hoạch, phận marketing xác định số lượng loại đèn cần sản xuất Nhà quản lý cấp cao giao nhiệm vụ sản xuất đèn cho nhà máy khác phận sản xuất Do cơng suất sản xuất có hạn, số hoạt động sản xuất thuê Nhà quản lý cấp cao xác định lịch trình sản xuất cho nhà máy khác sở nghiên cứu chi tiết thời gian chi phí sản xuất loại đèn khác nhà máy Giám đốc sản xuất đánh giá sở đạt đầu khn khổ chi phí dự báo
1. Xác định liệu phận sản xuất trung tâm chi phí hay trung tâm lợi nhuận?
(3)Bài 4: Hình thành trung tâm kiểm soát
4.1 Khái lược trung tâm kiểm soát
4.1.1 Khái niệm
Hoạt động sản xuất doanh nghiệp chuỗi quy trình nghiệp vụ đan xen cách hệ thống ở khâu chu trình nghiệp vụ cần phải kiểm sốt nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp thực mục tiêu đề Hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển việc hình thành điểm kiểm sốt chiếm vị trí quan trọng q trình quản lý điều hành kinh doanh, thơng qua điểm kiểm sốt nhà quản l ý đánh
giá chấn chỉnh hoạt động phận nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp thực mục tiêu đề với hiệu suất cao
Thông thường, nhà quản trị cần phải xác lĩnh vực hoạt động chịu quản lý Một trung tâm kiểm sốt (nhiều tài liệu gọi trung tâm trách nhiệm), hiểu hoạt động, phận nhà quản trị chịu trách nhiệm kiểm soát Chẳng hạn, nhà quản lý phận bán hàng phải chịu trách nhiệm số lượng hàng bán theo giá xác lập từ trước với chi phí hoạt động phê duyệt Như vậy, thấy hoạt động nhà quản lý trung tâm kiểm sốt chịu tác động từ nhiều phía Hiệu quản lý họ bị ảnh hưởng hiệu suất làm việc từ người khác Sự phụ thuộc khơng loại bỏ hồn tồn, mà giảm thiểu tác động nhà quản trị lựa chọn loại trung tâm kiểm soát sử dụng nhà quản lý trung tâm có chun mơn cao
Trung tâm kiểm sốt đơn vị phận doanh nghiệp giới hạn theo tiêu thức xác định nhằm thực hoạt động kiểm sốt có kết hiệu cao Mỗi trung tâm kiểm soát phải đơn vị phận doanh nghiệp mà trung tâm nhiệm vụ định trình sản xuất – kinh doanh thực Một doanh nghiệp có nhiều trung tâm kiểm sốt Trung tâm kiểm sốt thể thực thể pháp nhân thực thể mà khơng có tính pháp nhân Tuy nhiên, dù thực thể loại trung tâm kiểm soát tồn để thực hay nhiều mục tiêu doanh nghiệp
4.1.2 Vai trò thiết kế trung tâm kiểm soát
Việc thiết kế trung tâm kiểm sốt phù hợp đóng vai trị quan trọng qua giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu Cụ thể:
Tiếp cận tốt với thông tin sở. Các nhà quản trị trung tâm tiếp cận tốt
(4)Bài 4: Hình thành trung tâm kiểm sốt
Tăng tính cạnh tranh Sự phân chia thành nhiều trung tâm kiểm soát cho phép
doanh nghiệp xác định đóng góp phận, thông qua việc đánh giá hoạt động loại trung tâm Điều làm cho phận phải đối mặt với áp lực cạnh tranh
Tốc độ định thi hành cải thiện. Nếu định nhà quản trị cấp
cao thực hiện, cần có thời gian để truyền thông tin từ sở đến trụ sở theo chiều ngược lại, từ trụ sở đến sở Sự truyền thông tin theo hai hướng gây trì hỗn giảm đáp ứng nhu cầu khách hàng Với việc thiết kế trung tâm kiểm sốt, việc khó khăn loại trừ
Cung cấp tảng đào tạo tốt cho nhà quản trị cấp trung. Nhà quản trị
trung tâm vừa định, lại vừa thực định Điều này, cung cấp tảng đào tạo tốt cho quản lý chung Những nhà quản trị trung tâm có kinh nghiệm việc quản lý tất lĩnh vực, thơng qua nhà quản trị cấp cao có hội đánh giá tiềm họ cho công việc cao
Giảm nhẹ công việc cho nhà quản trị cấp cao Khi phân quyền việc
định hoạt động, việc quản lý nhà quản trị cấp cao giảm nhẹ khỏi việc định hàng ngày, lúc họ tập trung vào vấn đề lớn Nhà quản trị cấp cao tập trung vào việc lập kế hoạch chiến lược, định chiến lược phối hợp phận khác để nhằm đạt mục tiêu đề
4.1.3 Các yêu cầu cần đảm bảo thiết kế trung tâm kiểm soát
Theo định nghĩa, doanh nghiệp hình thành hệ thống trung tâm kiểm soát tuỳ theo tiêu thức cụ thể lấy làm sở hình thành chúng Điều có nghĩa bạn hình thành hệ thống trung tâm kiểm sốt doanh nghiệp bạn Dù hệ thống trung tâm kiểm sốt cụ thể u cầu sau cần bạn quan tâm thực hiện:
Thứ nhất, phải đảm bảo thực đầy đủ chức kiểm soát
(5)Bài 4: Hình thành trung tâm kiểm sốt
hoạt động phận để so sánh mức độ thực với mục tiêu, so sánh tính “đồng điệu” mức độ hoạt động phận doanh nghiệp mối quan hệ với thay đổi bên bên ngồi doanh nghiệp cần thiết phải thiết kế phận kiểm sốt có ranh giới rõ ràng, đánh giá xác kết hao phí nguồn lực trung tâm kiểm soát
Thứ hai, phải gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân người phụ trách
Một nhiệm vụ quan trọng kiểm soát để điều chỉnh xác định tính hiệu hoạt động phận, cá nhân Kiểm soát, kết luận mà khơng gắn với trách nhiệm cá nhân hoạt động kiểm sốt trở thành vơ ích
Để kiểm soát cung cấp tài liệu tin cậy xác định chế độ trách nhiệm cá nhân từ khâu thiết kế phải tuân thủ nguyên tắc gắn trung tâm kiểm soát với chế
độ trách nhiệm cá nhân người phụ trách Đáp ứng yêu cầu này, tốt phải ý đến phù hợp hệ thống trung tâm kiểm soát với cấu tổ chức doanh nghiệp
Chẳng hạn ví dụ trên, tồn hoạt động mua sắm, vận chuyển dự trữ nguyên vật liệu doanh nghiệp trao cho nhà quản trị đảm nhiệm chịu trách nhiệm sau xác định hoạt động lĩnh vực có đạt hay khơng đạt kết hiệu thực việc thưởng hay phạt cách chuẩn xác Nếu không gắn với trách nhiệm cá nhân việc xác định tốt/xấu, tiết kiệm/lãng phí, có/khơng có hiệu có ý nghĩa
Thứ ba, phải đảm bảo ranh giới rõ ràng trung tâm kiểm soát
Yêu cầu cần đáp ứng hình thành trung tâm kiểm sốt ranh giới trung tâm kiểm soát phải rõ ràng Chỉ sở rõ ràng việc xác định tốt/xấu, tiết kiệm/lãng phí, có/khơng có hiệu đánh giá xác gắn với phận hay cá nhân cụ thể Để đáp ứng yêu cầu này, cấu tổ chức doanh nghiệp cần:
Gắn (một số) phận, cá nhân với trình cụ thể
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận, cá nhân rõ ràng
Phân công nhiệm vụ hàng ngày phải khoa học
Thứ tư, việc hình thành trung tâm kiểm sốt phải gắn với tính hiệu khả bao quát người phụ trách trung tâm kiểm sốt
Tính hiệu địi hỏi phải hình thành hệ thống trung tâm kiểm soát cho hoạt động kiểm soát diễn với chi phí kinh doanh phát sinh thấp
(6)Bài 4: Hình thành trung tâm kiểm sốt
Để đáp ứng yêu cầu tổ chức máy quản trị tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh phải tính tốn cho cá nhân người phụ trách phận nơi làm việc cụ thể phải bao quát toàn nhiệm vụ anh ta:
Mỗi nhân viên hay công nhân phải bao qt tồn cơng việc đảm nhiệm
Người phụ trách phận phải bao quát việc thực nhiệm vụ nhân viên quyền
4.1.4 Kỹ thiết kế trung tâm kiểm soát
Một doanh nghiệp hoạt động, cần nghiên cứu thiết kế trung tâm kiểm soát Một doanh nghiệp hoạt động phát hoạt động kiểm sốt có vấn đề, cần tìm hiểu ngun nhân để xử lý vấn đề phát sinh; nhiều trường hợp nguyên nhân
cách thức tổ chức trung tâm kiểm sốt khơng phù hợp cần nghiên cứu để đổi mới, hoàn thiện hay tổ chức lại trung tâm kiểm sốt
Để hình thành hệ thống trung tâm kiểm soát hay đổi mới, hoàn thiện tổ chức lại trung tâm kiểm sốt doanh nghiệp cần tn thủ theo quy trình sau:
Thứ nhất, phân tích nhiệm vụ kiểm sốt
Nhiệm vụ kiểm sốt cơng việc cụ thể kiểm sốt phải hồn thành hệ thống quản trị thống Nhiệm vụ kiểm soát phải xác định sở chức kiểm soát xác định: chức phối hợp chức dịch vụ Phải đặt trả lời câu hỏi:
Để thực chức phối hợp cần có nhiệm vụ cụ thể nào? Trong nhiệm vụ cụ thể nhiệm vụ kiểm soát đảm nhận? Để thực nhiệm vụ khối lượng cơng việc phải hồn thành bao nhiêu?
Để thực chức dịch vụ cần thực nhiệm vụ cụ thể nào? Nhiệm vụ kiểm soát đảm nhiệm? Để thực nhiệm vụ khối lượng cơng việc phải hoàn thành bao nhiêu?
Trả lời cụ thể câu hỏi phân tích nhiệm vụ kiểm sốt thành nhiệm vụ phận cuối bước công việc cần thiết Sau phân tích, cần vẽ sơ đồ mơ tả nhiệm vụ kiểm soát Khối lượng nhiệm vụ kiểm soát sở để tiếp tục thiết kế trung tâm kiểm sốt
Thứ hai, nghiên cứu mơ hình quản trị doanh nghiệp
Cần nghiên cứu xem doanh nghiệp quản trị theo mơ hình nào? Mơ hình quản trị truyền thống theo chức năng, theo ngun tắc chun mơn hóa cao hay mơ hình quản trị đại, theo tính thống trình Từ hình thành trung tâm kiểm sốt theo nguyên lý:
(7)Bài 4: Hình thành trung tâm kiểm soát
Nếu mơ hình quản trị theo q trình nghĩ đến tính thống nhất, tính trọn vẹn đến mức q trình Trên sở mà hình thành trung tâm kiểm sốt – q trình hoạt động Trong trung tâm kiểm sốt q trình hoạt động lại tiếp tục thiết kế trung tâm kiểm soát nhỏ trung tâm kiểm soát nhỏ bé trung tâm kiểm soát – nơi làm việc với mức chun mơn hóa đến mức cịn có lợi
Thứ ba, nghiên cứu xác định nhiệm vụ, quyền hạn trung tâm kiểm soát Để hoạt động kiểm sốt diễn có kết hiệu cao cần xác định:
Các nhiệm vụ cho trung tâm kiểm soát bao gồm nhiệm vụ thuộc chức phối hợp nhiệm vụ thuộc chức dịch vụ (trợ giúp định, cung cấp thông tin) Điều kiện nhiệm vụ phải cụ thể, rõ ràng phải phù hợp với mơ hình quản trị Việc xác định nhiệm vụ cụ thể cho trung tâm kiểm soát phải sở xác định khối lượng cơng việc kiểm sốt hình thức kiểm sốt áp dụng trung tâm đó: nhiệm vụ tự kiểm soát nhiệm vụ kiểm soát từ bên
Quyền hạn trung tâm kiểm soát Quyền hạn quyền sử dụng nguồn lực trung tâm kiểm soát Muốn kiểm soát có kết hiệu mong muốn, trung tâm kiểm soát phải sử dụng nguồn lực định Điều kiện đặt xác định quyền hạn cho trung tâm kiểm soát quyền hạn trung tâm kiểm soát phải rõ ràng cân xứng với nhiệm vụ kiểm soát xác định cho trung tâm kiểm sốt
Sau thiết kế hệ thống kiểm soát từ trung tâm kiểm soát cao trung tâm kiểm soát đến thấp trung tâm kiểm sốt nơi làm việc việc cần tiến hành mơ hình hóa mối quan hệ kiểm sốt tồn hệ thống
4.2 Thiết kế trung tâm kiểm soát
Tùy theo góc nhìn nhà quản trị cao cấp mà trung tâm kiểm sốt thiết kế khác Cụ thể:
4.2.1 Thiết kế theo chức hoạt động
Nếu vào chức hoạt động chủ yếu doanh nghiệp, phân chia tồn hoạt động doanh nghiệp thành lĩnh vực hoạt động khác Mỗi chức hoạt động hình thành trung tâm kiểm soát - chức Trung tâm kiểm soát - chức gắn với trách nhiệm người phụ trách chức hoạt động cụ thể
Nếu xét phương diện tổ chức hoạt động chuyên môn
hóa, người ta chia tồn hoạt động doanh nghiệp thành chức tiêu thụ - sản xuất - hậu cần - tài - tính tốn - quản trị doanh nghiệp Theo mơ hình quản trị nay, hoạt động tài chính, tính tốn quan niệm quản trị doanh nghiệp nên hình thành trung tâm kiểm sốt - chức sau đây: