Bài giảng môn kiểm toán tài chính: Chương 4: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán tài chính

Chương thứ tư ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4.1 - BẢN CHẤT CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị: 1/ Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng 2/ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. 3/ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp; - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp; - Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. 4/ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết qủa hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội 1 bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên. Khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, KTV cần nhận thức được rằng mỗi hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, những hạn chế đó được xác định như sau: Ban Giám đốc thường yêu cầu giá phí của một thủ tục kiểm tra không vượt quá những lợi ích mà thủ tục đó mang lại. Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường. Không loại trừ được rủi ro, sai sót của con người, xuất phát từ sự thiếu chủ ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu các chỉ thị. Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thông đồng của một người trong ban giám đốc hay một nhân viên với những người khác ở trong hay ngoài đơn vị. Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình. Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát có khả năng không còn thích hợp và do đó không được áp dụng. 4.2 - CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với bốn yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi qui định 2 cũng như chế độ đề ra. Ngược lại nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các qui chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quuyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu qủa các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. Chính sách nhân sự Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. 3 Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quĩ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xủ lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính doanh nghiệp, đậc biệt trong việc áp dụng các thủ tục phân tích. Uỷ ban kiểm soát Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty. - Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. - Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. Môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các Nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp. Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng 4 hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ cuả doanh nghiệp. Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết: - Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. - Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. - Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. - Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. - Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo qui định. - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng và chế độ uỷ quyền. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này qui định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Ví dụ trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản Ở nước ta, để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, Điều 9 - Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước, đã qui định “Cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc doanh, công ty hợp doanh, và các đơn vị có sử dụng kinh phí của Nhà nước hoặc đoàn thể không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, tiếp liệu và các công tác vật chất khác. Lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công tác tài chính, kế toán của các đơn vị nêu trên không được bố trí những người thân trong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quĩ tại đơn vị mình”. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được 5 tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. Ví dụ việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng. Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc qui định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. Hệ thống kiểm toán nội bộ Hệ thống kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả. Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là “một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu: Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các qui định hiện hành. 4.3 - ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 6 Trong kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ mà còn làm cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của đơn vị. Sơ đồ dưới đây trình bày khái quát các bước tìm hiểu, đánh giá hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát và việc liên hệ kết quả với các cuộc khảo sát số dư trên BCTC (Sơ đồ số 4.1: Khái quát việc nghiên cứu hệ thống KSNB của khách hàng và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát). Sơ đồ 4.1 : Khái quát việc nghiên cứu hệ thống KSNB của khách hàng và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát Trong sơ đồ này, các bước (1),(2),(3) là các bước của quá trình thu thập thông tin về hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Các bước còn lại là các bước liên hệ các kết quả của việc đánh giá đó với các trắc nghiệm kiểm toán. 7 Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện theo một trình tự nhất định và có thể khái quát qua bốn bước cơ bản sau: Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên giấy tờ làm việc. Trong giai đoạn này kiểm toán viên tìm hiểu về kiểm soát nội bộ của đơn vị trên hai mặt chủ yếu: thiết kế kiểm soát nội bộ bao gồm thiết kế về qui chế kiểm soát và thiết kế về bộ máy kiểm soát; hoạt động liên tục và có hiệu lực của kiểm soát nội bộ. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, trong đó KTV phải tìm hiểu về thiết kế và vận hành của hệ thống KSNB của khách hàng theo từng yếu tố cấu thành để: Đánh giá xem liệu có các BCTC có thể kiểm toán được hay không. KTV phải thu thập thông tin về tính trung thực của Ban quản trị với bản chất và phạm vi của các sổ sách kế toán để được thoả mãn là các bằng chứng đủ thích hợp và có sẵn để chứng minh cho các số dư trên BCTC .  Để nhận diện và đánh giá các sai phạm tiềm tàng.  Để quyết định về mức đánh giá thích hợp của rủi ro kiểm soát ảnh hưởng đến rủi ro phát hiện từ đó ảnh hưởng đến quyết định số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập.  Để có kế hoạch thiết kế các cuộc khảo sát thích hợp. Phương pháp tiếp cận: Có nhiều phương pháp tiếp cận để thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát, trong đó có hai cách phổ biến như sau: * Phương pháp tiếp cận theo khoản mục: Cách làm này dễ thực hiện nhưng KTV sẽ khó đánh giá về những ảnh hưởng của KSNB đến các số dư của khoản mục trong BCTC. * Phương pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ: Theo phương pháp này, KTV xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát đến từng chu trình nghiệp vụ (Chu trình đầu tư tài chính, chu trình chi tiêu, chu trình sản xuất, chu trình doanh thu). Phương pháp này cho phép KTV phân chia các nghiệp vụ và các số dư tài khoản thành từng loại rõ ràng (các chu trình) và sau đó KTV có thể hiểu biết về cách thức kiểm soát cho các cơ sở tiêu chí liên quan tới từng loại nghiệp vụ và số dư tài khoản trong chu trình đó. Thể thức để đạt được sự hiểu biết về hệ thống KSNB : Các phương pháp áp dụng: Cũng giống như giai đoạn tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng, các phương pháp KTV thường áp dụng khi tìm hiểu hệ thống kiểm toán nội bộ là: - Dựa vào kinh nghiệm trước đây của KTV với khách hàng: Hầu hết các cuộc kiểm toán của một công ty được một công ty kiểm toán thực hiện hàng năm. Do vậy KTV thường bắt đầu cuộc kiểm toán với một khối lượng lớn thông tin về hệ thống KSNB của khách hàng đã thu thập từ các cuộc kiểm toán 8 trước. Bởi vì các hệ thống kiểm soát thường thay đổi thường xuyên nên thông tin có thể được cập nhật hoá và mang sang năm hiện hành. - Thẩm vấn nhân viên của Công ty khách hàng: Công việc này giúp cho KTV thu thập được các thông tin ban đầu (đối với khách hàng mới) hoặc nắm bắt được những thayđổi trong hệ thống KSNB của khách hàng (đối với khách hàng thường niên) để cập nhật thông tin cho cuộc kiểm toán ở năm hiện hành. - Xem xét các sổ tay về thủ tục và chế độ của Công ty khách hàng: Qua việc nghiên cứu và thảo luận với khách hàng về tài liệu này KTV có thể hiểu rõ được các thủ tục và chế độ liên quan đến KSNB đang được áp dụng ở công ty khách hàng. - Kiểm tra các chứng từ và sổ sách đã hoàn tất: Thông qua việc kiểm tra này, KTV có thể thấy được việc vận dụng các thủ tục và chế độ trên tại công ty khách hàng. - Quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của công ty khách hàng: Công việc này củng cố thêm sự hiểu biết và kiến thức về thực tế sử dụng các thủ tục và chế độ KSNB tại công ty khách hàng. Để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sử dụng một trong ba phương pháp hoặc cả ba phương pháp sau tuỳ thuộc đặc điểm đơn vị được kiểm toán và quy mô kiểm toán: vẽ các Lưu đồ; lập Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ; lập Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ. - Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB : Bảng này đưa ra các câu hỏi theo 7 mục tiêu chi tiết của hệ thống KSNB đối với hệ thống KSNB . Các câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời "có" hoặc "không"và các câu trả lời “không” sẽ cho thấy nhược điểm của KSNB. Ưu điểm của công cụ này là được lập sẵn nên KTV có thể tiến hành nhanh chóng và không bỏ sót các vấn đề quan trọng. Nhưng do được thiết kế chung, nên bảng câu hỏi đó có thể không được phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Trong thực tế, các KTV thường sử dụng kết hợp hai hình thức này để cung cấp cho KTV hình ảnh tối ưu về hệ thống KSNB. Lưu đồ (bao gồm lưu đồ ngang và lưu đồ dọc) giúp kiểm toán viên nhận xét chính xác hơn về các thủ tục kiểm soát áp dụng đối với các hoạt động và dễ dàng chỉ ra các thủ tục kiểm soát cần bổ sung. Trong khi đó Bảng câu hỏi hoặc Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ cung cấp thêm sự phân tích về kiểm soát giúp kiểm toán viên hiểu đầy đủ hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc sử dụng kết hợp bảng câu hỏi với lưu đồ hoặc với bảng tường thuật sẽ giúp KTV hiểu biết tốt hơn về hệ thống KSNB của khách hàng. Đánh giá rủi ro kiểm soát: Theo ISA 400, Đánh giá rủi ro và KSNB "Sau khi hiểu được hệ thống kế toán và kiểm toán nội bộ, KTV phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệu cho số dư của mỗi tài khoản trọng yếu". 9 Rủi ro kiểm soát được đánh giá thông qua những hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp và ngược lại. Sau khi thu thập được một sự hiểu biết về cách thiết kế và sự vận hành của hệ thống KSNB , KTV sẽ đưa ra đánh giá (ban đầu) về rủi ro kiểm soát cho từng mục tiêu kiểm soát chi tiết. Công việc này được làm riêng rẽ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu trong từng chu trình ngiệp vụ theo các bước sau đây: - Nhận diện các mục tiêu kiểm soát mà theo đó quá trình đánh giá vận dụng. Trong bước này KTV sẽ vận dụng các mục tiêu KSNB cụ thể cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu của công ty. Nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù. Ở bước này, KTV không cần thiết phải xem xét mọi quá trình kiểm soát mà chỉ phải nhận diện và phân tích các quá trình kiểm soát dự kiến có ảnh hưởng lớn nhất đến việc thoả mãn mục tiêu kiểm soát mà sẽ mang lại tính hiệu quả cho cuộc kiểm toán. - Nhân diện và đánh giá các nhược điểm của hệ thống KSNB : Nhược điểm được hiểu là sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát thích đáng mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồn tại các sai phạm trên BCTC. Để làm được việc này KTV sử dụng phương pháp bốn bước sau đây: *Nhân diện các quá trình kiểm soát hiện có *Nhận diện sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát chủ yếu *Xác định khả năng các sai phạm nghiêm trọng có thể xảy ra *Nghiên cứu khả năng tồn tại của quá trình kiểm soát bù trừ - Sử dụng bảng mô hình kiểm soát. Phần lớn các thể thức liên quan với kiểm soát ảnh hưởng đến nhiều nhu cầu kiểm soát hơn và thường một vài thủ tục kiểm soát khác nhau ảnh hưởng đến cùng một mục tiêu kiểm soát nhất định. Tính chất phức tạp này khiến cho bảng mô hình kiểm soát là một cách làm hữu ích giúp cho việc đánh giá rủi ro kiểm soát. Bảng mô hình kiểm soát được dùng để giúp cho việc nhận diện cả các quá trình kiểm soát lẫn những nhược điểm của hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát . - Đánh giá rủi ro kiểm soát. Khi đã nhận diện được quá trình kiểm soát và các nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu kiểm soát của từng loại nghiệp vụ kinh tế. KTV có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm. Theo ISA 400, KTV thường đặt ra mức độ rủi ro kiểm soát là cao trong trường hợp: * Hệ thống kế toán và KSNB không được áp dụng đúng hoặc; * Việc đánh giá sự áp dụng của hệ thống kế toán và KSNB được xem là không đủ. Mức độ rủi ro kiểm soát ban đầu này sẽ được chứng minh bằng việc thực hiện các khảo sát (thử nghiệm kiểm soát) ở giai đoạn hai của cuộc kiểm toán (giai đoạn thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản) trước khi KTV đưa ra mức độ rủi ro kiểm soát thích hợp được sử dụng. 10 [...]... - là cách thức rà soát sơ lược” có thể được tiến hành bổ sung đối với một số các nghiệp vụ và thủ tục kiểm soát quan trọng trong hoạt động của đơn vị Với phương pháp này kiểm toán viên có thể theo dõi từng bước thực hiện nghiệp vụ đó trên sổ sách hoặc trong thực tế để đánh giá về kiểm soát đối với nghiệp vụ này Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ (còn gọi là Ma trận kiểm soát nội bộ) theo những thông... 40) Trong kiểm toán báo cáo tài chính việc đánh giá rủi ro kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định các phép thử nghiệm áp dụng Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức tối đa (khi kiểm soát nội bộ không hoạt động hoặc hoạt động không có hiệu lực, không phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót trọng yếu) thì kiểm toán viên không thể dựa vào kiểm soát nội bộ của đơn vị để giảm bớt các... Trái lại, kiểm toán viên phải tăng cường các thử nghiệm cơ bản để phát hiện những hành vi gian lận và sai sót Trong trường hợp này kiểm toán viên không cần thực hiện thử nghiệm kiểm soát (thử nghiệm tuân thủ) Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp hơn mức tối đa kiểm toán viên sẽ dựa vào kiểm soát nội bộ của đơn vị để giảm bớt thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ Ở trường hợp này, kiểm toán viên...Và trong nhiều trường hợp, khi Ban Giám Đốc thường phản ứng lại trước những rủi ro tiềm tàng bằng cách thiết lập hệ thống kế toán và KSNB để ngăn ngừa hoặc phát hiện và sửa chữa các sai sót vì rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Khi đó KTV phải đánh giá chung cả rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát khi đánh giá rủi ro kiểm toán - ISA 400 (đoạn 40) Trong kiểm toán. .. liệu hoặc thực hiện lại các thủ tục kiểm soát được áp dụng nếu các thủ tục để lại các “dấu vết” trực tiếp trên tài liệu như các chữ ký phê duyệt, hoá đơn lưu Nếu các thủ tục kiểm soát không để lại dấu vết trong tài liệu, kiểm toán viên tiến hành quan sát các hoạt động liên quan đến kiểm soát nội bộ hoặc phỏng vấn nhân viên đơn vị về các thủ tục kiểm soát Ngoài ra kiểm toán viên cũng sử dụng các phương... nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản trong Thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính Thực hiện thử nghiệm kiểm soát: Mục đích của thử nghiệm này là thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu của các quy chế và thủ tục kiểm soát để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ Thử nghiệm kiểm soát được thực hiện với những phương pháp khác nhau tuỳ thuộc từng trường hợp cụ thể Phương pháp kiểm tra tài liệu... sách hoặc trong thực tế để đánh giá về kiểm soát đối với nghiệp vụ này Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ (còn gọi là Ma trận kiểm soát nội bộ) theo những thông tin và các tiêu chuẩn đánh giá về một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt được tổng hợp qua các bước trên 11 . về kiểm soát nội bộ. - Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB : Bảng này đưa ra các câu hỏi theo 7 mục tiêu chi tiết của hệ thống KSNB đối với hệ thống KSNB . Các câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả. rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm. Theo ISA 400, KTV thường đặt ra mức độ rủi ro kiểm soát là cao trong trường hợp: * Hệ thống kế toán và KSNB không. KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát, trong đó có hai cách phổ biến như sau: * Phương pháp tiếp cận theo khoản mục: Cách làm này dễ thực hiện nhưng KTV sẽ khó đánh giá về những ảnh hưởng của KSNB