Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 5: Kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ

Lựa chọn nhà cung cấp: Khi nhận được giấy phê duyệt mua hàng từ người có thẩm quyền, doanh nghiệp cần phải lựa chọn nhà cung cấp uy tín nhằm có được hàng hóa có chất lượng và giá cả [r]

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ

BÀI KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ TIÊU THỤ

Hướng dẫn học

Để học tốt này,sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:

 Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn

 Đọc tài liệu:

1 Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm sốt, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội

2 Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất Phương Đông

3 Victor Z.Brink Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội đại – đánh giá hoạt động hệ thống kiểm soát, Bản dịch khoa Kế toán – trường Đại học kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài Hà Nội

4 Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất McGraw Hill Higher Education

5 Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất Prentice Hall Australia

6 COSO (1992), Internal Control Report www.coso.org

8 www.internalcontrolsdesign.co.uk

 Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email

 Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung

Bài học phần Kiểm soát giới thiệu đặc điểm chu trình mua hàng tiêu thụ, đồng thời thủ tục kiểm sốt liên quan chủ yếu áp dụng chu trình Ngoài ra, số gian lận phổ biến chu trình thủ tục kiểm sốt để ngăn chặn trình bày

Mục tiêu

 Mơ tả chu trình mua hàng tiêu thụ doanh nghiệp;

 Chức kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ;

 Nội dung kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ;

Bài 5: Kiểm soát chu trình mua hàng tiêu thụ

Tình dẫn nhập

Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn BMC có thủ tục hoạt động mơ tả sau:

 Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, liên đơn đặt hàng gửi cho phận nhận hàng, nhân viên nhận hàng ghi số thực nhận liên đơn đặt hàng gửi cho phận kế toán ghi sổ Vật liệu nhận vào kho

 Một chi nhánh bán hàng Công ty bao gồm cửa hàng trưởng hai nhân viên Chi nhánh mở tài khoản giao dịch Ngân hàng địa phương Các khoản tiền thu chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền thu Chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền tài khoản phải có chữ ký cửa hàng trưởng giám đốc tài Cơng ty Sổ phụ gửi cho cửa hàng trưởng, ông đối chiếu sổ sách với sổ phụ Định kỳ, cửa hàng trưởng lập bảng kê khoản chi kỳ nộp cho Công ty

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ 5.1 Kiểm sốt chu trình mua hàng

5.1.1 Vai trị đặc điểm chu trình mua hàng Mua hàng chu trình quan trọng đa số doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp sản xuất thương mại Bởi vì, chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiến tỷ trọng lớn tổng chi phí sản xuất kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận doanh nghiệp Ngồi ra, chu trình mua hàng cịn ảnh hưởng đến nhiều chu trình khác nên khó tránh khỏi gian lận:

 Hoạt động mua hàng khởi đầu qúa trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, cung cấp chủ yếu yếu tố đầu vào để tiến hành hoạt động khác Chu trình mua hàng trải qua nhiều khâu liên quan đến hầu hết chu trình nghiệp vụ khác như: hàng tồn kho, tiền nên dễ bị chiếm dụng

 Hàng hóa mua thường có nhiều chủng loại với số lượng lớn, vận chuyển đến nhiều địa điểm khác liên quan đến hoạt động khác như: hoạt động sản xuất, tiêu thụ Điều làm tăng sai phạm mua hàng nhiều lại liên tục nên dễ tạo điều kiện cho sai phạm xảy

Q trình mua hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản mục: nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị vật tư, nghiên cứu phát triển Chu trình mua hàng bao gồm định trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ trình hoạt động doanh nghiệp Chu trình thường bắt đầu việc lập đơn đặt hàng từ người có đủ thẩm quyền phần cần hàng hóa/dịch vụ kết thúc việc tốn cho nhà cung cấp hàng hóa/dịch vụ mà nhận

Đối với doanh nghiệp sản xuất, trình kinh doanh bao gồm giai đoạn: cung ứng yếu tố đầu vào, sản xuất tiêu thụ Đối với doanh nghiệp thương mại, trình kinh doanh bao gồm giai đoạn: mua hàng bán hàng Như vậy, dù loại hình doanh nghiệp trình "mua hàng" trình cung cấp yếu tố đầu

vào, định đến khả sản xuất trì sản xuất doanh nghiệp; bên cạnh đó, khả tốn khoản chi phí mua hàng đánh giá tình hình doanh nghiệp tốt hay xấu

Mặc dù doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu hàng hóa/dịch vụ khác nhau, chu trình mua hàng phải đảm bảo bước sau:

 Xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ cần cung cấp: thơng thường doanh nghiệp có phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần thiết cho sản xuất (Bộ phận kế hoạch) Bộ phận có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ yếu tố đầu vào nhằm giúp cho trình sản xuất diễn liên tục đồng thời, không gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ  Tìm lựa chọn nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng

căn vào đơn yêu cầu mua hàng để xem xét tìm kiếm nhà cung cấp Về nguyên tắc, trước định mua mặt hàng phải tìm hiểu đơn chào hàng nhiều nhà cung cấp khác để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp Sau tìm hiểu đơn chào hàng nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp

mà có yêu cầu phù hợp Sự lựa chọn vào giá cả, chất lượng hàng hóa/dịch vụ, điều kiện ưu đãi chiết khấu thương mại, phương thức toán

 Lập đơn đặt hàng: đơn đặt hàng loại chứng từ ghi rõ loại hàng, số lượng, thơng tin liên quan đến hàng hóa mà doanh nghiệp có ý định mua Tất đơn đặt hàng phải có chữ kí người có đủ thẩm quyền Các bước công việc cho thấy, việc lập đơn đặt hàng khởi đầu chu trình mua hàng – chứng từ hợp pháp Trong trường hợp, người mua người bán lần đầu có quan hệ giao dịch thực giao dịch lớn phức tạp địi phải phải có hợp đồng cung ứng hàng hóa/dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực quyền lợi nghĩa vụ bên tham gia hợp đồng

Việc phê chuẩn người có đủ thẩm quyền đơn đặt hàng giúp đảm bảo hàng hóa/dịch vụ mua theo mục đích Ngồi ra, để tránh cho việc hàng hóa mua q nhiều mua q khơng đủ nhu cầu Hầu hết doanh nghiệp cho phép phê chuẩn chung cho việc mua để phục vụ cho nhu cầu thường xuyên

 Nhận hàng hóa/dịch vụ lập phiếu nhập kho: việc nhận hàng hóa từ người bán điểm định chu trình nghiệp vụ mua hàng thời điểm mà bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đến bên bán Khi hàng hóa nhận địi hỏi phải có kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian điều kiện khác Thông thường, doanh nghiệp có phịng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫu mã, số lượng, quy cách thời gian giao hàng để ngăn ngừa mát lạm dụng Bộ phận đồng thời lập biên hay báo cáo việc nhận hàng, đồng thời gửi cho thủ kho để tiến hành nhập hàng gửi cho kế tốn nhằm làm có sở tham chiếu để toán tiền hàng

 Theo dõi khoản nợ người bán: ghi nhận hàng hóa/dịch vụ nhận địi hỏi cần phải ghi sổ xác nhanh chóng Việc ghi sổ ảnh hưởng đến báo cáo tài đến khoản tốn thực tế, kế tốn phép ghi vào lần mua mà có sở hợp lý theo số tiền Khi kế tốn nhận hóa đơn từ người bán phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức chi phí vận chuyển ghi hóa đơn với thơng tin đơn đặt hàng (hoặc hợp đồng mua hàng hóa/dịch vụ)

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ 5.1.2 Chức kiểm sốt chu trình mua hàng

Thực chất, kiểm sốt chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có liên quan đến mua sắm nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông tin hoạt động mua sắm trợ giúp họ việc định

Bảng 5.1 Chức kiểm sốt chu trình mua hàng

Chức phối hợp Chức dịch vụ

 Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng chiến lược

và tác nghiệp;

 Phối hợp kế hoạch hóa kiểm tra mua hàng;

 Kế hoạch hóa kiểm tra ngân sách mua hàng;

 Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng với kế

hoạch hóa phận hoạt động khác;

 Kiểm tra điều kiện tiền đề

 Nghiên cứu thị trường mua hàng: chuẩn

bị thông tin điều kiện mua nguồn hàng;

 Dự báo cầu nguyên vật liệu, thiết bị;

 Phát triển, bổ sung sử dụng mơ hình kế hoạch hóa lượng đặt hàng;

 Xác định giới hạn cao giá

Trong q trình kiểm sốt hoạt động mua hàng, cần phối hợp kế hoạch hóa mua hàng chiến lược tác nghiệp; phối hợp kế hoạch hóa kiểm tra mua hàng Từ đó, sở liệu kế hoạch cho trước để kiểm tra lại lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua (chủng loại, số lượng, mẫu mã, giá cả…) thơng qua kiểm tra hàng hóa nhập kiểm tra trình lưu kho Đồng thời, qua kế hoạch hóa lượng hàng mà doanh nghiệp dự báo ngân sách dành cho hoạt động Trên sở đó, doanh nghiệp chuẩn bị điều kiện tiền đề cần thiết nhằm giúp mua vật tư, hàng hóa, tài sản quy cách chất lượng, nguồn, lúc, nơi, số lượng với giá hợp lý

Nhiệm vụ quan trọng kiểm sốt chu trình mua hàng phối hợp kế hoạch hóa lượng đặt mua sắm chiến lược tác nghiệp, với nhiệm vụ kiểm soát cần trả lời câu hỏi:

 Tính hợp lí định lượng đặt tác nghiệp với chiến lược mua hàng

 Ảnh hưởng giải pháp đầu tư chiến lược đến sách đặt hàng lưu kho tác nghiệp

Thơng qua kiểm sốt chu trình mua hàng, nhân viên kiểm sốt dự báo lượng ngun vật liệu cần thiết thông tin hoạt động mua hàng (điều kiện mua, nguồn hàng, chương trình giảm giá…) Từ đó, trợ giúp cho nhà quản trị q trình định

Để xác định lượng hàng cần mua, công thức lượng đặt hàng định hướng chi phí kinh doanh truyền thống đề cập góc độ tác nghiệp thích hợp với chiến lược Quyết định đặt hàng chiến lược giải thích định nhiều thời kì với chu kì đặt hàng cũ mơ hình hóa dịng đầu tư Tính thích hợp đạt nhờ mơ hình tác nghiệp chi phí kinh doanh sử dụng vốn dạng trả lãi vốn xác định lượng lưu kho bình quân kì

Chi phí kinh doanh đặt hàng:

TCKDĐH = FCKDđh  Lđh + TCKDPhụ  QNVLKH

Trong đó:

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ Lđh: Số lần đặt hàng kì

TCKDPhụ:Chi phí kinh doanh phụ thêm cho hoạt động mua hàng

QNVLKH : Cầu nguyên vật liệu kì

5.1.3 Thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng

Cần thực đầy đủ thủ tục kiểm sốt q trình đưa yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng xác nhận cam kết mua hàng

Yêu cầu mua hàng: Thông thường,khi phận có nhu cầu đề nghị mua hàng thơng đơn đề nghị mua hàng hóa Để tránh trường hợp đặt mua hàng không cần thiết khơng phù hợp với mục đích sử

dụng đặt mua hàng nhiều nhu cầu sử dụng thủ tục kiểm soát cần thiết:  Tất nghiệp vụ mua hàng phải có giấy đề nghị mua hàng phê duyệt

và việc kí phải từ người có đủ thẩm quyền Thủ tục nhằm đảm bảo việc mua hàng nhu cầu sử dụng thông qua giấy đề nghị mua hàng, doanh nghiệp xác định trách nhiệm người liên quan phát có dấu hiệu thơng đồng nhân viên đề nghị mua hàng nhà cung cấp

 Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thơng tin phải người có thẩm quyền ký duyệt Tùy theo phân quyền doanh nghiệp, người có thẩm quyền phê duyệt phận khác nhau, thường người đứng đầu phận có nhu cầu sử dụng ủy quyền nhà quản trị cấp cao Giấy đề nghị mua hàng phải lập thành hai liên: liên lưu phận yêu cầu, liên chuyển cho phận mua hàng làm để đặt hàng

Phê duyệt việc mua hàng: sau nhận giấy đề nghị mua hàng từ phận có nhu cầu sử dụng, phận liên quan cần xác minh ước tính thời gian hợp lý để mua hàng, tránh trường hợp hàng đặt q sớm (có thể gây lãng phí chi phí lưu kho làm giảm phẩm chất hàng hóa) trễ (dẫn đến thiếu nguyên vật liệu sản xuất thiếu hàng hóa để bán), thủ tục kiểm soát cần thiết:

 Cần phân trách nhiệm việc xét duyệt mua hàng để tránh trường hợp nhiều người đặt mặt hàng, dẫn đến lượng hàng vượt mức cần thiết

 Mở sổ theo dõi mặt hàng đặt mặt hàng cần đặt thêm để tránh trường hợp hàng đặt nhiều không đủ chỗ chứa

Lựa chọn nhà cung cấp: Khi nhận giấy phê duyệt mua hàng từ người có thẩm quyền, doanh nghiệp cần phải lựa chọn nhà cung cấp uy tín nhằm có hàng hóa có chất lượng giá hợp lý nhất, tránh trường hợp nhân viên mua hàng thơng đồng với nhà cung cấp nhân viên xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp, thủ tục kiểm soát cần thiết:

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ

nhận Thơng thường, mức hàng hóa đó, doanh nghiệp cần có ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập

 Thực việc hóan đổi nhân viên mua hàng, ban hành quy tắc đạo đức, đó, có quy định nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận lợi ích kinh tế từ nhà cung cấp

 Việc lựa chọn nhà cung cấp phải người có thẩm quyền phê duyệt Việc nhằm tránh tình trạng có thơng đồng nhân viên mua hàng nhà cung cấp  Thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm chức đặt hàng xét duyệt chọn

nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp  Mọi thông tin bảng báo giá cần phải ghi chép cẩn thận báo cáo cho người

chịu trách nhiệm phê duyệt Chức ghi chép ban đầu nhà cung cấp có tham gia báo giá cần tổ chức độc lập với phận xử lý báo giá, điều nhằm tránh trường hợp nhân viên phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp  Ngoài ra, doanh nghiệp cần quản lý danh sách nhà cung cấp cập nhập

thường xuyên Thủ tục giúp doanh nghiệp đảm bảo giao dịch từ nhà cung cấp có đủ lực, điều làm hạn chế tối đa quan hệ mật thiết nhân viên mua hàng nhà cung cấp

Đặt hàng: Sau lựa chọn nhà cung cấp phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng Các thủ tục kiểm soát khâu đặt hàng gồm:

 Đơn đặt hàng phải phê duyệt từ người có thẩm quyền Và đơn phải lập liên: liên lưu phận mua hàng, liên gửi cho nhà cung cấp, liên gửi cho phận nhận hàng, liên gửi cho phận đề nghị mua hàng liên gửi cho phận kế tốn để theo dõi cơng nợ

 Chỉ có phận mua hàng (được tổ chức độc lập với phận khác) phép đặt hàng

 Theo dõi lô hàng hạn giao hàng hàng chưa nhận  Tiến hành xác minh cam kết mua bán hàng bên bán bên mua trước

hàng thực tế nhận

Nhận hàng: Sau đạt thỏa thuận bên bán bên mua, phận nhận hàng tiến hành nhận hàng Nhằm tránh việc hàng nhận không quy cách, chất lượng, số lượng hay hàng chưa kịp nhập kho bị biển thủ Các thủ tục kiểm soát khâu đặt hàng gồm:  Việc nhận hàng nên giao cho phận

độc lập thực Bộ phận cần tách biệt với phận đặt hàng

 Sau nhận hàng, cần lập báo cáo số hàng

nhận Báo cáo lập thành liên, liên gửi cho kế toán để làm chứng từ toán, liên gửi phận nhận hàng để làm cho trình nhận hàng hoàn thành