Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 5: Kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ

Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 5: Kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ mô tả về chu trình mua hàng và tiêu thụ trong doanh nghiệp; chức năng kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ; nội dung kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ; một số rủi ro gặp phải trong chu trình.

BÀI 5 KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ TIÊU THỤ

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này,sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Đọc tài liệu:

1 Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm soát, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế

Quốc dân, Hà Nội

2 Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông

3 Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các

hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học

kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội

4 Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill Higher Education

5 Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice Hall Australia

6 COSO (1992), Internal Control Report

7 www.coso.org

8 www.internalcontrolsdesign.co.uk

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học

Nội dung

Bài 5 trong học phần Kiểm soát sẽ giới thiệu những đặc điểm cơ bản của chu trình mua hàng và tiêu thụ, đồng thời các thủ tục kiểm soát liên quan chủ yếu áp dụng trong chu trình Ngoài ra, một số gian lận phổ biến trong chu trình và các thủ tục kiểm soát để ngăn chặn cũng sẽ được trình bày ở đây

Mục tiêu

 Mô tả về chu trình mua hàng và tiêu thụ trong doanh nghiệp;

 Chức năng kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ;

 Nội dung kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ;

 Một số rủi ro gặp phải trong chu trình

T ình huống dẫn nhập

Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn BMC có các thủ tục hoạt động được mô tả như sau:

 Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận nhận hàng, nhân viên nhận hàng sẽ ghi số thực nhận của liên này của đơn đặt hàng và gửi cho bộ phận kế toán ghi sổ Vật liệu được nhận vào kho

 Một chi nhánh bán hàng của Công ty bao gồm một cửa hàng trưởng và hai nhân viên Chi nhánh được mở một tài khoản giao dịch tại Ngân hàng địa phương Các khoản tiền thu của chi nhánh được nộp vào đây Các séc rút tiền thu của Chi nhánh được nộp vào đây Các séc rút tiền của tài khoản này phải có chữ ký của cửa hàng trưởng hoặc giám đốc tài chính Công

ty Sổ phụ được gửi về cho cửa hàng trưởng, ông này sẽ đối chiếu sổ sách với sổ phụ Định

kỳ, cửa hàng trưởng sẽ lập một bảng kê các khoản chi trong kỳ về nộp cho Công ty

Đối với mỗi tình huống trên, hãy cho biết điểm yếu trong hoạt động kiểm soát và loại gian lận hoặc sai sót có thể xảy ra

5.1 Kiểm soát chu trình mua hàng

5.1.1 Vai trò và đặc điểm của chu trình mua hàng

Mua hàng là một chu trình quan trọng đối với đa số

doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp sản xuất

và thương mại Bởi vì, chi phí cho dịch vụ mua hàng

thường chiến tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất

kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của

doanh nghiệp Ngoài ra, chu trình mua hàng còn ảnh

hưởng đến nhiều chu trình khác nên khó tránh khỏi

những gian lận:

 Hoạt động mua hàng là khởi đầu của qúa trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó cung cấp chủ yếu các yếu tố đầu vào để tiến hành hoạt động khác Chu trình mua hàng trải qua nhiều khâu và liên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp

vụ khác như: hàng tồn kho, tiền nên dễ bị chiếm dụng

 Hàng hóa mua về thường có nhiều chủng loại với số lượng lớn, được vận chuyển đến nhiều địa điểm khác nhau và liên quan đến các hoạt động khác như: hoạt động sản xuất, tiêu thụ Điều này càng làm tăng các sai phạm vì mua hàng nhiều và lại liên tục nên dễ tạo điều kiện cho các sai phạm có thể xảy ra

Quá trình mua hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều khoản mục: nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị vật tư, nghiên cứu phát triển Chu trình mua hàng bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa và dịch vụ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt hàng từ người có đủ thẩm quyền tại bộ phần cần hàng hóa/dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa/dịch vụ mà mình nhận được

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung ứng các yếu tố đầu vào, sản xuất và tiêu thụ Đối với doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng và bán hàng Như vậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình "mua hàng" cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của doanh nghiệp; bên cạnh đó, khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình của doanh nghiệp là tốt hay xấu

Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hóa/dịch vụ là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng đều phải đảm bảo các bước sau:

 Xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ cần cung cấp: thông thường mỗi doanh nghiệp

sẽ có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ cần thiết cho sản xuất (Bộ phận kế hoạch) Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào nhằm giúp cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục nhưng đồng thời, không gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

 Lập đơn yêu cầu mua hàng: sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng

 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng

căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng để xem xét và

tìm kiếm nhà cung cấp Về nguyên tắc, trước khi

quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm

hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác

nhau để lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp Sau

khi đã tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung

cấp, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được nhà cung cấp

mà có những yêu cầu phù hợp nhất Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hóa/dịch vụ, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, phương thức thanh toán

 Lập đơn đặt hàng: đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hóa mà doanh nghiệp có ý định mua Tất

cả các đơn đặt hàng đều phải có chữ kí của những người có đủ thẩm quyền Các bước công việc này cho thấy, việc lập đơn đặt hàng là khởi đầu của chu trình mua hàng – đây là một chứng từ hợp pháp Trong trường hợp, người mua và người bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện giao dịch lớn và phức tạp thì đòi phải

phải có hợp đồng cung ứng hàng hóa/dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các

quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng

Việc phê chuẩn của người có đủ thẩm quyền đối với đơn đặt hàng giúp đảm bảo hàng

hóa/dịch vụ mua theo đúng mục đích Ngoài ra, để tránh cho việc hàng hóa mua quá

nhiều hoặc mua quá ít không đủ nhu cầu Hầu hết các doanh nghiệp đều cho phép một

sự phê chuẩn chung cho việc mua để phục vụ cho nhu cầu thường xuyên

 Nhận hàng hóa/dịch vụ và lập phiếu nhập kho: việc nhận hàng hóa từ người bán là

một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ mua hàng vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đến bên bán Khi hàng hóa nhận về đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian và các điều kiện khác Thông thường, các doanh nghiệp có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫu

mã, số lượng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo việc nhận hàng, đồng thời gửi cho thủ kho một bản để tiến hành nhập hàng và gửi cho kế toán một bản nhằm làm có sở tham chiếu để thanh toán tiền hàng

 Theo dõi các khoản nợ người bán: sự ghi nhận đúng về hàng hóa/dịch vụ nhận

được đòi hỏi cần phải ghi sổ chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ sẽ ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế, chính vì vậy kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua mà có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền Khi kế toán nhận được hóa đơn từ người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt hàng (hoặc hợp đồng mua hàng hóa/dịch vụ)

 Thanh toán tiền cho người bán: công việc này chỉ được thực hiện khi đã có đủ bốn yếu tố: đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn từ những người có thẩm quyền,

đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng (từ bên bán) và biên bản giao nhận hàng

5.1.2 Chức năng kiểm soát chu trình mua hàng

Thực chất, kiểm soát chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có liên quan đến mua sắm các nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông tin về hoạt động mua sắm và trợ giúp họ trong việc ra quyết định

Bảng 5.1 Chức năng kiểm soát chu trình mua hàng

Chức năng phối hợp Chức năng dịch vụ

 Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng chiến lược

và tác nghiệp;

 Phối hợp kế hoạch hóa và kiểm tra mua hàng;

 Kế hoạch hóa và kiểm tra ngân sách mua hàng;

 Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng với các kế

hoạch hóa bộ phận hoạt động khác;

 Kiểm tra các điều kiện tiền đề

 Nghiên cứu thị trường mua hàng: chuẩn

bị thông tin về điều kiện mua và các nguồn hàng;

 Dự báo cầu về nguyên vật liệu, thiết bị;

 Phát triển, bổ sung và sử dụng mô hình

kế hoạch hóa lượng đặt hàng;

 Xác định giới hạn cao của giá

Trong quá trình kiểm soát hoạt động mua hàng, cần phối hợp kế hoạch hóa mua hàng chiến lược và tác nghiệp; phối hợp kế hoạch hóa và kiểm tra mua hàng Từ đó, trên cơ

sở các dữ liệu kế hoạch cho trước để kiểm tra lại lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua (chủng loại, số lượng, mẫu mã, giá cả…) thông qua kiểm tra hàng hóa nhập về và kiểm tra quá trình lưu kho Đồng thời, qua kế hoạch hóa lượng hàng mà doanh nghiệp

dự báo được ngân sách dành cho hoạt động này như thế nào Trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị các điều kiện tiền đề cần thiết nhằm giúp mua được vật tư, hàng hóa, tài sản đúng quy cách và chất lượng, đúng nguồn, đúng lúc, đúng nơi, đúng số lượng và với giá hợp lý

Nhiệm vụ quan trọng của kiểm soát chu trình mua hàng là phối hợp kế hoạch hóa lượng đặt và mua sắm chiến lược và tác nghiệp, với nhiệm vụ này khi kiểm soát cần trả lời các câu hỏi:

 Tính hợp lí của quyết định lượng đặt tác nghiệp với chiến lược mua hàng

 Ảnh hưởng của các giải pháp đầu tư chiến lược đến các chính sách đặt hàng và lưu kho tác nghiệp

Thông qua kiểm soát chu trình mua hàng, nhân viên kiểm soát có thể dự báo được lượng nguyên vật liệu cần thiết và các thông tin về hoạt động mua hàng (điều kiện mua, nguồn hàng, chương trình giảm giá…) Từ đó, trợ giúp cho nhà quản trị trong quá trình ra quyết định

Để có thể xác định được lượng hàng cần mua, công thức lượng đặt hàng định hướng chi phí kinh doanh truyền thống đề cập ở góc độ tác nghiệp thích hợp với chiến lược Quyết định đặt hàng chiến lược được giải thích như là quyết định nhiều thời kì với chu

kì đặt hàng như cũ và được mô hình hóa bởi các dòng đầu tư Tính thích hợp đạt được nhờ mô hình tác nghiệp chi phí kinh doanh sử dụng vốn dưới dạng trả lãi vốn được xác định bởi lượng lưu kho bình quân của kì

Chi phí kinh doanh đặt hàng:

KH Trong đó:

FCKDđh :Chi phí kinh doanh cố định cho 1 lần đặt hàng

Lđh: Số lần đặt hàng trong kì

5.1.3 Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng

Cần thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát trong quá

trình đưa ra yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng,

lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết

mua hàng

Yêu cầu mua hàng: Thông thường, khi các bộ phận có

nhu cầu thì sẽ đề nghị được mua hàng thông đơn đề

nghị mua hàng hóa Để tránh trường hợp đặt mua hàng

không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử

dụng hoặc đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng các thủ tục kiểm soát cần thiết:

 Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt

và việc kí này phải từ người có đủ thẩm quyền Thủ tục này nhằm đảm bảo việc mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và thông qua giấy đề nghị mua hàng, doanh nghiệp có thể xác định trách nhiệm của những người liên quan nếu phát hiện có dấu hiệu thông đồng giữa nhân viên đề nghị mua hàng và nhà cung cấp

 Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và phải được người có thẩm quyền ký duyệt Tùy theo sự phân quyền trong doanh nghiệp, người có thẩm quyền phê duyệt có thể ở các bộ phận khác nhau, nhưng thường là người đứng đầu

bộ phận có nhu cầu sử dụng và được sự ủy quyền của nhà quản trị cấp cao Giấy

đề nghị mua hàng phải được lập thành hai liên: một liên lưu tại bộ phận yêu cầu, một liên chuyển cho bộ phận mua hàng làm căn cứ để đặt hàng

Phê duyệt việc mua hàng: sau khi nhận giấy đề nghị mua hàng từ các bộ phận có nhu

cầu sử dụng, các bộ phận liên quan cần xác minh và ước tính được thời gian hợp lý để mua hàng, tránh trường hợp hàng đặt về quá sớm (có thể gây lãng phí chi phí lưu kho hoặc làm giảm phẩm chất hàng hóa) hoặc quá trễ (dẫn đến thiếu nguyên vật liệu trong sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán), các thủ tục kiểm soát cần thiết:

 Cần phân trách nhiệm việc xét duyệt mua hàng để tránh trường hợp nhiều người cùng đặt một mặt hàng, dẫn đến lượng hàng vượt quá mức cần thiết

 Mở sổ theo dõi mặt hàng nào đang đặt và mặt hàng nào cần đặt thêm để tránh trường hợp hàng đặt về quá nhiều không đủ chỗ chứa

Lựa chọn nhà cung cấp: Khi nhận được giấy phê duyệt

mua hàng từ người có thẩm quyền, doanh nghiệp cần

phải lựa chọn nhà cung cấp uy tín nhằm có được hàng

hóa có chất lượng và giá cả hợp lý nhất, tránh trường

hợp nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà

cung cấp hoặc nhân viên xử lý báo giá thông đồng với

nhà cung cấp, các thủ tục kiểm soát cần thiết:

 Yêu cầu nhà cung cấp đưa bảng báo giá, bảng này cần phải chi tiết, rõ ràng, thể hiện đầy đủ các thông tin về số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức giao

nhận Thông thường, ở một mức hàng hóa nào đó, doanh nghiệp cần có ít nhất là

ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập

 Thực hiện việc hóan đổi nhân viên mua hàng, ban hành các quy tắc đạo đức, trong

đó, có những quy định nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận các lợi ích kinh tế từ nhà cung cấp

 Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được người có thẩm quyền phê duyệt Việc này nhằm tránh tình trạng có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp

 Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp

 Mọi thông tin trên bảng báo giá cần phải ghi chép cẩn thận và báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt Chức năng ghi chép ban đầu về các nhà cung cấp có tham gia báo giá cần tổ chức độc lập với bộ phận xử lý báo giá, điều này nhằm tránh trường hợp nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp

 Ngoài ra, doanh nghiệp cần quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhập thường xuyên Thủ tục này giúp doanh nghiệp đảm bảo được các giao dịch chỉ từ nhà cung cấp có đủ năng lực, và điều này cũng làm hạn chế tối đa sự quan hệ mật thiết giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp

Đặt hàng: Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn

đặt hàng Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng gồm:

 Đơn đặt hàng phải được phê duyệt từ những người có thẩm quyền Và đơn này phải được lập ít nhất 5 liên: một liên lưu ở bộ phận mua hàng, một liên gửi cho nhà cung cấp, một liên gửi cho bộ phận nhận hàng, một liên gửi cho bộ phận đề nghị mua hàng và một liên gửi cho bộ phận kế toán để theo dõi công nợ

 Chỉ có bộ phận mua hàng (được tổ chức độc lập với các bộ phận khác) mới được phép đặt hàng

 Theo dõi các lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng vẫn chưa được nhận

 Tiến hành xác minh cam kết mua bán hàng giữa bên bán và bên mua trước khi hàng thực tế nhận

Nhận hàng: Sau khi đạt được sự thỏa thuận bên bán và

bên mua, bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành nhận hàng

Nhằm tránh việc hàng nhận không đúng quy cách, chất

lượng, số lượng hay hàng chưa kịp nhập kho đã bị biển

thủ Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng gồm:

 Việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận

độc lập thực hiện Bộ phận này cần tách biệt với bộ

phận đặt hàng

 Sau khi nhận hàng, cần lập báo cáo về số hàng

nhận được Báo cáo này được lập thành 2 liên, một liên gửi cho kế toán để làm chứng từ thanh toán, một liên gửi ở bộ phận nhận hàng để làm căn cứ cho quá trình nhận hàng đã hoàn thành

 Đối với mặt hàng có quy cách, phẩm chất phức tạp thì trong quá trình nhận hàng, cần phải có một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập để hỗ trợ cho việc nhận hàng

Kiểm soát nợ phải trả người bán và trả tiền: Việc ghi nhận nợ phải trả và số tiền đã

trả vào số kế toán được thực hiện khi kế toán nhận được hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp Tránh trường hợp nhân viên mua hàng lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán, do có sự nhầm lẫn kế toán chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận, không theo dõi sát sao các đơn hàng có thể dẫn đến không đủ tiền trả cho nhà cung cấp khi đến hạn Các thủ tục kiểm soát cần có:

 Cần có quy định về luân chuyển chứng từ để bảo đảm hóa đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay đến phòng kế toán

 Nếu có sai sót trên hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý sớm Ngoài ra, cũng cần đóng dấu lên hóa đơn có ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng hay hợp đồng và biên bản nhận hàng cùng với tên viết tắt của nhân viên kiểm tra, việc này sẽ giúp ích cho việc đối chiếu chứng từ Sau khi kiểm tra sự chính xác của các hóa đơn, kế toán công nợ sẽ lưu hóa đơn chưa thanh toán vào hồ sơ theo thứ tự thời hạn thanh toán Hàng ngày, kế toán công nợ căn

cứ vào hồ sơ hóa đơn chưa thanh toán để thanh toán nhưng khoản đến hạn Ngoài ra, những khoản thanh toán khi đến hạn nên được chuyển khoản, hạn chế thanh toán bằng

tiền mặt

5.1.4 Một số rủi ro thường gặp trong chu trình mua hàng

 Nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị thanh toán Loại gian lận này thường tinh vi và khó phát hiện khi có sự thông đồng với đơn vị từ bên ngoài

 Do mục đích thu được lợi ích cá nhân, nhân viên

mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp với mức

giá đưa ra không hợp lý

 Nhà cung cấp yêu cầu chi trả nhiều hơn số thực

giao, thanh toán nhiều lần cho cùng một lô hàng

hoặc trả tiền cho nhưng hóa đơn không có thực

Loại gian lận này thường do nhà cung cấp lợi dụng

sự yếu kém của nhân viên kế toán, trong khâu xét

duyệt thanh toán

 Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hóa đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng đó

 Do thiếu kinh nghiệm, kỹ năng hoặc sai sót trong quá trình đọc phiếu đề nghị mua hàng Nhân viên mua hàng đã mua hàng không đúng quy cách và phẩm chất đã được mô tả

5.2 Kiểm soát chu trình tiêu thụ

5.2.1 Vai trò và đặc điểm của chu trình tiêu thụ

Tiêu thụ là chu trình cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chu trình này không chỉ đánh giá hiệu quả của các chu trình đi trước, mà còn đánh giá

hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời, phản ánh khả năng bù đắp các khoản chi phí và tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Quá trình tiêu thụ là quá trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đối với bất kì một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào muốn thu được lợi nhuận đều phải qua khâu tiêu thụ và thúc đẩy quá trình này thực hiện càng nhanh càng tốt, như vậy vốn doanh nghiệp sẽ được quay vòng nhanh hơn, khả năng tạo ra lợi nhuận cao hơn Để tiêu thụ sản phẩm, thông thường doanh nghiệp sử dụng hai hình thức bán hàng: bán buôn và bán lẻ

 Phương thức bán buôn: là việc bán hàng cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thương mại Kết thúc quá trình này, hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông Đặc điểm của phương thức bán buôn là số lượng bán mỗi lần tương đối lớn

 Phương thức bán lẻ: được áp dụng ở các cửa hàng nhằm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trực tiếp của khách hàng Đặc điểm của hình thức này là khách hàng mua với với số lượng hàng nhỏ, giá trị thấp và thường được khách hàng thanh toán ngay Hoạt động tiêu thụ rất phức tạp vì nó nó liên quan đến nhiều chỉ tiêu khác như: số lượng, chất lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảm trừ Do tính chất phức tạp nên khả năng tồn tại các rủi ro rất lớn Chu trình này có đặc điểm cần quan tâm:

 Chu trình tiêu thụ phải trải qua nhiều khâu, có liên

quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu,

hàng hóa nên thường là đối tượng dễ bị tham ô,

chiếm dụng

 Nợ phải thu của khách hàng thường chiếm tỷ trọng

lớn trong tài sản của doanh nghiệp, điều này làm

tăng rủi ro cho doanh nghiệp

Với những đặc điểm của chu trình tiêu thụ, có thể cụ thể hóa chu trình này trong doanh nghiệp với các chức năng sau: nhận và xử lí đơn đặt hàng của khách; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập và giao hóa đơn bán hàng; theo dõi nợ phải thu và thu tiền

 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua: là khâu đầu tiên trong chu trình Trong doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng Đơn đặt hàng

có thể là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng mua Sau khi nhận đơn đặt hàng, các bộ phận có liên quan trong đơn vị

sẽ xem xét các điều kiện trong đơn: số lượng, chủng loại, chất lượng, điều kiện giao hàng để xác định khả năng cung ứng đúng hạn của doanh nghiệp với các yêu cầu đó

 Xét duyệt bán chịu: trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp, những người có thẩm quyền (bộ phận phụ trách bán chịu) cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã thỏa thuận trong quan hệ mua bán cùng với các điều kiện khác

 Chuyển giao hàng hóa: căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng phải lập chứng từ vận chuyển Chứng từ vận chuyển là bằng chứng giao hàng cho người mua, đồng thời là cơ sở để lập hóa đơn bán hàng

 Lập và giao hóa đơn bán hàng: hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ số lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa Như vậy, hóa đơn chỉ rõ cho khách hàng biết số tiền

và thời hạn cần thanh toán

 Thu tiền và nợ phải thu của khách hàng: Tùy theo chính sách bán hàng hoặc tình hình tài chính của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể cho khách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua hàng theo các hình thức khác nhau

o Mua hàng thanh toán ngay: đối với những khách hàng mới, không thường xuyên hoặc có quá trình thanh toán nợ không tốt đối với doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ buộc khách hàng phải thanh toán ngay tiền hàng bằng hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản

o Ứng tiền trước khi mua hàng: do tình hình tài chính của doanh nghiệp không được tốt hoặc tính độc quyền của sản phẩm mà doanh nghiệp có thể bắt khách hàng ứng trước một khoản để phục vụ sản xuất hoặc đảm bảo tính chắc chắn Khi nhận hàng khách hàng sẽ thanh toán phần tiền mua hàng còn thiếu

o Mua hàng tín dụng: doanh nghiệp cho phép khách hàng nợ khoản tiền mua hàng trong một khoảng thời gian nhất định, trong khoảng thời hạn đó khách hàng phải thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp

5.2.2 Chức năng kiểm soát chu trình tiêu thụ

Kiểm soát chu trình tiêu thụ có nhiệm vụ phối hợp các hoạt động quản trị nhằm cung cấp thông tin quan trọng cho các nhà quản trị bán hàng, là công cụ tạo lập cơ sở thông tin để trợ giúp cho nhà quản trị ra quyết định

Bảng 5.2 Nhiệm vụ của kiểm soát chu trình tiêu thụ Chức năng phối hợp Chức năng dịch vụ

 Phối hợp giữa chiến lược và tác nghiệp

 Phối hợp kế hoạch hóa tiêu thụ với các kế hoạch bộ phận khác

 Phối hợp kế hoạch tiêu thụ với kiểm tra

 Phát triển các kế hoạch tiêu thụ trên cơ sở phân tích sai lệch doanh thu

 Điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ trên cơ sở kiểm tra điều kiện tiền đề

 Phát triển và đưa vào áp dụng hệ thống kích thích nhân viên bán hàng

 Xác lập giới hạn dưới của giá

 Nghiên cứu thị trường

Trong kiểm soát hoạt động tiêu thụ, cần phối hợp kế hoạch hóa chiến lược và tác nghiệp nhằm thúc đẩy tác dụng của chiến lược, thông qua việc xác định tiềm năng và tính hấp dẫn của thị trường đến các quyết định tác nghiệp Với khoảng thời gian ngắn

và trung hạn, thông qua định hướng chiến lược để đưa ra một kế hoạch tiêu thụ sản phẩm đúng đắn luôn là cơ sở để xây dựng một kế hoạch sản xuất thích hợp và ngược lại; nếu kế hoạch tiêu thụ sản phẩm không phù hợp với tiến trình phát triển của thị trường sẽ tác động trực tiếp đến tính khả thi của kế hoạch sản xuất Ngoài ra, nhiệm